MOTIVAÇÕES E DESAFIOS PARA A CRIAÇÃO DO REPOSITÓRIO RIO DIGITAL DA UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO GRANDE DO SUL

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1 MOTIVAÇÕES E DESAFIOS PARA A CRIAÇÃO DO REPOSITÓRIO RIO DIGITAL DA UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO GRANDE DO SUL Caterina Groposo Pavão, Janise Silva Borges da Costa, Manuela Klanovicz Ferreira, Zaida Horowitz Comissão de Automação, UFRGS, Porto Alegre, RS BRASIL Tical 2013, Cartagena de Indias, 8 y 9 de Julio de 2013

2 SUMÁRIO 1 Introdução 2 Produção Intelectual da UFRGS 3 Lume - Repositório Digital da UFRGS 3.1 Motivações 3.2 Desafios 4 Considerações finais Referências

3 UFRGS em números n unidades de ensino Cursos: 88 de graduação presenciais 6 de graduação a distância 72 de mestrado 9 de mestrado profissionalizante 69 de doutorado 165 latu sensu Comunidade acadêmica Porto Alegre alunos docentes servidores técnico-administrativos 32 bibliotecas Acervo: Livros (volumes) Periódicos (títulos) Outros materiais

4 INTRODUÇÃO Este trabalho é um relato sucinto das atividades que envolvem a criação de repositório institucional, sobretudo, sobre a coleta e registro da produção intelectual da Instituição e sobre o Lume, repositório digital da UFRGS, com ênfase para as motivações e desafios relacionados à sua criação, povoamento e manutenção.

5 PRODUÇÃO INTELECTUAL DA UFRGS Coleta contínua e sistemática pelas bibliotecas e registro no Sistema de Automação de Bibliotecas (SABi) Tipos de produção definidos com base nos instrumentos das agências/instituições de fomento do país

6 Relação entre o total geral de registros e de registros de PI na base SABi, Todos os registros Registros PI

7 LUME - REPOSITÓRIO DIGITAL DA UFRGS (1/3) Concebido em janeiro de 2008 Objetivos: - divulgar e preservar acervo em contínuo crescimento Migração de Biblioteca Digital de Teses e Dissertações (BDTD) para Repositório: - reunir todo o acervo digital das demais coleções do Sistema de Bibliotecas da Universidade e coleções dispersas nos demais órgãos da Instituição, otimizando sua organização, gerenciamento, manutenção e compartilhamento de recursos. - para o usuário final: realização de buscas num único portal de informações de acesso amplo e irrestrito

8 LUME - REPOSITÓRIO DIGITAL DA UFRGS (2/3) Povoamento - teses e dissertações provenientes da BDTD Metadados e respectivos objetos digitais oriundos de distintas fontes, a saber: - Sistema de Automação de Bibliotecas (SABi) dados são transferidos diariamente para o Lume (harvesting incremental) compatibilização dos campos Marc com os campos Dublin Core - Sistema de Acervo Fotográfico - Sistema de Eventos Institucionais (SEI)

9 LUME - REPOSITÓRIO DIGITAL DA UFRGS (3/3) Uso de autoarquivamento para inclusão de dados não disponíveis em outros sistemas da Universidade - módulo disponível na ferramenta DSpace - usuários são autorizados a depositar itens em coleções específicas, preenchimento de formulário próprio de submissão, permitindo o controle dos itens depositados - estudo acerca do processo e estabelecimento de fluxo de submissão e de revisão de metadados, a fim de garantir a consistência dos mesmos e a correta descrição dos documentos para divulgação e recuperação da informação

10 Quadro 1. Fonte dos dados que alimentam as comunidades, subcomunidades e coleções do Lume. Comunidades Acervos Eventos UFRGS Trabalhos Acadêmicos e Técnicos Produção Intelectual Teses e Dissertações Salão de Ensino Salão de Iniciação Científica Trabalhos de Conclusão de Curso de Especialização Trabalhos de Conclusão de Curso de Graduação Subcomunidades/Coleções CEME - Centro de Memória do Esporte Instituto de Física Museu Universitário Setor de Patrimônio Histórico Artigos de Periódicos Livros e Capítulos de Livros Propriedade Intelectual - Patentes Trabalhos de Eventos Teses e Dissertações defendidas na UFRGS Teses e Dissertações não defendidas na UFRGS Fonte dos dados Autoarquivamento DSpace Sistema Acervo Fotográfico Sistema de Eventos Institucionais Sistema SABi

11 Inclusão de novas comunidades/subcomunidades/coleções é gradativa Identificado o interesse e/ou necessidade de registro e disponibilização de determinado acervo: - reuniões com responsáveis pelo acervo a fim de identificar as peculiaridades do acervo identificar necessidades específicas definir os metadados criar o formulário de registro de metadados definir os índices e filtros de busca definir o formato de apresentação das informações recuperadas, - atender às particularidades dos tipos de documentos e - qualificar a recuperação da informação

12 MOTIVAÇÕES (1/2) Estão estreitamente relacionadas aos próprios objetivos dos repositórios institucionais. Destacam-se: 1) proporcionar ampla visibilidade e acesso ao texto completo de documentos produzidos no âmbito da Universidade e, consequentemente, ao autor-pesquisador; 2) garantir o acesso e a preservação da produção institucional; 3) aumentar o impacto e a disseminação das pesquisas desenvolvidas na Universidade; 4) divulgar, interna e externamente, a Universidade; 5) dispor de informações e dados estatísticos que contribuem para a gestão e acompanhamento das atividades acadêmicas e de pesquisa na Instituição.

13 MOTIVAÇÕES (2/2) Levou-se em consideração, também: 1) iniciativas mundiais de universidades e de instituições de pesquisa que apontavam na direção da criação de repositórios institucionais e 2) iniciativas em favor do Acesso Aberto

14 DESAFIOS (1/11) A implementação e manutenção de um repositório institucional implica em transpor barreiras e vencer desafios, sobretudo relativos aos seguintes aspectos: 1) Regulamentação, políticas e mandatos 2) Técnicos: ferramenta DSpace 3) Operacionais: fluxos e pessoas envolvidas 4) Direitos autorais e licenças de uso

15 DESAFIOS (2/11) Regulamentação, políticas e mandatos requisitos essenciais para continuidade e consolidação do repositório rio publicação e divulgação das políticas e devida regulamentação por meio de atos normativos pelos órgãos competentes designação do Comitê Gestor do Lume elaboração, publicação e divulgação da Política Institucional de Informação para o Lume e têm contribuído no processo de povoamento e divulgação do repositório rio na Instituição, fortalecendo-o o como instrumento institucional

16 DESAFIOS (3/11) Regulamentação, políticas e mandatos políticas e mandatos regulamentados pela instituição, pelos órgãos de fomento e ações nacionais em prol do acesso aberto ao conhecimento científico são imprescindíveis para o êxito do povoamento dos repositórios

17 DESAFIOS (4/11) Regulamentação, políticas e mandatos Marcos importantes relativos ao Acesso Aberto: Convenção de Santa Fé - estabelecimento do modelo OAI (Open Archives Initiatives): modelo de interoperabilidade para integrar repositórios de e-prints Movimento BOAI (Budapest Open Access Initiative) Reunião de Bethesda e a Declaração de Berlim Tiveram grande influência na consolidação e difusão do movimento do acesso livre à informação e ao conhecimento.

18 DESAFIOS (5/11) Regulamentação, políticas e mandatos Marcos importantes relativos ao Acesso Aberto: No Brasil: Manifesto Brasileiro em Favor do Acesso Aberto Publicado pelo Instituto Brasileiro de Informação em Ciência e Tecnologia (IBICT) - traz recomendações para as instituições acadêmicas, pesquisadores, agências de fomento, editoras comerciais e não comerciais, no sentido de contribuir para acelerar o processo de criação de repositórios institucionais e permitir o acesso aberto à literatura científica Projeto de Lei do Senado PLS 387/2011 Trata da implantação de repositórios institucionais nas universidades e institutos de pesquisa brasileiros, assim como, da obrigatoriedade de seus pesquisadores/professores depositares uma cópia da sua produção científica nesses repositórios.

19 DESAFIOS (6/11) Regulamentação, políticas e mandatos Poucas instituições possuem ou registram sua política de informação ou mandato (ROARMAP) Dos 490 países representados, somente 19 repositórios da América do Sul, conforme apresentado a seguir: Bolívia Brasil Colômbia Peru País Argentina Venezuela 1 Multi-institucional 1 Outra (Não mandato) Teses 1 Proposta Multi-institucional 4 Institucional 2 Teses* 3 Outra (Não mandato) 1 Teses 2 Outra (Não mandato) 1 Teses 2 Institucional Nº de repositórios e Tipo de mandato *A UFRGS enquadra-se nesta modalidade de mandato. Total de repositórios

20 DESAFIOS (7/11) Técnicos: ferramenta DSpace - Ferramenta livre e de código aberto - Adoção da interface XMLUI: necessidade de estudo da linguagem XSLT - Características desejáveis pela equipe do Lume: facilidade de internacionalização capacidade de customização indexação de conteúdo pelos principais sites de busca suporte a qualquer tipo de documento digital e suporte ao protocolo OAI-PMH - Uso do Handle System: identificadores persistentes para cada documento digital, garantindo que os recursos sejam referenciados univocamente, independente de troca de endereço de servidor

21 DESAFIOS (8/11) Técnicos: ferramenta DSpace - Uso do protocolo de coleta de metadados da iniciativa de arquivos abertos (OAI-PMH): interoperabilidade com outros repositórios e/ou outros sistemas de informação

22 Tabela 2. Número de documentos incluídos, de acessos e de downloads no Lume, Coleções Itens incluídos Nº de acessos Nº de downloads Acervos Eventos UFRGS Produção Intelectual Teses/Dissertações Trabalhos Acadêmicos e Técnicos T o t a l

23 DESAFIOS (9/11) Operacionais: fluxos e pessoas envolvidas - Criação de novas Comunidades/Coleções requer: planejamento criterioso discutido de forma colaborativa e participativa entre as equipes envolvidas estreita relação entre profissionais de TI, bibliotecários e responsáveis pelos acervos é fundamental na definição: dos metadados, dos filtros e campos de busca, da terminologia a ser utilizada para o usuário final e dos campos a serem exibidos no resultado das buscas repercute na qualidade do produto final e no êxito do povoamento da Comunidade/Coleção

24 DESAFIOS (10/11) Operacionais: fluxos e pessoas envolvidas - Tramitação dos documentos e etapas do trabalho até a disponibilização no Lume envolve várias pessoas de órgãos e instâncias distintas e difere conforme a comunidade/coleção. mapeamento dos processos é muito importante para a equipe gestora do repositório e demais envolvidos identificar responsabilidades, possíveis falhas no fluxo da atividade vislumbrar melhorias, simplificar processos e/ou torná-los mais ágeis A existência de um grupo técnico e operacional dedicado ao Lume é indispensável para a evolução e continuidade do trabalho. O Comitê Gestor tem papel de extrema importância na consolidação e institucionalização do Lume.

25 DESAFIOS (11/11) Direitos autorais e licenças de uso Direito autoral: evidente dificuldade no processo de povoamento do repositório Na UFRGS: exigência de autorização do autor para disponibilização de documentos não disponíveis em acesso aberto Licença Creative Commons: permite socializar o conhecimento sem tirar o direito do autor Esta licença prevê: compartilhar (copiar, distribuir e transmitir a obra) e remixar (criar obras derivadas), desde que se credite a obra da forma especificada pelo autor ou licenciante, a obra não seja usada para fins comerciais e se for alterada ou transformada a obra resultante deverá ser licenciada sob a mesma licença, ou sob uma licença similar à presente.

26 CONSIDERAÇÕES FINAIS (1/2) Implantação e manutenção do Lume caracterizam-se pelo trabalho sistemático e ininterrupto das equipes garantindo contínuo nuo crescimento e melhoria apesar dos muitos desafios impostos à equipe nas várias etapas do processo. As motivações são ainda maiores e mais estimulantes.

27 CONSIDERAÇÕES FINAIS (2/2) Os repositórios são importantes ferramentas de gestão e socialização do conhecimento produzido nas instituições de ensino superior e institutos de pesquisa. O Lume vem ganhando espaço na UFRGS e proporcionado ampla visibilidade à produção institucional e a seus pesquisadores.

28 REFERÊNCIAS 1. Universidade Federal do Rio Grande do Sul. Estatuto e Regimento geral. 2011, 2. Universidade Federal do Rio Grande do Sul. Relatório de gestão No prelo. 3. Leite, FCL, Costa, S.: Repositórios institucionais como ferramenta de gestão do conhecimento científico no ambiente acadêmico. Perspectivas em ciência da informação, 11, 206 a 219 (2006), 4. Oliveira, ZP, Pavão, CG, Costa, JSB, Caregnato, LF: O uso do campo MARC 9XX para controle bibliográfico institucional. Ciência da informação, 33, 179 a 186 (2004), 5. Costa, SMS: Filosofia aberta, modelos de negócios e agências de fomento: elementos essenciais a uma discussão sobre o acesso aberto à informação científica. Ciência da informação, 35, 39 a 50, (2006),

29 Obrigada! Muchas gracias!