DECISÃO NORMATIVA N 019, DE 05 DE DEZEMBRO DE 2012

Transcrição

1 DECISÃO NORMATIVA N 019, DE 05 DE DEZEMBRO DE 2012 Altera os artigos 2º e 5º, o Anexo I (Módulos I e II), Anexo II e Anexo III da Instrução Normativa TCE/MA n.º 25, de 30 de novembro de 2011, e disciplina formas de organização de documentos. Publicada no DOJ de O TRIBUNAL DE CONTAS DO ESTADO DO MARANHÃO, no uso de suas atribuições legais e regimentais: CONSIDERANDO o que dispõem os artigos 151, 1º, e 172, inciso I, e 3º, da Constituição Estadual, com a redação dada pela Emenda Constitucional n.º 33, de 14 de dezembro de 2000, que estabelecem a competência do Tribunal de Contas do Estado, enquanto órgão de controle externo, para apreciar as contas prestadas anualmente pelos(as) Prefeitos(as) Municipais, mediante parecer prévio; CONSIDERANDO o disposto nos incisos II e VIII do artigo 172 da Constituição Estadual, que estabelecem a competência do Tribunal de Contas do Estado, enquanto órgão de controle externo, para julgar as contas dos administradores e demais responsáveis por dinheiro, bens e valores públicos da administração direta e indireta, inclusive fundações e sociedades instituídas e mantidas pelo Poder Público Municipal, e as contas daqueles que derem causa à perda, extravio ou outra irregularidade de que resulte prejuízo ao erário municipal, e para aplicar aos responsáveis, em caso de ilegalidade de despesa ou irregularidade de contas, as sanções previstas em lei; CONSIDERANDO que, em face do disposto no artigo 70, parágrafo único, da Constituição Federal e no artigo 151, 3º, da Constituição Estadual, deverá prestar contas qualquer pessoa física ou jurídica, pública ou privada, que utilize, arrecade, guarde, gerencie ou administre dinheiro, bens e valores públicos ou pelos quais o Município responda ou que, em nome deste, assuma obrigações de natureza pecuniária;

2 RESOLVE Art. 1.º Alterar os artigos 2.º e 5.º da Instrução Normativa TCE/MA n.º 25, de 30 de novembro de 2011, que passam a vigorar com as seguintes redações: Art. 2.º Os documentos e peças relacionados nos Anexos I (Módulo I, Módulo II, Módulo III-A e Módulo III-B), II e III desta Instrução Normativa deverão estar organizados em formato PDF (Portable 2 Document Format), situados em diretório raiz de mídia eletrônica de memória USB flash drive (Pen Drive). 1.º Os arquivos de imagem que compõem uma peça devem ser reunidos em um mesmo documento e exportados para o formato PDF, assim como os documentos em formato texto. 2.º As digitalizações, conversão da fiel imagem de um documento físico para o código digital, deverão ser: a) realizadas de forma a manter a integridade, a autenticidade e a confidencialidade dos documentos digitais; b) perfeitamente legíveis; c) geradas em PDF pesquisável por texto, mediante utilização das ferramentas de OCR (Optical Character Recognition). 3.º Os documentos e peças emitidos por sistemas próprios ou licenciados de processamento de dados deverão ser gerados em PDF pesquisável por texto. 4.º Os documentos e peças, apresentados de acordo com o caput deste artigo, deverão ser organizados e numerados conforme a sequência estabelecida nos Anexos I (Módulo I, Módulo II, Módulo III-A e Módulo III-B), II e III da presente Instrução Normativa e suas alterações posteriores. 5.º Observado o caput deste artigo, os documentos e peças apresentados em pen drive deverão estar agrupados da seguinte forma: a) Anexo I, Módulo I conjunto próprio de mídias eletrônicas; b) Anexo I, Módulo II (inclusive Quadros n. os 01, 02 e 03 do Anexo III) conjunto próprio de mídias eletrônicas; c) Anexo I, Módulo III-A (inclusive Quadros n. os 01, 02 e 03 do Anexo III) conjunto próprio de mídias eletrônicas para cada Empresa Pública ou Sociedade de Economia Mista; d) Anexo I, Módulo III-B (inclusive Quadros n. os 01, 02 e 03 do Anexo III) conjunto próprio de mídias eletrônicas para cada Autarquia, Fundação Pública ou Fundo de Natureza Contábil;

3 eletrônicas; e) Anexo II (inclusive Quadros n. os 01, 02 e 03 do Anexo III) conjunto próprio de mídias 6.º O responsável pela prestação de contas anual deverá apresentar, no ato de entrega, ofício circunstanciado, declarando que a apresenta perante o Tribunal de Contas em mídia eletrônica, assegurando que se encontra em conformidade com todos os atos normativos deste Tribunal e responsabilizando-se pelo inteiro teor dessas informações. 7.º Para o fiel cumprimento do que dispõe o 7.º do art. 5º da Instrução Normativa TCE/MA n.º 009, de 2 de fevereiro de 2005, o servidor, detentor de cargo efetivo ou em comissão, responsável pelo processamento dos documentos contábeis e dos balanços gerais relacionados nos Anexos I e II, devidamente habilitado junto ao Conselho Regional de Contabilidade, apresentará declaração de responsabilidade técnica, conforme o modelo disponível no endereço eletrônico do Tribunal de Contas do Estado do Maranhão ( por ocasião da entrega da prestação de contas. 8.º O modelo do ofício previsto no 6.º deste artigo será disponibilizado no endereço eletrônico do Tribunal de Contas do Estado do Maranhão ( Art. 5.º Integrarão a prestação de contas dos gestores públicos relacionados nos Anexos I (Módulo II, Módulo III-A e Módulo III-B) e II desta Instrução Normativa o Quadro n.º 01 Licitações do Exercício por Unidade Orçamentária e Modalidade (Código 5.01), o Quadro n.º 02 Licitações de Exercícios Anteriores com Execução no Exercício por Unidade Orçamentária e Modalidade (Código 5.02) e o Quadro n.º 03 Empenhos por Unidade Orçamentária (Código 5.03). 1.º As informações inseridas nos quadros a que se refere o caput deste artigo deverão ser organizadas em ordem cronológica. 2.º O Quadro n.º 03 Empenhos por Unidade Orçamentária (Código 5.03) poderá ser substituído por relatório gerado pelo sistema de contabilidade, desde que atenda às informações solicitadas. Art. 2.º Alterar os Anexos I e II da Instrução Normativa TCE/MA n.º 25/2011: I as alíneas a.1 e a.2 do item III do Módulo I do Anexo I passam a vigorar com as seguintes redações:

4 ANEXO I DOCUMENS QUE COMPÕEM A PRESTAÇÃO DE CONTAS DO PREFEI MUNICIPAL MÓDULO I - BALANÇOS GERAIS E SEUS COMPONENTES NOME DESCRIÇÃO ARQUIVO III - de natureza contábil: a.1) resultados gerais do exercício demonstrados no Balanço Orçamentário, no Balanço Financeiro, nas Demonstrações das Variações Patrimoniais, no Balanço Patrimonial, na Demonstração dos Fluxos de Caixa e, facultativamente, na Demonstração do Resultado Econômico, segundo o Manual de Contabilidade Aplicada ao Setor Público (MCASP), acompanhados dos quadros demonstrativos constantes dos Anexos n os. 1, 2, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 16 e 17 da Lei Federal n.º 4.320, de 17 de março de 1964, incluindo as alterações e atualizações editadas pelo órgão central do sistema de contabilidade federal ou, alternativamente, até o exercício financeiro de 2014 (relativamente a 2013), conforme o item a.2 deste anexo (Código ); a.2) resultados gerais do exercício demonstrados no Balanço Orçamentário, no Balanço Financeiro, no Balanço Patrimonial e na Demonstração das Variações Patrimoniais, comprovadamente publicados, segundo os Anexos n os. 12, 13, 14 e 15 e os quadros demonstrativos constantes dos Anexos n os. 1, 2, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 16 e 17 da Lei Federal n.º 4.320/1964, incluindo as alterações e atualizações editadas pelo órgão central do sistema de contabilidade federal; b) plano de contas adotado pelo serviço de contabilidade para registrar, pelo método das partidas dobradas, os atos e fatos administrativos ocorridos no exercício financeiro, presentes os sistemas utilizados na contabilidade pública e as peculiaridades da administração municipal, contemplando: 1. o elenco de contas componentes do plano, especificando cada uma delas; 2. a função das contas, explicitando o que se registra, para que ela serve e qual o papel que desempenha na escrituração; 3. o funcionamento das contas, com a descrição das hipóteses em que ela é debitada ou creditada; II o item VIII do Módulo II do Anexo I passa a vigorar com a seguinte redação:

5 ANEXO I DOCUMENS QUE COMPÕEM A PRESTAÇÃO DE CONTAS DO PREFEI MUNICIPAL MÓDULO II - BALANCETES MENSAIS E COMPROVANTES DE RECEITA E DESPESA NOME ARQUIVO VIII agrupados mensalmente: DESCRIÇÃO a) cópia integral do(s) processo(s) licitatório(s), inclusive de inexigibilidade e de dispensa, acompanhado(s) do(s) respectivo(s) contrato(s) administrativo(s), termo(s) aditivo(s) e ato(s) constitutivo(s) da(s) comissão(ões) de licitação; b) notas de empenho e alterações de créditos processadas no período; c) ordens de pagamento efetuadas no período, devidamente preenchidas e identificadas, acompanhadas de notas fiscais, faturas, recibos, folhas de pagamento ou outra comprovação legalmente aceita, atendido ao disposto no art. 64, parágrafo único, da Lei Federal n.º 4.320/1964; III os itens II, IV e VI do Anexo II passam a vigorar com as seguintes redações:

6 ANEXO II DOCUMENS QUE COMPÕEM A PRESTAÇÃO DE CONTAS DO PRESIDENTE DA CÂMARA DE VEREADORES NOME DESCRIÇÃO ARQUIVO II relatório sobre a gestão orçamentária, financeira e patrimonial do exercício, destacando, além do cumprimento das normas de direito financeiro e finanças públicas aplicáveis, todos os fatos e eventos que, direta ou indiretamente, repercutiram na gestão do exercício; [...] IV relação dos créditos adicionais abertos em favor da Câmara Municipal, acompanhada das cópias dos respectivos decretos; [...] VI agrupados mensalmente: a) cópia integral do(s) processo(s) licitatório(s), inclusive de inexigibilidade e de dispensa, acompanhado(s) do(s) respectivo(s) contrato(s) administrativo(s), termo(s) aditivo(s) e ato(s) constitutivos da(s) comissão(ões) de licitação; b) notas de empenho e alterações de créditos processadas no período; c) ordens de pagamento efetuadas no período, devidamente preenchidas e identificadas, acompanhadas de notas fiscais, faturas, recibos, folhas de pagamento ou outra comprovação legalmente aceita, atendido ao disposto no art. 64, parágrafo único, da Lei Federal n.º 4.320/1964; acrescidos: Art. 3.º Os Anexos I e II da Instrução Normativa TCE/MA n.º 25/2011 passam a vigorar seguintes redações: I do item XII ao Módulo I e do item X ao Módulo II, ambos do Anexo I, com as

7 ANEXO I DOCUMENS QUE COMPÕEM A PRESTAÇÃO DE CONTAS DO PREFEI MUNICIPAL MÓDULO I - BALANÇOS GERAIS E SEUS COMPONENTES NOME DESCRIÇÃO ARQUIVO XII - certidão de regularidade, junto ao Conselho Regional de Contabilidade, do profissional que assina os documentos de natureza contábil, acompanhada de Declaração de Responsabilidade Técnica que certifique: a) regularidade dos documentos e comprovantes que deram origem aos registros contábeis; b) propriedade e regularidade desses registros; assim como c) regularidade na execução orçamentária da receita e da despesa. ANEXO I DOCUMENS QUE COMPÕEM A PRESTAÇÃO DE CONTAS DO PREFEI MUNICIPAL MÓDULO II - BALANCETES MENSAIS E COMPROVANTES DE RECEITA E DESPESA NOME DESCRIÇÃO ARQUIVO X - certidão de regularidade, junto ao Conselho Regional de Contabilidade, do profissional que assina os documentos de natureza contábil, acompanhada de Declaração de Responsabilidade Técnica que certifique: a) regularidade dos documentos e comprovantes que deram origem aos registros contábeis; b) propriedade e regularidade desses registros; assim como c) regularidade na execução orçamentária da receita e da despesa. II dos itens XV, XVI e XVII ao Anexo II, com as seguintes redações:

8 ANEXO II DOCUMENS QUE COMPÕEM A PRESTAÇÃO DE CONTAS DO PRESIDENTE DA CÂMARA DE VEREADORES NOME DESCRIÇÃO ARQUIVO XV relação dos responsáveis, com respectivos períodos de gestão, afastamentos e substituições: a) da mesa diretora; b) da contabilidade; c) da tesouraria; d) do almoxarifado; e e) do patrimônio XVI relação completa dos servidores, com a respectiva indicação da data de admissão, do cargo, do nível de escolaridade e do vencimento; XVII balancetes financeiros mensais relativos ao exercício: janeiro; fevereiro; março; abril; maio; junho; julho; agosto; setembro; outubro; novembro; dezembro. Art. 4.º O Anexo III da Instrução Normativa TCE/MA n.º 25/2011 passa a vigorar acrescido do Quadro n.º 01 Licitações do Exercício por Unidade Orçamentária e Modalidade (Código 5.01), do Quadro n.º 02 Licitações de Exercícios Anteriores com Execução no Exercício por Unidade Orçamentária e Modalidade (Código 5.02) e do Quadro n.º 03 Empenhos por Unidade Orçamentária (Código 5.03), anexos a esta Decisão Normativa. Parágrafo único. Fica revogado o Demonstrativo n.º 25 Quadro Sintético da Despesa Pública, do Anexo III da Instrução Normativa n.º 25/2011.

9 Art. 5.º Os documentos constantes do item VIII (Códigos a ) do Módulo II do Anexo I e do item VI (Códigos a ) do Anexo II da Instrução Normativa TCE/MA n.º 25/2011 deverão estar organizados da seguinte forma: I - alínea a cópia integral do(s) processo(s) licitatório(s), inclusive de inexigibilidade e de dispensa, acompanhado(s) do(s) respectivo(s) contrato(s) administrativo(s), termo(s) aditivo(s) e ato(s) constitutivo(s) da(s) comissão(ões) de licitação, consolidados em documento único, no mês a que se referirem, acrescidos dos seguintes termos à descrição do arquivo Procedimentos Licitatórios de (exemplos: Procedimentos Licitatórios de Janeiro ; Procedimentos Licitatórios de Fevereiro ; Procedimentos Licitatórios de Março, e assim sucessivamente); II - alíneas b notas de empenho e alterações de créditos processadas no período e c ordens de pagamento efetuadas no período, devidamente preenchidas e identificadas, acompanhadas de notas fiscais, faturas, recibos, folhas de pagamento ou outra comprovação legalmente aceita, atendido ao disposto no art. 64, parágrafo único, da Lei Federal n.º 4.320/1964, consolidadas em documento único, no mês a que se referirem, acrescidas dos seguintes termos à descrição do arquivo Processamento da Despesa em (exemplos: Processamento da Despesa em Janeiro ; Processamento da Despesa em Fevereiro ; Processamento da Despesa em Março ; e assim sucessivamente); 1.º Na hipótese de o município realizar a numeração de procedimento licitatório, de inexigibilidade e de dispensa, ou ainda, de empenho por secretaria ou órgão da administração direta, os arquivos deverão ser identificados do seguinte modo: Procedimentos Licitatórios de Janeiro Secretaria ou Órgão da Administração Direta e/ou Processamento da Despesa em Janeiro Secretaria ou Órgão da Administração Direta. 2.º Para o mês que não registrar a ocorrência de procedimento licitatório, inclusive de inexigibilidade ou de dispensa de licitação, ou ainda, de empenho, deverá ser criado arquivo contendo a declaração de que não houve movimentação. Art. 6.º Os documentos constantes do item XVII (Código ) do Módulo III-A e do item V (Código ) do Módulo III-B, ambos do Anexo I da Instrução Normativa TCE/MA n.º 25/2011, deverão ser organizados, alternativamente, das seguintes formas: I - consolidados anualmente em arquivos únicos (exemplos: e );

10 II - desdobrados, por competência mensal, em 12 (doze) arquivos sob mesma codificação, atribuindo-se à descrição dos arquivos a indicação do mês a que se referirem (exemplos: Janeiro ; Fevereiro, e assim sucessivamente); III - desdobrados, por competência mensal e natureza, em 24 (vinte e quatro) arquivos sob mesma codificação, atribuindo-se à descrição dos arquivos a indicação do conteúdo e do mês a que se referirem (exemplos: Procedimentos Licitatórios de Janeiro ; Processamento da Despesa em Janeiro; Procedimentos Licitatórios de Fevereiro ; Processamento da Despesa em Fevereiro, e assim sucessivamente). Art. 7.º Esta Decisão entra em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário. Publique-se e cumpra-se. Sala das Sessões do Tribunal de Contas do Estado do Maranhão, em São Luís, 05 de dezembro de Conselheiro EDMAR SERRA CUTRIM Presidente Este texto não substitui o publicado no DOJ de

11 QUADRO N.º 01 LICITAÇÕES DO EXERCÍCIO POR UNIDADE ORÇAMENTÁRIA E MODALIDADE (Código 5.01) (UNIDADE ORÇAMENTÁRIA) MODALIDADE: N. º PRO C. DAT A PARTICIPAN TES CONTRATAD O(S) OBJE CONTRA HOMOLOGA ÇÃO ASSINATU RA PUBLICAÇ ÃO MODALIDADE: N. º PRO C. DAT A PARTICIPAN TES CONTRATAD O(S) OBJE CONTRA HOMOLOGA ÇÃO ASSINATU RA PUBLICAÇ ÃO MODALIDADE: N. º PRO C. DAT A PARTICIPAN TES CONTRATAD O(S) OBJE CONTRA HOMOLOGA ÇÃO ASSINATU RA PUBLICAÇ ÃO Legenda: N.º - Número da licitação, da inexigibilidade ou da dispensa PROC. Número do processo administrativo DATA Data de abertura do processo licitatório, da inexigibilidade ou da dispensa PARTICIPANTES CNPJ/CPF do(s) participantes(s)/proponente(s) de preço CONTRATADO(S) CNPJ/CPF do(s) contratado(s) OBJE Descrição sucinta do objeto da licitação, da inexigibilidade ou da dispensa CONTRA Valor do contrato HOMOLOGAÇÃO Data da homologação do processo licitatório, da inexigibilidade ou da dispensa ASSINATURA Data da assinatura do contrato PUBLICAÇÃO Data da publicação da resenha do contrato

12 QUADRO N.º 02 LICITAÇÕES DE EXERCÍCIOS ANTERIORES COM EXECUÇÃO NO EXERCÍCIO POR UNIDADE ORÇAMENTÁRIA E MODALIDADE (Código 5.02) (UNIDADE ORÇAMENTÁRIA) MODALIDADE: N. º PRO C. DAT A PARTICIPAN TES CONTRATAD O(S) OBJE CONTRA HOMOLOGA ÇÃO ASSINATU RA PUBLICAÇ ÃO MODALIDADE: N. º PRO C. DAT A PARTICIPAN TES CONTRATAD O(S) OBJE CONTRA HOMOLOGA ÇÃO ASSINATU RA PUBLICAÇ ÃO MODALIDADE: N. º PRO C. DAT A PARTICIPAN TES CONTRATAD O(S) OBJE CONTRA HOMOLOGA ÇÃO ASSINATU RA PUBLICAÇ ÃO Legenda: N.º - Número da licitação, da inexigibilidade ou da dispensa PROC. Número do processo administrativo DATA Data de abertura do processo licitatório, da inexigibilidade ou da dispensa PARTICIPANTES CNPJ/CPF do(s) participantes(s)/proponente(s) de preço CONTRATADO(S) CNPJ/CPF do(s) contratado(s) OBJE Descrição sucinta do objeto da licitação, da inexigibilidade ou da dispensa CONTRA Valor do contrato HOMOLOGAÇÃO Data da homologação do processo licitatório, da inexigibilidade ou da dispensa ASSINATURA Data da assinatura do contrato PUBLICAÇÃO Data da publicação da resenha do contrato

13 QUADRO N.º 03 EMPENHOS POR UNIDADE ORÇAMENTÁRIA (Código 5.03) (UNIDADE ORÇAMENTÁRIA) NE TIPO DATA NAT. DESP. CREDOR EMP. REFORÇ. ANUL. LIQ. PG. O.B. CHEQUE A PAGAR Legenda: NE Número da nota de empenho NAT.DESP. Código da classificação orçamentária da despesa por natureza EMP. Valor empenhado REFORÇ. Alterações aumentativas do empenho, se houver ANUL. Alterações diminutivas do empenho, se houver LIQ. Valor da liquidação, se houver PG. Valor pago, se houver O.B. Número da Ordem Bancária, se houver CHEQUE Número do Cheque, se houver A PAGAR Valor do empenho a pagar, se houver