Informação aos Associados sobre o Tratamento dos seus Dados Pessoais

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1 Informação aos Associados sobre o Tratamento dos seus Dados Pessoais A privacidade e a protecção dos seus dados pessoais são muito importantes para esta sua CAIXA DE CRÉDITO AGRÍCOLA MÚTUO (doravante abreviadamente designada por CAIXA AGRÍCOLA), que sempre orientou a sua recolha, utilização, consulta e tratamento no estrito cumprimento dos deveres e direitos que cada Associado desta CAIXA AGRÍCOLA dispõe, quer nos termos da lei, designadamente do Código Cooperativo (doravante CCoop), do Código das Sociedades Comerciais (doravante CSC) e do Regime Jurídico do Crédito Agrícola Mútuo (doravante RJCAM), quer nos termos dos Estatutos da CAIXA AGRÍCOLA e do seu Regulamento Eleitoral. Com a aplicação directa do Regulamento Geral sobre Protecção de Dados, Regulamento (EU) 2016/679, a 25 de Maio de 2018 (RGPD), a CAIXA AGRÍCOLA empenha-se em prestar informação detalhada sobre a utilização e a protecção que são dadas aos dados pessoais de cada Associado e/ou de cada legal representante e/ou procurador de cada um dos seus Associados, sendo pessoa colectiva, o motivo pelo qual se procede ao seu tratamento, bem como os direitos que lhe assistem, em cumprimento do disposto nos artigos 13º e 14º do RGPD. Doravante e para simplificação sempre que este documento se referir aos dados pessoais do Associado, pretender-se-á referir aos dados pessoais de toda e qualquer pessoa singular, seja na sua qualidade de Associada da CAIXA AGRÍCOLA, seja na qualidade de legal representante e/ou procurador de Associada que seja pessoa colectiva. As informações constantes deste documento poderão ter que ser alvo de alteração ao longo do tempo. Aconselhamos, por isso, que efectue a sua consulta e/ou solicite uma nova cópia, junto de qualquer agência desta CAIXA AGRÍCOLA, podendo também e a todo o tempo consultá-lo no sítio da internet do CRÉDITO AGRÍCOLA, acedível, através deste endereço 1. O SICAM e o Grupo Crédito Agrícola (GCA) A Caixa Central de Crédito Agrícola Mútuo (doravante Caixa Central) e cada uma das Caixas de Crédito Agrícola Mútuo (doravante CCAM) suas Associadas, constituem no seu conjunto e nos termos do determinado no RJCAM, o Sistema Integrado de Crédito Agrícola Mútuo (SICAM), sendo que este, em conjunto com as empresas suas participadas constituem o Grupo Crédito Agrícola. A Caixa Central é o organismo central, orientador e fiscalizador do SICAM, ou seja de cada uma das CCAM, sendo que é quem, em regra, define meios e finalidades de tratamento em sede de cumprimento do disposto na Lei para cada uma das CCAM e quem elabora e dispõe as minutas-tipo de Estatutos e de Regulamentos que são submetidos à aprovação dos Associados de cada CCAM. 1

2 2. Responsável pelo Tratamento de Dados A CAIXA AGRÍCOLA é responsável pelo tratamento dos dados pessoais dos seus Associados, em coresponsabilidade com a Caixa Central, organismo central, orientador e fiscalizador e que, consequentemente não só define os meios e finalidades de tratamento, como tem acesso aos dados pessoais de cada um dos Associados da CAIXA AGRÍCOLA, efectuando, igualmente e para efeitos do RGPD, o seu tratamento. 3. Subcontratantes dentro do Grupo Crédito Agrícola com quem os dados do Associado são partilhados A CAIXA AGRÍCOLA partilha os dados pessoais dos seus Associados com um agrupamento complementar de empresas pertencente ao GCA, o Crédito Agrícola Serviços Centro de Serviços Partilhados, ACE (doravante CA Serviços), bem como com a Crédito Agrícola Informática Sistemas de Informação, SA (doravante CA Informática), empresa que também integra o mesmo Grupo, na qualidade de subcontratantes e igualmente de entidades responsáveis pelo tratamento de dados, para todas as finalidades que exigem registo e tratamento informático. Sempre que não haja necessidade de registo e tratamento informático, os dados dos Associados não são partilhados com os subcontratantes indicados. 4. Tratamento de dados pessoais dos Associados A CAIXA AGRÍCOLA apenas recolhe os dados pessoais do Associado necessários à sua cabal e eficaz identificação e os inerentes ao exercício de direitos e deveres de Associado da CAIXA AGRÍCOLA. Após a sua recolha em formulários próprios e adequados e subscritos pelo Associado, a CAIXA AGRÍCOLA procede ao seu registo, designadamente em sistema informático, utilizando-os, conservando-os, consultando-os e comunicados por meios automatizados e/ou não automatizados, dependendo das finalidades para os quais os mesmos são tratados. Os dados pessoais dos Associados tratados podem ser fornecidos pelos próprios Associados, mediante o preenchimento de formulários para requerer a sua admissão como Associado da CAIXA AGRÍCOLA ou para se candidatarem a cargo num dos seus órgãos sociais e /ou para solicitarem uma listagem contendo todos os Associados da CAIXA AGRÍCOLA para fins exclusivamente eleitorais, como por terceiros, como sendo, em caso de candidatura à eleição para membro de órgão social, a entrega de certificados de registo criminal ou certidões emitidas pela Segurança Social ou pela Autoridade Tributária e Aduaneira relativas a Associados pelo membro da candidatura designado para essa função. Os dados pessoais dos Associados tratados podem também, sempre e quando o Associado se candidate a membro de órgão social, ser recolhidos junto de terceiros pela CAIXA AGRÍCOLA, designadamente na Central de Responsabilidades de Crédito do Banco de Portugal, nas bases de dados públicas do CITIUS e/ou nas bases de dados comerciais D&B, sendo, todavia, essas recolhas, expressa e devidamente autorizadas pelo Associado que é devidamente informado de que os mesmos são exclusivamente recolhidos e tratados para ser efectuada a sua avaliação de adequação para o exercício do cargo a que se candidata. 2

3 Assim, a CAIXA AGRÍCOLA efectua recolha indirecta de dados pessoais do Associado através da consulta de bases de dados públicas, como o Citius e a plataforma de insolvências e efectua, sempre que para tal está autorizada, à consulta da Central de Riscos do Banco de Portugal e à D&B. A CAIXA AGRÍCOLA não efectua qualquer outro tipo de recolha de dados pessoais através de terceiros ou de outros meios, sendo que se essa realidade se vier a alterar, a CAIXA AGRÍCOLA procederá á alteração deste documento e comunicá-lo-á aos Associados. 5. Categorias de dados pessoais A CAIXA AGRÍCOLA procede, relativamente aos seus Associados, mas dependendo da finalidade, ao tratamento das seguintes categorias de dados pessoais que estão classificadas da seguinte forma: Dados de identificação civil (vg. nome, género, data de nascimento, assinatura); Dados de identificação fiscal (vg. número de identificação fiscal, código da repartição das finanças); Outros dados identificativos (vg. nome do pai, nome da mãe, social media); Dados de morada e contacto (vg. morada fiscal, morada de correspondência, endereço electrónico, número de telefone); Dados de situação pessoal (vg. emigrante, não residente [NIF e país], reformado, títulos) Dados profissionais e habilitações académicas (vg. profissão, entidade patronal, rendimento, cargos públicos, ENI, actividades anteriormente exercidas); Dados contratuais e patrimoniais (vg. dados de conta bancária, valor dos bens, número de conta, IBAN); Dados de registo de voz e imagem (vg. gravações de chamadas, de vídeo, fotografias); Dados pessoais para instrução de candidatura a cargo eleitoral (vg. dados sobre condenações criminais constantes do certificado de registo criminal, dados sobre processos judiciais e contraordenacionais de que o Associado seja parte ou interveniente, dados pessoais adicionais constantes de curriculum vitae, dados pessoais recolhidos no preenchimento de questionários legais ou regulamentares exigidos pela Supervisão, etc.). 6. As finalidades a que se destina o tratamento dos dados pessoais do Associado A CAIXA AGRÍCOLA e a CAIXA CENTRAL tratam os dados pessoais do Associado da CAIXA AGRÍCOLA para as seguintes finalidades: Cumprimento e execução do seu pedido de admissão como Associado da CAIXA AGRÍCOLA: A CAIXA AGRÍCOLA tem de recolher, através do preenchimento pelo Associado dos formulários para admissão de Associado, os dados pessoais dele constantes, dados esses que serão registados informaticamente e ficam guardados na CAIXA AGRÍCOLA e que podem ser consultados, visualizados, corrigidos, guardados, conservados, comunicados automaticamente ou não. 3

4 Cumprimento do exercício dos direitos e deveres Estatutários e Regulamentares do Associado: A CAIXA AGRÍCOLA trata os dados pessoais do Associado para lhe permitir o exercício dos seus direitos de Associado, mas e também para o cumprimento dos seus deveres. Nesta sede, poderão ser registados o som da sua voz e a sua imagem no âmbito das Assembleias Gerais de Associados, conquanto essa gravação seja necessária e exigível para o regular funcionamento da Assembleia. A CAIXA AGRÍCOLA está também e em sede de cumprimento de direitos e deveres dos Associados obrigada, estatutária e legalmente, a entregar para consulta uma listagem dos Associados no pleno gozo dos seus direitos, a outro Associado, para fins estritamente eleitorais. Cumprimento de obrigações legais e regulamentares que a CAIXA AGRÍCOLA esteja obrigada, designadamente quando o Associado se candidate a membro de Órgão social da CAIXA AGRÍCOLA: A CAIXA AGRÍCOLA e a CAIXA CENTRAL podem recolher dados adicionais aos recolhidos aquando da admissão do Associado, quando este pretenda candidatar-se à eleição para um qualquer órgão social da CAIXA AGRÍCOLA, dados esses que são necessários para a instrução do processo eleitoral, para a instrução da necessária avaliação de adequação, para o envio à Autoridade de Supervisão a fim de que seja emitida a necessária autorização para exercício de funções e ainda para a Conservatória do Registo Comercial para efeitos de registo. Prossecução de interesses legítimos da CAIXA AGRÍCOLA: A CAIXA AGRÍCOLA ou a CAIXA CENTRAL poderão utilizar os dados pessoais do Associado para lhe enviarem comunicações por carta, correio electrónico, sms ou por chamada telefónica de voz, para transmitir informações que, legal ou estatutariamente, importe prestar aos Associados. As demais situações não enquadráveis nas finalidades acima indicadas requerem a obtenção do consentimento do seu titular, consentimento esse que terá de ser prestado de forma livre, específica, informada e inequívoca, como sucede com a recolha de dados pessoais constantes do seu registo criminal. 7. Destinatários dos dados pessoais Para cumprimento dos seus deveres legais, regulamentares e estatutários, a CAIXA AGRÍCOLA poderá ter que comunicar os dados pessoais do Associado a outras entidades, incluindo as seguintes categorias de destinatários: Autoridades públicas, como, por exemplo, a Autoridade Tributária e Aduaneira, o Banco de Portugal, a Autoridade de Supervisão de Seguros e Fundos de Pensões, o Banco Central Europeu, a Comissão de Mercado de Valores Mobiliários, Entidades Judiciais e Judiciárias, Tribunais Judiciais ou Administrativos, entre outras; Prestadores de serviços que prestem serviços ao Grupo Crédito Agrícola (vg. peritos avaliadores, advogados, etc.); 4

5 Outras Entidades do GCA (vg. CA Serviços e CA Informática). Nos casos de transferências internacionais (fora da União Europeia), sempre que a Comissão Europeia tenha declarado, através de uma decisão de adequação, que o país localizado fora da União Europeia em causa garante um nível de protecção de dados pessoais equivalente ao decorrente da legislação da União Europeia, a transferência de dados terá por base essa decisão de adequação. Nos casos em que a transferência seja feita para países ou organizações localizados fora da União Europeia, em relação aos quais não haja decisão de adequação da Comissão, o Grupo Crédito Agrícola carecerá de uma derrogação aplicável à situação específica. Por exemplo, se a transferência for necessária para executar um contrato celebrado a seu pedido ou quando faz um pagamento internacional. 8. Prazos de conservação dos dados pessoais O tratamento dos dados pela CAIXA AGRÍCOLA e pela CAIXA CENTRAL manter-se-á enquanto se revelar necessário ou obrigatório para o cumprimento das finalidades acima indicadas. Terminada a relação contratual, os dados pessoais, os tratamentos de dados pessoais e a respectiva conservação de dados manter-se-ão pelos prazos legais obrigatórios ou até que prescrevam, nos termos da lei, os direitos dela emergentes. 9. Os direitos dos titulares dos dados Nos termos da lei aplicável, aos Associados, enquanto titulares dos dados, assistem os seguintes direitos: direito de acesso: sempre que o solicitar, pode aceder aos seus dados pessoais, obter informações relacionadas com o tratamento dos seus dados e, ainda, obter uma cópia dos seus dados pessoais objecto de tratamento. direito de rectificação: sempre que considerar que os seus dados pessoais estão incompletos ou incorrectos, pode requerer a sua rectificação ou que os mesmos sejam completados. direito ao apagamento: sem prejuízo das obrigações legais e regulamentares que poderão limitar o exercício deste direito, pode solicitar o apagamento dos seus dados pessoais quando se verifique uma das seguintes situações: (i) os dados pessoais deixem de ser necessários para a finalidade que motivou a sua recolha ou tratamento; (ii) retire o consentimento em que se baseia o tratamento de dados e não exista outro fundamento jurídico para o mesmo; (iii) apresente oposição ao tratamento dos dados e não existam interesses legítimos prevalecentes, a avaliar caso a caso, que justifiquem o tratamento; (iv) os dados pessoais tenham que ser apagados ao abrigo de uma obrigação jurídica a que esteja sujeita o Grupo Crédito Agrícola; (v) os dados pessoais tenham sido tratados ilicitamente; ou (vi) os dados pessoais tenham sido recolhidos no contexto da oferta de serviços da sociedade de informação. O direito ao apagamento não se aplica quando o tratamento seja necessário (i) para o exercício de liberdade de expressão e de informação; (ii) para o cumprimento de obrigação legal que exija o 5

6 tratamento; (iii) por motivos de interesse público no domínio da saúde pública; (iv) para fins de arquivo de interesse público, fins de investigação científica ou histórica ou fins estatísticos, na medida em que o exercício do direito ao apagamento prejudique gravemente a obtenção dos objectivos desse tratamento; ou (v) para efeitos de declaração, exercício ou defesa de um direito num processo judicial. direito à limitação do tratamento: pode requerer a limitação do tratamento dos seus dados pessoais nos seguintes casos: (i) se contestar a exactidão dos seus dados pessoais, durante um período de tempo que permita verificar a sua exactidão; (ii) se o tratamento for ilícito e se opuser ao apagamento dos dados, solicitando, em contrapartida, a limitação da sua utilização; (iii) se o Grupo Crédito Agrícola já não precisar dos dados pessoais para fins de tratamento, mas se esses dados forem necessários para efeitos de declaração, exercício ou defesa de um direito num processo judicial; ou (iv) se tiver apresentado oposição ao tratamento, até que se verifique que os interesses legítimos do Grupo Crédito Agrícola prevalecem sobre os seus. direito de portabilidade: quando o tratamento se basear no consentimento expresso ou na execução de um contrato e quando o tratamento em causa for realizado por meios automatizados, pode solicitar a entrega, num formato estruturado, de uso corrente e de leitura automática, dos dados pessoais por si fornecidos. Tem ainda o direito de pedir que O Grupo Crédito Agrícola transmita esses dados a outro responsável pelo tratamento, desde que tal seja tecnicamente possível. direito de oposição: tem o direito de se opor ao tratamento dos seus dados pessoais nas seguintes situações: (i) quando o tratamento se basear no interesse legítimo do Grupo Crédito Agrícola; ou (ii) quando o tratamento for realizado para fins diversos daqueles para os quais os dados foram recolhidos, mas que sejam compatíveis com os mesmos. Se se opuser ao tratamento, o Grupo Crédito Agrícola deixará de tratar os seus dados pessoais, a não ser que tenha razões legítimas para realizar esse tratamento e que estas prevaleçam sobre os seus interesses. Pode também oporse ao tratamento dos seus dados para fins de marketing directo, incluindo a definição de perfis que esteja relacionada com esse marketing. direito de não ficar sujeito a decisões individuais exclusivamente automatizadas: no tratamento de dados que assente em processos automatizados, tem o direito de (i) obter intervenção e análise humana; (ii) manifestar o seu ponto de vista; e (iii) contestar a decisão tomada. direito a retirar o seu consentimento: nos casos em que o tratamento dos dados seja feito com base no seu consentimento, pode retirar o consentimento a qualquer momento. Neste caso, os seus dados pessoais deixarão de ser tratados, excepto se existir outro fundamento que justifique esse tratamento por parte do Grupo Crédito Agrícola. 6

7 direito de apresentar reclamações junto da CNPD: tem direito a apresentar reclamações relativamente a matérias relacionadas com o tratamento dos seus dados pessoais junto da Comissão Nacional de Protecção de Dados. 10. Pontos de contacto para exercício de direitos e pedido de informações Para exercício de qualquer dos seus direitos, bem como e sempre que tiver alguma dúvida acerca do tratamento dos seus dados, ou das informações que lhe foram prestadas, pode contactar a CAIXA AGRÍCOLA ou a CAIXA CENTRAL, na qualidade de entidades co-responsáveis pelo tratamento dos seus dados pessoais, através dos canais de comunicação habituais e nos seguintes: Agência: pode exercer os seus direitos dirigindo-se à agência da CAIXA AGRÍCOLA que lhe esteja mais próxima; pode exercer os seus direitos através de envio de mensagem de correio electrónico para o endereço protecaodedados@creditoagricola.pt. Morada: pode igualmente exercer os seus direitos através de carta para a sede da entidade responsável pelo tratamento de dados acima indicados ou para o seguinte endereço que é a sede da Caixa Central, Rua Castilho A Lisboa, que se encarregará de encaminhar para o responsável pelo tratamento respectivo; Telefone: pode igualmente contactar-nos telefonicamente para a Linha Directa e a para a Linha Directa Internacional (00) Encarregado da Protecção de Dados do GCA A CAIXA AGRÍCOLA e a CAIXA CENTRAL designaram um único Encarregado de Protecção de Dados que é o Encarregado de Protecção de Dados do Grupo Crédito Agrícola. Assim e no caso de questões relacionadas com o tratamento dos seus dados pessoais ou com o exercício dos seus direitos, pode também, querendo, contactar o Encarregado da Protecção de Dados do GCA, através dos seguintes canais: dpo@creditoagricola.pt Morada: Rua Castilho, A, Lisboa Telefone: (+351)