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1 Este documento faz parte do Repositório Institucional do Fórum Social Mundial Memória FSM memoriafsm.org

2 Pré-Projeto de voluntários FSM2003 Apresentação O Pré-Projeto de voluntários FSM2003, pretende ser a primeira versão do desenvolvimento de um projeto mais abrangente, que visa captar, formar e prover uma organização de trabalho estruturada aos voluntários para as diversa áreas que necessitam desse meio de apoio, tanto no que diz respeito ao momento de realização do evento em Porto Alegre, quanto á tradução de textos realizada durante o período que antecede o FSM2003. Objetivos O Objetivo deste projeto é, através da análise da organização e coordenação do trabalho de voluntários realizado no FSM2002, identificar e corrigir problemas já ocorridos e implementar uma nova estrutura para a coordenação de voluntários no FSM2003, de acordo com as atuais necessidades. Um projeto de voluntários definitivo será elaborado após o conhecimento das determinações metodológicas e opção logística finais para o FSM2003. Justificativa Segundo avaliação da secretaria do FSM, boa parte dos problemas ocorridos no FSM2002 poderia ter sido evitada através de um planejamento prévio e mais cuidadoso do trabalho realizado entre voluntários e Secretaria do FSM-Prefeitura-Governo. Por isso, ressaltamos a necessidade de uma maior integração entre a articulação Secretaria do FSM-Prefeitura-Governo, de modo a tornar a comunicação entre as partes mais fluida prevenindo alguns dos problemas já detectados. Memória FSM memoriafsm.org 1

3 Parcerias já existentes O Fórum Social Mundial conta no momento com três equipes de voluntários tradutores, um deles coordenado por Eliane Carmarin (Português para Francês), o segundo por Peter Lenny (Português para Inglês) e o grupo de tradutores Solidaritr@d que realizam traduções de boletins e demais documentos para a memória armazenada no site, além de documentos referentes á discussões realizadas em reuniões do Comitê Internacional e Secretaria do FSM e boletins do FSM. Traduções para o Espanhol são realizadas por tradutores voluntários independentes, e no momento contamos com cerca de 4 nomes que colaboram esporadicamente. Até o momento, a única tradução paga é a tradução de boletins para o Inglês realizada por Peter Lenny, semanalmente. Documentos cuja tradução não pode ser realizada por voluntários devido ao seu caráter de urgência, são encaminhados para a tradução paga, sem que se tenha estabelecido um nome específico para tal serviço, mas essa é uma situação rara. A relação entre os voluntários participantes do FSM2002 e a Secretaria do FSM encontra-se inativa. Problemas verificados A relação entre os membros dessa articulação permeia âmbitos políticos e por isso ás vezes visa objetivos diferentes. Existe uma certa disputa por autoridade no que diz respeito ao Comitê Gaúcho em relação ao resto dos membros dessa articulação, o que poderia se repetir no próximo FSM causando mais transtornos ao seu bom andamento. Também existem problemas na relação entre Prefeitura e Governo de Porto Alegre que podem interferir na organização desse trabalho conjunto, além da incerteza quanto ao Governo após as eleições. Podemos resumir a problemática dessa situação em uma falta de organização entre os membros dessa articulação, e de uma coordenação geral por onde passem as decisões e propostas, para que essas sejam sempre tiradas de um comum acordo, com ciência de todas as partes. Memória FSM memoriafsm.org 2

4 Execução Proposta O início do projeto se dará com a realização de reuniões entre a articulação Secretaria do FSM-Prefeitura-Governo e a identificação das necessidades referente aos voluntários para o FSM2003, baseando-se nos projetos de cada uma das partes dessa articulação. A proposta central desse pré-projeto é apontar a necessidade de que a Secretaria do FSM seja responsável pela coordenação do trabalho de voluntários, de maneira que as propostas e decisões das outras três entidades que apóiam a realização desse trabalho (Comitê Gaúcho, Prefeitura de Porto Alegre e Governos de Porto Alegre) sejam organizadas com o apoio e supervisão da Secretaria do FSM e centralizem-se nela. É importante ressaltar que foi verificada a importância da realização das inscrições através da Secretaria do FSM, no intuito de evitar o descontrole do número de voluntários inscritos, coordenados e capacitados por cada qualquer das partes independentemente e a conseqüente divisão de trabalho desarticulada dos mesmos, como ocorrido nas edições anteriores do evento. De acordo com o calendário de realização do projeto segue-se a abertura de inscrições realizadas através da Secretaria do FSM, e a comunicação de datas locais e programa das reuniões de capacitação de voluntários a serem realizadas por integrantes da Secretaria do FSM (em possível parceria com as outras partes da articulação) ainda em Mais duas reuniões entre membros dessa articulação estão previstas para datas mais próximas ao evento, visando a reflexão conjunta das necessidades de trabalho e formas de organização. Uma reunião no meio de agosto e outra nas vésperas do FSM2003 serão realizadas em Porto Alegre com os voluntários para a divisão de trabalhos em postos e turnos, já com uma noção mais exata da localização e funcionamento de cada evento. Serão realizados contatos via com o grupo de voluntários inscritos até esse momento, com a intenção de mantê-los engajados e informados quanto ao andamento dos preparativos para Porto Alegre Durante o evento em Porto Alegre, cada uma das áreas de trabalho (Oficina, Site, Conferências, etc.) que contará com o apoio de voluntários terá um coordenador geral. Memória FSM memoriafsm.org 3

5 A proposta é que essa coordenação geral por área seja formada por membros da Secretaria do FSM cujo trabalho se relaciona com a função do voluntário (com possível associação de membros da Prefeitura e Governo) além de um coordenador voluntário designado por esse coordenador geral por área para lidar diretamente com os voluntários, descentralizando o funcionamento da estrutura e facilitando o andamento dos trabalhos durante o evento. Calendário XX/XX 1 a reunião entre Prefeitura, Governo, Comitê Gaúcho e Secretaria do FSM em Porto Alegre XX/XX Abertura das inscrições 26/09 2 a reunião entre Prefeitura, Governo, Comitê Gaúcho e Secretaria do FSM em Porto Alegre 29/11 Fechamento da inscrições para voluntários 09/12 Reunião de Formação para os voluntários /SP 10/12 Reunião de Formação para os voluntários /RS 11/12 Reunião de Formação para os voluntários tradutores /RS 15/01 Reunião de instrução para os voluntários e tradutores/rs 22/01 Reunião com os voluntários em lista de espera e capacitação rápida para eventual atuação/rs Memória FSM memoriafsm.org 4

6 ÁREAS DE ATUAÇÃO: Áreas de Responsabilidade Comunicação Balcões de Informação Credenciamento Oficinas Seminários Painéis Conferências Sala da Secretaria FSM Site Tradução SALA VIP Transporte e Circulação Gastronomia (Restaurantes) Informações Turísticas (pontos diversos na cidade) Receptivo (Hotéis e secretarias) Hospedagem alternativa Hospedagem Solidária GT de Compras Voluntários da Secretaria do FSM Voluntários da Prefeitura Memória FSM memoriafsm.org 5

7 Comunicação/Imprensa Critério de seleção: Estudantes de Comunicação e Jornalistas formados 2 turnos: 09:00 às 13:00 / 13:00 às 18:00 Sala de imprensa: 5/turno Fotógrafos: 5/período integral Assessoria de imprensa: 2/turno Coletivas de imprensa: 4/ período integral Total: 23 OBS: O credenciamento de jornalistas permanece com a Prefeitura Balcões de Informação 2 turnos: 08:30 às 13:00 / 13:00 às 18:00 Prédio 40: 6/ turno Container de Credenciamento: 4 /turno Prédio 7 Famecos: 4 /turno Acampamento da Juventude: 3 /turno Usina: 3 /turno Eventos de massa: 3 /turno Total: 46 OBS: Cada balcão deve contar com NEXTEL (celular e rádio) e deve conter material informativo resumido referente ás atividades. Credenciamento Permanece com a Prefeitura Receptivo Permanece com a Prefeitura Memória FSM memoriafsm.org 6

8 Oficinas 50 voluntários + 1 coordenador por prédio 5 auxiliares bilíngües para a central de informações de oficinas Total: 56 OBS: Cada coordenador deve contar com um NEXTEL e a central de informações também deve contar com um aparelho. OBS2: Devemos checar com a PUC se eles cederão estudantes para cuidar da parte física dos prédios de oficinas. Painéis A organização permanece com a Prefeitura, nos moldes da realização de conferências no FSM2002. Seminários A organização permanece com a Prefeitura, nos moldes da realização de conferências no FSM2002. Conferências: A organização permanece com a Prefeitura, nos moldes do FSM2002. Memória FSM memoriafsm.org 7

9 Sala da Secretaria Executiva do FSM 2 turnos: 09:00 às 13:00 / 13:00 às 18:00 4 voluntários para atender telefones /turno 3 voluntários para controlar o acesso /turno Total: 14 Site Período integral: 09:00 ás 18:00 4 voluntários Total: 4 Tradução (Oficinas) 80 tradutores 4 coordenadores por línguas Português outras línguas = 50% Inglês outras línguas = 25% Francês outras línguas = 12,5% Espanhol outras línguas = 12,5% Total: 84 Sala VIP (mudar a terminologia..) Foi administrada por voluntários da Prefeitura. Total necessário estimado: Para as funções assumidas pela Secretaria FSM : 200 voluntários Para as funções assumidas pela Prefeitura, Governo e C.G. : (á ser definido por eles, mas estimados em 200, baseando-nos no total do ano passado) Memória FSM memoriafsm.org 8

10 Recursos Necessários á Realização do Projeto Levando-se em conta que são esperados 400 voluntários no total para os 4 dias de evento e que alguns dos voluntários não trabalharão nos 4 dias de eventos, e que duas pessoas serão deslocadas de suas funções no Escritório da Secretaria do FSM, estima-se que os gastos com o Projeto de voluntários do FSM2003 provenham basicamente das seguintes necessidades: 300 lanches/dia (Sanduíche + Barra de cereais + suco em caixa individual) 800 camisetas (coloridas, com impressão em três cores) Locação do auditório da Ação Educativa para a primeira reunião capacitação de voluntários em São Paulo : R$100,00 + R$100,00 (som) = R$200,00 Locação de um espaço em Porto Alegre para a primeira reunião capacitação de voluntários 6 passagens aéreas (3 passagens aéreas para 2 pessoas) SÃO/POA/SÃO para as reuniões de planejamento e para a Capacitação de Voluntários = (Tarifa média praticada) Varig: R$835,00 - Vasp: R$778,00 - Gol: R$754,00/passagem 2 diárias de hotel (1 diária de hotel para 2 pessoas) para a capacitação de voluntários e tradutores em Porto Alegre 4 diárias de alimentação (2 diárias referentes á duas refeições/dia, para duas pessoas) no valor de R$30,00/diária/pessoa totalizando: R$120,00 Custo com apostilas e impressos para a capacitação Memória FSM memoriafsm.org 9

11 TABELA DE CUSTOS Itens Quantidade Custo unitário médio Custo final médio Lanches/Tickets unidades R$ Camisetas 800 R$ 4.94 R$ 3,952 Locação de espaços para as 2 locações? reuniões de Capacitação Passagens aéreas 6 R$ 789,00 R$ 4,734 Diárias de hotel 2 R$ 105,00 R$ 210,00 Diárias de refeições para as 2 R$ 30,00 R$ 60,00 reuniões de capacitação em Porto Alegre Custos com apostilas e 500 unidades de? impressos para a cada capacitação Memória FSM memoriafsm.org 10

12 RECRUTAMENTO DE VOLUNTÁRIOS PARA O FSM2003: 1 o : de chamado direcionado aos voluntários inscritos no ano passado 2 o : de chamado direcionado aos tradutores que estão trabalhando ativamente na tradução de documentos pós FSM2002. A lista de s será enviada aos tradutores com quem a secretaria FSM mantém contato, e de uma lista de nomes que será solicitada aos coordenadores de tradução Peter Lenny e Eliane Carmarin. 3 o : Chamado direcionado aos potenciais novos tradutores para o FSM2003. Este será feito através do boletim FSM e um aviso será colocado no site com o procedimento necessário para o cadastramento de voluntários. Além disso, mandaremos s para lista de voluntários que se manifestaram no último chamado realizado em maio/2002. É importante que os voluntários sejam recrutados o mais cedo possível, para permitir que a sua capacitação disponha do tempo necessário para a transmissão das informações e para aumentar o envolvimento do voluntário no projeto. Serão duas as reuniões de capacitação, e estas serão seqüenciais, mas ao início da segunda retomaremos os principais assuntos tratados na primeira reunião. Durante a capacitação, leituras relativas ao FSM podem ser sugeridas como subsídios para a compreensão do processo e conseqüentemente da importância de sua função durante o evento. Memória FSM memoriafsm.org 11

13 TABELA DE VOLUNTÁRIOS QUE ATUARAM NO FSM2002 anexo 1 (doc. Voluntários_fsm2002_planilha) + (doc. Voluntários_fsm2002_Eliane) TABELA DE VOLUNTÁRIOS ATUANTES PÓS-FSM2002 * Estamos aguardando resposta do Peter e da Eliane * S DE CHAMADO PARA A INSCRIÇÃO DE VOLUNTÁRIOS E FUTUROS CONTATOS anexo 2 (doc. s_preprojeto ) Memória FSM memoriafsm.org 12