PREFEITURA MUNICIPAL DE PESQUEIRA CCI - Controladoria de Controle Interno SCI SISTEMA DE CONTROLE INTERNO

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1 SISTEMA DE CONTROLE INTERNO - SCI INSTRUÇÕES NORMATIVAS SABS Nº 001/ Aprovação em: 08/01/2010 Versão: 001 Ato de Aprovação: IN SABS Nº 001/ Unidade Responsável: Sistema de Aquisição de Bens e Serviços Unidades Envolvidas: Controladoria de Controle Interno e Departamento de Licitação Assunto do ato: Normatização Dispõe sobre o Sistema de Auditoria e Informações - AUDIN e dá outras providências. A PREFEITA MUNICIPAL DE PESQUEIRA, ESTADO DE PERNAMBUCO, Sra. CLEIDE MARIA DE SOUZA OLIVEIRA no uso das atribuições que lhe são conferidas pela Lei Orgânica do Município, além da Lei Municipal 2.036/2009 que institui o Sistema de Controle Interno (SCI), e cria a Controladoria de Controle Interno (CCI) do Município e dá outras providencias, e 1

2 CONSIDERANDO a Lei Federal n.º de 21 de junho de 1993 e suas alterações. CONSIDERANDO os artigos 70, 71 e 75, da Constituição Federal, os quais estabelecem as competências dos Tribunais de Contas; CONSIDERANDO as disposições dos artigos 30 e 33 da Carta Estadual, que estabelecem as competências do Tribunal de Contas do Estado de Pernambuco TCE/PE; CONSIDERANDO as disposições da Resolução 0002/2009 do Tribunal de Contas do Estado de Pernambuco TCE/PE. RESOLVE: DAS DISPOSIÇÕES GERAIS Art. 1º Fica instituído, no âmbito do Poder Executivo Municipal, sob a jurisdição do Tribunal de Contas do Estado de Pernambuco, o Sistema de Auditoria e Informações AUDIN, com vistas à sistematização eletrônica dos atos administrativos que tenham repercussão no controle externo das unidades gestoras municipais. Art. 2º AUDIN: é um aplicativo composto por módulos que se comunicam entre si, para uso exclusivo na internet, e que serve de apoio ao exercício do Controle Externo pelo Tribunal de Contas do Estado de Pernambuco, tendo como base o lançamento, a importação, a formalização e análise de dados das unidades gestoras municipal. Art. 3º O AUDIN tem por objetivo: I - Dar celeridade ao envio de informações obrigatórias pelas unidades gestoras municipais ao Tribunal de Contas; 2

3 II - Auxiliar o Controle Externo na fiscalização contábil, orçamentária, financeira, operacional e patrimonial das unidades gestoras municipal; III - Contribuir para o aperfeiçoamento do controle interno e da gestão das unidades gestoras municipal. Art. 4º Para fins desta Instrução Normativa consideram-se: I - Comissão Permanente de Licitação CPL do Poder Executivo Municipal: em todos os órgãos e entidades da administração direta ou indireta, no âmbito dos municípios, que tenham a obrigação de prestar contas, de forma individualizada, ao Tribunal de Contas do Estado de Pernambuco; II Lançamento: toda a informação registrada no AUDIN e que não tenha sido oficializada ao Tribunal de Contas pela Comissão Permanente de Licitação CPL do Poder Executivo Municipal; III Importação: toda a remessa de arquivo eletrônico realizada através do AUDIN, em layout próprio do sistema, cujo conteúdo não tenha sido oficializado ao Tribunal de Contas pela Comissão Permanente de Licitação CPL do Poder Executivo Municipal; IV Formalização: o ato realizado no sistema, de responsabilidade da unidade gestora municipal, que torna oficial ao Tribunal de Contas os dados lançados ou importados no AUDIN. Art. 5º Ficam obrigadas ao lançamento, importação e formalização de dados no Sistema de Auditoria e Informações pelo Poder Executivo Municipal por departamento ou setor especifico definidas no inciso I, do art. 4º, desta Instrução Normativa. DOS MÓDULOS DO AUDIN 3

4 Art. 6º O Sistema de Auditoria e Informações é constituído pelos módulos de Acesso, Cadastro de Usuários, Cadastro de Unidades Gestoras, Licitações e Contratos, Administração, Cadastro de Responsáveis Legais, Execução Orçamentária e Financeira, Limites e Aplicações Constitucionais e Legais, Suprimentos de Fundos e Diárias, Convênios, Subvenções e Parcerias, Obras e Serviços de Engenharia, Pessoal, Lei de Responsabilidade Fiscal LRF e Gerenciamento das Auditorias. Parágrafo único: Na primeira fase de implantação, compreendida entre 1 de janeiro e 31 de dezembro de 2009, serão disponibilizados os módulos de Acesso, Cadastro de Usuários, Cadastro de Unidades Gestoras, Licitações e Contratos e Administração. DO MÓDULO DE ACESSO Art. 7º O módulo de Acesso permite a conexão dos usuários externos e internos aos demais módulos do AUDIN, através de uma identificação e senha. 1º São usuários internos jurisdicionados os servidores ou prestadores de serviços do Poder Executivo Municipal, cadastrados no AUDIN. 2º São usuários externos os membros ou servidores do Tribunal de Contas do Estado de Pernambuco cadastrados no AUDIN. Art. 8º Os usuários do Poder Executivo Municipal de que trata o artigo anterior terão acesso ao Sistema de Auditoria e Informações, através da página do Tribunal de Contas na internet pelo endereço eletrônico DO MÓDULO DE CADASTRO DE USUÁRIOS Art. 9º O módulo de Cadastro de Usuários é responsável pelo registro, alteração ou exclusão e atribuição ou modificação de perfis dos usuários internos jurisdicionados. 4

5 Art. 10º Os usuários internos jurisdicionados são cadastrados de acordo com a seguinte classificação: I - Gerenciador de Sistema; II - Servidor; III - Prestador de Serviços. Art. 11º O Gerenciador de Sistema deverá ser servidor efetivo ou comissionado, designado pela Prefeita Municipal, através de Portaria, que conterá seu nome, cargo ocupado, matrícula e período de vigência. 1º São atribuições do usuário Gerenciador de Sistema: Municipal; I - Gerenciar o AUDIN no âmbito do Poder Executivo jurisdicionados; II - Cadastrar, alterar e excluir os demais usuários internos III - Atribuir ou modificar perfis dos usuários cadastrados no Poder Executivo Municipal; IV - Solicitar o registro e a alteração de dados cadastrais do Poder Executivo Municipal de sua responsabilidade; V - Acompanhar o cumprimento dos prazos previstos nesta Instrução Normativa para lançamento, importação e formalização dos dados no sistema, de responsabilidade dos demais usuários internos jurisdicionados, no âmbito do Poder Executivo Municipal. 2º O representante legal do Poder Executivo Municipal deverá encaminhar ao Tribunal de Contas cópia da Portaria de que trata o 5

6 caput desta Instrução Normativa, no prazo máximo de 30 (trinta) dias do início do seu mandato ou gestão, através de ofício, que conterá: I - Nome, cargo, número do CPF, e endereço do servidor designado; II - Data de publicação da Portaria de designação. 3º A substituição ou exclusão do Gerenciador de Sistema deverá ser feita através de Portaria, observadas as mesmas exigências contidas no parágrafo anterior no prazo máximo de 30 (trinta) dias da substituição ou exclusão. 4º A Portaria e o ofício de que tratam o caput e os 2º e 3º desta Instrução Normativa deverão também ser enviados em formato de arquivo PDF para o audin@tce.pe.gov.br, no prazo máximo de 30 (trinta) dias contados do início do mandato ou gestão do representante legal do Poder Executivo Municipal ou da substituição ou exclusão do Gerenciador de Sistema. Art. 12º O usuário Servidor deverá ser servidor efetivo ou servidor comissionado cadastrado pelo Gerenciador de Sistema. Art. 13º O usuário Prestador de Serviços deverá ser pessoa física, autônoma ou representante de uma pessoa jurídica regularmente contratada pelo Poder Executivo Municipal, cadastrado pelo Gerenciador de Sistema. Art. 14º As atribuições dos usuários: Servidor e Prestador de Serviços serão definidas pelo Gerenciador de Sistema, de acordo com os perfis disponíveis no módulo de Cadastro de Usuários. Art. 15º O módulo de Cadastro de Usuários estabelece os seguintes perfis para os usuários internos jurisdicionados: I - Gestor; 6

7 II - Membro de Comissão de Licitação; III - Assessor Jurídico; IV - Servidor da Área Financeira. Art. 16º O perfil de Gestor permite exclusivamente a exibição dos dados disponíveis de todos os módulos do AUDIN. Art. 17º O perfil Membro de Comissão de Licitação permite o lançamento, importação, alteração, exclusão, formalização e solicitação de reversão ou desbloqueio dos dados relativos às Portarias de designação dos membros das comissões de licitação e aos processos licitatórios. Art.18º O perfil Assessor Jurídico permite o lançamento, importação, alteração, exclusão, formalização e solicitação de reversão ou desbloqueio dos dados relativos aos contratos administrativos e termos aditivos vinculados às compras, obras e serviços de engenharia e outros serviços. Art. 19º O perfil Servidor da Área Financeira permite o lançamento, importação, alteração, exclusão e solicitação de reversão ou desbloqueio dos dados relativos à execução financeira dos contratos administrativos e termos aditivos vinculados às compras, obras e serviços de engenharia e outros serviços. DO MÓDULO DE CADASTRO DE UNIDADE GESTORA Art. 20º O módulo de Cadastro de Unidade Gestora é responsável pelo registro, alteração e exclusão dos dados cadastrais da unidade gestora municipal, inclusive aqueles relativos às normas de criação, regulamentação e extinção, além das informações do representante legal e do contador. 1º Cabe ao Gerenciador de Sistema solicitar a atualização dos dados cadastrais Poder Executivo Municipal, sempre que estes sofrerem qualquer alteração. 7

8 2º O registro ou a alteração dos dados cadastrais do Poder Executivo Municipal serão realizados mediante solicitação, protocolada através do próprio módulo, pelo Gerenciador de Sistema, sujeita à análise e aprovação pelo Tribunal de Contas. 3º É obrigatória a confirmação dos dados cadastrais das unidades gestoras pelo Gerenciador de Sistema, no início de cada ano civil, até o dia 31 de janeiro. DO MÓDULO DE LICITAÇÃO E CONTRATOS Art. 21º O módulo de Licitações e Contratos é responsável pelo registro, importação, alteração e formalização dos dados referentes às Portarias de designação e destituição da comissão de licitação, aos processos licitatórios, aos contratos administrativos de compras, obras e serviços de engenharia e outros serviços, e sua execução financeira. 1º Para fins de utilização do módulo de Licitações e Contratos do Sistema de Auditoria e Informações, consideram-se: I - Tipos de comissões de licitação: a) Especial: composta por no mínimo 03 (três) membros, sendo um deles o presidente; b) Permanente: composta por no mínimo 03 (três) membros, sendo um deles o presidente; c) Pregão: composta por um pregoeiro e no mínimo 02 (dois) membros da equipe de apoio; ou comissionado; d) Servidor Designado: composta por um servidor efetivo 8

9 II - Tipos de Portaria: a) Portaria Principal: aquela editada anualmente pela autoridade competente do Poder Executivo Municipal, com a finalidade de, pela primeira vez no exercício, designar os membros, definir o objetivo e o prazo de vigência de uma determinada comissão de licitação; b) Portaria Associada: aquela editada pela autoridade competente com a finalidade de alterar exclusivamente uma determinada Portaria Principal em vigor, seja para destituir e/ou designar um membro da comissão de licitação, mudar o seu objetivo ou o prazo de vigência. III - Modalidades: a) Concorrência; b) Tomada de Preços; c) Convite; d) Leilão; e) Pregão Eletrônico; f) Pregão Presencial; g) Dispensa; h) Inexigibilidade. IV - Processos licitatórios sem inversão de fases, aqueles em que a fase de habilitação antecede à fase de julgamento das propostas de preços; 9

10 V - Processos licitatórios com inversão de fases, aqueles em que a fase de julgamento das propostas de preços antecede à fase de habilitação. 2º As Portarias Principal e Associada terão como data final de vigência o dia 31 de dezembro do exercício financeiro de sua edição, ressalvadas aquelas emitidas com a finalidade de estabelecer comissões especiais de licitação com término previsto para a conclusão dos trabalhos em data anterior. 3º O período de vigência das Portarias Principal e Associada não poderá ultrapassar mais de um exercício financeiro. 4º Cada Portaria principal editada deverá corresponder exclusivamente à instituição de uma comissão de licitação. Art. 22º O Poder Executivo Municipal deverá: I - Numerar os processos licitatórios respeitando a sua data de abertura e obedecendo a uma ordem seqüencial iniciada em 1 (um), para cada exercício financeiro, independente da modalidade, da comissão de licitação ou da assessoria jurídica responsável pelo seu processamento. II Numerar as modalidades respeitando a data de abertura do processo licitatório e obedecendo a uma ordem seqüencial iniciada em 1 (um), para cada exercício financeiro, independente da comissão de licitação ou da assessoria jurídica responsável pelo seu processamento. Art. 23º Caberá aos usuários internos jurisdicionados, com o perfil de Membro de Comissão de Licitação formalizar no Sistema de Auditoria e Informações: I - Os dados relativos às Portarias Principal e Associada, em prazo não superior a 03 (três) dias úteis contados da data de sua publicação; 10

11 II - Os dados relativos à instauração do processo licitatório, em prazo não superior a 02 (dois) dias úteis contados do recebimento do pedido de instauração pela comissão de licitação; III - Os dados relativos ao edital, carta-convite, termo de dispensa ou termo de inexigibilidade do processo licitatório no dia em que lhes for dada a publicidade, nos termos da legislação em vigor; IV - Os dados relativos aos licitantes, em prazo não superior a 02 (dois) dias úteis, contados: a) Da abertura da documentação de habilitação para os processos licitatórios instaurados sem inversão de fases; b) Da abertura, conhecimento ou lance das propostas de preços para os processos licitatórios instaurados com inversão de fases. V - Os dados relativos à fase de Habilitação do processo licitatório, em prazo não superior a 02 (dois) dias úteis contados da publicidade do seu resultado final, nos termos da legislação em vigor; VI - Os dados relativos à fase de Julgamento das Propostas, em prazo não superior a 04 (quatro) dias úteis contados da publicidade do seu resultado final, nos termos da legislação em vigor; VII - Os dados relativos às fases de Homologação e Adjudicação, em prazo não superior a 02 (dois) dias úteis contados de sua publicidade. Parágrafo único: Para a modalidade convite, a publicidade de que trata o inciso III deste caput ocorrerá na data da assinatura do protocolo ou do aviso de recebimento da carta-convite entregue ou remetida ao último licitante convidado. Art. 24º Caberá aos usuários externos jurisdicionados, com o perfil de Assessor Jurídico, formalizar no Sistema de Auditoria e Informações: 11

12 I - Os dados relativos aos contratos administrativos de compras, obras e serviços de engenharia e outros serviços, em prazo não superior a 05 (cinco) dias úteis contados da data em que se der sua publicidade; II - Os dados relativos aos termos aditivos dos contratos administrativos de que trata o inciso anterior, em prazo não superior a 03 (três) dias úteis contados da data em que se der sua publicidade. Art. 25º Caberá aos usuários internos jurisdicionados, com o perfil de Servidor da Área Financeira, formalizar no Sistema de Auditoria e Informações os dados relativos aos pagamentos decorrentes da execução financeira dos contratos administrativos de que trata o inciso I do caput anterior, no prazo não superior a 02 (dois) dias úteis contados da data de emissão do cheque ou da ordem bancária. DO MODÚLO DE ADMINISTRAÇÃO Art. 26º O módulo de Administração é responsável pelo controle dos movimentos, solicitações de reversão e desbloqueio de dados, emissão de avisos aos usuários e fixação dos parâmetros e tabelas básicas previstos no Sistema de Auditoria e Informações. 1º A reversão de dados é o ato realizado pelo Administrador do AUDIN, mediante solicitação fundamentada pelo usuário interno jurisdicionado, com o objetivo de permitir a alteração ou exclusão de dados anteriormente formalizados no sistema. 2º O desbloqueio de dados é o ato realizado pelo Administrador do AUDIN, mediante solicitação fundamentada pelo usuário interno jurisdicionado, com o objetivo de permitir o lançamento de dados relativos a processos licitatórios ou a contratos administrativos que se encontravam bloqueados, de acordo com as situações previstas no sistema. 3º Administrador do AUDIN é o usuário responsável pela administração geral do sistema, no âmbito do Tribunal de Contas do Estado de Pernambuco, com atribuições, inclusive, para aprovar ou recusar as solicitações enviadas pelos usuários internos jurisdicionados. 12

13 DAS PENALIDADES Art. 27º A formalização de dados falsos, a omissão de informações no AUDIN ou o descumprimento dos prazos previstos nesta Instrução Normativa implicará a aplicação de pena de multa pelo Tribunal de Contas, conforme previsto no inciso X do artigo 73 da Lei Estadual nº /2004. Parágrafo único: As penalidades impostas pelo Tribunal de Contas não excluem a representação ao Ministério Público, a fim de que se proceda ao ajuizamento da ação penal cabível. DAS DISPOSIÇÕES FINAIS E TRANSITÓRIAS Art. 28º O Poder Executivo Municipal deverão guardar, por um prazo mínimo de 05 (cinco) anos, contados da data de formalização, todos os recibos de envio dos dados eletrônicos para fins de comprovação junto ao Tribunal de Contas. Art. 29º O Tribunal de Contas poderá solicitar ao Poder Executivo Municipal qualquer documento para comprovação ou complementação das informações lançadas, importadas ou formalizadas através do Sistema de Auditoria e Informações. Parágrafo único: O não atendimento ao disposto no caput desta Instrução Normativa implicará a aplicação das penalidades previstas no artigo 27º desta Instrução Normativa. Art. 30º O Poder Executivo Municipal ficam obrigadas a manter em formato PDF todos os documentos eletrônicos, cujo lançamento, importação ou formalização sejam considerados obrigatórios pelo AUDIN. Art. 31º Será disponibilizado no portal do AUDIN, acessível na forma prevista no art. 4º desta Instrução Normativa, manual em meio eletrônico que disporá sobre a forma de acesso e funcionamento do Sistema de Auditoria e Informações e servirá como ferramenta de consulta a todos os seus usuários. 13

14 Art. 32º Para os dados relativos a fatos geradores, cuja formalização seja de competência do exercício financeiro de 2009, não serão aplicadas as penalidades previstas no artigo 27º desta Instrução Normativa. Parágrafo único: O disposto nesta Instrução Normativa não desobriga o Poder Executivo Municipal ao cumprimento das determinações contidas nesta Instrução Normativa. Art. 33º Na contagem dos prazos estabelecidos nesta Instrução Normativa, excluir-se-á o dia do início e incluir-se-á o do vencimento, exceto quando for explicitamente disposto em contrário. sua publicação. Art. 34º Esta instrução entra em vigor a partir da data de Publique-se, registre-se, cumpra-se. Pesqueira/PE, 08 de janeiro de CLEIDE MARIA DE SOUZA OLIVEIRA PREFEITA 14