POLÍTICA DE PRIVACIDADE

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1 POLÍTICA DE PRIVACIDADE CENTRO DE INFÂNCIA, ARTE E QUALIDADE 1. REGULAMENTO GERAL DE PROTEÇÃO DE DADOS - RGPD O Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados Pessoais (Regulamento nº 2016/679 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 27 de abril de 2016) estabelece as regras relativas à proteção, tratamento e livre circulação dos dados pessoais das pessoas singulares e aplica-se diretamente a todas as entidades que procedam ao tratamento desses dados, em qualquer Estado membro da União Europeia, nomeadamente Portugal. O Centro de Infância, Arte e Qualidade (doravante abreviadamente designado CIAQ), no contexto da sua atividade, procede ao tratamento de dados pessoais, pretendendo assegurar com rigor, eficácia e segurança a proteção de todos os dados recolhidos e tratados. Através desta política, damos-lhe a conhecer as novas regras aplicáveis ao tratamento dos seus dados pessoais, os direitos que lhe assistem, assim como a forma como pode gerir, diretamente e de forma simples, os seus dados. 2. DADOS PESSOAIS, TITULARES DE DADOS PESSOAIS E CATEGORIAS DE DADOS PESSOAIS O que são dados pessoais? Dados pessoais são todas as informações de qualquer natureza, recolhidas em qualquer tipo de suporte, relativas a uma pessoa singular, identificada ou identificável. Considera-se identificável o conjunto de informações que podem levar à identificação de uma determinada pessoa, nomeadamente por referência a um identificador (como por exemplo um número de identificação ou um dado de localização). De quem recolhemos dados pessoais? Em face da atividade exercida pelo CIAQ, são tratados dados de pessoas coletivas (empresas e associações) e de pessoas singulares, que se apresentam perante o CIAQ enquanto utentes, encarregados de educação dos utentes, pessoas autorizadas pelos encarregados de educação, sócios, membros de órgãos sociais, prestadores de serviços ou colaboradores / 7

2 Que dados pessoais tratamos e como os recolhemos? O CIAQ apenas recolhe dados que se mostrem adequados, pertinentes e limitados ao que é necessário relativamente às finalidades para os quais são tratados. A recolha dos seus dados pode ser feita oralmente ou por escrito, nomeadamente através de formulários e contratos. Para execução das diferentes finalidades, poderemos recolher, nomeadamente, os seguintes tipos de dados pessoais (cfr. anexo I para informações detalhadas). No caso dos utentes da instituição, seus encarregados de educação e pessoas autorizadas por estes: Dados de identificação (nome, número de identificação civil, número de identificação fiscal, número de segurança social, número de utente do SNS); Dados de contacto (morada, telemóvel, ); Dados de saúde e desenvolvimento dos utentes (vacinação obrigatória, alergias alimentárias e respiratórias, doenças infectocontagiosas, desenvolvimento físico e cognitivo); Dados relativos ao contexto familiar (caraterísticas do agregado familiar, regulação do poder paternal); Dados de pagamento (para devolução de montantes devidos, por exemplo cauções ou notas de crédito, quando consentido); Outros dados solicitados por entidades públicas (câmara municipal, segurança social, ministério de educação, entre outros), no âmbito do acompanhamento da instituição e dos utentes; Fotografia / vídeo / áudio dos utentes (no âmbito das obrigações legais, e consentido para todas as restantes situações). Dados de contacto de pessoas singulares autorizadas a ir buscar os utentes à instituição (nome; telemóvel); No caso dos colaboradores e prestadores de serviços da instituição recolhemos os seguintes tipos de dados pessoais: Dados de identificação (nome, número de identificação civil, número de identificação fiscal, número de segurança social, número de utente do SNS); Dados de contacto (morada, telemóvel, ); / 7

3 Dados relativos a contactos pessoais e familiares de emergência (nome e telemóvel de pessoas singulares a contactar em caso de emergência); Dados relativos ao processamento salarial (número de elementos do agregado familiar, justificações de falta, cotizações sindicais, número de conta bancária); Dados de saúde resultantes dos processos de medicina de trabalho (aptidão parcial, total ou inaptidão para a realização das tarefas); Registo criminal para trabalho com menores; Filiação sindical No caso dos sócios da instituição recolhemos os seguintes tipos de dados pessoais: Dados de identificação (nome, número de identificação civil, número de identificação fiscal); Dados de contacto (morada, telemóvel, ); Adicionalmente, recolhemos dados e temos acesso a informações que partilha voluntariamente connosco, através de um feedback ou inquérito de satisfação, presencialmente, por , numa rede social ou sítio de internet. Aqui podemos incluir, por exemplo, qualquer informação que partilha publicamente numa rede social ou informação que faz parte do seu perfil na rede social de um terceiro e que permite que a rede social partilhe connosco. Os dados pessoais são recolhidos e tratados por colaboradores designados pelo CIAQ, de acordo com cada finalidade, estando implementadas medidas de segurança para assegurar que somente os colaboradores designados têm acesso aos dados necessários para o desempenho das atividades da instituição. Os dados sensíveis estão igualmente sujeitos a medidas de segurança, estando os colaboradores que têm acesso aos mesmos abrangidos pelo dever de confidencialidade / 7

4 3. FUNDAMENTOS E FINALIDADES DO TRATAMENTO DE DADOS PESSOAIS Porquê e com que fundamento utilizamos os seus dados pessoais? Todos os dados recolhidos e tratados pelo CIAQ têm por fundamento uma das seguintes condições de legitimidade: Execução de contrato ou diligências pré-contratuais: quando o tratamento é necessário para a execução de um contrato no qual é parte ou para diligências pré-contratuais, inclusive candidaturas a vagas disponíveis na instituição (utentes ou colaboradores). O cumprimento de obrigações legais: quando o tratamento é necessário para o cumprimento de uma obrigação jurídica. Aqui se inclui, por exemplo, a comunicação de dados junto de outros organismos públicos (nacionais e comunitários), fiscais ou judiciais. O interesse público: quando o tratamento é necessário para o exercício de funções de interesse público. O interesse legítimo: quando o tratamento se mostra necessário para a prossecução de interesses legítimos da entidade responsável pelo tratamento ou de terceiros, sem prejudicar os direitos e as liberdades dos seus utentes, encarregados de educação, prestadores de serviços e/ou colaboradores. O consentimento: Quando a recolha é precedida do seu consentimento expresso, específico e informado, através de suporte escrito ou via web. Recolhemos o seu consentimento, por exemplo, para finalidades relacionadas com inquéritos de satisfação, recolha de sugestões de melhoria, registo e tratamento de reclamações e envio de informação relacionada com o funcionamento regular da instituição (eventos e atividades diversas organizadas pelo CIAQ ou pelos seus parceiros). Quais as finalidades para as quais recolhemos os seus dados? (cfr. anexo I para informações detalhadas) Os dados pessoais recolhidos pelo CIAQ apenas são processados para fins específicos, explícitos e legítimos. Sempre que sejam recolhidos dados pessoais, os mesmos destinam-se exclusivamente às finalidades expressamente identificadas aquando da recolha. O CIAQ, como responsável pelo tratamento de dados, utiliza a informação recolhida para efeitos legais e contratuais, faturação, gestão de utentes e sócios, para fins históricos e estatísticos, controlo da qualidade de serviço e assistência aos utentes, contactos comerciais e informativos. A informação recolhida é usada também para adequar os nossos serviços aos nossos utentes e melhorar os nossos serviços / 7

5 4. PERÍODO DE CONSERVAÇÃO DE DADOS PESSOAIS O CIAQ trata e conserva os seus dados apenas durante o período que se mostre necessário à prossecução ou conclusão das finalidades do tratamento a que se destinam, em respeito pelos prazos máximos necessários para cumprir com obrigações contratuais, legais ou regulamentares (cfr. anexo I para informações detalhadas). Regra geral, e quando exista um contrato que legitime o tratamento dos seus dados, o CIAQ irá manter tais dados enquanto se mantiver tal relação contratual e enquanto perdurem os seus efeitos. Outras circunstâncias existem, como o cumprimento de obrigações legais ou regulamentares, que legitimam o tratamento por período superior, por exemplo: Para efeitos de cumprimento de obrigações fiscais, os dados pessoais relativos à faturação devem ser conservados pelo prazo máximo de dez anos a contar da prática do ato); A pendência de um processo judicial pode legitimar que os seus dados sejam conservados por período de tempo superior. Findo o período de conservação, o CIAQ procederá à eliminação dos referidos dados. 5. DIREITOS DOS TITULARES DOS DADOS Nos termos da legislação em vigor, a partir do momento em que recolhemos e tratamos os seus dados, existe um conjunto de direitos que, a qualquer momento, poderá exercer junto do CIAQ. Quais os seus direitos? Em qualquer momento, tem o direito de aceder aos seus dados pessoais bem como saber a que tratamento são submetidos e, dentro dos limites do contratualizado e da lei, de os alterar, oporse ou limitar o tratamento, decidir sobre o tratamento automatizado dos mesmos, retirar o consentimento, solicitar a sua portabilidade ou apagamento (desde que não exista outro fundamento válido que legitime tal tratamento). Como pode exercer os seus direitos? Caso pretenda exercer algum dos seus direitos elencados ou esclarecer qualquer dúvida relacionada com o assunto deverá endereçar a sua comunicação para geral@ciaq.ua.pt ou por escrito à sede da empresa. Poderá ainda apresentar qualquer reclamação junto da Autoridade Nacional de Controlo / 7

6 6. TRANSMISSÃO DE DADOS Com quem partilhamos os seus dados pessoais? Atendendo à atividade do CIAQ, e dependendo da respetiva finalidade, os seus dados poderão ser partilhados junto de entidades terceiras, nas quais se incluem organismos públicos nacionais e entidades privadas para efeitos de cumprimento de obrigações legais ou regulamentares, contratuais ou funções de interesse público (cfr. anexo I para informações detalhadas). O CIAQ celebra os protocolos necessários com os seus subcontratantes de forma a obter garantias suficientes de execução de medidas técnicas e organizativas adequadas e assegurar a máxima confidencialidade, a não partilha os seus dados com terceiros para fins comerciais e uma célere e eficaz defesa dos direitos do titular dos dados. Atendendo à atividade do CIAQ, e dependendo da respetiva finalidade, os seus dados poderão ser partilhados junto dos encarregados de educação que tenham consentido a recolha e tratamento de fotografia, áudio e vídeo dos seus utentes, individualmente ou em grupo. O CIAQ tomará as medidas necessárias para assegurar que, nestas situações, somente serão partilhados os respetivos registos dos utentes com respetivos encarregados de educação que o consentiram, recorrendo a medidas de segurança adequadas que permitam salvaguardar esses dados. 7. POLÍTICA DE COOKIES O que são cookies? Cookies são pequenos ficheiros de texto com informação relevante que é descarregada pelo seu dispositivo de acesso (computador, telemóvel ou tablet), através do navegador de internet (browser), quando um site é visitado pelo utilizador, sendo utilizados para armazenar informações sobre as visitas dos utilizadores. Os cookies usados pelo CIAQ no site não recolhem informações pessoais que permitam identificar o utilizador. O site apenas utiliza cookies para recolher informação estatística, de modo a analisar o funcionamento do site, a experiência de navegação dos utilizadores, e avaliar a relevância dos seus conteúdos / 7

7 Desativar a utilização de Cookies Todos os browsers permitem que o utilizador aceite, recuse ou apague os cookies através da seleção das configurações apropriadas no seu browser. Assim, os utilizadores podem desativar a utilização dos cookies no site a qualquer momento ao modificar as configurações do browser. No entanto, é importante destacar que a desativação dos cookies pode impedir que alguns serviços da web funcionem corretamente, afetando, total ou parcialmente, a navegação. 8. PEDIDOS DE ESCLARECIMENTOS SOBRE DADOS PESSOAIS Se tiver alguma questão relacionada com a utilização, tratamento e medidas de proteção dos seus dados pessoais ou dos dados pessoais do seu educando (incluindo direito à eliminação dos dados para os quais tenha dado consentimento) poderá, a todo tempo, contactar o CIAQ, enquanto responsável pelo tratamento dos mesmos, através do contacto telefónico , do endereço de (geral@ciaq.ua.pt), ou presencialmente nas suas instalações, sito no Campus universitário de Santiago, Aveiro. Aveiro, 31 de agosto de A Presidente da Direção, / 7