TIPO DE AUDITORIA : AUDITORIA ESPECIAL EXERCÍCIO : 2016 SETOR AUDITADO : DIRETORIA DE ADMINISTRAÇÃO DE RECURSOS HUMANOS-DARH RELATÓRIO Nº : 007

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1 TIPO DE AUDITORIA : AUDITORIA ESPECIAL EXERCÍCIO : 2016 SETOR AUDITADO : DIRETORIA DE ADMINISTRAÇÃO DE RECURSOS HUMANOS-DARH RELATÓRIO Nº : INTRODUÇÃO RELATÓRIO O presente relatório objetiva apurar indícios de irregularidades constantes em denúncia, recebida no da Coordenadoria de Auditoria Interna em 04/10/2016, que trata de pagamento indevido de gratificação por encargo de curso ou concurso (GECC) a servidores designados para atuar na comissão de concurso público para provimento de cargo do quadro permanente de pessoal técnico-administrativo para Universidade Federal de Roraima, consoante Edital n 340/2016-PROGESP, de 09/06/2016. Consoante denúncia, as atividades inerentes ao concurso público foram desempenhadas durante a jornada de trabalho. A apuração dos indícios de irregularidade foi realizada no período de 23/11 a 01/12/16 e 28 a 29/12/2016, em observância às normas de auditoria aplicáveis ao Serviço Público Federal e atendimento a legislação vigente, em especial a Lei n 8.112/90 e Decreto 6.114/2007. Nenhuma restrição foi imposta quanto ao método ou extensão dos exames realizados. 2. ESCOPO DO TRABALHO A metodologia dos trabalhos de auditoria realizada para apuração dos indícios de irregularidade no pagamento da GECC baseou-se nos seguintes critérios de análise: a) Verificar quais os servidores foram designados como membros da comissão de concurso, referente ao edital n 340/2016-PROGESP; b) Verificar as solicitações de pagamento da GECC aos membros da Comissão de concurso; c) Verificar as folhas de frequências dos membros da comissão de concurso; d) Verificar o horário em que os servidores desempenharam as atividades inerentes a comissão de concurso; e) Apresentar recomendações destinadas a proporcionar melhorias nos controles e procedimentos internos. 3. TÉCNICAS DE AUDITORIA UTILIZADAS Para obtenção das evidências adequadas para conclusão dos trabalhos foram utilizadas as seguintes técnicas de auditoria: a) Indagação escrita; b) Análise documental; 1

2 c) Exame dos registros (sistema SIAPENET); d) Correlação das informações obtidas. 4. RESULTADO DOS EXAMES Consta na referida denúncia que os pagamentos da GECC foram feitos aos membros da comissão que realizaram as atividades inerentes ao concurso público de edital n 340/16 em seus horários de expedientes. De acordo com o art. 8, do Decreto n 6.114/2007, as atividades inerentes a cursos, concursos públicos ou exames vestibulares quando desempenhadas durante a jornada de trabalho, deverão ser compensadas no prazo de até um ano. Destaca-se que os membros da comissão de concurso foram designados por meio da Portaria n 037/2016/PROGESP/UFRR, de 03/03/2016, conforme abaixo: CPF Lotação Função *** ** CCH Presidente *** ** DTI Membro *** ** PROEG Membro *** ** PROPLAN Membro *** ** PROGESP Membro Consoante verificação das folhas de frequências dos servidores de CPF n *** **, *** **, *** ** e *** **, destaca-se que não consta registrado no ponto eletrônico desses servidores o total de horas relativo ao encargo de curso ou concurso. Com base nas informações coletadas durante o período dos trabalhos e nos exames físicos realizados destacamos o seguinte: 4.1. Constatação: (01) Atividades inerentes a concursos públicos desempenhadas durante a jornada de trabalho No intuito de verificar o horário em que foram desempenhadas as atividades inerentes ao concurso público de edital n 340/2016 procedeu-se com o envio de memorandos eletrônicos n 197/16 (DO), 198/16 (DTI) e 199/16 (CPV), às chefias imediatas dos membros da comissão. Foram apresentadas as seguintes manifestações: Memorando eletrônico n 208/2016-DTI, de 02/12/16: Venho por meio deste, informar que o servidor de CPF n *** ** realizou atividades do seu setor de lotação e da comissão do concurso durante o horário de expediente. Memorando eletrônico n 127/2016-DO, de 05/12/16: Em resposta ao Memorando Eletrônico n 197/2016/COAUDIN, informo que a servidora, no período informado, realizou atividades da Comissão de Concurso concomitante com as atividades do setor de lotação. Memorando eletrônico n 127/2016-CPV, de 02/12/16: Em resposta ao documento n. 199/2016 COAUDIN, a Comissão Permanente de Vestibular vem informar que: 2

3 1. O servidor de CPF n *** ** lotado na PROEG/CPV foi nomeado como membro da Comissão organizadora do concurso da UFRR/2016 pela Portaria n. 037/2016/PROGESP/UFRR. 2. Toda comissão de qualquer processo, seja de concurso ou seleção de candidatos, em algum momento do horário de expediente da UFRR (das 08 às 12:00h e das 14 às 18:00h) terá que atuar, devido ao atendimento que os candidatos buscam obter informação dentro do horário comercial, tendo em vista que não existe na nossa instituição horário noturno e nem atendimento aos sábados e domingos. 3. O fato do servidor haver trabalhado no horário de expediente, em nenhum momento deveria ser motivo suspeito, desde que, e aí é função da Coordenadoria de Auditoria Interna ver se o mesmo compensou estas horas em outro momento. No caso do servidor de CPF n *** ** saiu em alguns momentos sim, porém não foi durante todo o expediente, mesmo porque estávamos executando os processos na CPV, primeiro o Vestibular Indígena e em seguir o Vestibular 2017 e EAGRO, principalmente 26/11/16 das 09:00 às 16:00h, no domingo das 05:30 às 17:00 sem intervalo para o almoço devido ao vestibular (27/11/2016). 4. Resumindo, as saídas que o servidor fez, em nenhum momento é motivo de penalizá-lo porque em tantos outros ultrapassam o horário e aí ninguém comenta se vai ou não pagar as horas extras. 5. Afirmo que ele, tanto no concurso como no vestibular teve que trabalhar noite adentro na realização de reuniões, pois fui chefe de local e estava lá com os fiscais e supervisores. (grifo nosso) De acordo com as informações das chefias imediatas constata-se que as atividades inerentes ao concurso público de Edital n 340/16-PROGESP foram desempenhadas durante o horário de expediente e nos termos do art. 8, do Decreto n 6.114/2007, deverão ser compensadas no prazo de até um ano. Causa: Ausência de controle quanto ao horário de realização das atividades dos servidores que recebem GECC. Manifestação da PROGESP/DARH: Não houve manifestação. Análise da Auditoria: Cabe ressaltar que conforme art. 76-A, 2, da Lei 8.112/90, a gratificação por encargo de curso ou concurso somente será paga se as atividades referidas nos incisos do caput deste artigo forem exercidas sem prejuízo das atribuições do cargo de que o servidor for titular, devendo ser objeto de compensação de carga horária quando desempenhadas durante a jornada de trabalho, na forma do 4 do art. 98 desta Lei. 4 o Será igualmente concedido horário especial, vinculado à compensação de horário a ser efetivada no prazo de até 1 (um) ano, ao servidor que desempenhe atividade prevista nos incisos I e II do caput do art. 76-A desta Lei. Art. 76-A. A Gratificação por Encargo de Curso ou Concurso é devida ao servidor que, em caráter eventual: I - atuar como instrutor em curso de formação, de desenvolvimento ou de treinamento regularmente instituído no âmbito da administração pública federal; II - participar de banca examinadora ou de comissão para exames orais, para análise curricular, para correção de provas discursivas, para elaboração de questões de provas ou para julgamento de recursos intentados por candidatos; Ante aos normativos supracitados e devido o desempenho de atividades relativas ao concurso público de edital n 340/2016 durante a jornada de trabalho deverá ser efetuada a compensação de horário. Recomendação 01 (DARH): Estabelecer mecanismo de controle quanto ao horário em que estão sendo realizadas as atividades inerentes a curso, concurso e 3

4 vestibular, bem como proceder com o pagamento da gratificação por encargo de curso ou concurso se as atividades forem exercidas sem prejuízo das atribuições do cargo de que o servidor for titular, devendo ser objeto de compensação de carga horária quando desempenhadas durante a jornada de trabalho. Recomendação 02 (DARH): Proceder com a compensação de horas dos servidores, referente as atividades de concurso público do edital n 340/16 desempenhadas durante a jornada de trabalho nos termos no art. 8, do Decreto 6.114/2007. Recomendação 03 (DARH): No caso de não haver compensação de horas os valores recebidos pelos servidores à titulo de gratificação por encargo curso ou concurso, referente ao Edital n 340/2016-PROGESP, deverão ser ressarcidos Constatação: (02) Solicitações de pagamento da gratificação por encargo de curso ou concurso para o mesmo período Pagamento de gratificação por encargo de curso ou concurso, referente ao mesmo período, para servidores da Comissão do concurso público edital n 340/2016-PROGESP, conforme a seguir: Solicitação de Pagamento Memo n 034/2016- CESC, de 06/07/16 Memo n 041/2016- CESC, de 08/09/16 Período CPF n Atividade Abr, mai e jun/16 Mai a jun/16 *** ** *** ** *** ** *** ** *** ** *** ** *** ** *** ** *** ** *** ** Planej./Coord. Planej./Coord Planej./Coord Planej./Coord Planej./Coord Elaborador Elaborador/Coord. Elaborador/Coord. Coordenação Coord./Diagramação Horas trabalhadas 60h 80h40 67h33 40h 61h45 Folha de Pagamento Set/16 Set/16 Set/16 Set/16 Demonstrativo I Causa: Ausência de controle das solicitações de pagamento da gratificação por encargo de curso ou concurso. Manifestação da DARH: A Diretoria de Administração de Recursos Humanos apresentou, por meio do memorando n 788/2016-DARH, de 28/12/2016, as seguintes informações: Trata-se de erro formal, haja vista que o Memorando n 034/2016 da Coordenação de Estudos, Seleção e Concurso CESC, datado de 06/07/2016, mencionou as datas de abril a junho de 2016 (meses anteriores à emissão do documento) ao compasso que o Memorando n 41/2016, também daquele órgão responsável pela elaboração de concursos desta UFRR, e datado de 08/09/2016, só fora emitido após dois meses da emissão daquele primeiro documento interno. Ora, os erros formais não viciam, tão pouco invalidam, documentos públicos, pois o que se deve levar em consideração é a vontade do agente público no momento da produção documental alinhada à sua boa-fé, considerando, ainda, a possibilidade de identificação do período inicialmente pretendido para pagamento da gratificação, a saber: julho e agosto de 2016 (Memo 41/2016). 4

5 Análise da Auditoria: Em que pese ser um erro formal na elaboração dos memorandos n 34 e 41/2015-CESC, as informações inerentes a solicitação de pagamento de gratificação por encargo de curso ou concurso deverão ser conferidas pela DARH e o valor da GECC deverá ser apurado no mês de realização da atividade e informado, até o quinto dia útil do mês seguinte, ao sistema utilizado para processamento da folha de pagamento, conforme disposto no art. 5, do Decreto n 6.114/07. Recomendação 04 (DARH): Estabelecer mecanismo de controle para acompanhamento das solicitações, bem como das horas destinadas ao desempenho de atividades inerentes a cursos, concursos públicos ou exames vestibulares no intuito de evitar pagamentos da gratificação por encargo de curso ou concurso em duplicidade e/ou em desacordo com a legislação vigente Constatação: (03) Pagamento da gratificação por encargo de curso ou concurso pelo desempenho de atividades não estabelecidas em normativos Na solicitação do Memorando n 041/2016-CESC, de 08/09/2016 e n 265/2016- PROGESP/UFRR, de 10/10/16, consta solicitação de gratificação por encargo de curso ou concurso para atividade de diagramação no total de 21h45min, valor de R$ 3.000,00, correspondente ao valor por hora/trabalho de aproximadamente R$ 137,93, entretanto, não consta tal atividade na Portaria n 111/2016-PROAD e Decreto 6.114/07, nem tão pouco consta informação quanto ao parâmetro utilizado para definição do valor a ser pago. Causa: Fragilidades nos controles administrativos para pagamento da gratificação por encargo de curso ou concurso. Manifestação da DARH: A Diretoria de Administração de Recursos Humanos, por meio do memorando n 788/2016-DARH, informou o seguinte: A atividade de diagramação foi erroneamente desconsiderada naquela Portaria n 111/2016 da Pró-Reitoria de Administração PROAD e naquele Decreto Federal n 6.114/2007, já que esta é uma atividade comum e necessária aos exames vestibulares e concursos públicos. Assim, no que tange ao Memorando n 041/2016- CESC, considerou-se inicialmente o valor da hora como sendo o do planejamento (R$ 139,85). Já no segundo memorando (265/2016 da Pró-Reitoria de Gestão de Pessoas PROGESP de 10/10/2016) o valor atribuído à atividade de diagramação foi o de elaboração de questão de prova, com titulação de especialização (título máximo apresentado pela servidora de CPF *** **, responsável pela execução dessa atividade). (grifo nosso) Análise da Auditoria: Em que pese a atividade de diagramação ser uma atividade comum e necessária aos exames vestibulares e concursos públicos não consta no rol de atividades do Decreto n 6.114/07 e da Portaria n 111/2016-PROAD, portanto sem fundamentação legal. Apesar de não haver amparo legal, o pagamento da GECC foi realizado à servidora de CPF *** **, utilizando como parâmetro o valor da hora de planejamento, apesar de constar no memorando n 265/2016-PROGESP o valor da hora correspondente a elaboração de questão de prova. 5

6 Cabe ressaltar que na Administração Pública só é permitido fazer o que a lei autoriza. Dessa forma, os pagamentos da GECC deverão ser realizados para as atividades elencadas no Decreto 6.114/07 e de acordo com os valores estabelecidos por esta IFES, conforme dispõe o art. 3, 2º, do referido Decreto. Recomendação 05 (DARH): Definir mecanismo de controle quanto ao pagamento de gratificação por encargo curso ou concurso das atividades elencadas nos normativos internos vigentes desta IFES e Decreto n 6.114/07, evitando o pagamento de atividades que não seja objeto desses normativos Informação: (01) Pagamento de gratificação por encargo de curso ou concurso superior ao limite de 120 horas de trabalho anuais Considerando os demonstrativos I e II deste Relatório, verifica-se que os servidores de CPF n *** ** e *** ** receberam retribuição superior a 120 horas de trabalho anuais referente a gratificação por encargo de curso ou concurso: Solicitação de Pagamento Memo n 265/2016- PROGESP,10/10/16 Período CPF n Atividade - *** ** *** ** *** *** *** ** Coordenação Coordenação Coordenação Coord/Diagramação Horas trabalhadas 50h 56h 50h 61h45 Folha de Pagamento Horas acumuladas 160h40 153h33 120h 91h45 Demonstrativo II Destaca-se que o art. 76-A, 1, Inciso II, da Lei n 8.112/90, dispõe o seguinte: II - a retribuição não poderá ser superior ao equivalente a 120 (cento e vinte) horas de trabalho anuais, ressalvada situação de excepcionalidade, devidamente justificada e previamente aprovada pela autoridade máxima do órgão ou entidade, que poderá autorizar o acréscimo de até 120 (cento e vinte) horas de trabalho anuais; (grifo nosso) A Diretoria de Administração de Recursos Humanos, por meio do memorando n 788, de 28/12/16, apresentou os seguintes documentos: a) Memorando eletrônico n 223, de 16/09/2016, da DARH, solicitando ao Reitor pagamento da GECC, acima do quantitativo previsto em lei (120 horas anuis), aos servidores de CPF n *** **, *** ** e *** **. b) Portaria n 755/GR, de 19/09/2016, da Reitoria, autorizando o acréscimo de 120 horas para pagamento da GECC aos servidores de CPF n *** **, *** ** e *** ** Constatação: (04) Solicitação intempestiva de pagamento da gratificação por encargo de curso ou concurso Solicitação de pagamento da gratificação por encargo de curso ou concurso, referente a período de abril a junho de 2016, para a Coordenação de Estudos, Seleção e Concursos, conforme memorandos 34 e 41/2016-CESC, em detrimento do que dispõe o art. 5 do Decreto n 6.114/2007: 6

7 Art. 5 o O valor da Gratificação será apurado pela instituição executora no mês de realização da atividade e informado, até o quinto dia útil do mês seguinte, ao sistema utilizado para processamento da folha de pagamento. (grifo nosso) Causa: Fragilidades nos controles administrativos para pagamento da gratificação por encargo de curso ou concurso. Manifestação da DARH: A Diretoria de Administração de Recursos Humanos, por meio do memorando n 788/2016-DARH, informou o seguinte: Os documentos 34 e 41 referidos anteriormente só chegaram nesta Diretoria de Recursos Humanos com toda a informação das atividades executadas anteriormente de forma cumulada, sem que tivéssemos conhecimento prévio desse acúmulo, de forma a orientar a Coordenação de Concursos para envio dos valores de gratificação pelo prazo estipulado no art. 5 do Decreto 6.114/2007. Assim, não nos cabia fazer juízo de valor no que tange à aglomeração de pagamentos nesses dois Memorandos àquela época, sendo apenas executada a inserção dos valores nas respectivas folhas de pagamento. Análise da Auditoria: Ante a informação da DARH e visto a fragilidade nas solicitações de pagamento da gratificação por encargo de curso ou concurso faz-se necessário orientação aos setores para fins de cumprimento ao que preceitua o art. 5 do Decreto n 6.114/2007. Recomendação 06 (DARH): Orientar aos gestores quanto ao encaminhamento à DARH da solicitação de pagamento da gratificação por encargo de curso ou concurso, até o quinto dia útil do mês seguinte ao da realização de atividade inerente a cursos, concursos públicos ou exames vestibulares Constatação: (05) Pagamento da gratificação por encargo de curso ou concurso pelo desempenho de atividades habituais Consoante dados extraídos do Siapenet consta pagamento de FG-002 à servidora de CPF n *** ** para desempenho da função de Coordenador de Estudos, Seleção e Concursos, no período de 29/01/15 a 24/09/16, entretanto, foi realizado pagamento de gratificação por encargo de curso ou concurso para as atividades exercidas naquela Coordenação. Com base no art. 76-A da Lei n 8.112/90 e na Coletânea de Entendimentos da CGU para Gestão dos Recursos das IFES, de maio/2013, esta IFES deve se abster de efetuar pagamentos por encargo de curso ou concurso pelo desempenho de atividades incluídas nas atribuições permanentes do servidor. Causa: Fragilidades nos controles administrativos para pagamento da gratificação por encargo de curso ou concurso. Manifestação da PROGESP/DARH: Não houve manifestação. Análise da Auditoria: De acordo com o art. 39 da Resolução 27/2012-CUni, que regulamenta o inciso II do art. 20 do Estatuto da Universidade Federal de Roraima, a Coordenação de Estudo, Seleção e Concurso é o setor 7

8 responsável pelo desenvolvimento de pesquisas de diagnóstico institucional relacionadas a pessoas, e pela promoção de concursos e processos seletivos. Consta no art. 40 da Resolução n 27/12-CUni as competências do Coordenador de Estudo, Seleção e Concursos: Art. 40. Compete ao Coordenador de Estudo, Seleção e Concursos: (...) VII - planejar e realizar os concursos públicos na UFRR; VIII - realizar o planejamento das contratações de serviços que subsidiem a realização de concursos públicos; IX - elaborar editais e proceder à publicação no Diário Oficial da União; X - promover o recrutamento e a seleção de candidatos, considerando o alinhamento dessas ações ao atendimento qualitativo das necessidades de pessoal na UFRR; XI - enviar à Coordenação de Cadastro e Lotação, a relação de candidatos aprovados em concurso público, para o processamento de nomeações ou registro dos resultados nos assentamentos funcionais; XII - proceder ao arquivo integrado de documentos, provas e rotina de concursos realizados; XIII - executar, de ofício ou a requerimento, outras atividades correlatas. Ante ao dispositivo legal citado, as atividades inerentes a concursos públicos são atribuições permanentes da Coordenação de Estudo, Seleção e Concursos, não cabendo o pagamento da gratificação de curso ou concurso a servidor daquela Coordenação, conforme dispõe 76-A da Lei n 8.112/90 e art. 2 do Decreto n 6.114/2007. Recomendação 07 (DARH): Promover o ressarcimento de valores pagos a título de gratificação por encargo de curso ou concurso à servidora de CPF n *** ** no período em que estava no desempenho da função de Coordenador de Estudos, Seleção e Concursos. 4. CONCLUSÃO De acordo com os exames efetuados com a finalidade de apurar indícios de irregularidades constantes na denúncia, que trata de pagamento indevido de gratificação por encargo de curso ou concurso, foram realizadas as seguintes constatações: a) Atividades inerentes a concursos públicos desempenhadas durante a jornada de trabalho; b) Solicitações de pagamento da gratificação por encargo de curso ou concurso para o mesmo período; c) Pagamento da gratificação por encargo de curso ou concurso pelo desempenho de atividades não estabelecidas em normativos; d) Solicitação intempestiva de pagamento da gratificação por encargo de curso ou concurso; e) Pagamento da gratificação por encargo de curso ou concurso pelo desempenho de atividades habituais. 8

9 Diante das constatações e recomendações realizadas por esta Coordenadoria de Auditoria Interna, encaminhamos ao Magnífico Reitor para adotar as providências necessárias. Boa Vista RR, 29 de dezembro de Edilene dos Santos Lima Coordenadora de Auditoria Interna Matrícula