POLÍTICA DE COMPLIANCE
Sumário O Código de Conduta e Ética... 2 O que é corrupção?... 2 Extorsão... 3 Observação:... 4 Contratação de Terceiro... 6 Cláusulas Anticorrupção... 7 Empregados do Grupo Nunes... 7 Obrigações contábeis... 8 Controles Internos... 8 Avaliação de Risco, Acompanhamento, Controle e Auditorias... 11 Relatos... 12 1
Com a implementação do Programa de Compliance, o Grupo Nunes visa realizar seus negócios pautado pela Ética e em conformidade com as leis do país e, em especial, a Lei Anticorrupção. Nesse aspecto, busca assegurar que seus empregados e terceiros observarão os princípios éticos e os mais elevados padrões de integridade. A Política de Compliance, portanto, estabelece procedimentos para lidar com questões relacionadas com a corrupção. O Código de Conduta e Ética O Grupo Nunes se compromete a cumprir todas as leis anticorrupção e atuar em conformidade com a legislação vigente e pertinente aos seus negócios, compreendendo que é vital às suas operações combater e evitar todas as formas de corrupção. A obrigação de cumprir as leis e os regulamentos locais, nacionais e internacionais aplicáveis a seus negócios, inclusive as leis anticorrupção, também está prevista no Código de Conduta e Ética do Grupo Nunes. É responsabilidade de cada empregado do grupo e de qualquer, que estiver agindo em nome do grupo, conhecer o Código de Conduta e Ética e a Política de Compliance, buscando orientação do superior imediato, na Área de Recursos Humanos, na Representação da Diretoria no Sistema de Qualidade e ou Diretoria se, e sempre que houver qualquer questão ou dúvida sobre a aplicação destas regras e como elas se aplicam às suas atividades. O que é corrupção? Ato de corromper alguém ou se corromper por meio de dinheiro ou qualquer outra coisa de valor para obter vantagem indevida para si ou para a empresa em que trabalha ou para terceiros. Suborno, extorsão, pagamento facilitador, lavagem de dinheiro, brindes, entretenimento e hospitalidade. 2
O suborno, ato corrupto, fraude ou qualquer ato lesivo a lei pode levar a consequências graves para a Empresa e para as pessoas envolvidas. As leis anticorrupção proíbem qualquer tipo de oferta, pagamento, promessa de pagamento ou autorização para pagamento de qualquer quantidade monetária, podendo ser em forma de presentes ou qualquer coisa de valor a qualquer funcionário público ou empresas que mantenham qualquer negócio com o Grupo Nunes, que tenha como finalidade: Influenciar qualquer ato ou decisão do funcionário público. Induzi-lo a praticar qualquer ato em violação aos seus deveres legais. Garantir vantagem indevida para si ou para a Empresa. Induzi-lo a usar sua influência sobre um órgão governamental para ajudar a conseguir, manter ou encaminhar negócios com qualquer pessoa, para si ou em nome da Empresa. O termo conseguir ou manter negócios é interpretado como ação para obter vantagens comerciais, tais como conseguir um alvará ou uma redução fiscal. A política da Empresa repugna qualquer ato de efetuar quaisquer pagamentos corruptivos, inclusive pagamentos de facilitação. Assim como os empregados da Empresa que receberem pedidos para realizar pagamentos facilitadores, devem reportar estes fatos imediatamente à Diretoria e ou à Representante da Diretoria. Extorsão Qualquer ato de pagamento indevido e ilícito será considerado suborno. Quando houver situação em que envolva solicitação de terceiros a empregados ou prestadores de serviço do Grupo, o fato deverá, por sua vez, ser imediatamente reportado à Diretoria e ou à Representante da Diretoria. Qualquer solicitação de pagamento de suborno ou de outra coisa de valor feita por um funcionário público ou empregado ou representante de empresa privada, bem como qualquer outro fato ou tentativa de corrupção, 3
deve ser comunicada imediatamente à Diretoria e ou à Representante da Diretoria. Observação: Funcionário público é: Funcionário ou servidor do Governo (com cargo no poder executivo, judiciário ou legislativo) ou de departamento, órgão, agência ou organismo estatal, ou qualquer pessoa representando oficialmente ou agindo em nome de tal Governo (exemplo: uma empresa contratada para analisar licitações em nome de um órgão governamental ou realizar determinadas atividades de alfândega). Empregado de uma empresa ou outra entidade na qual um órgão governamental detenha participação societária e/ou sobre a qual possa, direta ou indiretamente, exercer influência dominante (tal empregado pode se qualificar como um funcionário público mesmo se estiver envolvido em atividades comerciais e não governamentais). Um partido político (vide a Seção Contribuições Políticas ), um membro de partido político ou candidato a cargo político. Recomenda-se cuidado redobrado com parentes ou pessoas suspeitas de serem parentes de funcionários públicos e com empresas controladas por parentes de funcionários públicos, para evitar qualquer tipo de canal com estes, para intermediar pagamento ilegal a funcionário público. Os procedimentos relacionados a processos de compras normalmente incluem regras específicas sobre o prazo e os procedimentos para apresentação de documentos e informações em licitações, devendo ter certeza de agir em conformidade com essas regras. Nunca deve-se procurar 4
obter informações privilegiadas e não disponibilizadas ao público, infringindo tais normas. Durante um processo de concorrência, existe um controle rigoroso sobre conflitos de interesses, interação e comunicação com os funcionários públicos envolvidos. No decorrer de um processo de concorrência, nunca deverão ser oferecidos presentes ou convites de entretenimento, ou praticar qualquer atividade semelhante, a qualquer funcionário público ou outra pessoa envolvida no processo. Essa mesma orientação é aplicável a empresas privadas com as quais as Empresas do Grupo Nunes tenham ou estejam negociando qualquer tipo de contrato ou negociações comerciais. Fica ainda proibido realizar quaisquer pagamentos corruptos por meio de intermediários e realizar qualquer pagamento a terceiros tendo conhecimento de que a totalidade ou parte do pagamento irá direta ou indiretamente a um funcionário público. Igualmente ilícito é o ato de fingir que não sabe, ou não querer saber para não se envolver no processo. É obrigação de todo colaborador do Grupo Nunes e prestadores de serviços denunciar qualquer situação nessa direção. Os princípios abaixo se aplicam a pagamentos a serem feitos a quaisquer terceiros: 1. Os pagamentos feitos a terceiros devem ser condizentes e proporcional aos serviços prestados. 2. Os terceiros devem ter experiência comprovada no setor em questão. 3. Os terceiros não devem ter sido indicados por funcionários públicos. 4. Os serviços a serem prestados devem ser lícitos, bem como a natureza e os preços devem estar descritos no respectivo contrato. 5. Os terceiros não poderão ser pagos no exterior, salvo se houver autorização e contrato aprovado por escrito pelo Jurídico local e pela 5
Diretoria. Nesses casos, evitar tributação não é considerado um motivo adequado. Cada contrato celebrado com terceiros deve incluir disposições abordando questões relacionadas a corrupção. Esta Política aplica-se aos parceiros comerciais na realização de negócios com o Grupo Nunes. Contratação de Terceiro Todas as atividades que necessitem de apoio de terceiros para a devida manutenção das atividades do Grupo Nunes, deverão, obrigatoriamente, passar por um processo de aprovação anteriormente à contratação da prestação de serviços. Este processo poderá vir acompanhado ou não de processo de concorrência, em função da necessidade de se obter no mercado os melhores prestadores de serviço para a atividade. Este procedimento deverá ser utilizado, sempre que for possível abrir concorrência para a verificação dos melhores prestadores de serviço. Caso não seja possível, a área responsável pela contratação deverá justificar as razões para a impossibilidade de abertura de concorrência anteriormente à sua contratação. Para cada tipo de serviço serão previstos critérios específicos para a aprovação do contratado. Tais regras são especificadas abaixo: É permitida a contratação de empresas para o desenvolvimento de atividades que não são atividades-fim do Grupo Nunes, assim estas empresas poderão manter profissionais alocados nas dependências da Empresa para a realização destes serviços. 6
Cláusulas Anticorrupção É obrigatória a inclusão de um dos modelos de cláusulas anticorrupção ou outra cláusula similar, desenvolvida com a ajuda do Jurídico da Empresa, em cada contrato, independentemente de seu valor. Documentar o relacionamento em um contrato por escrito, com as proteções contratuais padrão consideradas obrigatórias. Estas disposições contratuais ajudam a comunicar as expectativas da Empresa e permitem monitorar e prevenir violações de nossas normas quando da prestação de serviços a seus clientes ou na contratação de fornecedores. Empregados do Grupo Nunes Os princípios éticos do Grupo Nunes devem ser preservados mediante: 1. Contratação de profissionais qualificados e éticos. 2. Todos os conflitos de interesses que por ventura forem identificados devem ser devidamente reportados à Diretoria. 3. O recrutamento de um funcionário público, um ex-funcionário público ou seus parentes pode ser visto como um favorecimento potencialmente caracterizável como suborno e/ou pode criar uma situação de conflito de interesses. Tal conflito de interesses pode prejudicar o processo de tomada de decisão da pessoa ou colocar em risco a reputação da pessoa e da própria Empresa. Para assegurar que conflitos de interesses possam ser mitigados, eles devem ser identificados em um estágio inicial do processo de recrutamento. Essa mesma orientação é aplicável quando se tratar de recrutamento de profissionais que tenham algum tipo de vínculo com clientes da Empresa. 4. Quando um novo empregado estiver prestes a ser contratado, cumprir o procedimento da Empresa de Contratação de Profissionais (verificação de antecedentes) e realizar treinamento de compliance adequado. 7
5. Deve se ter ainda mais atenção aos treinamentos administrativos, de recursos humanos e anticorrupção aos quais os empregados possam estar expostos a pressões de corrupção, especialmente se interagirem com funcionários públicos ou clientes. 6. Em caso de descumprimento desta Política e dos princípios Anticorrupção adotados pelo Grupo Nunes e do Programa de Compliance da Empresa, por algum empregado, devem ser tomadas as medidas disciplinares adequadas e proporcionais ao ato (que podem chegar até à rescisão do contrato de trabalho). Nenhum empregado sofrerá nenhuma consequência por recusar-se a pagar subornos, ainda que isso possa resultar em perda de negócios ou de vantagens comerciais para a Empresa. 7. Somente indicar um empregado para cargo estratégico se sua integridade for comprovada ou não tiver sido questionada. Obrigações contábeis O Grupo Nunes está obrigado por lei a ter e manter livros, registros e contas refletindo de forma detalhada, precisa e correta, todos os fatos administrativos ocorridos na Empresa É proibida a utilização de documentos inidôneos, assim como a realização de lançamentos contábeis inadequados, ambíguos ou fraudulentos, e qualquer outro procedimento, técnica ou artifício contábil que possa ocultar ou de qualquer outra forma encobrir pagamentos ilegais. Controles Internos O Grupo Nunes também está legalmente obrigado a planejar e manter um sistema de controle contábil interno para garantir que as operações da empresa sejam realizadas de acordo com os princípios contábeis geralmente 8
aceitos, propiciando assim a emissão correta de todas as obrigações acessórias. O controle registrado dos ativos deve ser comparado com os ativos existentes em intervalos razoáveis e devem ser adotadas medidas apropriadas com relação a quaisquer diferenças. A Gerência Comercial e a Área Financeira devem analisar as operações e as solicitações de despesas/pagamentos em busca de indicativos que sinalizem bases comerciais inadequadas ou riscos excessivos. A seguir alguns exemplos desses riscos: Se a parte envolvida na operação tem negócios, parentesco ou qualquer outro tipo de relação pessoal próxima com algum cliente ou funcionário público, ou foi recentemente cliente ou funcionário público, ou, ainda, é considerado para a transação, apenas por conta de sua influência sobre um cliente ou funcionário público. Um cliente ou funcionário público recomenda ou insiste na utilização da parte envolvida na operação. A parte envolvida na operação recusa-se a incluir disposições contratuais anticorrupção, utiliza uma sociedade constituída, porém sem registro de ativos/operações significativas. A parte envolvida na operação tem má reputação, responde ou respondeu a acusações sobre suborno, corrupção, fraude ou outros atos ilícitos, ou tem pouca ou nenhuma referência de terceiros. A parte envolvida na operação não mantém escritório, equipe ou qualificações adequadas para realizar os serviços contratados. A forma de cobrança/pagamento é pouco comum, não está suportada por documentação adequada, e é desproporcional aos serviços a serem prestados, não está de acordo com os termos do contrato que a regulamenta ou envolve a utilização de dinheiro ou títulos ao portador. 9
No tocante à licitação e contratos: Frustrar ou fraudar, mediante ajuste, combinação, ou qualquer outro expediente, o caráter competitivo de procedimento licitatório público. Impedir, perturbar ou mudar a realização de qualquer ato de procedimento licitatório público. Fraudar licitação pública ou contrato dela decorrente. Criar, de modo fraudulento e ou irregular, pessoa jurídica para participar de licitação pública ou celebrar contrato administrativo. Obter vantagem ou benefício indevido, de modo fraudulento, de modificações ou prorrogações de contratos celebrados com a administração pública, sem autorização em lei, no ato convocatório de licitação pública ou nos respectivos instrumentos contratuais. Manipular ou fraudar o equilíbrio econômico-financeiro dos contratos celebrados com a administração pública. Buscar influenciar de alguma forma as negociações com clientes privados, a partir de práticas ilícitas que não fazem parte dos procedimentos da Empresa. Dificultar atividade de investigação ou fiscalização de órgãos, entidades ou agentes públicos, ou interferir em sua atuação, inclusive no âmbito das agências reguladoras e os órgãos de fiscalização do sistema financeiro nacional. Essa lista não cobre todos os atos (ou seja, outros indicativos de atenção podem ser considerados) e os indicativos variam de acordo com a natureza da operação, da solicitação de despesa/pagamento e de acordo com o mercado. Os empregados da Empresa devem avaliar constantemente se outros indicativos comuns estão presentes nas situações específicas acompanhadas por eles. 10
O controle de riscos deve ter total apoio da Diretoria, tendo em vista o necessário acesso e suporte às suas atividades, bem como a independência na aferição da conformidade dos controles nas Empresas do Grupo. Principais ações de controle do Compliance: Políticas e procedimentos da Empresa. Padronização dos processos. Auto avaliação. Auditoria. Avaliação de Risco, Acompanhamento, Controle e Auditorias Todas as operações do Grupo Nunes devem avaliar periodicamente a natureza e a extensão de sua exposição a riscos internos e externos de corrupção e documentar adequadamente esta avaliação de riscos. O propósito desta avaliação é identificar as áreas de risco mais relevantes e tomar as ações de mitigação com foco nestas áreas. O Grupo Nunes está comprometido com o monitoramento e a efetividade dos processos e controles anticorrupção, bem como realiza auditorias para garantir o cumprimento das leis anticorrupção, desta Política e de quaisquer procedimentos a ela relacionados. Qualquer preocupação que um empregado, jovens aprendizes, estagiários, trainees ou terceiros sobre suborno ou corrupção deve ser imediatamente informada, de acordo com o Código de Conduta e Ética e esta política. Conforme prevê a Lei, a responsabilização da empresa não exclui a responsabilidade individual de seus empregados, dirigentes ou de qualquer pessoa que esteja atuando em seu nome (Art. 3º da Lei Nº 12.848/13). Dessa forma, qualquer empregado que cometer crime de corrupção terá seu 11
contrato de trabalho rescindido e poderá responder judicialmente por suas ações. No que tange aos prestadores de serviços, terão o contrato rescindido de pleno direito e responderão judicialmente pela ação, caso a ação tenha relação com a Empresa. Além da responsabilidade criminal, tanto as pessoas físicas quanto as pessoas jurídicas envolvidas em atos de corrupção correm o risco de serem processadas civilmente e obrigadas a compensar a todos os envolvidos que possam ter sofrido prejuízos em decorrência do referido ato corrupto. Relatos Os relatos podem ser feitos por meio do e-mail: compliancegruponunes@mecanicanunes.com.br Todos os relatos serão analisados o mais rápido possível, levando-se em consideração a sua natureza e complexidade. A Auditoria Interna informará imediatamente a qualquer empregado supostamente envolvido em uma questão contábil, de auditoria, financeira ou de suborno sobre os fatos alegados contra ele, bem como a forma como poderá ter acesso às informações e, eventualmente, corrigi-las, podendo tal comunicação ser adiada por um prazo que se julgar necessário para proteger procedimentos de obtenção de provas. Qualquer empregado tem direito de ter acesso e, eventualmente, corrigir seus dados pessoais, inclusive qualquer informação disponível nos registros dos relatos e pode fazê-lo entrando em contato com a Representante da Diretoria. No entanto, o nome da pessoa que fez o relato será mantido em sigilo. 12
Grupo Nunes Rua Antônio João Vieira 391 - Distrito Industrial Caixa Postal 43 CEP 36420-000 Ouro Branco - MG Tel.: (0xx31) 3742-1919 Fax: (0xx31) 3742-2492 Site: www.mecanicanunes.com.br 13