Solicitação de dispensa de disciplinas/aceitação de créditos

UNIVERSIDADE FEDERAL DE PERNAMBUCO CENTRO DE INFORMÁTICA Solicitação de dispensa de disciplinas/aceitação de créditos Especificação de Requisitos e Validação de Sistemas Professor: Jaelson Freire Brelaz de Castro Equipe: Marcos Vinicius Rodrigues de Souza (mvrs@cin.ufpe.br) Carlos Henrique Victor Santos (chvs@cin.ufpe.br) Marcela Bandeira Cunha (mbc3@cin.ufpe.br) Filipe Epifânio Oliveira (feo@cin.ufpe.br) Recife, 29 de abril de 2016

Índice 1. INTRODUÇÃO 1.1 MOTIVAÇÃO 1.2 O PROBLEMA IDENTIFICADO 1.3 SOBRE A ORGANIZAÇÃO 2. OBJETIVOS ORGANIZACIONAIS 3. MODELAGEM ORIENTADA A FLUXOGRAMA DO PROCESSO DE NEGÓCIO 3.1 MODELAGEM DO PROCESSO AS IS 3.2 MODELAGEM DO PROCESSO TO BE 4. MODELAGEM ORIENTADA A OBJETIVOS DO PROCESSO DE NEGÓCIO 4.1 MODELAGEM DE DEPENDÊNCIA ESTRATÉGICA DO PROCESSO AS IS 4.2 MODELO ESTRATÉGICO DA RAZÃO DO PROCESSO AS IS 4.3 MODELAGEM DE DEPENDÊNCIA ESTRATÉGICA DO PROCESSO TO BE 4.4 MODELO ESTRATÉGICO DA RAZÃO DO PROCESSO TO BE 5. CONCLUSÃO REFERÊNCIAS RELATÓRIO DA EQUIPE 1

Índice de Figuras Figura 1 Modelagem AS IS em BPMN do processo de Dispensa de Disciplinas; Figura 2 Modelagem AS IS em BPMN do subprocesso de Quitação de débitos; Figura 3 Modelagem TO BE em BPMN do processo de Dispensa de Disciplinas; Figura 4 Modelagem AS IS de dependência estratégica (SD) do processo de dispensa de disciplinas; Figura 5 Modelagem AS IS estratégico da razão (SR) do processo de dispensa de disciplinas; Figura 6 Modelagem TO BE de dependência estratégica (SD) do processo de dispensa de disciplinas; Figura 7 Modelagem TO BE estratégico da razão (SR) do processo de dispensa de disciplinas; Índice de Tabelas Tabela 1 Porcentagem de esforço dos membros da equipe. 2

1. Introdução Na criação de um projeto de software, todas as atividades na fase de desenvolvimento tem o mesmo objetivo: entregar um software funcionando corretamente respeitando os orçamentos e prazos previstos. Para que isso ocorra perfeitamente, é necessário que os envolvidos no projeto saibam exatamente o que é esperado do programa a ser construído como também suas limitações, ou seja, é fundamental que ocorra um levantamento de requisitos antes de tudo. Para que não existam dúvidas, é utilizada a modelagem de processos de negócio, o qual é uma forma de representação do funcionamento do problema. Com esta ferramenta, facilita o entendimento do comportamento do sistema e a realização de futuras alterações, já que na prática, essas atividades são bastante complexas. Este documento tem como objetivo mostrar a modelagem de negócio usando a notação BPMN e a modelagem I*(IStar), que visa, através de modelos, mostrar os atores participantes e suas dependências ao longo do processo. 1.1 Motivação O nosso objeto de estudo é o processo de solicitação de dispensa de disciplinas/aceitação de créditos de um curso de UFPE. O processo permite que alunos possam requisitar a dispensa do estudo de cadeiras já realizadas em uma IES (Instituição de Ensino superior). Os envolvidos no processo são o aluno, a IES anterior (onde consta a cadeira já realizada) e a IES atual (onde será solicitada a dispensa). Este projeto surge da necessidade de automatização do processo de dispensa de disciplinas/aceitação de créditos, possivelmente tornando os procedimentos mais interativos e intuitivos para a realização do processo, sem comprometer a veracidade e privacidade das informações. 1.2 O Problema Identificado Observa se principalmente a não utilização do sistema acadêmico (SIGA) no processo de solicitação de dispensa de disciplinas/aceitação de créditos, o que automatizaria e facilitaria o acesso ao processo, gerando mais praticidade e conforto ao discente. O sistema também seria utilizado no envio, para o discente receber os feedbacks relacionados à aceitação da dispensa. 1.3 Sobre a Organização A Universidade Federal de Pernambuco foi fundada no dia 11 de agosto de 1946 e, em 1948, teve o início da construção do seu campus universitário proveniente do Governo do Estado, que alocou 0,10% dos impostos de vendas e consignações para a edificação do projeto. A principal finalidade da universidade é promover um ambiente adequado para a construção de conhecimentos, através do ensino, pesquisa, extensão e gestão. Para que seu objetivo seja alcançado, a Reitoria foi designada como o órgão responsável por supervisionar, planejar e coordenar as atividades envolvendo a instituição. Como qualquer outra universidade, alunos são matriculados nos cursos escolhidos através do sistema de vestibular especificado pelo edital da própria UFPE. Todavia, não há 3

como assegurar que todos os novos alunos nunca tenham cursado nenhum curso anteriormente. Para aqueles que conseguiram ingressar na universidade em um determinado curso, mas já tinham cursado parte do mesmo curso ou até outro curso, o qual tem disciplinas acadêmicas em comum com o curso novo escolhido, em outra instituição, sentem se com dificuldade em dispensar tais disciplinas já cursadas. Por este motivo, o público alvo do problema abordado é constituído por alunos de qualquer curso da UFPE que necessitem realizar a dispensa de disciplinas/aceitação de créditos, para aproveitar estudos já realizados anteriormente em uma IES. A modelagem será baseado nas informações fornecidas por Rivanildo, Técnico Administrativo que trabalha na secretaria de graduação do curso de Sistemas Informação e participa constantemente do processo de dispensa de disciplinas/aceitação de créditos. Também contamos com as informações fornecidas por Cláudia funcionária do Corpo Discente da UFPE. 2. Objetivos Organizacionais Automatizar o processo de dispensa de disciplinas/aceitação de créditos Tornar mais prática e ágil a solicitação de dispensa Fornecer feedbacks mais rápidos e objetivos sobre o decorrer do processo Transparência no acompanhamento do processo Centralização no acesso aos documentos 3. Modelagem Orientada a Fluxograma do Processo de Negócio 3.1 Modelagem do Processo AS IS Ao aluno que deseja solicitar a dispensa de disciplinas é exigido que ele preencha um requerimento próprio da secretaria e anexe a ele os documentos necessários para a comprovação do vínculo com a IES anterior e a situação desta com o MEC. Em algumas instituições, esta comprovação de vínculo só é liberada mediante um processo de quitação de débitos, no caso estudado, o processo se deu de disciplinas da UPE para UFPE e o processo de quitação de débitos envolvia certificados de nada consta na biblioteca e tesouraria da faculdade. Os documentos exigidos são: Histórico escolar original; Programa das disciplinas cursadas (disciplinas que pretende dispensar, deve constar a carga horária destas); Regime de aprovação da Instituição onde cursou a disciplina; Reconhecimento do curso pelo MEC; O formulário preenchido, junto com todos os documentos exigidos e devidamente conferidos deverão ser entregues à secretaria de graduação para que este encaminhe a coordenação do curso, que é o responsável pela conferencia do programa das disciplinas 4

cursadas, com as constantes no perfil curricular do curso. Caso as disciplinas sejam equivalentes em conteúdo programático e em carga horária estas poderão ser dispensadas, cabendo a coordenação do corpo discente providenciar a alteração do histórico escolar no SIG@. No caso das disciplinas não serem equivalentes em conteúdo ou com carga horária inferior ao do curso atual, ela não será aceita e o aluno terá que cursá la novamente. Figura 1 Modelagem AS IS em BPMN do processo de Dispensa de Disciplinas 5

Figura 2 Modelagem AS IS em BPMN do subprocesso de Quitação de débitos 6

3.2 Modelagem do Processo TO BE O que muda no processo futuro é que após os documentos serem entregues à secretaria de graduação, o secretário será o responsável tanto pela conferência da legalidade dos documentos (carimbos, datas e assinaturas) como pela digitalização destes documentos para disponibilizá los no módulo de solicitação de dispensas de disciplinas no SIG@. Em seguida a coordenação do curso, que é o responsável pela conferência do programa das disciplinas cursadas, com as constantes no perfil curricular do curso fará o mesmo processo, agora usando o sistema, sem a necessidade de conferência em papel, tornando o processo ágil, seguro e transparente. Caso as disciplinas sejam equivalentes em conteúdo programático e em carga horária elas farão parte de uma relação de disciplinas a serem dispensadas. Esta relação ficará disponível no SIG@ para a coordenação do corpo discente providenciar a alteração do histórico escolar também no SIG@, após a alteração será disponibilizado um alerta para que o discente visualize as disciplinas aceitas e proceda a modificação de matrícula, para inclusão de novos componentes. No caso de disciplinas que não forem equivalentes em conteúdo ou com carga horária inferior ao do curso atual, ela não será aceita, fará parte de outra relação de disciplinas e será gerado um feedback para que o aluno tome conhecimento do motivo pelo qual as disciplinas não foram aceitas. Além disso o feedback informa o prazo e documentos necessários para o aluno entrar com recurso ao resultado. Encerrado o prazo para recurso, ou em caso de nova recursa por parte da coordenação do curso, o aluno terá que cursar a disciplina novamente. 7

Figura 3 Modelagem TO BE em BPMN do processo de Dispensa de Disciplinas 8

4. Modelagem Orientada a Objetivos do Processo de Negócio A modelagem organizacional utilizada é feita com base na notação i* (i estrela). 4.1 Modelagem de Dependência Estratégica do Processo AS IS Modelamos a seguir o processo de dispensa de disciplinas pela notação I* SD, os atores envolvidos no processo são o Aluno, a IES atual (UFPE) e a IES anterior. Após a necessidade de dispensar disciplinas cursadas anteriormente, o aluno deve solicitar a IES anterior as documentações necessárias para dar entrada no processo. Após o recebimento desses documentos, o aluno deve entregar um formulário de dispensa de disciplinas na IES atual anexado aos documentos solicitados na IES anterior. A IES atual irá analisar os documentos entregues e conferir se o vínculo com a IES anterior foi encerrado e, após a análise informará, ao aluno se as dispensas foram aceitas. Figura 4 Modelagem AS IS de dependência estratégica (SD) do processo de dispensa de disciplinas. 4.2 Modelo Estratégico da Razão do Processo AS IS Na modelagem I* SR expandimos os atores envolvidos no processo de dispensa de disciplinas. Para pedir dispensa de disciplinas cursadas anteriormente o aluno deve solicitar a documentação das disciplina cursadas na IES anterior, após o recebimento dessas documentações, terá que preencher um formulário e entregar junto aos documentos solicitados na IES atual, para que ela possa analisar o pedido de dispensa e informar as 9

disciplinas aceitas ou não para o aluno. No modelo SR incluímos elementos que representam os objetos e desejos dos atores em relação ao processo. No caso do aluno temos os softgoals praticidade e agilidade no acompanhamento do processo, Feedbacks mais rápidos, Transparência e agilidade no acompanhamento do processo e Possibilidade de revisão do resultado. No caso da IES anterior temos Transparência e agilidade no acompanhamento do processo e Centralização do acesso aos documentos. Figura 5 Modelagem AS IS estratégico da razão (SR) do processo de dispensa de disciplinas. 4.3 Modelagem de Dependência Estratégica do Processo TO BE Na modelagem SD TO BE da notação I* tentamos satisfazer os desejos e objetivos expressos no modelo AS IS. Para otimizar o processo de dispensa de disciplinas incluímos o ator SIGA que se trata de um módulo no sistema SIGA de gestão acadêmica. Similar ao processo atual o aluno deve solicitar a documentação das disciplinas cursadas, após o recebimento da documentação, ele deve entregar o formulário preenchido junto a documentação referente as disciplinas na IES atual. A IES atual irá conferir se o vínculo com a IES anterior foi cancelado e após isso adicionar o processo e encaminhar os documentos ao módulo no SIGA. A partir daí o processo será completamente acompanhado pelo sistema, a IES atual poderá verificar os documentos para completar a análise e informar o resultado do processo. O aluno poderá conferir a situação atual do processo e solicitar uma revisão caso alguma dispensa seja negada. 10

Figura 6 Modelagem TO BE de dependência estratégica (SD) do processo de dispensa de disciplinas. 4.4 Modelo Estratégico da Razão do Processo TO BE Na modelagem SR TO BE da notação I* tentamos satisfazer os desejos e objetivos expressos no modelo AS IS. Para otimizar o processo de dispensa de disciplinas incluímos o ator SIGA que se trata de um módulo no sistema SIGA de gestão acadêmica. Similar ao processo atual o aluno deve solicitar a documentação das disciplinas cursadas, após o recebimento da documentação, ele deve entregar o formulário preenchido junto a documentação referente as disciplinas na IES atual. Após isso será iniciado o processo de análise, a IES atual irá conferir se o vínculo com a IES anterior foi cancelado e após isso adicionar o processo e encaminhar os documentos ao módulo no SIGA. O processo ganha centralização no acesso aos documentos e transparência e agilidade no acompanhamento do processo, pois a análise das solicitações será feita pelo módulo no SIGA. Após a análise a IES atual deve cadastrar no siga os resultados das solicitações. Cabe ao aluno verificar a situação atual do processo no sistema, agregando benefícios como praticidade, agilidade e transparência no 11

acompanhamento do processo, além de existir a possibilidade de solicitar uma revisão caso alguma dispensa seja negada. Figura 7 Modelagem TO BE estratégico da razão (SR) do processo de dispensa de disciplinas. 12

5. Conclusão A partir de uma análise detalhada conseguimos entender a análise de processos de negócios, desde a busca por informações e acompanhamento, até a proposta de melhoramento de tal processo. Buscamos participar e entender as reais necessidades que os principais stakeholders possuíam, para assim gerarmos a melhor solução possível agregando o valor da utilização de um sistema de informação. Com a utilização de um módulo no SIG@ para cadastro e acompanhamento, o processo de solicitação de dispensa de disciplinas passa a ser centralizado, pois tanto o aluno quanto os analisadores do processo, fazem uso da mesma interface para suas respectivas tarefas no dia a dia. A transparência no acompanhamento dos processos, agilidade e a adição da possibilidade de revisão ao resultado serão pontos fundamentais de melhorias, pois no modelo AS IS o processo é lento, sem feedbacks e nem possibilidade de revisão. Referências Manual acadêmico 2012. http://www.ufpe.br/proacad/images/manual_academico/manual_academico_2012_cap a.pdf Entrevista informal com o secretário de graduação em Sistemas de Informação Rivanildo. Relatório da Equipe Nesta última seção, segue a porcentagem de esforço de cada membro da equipe. As atividades realizadas por cada um estão descritas no Histórico de Revisões deste documento. Nome Esforço da equipe (%) Assinatura Marcela Bandeira Cunha 25% Carlos Henrique 25% Filipe Epifânio 25% Marcos Vinícius 25% Tabela 1 Porcentagem de esforço dos membros da equipe. 13