PROJETO APOIO AOS DIÁLOGOS SETORIAIS UNIÃO EUROPEIA - BRASIL MANUAL DE EXECUÇÃO

PROJETO APOIO AOS DIÁLOGOS SETORIAIS UNIÃO EUROPEIA - BRASIL MANUAL DE EXECUÇÃO

CONTATOS Direção Nacional do Projeto + 55 61 2020.4906/4928/5082/4134 contato@dialogossetoriais.org www.dialogossetoriais.org

4 SUMÁRIO INTRODUÇÃO...6 GLOSSÁRIO BÁSICO...7 1. O PROJETO...9 1.1. Contexto geral...9 1.2. Beneficiários... 10 1.3. Atividades passíveis de apoio pelo projeto... 10 A-1) Elaboração de estudos... 10 A-2) Assistência técnica especializada... 11 B-1) Apoio logístico à realização de missões técnicas no âmbito dos diálogos... 11 B-2) Apoio logístico à organização de eventos no âmbito dos diálogos... 11 1.4. Áreas geográficas abrangidas pelo projeto...13 1.5. Estrutura de gestão do projeto...13 Responsabilidades do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão...14 Responsabilidades dos parceiros institucionais...14 Responsabilidades da Delegação da União Europeia no Brasil (DELBRA)...15 Responsabilidades do Comitê Consultivo...16

PROJETO APOIO AOS DIÁLOGOS SETORIAIS UNIÃO EUROPEIA - BRASIL MANUAL DE EXECUÇÃO 5 2. CANDIDATURA... 17 2.1. Fluxograma do processo de convocatória... 17 2.2. Etapas da candidatura...18 Proposta de Ação...18 Termo de Referência...18 3. IMPLEMENTAÇÃO, ACOMPANHAMENTO E ENCERRAMENTO DAS AÇÕES...22 3.1. Implementação...22 Missões e visitas técnicas recíprocas e outras ações de intercâmbio...23 Logística de eventos em geral...24 3.2. Acompanhamento...25 3.3. Encerramento da ação...25

6 INTRODUÇÃO Este manual tem como objetivo orientar os parceiros institucionais para o processo de seleção do Projeto Apoio aos Diálogos Setoriais UE-Brasil. Esse projeto de cofinanciamento foi celebrado com vistas a contribuir para o progresso e o aprofundamento da Parceria Estratégica UE-Brasil e das suas relações bilaterais, por meio do apoio ao desenvolvimento de diálogos setoriais em temas de interesse mútuo, intercâmbio de conhecimentos e troca de experiências. O texto que se segue é resultante de um processo de consulta e discussões entre a Direção Nacional do Projeto (DNP) e os parceiros institucionais ao longo da fase piloto do projeto. Tentou-se abordar, de maneira sucinta, as diferentes etapas do ciclo do projeto Apoio aos Diálogos Setoriais UE-Brasil e as responsabilidades de cada parceiro envolvido. O manual está assim estruturado: o primeiro capítulo tem a intenção de nivelar os conhecimentos sobre o projeto, abordando o contexto geral, os beneficiários, as atividades passíveis de apoio, a estrutura de gestão e as responsabilidades dos parceiros institucionais. O segundo capítulo detalha o processo de abertura das convocatórias e suas etapas, incluindo elementos importantes a serem levados em consideração quando da elaboração dos Termos de Referência das ações. O capítulo seguinte trata da implementação, do acompanhamento e do encerramento das ações, incluindo os procedimentos relativos às modalidades consideradas pelo projeto, assim como ressalta a necessidade da elaboração de relatório final das ações, visando sistematizar e dar maior visibilidade aos resultados das intervenções, para que se façam os ajustes necessários nos momentos oportunos e os diálogos alcancem seus objetivos propostos. Ao final, estão listados os anexos que ajudarão a complementar as informações disponibilizadas. Espera-se que esse manual atinja os objetivos de informar os intervenientes e facilitar a concretização das propostas de ação e que continue sendo um importante instrumento de orientação na gestão do projeto, contribuindo para que a cooperação entre o Brasil e a União Europeia seja dinâmica e duradoura. Em caso de dúvida, favor entrar em contato com a Direção Nacional do Projeto pelo e-mail dialogos. setoriais@planejamento.gov.br ou nos telefones (61) 2020.4134/4906.

PROJETO APOIO AOS DIÁLOGOS SETORIAIS UNIÃO EUROPEIA - BRASIL MANUAL DE EXECUÇÃO 7 GLOSSÁRIO BÁSICO DELBRA. Delegação da União Europeia no Brasil. UE. União Europeia. DNP. Direção Nacional do Projeto, que está inserido no Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão (MP). Parceiro institucional. Na terminologia do projeto, os parceiros institucionais são os Ministérios, as Agências do Governo Federal brasileiro e as correspondentes Direções Gerais e Agências da União Europeia. São os beneficiários diretos do projeto, lideram os Diálogos e, portanto, somente eles podem solicitar apoio ao Projeto para efetivar os seus diálogos. Outros parceiros. São aqueles que podem participar dos diálogos, mas, por não pertencerem ao nível Federal ou aos órgãos da União Europeia, não os lideram. Abrangem um amplo leque de entidades e instituições, tanto públicas (pertencentes aos governos estaduais do Brasil, governos nacionais e subnacionais da Europa e aos municipais de ambos) como privadas (entidades de classe, sindicatos, ONGs etc.). A participação desses parceiros em um diálogo se dá sempre sob a liderança de um Parceiro Institucional. Comitê Consultivo: órgão colegiado, presidido pelo MRE, cuja principal função é supervisionar a execução do projeto. Direções Gerais (DG s) são a departamentalização das diversas temáticas tratadas pela Comissão Europeia. Equivalem aos Ministérios brasileiros. Prestadora de Serviços. Empresa contratada pela UE, por meio de licitação pública, com o objetivo de prestar assistência técnica na execução do projeto. Despesas acessórias. Na terminologia do projeto, são as despesas destinadas a custear apoio logístico das ações. Contribuição nacional. Contribuição que devem fazer os parceiros brasileiros para custear as despesas de uma ação.

8 Memorandos de Entendimento (MOU - Memoranda of Understanding). São documentos por meio dos quais uma DG da Comissão Europeia e um Ministério brasileiro listam os temas que farão parte de um diálogo setorial entre eles. Perito/a é a pessoa contratada pelo seu conhecimento especializado. Recebe honorários, passagens e diárias. Servidores públicos do Brasil ou das instituições da UE não podem ser contratados como peritos. Categorias de peritos. Perito local é aquele que tem residência habitual no Brasil. Perito externo é aquele que reside em outros países. Perito júnior é o que possui entre 3 e 9 anos de experiência profissional e uma experiência específica no tema relativo à ação. Perito sênior é o que tem 10 ou mais anos de experiência profissional. Folha de Presença (time sheet) é uma espécie de folha de ponto que resume todas as atividades realizadas por um perito. Será entregue aos peritos pela Prestadora de Serviços e deverá ser assinada pelo perito e pelo responsável da ação do parceiro institucional beneficiado. Colaborador/a eventual. É a pessoa convidada a participar numa ação. Pode receber passagens e diárias; porém não recebe honorários. Podem ser servidores públicos. Participante. É a pessoa que simplesmente assiste a um evento (seminário, reunião, oficina etc.). Não recebe honorários, passagens nem diárias, mas figura na lista de participantes.

PROJETO APOIO AOS DIÁLOGOS SETORIAIS UNIÃO EUROPEIA - BRASIL MANUAL DE EXECUÇÃO 9 1. O PROJETO 1.1. CONTEXTO GERAL A União Europeia (UE) e o Brasil têm um sólido patrimônio de relações baseado na partilha de valores comuns fundamentais, como a democracia, o respeito pelos direitos humanos e liberdades básicas, a justiça social, a boa governança e o Estado de Direito. A intensificação e a diversificação recentes das relações bilaterais UE-Brasil culminaram no lançamento de uma parceria estratégica que envolve um processo diplomático fundamentado em um diálogo político de alto nível, estruturado e permanente, associado a um conjunto de diálogos setoriais em temas de interesse comum. Os diálogos setoriais constituem um instrumento privilegiado de cooperação e política externa utilizado pela União Europeia, particularmente no âmbito das parcerias estratégicas com terceiros países, que reforça os princípios de reciprocidade, complementaridade e interesse mútuo, em uma conjuntura de receptividade política. Os diálogos setoriais entre UE e Brasil abrangem um conjunto de atores e parceiros institucionais que desenvolvem, direta ou indiretamente, temas ou práticas que interessem às duas partes e são conduzidos pelas diferentes Direções-Gerais (DG s) da UE e pelos correspondentes Ministérios e Agências do Governo Federal brasileiro. Podem ser envolvidos, também, vários parceiros associados, como organizações da sociedade civil, governos estaduais e municipais, agências públicas e privadas de apoio ao desenvolvimento, associações empresariais e sindicais etc. De maneira geral, os diálogos setoriais são formalizados em um Memorando de Entendimento, ou documento equivalente, mas também podem decorrer informalmente, desde que os intercâmbios sejam mantidos regularmente. No quadro do programa bilateral de cooperação do período 2007-2013, UE e Brasil estabeleceram um instrumento denominado Projeto de Apoio aos Diálogos Setoriais UE-Brasil, cujo objetivo geral é contribuir para o progresso e aprofundamento

10 da Parceria Estratégica Brasil - UE e das suas relações bilaterais, por meio do apoio ao desenvolvimento de diálogos setoriais em temas de interesse mútuo, intercâmbio de conhecimentos e troca de experiências. A Direção Nacional do Projeto (DNP), inserida no Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão (MP), é responsável pela coordenação desse Projeto. 1.2. BENEFICIÁRIOS Os beneficiários diretos das ações apoiadas pelo projeto são os Ministérios e as Agências do Governo Federal brasileiro e correspondentes Direções Gerais e Agências da União Europeia que participem de Diálogos específicos. Outras entidades, como as organizações da sociedade civil, os governos estaduais e municipais, as agências públicas e privadas de apoio ao desenvolvimento, a comunidade científica e tecnológica e as associações empresariais e sindicais, entre outras, também podem ser parceiras dos diálogos e, portanto, beneficiárias do projeto. A Proposta de Ação, entretanto, deve ser sempre encaminhada à DNP por um beneficiário direto. 1.3. ATIVIDADES PASSÍVEIS DE APOIO PELO PROJETO Cada ação proposta para cofinanciamento do projeto poderá contemplar até quatro tipos de atividades, descritas abaixo (A1, A2, B1 e B2). Ressalte-se que os beneficiários brasileiros deverão apresentar contrapartida de, no mínimo, 25% do valor apoiado pelo Projeto. Essa contrapartida poderá ser financeira ou não financeira, podendo também ser oriunda do seu próprio orçamento ou mobilizada junto a outras entidades brasileiras, públicas, privadas ou da sociedade civil. Conheça os tipos de atividades apoiadas pelo Projeto: A-1) Elaboração de estudos O projeto pode apoiar a realização de estudos específicos (setoriais e temáticos, comparativos e de benchmarking UE-Brasil etc.), visando essencialmente o aprofundamento técnico de temas abordados nos

PROJETO APOIO AOS DIÁLOGOS SETORIAIS UNIÃO EUROPEIA - BRASIL MANUAL DE EXECUÇÃO 11 diálogos e/ou um melhor conhecimento das políticas e programas adotados por cada uma das partes. A-2) Assistência técnica especializada O projeto poderá disponibilizar equipes de peritos de alto nível para o desenvolvimento de tarefas específicas necessárias ao aprofundamento dos temas tratados nos diálogos e/ou à exploração dos seus resultados, tais como preparação de análises e pareceres sobre temas sensíveis e/ou de elevada complexidade técnica, apoio e aconselhamento aos parceiros durante a discussão desses temas, elaboração de estratégias e planos de ação para pôr em prática recomendações dos diálogos, capacitação de pessoal para a execução desses planos e avaliação dos seus resultados, entre outras. B-1) Apoio logístico à realização de missões técnicas no âmbito dos diálogos Esta modalidade de apoio visa facilitar a participação de servidores públicos e outras pessoas ligadas aos diálogos em congressos, seminários, reuniões etc. Inclui, também, a possibilidade de estágios e outras ações de intercâmbio entre parceiros. Esses serviços poderão incluir também a gestão da logística de viagem e estadia dos integrantes da missão (reserva, aquisição, alteração, cancelamento e entrega de bilhetes de transporte, reserva e cancelamento de hotéis e pagamento de diárias). B-2) Apoio logístico à organização de eventos no âmbito dos diálogos Esta modalidade de apoio visa cooperar com o beneficiário na organização de conferências, seminários, reuniões de trabalho etc. Esses serviços poderão incluir: preparação, edição e impressão de documentos de suporte e elementos de visibilidade; seleção e recrutamento de moderadores e coordenadores; aluguel de salas e equipamentos; gestão da logística de viagem e estadia dos peritos e dos colaboradores eventuais (reserva, aquisição, alteração,

12 cancelamento e entrega de títulos de transporte, reserva e cancelamento de hotéis, organização de transporte local, pagamento de diárias etc.); fornecimento de serviços de acolhimento, secretariado, tradução e interpretação; fornecimento de coffee break e bebidas não alcoólicas durante os eventos; preparação, edição e impressão de documentos finais (conclusões e recomendações, declarações, comunicados de imprensa e outras mídias etc). Note-se que o orçamento do projeto é dividido em duas rubricas independentes: A) Consultoria ou conhecimento especializado Custeia honorários dos peritos, assim como as diárias e viagens a eles associados. O solicitante deve limitar-se a definir com precisão o perfil técnico desejado do perito e estabelecer o número necessário de dias úteis de trabalho para a realização da atividade. B) Despesas acessórias Custeiam um amplo leque de despesas para facilitar a materialização dos diálogos: Viagens e diárias dos colaboradores eventuais (servidores públicos brasileiros ou outras pessoas que participem de encontros, reuniões ou missões técnicas etc.) Serviços de interpretação, tradução de textos, publicação etc. Serviços de apoio logístico aos encontros e eventos, como publicidade, banners, programas, áudio, coffee breaks, deslocamentos locais etc. Não são custeadas despesas com almoços, jantares, bebidas alcoólicas, apresentações musicais ou outros serviços de entretenimento e similares. Não é possível movimentar recursos entre as duas rubricas orçamentárias.

PROJETO APOIO AOS DIÁLOGOS SETORIAIS UNIÃO EUROPEIA - BRASIL MANUAL DE EXECUÇÃO 13 1.4. ÁREAS GEOGRÁFICAS ABRANGIDAS PELO PROJETO As ações poderão ser executadas no Brasil ou na União Europeia. 1.5. ESTRUTURA DE GESTÃO DO PROJETO A gestão do projeto se dá mediante a interface dos seguintes atores: a. Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão (MP) b. Delegação da União Europeia no Brasil (DELBRA) c. Prestadora de Serviços d. Parceiros institucionais (beneficiários diretos) e. Comitê Consultivo Abaixo estão descritas as responsabilidades de cada um dos atores mencionados: Responsabilidades do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão O MP, por meio do Diretor Nacional do Projeto, é responsável por assegurar a coordenação global da execução do projeto em todos os seus aspectos relevantes, especialmente em termos de eficiência, transparência, participação, visibilidade e sustentabilidade, com as seguintes atribuições: Publicar os Editais de Lançamento das Convocatórias; Instituir a Comissão de Avaliação para apreciação das Propostas de Ação; Garantir a gestão adequada do projeto; Programar, coordenar, supervisionar e acompanhar a execução das atividades do projeto, incluindo a recepção e o tratamento das demandas de apoio aos parceiros institucionais e o encaminhamento tempestivo dos pedidos de assistência técnica à Delegação da UE; Procurar a complementaridade operacional das ações com outras que estejam em curso no Brasil, fomentando, ainda, iniciativas,

14 nos níveis nacional e europeu, susceptíveis de multiplicar as ações realizadas; Facilitar a comunicação entre as entidades intervenientes no projeto e os respectivos parceiros institucionais; Fazer o acompanhamento e a avaliação global das atividades do projeto; Zelar para que os recursos disponibilizados pela UE sejam utilizados com eficiência; Acompanhar o desempenho das atividades e elaborar relatórios semestrais de progresso; Fornecer orientações e ferramentas de apoio aos parceiros institucionais na execução das atividades como, por exemplo, na elaboração de Termos de Referência, formulários de avaliação, relatórios e outros documentos relevantes; Fornecer à Delegação da UE e/ou às equipes de avaliação informações e dados sobre a execução técnica e administrativa do projeto; Assegurar o secretariado do Comitê Consultivo. Responsabilidades dos Parceiros institucionais Os Parceiros institucionais beneficiários coordenam e supervisionam diretamente as ações dos diálogos setoriais para as quais tenham solicitado apoio e têm as seguintes atribuições: Designar um interlocutor permanente para centralizar a comunicação com a Direção Nacional do Projeto (DNP) e com os demais intervenientes do projeto; Cumprir os itens do termo de compromisso constante no formulário eletrônico da Proposta de Ação; Elaborar os Termos de Referência e demais documentos para apresentação de candidatura; Coordenar as atividades dos peritos disponibilizados pelo projeto em conformidade com os Termos de Referência;

PROJETO APOIO AOS DIÁLOGOS SETORIAIS UNIÃO EUROPEIA - BRASIL MANUAL DE EXECUÇÃO 15 Assegurar a necessária articulação com o Diretor do Projeto, atestando os serviços prestados; Elaborar os relatórios de execução; Promover a divulgação da ação, utilizando sempre a logomarca do projeto; Disponibilizar à DNP os documentos e produtos gerados a partir das ações apoiadas e em conformidade com os Termos de Referência, incluindo a documentação relativa ao cumprimento da contribuição nacional. Responsabilidades da Delegação da União Europeia no Brasil (DELBRA) A Delegação da União Europeia contratará e colocará à disposição do projeto serviços de assistência técnica e logística, por meio de uma Prestadora de Serviços que apoiará as tarefas de programação, coordenação, execução, monitoramento e avaliação. Nesse contexto, a Delegação da UE tem como atribuições: Assegurar a gestão administrativa e financeira do contrato de prestação de serviços celebrado com recursos da UE, visando apoiar o projeto; Endossar o conjunto das ações propostas, encaminhado pelo Diretor do Projeto, após a apreciação e recomendação deste; Encaminhar, tempestivamente, à Prestadora de Serviços contratada, os pedidos de assistência técnica e de logística submetidos pela DNP, de acordo com os procedimentos incluídos neste manual de execução; Participar na Comissão de Avaliação de candidaturas; Participar das reuniões do Comitê Consultivo; Encaminhar à DNP cópia dos relatórios financeiros e outros fornecidos pela Prestadora de Serviços contratada pela UE para prestar assistência ao projeto.

16 Responsabilidades do Comitê Consultivo O Comitê Consultivo (CC) tem como função principal acompanhar a execução do projeto. O CC se reúne antes de cada convocatória e, extraordinariamente, sempre que solicitado pelos seus membros, desenvolvendo suas atividades de acordo com um Regulamento Interno. Ao Comitê Consultivo cabem as seguintes responsabilidades: Assegurar a coordenação intersetorial necessária à execução do projeto; Pronunciar-se sobre a orientação geral e a linha de ação do projeto; Acompanhar a execução do projeto; Emitir recomendações. O Comitê Consultivo é presidido pela Agência Brasileira de Cooperação do Ministério das Relações Exteriores do Brasil e composto por um representante do Departamento da Europa do Ministério das Relações Exteriores do Brasil; um representante do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão; dois representantes da Delegação da União Europeia no Brasil e pelo Diretor Nacional do Projeto, que exercerá o secretariado do Comitê. Podem igualmente participar das reuniões do Comitê, como observadores, um representante de cada uma das missões diplomáticas dos Estados Membros da União Europeia no Brasil, bem como um representante de cada um dos parceiros institucionais diretamente envolvidos nos diálogos ativos ou outras entidades de interesse do Projeto.

PROJETO APOIO AOS DIÁLOGOS SETORIAIS UNIÃO EUROPEIA - BRASIL MANUAL DE EXECUÇÃO 17 2. CANDIDATURA As ações a serem cofinanciadas pelo projeto serão escolhidas mediante processo seletivo iniciado com a publicação do Edital de Lançamento da Convocatória, realizado pelo menos uma vez ao ano e divulgado para os parceiros institucionais por meio de Ofício Circular encaminhado pelo MP. O link para acessar o formulário de Proposta de Ação encontra-se no Anexo I. As convocatórias serão divididas em duas fases: 1) Proposta de Ação É a etapa de pré-qualificação das propostas realizada pela Comissão de Avaliação do projeto 2) Termo de Referência É a etapa de detalhamento das ações préqualificadas. O TdR é o documento em que serão especificados a importância da ação para o diálogo, os objetivos e resultados da ação e os peritos e os serviços requeridos ao projeto, de acordo com o roteiro contido no Anexo II deste manual. 2.1. FLUXOGRAMA DO PROCESSO DE CONVOCATÓRIA Início O MP lança a convocatória por meio de ofício, newsletter e divulgação na internet Parceiros institucionais apresentam a Proposta de ação Pedidos são avaliados pela Comissão de Avaliação A Proposta de ação atende aos requisitos? MP encaminha ofício com atividades e recursos disponibilizados e data limite para apresentação dos Termos de Referência Termo de Referência (TdR) é elaborado pelo parceiro institucional TdR é encaminhado para a DNP no prazo estabelecido NÃO MP encaminha ofício explicitando as razões do indeferimento DNP analisa o TdR e solicita eventuais ajustes que se fizerem necessário DNP encaminha o TdR à DELBRA solicitando a não objeção DELBRA emite a não objeção e encaminha o TdR à prestadora de serviços para implementação das atividades das ações Parceiro institucional emite o Relatório Final A atividade é executada

18 2.2. ETAPAS DA CANDIDATURA Proposta de Ação Etapa de pré-qualificação das propostas. Os candidatos deverão preencher o formulário eletrônico disponível no endereço eletrônico citado no Anexo II e, ao final, clicar em enviar. As propostas NÃO deverão ser encaminhadas à DNP na forma impressa. As propostas deverão atender aos seguintes requisitos: A Proposta de Ação deverá ser encaminhada no prazo estipulado pelo MP no edital da convocatória. Deverá constar um De Acordo do parceiro da União Europeia (nível hierárquico de Diretor ou superior) com relação à atividade específica cujo apoio é solicitado ao projeto. A ação deverá estar claramente descrita e identificada no âmbito de um diálogo. Deve constar a data e/ou o período de realização da ação, observando a vigência da convocatória. Deverão estar descritos, ainda que de forma sucinta, os serviços a serem solicitados ao projeto e também aqueles que serão computados como contribuição dos parceiros institucionais. Deverão ser especificados claramente o produto e o resultado esperado da ação. Após o encerramento do prazo de envio das propostas de ação, a Comissão de Avaliação analisa as propostas recebidas, observando os requisitos citados e as particularidades do Edital de Lançamento da Convocatória. O resultado é divulgado aos parceiros institucionais via ofício e newsletter eletrônica e disponibilizado no portal. Termo de Referência Após aprovada a ação, deve-se preencher o Termo de Referência (TdR) de forma on-line, por meio de formulário disponível na área restrita (acesso com login e senha) do site do projeto (www.dialogossetoriais.org), e encaminhado via sistema com, no

PROJETO APOIO AOS DIÁLOGOS SETORIAIS UNIÃO EUROPEIA - BRASIL MANUAL DE EXECUÇÃO 19 mínimo, 45 dias de antecedência do início das atividades. Após o envio, o Termo de Referência deverá ser impresso, assinado e encaminhado à Direção Nacional do Projeto. O formulário eletrônico demandará o detalhamento dos seguintes itens: 1. Informações gerais 2. Descrição da Ação 2.1 Objetivo geral 2.2 Objetivo(s) específico(s) 2.3 Resultados esperados 2.4 Serviços requeridos 3. Categoria e perfil dos peritos (caso a ação envolva a contratação de peritos) 4. Local e período de realização da ação (cronograma de implementação da ação) 5. Orçamento global da ação, especificando os valores solicitados ao projeto e a contribuição nacional, que deverá ser de, no mínimo, 25% do valor apoiado pelo projeto. Nos serviços requeridos devem estar detalhados todos os itens que serão financiados pelo projeto. Em caso de contratação de peritos, é necessária a definição de uma das três categorias: sênior externo; sênior local; ou júnior local. No que se refere ao local e duração da ação, é preciso indicar onde a ação ocorrerá e apresentar um cronograma de atividades, com as datas especificadas. Ressalte-se que o Termo de Referência (TdR) deverá ser encaminhado à DNP pelo menos 45 dias antes do início das atividades. Após entregue, o TdR poderá ser alterado uma única vez, por meio de expediente oficial endereçado ao Diretor Nacional do Projeto, com pelo menos três semanas de antecedência do início da execução da ação.

20 A aplicação do regulamento que estabelece as regras de elegibilidade previstas pelos fundos da UE no que se refere ao cofinanciamento está a cargo da Prestadora de Serviços. Contudo, a avaliação sobre a adequação, oportunidade e estimativa das despesas apresentadas é de responsabilidade da gestão do projeto, de acordo com o quadro abaixo: Tipologia de despesas Peritos Consultoria ou conhecimento especializado Despesas acessórias Apoio à organização de eventos Regras gerais O valor recebido pelos peritos compreende honorários, alojamento, alimentação e transporte ao local de prestação do serviço. Poderão ser contratados palestrantes e moderadores na rubrica peritos ; As viagens são realizadas sempre em classe econômica; Servidores públicos brasileiros ou da União Europeia não poderão receber honorários pelo projeto e, portanto, não poderão ser contratados como peritos. No entanto, poderão ser considerados colaboradores eventuais, apoiadores ou palestrantes convidados. Nesses casos, os seus custos serão carregados na rubrica despesas acessórias ; Não serão pagas despesas relacionadas a gratificações, horas extras, prêmios e outros abonos similares. Serão elegíveis os gastos com o pagamento de serviços prestados por entidade externa, responsável pela concepção e realização de eventos, desde que sejam cumpridos os princípios normativos brasileiros e da UE em matéria de concorrência. Todo o procedimento administrativo, desde a autorização da realização da despesa até a celebração do contrato, deverá ser remetido à DNP para devida apreciação; Serão igualmente considerados elegíveis: i) aluguel e organização de espaço físico; ii) concepção e edição de material de promoção e divulgação de eventos; iii) aluguel de equipamento audiovisual; iv) aluguel de equipamento de tradução e serviço de tradução simultânea consoante à participação estrangeira nos eventos; v) coffee break; vi) serviço de transporte e recepção para participantes; Todas as atividades de publicidade e divulgação da ação realizadas no âmbito da candidatura deverão ser realizadas com observância dos normativos nacionais e da UE em matéria de informação e publicidade; continua

PROJETO APOIO AOS DIÁLOGOS SETORIAIS UNIÃO EUROPEIA - BRASIL MANUAL DE EXECUÇÃO 21 O projeto não contribuirá para despesas de deslocamento e estadia de participantes dos eventos apoiados; Não serão elegíveis despesas como almoços, jantares, bebidas alcoólicas, apresentações musicais ou outros serviços de entretenimento, dentre outros. Excluem-se, ainda, despesas para aquisição de equipamentos. Despesas acessórias Emissão de passagens e pagamento de diárias As passagens aéreas serão custeadas em classe econômica e considerarão o menor preço de mercado; No caso de viagens de servidores públicos brasileiros de qualquer esfera de governo, as diárias serão calculadas de acordo com a tabela de referência de per diems da União Europeia; Em casos especiais devidamente justificados, a DNP poderá arbitrar um valor inferior de diárias, desde que a DELBRA não apresente objeção.

22 3. IMPLEMENTAÇÃO, ACOMPANHAMENTO E ENCERRAMENTO DAS AÇÕES 3.1. IMPLEMENTAÇÃO Após análise e se necessários ajustes no Termo de Referência, a DNP encaminha o documento à DELBRA, que emite sua não objeção (caso aprove a ação) e remete o TdR à prestadora de serviços contratada para a execução dos recursos da UE. Detalhamos, a seguir, os procedimentos para implementação e encerramento de cada tipo de atividade. Para a realização de estudos e de assistência técnica especializada (rubrica orçamentária Consultoria ou conhecimento especializado ), são elegíveis as seguintes atividades: Mobilização e contratação de peritos especializados; Apoio logístico aos peritos; Outros serviços complementares, que farão parte da rubrica despesas acessórias, requeridos para promover, conforme o caso, a divulgação dos estudos e dos resultados da assistência técnica tanto no Brasil como na União Europeia (ex.: tradução, edição, publicação, divulgação nos meios de comunicação etc). De posse do Termo de Referência, a Prestadora de Serviços, contratada para a execução dos recursos da UE, busca os peritos de acordo com as especificações contidas no documento e envia à DNP pelo menos três currículos para análise. A seleção dos peritos é feita pelo Parceiro Institucional no Relatório de Avaliação Curricular, com o de acordo da DNP. De posse do Relatório de Avaliação Curricular, a Prestadora de Serviços contrata o perito selecionado e providencia as medidas necessárias para a realização do trabalho desse perito, como pagamento de diárias e emissão de passagens aéreas de ida e volta do local de sua residência até o local onde serão realizados os trabalhos de estudo ou assistência técnica. Se forem necessários outros deslocamentos, os custos dessas viagens farão parte da rubrica despesas acessórias.

PROJETO APOIO AOS DIÁLOGOS SETORIAIS UNIÃO EUROPEIA - BRASIL MANUAL DE EXECUÇÃO 23 Importante mencionar que os parceiros não poderão indicar peritos para as ações. A Prestadora de Serviços deverá buscar em seu banco de dados peritos que se ajustem ao perfil requerido e às datas solicitadas. Não cabe à DNP e nem aos beneficiários interferir nas questões contratuais entre os peritos e a Prestadora de Serviços. Para a realização do estudo temático ou da prestação de assistência técnica, cabe ao parceiro institucional brasileiro: Acompanhar e apoiar os peritos em suas atividades; Preparar os documentos e dados necessários, além de fornecer orientação sobre a localização das fontes de informação; Organizar encontros, reuniões, debates e a apresentação preliminar dos resultados do estudo/assistência técnica; Promover a divulgação do estudo ou dos resultados da assistência técnica. Comprovar a realização dos trabalhos para os quais o perito foi contratado, assinando o time sheet. Atestar os produtos resultantes do trabalho do perito para efeito de pagamento. A implementação de visitas técnicas/missões e de logística de eventos em geral (rubrica orçamentária Despesas Acessórias ) se dará da seguinte maneira: Missões e visitas técnicas recíprocas e outras ações de intercâmbio O parceiro institucional brasileiro deverá apresentar à DNP os nomes dos servidores que participarão nas missões, com antecedência mínima de 45 dias, bem como o detalhamento da viagem (itinerário, datas da missão, cronograma de visitas/reuniões, deslocamentos internos etc). De posse desses dados, a Prestadora de Serviços providenciará as passagens e diárias e, caso necessário, informações sobre os locais de hospedagem. Caso a missão seja de servidores brasileiros ao exterior, o parceiro institucional deverá providenciar o afastamento do País conforme normas da administração pública brasileira em vigor. Além disso,

24 qualquer custo decorrente de alteração ou cancelamento de passagens já emitidas será de inteira responsabilidade do parceiro institucional brasileiro. Logística de eventos em geral A Prestadora de Serviços responsabiliza-se, conforme o limite de apoio aprovado pela DNP, pela logística do evento e pela mobilização dos palestrantes convidados, providenciando passagens e diárias, de acordo com os serviços requeridos no Termo de Referência. Em caso de eventos, o Termo de Referência deverá ser enviado à DNP com antecedência mínima de 45 dias. Conforme os itens do TdR, a Prestadora de Serviços deverá enviar uma proposta orçamentária à DNP com 20 dias de antecedência do evento para ser aprovada. O parceiro institucional será responsável pelas seguintes tarefas: Preparar o programa e o calendário do evento; Definir a lista de convidados; Elaborar convite e controlar inscrições; Divulgar o evento por intermédio dos meios de comunicação e da página web do projeto; Solicitar, aos palestrantes, textos, apresentações em power point ou documentos similares que poderão ser distribuídos aos participantes e disponibilizados na página web do projeto; Realizar e tabular a avaliação de reação dos participantes no último dia do evento.

PROJETO APOIO AOS DIÁLOGOS SETORIAIS UNIÃO EUROPEIA - BRASIL MANUAL DE EXECUÇÃO 25 3.2. ACOMPANHAMENTO O acompanhamento da execução física da ação poderá ser realizado das seguintes formas: Realização de reuniões da DNP com os parceiros institucionais, com o objetivo de obter informações sobre o andamento da ação aprovada. Essas reuniões poderão servir, inclusive, de suporte para o acompanhamento global do projeto, identificando dificuldades e lições aprendidas, formas de promover a sustentabilidade dos diálogos setoriais iniciados e fomentando novas oportunidades de diálogos. Participação presencial da DNP em eventos, missões ou outras atividades relacionadas às ações apoiadas pelo projeto ou promovidas pelo parceiro institucional no âmbito do diálogo setorial correspondente. Análise do relatório de execução da ação: conforme explicitado no item Encerramento da Ação, é solicitado aos parceiros institucionais beneficiários o envio, à DNP, do relatório de execução da ação (Anexo III). Esse relatório deverá refletir de forma detalhada a evolução física e financeira da ação, devendo ser justificada qualquer alteração face ao financiamento aprovado. Caso o parceiro institucional não consiga cumprir o cronograma aprovado, deverá informar à DNP, dentro do prazo de vigência da ação, os motivos que conduziram à situação de atraso e solicitar formalmente, se for o caso, uma reprogramação da ação ou o seu encerramento. 3.3. ENCERRAMENTO DA AÇÃO Em até 45 dias após a finalização da ação, o parceiro institucional deve encaminhar à DNP: Relatório de execução da ação (Anexo III), em meio físico e eletrônico, incluindo os seguintes anexos, conforme o caso: documento contendo o trabalho do perito (estudo ou resultados da assistência técnica prestada), cópia de apresentações

26 dos peritos ou palestrantes, memórias de reuniões, material distribuído nos eventos, material de divulgação etc. Documentos que comprovem as despesas realizadas como contribuição nacional. Informação de links/sites de notícias publicadas sobre a ação. Relatório de viagem, cartões de embarque e documentos comprobatórios das atividades realizadas, em caso de missão técnica.