RG- 10-01 Data: 2010-01-06 INSTITUTO POLITÉCNICO DE COIMBRA ESAC Escola Superior Agrária de Coimbra ESEC Escola Superior de Educação de Coimbra ESTeSC Escola Superior de Tecnologia da Saúde de Coimbra ESTGOH Escola Superior de Tecnologia e Gestão de Oliveira do Hospital ISCAC Instituto Superior de Contabilidade e Administração de Coimbra ISEC Instituto Superior de Engenharia de Coimbra Nos termos do disposto nas recomendações e procedimentos da Comissão Europeia e da Agência Nacional (AN) para a Gestão do Programa de Aprendizagem ao Longo da Vida (LLP), estabelece se o regulamento de mobilidade dos alunos do Instituto Politécnico de Coimbra. 1.º Objecto O presente Regulamento aplica se à gestão da mobilidade LLP/ERASMUS de alunos do Instituto Politécnico de Coimbra (IPC). 2.º Principais intervenientes 1. Representante legal O representante legal do IPC para o programa LLP/ERASMUS é o seu Presidente, ou quem por ele for designado. Compete ao Representante legal do IPC: - Apresentar, anualmente, à AN, a candidatura ao programa; - Assinar o contrato financeiro do programa; - Assinar os relatórios, intercalar e final do programa; - Assumir a responsabilidade dos Acordos Bilaterais de mobilidade; 2. Coordenador Institucional das Relações Internacionais Compete ao Coordenador Institucional das Relações Internacionais: - Coordenar a elaboração anual da candidatura ao programa; - Afectar as vagas de mobilidade e a subvenção financeira às Unidades Orgânicas (UO) de acordo com os critérios constantes no artigo 5º do presente regulamento; - Providenciar, por iniciativa própria ou na sequência de solicitações das UO, o estabelecimento de Acordos Bilaterais de mobilidade com Instituições de Ensino Superior (IES) de outros países, detentoras de um European University Charter (EUC); - Distribuir a verba remanescente das mobilidades efectuadas;
- Gerir e justificar a utilização do financiamento comunitário, nacional e internacional; 3. Responsáveis e Gabinetes de Relações Internacionais das UO Compete ao Responsável e Gabinetes das Relações Internacionais de cada uma das UO: - Garantir o cumprimento, pelas UO, das suas obrigações para com as instituições parceiras e com os alunos em mobilidade; - Decidir sobre as candidaturas de mobilidade apresentadas pelos alunos; - Assinar as Fichas de Estudante Erasmus, os Learning Agreements e os contratos de alterações. - Ser o interlocutor da respectiva UO com a Coordenação das Relações Internacionais no âmbito deste programa; - Propor fluxos de mobilidade de alunos para cada ano lectivo; - Assinar as Fichas de Estudante Erasmus e os Learning Agreements; - Coordenar a selecção dos alunos candidatos à mobilidade. - Estabelecer o montante das bolsas de mobilidade de estudo, de acordo com as tabelas enviadas pela AN e a subvenção financeira que lhe foi atribuída pelo IPC; - Propor, ao Coordenador das Relações Internacionais, o estabelecimento de Acordos Bilaterais de mobilidade com IES de outros países, detentoras de um EUC; - Garantir o estabelecimento de um Learning Agreement para cada mobilidade estudantil e respectivo cumprimento; - Apoiar os alunos durante a preparação e a execução da mobilidade e garantir o cumprimento de todos os procedimentos administrativos, académicos e pedagógicos associados ao processo que competem à UO. - Receber, verificar e providenciar a elaboração, de acordo com o estipulado no artigo 14º deste regulamento, os documentos/formulários que lhe sejam entregues directamente pelos alunos; 4. Gabinete das Relações Internacionais Compete ao Gabinete das Relações Internacionais, doravante designado por GRI: - Participar na elaboração anual da candidatura ao programa; - Prestar toda a informação necessária aos alunos, aos Responsáveis das Relações Internacionais das UO e aos seus colaboradores, no âmbito da mobilidade; - Manter a Base de Dados da Mobilidade. 5. Alunos das UO Todos os alunos que apresentem a sua candidatura ao programa. 3.º Enquadramento e objectivos A mobilidade de alunos é uma das actividades previstas no âmbito do programa LLP/ERAMUS, visando permitir que os alunos efectuem períodos de estudo em IES de outros países europeus ou realizem estágios em organizações estrangeiras que podem ser, ou não, IES. As mobilidades podem variar entre três e doze meses. A mobilidade tem por objectivos: - Proporcionar aos alunos uma oportunidade de valorização pessoal e profissional;
REGULAMENTO - Permitir que os alunos beneficiem dos conhecimentos e da experiência do corpo docente de IES de outros países europeus ou de novas experiências em contexto de trabalho de organizações europeias; - Reforçar os laços entre IES de países diferentes; - Promover o intercâmbio de conhecimentos e de experiências; - Promover a interculturalidade. 4.º Procedimentos Com base na mobilidade de alunos proposta pelas várias UO, o Coordenador Institucional das Relações Internacionais, em colaboração com o GRI/SP e responsáveis das Relações Internacionais das UO, elabora anualmente uma candidatura à Mobilidade a submeter, pelo Representante Legal do IPC, à aprovação da AN. Da decisão da AN é dado conhecimento às UO a fim de que estas façam a devida divulgação entre os seus alunos. A mobilidade de alunos para estudo implica a cooperação entre IES e o estabelecimento de Acordos Bilaterais que prevejam aquela actividade. Estes Acordos são estabelecidos entre o IPC e as IES de destino, por iniciativa da Coordenação Institucional e/ou na sequência de solicitações das UO. A mobilidade de alunos para estágio implica o estabelecimento de um contrato e/ou Training Agreement com a organização onde o estágio se realiza. 5.º Critérios de distribuição, por UO, do número de mobilidades e da subvenção ERASMUS Compete ao Coordenador das Relações Internacionais proceder à distribuição da subvenção atribuída na convenção financeira. Esta distribuição, na modalidade mobilidade para estudos é feita de acordo com os critérios da AN para calcular a distribuição das subvenções por IES. Assim: 1. Número de mobilidades: - Se a taxa média de execução da UO verificada nos dois últimos anos for inferior a 95% da taxa de execução no 1º ano, atribui se um número de mobilidades igual ao número de fluxos executados no 2º ano, majorado em 5%. - Se a taxa média de execução da UO verificada nos dois últimos anos for superior a 95% da taxa de execução do 1º ano, atribui se um número de mobilidades igual ao número de fluxos executados no 2º ano, majorado em 10%. - Se uma UO não tiver realizado mobilidades nos dois últimos anos mas comprove a existência de alunos que pretendem participar no programa, caberá ao Coordenador das Relações Internacionais atribuir lhe um número de mobilidades que considere adequado. 2. Montante a atribuir: A percentagem de subvenção a disponibilizar a cada UO é igual à percentagem das mobilidades que lhe foi atribuída.
REGULAMENTO A distribuição das mobilidades, na modalidade mobilidade para estágios, é feita atendendo ao valor proporcional das propostas das UO relativamente à subvenção recebida pelo IPC e à tabela da AN com o valor das bolsas a atribuir. 6.º Montantes das bolsas de mobilidade Os montantes das bolsas a atribuir aos alunos seleccionados para mobilidade na modalidade de estudo, são definidos pelos Responsáveis das Relações Internacionais das UO, tendo que ser tomados em consideração os valores prédefinidos pela AN para cada ano académico (Tabela de bolsas mínimas e máximas) e o montante de subvenção LLP/ERASMUS que foi distribuído a essa UO. Os montantes das bolsas a atribuir aos alunos seleccionados para mobilidade na modalidade de estágio, são os que constam na tabela da AN. 7.º Critérios para atribuição de complementos de bolsas Se uma determinada UO não tiver utilizado toda a verba que lhe foi atribuída para mobilidade de alunos, antes do final do ano académico Erasmus, o Responsável das Relações Internacionais dessa UO poderá propor, ao Coordenador das Relações Internacionais, complementos de bolsa a alunos que partiram sem bolsa máxima ou àqueles que prolongaram o seu período de missão. Alternativamente, a UO poderá prescindir da totalidade ou de parte dessa verba, comunicando atempadamente o facto ao Coordenador das Relações Internacionais a fim de que este possa distribuir a verba remanescente, considerando as mobilidades dos alunos de todas as Escolas/Institutos do IPC. 8.º Documentos que constituem o processo 1. Acordo Bilateral Acordo estabelecido entre o IPC e IES de outros países, detentoras de uma EUC, definindo os fluxos de mobilidade ERASMUS a realizar durante determinado período temporal. 2. Ficha de Candidatura do Estudante Erasmus (Student Application Form) Ficha de identificação do candidato, devidamente preenchida e assinada pelo aluno seleccionado. 3. Ficha de Estudante Erasmus Ficha de identificação do candidato seleccionado onde consta o período de mobilidade. Deve ser preenchida e assinada pelo aluno, confirmada pelo Responsável das Relações Internacionais da respectiva UO. 4. Contrato de Estudos (Learning Agreement) Documento que define o plano de trabalhos (e respectivas equivalências) e o número de créditos a obter pelo aluno no seu período de estudos ERASMUS. Este documento deverá ser assinado, antes do início da mobilidade, pelo aluno e pelo Responsável das Relações Internacionais da UO. 5. Contrato de Estágio (Training Agreement) Documento que define o plano de estágio e o número de créditos a obter pelo aluno no seu período de mobilidade ERASMUS. Este documento deverá ser assinado, antes do início da mobilidade, pelo aluno e pelo Responsável das Relações Internacionais da UO.
REGULAMENTO 6. Cartão de Estudante Erasmus Este cartão menciona os direitos e deveres do aluno durante o período de mobilidade. 7. Transcrição de Notas I (Transcript of Records I) Documento a elaborar pela instituição de origem onde são registadas as disciplinas concluídas pelo aluno, com as respectivas classificações e créditos obtidos. 8. Contrato de Estudante Erasmus Contrato entre o aluno e o IPC, estabelecendo as condições para a mobilidade e obrigações e direitos dos dois outorgantes. É elaborado em duplicado e é assinado pelo Presidente do IPC, ou por em quem ele delegar, e pelo aluno. Deste contrato consta um anexo: - Anexo A Critérios de elegibilidade de aluno. 9. Contrato de Estágio Profissional Erasmus Contrato entre o aluno e o IPC, estabelecendo as condições para a mobilidade e obrigações e direitos dos dois outorgantes. É elaborado em duplicado e é assinado pelo Presidente do IPC, ou por em quem ele delegar, e pelo aluno. Deste contrato consta um anexo: - Anexo A Quality Commitment. 10. Declaração de Recibo de Bolsa Erasmus Estudos e Documento que é assinado pelo Presidente do IPC, ou por em quem ele delegar, e pelo aluno emitido em duplicado, onde consta o montante da bolsa a pagar. 11. Pedido de Prolongamento do Período de Mobilidade Ficha a preencher pelo aluno Erasmus no caso de pretender prolongar o seu período de mobilidade. 12. Adenda ao Contrato Documento onde ficam registadas as alterações ao contrato de estudante Erasmus. É elaborado em duplicado e é assinado pelo Presidente, ou por em quem ele delegar, e pelo aluno 13. Declaração de Recibo de Complemento de Bolsa Erasmus Documento assinado pelo Presidente, ou por em quem ele delegar, e pelo aluno, emitido em duplicado, onde consta o montante do complemento de bolsa a pagar. 14. Documento Comprovativo do Período de Mobilidade (Studies Period Certificate) Documento em que a instituição de acolhimento comprova a realização e a duração do período de mobilidade do aluno. Este documento deve ser assinado e autenticado pelo Coordenador das Relações Internacionais da instituição de acolhimento. 15. Documento Comprovativo do Período de Mobilidade de Estágio (Student Placement Certificate) Documento em que a instituição de acolhimento comprova a realização e a duração do período de mobilidade do aluno. Este documento deve ser assinado e autenticado pelo Coordenador das Relações Internacionais da instituição de acolhimento. 16. Transcrição de Notas II (Transcript of Records II) Documento a elaborar pela instituição de acolhimento onde são registadas as unidades curriculares concluídas pelo aluno durante o período de estudos ERASMUS, com as respectivas classificações e ECTS obtidos. Os modelos destes documentos, com formato único para toda a Instituição, encontram se disponíveis na página WEB das Relações Internacionais do IPC. (http://internationalrelations.ipc.pt/)
9.º Prazos de candidatura Os prazos para candidatura a mobilidade são da responsabilidade das Relações Internacionais das UO. 10.º Processo de candidatura A candidatura é apresentada na UO à qual o aluno pertence, sendo da responsabilidade desta o acompanhamento do processo. 11.º Critérios de avaliação e selecção dos candidatos O processo de avaliação e selecção dos candidatos é da responsabilidade das UO, competindo lhes definir os respectivos critérios, de acordo com as recomendações da AN. 12.º Comunicação das UO ao GRI/SP O Responsável das Relações Internacionais de cada UO, deverá enviar ao GRI/SP: - até 20 dias antes da partida do aluno, o respectivo processo original, devidamente instruído (ponto 14º); - Até 31 de Dezembro, a lista dos alunos seleccionados para executarem mobilidades no 2º semestre. A lista de 31 de Dezembro é enviada em ficheiro disponibilizado pelo GRI/SP, devendo ser preenchidos todos os campos nele contidos. 13.º Datas de mobilidade e destinos A definição das datas e do destino de mobilidade competem à UO à qual o aluno pertence, tendo em consideração as recomendações da AN. 14.º Obrigações documentais dos Responsáveis das Relações Internacionais das UO durante o processo A ficha de estudante Erasmus devidamente preenchida e assinada; - O Learning Agreement, devidamente preenchido e assinado pelo aluno, pela instituição de acolhimento e pela instituição de origem. - Cópia do Cartão Europeu de Seguro de Doença; - Cópia do Bilhete de Identidade; - Dados Bancários: - Nome do Banco;
- Endereço do Banco; - Titular da Conta; - NIB; - Cópia do número de identificação fiscal; - Comprovativo do Seguro; - 2 Contrato de estudante Erasmus 1 original deverá ser enviado nos termos do artº 12; - 2 Declaração de recibo de bolsa Erasmus 1 original deverá ser enviado nos termos do artº 12; - Emitir o cartão de estudante Erasmus. 1. Até 20 dias após ter terminado a mobilidade: - O relatório de aluno Erasmus; - O documento comprovativo do período de estudos/estágio na instituição de acolhimento; - Transcrição de Notas. 15.º Obrigações documentais do GRI/SP durante o processo Compete ao GRI: Providenciar on line todos os formulários necessários à mobilidade; Providenciar o pagamento das bolsas; Guardar, em arquivo, durante cinco anos, para efeitos de controlo e auditoria, toda a documentação constante do processo. 16.º Pagamento de bolsa Erasmus O IPC efectua o pagamento da bolsa, por transferência bancária, no prazo de dez dias úteis após a recepção no GRI/SP do processo assinado e devidamente instruído da mobilidade. 17º Modalidade de Pagamento Conforme Artigo 4ª do Contrato de Mobilidade No prazo máximo de 45 dias após a entrada em vigor do presente contrato, e sob a forma de adiantamento, será creditado na conta do beneficiário o montante correspondente a 80% da subvenção comunitária concedida. No prazo máximo de 45 dias após a entrega do Relatório Final pelo Beneficiário, e após aprovação do mesmo pela Instituição, será creditado na conta do Beneficiário o montante relativo ao saldo final apurado 20%. Em casos excepcionais, isto é, caso a verba da AN não esteja disponível a tempo útil das mobilidades dos estudantes o IPC poderá adiantar 20% do valor total da bolsa. Neste caso o pagamento será efectuado, tendo em conta os prazos anteriores, por três tranches 20% 60% 20%
18º Alunos Erasmus Incoming Todos os alunos Erasmus incoming deverão ser inscritos nos Serviços Académicos das UO 19º Até 31 de Dezembro, deverá ser enviada ao GRI/SP uma base de dados com os alunos erasmus incoming que frequentem a UO no 1º Semestre ou durante todo o ano lectivo. Até 30 de Junho, deverá ser enviada ao GRI/SP uma base de dados com os alunos erasmus incoming do 2º Semestre Estas Bases de dados, são enviadas em ficheiro disponibilizado pelo GRI/SP, devendo ser preenchidos todos os campos nele contidos. 20.º Entrada em vigor O presente Regulamento entra em vigor no ano lectivo de 2009/2010.