Manual de Procedimentos Volume 9.5 Área de Bibliotecas
Índice Princípios Gerais... 3 Abreviaturas e Acrónimos... 4 Legislação Aplicável... 5 Mapa de Actualização do Documento... 6 Capítulo 1 Biblioteca do Instituto Superior Técnico... 7 Processo 1 Seleção e Aquisição de Fundos Bibliográficos... 7 Subprocesso 1.1 Seleção... 7 Subprocesso 1.2 Aquisição... 8 Processo 2 Tratamento documental... 9 Subprocesso 2.1 Tratamento preliminar... 9 Subprocesso 2.2 Catalogação e Indexação... 11 Subprocesso 2.3 de recursos electrónicos... 14 Processo 3 Comunicação... 14 Subprocesso 3.1 Atendimento ao utilizador... 14 Subprocesso 3.2 Recuperação de documentação... 16 Processo 4 Empréstimo Interbibliotecas... 16 Subprocesso 4.1 EIB solicitado a outras Instituições por Utilizadores do IST... 16 Subprocesso 4.2 EIB da BIST a outras Instituições... 18 Mapas dos Processos Apresentados... 21 Verificado: Maria Libânio Página: 2
Princípios Gerais A Área de Bibliotecas tem como missão a preservação, enriquecimento e o tratamento técnico do património bibliográfico e documental do Instituto Superior Técnico (IST), o apoio ao ensino e à investigação e o prosseguimento de uma actividade cultural própria. A Biblioteca do IST (BIST) integra todas as Bibliotecas existentes no campi do IST: Biblioteca Central Biblioteca do Departamento de Engenharia Civil e Arquitectura Núcleo Documental de Engenharia Electrotécnica, Computadores e Informática Biblioteca do Departamento de Engenharia Mecânica Núcleo Documental de Engenharia Química e Bioengenharia Núcleo Documental de Física Matemática Biblioteca do Departamento de Matemática Biblioteca do Taguspark Biblioteca do Campus Tecnológico Nuclear A Área de Bibliotecas é dirigida por um Coordenador, sempre que possível equiparado, para todos os efeitos legais a Chefe de Divisão, ou por um técnico superior, que reporta hierarquicamente ao Director Adjunto para as Bibliotecas. O Director Adjunto é nomeado pelo Presidente do IST, de entre os docentes do IST e exercerá as suas funções em acumulação com a função docente. O acervo da BIST é constituído por diversos tipos de documentos tais como: monografias (livros, obras de referência e dissertações), documentos não-livro (CD-Roms, DVD-Roms) e publicações periódicas. Verificado: Maria Libânio Página: 3
Abreviaturas e Acrónimos AACR2 Angol American Cataloging Rules 2 AQAI Área para a Qualidade e Auditoria Interna BIST Biblioteca do Instituto Superior Técnico b-on Biblioteca do Conhecimento Online CDU Classificação Decimal Universal CC Centro de Custo EIB Empréstimos Interbibliotecas LCC Library of Congress Classification IST Instituto Superior Técnico IST-ID Instituto Superior Técnico Investigação e Desenvolvimento MARC 21 Machine Readable Cataloging 21 MGO Módulo de Orçamental UL Universidade de Lisboa Verificado: Maria Libânio Página: 4
Legislação Aplicável Legislação Regulamento de Organização e de Funcionamento dos Serviços de Natureza Administrativa e de Apoio Técnico do Instituto Superior Técnico; Diário da República, 2.ª série N.º 47 9 de Março de 2010; Despacho n.º 4207/2010 Descrição Regula a organização e funcionamento dos serviços de natureza administrativa e de apoio técnico do Instituto Superior Técnico, nos termos do artigo 9.º do referido Regulamento, que constitui o anexo n.º 2 aos dos Estatutos do Instituto Superior Técnico, publicados no Diário da República, 2.ª série, n.º 17.º, de 26 de Janeiro de 2010. Verificado: Maria Libânio Página: 5
Mapa de Actualização do Documento Responsável O quê Quando Como Resultado/ Registo Actualização do Rever legislação Processo Proposta de Luísa Ferreira 1/subprocessos Anualmente e adequação dos alteração 1.1, 1.2 processos Sandra Geraldes Teresa Fialho Helena Sousa Sandra Geraldes Ricardo Nunes Filomena Santos Actualização do Processo 2/subprocesso 2.1 Actualização do Processo 2/subprocesso 2.2 Actualização do Processo 2/subprocesso 2.3 Actualização do Processo 3/subprocesso 3.1 Actualização do Processo 3/subprocesso 3.2 Actualização do Processo 4/subprocessos 4.1, 4.2 Anualmente Anualmente Anualmente Anualmente Anualmente Anualmente Organização de recursos adequados para o efeito Organização de recursos adequados para o efeito Rever legislação e adequação dos processos Organização de recursos adequados para o efeito Organização de recursos adequados para o efeito Rever legislação e adequação dos processos Recepção e tratamento preliminar da documentação Tratamento técnico da documentação Divulgação dos recursos disponíveis Proposta de alteração Recuperação de documentação em atraso Proposta de alteração Verificado: Maria Libânio Página: 6
Capítulo 1 Biblioteca do Instituto Superior Técnico Processo 1 Seleção e Aquisição de Fundos Bibliográficos A cadeia documental de uma Biblioteca consiste num conjunto de tarefas que vão desde a seleção e aquisição dos documentos em diversos suportes até à difusão desses mesmos documentos. A Seleção e a Aquisição são as duas primeiras fases dessa cadeia e devem ser realizadas de acordo com as necessidades da Instituição onde a BIST está inserida e consequentemente servir o seu público-alvo. Subprocesso 1.1 Seleção 1. Publicações Periódicas A seleção das publicações periódicas a adquirir é feita pelos Docentes dos diversos Departamentos existentes no IST que posteriormente a enviam ao Professor Responsável da respectiva Biblioteca Departamental; As listagens dos diversos Departamentos são enviadas para a Biblioteca Central onde é compilada a listagem final; Em relação às publicações periódicas, o preço da subscrição anual é consultado na página web dos editores das respectivas publicações. Os editores a partir de Outubro começam a enviar as renovações para o ano seguinte, das subscrições que são efetuadas há vários anos; Depois de efetuada a pesquisa, esta é enviada aos Responsáveis das Bibliotecas Departamentais para decisão de quais as publicações a adquirir. 2. Monografias A seleção das monografias a aquirir é feita pelos Docentes dos diversos Departamentos existentes no IST e posteriormente enviada ao Professor Responsável da respetiva Biblioteca Departamental; Verificado: Maria Libânio Página: 7
As listagens dos diversos Departamentos são enviadas para a Biblioteca Central onde é compilada a listagem final; Depois de feita a pesquisa no catálogo Koha a fim de verificar a existência ou não das obras pedidas, elabora-se uma listagem com a bibliografia solicitada; Essa listagem é enviada a pelo menos dois fornecedores, com o pedido de orçamento; Depois de recebido o orçamento é necessário fazer a comparação de preços e seleccionar os que têm preço mais reduzido, bem como as condições de fornecimento e de pagamento; Envio da listagem para os Docentes Responsáveis da Biblioteca que a solicitaram, para decidirem quais as obras e o número de exemplares a adquirir; Solicitação de pedido de orçamento definitivo para os respectivos fornecedores. Subprocesso 1.2 Aquisição 1. Publicações Periódicas É necessário que os Professores Responsáveis pelas Bibliotecas Departamentais enviem um ofício a informar quais os centros de custo (CC) e os projetos que vão suportar os respectivos custos; Existem duas plataformas de centrais de compras no IST onde são inseridos todos os processos de aquisições: central de compras do IST (https://dot.tecnico.ulisboa.pt/) e central de compras do IST-ID (https://dot.istid.tecnico.ulisboa.pt/); A decisão da escolha da central de compras está associada ao centro de custo e ao projeto ao qual a subscrição será afetada; Pedido de fatura/invoice aos editores; Elaboração de ofícios de pagamento antecipado e ofícios ao abrigo do regime RCIST para todas as subscrições inseridas na plataforma; Acompanhamento da evolução dos processos nas respetivas centrais de compras, sendo que usualmente é a Biblioteca Central que procede ao envio Verificado: Maria Libânio Página: 8
da nota de encomenda aos editores estrangeiros. Este procedimento tem a vantagem de se contactar directamente com um dos responsáveis do departamento editorial de cada editora, situação vantajosa quando o suporte de disponibilização das aquisições é feito on-line; Envio do pagamento aos Editores. Os pagamentos podem ser efectuados por cheque, transferência bancária ou por MBNet; Fazer a cabimentação de todas as aquisições. As respeitantes ao CC 8040, são feitas directamente na plataforma do MGO (módulo de gestão orçamental http://giafweb.adm). As restantes cabimentações são solicitadas aos serviços internos adequados; Nas aquisições feitas através do IST a Biblioteca possui um centro de custo que serve de intermediário (CC 9018) imputando depois a cada CC ou Projecto a respectiva comparticipação no total da aquisição. Esta metodologia é utilizada dado que a mesma editora comercializa títulos de diferentes áreas do conhecimento. Desta forma evitam-se aquisições faccionadas promovendose uma gestão mais eficiente de recursos financeiros e humanos. 2. Outras Aquisições A sequência de passos envolvidos é usualmente: Pesquisa dos fornecedores; Pedido de orçamento; Inserção na plataforma de compras; Cabimentação. Processo 2 Tratamento documental Subprocesso 2.1 Tratamento preliminar Com a entrada de um documento na Biblioteca é efetuado o tratamento preliminar que consiste no seu registo, carimbagem e colocação de alarme anti-furto. Verificado: Maria Libânio Página: 9
1. Monografias a) Registo O registo é uma operação administrativa que tem como objetivo a inventariação dos documentos do fundo bibliográfico de uma Biblioteca, sendo efetuado através de uma aplicação informática própria, onde constam elementos relevantes para a identificação da obra. Todos os documentos independentemente do seu suporte são registados sequencialmente no livro de registo. A atribuição do nº de registo deve respeitar as seguintes regras: Vários exemplares de uma mesma obra têm números de registo diferentes; Numa obra em volumes, todos os volumes têm números de registo diferentes; Se uma obra tiver material acompanhante no mesmo formato ou diferente (livro, CD, DVD), este é registado com o mesmo número de registo. b) Carimbagem A carimbagem das obras deve ser feita tendo em atenção a salvaguarda da integridade da mancha tipográfica e das ilustrações. É colocado na página de rosto um carimbo com o nº de registo atribuído à obra bem como a data de entrada da obra na Biblioteca. Também é colocado na página 13 um carimbo identificativo da Biblioteca. Para as monografias adquiridas através do projecto IST-ID, os procedimentos de carimbagem são os mesmos que para as outras monografias mas são utilizados os carimbos específicos do IST-ID. c) Colocação de sistema anti-furto São colocadas 2 etiquetas de alarme em cada livro: uma deve ser colocada na primeira contra-capa e outra na última contra-capa, de forma desencontrada. Verificado: Maria Libânio Página: 10
2. Publicações Periódicas Tal como as monografias também as Publicações Periódicas passam pelo tratamento preliminar, ou seja o seu registo, carimbagem e colocação de alarme anti-furto. a) Registo O registo das Publicações Periódicas é também sequencial e é atribuído um nº específico a cada título de publicação. b) Carimbagem É colocado um carimbo com o nº de registo na 1ª página e vários carimbos identificativos da Biblioteca de forma aleatória ao longo da revista. Para as Publicações Periódicas adquiridas através do projecto IST-ID, os procedimentos de carimbagem são os mesmos que para as outras publicações mas são utilizados os carimbos específicos do IST-ID. c) Colocação de sistema anti-furto São também colocadas 2 etiquetas de alarme em cada fascículo de revista: uma na primeira página e outra na contra-capa, de forma desencontrada. Subprocesso 2.2 Catalogação e Indexação O objetivo de todo o tratamento documental efetuado na Biblioteca visa a recolha, tratamento e organização da informação de modo a facultar aos utilizadores um acesso rápido e eficaz à recuperação dessa informação. Assim todas as obras, independentemente do seu tipo ou suporte, são sujeitas a um circuito documental que culmina na sua introdução no sistema de gestão de Bibliotecas Koha, o qual vai permitir recuperar a informação e gerir esses documentos. Catalogar é uma tarefa que requer técnica especializada para resultar numa unicidade e harmonia na formação do catálogo da Biblioteca. A Catalogação permite a identificação exata do documento solicitado. Verificado: Maria Libânio Página: 11
A indexação de assuntos é usada na recuperação de informação sobre um determinado assunto. Após o tratamento preliminar, toda a documentação é sujeita a catalogação e indexação. 1. Critérios gerais de catalogação A entrada de dados dos registos bibliográficos na base de dados Koha obedece às normas AACR2 (Angol American Cataloging Rules 2), do MARC 21 e às RPC (Regras Portuguesas de Catalogação). A descrição adotada pela BIST é a de nível 3, isto é engloba toda a informação disponível e neste sentido foram criados templates comuns a toda a rede de Bibliotecas da UL. A utilização destes templates predefinidos permite a uniformização dos registos bibliográficos. 2. Estrutura dos registos Na catalogação existem três tipos de registos: bibliográfico, exemplar e existências. Os registos bibliográficos são partilhados pela rede de Bibliotecas da UL, enquanto os registos de exemplar e de existências são específicos da cada Biblioteca. 3. Criação de Registos A criação de novos registos é feita através de folhas de recolha de dados com um conjunto de valores por defeito templates. No caso do registo bibliográfico os templates são constituídos por todos os campos MARC, que por defeito estão definidos. Apenas os campos preenchidos são visualizados no modo público do catálogo. Neste sentido deve-se seleccionar o template consoante a obra, que reflete o tipo de registos bibliográficos mais utilizados: ULisboa Publicação Periódica ULisboa Monografia ULisboa Série Monográfica ULisboa Analítico de Monografia ULisboa Analítico de Periódico Verificado: Maria Libânio Página: 12
ULisboa Teses ULisboa Documento e trabalho ULisboa Todos os campos de MARC 21 Com o objectivo de uniformizar a catalogação, a utilização do template ULisboa Todos os campos de MARC 21 é restrita às obras cuja descrição bibliográfica contempla campos não incluídos nos restantes templates. 4. Classificação e Indexação Na BIST usamos mais que um tipo de classificação: CDU (Classificação Decimal Universal), SPINESS e LCC (Library of Congress Classification). Os assuntos usados pela BIST na base de dados, são em inglês, uma vez que a maioria das nossas obras é em língua inglesa. 5. Tratamento documental de Dissertações e Teses a) Verificação dos dados apresentados no Portal da Biblioteca/Fénix se estão corretos em relação ao documento em suporte papel; b) Registo bibliográfico no Koha; c) Validação no Sistema Fénix; d) Criação do Registo Exemplar; 6. Tratamento documental de Publicações Periódicas a) Criação do registo Bibliográfico no Koha (quando se recebe o primeiro fascículo); b) Criação/Actualização do registo de existências onde são registados todos os fascículos recebidos de cada publicação (em ficheiro excel); c) Reclamação dos fascículos em falta aos respectivos editores; d) Envio das publicações para as Bibliotecas periféricas devidamente listadas em guias de remessa. Verificado: Maria Libânio Página: 13
Subprocesso 2.3 de recursos electrónicos A Biblioteca do IST disponibiliza aos seus utilizadores o acesso a um vasto número de publicações em formato electrónico que são subscritas através do consórcio nacional b-on ou somente pelo IST. Os procedimentos para disponibilizar o acesso às publicações incluídas na b-on ou às subscritas pelo IST são diferentes: 1. Publicações subscritas através do consórcio b-on As publicações subscritas através do consórcio b-on estão todas disponíveis no portal b-on (http://pesquisa.b-on.pt). 2. Publicações subscritas pelo IST Após processo de aquisição, as publicações subscritas pelo IST passam por um processo de ativação do acesso junto dos respetivos editores e, só depois de confirmado o acesso, é que se passa à fase da disponibilização. O acesso é disponibilizado através do catálogo Koha (http://bibliotecas.utl.pt/) e do site da Biblioteca (http://bist.tecnico.ulisboa.pt). Processo 3 Comunicação Subprocesso 3.1 Atendimento ao utilizador O serviço de atendimento ao utilizador faz parte do Núcleo de Difusão da Informação e tem como principais competências o atendimento personalizado ao utilizador nomeadamente: Divulgação dos recursos disponíveis; da sala de leitura; Verificado: Maria Libânio Página: 14
É também no balcão de atendimento que se procede ao tratamento preliminar da documentação. 1. Divulgação dos recursos disponíveis A divulgação dos recursos integra todo o apoio prestado aos utilizadores na consulta do Catálogo da Biblioteca, nomeadamente na informação acerca da documentação existente ao nível da sua localização, disponibilidade e possíveis formas de empréstimo. É também dado a conhecer ao utilizador quais os recursos electrónicos que tem a seu dispor, quais as possíveis formas de acesso e todo o apoio na utilização destes recursos nomeadamente na divulgação do site da Biblioteca do IST (http://bist.tecnico.ulisboa.pt) onde o utilizador encontra toda a informação acerca dos recursos disponíveis bem como Tutoriais de Informação. 2. da sala de leitura Na gestão da sala de leitura executam-se diversas tarefas tais como a arrumação de toda a documentação consultada pelos utilizadores, a manutenção do silêncio necessário para o bom funcionamento de um espaço de estudo e todo o controle de entradas e saídas de utilizadores, que é feito através do Fénix onde se regista quem entra, quando entra e quando sai. 3. Serviço de empréstimos O serviço de empréstimos é gerido através do Sistema de da Biblioteca Koha e consiste no controle de todas as obras que são emprestadas e posteriormente devolvidas à Biblioteca. Verificado: Maria Libânio Página: 15
Subprocesso 3.2 Recuperação de documentação Processo 4 Empréstimo Interbibliotecas O Empréstimo Interbibliotecas (EIB) é um serviço que permite o acesso e partilha de fundos documentais entre bibliotecas, através do empréstimo de obras ou fornecimento de cópias, tendo em vista o colmatar das necessidades por parte dos utilizadores. O EIB tem como objetivos: Proporcionar aos utilizadores do IST o acesso aos fundos bibliográficos, que não existem na BIST, recorrendo a outras bibliotecas ou centros de documentação nacionais ou estrangeiros; Proporcionar a outras bibliotecas ou centros de documentação nacionais ou estrangeiros o acesso aos fundos bibliográficos existentes na BIST. Subprocesso 4.1 EIB solicitado a outras Instituições por Utilizadores do IST 1. O pedido dos documentos para EIB poderá ser processado através do preenchimento do formulário eletrónico (disponível na página web da Biblioteca) e envio do mesmo por correio eletrónico ou presencialmente na receção da Biblioteca Central, podendo tratar-se de documentação ou de fornecimento de fotocópias. 2. Os detalhes bibliográficos do documento requerido deverão ser adequados para a sua identificação, pela Biblioteca fornecedora. 3. A disponibilidade das obras solicitadas depende das condições da Biblioteca fornecedora. 4. Sempre que a Biblioteca fornecedora assim o determine a consulta das obras solicitadas deve ser feita na sala de leitura da Biblioteca requerente. Verificado: Maria Libânio Página: 16
5. O número máximo de pedidos a ser solicitado não pode exceder um total de 4 e o prazo de empréstimo é estipulado pela Biblioteca fornecedora. 6. Poderá ser solicitada a renovação de obras 2 dias antes da data de devolução estipulada, a qual carece de autorização da Biblioteca fornecedora. 7. O utilizador é responsável por quaisquer perdas ou danos relativos aos documentos que lhe foram emprestados e pelo cumprimento das obrigações legais relativas aos Direitos de Autor. Em caso de perda ou dano o utilizador obriga-se a: a) Repor um exemplar em bom estado no prazo de 30 dias, ou entregar o seu valor comercial para que a biblioteca requerente proceda à sua aquisição; b) Sempre que se encontrar esgotado o documento que se extraviou ou inutilizou, fica o utilizador obrigado a substitui-lo por outro de valor similar, indicado pela respetiva biblioteca fornecedora. 8. As respostas negativas aos pedidos devem ser comunicadas ao utilizador pelo meio mais rápido, após a receção do pedido. 9. A BIST deve informar o utilizador sobre eventuais custos e formas de pagamento solicitados pela Biblioteca fornecedora: a) Sempre que existam despesas relativas ao pedido de empréstimo ou fornecimento de cópias, estas são suportadas pelo utilizador; b) Os pagamentos associados aos custos do EIB são efetuados na receção da Biblioteca Central, através de requisição ou dinheiro. 10. Reserva-se à BIST o direito de não proceder ao EIB nos casos em que as entidades requisitantes não cumpram qualquer dos pontos do presente Regulamento ou sempre que os interesses dos utilizadores da BIST possam vir a ser prejudicados. Verificado: Maria Libânio Página: 17
Subprocesso 4.2 EIB da BIST a outras Instituições 1. Todos os documentos podem ser solicitados para empréstimo, desde que no catálogo da BIST se encontre a designação de DISPONÍVEL, com exceção dos seguintes casos: Obras de referência; Publicações periódicas; Obras em mau estado de conservação; Indisponibilidade física das obras; Obras em suporte digital; Obras de coleções de reservados; Obras volumosas; 2. Requisição do pedido: a) O pedido dos documentos para EIB pode ser processado através de correio eletrónico, fax, carta ou ofício, podendo tratar-se de documentação ou de fornecimento de fotocópias; b) O pedido deve mencionar, sempre, a Instituição que o processa; c) O pedido deve ser verificado e processado pela Biblioteca requerente; d) Os detalhes bibliográficos do documento requerido deverão ser adequados para a sua identificação, pela biblioteca fornecedora; e) Respeitar a Legislação vigente relacionada com os Direitos de Autor no caso da reprodução de qualquer tipo de documento; f) Assinatura do termo de responsabilidade assinado pela Biblioteca requerente sob o compromisso de honra que respeita a Legislação vigente relacionadas com os Direitos de Autor. 3. Empréstimo/Renovação: a) O prazo de empréstimo é de 15 dias e o número máximo de documentos que pode ser emprestado a uma Instituição não pode exceder um total de Verificado: Maria Libânio Página: 18
4, podendo ser renovada a requisição por idêntico período, desde que não haja pedidos de outras Instituições; b) A Biblioteca requerente deve solicitar a renovação do prazo de empréstimo 2 dias antes da data de devolução estipulada. 4. Perdas ou danos de documentos: a) A Biblioteca requerente é responsável por quaisquer perdas ou danos relativos aos documentos que lhe foram emprestados e pelo cumprimento das obrigações legais relativas aos Direitos de Autor. Em caso de perda ou dano, a Biblioteca requerente obriga-se a: Repor um exemplar em bom estado no prazo de 30 dias, ou entregar o valor comercial para que a Biblioteca fornecedora proceda à sua aquisição; Sempre que se encontrar esgotado o documento que se extraviou ou inutilizou, fica a Biblioteca requerente obrigada a substitui-lo por outro indicado pela respetiva biblioteca fornecedora, de valor similar. 5. Devolução de documentos: a) A devolução dos documentos deve ser sempre efetuada por correio registado; b) É da responsabilidade da biblioteca requerente assegurar-se de que a espécie é empacotada com segurança, claramente etiquetada e adequadamente segura para a sua devolução. 6. Prazos de Resposta: a) As respostas negativas devem ser comunicadas à Biblioteca requerente pelo meio mais rápido após a receção do pedido; b) As respostas positivas devem ser efetuadas o mais rapidamente possível, nunca ultrapassando os sete dias úteis desde a receção do pedido. Se existir um atraso a Biblioteca requerente deverá ser informada. 7. Custos: Verificado: Maria Libânio Página: 19
a) A Biblioteca fornecedora deve informar a Biblioteca requerente sobre custos e formas de pagamento, salvo acordos especiais Interbibliotecas já existentes; b) Todas as despesas relativas ao pedido de empréstimo e fornecimento de cópias são suportadas pela Biblioteca requerente. 8. Formas de Pagamento: a) O pagamento é efetuado através de voucher IFLA; b) A política seguida pela BIST é a de só cobrar EIB a Instituições que também nos cobram. Verificado: Maria Libânio Página: 20
Revisão n.º 01-14 Mapas dos Processos Apresentados Descrição do Processo: SELECÇÃO E AQUISIÇÃO DE FUNDOS BIBLIOGRÁFICOS Responsável Identificação (processo, subprocesso procedimento) Quando se procede/ /prazo Como se procede Resultado/ /registo Fluxo do processo Rececionado de: Expedido para: Quem valida Quem aprova Luísa Ferreira 1.1 Seleção Após recepção das listagens das Bibliotecas Departamentais Pedido de orçamentos Seleção do fornecedor Responsável de cada Biblioteca Departamental BIST BIST Responsável de cada Biblioteca Departamental Luísa Ferreira 1.2 Aquisição Após selecção do fornecedor Seguir os passos mencionados no subprocesso 1.2 Aquisição Responsável de cada Biblioteca Departamental BIST BIST Responsável de cada Biblioteca Departamental Verificado: Maria Libânio Página: 21
Revisão n.º 01-14 Descrição do Processo: TRATAMENTO DOCUMENTAL Responsável Sandra Geraldes Teresa Fialho Helena Sousa Identificação (processo, subprocesso procedimento) 2.1 Tratamento preliminar 2.2 Catalogação e Indexação 2.3 de Recursos eletrónicos Quando se procede/ /prazo Após receção da documentação Após receção da documentação Após receção das listagens dos editores Como se procede Mencionado no subprocesso 2.1 Mencionado no subprocesso 2.2 Mencionado no subprocesso 2.3 Resultado/ /registo Tratamento preliminar da documentação Catalogação e Indexação Disponibilização dos recursos eletrónicos Fluxo do processo Rececionado de: Fornecedores / Doações Expedido para: Quem valida Quem aprova BIST BIST BIST BIST BIST Editores BIST BIST BIST Verificado: Maria Libânio Página: 22
Revisão n.º 01-14 Descrição do Processo: COMUNICAÇÃO Responsável Sandra Geraldes Ricardo Nunes Identificação (processo, subprocesso procedimento) 3.1 Atendimento ao utilizador 3.2 Recuperação de documentação Quando se procede/ /prazo Mensalmente Como se procede Envio de e-mail Resultado/ /registo Satisfação do utilizador Notificação do utilizador Fluxo do processo Rececionado de: Comunidade IST/Exterior Expedido para: Comunidade IST/Exterior Comunidade IST Quem valida BIST BIST Quem aprova BIST BIST Verificado: Maria Libânio Página: 23
Revisão n.º 01-14 Descrição do Processo: EMPRÉSTIMO INTERBIBLIOTECAS Responsável Filomena Santos Filomena Santos Identificação (processo, subprocesso procedimento) 4.1 EIB solicitado a outras Instituições por Utilizadores do IST 4.2 EIB da BIST a outras Instituições Quando se procede/ /prazo Após recepção do pedido Após recepção do pedido Como se procede Pesquisa e solicitação da documentação Localização e envio da documentação Resultado/ /registo EIB Fluxo do processo Rececionado de: Comunidade IST Expedido para: Comunidade IST Quem valida BIST Quem aprova BIST EIB Exterior Exterior BIST BIST Verificado: Maria Libânio Página: 24