MANUAL DE PROCEDIMENTOS

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1 MANUAL DE PROCEDIMENTOS BIBLIOTECA ESCOLAR Agrupamento de Escolas Sudeste de Baião

2 Índice Introdução... 3 Circuito do Documento... 3 Seleção/Aquisição de Fundo Documental... 3 Entrada do Documento... 4 Registo... 4 Carimbagem... 5 Classificação... 5 Cotação... 6 Catalogação... 8 Indexação Arrumação CDU BE (Anexo I) Tabela FIAF (Anexo II) Tabela Classificação de Registos Sonoros (Anexo III)... 18

3 Introdução O Manual de Procedimentos visa fixar e uniformizar os procedimentos relativos ao tratamento técnico documental da Biblioteca Escolar do Agrupamento de Escolas do Sudeste do Concelho de Baião. É um documento aberto, em constante evolução, pelo que deve ser atualizado sempre que se manifeste necessário. Permite a uniformização e a continuidade nas decisões e critérios tomados. Daí que contenha toda uma série de medidas técnicas, entre as quais o tratamento documental nas suas várias componentes, que constitui, afinal, o circuito do documento na BE. - Seleção/Aquisição do Fundo Documental; - Entrada de documento; - Registo; - Carimbagem; - Classificação; - Cotação; - Catalogação; - Indexação; - Arrumação nas Estantes. Seleção/Aquisição de Fundo Documental Circuito do Documento A seleção e a aquisição do fundo documental pautam-se pelos seguintes critérios: - O Currículo Nacional; - O Projeto Curricular e o Projeto Educativo TEIP; - As necessidades educativas especiais e as origens multiculturais dos/as alunos/as; - O equilíbrio entre os níveis de ensino existentes na escola; - A constatação, por parte da equipa responsável, de lacunas no acervo documental (livro e não livro); - A solicitação de pareceres aos Departamentos Curriculares quanto às suas necessidades; - Os interesses do público-alvo; - Utilização da Caixa de Sugestões na BE, dirigida aos/às alunos/as e restante comunidade educativa; - As orientações da RBE;

4 - As sugestões do PNL; - As áreas curriculares, extracurriculares e lúdicas. Após a recolha das informações acima referidas, a equipa da BE analisa-as e seleciona, estabelecendo prioridades (tendo em atenção os setores mais deficitários e a verba disponível). A aprovação da seleção e respetiva aquisição da encomenda é de responsabilidade da Direção. Entrada do Documento Aquando da entrada do documento na Biblioteca, e antes de se iniciar o tratamento técnico, é imperioso verificar o estado geral de conservação: se está completo e sem danos, se todas as páginas estão corretamente impressas, etc. No caso de documentos audiovisuais deve verificar-se a sua operacionalidade. Registo O registo é uma operação administrativa que tem como objetivo a inventariação dos documentos que constituem o fundo documental (FD). Antes de se proceder ao registo de um documento, este deve ser analisado para se verificar se é necessário o seu registo, ou se é uma publicação efémera e sem interesse, em que apenas será colocado o carimbo da instituição. O registo deve ser feito informaticamente em Excel, nos ficheiros existentes para o efeito. Existem 3 tipos de ficheiros: - Inventário de Livros (registo de monografias); - Inventário Multimédia (registo de CD s Áudio, CD-Rom, DVD s e VHS); - Inventário de Jogos (registo de jogos). O número de registo é sequencial e no caso do material não livro acrescido de uma ou duas letras minúsculas (c CD s Áudio; cr CD-Rom; d DVD; v VHS; j - Jogo). Exemplos: a) Livro: 1,2,3,4, b) CD Aúdio: 1c, 2c, 3c, 4c, c) CD-Rom: 1cr, 2cr, 3cr, 4cr, d) VHS: 1v, 2v, 3, 4v, e) DVD: 1d, 2d, 3d, 4d, f) Jogo: 1j, 2j, 3j, 4j, Cada unidade física, mesmo que constituindo parte de um documento, deverá ter um número de registo próprio (exemplos: numa obra em vários volumes, cada um deles tem um número diferenciado; vários exemplares da mesma obra têm números de registo diferentes). Página 4 de 19

5 Carimbagem O carimbo é a marca de posse e tem regras para a sua colocação: Carimbo de registo, com a identificação da Escola, da Biblioteca Escolar, espaço para o número de registo, data de entrada e cota. Carimbo da instituição, com o nome da Escola e da Biblioteca Escolar Um carimbo nunca deve ser colocado em cima de uma imagem ou em página em que possa lesar ou ofender a mancha de informação. As obras com folhas plastificadas, ou material em que a tinta não adere, o carimbo é colocado numa etiqueta que deve ser aplicada no local estabelecido para carimbar. Os referidos carimbos são apostos em todos os documentos. Existem zonas específicas ou zonas recomendadas para carimbar. Monografias - O carimbo de registo deve de ser colocado na página de rosto. - O carimbo da instituição deve ser colocado na página 13 e/ou na última página numerada. Material não livro - O carimbo de registo aplica-se na contracapa do documento. Classificação Consiste em fazer corresponder um código numérico de um sistema de classificação a um determinado assunto, contribuindo para que os documentos sejam facilmente localizáveis nas estantes. Esta tarefa permite recuperar os documentos pelo seu conteúdo, isto é, pelos principais assuntos neles versados ou pelo género a que pertencem. Página 5 de 19

6 O documento deve ser analisado na perspetiva dos utilizadores da biblioteca identificando o eventual interesse que os temas nele abordados possam ter. Monografias A classificação das monografias está de acordo com a Classificação Decimal Universal (CDU), cuja grande finalidade é facilitar a arrumação, por assuntos ou por grandes áreas temáticas segundo as seguintes classes. Classe 0 Generalidades. Laranja Classe 1 Filosofia. Psicologia Azul escuro Classe 2 Religião Azul claro Classe 3 Ciências Sociais Cor-de-rosa Classe 5 Ciências Exatas Vermelho Classe 6 Ciências Aplicadas Amarelo Classe 7 Artes Verde Classe 8 Literatura. Linguística Preto Classe 9 Geografia. Biografias. História Castanho Material não livro Os registos vídeos são classificados com base na tabela de classificação da FIAF-Federação Internacional de Arquivo e Filmes (Anexo II) para vídeos de ficção e com a tabela da CDU (Anexo I) para os vídeos de não ficção. Os registos sonoros são classificados com base na tabela do Anexo III. Cotação A cotação é a fase do tratamento documental em que a cada documento é atribuído um código que permite a sua arrumação nas estantes. Trata-se, pois, de um código que permite a fácil localização de um documento no conjunto das obras existentes. As cotas (moradas dos livros) são atribuídas e escritas a lápis no carimbo de registo, segundo as seguintes regras: Monografias Código numérico, consoante a tabela de CDU simplificada do Anexo I, seguido das três primeiras letras do apelido do autor (em maiúsculas), primeira letra do nome próprio do autor (em maiúsculas) e a primeira letra do título (em minúsculas). Exemplo: Página 6 de 19

7 82-93/TOR/A/h Livro - Histórias à solta na minha rua (h) de António (A) Torrado (TOR) de Literatura infantil e juvenil (82-93) Notas: I) No caso do livro não ter indicação de autor apenas se coloca o código numérico seguido da primeira letra do título (em minúsculas). Exemplo: 37/e Livro A Educação e o Futuro (e), sem indicação do autor, de Pedagogia-Educação (37). II) Nos livros da classe 8 (exceto os de literatura infantil e juvenil, 82-93) o código da CDU é seguido de uma letra (em maiúsculas) indicativa da origem do documento, de acordo com a seguinte tabela. Letra Língua Letra Língua P Português IT Italiano E Espanhol A Alemão I Inglês F Francês Exemplo: 821P/RED/A/a Livro Os Avieiros (a) de Alves (A) Redol (RED), de literatura portuguesa (821P). III) Tratando-se de dicionários, a cota é constituída pelo código 038 (Tabela Anexo I) seguido da(s) letra(s) que indicam a língua original do documento. Exemplos: a) 038P : Dicionário (038) de Língua Portuguesa (P) b) 038P-I : Dicionário (038) de Português/Inglês (P-I) Quando se trata de vários exemplares de uma mesma obra, a cota é a mesma. A cota atribuída é colocada numa pequena etiqueta, na zona inferior da lombada (a 2 cm de altura) de cada documento. Deverá, também, como já foi referido, ser escrita (a lápis) no carimbo composto do documento, o qual contempla um pequeno espaço para o efeito. Registos Vídeos Página 7 de 19

8 I) Ficção Código 7 (Classe 7, Tabela CDU, Artes) seguido de um código de dois algarismos da tabela de Classificação da FIAF (Anexo II) e das três primeiras letras do título (em minúsculas). Exemplo: 7-35/ava Filme - Avatar (Ficção Científica). II) Não Ficção Código numérico da Tabela CDU (Anexo I), seguido das três primeiras letras do título (em minúsculas). Exemplo: 57/eco Filme sobre Ciências com o título Ecologia. Registos Sonoros Código 78 (Classe 7, Tabela CDU, Música), seguido do algarismo da tabela de classificação de registos sonoros (Anexo III) e das três primeiras letras do título (em minúsculas). Exemplo: 78-3/bet CD Áudio de Música Clássica com o título Bethoven Catalogação A catalogação é a descrição bibliográfica do documento através de vários elementos que permitem a sua identificação. Para a operação de catalogação temos presente as Regras Portuguesas de Catalogação (RPC). O número mínimo de exemplares para abrir uma subclasse é de três. O software utilizado é o Prisma. Os campos de preenchimento são os seguintes: Monografias Campo Descrição Exemplo 1 Identificação do registo (preenchimento Identificação da versão (preenchimento ISBN a Número de ISBN ISSN (Apenas revistas) a Número de ISSN 21 Nº de Depósito Legal a Código do País Portugal Página 8 de 19

9 b Número / Dados gerais de processamento a Data de entrada do ficheiro (preenchimento Tipo de data da publicação Monografia com data completa publicação Código tipo de utilizador Primária, idades Língua a Língua do texto Português c Língua da obra original Português 102 País a País de publicação Portugal 200 Título e menção de responsabilidade a Título próprio Abada de Histórias b Natureza do documento d Título paralelo e Informação de outro título f Primeiro responsável António Mota g Outros responsáveis il. José Saraiva 205 Edição a Edição (excepto se for a primeira) 10ª 210 Publicação a Lugar de edição Vila Nova de Gaia c Nome do editor Gailivro d Data da publicação Descrição Física a Paginação 66 p c Outras indicações físicas d Dimensões 22 cm e Material acompanhante 225 Coleção a Título próprio Obras de António Mota v Volume Notas Gerais a Texto da nota PNL 606 Nome comum usado como assunto a Elemento de entrada Literatura Portuguesa x Subdivisão de assunto Literatura Juvenil 675 CDU a Notação Autor Forma Invertida a Palavra de ordem Mota b Outra parte do nome António 701 Co-responsável Forma Invertida Caso existam mais autores a Palavra de ordem b Outra parte do nome 4 Código de função 702 Responsabilidade Secundária Forma Invertida a Palavra de ordem Saraiva Página 9 de 19

10 b Outra parte do nome José 4 Código de função Ilustrador 966 Cota Título Abada de Histórias Nº Registo 570 Cota 82-93/MOT/A/a Localização AS Forma de aquisição Compra Fundo Biblioteca-Monografias Ano de publicação 2008 Volume 2 Estado Registo novo Tipo Material textual, impresso Nível Bibliográfico Monografia CD s Áudio Campo Descrição Exemplo 1 Identificação do registo (preenchimento Identificação da versão (preenchimento Dados gerais de processamento a Data de entrada do ficheiro (preenchimento Código tipo de utilizador Adulto, geral 101 Língua a Língua do documento Português c Língua da obra original Português 102 País a País de publicação Portugal 200 Título e menção de responsabilidade a Título próprio Portugal Rebelde b Natureza do documento Registo áudio d Título paralelo e Informação de outro título Colectânea f Primeiro responsável António Manuel Almeida g Outros responsáveis 205 Edição a Edição (excepto se for a primeira) 210 Publicação a Lugar de edição Peso da Régua c Nome do editor Portugal Rebelde d Data da publicação Descrição Física a Paginação [CD] e Material acompanhante 225 Coleção a Título próprio v Volume 323 Elenco Página 10 de 19

11 a Texto da nota Jorge Caldeira, Paulo Conde, Rui Guerreiro 675 CDU a Notação Autor Forma Invertida a Palavra de ordem Almeida b Outra parte do nome António Manuel 701 Co-responsável Forma Invertida Caso existam mais autores a Palavra de ordem b Outra parte do nome 4 Código de função 702 Responsabilidade Secundária Forma Invertida a Palavra de ordem b Outra parte do nome 4 Código de função 966 Cota Título Portugal Rebelde Nº Registo 17c Cota 78-0/por Localização AS Forma de aquisição Compra Fundo Biblioteca-Multimédia Ano de publicação 2010 Volume Estado Registo novo Tipo Registos sonoros, musicais CD s Rom Campo Descrição Exemplo 1 Identificação do registo (preenchimento Identificação da versão (preenchimento ISBN a Número de ISBN Nº de Depósito Legal a Código do País Portugal b Número / Dados gerais de processamento a Data de entrada do ficheiro (preenchimento Código tipo de utilizador Infantil, Idades Língua a Língua do documento Português c Língua da obra original Português 102 País a País de publicação Portugal 200 Título e menção de responsabilidade a Título próprio A Aventura do Corpo b Natureza do documento Multimédia d Título paralelo Página 11 de 19

12 e Informação de outro título f Primeiro responsável Porto Editora Multimédia g Outros responsáveis 205 Edição a Edição (excepto se for a primeira) 210 Publicação a Lugar de edição Porto c Nome do editor Porto Editora d Data da publicação Descrição Física a Paginação (CD-Rom) c Outras indicações físicas col.,son. 225 Coleção a Título próprio À descoberta de si mesmo v Volume 333 Utilizadores a Texto da nota Para maiores de 6 anos 503 Cab. Conv. Universal É Significativo a Forma do cabeçalho Anatomia 675 CDU a Notação Autor Forma Invertida a Palavra de ordem b Outra parte do nome 701 Co-responsável Forma Invertida a Palavra de ordem b Outra parte do nome 4 Código de função 702 Responsabilidade Secundária Forma Invertida a Palavra de ordem Porto Editora Multimédia b Outra parte do nome 4 Código de função Editor Literário 966 Cota Título A Aventura do Corpo Humano Nº Registo 36cr Cota 611/ave Localização AS Forma de aquisição Compra Fundo Biblioteca-Multimédia Ano de publicação 2005 Volume Estado Registo novo Tipo Multimédia DVD s Campo Descrição Exemplo 1 Identificação do registo (preenchimento Identificação da versão (preenchimento Página 12 de 19

13 21 Nº de Depósito Legal a Código do País Portugal b Número 1847/ Dados gerais de processamento a Data de entrada do ficheiro (preenchimento Código tipo de utilizador Jovem adulto, idades Língua a Língua do documento Português c Língua da obra original Inglês 102 País a País de publicação Portugal 200 Título e menção de responsabilidade a Título próprio Melodia do Adeus b Natureza do documento Registo vídeo d Título paralelo e Informação de outro título f Primeiro responsável real. Julie Anne Robinson g Outros responsáveis 210 Publicação a Lugar de edição Lisboa c Nome do editor Zon Lusomundo d Data da publicação Descrição Física a Paginação (DVD) (103 min.) c Outras indicações físicas col., son 225 Coleção a Título próprio v Volume 300 Notas gerais a Texto da nota Baseado numa história de Nicholas Sparks 303 Informação descritiva a Texto da nota Legendado em português 304 Título/Responsabilidade a Texto da nota Tít.orig.: The Last Song 323 Elenco a Texto da nota Elenco: Miley Cyrus, Greg Kinnear, Liam Hemsworth 333 Utilizadores a Texto da nota Para maiores de 12 anos 503 Cab. Conv. Uniforme É Significativo a Forma do cabeçalho Romance 675 CDU a Notação Autor Forma Invertida a Palavra de ordem b Outra parte do nome 701 Co-responsável Forma Invertida a Palavra de ordem Robinson Página 13 de 19

14 b Outra parte do nome Julie Anne 4 Código de função Diretor 702 Responsabilidade Secundária Forma Invertida a Palavra de ordem Sparks b Outra parte do nome Nicholas 4 Código de função Antecedente biliográfico 966 Cota Título Melodia do Adeus Nº Registo 203d Cota 7-33/mel Localização AS Forma de aquisição Compra Fundo Biblioteca-Multimédia Ano de publicação 2010 Volume Estado Registo novo Tipo Material de projeção e vídeo Cassetes VHS Campo Descrição Exemplo 1 Identificação do registo (preenchimento Identificação da versão (preenchimento Nº de Depósito Legal a Código do País Portugal b Número 520/ Dados gerais de processamento a Data de entrada do ficheiro (preenchimento Código tipo de utilizador Adulto, geral 101 Língua a Língua do documento Português c Língua da obra original Inglês 102 País a País de publicação Portugal 200 Título e menção de responsabilidade a Título próprio Amistad b Natureza do documento Registo vídeo d Título paralelo e Informação de outro título f Primeiro responsável real. Steven Spilberg g Outros responsáveis 210 Publicação a Lugar de edição Lisboa c Nome do editor Lusomundo Editores d Data da publicação Descrição Física a Paginação (VHS) (149 min.) c Outras indicações físicas col., son 225 Coleção Página 14 de 19

15 a Título próprio v Volume 300 Notas gerais a Texto da nota 303 Informação descritiva a Texto da nota Legendado em português 304 Título/Responsabilidade a Texto da nota Tít. orig.: Amistad 323 Elenco a Texto da nota Elenco: Morgan Freeman, Anthony Hopkins, Djimon Houson, Matthew McConaughey 333 Utilizadores a Texto da nota Para maiores de 12 anos 503 Cab. Conv. Uniforme É Significativo a Forma do cabeçalho Drama 675 CDU a Notação Autor Forma Invertida a Palavra de ordem b Outra parte do nome 701 Co-responsável Forma Invertida a Palavra de ordem Spielberg b Outra parte do nome Steven 4 Código de função Diretor 702 Responsabilidade Secundária Forma Invertida a Palavra de ordem b Outra parte do nome 4 Código de função 966 Cota Título Amistad Nº Registo 245v Cota 7-33/ami Localização AS Forma de aquisição Compra Fundo Biblioteca-Multimédia Ano de publicação 1999 Volume Estado Registo novo Tipo Material de projeção e vídeo Indexação Caracterização de um documento relativamente ao seu conteúdo, expressa através de palavraschave, de forma a facilitar a pesquisa, preenchida no campo 600 do programa Prisma. Página 15 de 19

16 Arrumação Material Livro Os documentos estão em regime de livre acesso e são arrumados pela cota. São colocados nas estantes por ordem numérica (CDU) e por ordem alfabética (apelido, nome próprio do autor e título). As estantes estão identificadas com o nome das grandes classes da CDU. No rosto das prateleiras das estantes, deverão estar indicadas as subdivisões dessa classe. Material AudioVisual Os documentos audiovisuais (CD s Áudio, CD s Rom, Cassetes VHS e DVD s) estão arrumados em estantes próprias. CDU BE (Anexo I) Classe 0 Generalidades 001 Ciência e Conhecimento em geral. 004 Informática. 005 Gestão. 01 Bibliografias. Catálogos. 02 Biblioteca e Documentação. 030 Obras gerais de referência. 031 Enciclopédias. 038 Dicionários. 050 Publicações periódicas. 06 Organizações em geral. Associações. Museus. Exposições. 070 Jornais. Jornalismo. Imprensa. Classe 1 Filosofia. Psicologia 1 Filosofia Psicologia. 17 Ética. Classe 2 Religião 27 Cristianismo. Igrejas e denominações cristãs. 299 Outras Religiões. Classe 3 Ciências Sociais 3 Ciências Sociais em geral 311 Estatística. 314 Demografia. 316 Sociologia Comunicação Social. 32 Política. 33 Economia. 331 Profissões. 339 União Europeia. Página 16 de 19

17 34 Direito. 35 Administração Pública (Governo, assuntos militares, ). 36 Serviço Social. 37 Pedagogia (Educação). 39 Tradições (Costumes, ). Classe 5 Ciências Exactas 5 Ciências em Geral. 502 Meio Ambiente (Árvores, ) 504 Ameaças ao ambiente. 51 Matemática. 52 Astronomia. 53 Física. 54 Química. Cristalografia. Mineralogia. 55 Ciências da Terra. Ciências Geológicas (Geologia). 57 Ciências Biológicas. Ecologia. 58 Botânica 59 Zoologia Classe 6 Ciências Aplicadas 61 Ciências Médicas. 611 Anatomia. 612 Alimentação. 613 Higiene em geral. Saúde e higiene pessoal. Educação Sexual. 62 Engenharia 63 Agricultura 64 Economia Doméstica 65 Indústrias. Comércio. Transportes. Gestão de Recursos Humanos. Classe 7 Artes 7 Arte em geral. 71 Urbanismo. 72 Arquitectura. 73 Artes Plásticas. 74 Desenho. 741 Banda Desenhada. 745 Artesanato. 75 Pintura. 76 Artes Gráficas. 77 Fotografia / Cinema. 78 Música. 79 Divertimentos. Espetáculos. Jogos. Desportos Classe 8 Literatura. Linguística 811 Línguas. Linguística. Gramática. 82 Literatura Crítica Literária. Estudos Literários Poesia Teatro Literatura Infantil e Juvenil Classe 9 Geografia. Biografias. História. 902 Arqueologia Página 17 de 19

18 903 Pré-História 908 Estudos regionais. 91 Geografia. 92 Estudos Biográficos. 94 História. Tabela FIAF (Anexo II) 732 Comédias 733 Dramas. Melodramas 734 Policial. Thriller. Gangster. Suspense. Espionagem 735 Terror. Fantasia. Ficção Científica 736 Western. Orientais (Artes Marciais) 737 Guerra 738 Aventura. Natureza 739 Desportos. Jogos 740 Espetacular. Épico 741 Histórico. Dramas Sociais. Filmes de Época 742 Biográfico 743 Religião 745 Político. Ideológico 747 Relações humanas (Nascimento, Morte, Vida Familiar, Amizade ) 748 Questões Morais. Dependência/Vícios (Jogo, Prostituição, Drogas ) 749 Sexo/Erotismo 750 Artes Performativas (Cinema, vídeo, Rádio, Televisão, ) 751 Musicais (Música, Dança, Ópera, ) 752 Literatura 753 Adaptações 754 Meios de Transporte 756 Locais (Países, Estados, Cidades, ) Tabela Classificação de Registos Sonoros (Anexo III) 0 Música Tradicional e Nacional Página 18 de 19

19 1 Jazz e Blues 2 Pop e Rock 3 Música Clássica 4 Novas Linguagens Musicais (Música contemporânea posterior a 1945) 5 Música Funcional 6 Registos não Musicais 7 Registos Sonoros para Crianças 8 Ciências e Técnicas Musicais Santa Marinha do Zêzere, 09 de setembro de 2014 Página 19 de 19