R E G I M E N T O D A C O N F E R Ê N C I A CAPITULO I LOCAL DATA ANFITRIOES

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1 R E G I M E N T O D A C O N F E R Ê N C I A CAPITULO I LOCAL DATA ANFITRIOES ARTIGO 1⁰ - As Conferencias do Distrito 4440 e respectivos trabalhos são regulados por este Regimento ARTIGO 2⁰ - A sede da Conferencia do ano rotário seguinte será aprovada pelo Plenário da Conferencia. PARAGRAFO 1⁰ - O Rotary Club ou Rotary Clubs que desejarem ser anfitriões da Conferencia seguinte deverão fazer seu oferecimento no Plenário da Conferencia. PARAGRAFO 2⁰ - A sede apresentada deverá ter as condições indispensáveis e próprias à realização da Conferencia. PARAGRAFO 3⁰ - Compete ao Governador Indicado, ante as propostas apresentadas, indicar a localidade de sua preferencia para a realização da Conferencia. PARAGRAFO 4⁰ - O assunto será submetido ao Plenário, que decidirá por aclamação no caso de uma única proposta apresentada ou por maioria simples se persistir a indicação de mais de uma localidade. ARTIGO 3⁰ - As datas da Conferencia não devem coincidir com as datas da Assembleia Internacional, Assembleia Distrital, da convenção Internacional e do Conselho de Legislação do Rotary International no ano em que ocorrer. CAPITULO II ORGANIZAÇÃO ESTRUTURA ATRIBUIÇÕES ARTIGO 4⁰ - A organização da Conferencia é de responsabilidade pessoal do Governador do Distrito que a presidirá. ARTIGO 5⁰ - Cabe ao Governador elaborar, juntamente com o Coordenador, o programa da Conferencia abordando como elementos-chaves assuntos rotários, a inspiração, a motivação e o companheirismo. PARAGRAFO ÚNICO: O Governador poderá indicar outros rotarianos experientes para compor a Comissão de Organização do Programa da Conferencia.

2 SEÇÃO I COORDENADOR ARTIGO 6⁰ - A Conferencia terá Coordenador designado pelo Governador. ARTIGO 7⁰ - Compete ao Coordenador: a) Assessorar o Governador em todos os trabalhos da Conferencia, b) Orientar os trabalhos da Comissão Executiva e suas Comissões em harmonia com respectivo Presidente, c) Estimular todos aqueles investido de funções d) Colaborar com o Governador na elaboração do Programa da Conferencia, e) Manter o Governador permanentemente informado do andamento dos trabalhos. SEÇÃO II COMISSÃO EXECUTIVA ARTIGO 8⁰ - Haverá Comissão Executiva da Conferencia, integrada por um Presidente e cinco líderes de Subcomissões. ARTIGO 9⁰ - Compete a Comissão Executiva liderar e superintender os trabalhos de todas as subcomissões e tomar as iniciativas de planejamento e organização da Conferencia. ARTIGO 10⁰ - A Comissão Executiva desdobrar-se-á nas seguintes Subcomissões: 01 Subcomissão da Secretaria Geral a) Secretaria b) Inscrições c) Impressos 02 Subcomissão de Finanças a) Orçamento b) Tesouraria c) Patrocínio 03 Subcomissão de Plenário a) Protocolo b) Credenciais c) Resoluções, Proposições, Moções e Propostas d) Pareceres e) Premiação f) Anais

3 04 Subcomissão de Relações Públicas a) Promoções e Publicidade b) Eventos e Entretenimento c) Recepção e Companheirismo d) Acolhida e Convidados Especiais e) Parceiros no Servir 05 Subcomissão de Infraestrutura a) Local b) Hospedagem c) Transportes d) Assistência Medica e) Decoração ARTIGO 11⁰ - O provimento da Comissão Executiva e das Subcomissões pessoal do Governador. PARAGRAFO ÚNICO: O Governador de para a designará Vice-Presidente para a Comissão Executiva, apresentada pelos Governadores Indicados que atuarão como colaboradores e observadores dos trabalhos da Conferencia. ARTIGO 12⁰ - A Comissão Executiva reunir-se-á sempre que necessário e por solicitação do Governador. ARTIGO 13⁰ - Cabe aos lideres das Subcomissões sugerir nomes de rotarianos do Distrito para ocuparem as funções de Presidente dos Departamentos de suas respectivas áreas e supervisionar o trabalho dos mesmos. ARTIGO 14⁰ - Cabe aos Presidentes de Comissões indicar os nomes dos integrantes de suas respectivas Comissões. PARAGRAFO PRIMEIRO: O Presidente de cada Comissão deverá ter experiencia, interesse e disponibilidade de tempo. PARAGRAFO SEGUNDO: Não haverá limite para o número de integrantes de cada Comissão. ARTIGO 15⁰ - O Governador é membro nato de todas as Comissões. SEÇÃO III ROTARY CLUBS ANFITRIÕES ARTIGO 16⁰ - Cabe aos Rotary Clubs anfitriões: a) Dar todo apoio e ampla cobertura à Conferencia, b) Contribuir para a elaboração e preparação da programação adequada, c) Atuar perante a Comunidade de modo a criar ambiente de acolhimento condigno aos participantes,

4 d) Manter contato e relacionamento com autoridades, e) Manter o Governador permanentemente informado, inclusive sobre eventuais dificuldades, f) Dar total assistência, atenção e acolhimento aos participantes da Conferencia. SECÃO IV DA SUBCOMISSÃO DA SECRETARIA ARTIGO 17⁰ - Compete ao Departamento da Secretaria organizar a infraestrutura dos trabalhos administrativos necessários à execução da Conferencia, notadamente no tocante as comunicações internas e externas, relatórios e dados estatísticos. ARTIGO 18⁰ - Compete ao Departamento de Inscrições: a) Formalizar contato prévio com todos os Clubes do Distrito conferindo as respectivas relações de sócios, b) Cuidar das inscrições de todos os rotarianos, cônjuges e demais familiares, visitantes e outros participantes, c) Distribuir crachás de identificação aos participantes, d) Fornecer informações atualizadas sobre o número de inscritos. ARTIGO 19⁰ - Compete ao Departamento de Impressos providenciar a criação e impressão de todo o material necessário aos trabalhos da Conferencia. SEÇÃO V DA SUBCOMISSÃO DE FINANÇAS ARTIGO 20⁰ - Cabe ao Departamento de Orçamento preparar, em articulação com as subcomissões, o Orçamento referente às Receitas. e Despesas da Conferência. ARTIGO 21⁰ - Cabe ao Departamento da Tesouraria efetuar o registro das Receitas e Despesas, promovendo recebimentos e realizando pagamentos autorizados, colecionando a documentação respectiva para elaboração do balancete final a ser encaminhado ao Governador e ao Presidente da Comissão do Fundo Distrital. ARTIGO 22⁰ - Cabe ao Departamento de Patrocínio buscar o apoio de pessoas físicas e jurídicas para a realização de eventos e trabalhos da Conferencia, relacionando as doações recebidas. SEÇÃO VI DA SUBCOMISSÃO DO PLENARIO ARTIGO 23⁰ - Compete ao Departamento de Protocolo: a) Providenciar a organização dos locais onde ocorrerão as sessões,

5 b) Planejar a atuação do Departamento face a programação da Conferência a fim de manter o caráter solene que o evento requer, c) Providenciar, antecipada e cuidadosamente, para que todos os itens necessários às solenidades estejam a disposição nos momentos adequados, d) Compor e anunciar a mesa diretora de todas as reuniões, e) Fazer avisos e comunicações nas sessões plenárias e outras reuniões, f) Fazer saudações protocolares quando necessário. ARTIGO 24⁰ - Compete ao Departamento de Credenciais: a) Examinar as credenciais apresentadas pelos Delegados e Suplentes dos Rotary Clubs do Distrito, b) Relacionar os Delegados e Presidentes, indicando o nome do respectivo Rotary Club c) Fornecer ao Governador e afixar, em local adequado, a relação dos Delegados e Presidentes presentes, d) Emitir credenciais ARTIGO 25⁰ - Compete ao Departamento de Resoluções, Proposições e Moções, a) Examinar o texto de todas as propostas apresentadas, b) Emitir parecer oral ou escrito, sobre as propostas, c) Sugerir a rejeição prévia de proposta ou a sua apresentação em Plenário, d) Elaborar relatório sucinto dos trabalhos executados. ARTIGO 26⁰ - Compete ao Departamento de Pareceres: a) Examinar todas as teses e todos os trabalhos apresentados por escrito e expostos nas Sessões Plenárias, b) Emitir parecer sobre sua aceitação ou rejeição, para ser submetido ao Plenário. ARTIGO 27⁰ - Compete ao Departamento de Premiação: a) Obter troféus e prêmios, b) Fazer a classificação dos Rotary Clubs para a entrega dos prêmios, c) Fazer a avaliação de companheiros e casais, para eventual premiação, por animação, companheirismo, simpatia ou evidencia, d) Organizar e fornecer ao Governador a relação dos premiados, e) Sugerir premiações extras a tomar todas as providencias atinentes a premiação. ARTIGO 28⁰ - Compete ao Departamento de Anais: a) Adotar as providencias indispensáveis ao completo registro de todas as teses, debates, resoluções e decisões do Plenário, b) Registrar o comparecimento de personalidades, autoridades e rotarianos de destaque, c) Compilar todos os dados indispensáveis aos anais da Conferencia, d) Providenciar a edição dos anis da Conferencia.

6 SEÇÃO VII DA SUBCOMISSÃO DE RELAÇÕES PUBLICAS ARTIGO 29⁰ - Cabe ao Departamento de Promoções e Publicidade: a) Estimular os rotarianos a comparecerem a Conferencia, b) Informar os rotarianos e o público em geral sobre os planos e acontecimentos da Conferencia, ARTIGO 30⁰ - Cabe ao Departamento de Eventos e Entretenimento: a) Organizar os eventos de entretenimento e sociais da Conferencia, além de estandes artesanais e obras artísticas, b) Cuidar da escolha dos cardápios de almoços, jantares e coquetéis, c) Providenciar a coleta de brindes para sorteios, d) Organizar exposições de projetos desenvolvidos pelos Rotary Clubs, Rotaract, Interact e Casas da Amizade. ARTIGO 31⁰ - Cabe ao Departamento de Recepção e Companheirismo: a) Organizar grupos de rotarianos e cônjuges para recepção, acolhimento e assistência aos rotarianos, cônjuges e convidados, b) Promover a apresentação dos rotarianos e familiares locais aos participantes em geral, c) Manter ambiente alegre, animado e comunicativo, para o bom relacionamento e companheirismo, d) Estar em estreito contato com o Departamento de Protocolo de modo a garantir a melhor assistência e atenção a personalidades e autoridades presentes. ARTIGO 32⁰ - Cabe ao Departamento de Convidados Especiais: a) Receber e acompanhar o Representante Pessoal do Presidente de Rotary International e cônjuge, administradores de RI, oradores e outras personalidades. ARTIGO 33⁰ - Cabe ao Departamento de parceiros no Servir: a) Prestar assistência ao Rotaract, Interact e Casas da Amizade, no desenvolvimento das programações paralelas. SEÇÃO VIII DA SUBCOMISSÃO DE INFRAESTRUTURA ARTIGO 34⁰ - Compete ao Departamento do Local: a) Providenciar dependências adequadas a realização da Conferencia e as condições logísticas, tais como: equipamentos de som, registro fotográfico, filmagens, gravações, orientação visual do local, manutenção de limpeza e outras necessárias ao funcionamento dos trabalhos e eventos.

7 ARTIGO 35⁰ - Compete ao Departamento de Hospedagem: a) Promover contatos necessários com a rede hoteleira a rotarianos locais de modo a proporcionar hospedagem hoteleira ou familiar aos participantes visitantes. ARTIGO 36⁰ - Compete ao Departamento de Transportes: a) Tomar as medidas necessárias para que haja condições eficazes de transporte e assistência técnica aos veículos dos participantes da Conferencia. ARTIGO 37⁰ - Compete ao Departamento de Assistência Medica: a) Providenciar as condições necessárias a qualquer atendimento aos participantes no próprio local da Conferencia ou na rede hospitalar, se preciso. ARTIGO 38⁰ - Compete ao Departamento de Decoração: a) Realizar a decoração das áreas interna e externa do evento. CAPITULO III CONDUÇÃO DOS TRABALHOS E PARTICIPAÇÃO ARTIGO 39⁰ - O Governador presidirá as Sessões Plenárias e designará Coordenadores para as Reuniões de Grupos de Trabalho. PARAGRAFO ÚNICO: Quando necessário, o Governador poderá passar a direção dos trabalhos da Conferencia a um Governador de ano rotário anterior, filiado a Rotary Club do Distrito. ARTIGO 40⁰ - Cada trabalho tratará de assuntos relacionados as atividades das Avenidas de Serviço, observadas as orientações e programas do Rotary International e a linha administrativa sempre entendida pelo Governador. ARTIGO 41⁰ - Cópia de cada trabalho a ser exposto deverá ser entregue ao Governador com antecedência mínima de trinta dias. ARTIGO 42⁰ - Nas sessões Plenárias, serão adotados os seguintes procedimentos:⁰ a) Leitura ou exposição, limitada ao temo máximo de 30 (trinta) minutos, b) Debate no plenário: 3 (três) minutos para cada intervenção, mediante inscrição junto a mesa, c) Esclarecimento do leitor ou expositor, d) Moderação em ate 10 (dez) minutos, se couber, e) Votação, se couber. ARTIGO 43⁰ - Os temas abordados nos Grupos de Discussão terão Coordenador e Relator, sendo que este apresentará as conclusões em Plenário no tempo de 5 (cinco) minutos. ARTIGO 44⁰ - Poderá constar do Programa a exposição de tema rotário por representante da Casa da Amizade, Rotaract e Interact

8 PARAGRO ÚNICO: Os temas de que trata este artigo serão discutidos em Plenário, não se lhes designado, todavia: Moderador. ARTIGO 45⁰ - A Comissão de Pareceres reunir-se-á para opinar sobre cada trabalho apresentado em Plenário ou nas Reuniões de Grupo de Discussão e seu parecer será submetido à apreciação do Plenário na Sessão de Encerramento. ARTIGO 46⁰ - O Governador Indicado para o ano rotário seguinte fara pronunciamento em Plenário, ocasião em que declinará dentre as localidades, aquela de sua preferencia para a realização da próxima Conferência. ARTIGO 47⁰ - O Governador Indicado para o ano rotário subsequente será apresentado em Plenário para aclamação, na forma do Regimento do Rotary International. ARTIGO 48⁰ - Quando um Governador Indicado tiver sido selecionado pelo Distrito e seu nome enviado ao Secretario Geral do Rotary International, a Conferencia Distrital a ser realizada em seu mandato poderá começar a ser planejada. CAPITULO IV SESSÕES E REUNIÕES ARTIGO 49⁰ - Haverá durante os trabalhos da Conferencia: 1 Sessão Solene de Instalação da Conferencia, 2 Sessões Plenárias 3 Reuniões de Grupos de Discussão 4 Painéis 5 Sessão de Encerramento 6 Jantar Festivo de Confraternização 7- Reunião do Colégio de Governadores ARTIGO 50⁰ - A Sessão Solene de Instalação, presidida pelo Governador, terá a presença do Representante Pessoal do Presidente de Rotary International, autoridades rotárias, autoridades públicas, convidados especiais, rotarianos e cônjuges, integrantes das Casas da Amizade, Rotaract, Interact e outros convidados. ARTIGO 51⁰ - As Sessões Plenárias e as Reuniões de Grupos de Discussão serão desenvolvidas de acordo com o planejamento efetuado e tratarão de assuntos relacionados com as Avenidas de serviço, observadas as sugestões do Rotary International e a linha administrativa seguida pelo Governador. ARTIGO 52⁰ - A Sessão de Encerramento será realizada em continuação à ultima Sessão Plenária, quando se ouvirá a palavra final do Representante Pessoal do Presidente de Rotary International. ARTIGO 53⁰ - O jantar Festivo de Confraternização será uma reunião de amizade, regozijo e companheirismo, podendo fazer parte também de sua realização:

9 1 A chamada de cada Presidente ou de Rotary Club do Distrito para aplausos, 2 A entrega de mimos pelas Casas da Amizade, 3 A entrega de prêmios e/ou troféus outorgados na forma da respectiva regulamentação, 4 Outros eventos que contribuam para maior participação dos rotarianos e demais participantes. CAPITULO V INSCRIÇÃO NA CONFERENCIA E VOTAÇÕES SEÇÃO I INSCRIÇÕES ARTIGO 54⁰ - Todo rotariano deve inscrever-se na Conferencia a realizar a inscrição do cônjuge, familiares e convidados. ARTIGO 55⁰ - Cada inscrição poderá ser sujeita ao pagamento de taxa de inscrição e de adesão a almoços, jantares e outras atividades. ARTIGO 56⁰ - Todos os rotarianos poderão participar dos trabalhos da Conferencia. PARAGRAFO ÚNICO: O debate dos temas em Plenário será feito exclusivamente, por perguntas escritas. ARTIGO 57⁰ - Os rotarianos de outros Distritos poderão debater, discutir, apresentar moções e contribuir com seu ideal e sua experiencia para aperfeiçoamento do Rotary no Distrito SEÇÃO II VOTAÇÕES ARTIGO 58⁰ - São Delegados votantes os rotarianos do Distrito que tiverem apresentado credenciais a Comissão de Credenciais, na forma recomendada pelo Rotary International. PARAGRAFO ÚNICO: Os Rotary Clubs, que não tiverem nomeado e constituído Delegados, poderão ser representados na votação por seus Presidentes, desde que o fato seja comunicado previamente a Comissão de Credenciais para anotação. ARTIGO 59⁰ - Só poderão votar os Delegados ou Presidentes dos Rotary Clubs que estejam quites com o Rotary International e Fundo Distrital. ARTIGO 60⁰ - As propostas apresentadas deverão receber o parecer prévio da Comissão de Resolução. Proposições e Moções para que possam ser submetidas a deliberação dos votantes, conforme disposto no Artigo 58⁰ e as aprovadas serão, quando couber, encaminhadas ao Plenário para serem referendadas. ARTIGO 61⁰ - Todos os rotarianos de Rotary Clubs do Distrito poderão exercer o direito de voto, relativamente a resoluções, pareceres, proposições e moções encaminhadas ao Plenário, ressalvados os casos do Artigo seguinte (62⁰)

10 ARTIGO 62⁰ - E privativa dos Delegados votantes ou na falta destes, do respectivos Presidentes dos Rotary Clubs do Distrito, devidamente identificados, conforme disposto no Artigo 58⁰: 1 A escolha da sede da próxima Conferencia, 2 A eleição de Comissão Distrital de Indicação de Governador, 3 A eleição de Delegado do Distrito e respectivo suplente no Conselho de Legislação de Rotary International. CAPITULO VI DISPOSIÇÕES FINAIS ARTIGO 63⁰ - Em caso de Conferencias conjuntas, os Governadores combinarão a adoção do Regimento de um dos Distritos participantes, ajustando a parte dinâmica no que se fizer necessário, desde que a parte ajustada esteja regulada por um dos Regimentos. ARTIGO 64⁰ - Qualquer emenda a este Regimento devera ser feita com antecedência de 60 (sessenta) dias, no mínimo, encaminhada ao Governador do Distrito, que a submetera, em seguida, ao Colégio de Governadores, para parecer, e, com o parecer do Colégio, a colocara em Plenária da Conferencia de seu ano rotário, para discussão e votação. ARTIGO 65⁰ - As normas do Rotary International prevalecerão sobre este Regimento, salvo casos especiais que comportem ajustamento, mas nunca em desacordo com os Estatutos e Regimento Interno do Rotary International. ARTIGO 66⁰ - Os casos omissos serão resolvidos pelo Governador. Cuiabá - MT, 17 de maio de Fernando Cesar Dalmolin Governador