Estabelecer uma parceria SECÇÃO 2

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1 Estabelecer uma parceria SECÇÃO 2

2 SECÇÃO 2 / CAPÍTULO 1 Estabelecer uma parceria Princípios gerais Capítulo 1: Princípios gerais Capítulo 2: O acordo financeiro Capítulo 3: O acordo escrito Colaborar para quê? A colaboração permite evitar a duplicação de esforços e o consequente desperdício de recursos. A colaboração evita que as organizações concorram entre si pelos recursos e por visibilidade. A colaboração permite que as organizações multipliquem os recursos: por exemplo, falando a uma só voz, defendemos melhor os interesses dos nossos beneficiários. A colaboração permite que as organizações utilizem os recursos de que dispõem de forma complementar, para realizar objectivos comuns que nenhuma delas poderia atingir só por si. Ao mais alto nível ( parceria plena ), a colaboração permite que as organizações criem novos recursos e ideias que não teriam conseguido criar sozinhas. Eis alguns dos elementos com que cada uma das organizações pode contribuir para uma relação funcional: recursos financeiros; recursos materiais; competências/conhecimentos; ideias; relações (influência) com as comunidades, os doadores, os governos ou o sector privado. Claro que colaborar exige tempo e empenhamento e, regra geral, quanto maiores são Secção 2 / Capítulo 1: Princípios gerais 51

3 os benefícios esperados, maior deverá ser o empenhamento. Não é realista pensar que todas as relações organizacionais darão origem a uma parceria plena. Um dos primeiros passos para a criação de uma relação funcional consiste em avaliar a medida em que cada uma das organizações pode e quer estabelecer uma parceria e investir o grau de empenhamento necessário. Uma relação funcional simples pode ser perfeitamente satisfatória, mesmo que não implique a criação de novos recursos e ideias, desde que seja vantajosa para as duas partes. Princípios que regem a parceria O PAM definiu um conjunto de princípios, apresentados na Caixa 2, que regem as suas relações com as ONG: CAIXA 2 Quadro de parceria PAM-ONG Objectivos comuns e respeito e confiança mútuos Os parceiros devem identificar-se igualmente com os programas e partilhar a responsabilidade pelo êxito ou pelo fracasso das actividades do programa, adoptando uma abordagem comum perante a comunicação social e os doadores. Concepção conjunta das actividades e adopção conjunta de decisões sobre essas actividades A decisão de criar uma parceria efectiva só pode ser tomada se o PAM e as ONG considerarem que podem obter melhores resultados com as suas actividades conjuntas do que actuando separadamente. Compromisso de criação e manutenção da parceria As parcerias não se criam num dia, exigem grandes investimentos de tempo e de recursos humanos. Disposição de renunciar até certo ponto à independência, para executar conjuntamente os programas. Compromisso de transparência e responsabilidade A franqueza e a honestidade são condições indispensáveis para que haja confiança e para que a relação seja funcional. Uma parceria baseia-se num compromisso de partilha total da informação e no acordo entre os parceiros no que se refere aos processos de prestar contas aos doadores. Fonte: Adaptação de Working with ONGs: A Framework for Partnership (Colaborar com as ONG: um quadro de parceria), documento político, PAM, Roma, Devem acrescentar-se a estes outros dois princípios, extraídos do Manual e ferramentas para a construção de Parcerias (2003): Equidade Qual é o significado de equidade, numa relação em que há grandes diferenças entre os parceiros em matéria de poderes, recursos e influência? Equidade significa igualdade de direitos de negociação e validação dos contributos que não podem ser medidos apenas em termos de valor em dinheiro ou de perfil público. Benefício mútuo Uma vez que todos os parceiros devem contribuir para a parceria, todos eles devem ter direito a beneficiar da parceria. Uma parceria saudável deve contribuir para que cada um dos parceiros dela derive benefícios específicos, para além dos benefícios comuns para todos os parceiros. Só assim será possível garantir um compromisso duradouro dos parceiros e a sustentabilidade da parceria. O que é que é necessário fazer para que a parceria funcione? É necessário esclarecer três questões, para estabelecer uma parceria funcional: Clareza dos objectivos: Quais são os objectivos das duas organizações? Quais desses objectivos serão abrangidos pela relação de parceria? Com que objectivos as duas organizações estabeleceram a parceria: apenas para evitar a concorrência e a duplicação, ou também com outras expectativas? Clareza de funções: Quem contribui com o quê (este aspecto normalmente é esclarecido no documento de parceria)? Clareza de procedimentos: Como é que as organizações comunicarão entre si: o que é que deve ser comunicado; por que meios; com que frequência? Como é que serão tomadas as decisões? Como é que serão discutidas e resolvidas as discordâncias (não esquecer que as discordâncias são normais em todas as parcerias e que podem contribuir para encontrar melhores soluções)? Como é que as duas organizações farão saber uma à outra se acham que a relação institucional está a resultar? Claro que todos estes procedimentos podem ser modificados à medida que a relação institucional evolui ou quando surgem novas questões. As duas partes devem sentirse livres de o fazer, mas em princípio é sempre conveniente debater francamente estas questões. 52 Como colaborar com o PAM Secção 2 / Capítulo 1: Princípios gerais 53

4 É evidente que todas as organizações e todos os sectores têm as suas próprias prioridades e podem ter alguma dificuldade em aceitar as prioridades do parceiro; porém, se estes princípios forem respeitados, as divergências e as tensões podem ser discutidas abertamente, para chegar a consenso. Que tipo de parceria existe entre o PAM e as ONG? As ONG com que o PAM colabora podem ser classificadas em cinco categorias gerais: (1) grandes ONG internacionais; (2) ONG internacionais mais pequenas; (3) grandes ONG nacionais que trabalham no seu país de origem; (4) ONG locais; (5) organizações de base comunitária como associações locais e igrejas locais. O PAM mantém com estas diferentes organizações relações muito diversificadas, que podem, no entanto, ser classificadas em três tipos principais: (1) parceria de cooperação ; (2) parceria complementar ; (3) parceria de coordenação. Estas parcerias não se excluem mutuamente e é mesmo muito provável que coexistam; e se bem que nem sempre sejam observados todos os princípios referidos no início do presente capítulo, é possível promover a sua observância. Parceria de cooperação (designada anteriormente por parceria de execução ) É o tipo de relação mais comum entre o PAM e as ONG. Os parceiros de cooperação normalmente são responsáveis pela execução de uma actividade (por exemplo, o transporte, o armazenamento e a distribuição) em nome do PAM, geralmente no âmbito de uma intervenção de ajuda alimentar concebida pelo PAM. O PAM é responsável perante o Governo e o Conselho Executivo do PAM é responsável pela intervenção. Neste tipo de parceria, a ONG geralmente presta um serviço relacionado com a distribuição dos alimentos e o PAM suporta os custos de prestação desse serviço incorridos pela ONG. A parceria de cooperação é formalizada num Acordo no Terreno (FLA), concluído entre o PAM e a ONG, em que são claramente especificadas as responsabilidades das duas organizações, os recursos que devem ser disponibilizados e por quem (ver Capítulo 3 da presente secção). A medida em que esta relação evoluirá para um tipo de parceria mais complementar dependerá em grande medida da capacidade da ONG, em termos de recursos financeiros e humanos. Parceria complementar Numa parceria complementar, o PAM e a ONG podem conceber conjuntamente uma intervenção, com objectivos comuns e dirigida ao mesmo grupo alvo ou, em alternativa, o PAM pode prestar ajuda alimentar como um dos elementos de um programa mais alarga- do da ONG, que abrange beneficiários do PAM e que tem os mesmos objectivos do PAM. No âmbito desta parceria, o PAM e a ONG contribuem com os recursos que cada uma das organizações está mais bem colocada para disponibilizar. O PAM fornece produtos alimentares e a ONG recursos não alimentares. Um exemplo deste tipo de parceria será o caso de uma ONG que mantém em funcionamento centros de formação para mulheres aos quais o PAM fornece alimentos. Prestando ajuda alimentar às mulheres e às crianças que frequentam os centros, o PAM está a apoiar o seu grupo alvo de beneficiários. Por outro lado, ao proporcionar um incentivo para que as mulheres frequentem os centros, o PAM ajuda a ONG prestar apoio a um grupo alvo de beneficiários mais numeroso. Um outro exemplo de uma parceria complementar é o pacote essencial que o PAM fornece em parceria com outros organismos das Nações Unidas e com as ONG, que inclui as seguintes componentes: alimentação escolar, ensino básico, desparasitação e fornecimento de suplementos de micronutrientes, educação no domínio do VIH/SIDA, prevenção da malária, promoção da utilização de fogões de lenha amigos do ambiente e eficientes e projectos de criação de hortas e de plantação de árvores nos terrenos das escolas. O PAM fornece a componente alimentar do pacote. Não existe ainda um modelo de acordo de formalização deste tipo de parceria. Nalguns casso utiliza-se uma versão adaptada do Acordo no Terreno (FLA), em que será necessário especificar os mecanismos de coordenação previstos e como é que serão divididas entre os parceiros as funções de acompanhamento e apresentação de relatórios. Parceria de coordenação Numa parceria de coordenação, as actividades da ONG e do PAM são executadas separadamente, mas é vantajoso para as duas organizações partilharem informações e manterem-se mutuamente informadas sobre as suas actividades. Este tipo de parceria é especialmente indicado nos casos em que a ONG executa actividades de sensibilização, mas é também possível quando uma ONG trabalha numa zona do país e o PAM noutra ou quando a ONG mantém contactos principalmente com um ministério, ao passo que o PAM está mais ligado a outro. Pode ainda ser útil quando a ONG e o PAM trabalham com os mesmos grupos de beneficiários, mas não concluíram um acordo formal. 54 Como colaborar com o PAM Secção 2 / Capítulo 1: Princípios gerais 55

5 SECÇÃO 2 / CAPÍTULO 2 Quadro 1: Características dos tipos de parcerias entre o PAM e as ONG, em comparação com uma relação comercial Comercial Cooperação (Execução) Complementar Coordenação Objectivos comuns Não Sim Sim Não necessariamente Princípios comuns Não Sim Sim Sim Concepção conjunta Não Desejável Desejável Não O PAM disponibiliza normalmente: A outra organização disponibiliza: fundos serviços específicos, com fins lucrativos alimentos fundos formação influência/apoio serviços específicos, sem fins lucrativos alimentos fundos formação influência/apoio recursos não alimentares fundos materiais formação pessoal / consultoria técnica Tipo de acordo Contrato Acordo no terreno Versão adaptada do acordo no terreno informação / consultoria informação / consultoria Inexistente Outras leituras e referências: International Business Leaders Forum (IBLF) e Global Alliance for Improved Nutrition (GAIN) Manual e ferramentas para a construção de Parcerias. PAM Participatory Techniques and Tools A WFP Guide. Roma. PAM Self-Appraisal of World Food Programme Collaboration/Partnership with NGOs. Escritório Regional (Joanesburgo). PAM WFP s Relationship with NGOs in Roma. Working with NGOs: A Framework for Partnership (WFP/EB.A/2001/4-B). O acordo financeiro Que custos serão suportados pelo PAM? De um modo geral, o PAM procurará reembolsar todos os custos justificados relacionados com o transporte físico da ajuda alimentar do PAM até aos beneficiários e com a gestão dessa ajuda. O grau em que o PAM reembolsará os custos relacionados com o transporte e a distribuição dos produtos alimentares ou com qualquer outra actividade dependerá dos seguintes factores: O tipo de intervenção e as actividades para as quais a ONG pede um financiamento: por exemplo, conforme as actividades de ajuda alimentar são ou não complementares em relação a um programa existente da ONG. A capacidade financeira da ONG. Os recursos financeiros do PAM o montante dos fundos disponíveis. A ONG deve ser transparente em relação a quaisquer outras fontes de financiamento de uma intervenção específica e ao grau em que contribui com os seus próprios fundos para essa intervenção. O grau de participação da ONG numa intervenção deve ser acordado com o escritório do PAM no país antes da execução da intervenção. A responsabilidade por cada uma das etapas da cadeia de distribuição da ajuda alimentar deve ser clarificada antes da assinatura do acordo no terreno 11 e claramente definida nesse acordo (ver Capítulo 3 da presente secção, sobre o acordo no terreno). O reembolso dos custos será efectuado com base nas disposições do acordo. 11. Designado anteriormente pelo nome de Carta de Entendimento (Letter of Understanding, LoU). O acordo no terreno (FLA) é uma versão normalizada da carta de entendimento, ou seja, um modelo de acordo normalizado em que são definidas as funções e responsabilidades do PAM e dos seus parceiros de cooperação. 56 Como colaborar com o PAM Secção 2 / Capítulo 2: O acordo financeiro 57

6 Nas Caixas 3 e 4 descrevem-se em pormenor os custos que o PAM procurará cobrir, caso esses custos sejam justificados e caso estejam disponíveis os fundos necessários, bem como os custos que não serão cobertos e em que circunstâncias. Além disso, os financiamentos do PAM estarão sujeitos a possíveis restrições impostas pelos doadores. CAIXA 3 Custos que o PAM poderá cobrir Pessoal que participa no planeamento, na administração, na execução e no acompanhamento da distribuição da ajuda alimentar. Aluguer de instalações administrativas, numa localização central ou no terreno, segurança e seguros, material de escritório, comunicações e custos associados, directamente relacionados com a função de apoio às operações do PAM*. Mobiliário, equipamentos e material de comunicações de escritório, adquiridos ou utilizados nas operações do PAM,incluindo os custos de transporte,movimentação e possível regresso desses equipamentos/activos à sua localização primitiva*. Custos relacionados com a distribuição física e o armazenamento dos produtos alimentares do PAM, incluindo a mãodeobra, o aluguer e a manutenção dos armazéns. Este custos incluem também as despesas com fumigação,protecção contra os incêndios ou outras despesas e equipamentos relacionados, tais como medidas, balanças, contentores para distribuição, sacas/receptáculos para reacondicionamento. Aluguer, manutenção, seguros e combustível para os veículos utilizados no transporte dos produtos alimentares e no acompanhamento da distribuição desses produtos. Custos associados ao reforço da capacidade das ONG locais em matéria de planeamento, gestão e acompanhamento da distribuição da ajuda alimentar, quando directamente relacionados com a operação do PAM em causa, bem como os custos de formação para esses efeitos. Custos de formação, reforço da capacidade, acompanhamento e apresentação de relatórios relacionados com a aplicação da política de igualdade entre os sexos definida nos Compromissos Reforçados a favor das Mulheres, na directiva do Director Executivo Directive ED2003/006 Revised Standards of Conduct in the International Civil Service (Directiva ED2003/006 Normas de Conduta Revistas no Serviço Civil Internacional) e no Boletim do Secretário-Geral das Nações Unidas Special Measures for Protection from Sexual Exploitation and Sexual Abuse (Medidas especiais de protecção contra o abuso sexual e a exploração sexual). Despesas de capital, quando esses activos são utilizados exclusivamente para efeitos de distribuição da ajuda alimentar e serviços relacionados e desde que a compra tenha sido previamente acordada com o escritório do PAM no país. Uma comissão de gestão de 5%, destinada a cobrir parte dos custos administrativos da Sede da ONG**. Em caso de interrupções do fornecimento de produtos alimentares, os custos da ONG relacionados com as interrupções da intervenção e os custos resultantes do prolongamento da duração da intervenção em consequência dessas interrupções em princípio serão cobertos pelo PAM, mas só serão cobertos os custos fixos, durante um máximo de dois meses. * Se o parceiro está estabelecido no país há vários anos, os custos das instalações administrativas e do material e equipamentos de escritório utilizados ao serviço de um projecto específico do PAM serão baixos. Observe-se que esses custos deverão ser calculados em proporção das actividades executadas pelo parceiro para o PAM no âmbito de um projecto específico. ** Em casos excepcionais em que uma ONG gere as actividades do PAM a partir da sede, a ONG pode incluir e apresentar à consideração do PAM uma percentagem dos custos da sede, integrando-os nos custos normais previstos no acordo de reembolso. Custos que o PAM não cobrirá Avaliação inicial pela ONG dos custos de uma operação. Todos os custos associados a actividades executadas pela ONG em paralelo com as distribuições da ajuda alimentar, mas independentemente dessas distribuições***. Uma comissão de gestão, no caso de: - a ONG estar a executar um programa distinto, paralelamente à operação os custos de gestão devem ser cobertos pelo outro programa; - quando foi assinado um acordo entre o PAM e a ONG ao abrigo do qual a ONG está a financiar aspectos específicos da operação. Os custos fixos ou quaisquer outros custos, caso as operações do PAM devam ser encerradas e se a ONG receber uma notificação por escrito 30 dias antes da data de cessação do acordo (tal como é acordado nos termos do ponto 2.2 do Acordo no Terreno). Veículos ligeiros****. CAIXA 4 *** Nesses casos aplica-se uma fórmula de partilha dos custos entre as duas organizações. É necessário que a actividade e as funções da ONG sejam formalmente reconhecidas e deve haver um acordo definindo uma eventual partilha dos custos e/ou reconhecendo a contribuição da ONG para um programa de apoio paralelo ou associado (por exemplo, de nutrição, saúde, saneamento, etc.). **** Os veículos ligeiros só serão pagos em casos excepcionais e só mediante aprovação prévia do escritório do PAM no país. Como é que o PAM obtém financiamentos? Os doadores oferecem ao PAM produtos alimentares em espécie, numerário destinado a adquirir produtos alimentares e um montante normalizado a utilizar para a cobertura dos custos operacionais de execução das actividades de ajuda alimentar, que incluem a distribuição dos alimentos aos beneficiários. O montante recebido pelo PAM para cobrir os custos operacionais é calculado com base numa fórmula fixa - x USD/por tonelada -, ou seja, por y toneladas de produtos alimentares o PAM recebe y vezes x USD/por tonelada, em numerário. Este montante deve ser suficiente para cobrir todas as despesas relacionadas com a operação, incluindo os custos da 58 Como colaborar com o PAM Secção 2 / Capítulo 2: O acordo financeiro 59

7 intervenção da ONG. O PAM só pode reembolsar os custos da ONG se conseguir obter os fundos necessários para o fazer. O que é que deve ser incluído no orçamento da ONG? Quando elabora um orçamento, a ONG deve saber que terá de apresentar os seguintes documentos: mapas orçamentais 1 e 2 (ver Anexo 1); uma justificação do orçamento (para mais pormenores, ver ponto sobre a justificação do orçamento); documento da proposta de projecto (para um exemplo, ver Anexo 2). Os mapas orçamentais, a justificação do orçamento e o documento da proposta de projecto devem ser entregues ao PAM simultaneamente. O orçamento da ONG deve basear-se: Numa estimativa de custos realista - A estimativa de custos da ONG deve ser precisa, dentro dos limites das circunstâncias conhecidas, pois poderá influenciar os donativos que o PAM virá a receber. Sempre que possível, recomenda-se que o PAM e a ONG colaborem na elaboração da estimativa de custos de uma operação. Numa estimativa de custos proporcional às actividades do PAM com o parceiro - Os custos estimados de aluguer e funcionamento das instalações administrativas e dos materiais de escritório devem ser proporcionais em todos os casos às actividades do PAM executadas em colaboração com o parceiro. Quando a ONG está estabelecida há vários anos no país, parte-se do princípio de que os custos de aluguer das instalações administrativas, de materiais, equipamento informático e de comunicações e mobiliário de escritório: já existem; e/ou foram já imputados a outro projecto do PAM; ou a percentagem das actividades executadas para o PAM nas actividades totais do escritório é baixa em comparação com as que estão relacionadas com outros projectos do parceiro. A ONG deve garantir que: Os custos sejam comparáveis aos de outras actividades executadas no país - A ONG deve garantir que os custos sejam comparáveis aos de operações e situações semelhantes a nível do país. Se bem que o PAM não imponha tarifas, quer no que se refere aos salários, às rendas ou a quaisquer outros serviços, quando analisa o orçamento da ONG compara os custos com os custos normais de operações semelhantes executadas a nível local. Os custos fixos e os custos variáveis sejam calculados separadamente - O montante reembolsado às ONG é calculado com base numa estimativa dos custos fixos ( cus- tos por unidade de tempo ), a que se adiciona uma estimativa de custos calculada com base no número de toneladas a distribuir ( custos variáveis ). A ONG deve preencher as duas secções do mapa orçamental (apresentado no Anexo 1), especificando os diferentes tipos de custos. Na Secção A são inscritos os custos fixos e na Secção B os custos variáveis. Os custos de encerramento sejam incluídos no orçamento - Os custos relacionados com a fase de encerramento e com o encerramento definitivo de uma intervenção devem ser também incluídos no orçamento. Se a ONG não puder estimar esses custos nas fases de concepção e planeamento da intervenção, terá de o fazer antes de que a intervenção termine. A justificação do orçamento da ONG deve descrever: As actividades da intervenção propostas pela ONG, juntamente com pormenores sobre o pessoal e sobre a forma como foi calculada a estimativa de custos. Pormenores sobre as rubricas de equipamento de comunicações e informático e o respectivo custo. Uma previsão das necessidades em termos de deslocações, uma estimativa de custos das deslocações e o cálculo desses custos. Pormenores sobre qualquer iniciativa de formação para a qual é pedido um financiamento, indicando a quem se dirige a formação, qual é o tema da mesma, porque é que é necessária e quando é que terá lugar. Outras actividades complementares que a ONG se propõe executar, se for caso disso, e a sua relação com a ajuda alimentar do PAM. Quaisquer custos que serão incorridos pela ONG na execução de actividades complementares relacionadas com as intervenções de ajuda alimentar do PAM. O ideal será que a ONG e o escritório do PAM no país discutam e analisem conjuntamente a justificação do orçamento, para assegurar que sejam incluídas todas as informações de que o PAM necessita para justificar o seu próprio orçamento. A justificação do orçamento pode ser integrada na proposta de projecto da ONG (por exemplo, ver no Anexo 2 o modelo de proposta de projecto da ONG utilizado pelo escritório do PAM no Zimbabué). Revisões do orçamento O PAM considerará a possibilidade de proceder a revisões do orçamento nos seguintes casos: Quando há atrasos na chegada dos produtos alimentares. Quando há interrupções dos fornecimentos. Quando as distribuições se prolongam para além dos prazos previstos inicialmente. Quando as distribuições são aumentadas ou reduzidas. 60 Como colaborar com o PAM Secção 2 / Capítulo 2: O acordo financeiro 61

8 Nestas circunstâncias, a ONG deve apresentar um orçamento revisto que reflicta as alterações verificadas e que inclua os custos suplementares em que incorreu devido ao atraso ou ao prolongamento da intervenção. A ONG deve utilizar os mesmos modelos de mapas orçamentais para as revisões do orçamento (ver Anexo 1, no fim do presente capítulo). Os custos em causa incluirão provavelmente custos com pessoal, aluguer de instalações e manutenção, bem como outras despesas inevitáveis e já comprometidas e custos com equipamentos. Porém, a ONG deve ter em conta que o PAM se esforçará ao máximo por analisar e dar resposta a todos os pedidos justificados, mas que a sua capacidade para financiar operações está directamente relacionada com a atribuição de recursos a uma intervenção específica. As ultrapassagens de um orçamento podem exigir negociações entre o PAM e os doadores e não há garantias de que o PAM receba os fundos necessários para cobrir os custos extraordinários. No caso específico de interrupções dos fornecimentos: o PAM reembolsará no máximo os custos fixos equivalentes a um período de dois meses. Caso o PAM necessite de encerrar uma operação antes do que estava previsto: o PAM não reembolsará os custos fixos caso tenha notificado a ONG por escrito com uma antecedência de pelo menos 30 dias relativamente à nova data de encerramento. Se o PAM não tiver notificado a ONG com essa antecedência, reembolsará no máximo os custos fixos equivalentes a um período de dois meses. Como é que os custos da ONG são reembolsados? Adiantamento de fundos para cobrir custos de arranque/aumento da capacidade As ONG parceiras podem iniciar operações num novo território ou ter necessidade de reforçar substancialmente a capacidade existente, para dar resposta a uma crise. Se for esse o caso, a ONG poderá incorrer em despesas antes de iniciar a distribuição dos produtos alimentares do PAM e, portanto, tem direito a receber um adiantamento, para cobrir os custos estimados de arranque da operação. Esses custos incluirão provavelmente os seguintes: aluguer de instalações administrativas; pessoal complementar; manutenção; mobiliário e equipamentos, inclusive de comunicações. O montante do adiantamento dependerá da duração total prevista de uma intervenção: No caso de uma intervenção de seis meses ou mais: será pago um adiantamento que permita cobrir os custos totais estimados da intervenção da ONG durante três meses. No caso de uma intervenção de menos de seis meses: a ONG receberá 30% dos custos totais estimados da sua intervenção. Além disso: O limite máximo do adiantamento será normalmente de USD, a menos que seja negociado um valor mais elevado com o escritório do PAM no país. O adiantamento será pago depois de ter sido recebida a confirmação do financiamento, mas assim que essa confirmação for recebida será pago rapidamente, no prazo de 21 dias, tal como se estipula no Acordo no Terreno (as condições são as que se aplicam ao pagamento de facturas). O escritório do PAM no país e a ONG elaborarão um mapa orçamental de reembolso do adiantamento. Documentos a apresentar ao PAM para obter o reembolso dos custos O PAM necessita dos seguintes documentos para efectuar um pagamento à ONG: notas de entrega do PAM confirmando a transferência das mercadorias do PAM para a ONG; um resumo das notas de entrega atrás referidas; um resumo da entrega e da distribuição para cada uma das instruções de expedição do PAM; uma factura; certificação da distribuição pelo sub-escritório do PAM. Alguns escritórios do PAM exigem que, para que os custos possam ser reembolsados, seja apresentado juntamente com os documentos atrás referidos um relatório qualitativo. Prazos de reembolso dos custos O PAM normalmente reembolsa os custos no prazo de 21 dias, mediante a apresentação dos documentos atrás referidos e tal como se estipula no acordo no terreno. Para acelerar o processo de recolha de notas de pagamento e recibos, o PAM aceitará uma declaração de despesas certificada, de modelo a acordar, e na condição de que todos os originais de todos os recibos e notas de pagamento sejam conservados durante um período de cinco anos e disponibilizados quando solicitados, inclusive para efeitos de auditoria. Se o PAM contestar uma factura Caso o PAM conteste uma factura ou um extracto de conta, deverá fazê-lo por escrito e pagará apenas 75% do valor da factura, no prazo de 21 dias, enquanto aguarda a clarificação da situação. As facturas seguintes em princípio só serão liquidadas depois de terem sido resolvidas as questões relacionadas com a factura anterior paga 62 Como colaborar com o PAM Secção 2 / Capítulo 2: O acordo financeiro 63

9 parcialmente ou quando houver acordo no que se refere à resolução da questão litigiosa ou pouco clara. Anexo 1: Mapas orçamentais Atrasos injustificados dos pagamentos e resolução de litígios Em caso de atrasos excepcionais na liquidação ou de outras queixas relacionadas com com a aplicação das Disposições de Partilha dos Custos entre o PAM e os seus Parceiros de Cooperação, a ONG começará antes de mais nada por entrar em contacto com o Director no País do PAM. Caso o Director no País não resolva a questão, a ONG apresentará uma queixa formal ao Director Regional do PAM. Se o Director Regional não puder resolver a questão, a ONG deverá entrar em contacto com o Provedor do PAM, cujo nome poderá ser obtido através da Unidade de ONG, em Roma. As funções do Provedor do PAM são descritas resumidamente no Anexo 3. Anexos: Anexo 1: Mapas orçamentais Anexo 2: Modelo de proposta de projecto a apresentar ao PAM (modelo utilizado pelo PAM no Zimbabué) Anexo 3: Estatuto do Provedor Outras leituras e referências: PAM Disposições de Partilha dos Custos entre o PAM e os seus Parceiros de Cooperação. Roma. PAM Payment Guidelines for Implementing Partners. Escritório do PAM no Sudão, Darfur. 64 Como colaborar com o PAM Secção 2 / Capítulo 2: O acordo financeiro 65

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11 Anexo 2: Modelo de Proposta de Projecto a apresentar ao PAM Exemplo do modelo utilizado pelo PAM no Zimbabué 1. Informações gerais 1.1. Nome da Organização: 2.1. Designação do projecto/programa: 3.1. Sector/tipo de projecto/programa: 4.1. Localização geográfica do programa: (país, província, distrito) 5.1. Duração do apoio do PAM:(em meses) 6.1. Data de início prevista: (dia/mês/ano) 7.1. Data de encerramento prevista: (dia/mês/ano) 8.1. Apoio total solicitado ao PAM: (em numerário e em espécie/toneladas) 9.1. Estatuto jurídico da organização: Participantes: (outros parceiros locais que participam na execução do projecto) Data de apresentação do projecto: 2. Resumo do projecto Apresentar nesta secção uma breve descrição do projecto. Incluir todos os elementos/actividades e dados relevantes para a compreensão da operação. Indicar claramente a quem se dirige a operação, quantificar as tonelagens e os beneficiários, indicar os tipos de mercadorias e a localização geográfica de execução. 3. Contexto do projecto 3.1. Introdução: Apresenta nesta secção uma descrição geral da zona ou zonas de execução, referindo os aspectos geográficos, demográficos, económicos, sociais e culturais, a dimensão de género, bem como quaisquer outros antecedentes relevantes que expliquem porque é que o projecto é necessário. Fazer uma breve história da presença da organização no país, da sua estratégia global de intervenção e das suas actividades actuais. Caso seja relevante, referir outros programas executados na mesma zona de intervenção Explicação do problema: Razão que justifica a intervenção do parceiro e a prestação de apoio a essa intervenção. Descrever os principais problemas identificados, a sua magnitude, prevalência e impacto socioeconómico na zona de intervenção e como é que a intervenção proposta resolverá os problemas identificados. Explicar claramente como é que a ajuda alimentar contribuirá para a realização dos objectivos do programa. 4. Descrição do projecto 4.1. IMPACTO (Objectivo global): Indicar o ou os objectivos globais que a operação se propõe atingir. A descrição deste ou destes objectivos deve ser acompanhada por indicadores, meios de verificação e pressupostos EFEITO(S) (Objectivos específicos/finalidade): Indicar o ou os objectivos específicos do projecto em termos de benefícios directos derivados do fornecimento dos bens e/ou dos serviços previstos na operação para a população alvo beneficiária. Incluir indicadores, meios de verificação e pressupostos relacionados com os objectivos específicos PRODUOS (Resultados imediatos): Descrever os bens/serviços a fornecer aos beneficiários no âmbito desta operação, relacionando-os com a ou as causas do ou dos problemas fundamentais. Indicar os indicadores de desempenho que serão utilizados para avaliar o desempenho no fornecimento destes bens/serviços Beneficiários: Beneficiários Critérios de selecção Critérios de exclusão (se aplicável) Indicar a população que será beneficiada por esta operação e porque é que foi seleccionada como população alvo do programa. Descrever os critérios de selecção dos beneficiários, bem como os critérios de exclusão (se aplicável). Acrescentar todas as informações relevantes relativas ao grupo alvo (idade, localização, sexo, etc.). Indicar como é que os critérios de selecção têm em conta a igualdade entre os sexos no acesso aos serviços Principais componentes e actividades: Actividades Cabaz alimentar Descrever as principais componentes do programa e todas as actividades a executar para fornecer os bens/serviços identificados. As componentes e actividades devem ser relacionadas com os resultados esperados. Descrever em pormenor as rações previstas, por grupo alvo e necessidades alimentares, incluindo o valor nutritivo e as razões que justificam a escolha do cabaz alimentar prescrito Processo de execução: Como é que a operação será executada? Descrever as modalidades de selecção dos beneficiários e de distribuição, as disposições logísticas e as etapas e modalidades de acompanhamento e avaliação e de apresentação de relatórios Calendário de execução do projecto: Apresentar um calendário de execução do projecto, para todas as componentes e actividades Acompanhamento e avaliação: Descrever os procedimentos de acompanhamento e avaliação que o parceiro aplicará durante a execução e depois do encerramento do programa. Indicar a frequência das acções de acompanhamento executadas pela organização, o acompanhamento de amostras e objectivos, as ferramentas de acompanhamento que serão utilizadas, etc. Métodos de avaliação. Metodologia de apresentação de relatórios (frequência, conteúdo e datas de apresentação dos relatórios) Riscos e pressupostos: Factores externos: Identificar os factores exteriores à intervenção: (a) que se devem verificar para que a operação atinja os objectivos identificados a todos os níveis e/ou (b) que podem obstar à realização desses objectivos Segurança: Existem regras e procedimentos escritos em matéria de segurança que devem ser respeitados na execução da operação no terreno? De que forma a situação de segurança na zona de intervenção poderá afectar a realização dos objectivos do programa Integração de outras considerações: Foi tido em conta o impacto da operação do ponto de vista dos direitos humanos, da prevenção do VIH/SIDA, das questões de género e da protecção do ambiente? Descrever as medidas ou actividades previstas destinadas a integrar estas questões específicas na operação, caso existam. 68 Como colaborar com o PAM Secção 2 / Capítulo 2: O acordo financeiro 69

12 5. Estratégia de promoção da igualdade entre os sexos Descrever a estratégia de promoção da igualdade entre os sexos adoptada pela organização e no presente projecto. Indicar como é que o projecto contribuirá para melhorar a situação da mulher (se possível, relacionar as actividades com os Compromissos Reforçados a favor das Mulheres do PAM). 6. Coordenação com as partes interessadas Explicar as medidas tomadas para facilitar a execução do projecto (autorizações, compatibilidade com a legislação nacional e as normas locais) e, caso seja relevante, a participação em fóruns de coordenação nacionais e locais. 7. Estratégia de encerramento Descrever a estratégia de encerramento do projecto, caso seja necessário cancelar o projecto antes da data prevista, ou de encerramento normal, no fim do ciclo de vida do projecto. 8. Orçamento e recursos necessários Apresentar uma memória descritiva e justificativa dos custos do programa, referindo os custos para os quais é solicitado o apoio do PAM Orçamento total da operação: utilizar o modelo de orçamento em anexo Contribuição solicitada ao PAM: 8.3. Recursos humanos: (suportados pelo orçamento da organização e solicitados ao PAM) 8.4. Recursos materiais: (suportados pelo orçamento da organização e solicitados ao PAM) 8.5. Recursos logísticos: (suportados pelo orçamento da organização e solicitados ao PAM) Anexo 3: Funções do Provedor Funções do Provedor O Provedor apreciará todas as questões relacionadas com divergências na aplicação das Disposições de Partilha dos Custos com os Parceiros de Cooperação que forem submetidas à sua consideração quer pelo pessoal do PAM, quer por uma ONG. O Provedor só terá em consideração essas questões depois de terem sido analisadas pelo Director no País e pelo Director Regional do PAM e de terem sido feitos todos os esforços para resolver as divergências a esse nível. O Provedor actuará como um catalisador, facilitando a resolução satisfatória das questões; para tal submetê-las-á à consideração da Direcção do Departamento de Operações e de outros quadros directivos do PAM, conforme for necessário para facilitar a resolução da questão. O Provedor apresentará anualmente ao pessoal do PAM e aos parceiros de cooperação um resumo dos casos que foram submetidos à sua apreciação e do seguimento que lhes foi dado. Esse resumo será publicado no boletim noticioso das ONG. 9. Informações sobre a organização 9.1. Designação oficial da Organização, endereço, números de telefone e de fax: 9.2. Pessoa de contacto do programa, número de telefone e endereço de Objectivos estratégicos/missão da Organização: 9.4. Áreas de trabalho da Organização: Fazer um breve historial das áreas e dos tipos de operações executadas anteriormente, das áreas de especialização, da colaboração com outras organizações, das fontes de financiamento anteriores e actuais e de quaisquer outras informações relevantes para o projecto apresentado. 10. Quadro lógico: IMPACTO Indicadores de desempenho Meios de verificação Riscos e pressupostos EFEITO(S) PRODUTOS ACTIVIDADES RECURSOS CUSTOS 70 Como colaborar com o PAM Secção 2 / Capítulo 2: O acordo financeiro 71

13 SECÇÃO 2 / CAPÍTULO 3 O acordo escrito Que tipos de acordos são celebrados entre o PAM e as ONG? O acordo no terreno (FLA) Um acordo no terreno (FLA) é um acordo relativo a um projecto que é elaborado para cada um dos projectos em que o PAM e a ONG colaboram na distribuição de alimentos aos beneficiários e para o qual a ONG solicita o financiamento do PAM. O FLA é elaborado e assinado pela ONG e pelo escritório do PAM no país. No FLA são definidos: os objectivos da parceria; as funções e responsabilidades específicas de cada uma das organizações; pormenores relativos às quantidades de produtos alimentares, às rações alimentares e aos mecanismos de distribuição; os requisitos em matéria de gestão financeira e de apresentação de relatórios; os procedimentos de pagamento. Geralmente, quando a distribuição é efectuada por uma ONG, as responsabilidades do PAM serão as seguintes: desalfandegamento e transporte dos produtos alimentares para um armazém (ou vários armazéns) no país beneficiário; manutenção, fumigação e gestão do armazém em geral; movimentação dos produtos alimentares do armazém até pontos de entrega escolhidos por acordo mútuo (entre o PAM e a ONG); informar o PAM com a maior antecedência possível sobre as interrupções da cadeia de distribuição dos alimentos que prevê ou de que tem conhecimento. Nos pontos de entrega (que poderão ser o local de distribuição ou uma instalação de armazenamento distinta), as responsabilidades da ONG são as seguintes: Secção 2 / Capítulo 3: O acordo escrito 73

14 recepção, armazenamento e movimentação dos alimentos; distribuição aos beneficiários; acompanhamento e apresentação de relatórios de distribuição. No Anexo 1 é apresentado um modelo de FLA. Na sequência da consulta anual de 2004 entre o PAM e as ONG, foram apresentadas várias sugestões de melhoria do FLA destinadas a conferir-lhe mais clareza. Vai ser também efectuada uma avaliação da aplicação do acordo no terreno. Memorando de Entendimento relativo às disposições de colaboração um acordo global Ao passo que o Acordo no Terreno é um acordo concluído entre a ONG e o escritório do PAM no país que diz respeito a um projecto específico, o Memorando de Entendimento é um acordo mais geral, concluído entre a ONG e a Sede do PAM. O primeiro Memorando de Entendimento foi elaborado no fim da década de 1990, com o objectivo de ter um efeito catalisador para as duas organizações, a nível da Sede e dos países, no sentido de: iniciarem contactos formais e regulares; trocarem informações, se e quando for caso disso; colaborarem em operações no terreno, para o que será necessário assinarem um Acordo no Terreno (em função da natureza da parceria, ver Quadro 1 do Capítulo 1 da presente secção). O Memorando de Entendimento estabelece um quadro global de parceria entre o PAM e a ONG, definindo de um modo geral: as áreas estratégicas em que as duas organizações podem colaborar; as áreas de responsibilidade de cada uma das organizações, que reflectem as suas vantagens comparativas; os recursos com que cada uma das organizações deve contribuir, em termos gerais. ONG com que o PAM celebrou um Memorando de Entendimento global Em 2004, o PAM tinha assinado Memorandos de Entendimento globais com as seguintes ONG internacionais: Rede Action Contre la Faim (ACF) Adventist Development and Relief Agency (ADRA) CARE/US CARE/Canada CARE/Australia CAIXA 5 Caritas Internationalis Catholic Relief Services (CRS) Concern Food for the Hungry International (FHI) German Agro Action (GAA) Lutheran World Federation (LWF) Movimondo-Molisv Save the Children US World Vision International (WVI) Memorandos de Entendimento relativos a disposições de disponibilidade imediata (acordos de disponibilidade imediata) Com vista a aumentar a sua capacidade de resposta a emergências, o PAM celebrou acordos de disponibilidade imediata com várias ONG internacionais, bem como com organizações governamentais e comerciais. Ao abrigo destes acordos, o parceiro disponibiliza a curto prazo ao PAM pessoal e/ou equipamento de apoio, em preincípio no prazo de 72 horas. Esses destacamentos têm geralmente uma duração de três a seis meses. No caso dos destacamentos de pessoal, os indivíduos em causa são seleccionados em listas elaboradas pelo parceiro e são cedidos ao PAM. Normalmente recebem formação/instruções do PAM antes de serem destacados. Qualificações do pessoal destacado O pessoal requisitado com mais frequência é o das seguintes categorias: pessoal de telecomunicações; pessoal de logística: chefes de movimento, gestores da frota automóvel, encarregados de armazém, técnicos de operações aéreas, comandantes de porto, chefes de comboios de veículos, chefes de oficina, mecânicos; engenheiros civis. Pode ser também requisitado pessoal de outras categorias. Exemplos de pacotes de serviços (pessoal e/ou equipamento de apoio) disponíveis apoio de base aos campos (organização e gestão das instalações administrativas, do alojamento e do transporte do pessoal, da restauração, dos serviços de saúde, etc., de um novo sub-escritório sediado num local onde não estão disponíveis esses serviços); transporte terrestre; transporte aéreo. Os acordos de disponibilidade imediata são assinados entre a sede do PAM e a sede do parceiro e geridos pela ALITE (Equipa reforçada de intervenção logística do PAM). O acordo define as funções e responsabilidades específicas de cada uma das organizações, o tipo de assistência que pode ser prestada e as condições aplicáveis ao destacamento. 74 Como colaborar com o PAM Secção 2 / Capítulo 3: O acordo escrito 75

15 CAIXA 6 Anexo 1: Modelo de Acordo no Terreno ONG parceiras de acordos de disponibilidade imediata em 2005 Danish Refugee Council (DRC) Norwegian Refugee Council (NRC) Swiss Federation for Mine Action (SFMA) RedR Australia Acordos tripartidos Acordo entre o PAM, o ACNUR e a ONG Em situações em que é necessário prestar assistência a refugiados, o PAM colabora estreitamente com o ACNUR. Quando os refugiados são em número inferior a 5 000, o ACNUR fornece produtos alimentares, bem como artigos não alimentares; Quando os refugiados são em número superior a 5 000, o PAM fornece produtos alimentares e o ACNUR fornece artigos não alimentares. Nos dois casos, são utilizados os serviços de um parceiro de cooperação (geralmente uma ONG) para distribuir os produtos alimentares aos beneficiários. Quando o PAM participa na operação (ou seja, se o número de refugiados é superior a 5 000), o PAM e o ACNUR seleccionam de comum acordo a ONG que distribuirá os alimentos e é assinado um acordo tripartido entre a ONG escolhida, o PAM e o ACNUR. No acordo tripartido são especificadas as modalidades de distribuição, as responsabilidades do parceiro de cooperação, os requisitos em matéria de apresentação de relatórios e outras condições gerais, sublinhando sempre que o parceiro deve prestar contas tanto ao ACNUR, como ao PAM. Anexos: Anexo 1: Modelo de Acordo no Terreno. Anexo 2: Principais elementos de um Memorando de Entendimento global. Outras leituras e referências: Para o modelo de um Memorando de Entendimento, ver: WFP s Programme Guidance Manual; disponível em CD-ROM. Pode também ser pedido um exemplar do manual a: PGM.HelpDesk@PAM.org. Para mais pormenores sobre os acordos de disponibilidade imediata do PAM, ver: PAM Guidelines for Managing Stand-by Partners. Roma. (Ou contactar ALITE@PAM.org ou a Sede do PAM em Roma). 76 Como colaborar com o PAM Secção 2 / Capítulo 3: O acordo escrito 77

16 78 Como colaborar com o PAM Secção 2 / Capítulo 3: O acordo escrito 79

17 80 Como colaborar com o PAM Secção 2 / Capítulo 3: O acordo escrito 81

18 Anexo 2: Principais elementos de um Memorando de Entendimento Global Esforços conjuntos O PAM e a ONG: colaboram na avaliação das necessidades alimentares, através de avaliações comuns, se possível, e caso contrário através do intercâmbio de informação; colaboram na promoção da participação da comunidade (e especialmente das mulheres) no planeamento, gestão, distribuição e acompanhamento da ajuda alimentar; mantêm consultas regulares sobre as possibilidades de simplificação e consolidação dos transportes e da logística. As propostas de alteração das rações a distribuir a grupos específicos serão debatidas e acordadas entre o PAM e as ONG, em consulta com o Governo e outras partes interessadas. O pessoal do PAM e das ONG será elegível para participar nos programas de formação de emergência organizados pelos dois parceiros, na base da partilha dos custos. Responsabilidades do PAM O PAM é responsável por: mobilizar e entregar os produtos alimentares em pontos de entrega acordados e suportar todos os custos incorridos nesses pontos; mobilizar recursos e pagar às ONG o transporte dos produtos desde os pontos de entrega até ao local de distribuição, a tarifas previamente acordadas (se o ponto de entrega não coincide com o local de distribuição); esforçar-se por mobilizar recursos em numerário destinados a cobrir os custos relacionados com a distribuição e o acompanhamento pelas ONG; manter as ONG informadas sobre a situação da cadeia de distribuição. O PAM é responsável perante os doadores pela utilização correcta dos produtos. Responsabilidades da ONG A ONG é a principal responsável pela distribuição final e pelo acompanhamento de todos os produtos alimentares entregues pelo PAM e deve prestar contas por esses produtos. Tem as seguintes responsabilidades: distribuir os alimentos equitativamente, com base nas necessidades avaliadas e nos critérios de elegibilidade estabelecidos e de acordo com as políticas, os procedimentos e os planos aprovados de comum acordo; criar um sistema de informação destinado a fornecer ao PAM informação socioeconómica e nutricional, desagregando os dados por sexo, sempre que possível; apresentar periodicamente ao PAM relatórios financeiros e operacionais elaborados de acordo com o modelo aprovado e com a frequência acordada a nível local; disponibilizar a documentação para inspecção e auditoria pelo PAM. 82 Como colaborar com o PAM