UNIVERSIDADE DO ESTADO DO PARÁ COMISSÃO PERMANENTE DE LICITAÇÃO PREGÃO PRESENCIAL PARA REGISTRO DE PREÇOS Nº. 01/2011

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1 UNIVERSIDADE DO ESTADO DO PARÁ COMISSÃO PERMANENTE DE LICITAÇÃO PREGÃO PRESENCIAL PARA REGISTRO DE PREÇOS Nº. 01/2011 Processo nº: 2011/ Regime de Execução: Menor Preço Global Validade: 12 (doze) meses Data e horário da abertura da sessão do Pregão Presencial: 13/09/2011 às 10.00h. Local: Rua do Una, 156, bairro: Telégrafo Belém - Pará A UNIVERSIDADE DO ESTADO DO PARÁ, por intermédio da Diretoria de Administração de Serviços, através de seu Pregoeiro designado pela Portaria nº. 323/2011, de 08 de fevereiro de 2011, publicada no D.O.E. nº de 10 de fevereiro de 2011 torna público para conhecimento dos interessados que na data, horário e local, acima indicados fará realizar licitação na modalidade de PREGÃO, em sua forma PRESENCIAL, através do Sistema de Registro de Preços, do tipo menor Preço Global, conforme descrito neste Edital e seus Anexos. O procedimento licitatório obedecerá, integralmente, a Lei nº , de 17 de julho de 2002; Decreto Federal nº , de 19 de setembro de 2001; Decreto Federal nº , de 23 de agosto de 2002; Decreto Federal nº.3.555, de 08 de agosto de 2000, a Lei Estadual nº.6.474, de 06 de agosto de 2002, o Decreto Estadual nº.1.093, de 29 de junho de 2004 e o Decreto Estadual nº.2.069, de 20 de fevereiro de 2006, a Lei Complementar nº.123, de 14 de dezembro de 2006, subsidiariamente, a Lei nº.8.666, de 21 de junho de 1993, Decreto nº , legislação correlata, e demais exigências previstas neste Edital e seus Anexos. DATA DA ABERTURA: 13 de setembro de HORA: hs (horário de Brasília). LOCAL: Auditório da UEPA, na Rua do Una, 156, bairro: Telégrafo Belém Pará. 1 DO OBJETO 1.1. Registro de Preços para aquisição eventual e futura de serviços em Gestão de documentos e informações, contemplando serviços técnicos especializados em Gestão arquivistica, Gerenciamento Eletrônico de Documentos, Serviços de Digitalização, indexação, controle de qualidade, licenciamento de soluções e sistemas, garantia e suporte técnico de acordo com as especificações e condições constantes neste Termo de Referência e seus Anexos. Qualquer dúvida em relação a esta licitação, entrar em contato com a Diretoria de Administração de Serviços/DAS/UEPA, ou pelos telefones (91) / e a Diretora da Biblioteca Central/UEPA, pelos telefones: e localizado na Rua do Una, 156, Telégrafo, Belém/Pará, O Registro de Preços, decorrente deste Pregão, terá a validade de 12 (doze) meses. Durante o prazo de validade do Registro de Preços, esta UNIVERSIDADE poderá ou não contratar o objeto deste Pregão A licitante deverá obedecer rigorosamente aos termos deste Edital e as especificações constantes do Anexo I Termo de Referencia deste Edital e seus anexos. 1

2 2 CONSTITUEM ANEXOS DO EDITAL E DELE FAZEM PARTE INTEGRANTE Anexo I Termo de Referência e seus Anexos. Anexo II Minuta da Ata de Registro de Preços e Anexo I. Anexo III Minuta do Contrato 3 IMPUGNAÇÃO DO ATO CONVOCATÓRIO E DOS PEDIDOS DE ESCLARECIMENTOS 3.1. O edital encontra-se disponível na sala da CPL, na Reitoria da UEPA, sito a Rua do Una, 156, Telégrafo, Belém/Pa e nos sites: e Os interessados poderão solicitar esclarecimentos, providências ou formular impugnações contra este ato convocatório, devendo fazê-lo por escrito, no prazo de até 02 (dois) dias úteis anteriores à data marcada para a realização da sessão pública de abertura da licitação, sob pena de decadência do direito, devendo ser dirigidos ao Pregoeiro, no endereço indicado no item 3.1 deste Edital, no horário de 8:00 às de 14:00 horas, em dias úteis, no protocolo da UEPA Acolhida à impugnação contra o ato convocatório, será designada nova data para a realização do certame, conforme avaliação do Pregoeiro e o estabelecido no 4º do Art. 21 da Lei 8.666/93 e parágrafo 2º do art. 19 do Decreto Estadual nº /06; 3.4. Caberá ao Pregoeiro decidir sobre a petição no prazo de 24 (vinte e quatro) horas, conforme estabelecido no 1º do art. 18 do Decreto nº /2005 e parágrafo 1º do art. 19 do Decreto Estadual nº /06; 3.5. Os pedidos de esclarecimentos em relação a eventuais dúvidas na interpretação do presente Edital e seus Anexos deverão ser enviados ao Pregoeiro, exclusivamente na forma eletrônica pelo em até 03 (três) dias úteis anteriores à data fixada para abertura da sessão pública (art. 19 do Decreto 5.450/2005) e art. 20 do Decreto Estadual nº. 2069/06; 3.6. O teor das impugnações e questionamentos/esclarecimentos solicitados, bem como as respectivas respostas, ficará disponível para conhecimento dos fornecedores e da sociedade em geral Serão desconsideradas as impugnações e/ou esclarecimentos que não obedeçam aos subitens 3.1 a 3.4, e os enviados após os respectivos prazos legais. 4 DA VISTORIA 4.1. A licitante interessada em participar deste Pregão poderá realizar vistoria técnica no prazo de até 48 (quarenta e oito) horas corridas antes da data fixada para a abertura da sessão pública, com o objetivo de inteirar-se das condições e grau de dificuldade existente, mediante prévio agendamento de horário na Diretoria de Administração e Serviços/DAS/UEPA, pelos telefones (91) e , mencionando o número do Edital, as informações de contato da LICITANTE (razão social, endereço e telefone) e de seu representante (nome completo e telefone), que efetuará a vistoria A vistoria técnica é de inteira responsabilidade das licitantes, sendo necessária para o total conhecimento do objeto e completa avaliação do serviço a ser executado, possibilitando, à licitante, inteirar-se das condições e do grau de dificuldade dos serviços, para formular a sua proposta com mais exatidão A vistoria técnica será acompanhada por representante da UEPA, designado para esse fim Efetuada a vistoria técnica será lavrado, por representante da equipe técnica da UEPA, designado para tanto, o respectivo Atestado de vistoria técnica, conforme modelo do Anexo I 2

3 do Termo de Referência, o qual deverá ser preenchido e assinado pelo interessado em participar da licitação, para posterior apresentação, quando solicitado ou necessário A vistoria técnica só poderá ser realizada por um representante da licitante, devidamente credenciado e identificado na forma da Lei 8.666/93. 5 DAS CONDIÇÕES PARA PARTICIPAÇÃO 5.1. Poderão participar deste Pregão pessoas jurídicas que estiverem cadastradas e habilitadas junto ao Setor de Cadastro da SEAD/PA e que atenderem a todas as exigências, inclusive quanto à documentação, conforme estabelecido neste Edital, e: não estejam suspensas de licitar ou impedidas de contratar com a Administração Pública Federal, Estadual e Municipal; que não estejam sob processo de falência ou concordata, concurso de credores, dissolução, liquidação judicial ou extrajudicial; não representem mais de uma empresa licitante; não participem sob forma de consórcio; 5.2. Não será permitida participação de servidor de qualquer órgão ou entidade vinculada ao órgão promotor da licitação, bem assim a empresa da qual tal servidor seja sócio, dirigente ou responsável técnico Os interessados, no dia, hora e local fixados no preâmbulo deste Edital, para a realização desta licitação, deverão entregar os seus envelopes contendo a Proposta de Preços (Envelope nº 1) e os Documentos de Habilitação (Envelope nº 2) devidamente fechados, lacrados e rubricados no seu fecho, contendo em sua parte externa os seguintes dizeres: ENVELOPE Nº 01 PROPOSTA DE PREÇOS UNIVERSIDADE DO ESTADO DO PARÁ EDITAL DO PREGÃO PRESENCIAL Nº 01/2011 CPL / UEPA RAZÃO SOCIAL DA PROPONENTE:... CNPJ Nº:... ENVELOPE Nº 02 DOCUMENTAÇÃO DE HABILITAÇÃO UNIVERSIDADE DO ESTADO DO PARÁ EDITAL DO PREGÃO PRESENCIAL Nº 01/2011 CPL / UEPA RAZÃO SOCIAL DA PROPONENTE:... CNPJ Nº: Os envelopes deverão ser entregues pela licitante com a DECLARAÇÃO exigida pelo inciso VII do artigo 4º da Lei nº /2002, de que cumprem plenamente os requisitos de habilitação, conforme modelo do Anexo II do Termo de Referência deste Edital A Declaração deverá ser anexa do lado externo do envelope de habilitação. 3

4 6 DO CREDENCIAMENTO DOS REPRESENTANTES 6.1. Só poderá deliberar em nome do proponente, formulando ofertas/lances de preços e praticar os demais atos pertinentes ao certame, o representante devidamente munido de documento que o credencie a participar deste procedimento licitatório junto ao Pregoeiro, devendo, ainda, no ato de entrega dos envelopes, identificar-se exibindo a Carteira de Identidade ou outro documento equivalente, com base no inciso VII do artigo 09 da Lei Estadual nº 6.474, de 06 de agosto de 2002, conforme modelo do Anexo III do Termo de Referência O credenciamento far-se-á por meio de instrumento público de procuração ou instrumento particular com firma reconhecida, com poderes para formular ofertas e lances de preços e praticar todos os demais atos pertinentes ao certame, em nome do proponente Em sendo sócio, proprietário, dirigente ou assemelhado da empresa proponente, deverá apresentar cópia do respectivo Estatuto ou Contrato Social, no qual estejam expressos seus poderes para exercer direitos e assumir obrigações em decorrência de tal investidura O credenciamento de que trata o subitem anterior, deverá ser entregue separado dos envelopes de "Proposta" e "Documentos de Habilitação" Nenhuma pessoa física, ainda que credenciada por procuração legal, poderá representar mais de um licitante; 5.6. A não apresentação ou incorreção insanável de quaisquer documentos de credenciamento impedirá a manifestação da licitante no presente pregão Declarado encerrado o procedimento do credenciamento, não será admitida a participação de outros proponentes A condição de Microempresa e Empresa de Pequeno Porte, para efeito do tratamento diferenciado previsto na Lei Complementar 123/2006, deverá ser comprovada mediante: a) Declaração que comprove o enquadramento da licitante na categoria de microempresa ou empresa de pequeno porte, na forma prevista do art.3º da Lei Complementar nº 123, se for o caso, nos termos do Anexo IV, a ser apresentado no ato do Credenciamento: 7 ENVELOPE Nº 01 - PROPOSTA 7.1. A Proposta de Preços deverá ser apresentada em formulário oficial da licitante, em 01(uma) via, datilografada ou digitada em português, salvo quanto às expressões técnicas de uso corrente, sem emendas, rasuras, ressalvas ou entrelinhas, contendo razão social, endereço, telefone, fax, CNPJ /MF e qualquer outro dado considerado relevante, devendo estar devidamente datada, assinada na última folha e rubricadas nas demais pelo representante legal do proponente contendo: a) Descrição precisa e clara dos objetos licitados com indicação de marca, prazo de validade, procedência e outros elementos que de forma inequívoca identifiquem o objeto, preferencialmente através de catálogos ou folderes; b) Preço unitário e Global, conforme planilha do Anexo V do Termo de Referência em real, expressos em algarismo e por extenso, limitado rigorosamente ao objeto desta licitação, sem alternativas de preços ou qualquer outra condição que induza o julgamento a ter mais de um resultado; 4

5 c) Prazo de validade da proposta com mínimo de 60 (sessenta) dias, a contar da data de abertura do certame; d) Prazo de garantia mínimo do objeto licitado de conformidade com o especificado no Termo de Referência e seus anexos; e) Declaração expressa de que nos preços contidos na proposta escrita e naqueles que, porventura, vierem a ser ofertados por meio de lances verbais estão incluídos todos os custos diretos e indiretos, impostos, lucro empresarial, tributos incidentes, seguro, frete e outros necessários ao cumprimento integral do objeto deste Edital e seus Anexos; 7.2. Quaisquer tributos, custos e despesas diretos ou indiretos omitidos da proposta ou incorretamente cotados serão considerados como inclusos nos preços, não sendo aceitos pleitos de acréscimos a esse ou qualquer título, salvo o disposto no art. 65 parágrafo 5ª da lei 8.666/ A falta de assinatura na proposta poderá ser suprida pelo representante legal da empresa, desde que presente à reunião de abertura do envelope Proposta Em caso de divergência entre os preços unitário e total será considerado o primeiro e entre os expressos em algarismo e por extenso, prevalecerá o último; 7.5. Serão desclassificadas as propostas que não atenderem as exigências do ato convocatório, que sejam omissas ou apresentarem irregularidades ou defeitos capazes de dificultar o julgamento e, ainda, proposta que apresente valores unitários simbólicos ou irrisórios, de valor zero, excessivos ou manifestações inexeqüíveis. 8 ENVELOPE Nº 02 DOCUMENTAÇÃO Os documentos exigidos para habilitação poderão ser apresentados em original, em cópia autenticada ou ainda em cópia simples, neste caso, mediante a apresentação dos originais, para conferência e autenticação na sessão pública Documentos Relativos à Habilitação Jurídica a) Registro comercial, no caso de empresa individual; b) Ato constitutivo, estatuto social publicado de acordo com a Lei federal n 6.404/76 ou contrato social em vigor, devidamente registrado, em se tratando de sociedades comerciais, e, no caso de sociedades por ações, acompanhado de documentos de eleição de seus administradores; b.1) O representante legal apresentando a cópia autenticada do Estatuto ou Contrato Social do proponente no credenciamento, ficará dispensado de apresentá-lo no envelope de documentos. c) Inscrição do ato constitutivo, no caso de sociedades civis, acompanhada de prova de diretoria em exercício; d) Decreto de autorização, no caso de empresa ou sociedade estrangeira em funcionamento no País, e ato de registro ou autorização para funcionamento expedido pelo órgão competente, quando a atividade assim o exigir Documentos Relativos à Regularidade Fiscal 5

6 a) Prova de inscrição no Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ); b) Certidão que prove a regularidade com a Fazenda Federal, relativos aos tributos Federais e à Dívida Ativa da União; c) Certidão que prove a regularidade com a Fazenda Estadual e Municipal, da jurisdição fiscal do estabelecimento licitante da pessoa jurídica; d) Certidão que prove a regularidade com a Seguridade Social - CND e com Fundo de Garantia por Tempo de Serviço - FGTS; e) As Microempresas e empresas de pequeno porte, por ocasião da participação em certames licitatórios, deverão apresentar toda a documentação exigida para efeito de comprovação de regularidade fiscal, mesmo que esta apresente alguma restrição; Havendo alguma restrição na comprovação da regularidade fiscal, será assegurado, às mesmas, o prazo de 2 (dois) dias úteis, cujo termo inicial corresponderá ao momento em que o proponente foi declarado o vencedor do certame, prorrogável por igual período, a critério da Administração Pública, para a regularização da documentação, pagamento ou parcelamento do débito, e emissão de eventuais certidões negativas ou positivas com efeito de certidão negativa; A não regularização da documentação, no prazo previsto no subitem implicará decadência do direito à contratação, sem prejuízo das sanções previstas no Artigo 81 da Lei Federal nº 8.666, de 21 de junho de 1993, sendo facultado à Administração convocar os licitantes remanescentes, na ordem de classificação, para a assinatura do contrato, ou revogar a licitação Documentos Relativos à Qualificação Econômica - Financeira a) Certidão Negativa referente à Falência, Concordata, Recuperação Judicial ou Extrajudicial e Execução Patrimonial (pessoa Física), expedida pelo distribuidor da sede da licitante, datada dos últimos trinta dias ou que esteja dentro do prazo de validade expresso na própria certidão; b) Balanço patrimonial e demonstrações contábeis do último exercício social, já exigíveis e apresentados na forma da lei, que comprovem a boa situação financeira da empresa, vedada a sua substituição por balancetes ou balanços provisórios, podendo ser atualizados por índices oficiais quando encerrado há mais de 03 (três) meses da data de apresentação da proposta; c) A Licitante deverá apresentar resultado igual ou maior do que 01(um), em todos os índices (ILG, ISG ou ILC), que serão calculados através das fórmulas abaixo, que deverão estar aplicados em memorial de cálculos, assinado por Contador, devidamente habilitado e registrado no Conselho Regional de Contabilidade e juntado ao Balanço; ILG = ATIVO CIRCULANTE + REALIZÁVEL A LONGO PRAZO PASSIVO CIRCULANTE + EXIGÍVEL A LONGO PRAZO SG = ATIVO TOTAL PASSIVO CIRCULANTE + EXIGÍVEL A LONGO PRAZO ILC = ATIVO CIRCULANTE PASSIVO CIRCULANTE 6

7 c.1) As licitantes que apresentarem resultados iguais ou menores do que 1, nos índices de Liquidez Geral - LG, Solvência Geral - SG e Liquidez Corrente - LC deverão comprovar capital social mínimo ou patrimônio líquido mínimo de 10% (dez por cento) do valor total da proposta apresentada, de acordo com o 3, art. 31 da Lei n 8.666/93; d) A Licitante vencedora deverá apresentar as seguintes declações: d.1) Declaração de Inexistência de Fato Superveniente Impeditivo de sua Habilitação, nos termos do modelo constante do Anexo VI do Termo de Referência, assinada por sócio, dirigente, proprietário ou procurador da licitante, com o nº. da identidade do declarante. d.2) Declaração de cumprimento do disposto no art.7º, XXXIII, da Constituição Federal de 1988, no sentido de que a empresa não utiliza mão-de-obra direta ou indireta de menores, Anexo VII do Termo de Referência. d.3) Declaração que comprove o enquadramento da licitante na categoria de microempresa ou empresa de pequeno porte, na forma prevista do Art. 3º da Lei Complementar nº 123, ser for o caso, Anexo IV do Termo de Referência Documentos Relativos à Qualificação Técnica Prova de qualificação técnica, mediante apresentação de comprovante de aptidão para fornecimento pertinente e compatível com o objeto da licitação, por intermédio de, no máximo 02 (dois) atestados, permitido os somatórios dos quantitativos, expedidos por pessoa jurídica de Direito Público ou Privado, conforme Anexo X do Termo de Referência As Microempresas e empresas de pequeno porte, por ocasião da participação em certames licitatórios, deverão apresentar toda a documentação exigida para efeito de comprovação de regularidade fiscal, mesmo que esta apresente alguma restrição; Serão consideradas inabilitadas as licitantes que deixarem de apresentar qualquer dos documentos exigidos ou que o façam em desacordo com este Edital; Não serão aceitos protocolos de entrega ou solicitações de documentos em substituição aos documentos requeridos no presente Edital e seus Anexos. Parágrafo Único: A documentação exigida para atender ao disposto aos incisos supramencionados poderá ser substitúída pelo Certificado Cadastral junto ao SICAF/SEAD do Estado do Pará, cuja concessão dependa de tais documentos. 9 DA ABERTURA DAS PROPOSTAS E DA FORMULAÇÃO DE LANCES 9.1. A partir do horário previsto no preâmbulo deste Edital terá início a sessão pública do PREGÃO, quando o Pregoeiro receberá os envelopes de propostas e documentações, passando à abertura do ENVELOPE n 01 das empresas proponentes; 9.2. Serão abertos primeiramente os envelopes contendo a (s) proposta (s), ocasião em que será procedida a verificação da conformidade dessa (s) com os requisitos estabelecidos neste edital, à exceção do preço, desclassificando-se as incompatíveis. A seguir, as propostas serão analisadas, e rubricas pelas licitantes presentes no certame; 9.3. Ato contínuo, o Pregoeiro classificará as propostas de menor preço e aquelas que tenham valores sucessivos em ordem crescente de preços, em até 10 % (dez por cento) daquela; 7

8 9.4. Quando não se verificar, no mínimo, 3 (três) propostas escritas com preços compreendidos de acordo com o critério estabelecido no item 9.3 acima, o Pregoeiro classificará as 3 (três) propostas subseqüentes de menor preço, quaisquer que sejam os preços ofertados, a fim de que participem dos lances verbais; 9.5. Prosseguindo, será dado início à fase de apresentação dos lances, da qual participarão somente os proponentes classificados na forma do item 9.3 ou 9.4, acima; 9.6. Os lances serão feitos verbalmente pelos proponentes classificados, em ordem seqüencial e a convite do Pregoeiro, a partir do proponente classificado como de maior preço, sendo imediatamente registrado pelo Pregoeiro o seu recebimento e respectivo horário de registro e valor; 9.7. Os proponentes poderão oferecer lances sucessivos, em valores distintos e decrescentes; 9.8. Não serão aceitos dois ou mais lances de mesmo valor, prevalecendo aquele que for recebido e registrado em primeiro lugar; 9.9. Durante o transcurso da sessão pública, o pregoeiro informará constantemente aos licitantes o valor do menor lance; A sessão de lances não será ininterrupta, até que seja estabelecido o menor lance a ser contratado; Quando houver necessidade de interrupção dos lances, por motivo devidamente justificado, a sessão do Pregão será suspensa e terá reinício somente após comunicação expressa as participantes, divulgando data e hora para a reabertura da sessão; O proponente que não apresentar lance quando convocado pelo pregoeiroou aquele que expressamente desistir de fazer lance, será excluído dessa fase, mantendo-se o último preço apresentado, para efeito de ordenação das propostas; Caso não sejam apresentados lances, será verificada a conformidade entre as propostas de menor preço e o valor estimado para as aquisições O empate entre dois ou mais licitantes somente ocorrerá quando houver igualdade de preços entre as propostas escritas e quando não houver lances para definir o desempate. Neste caso o desempate ocorrerá por meio de sorteio a ser realizado durante a sessão do Pregão; 10 DO JULGAMENTO DAS PROPOSTAS Declarada encerrada a etapa competitiva e ordenadas as propostas, o pregoeiroexaminará a aceitabilidade da proposta classificada como de menor preço quanto ao valor, decidindo motivadamente a respeito, desclassificando-a se incompatível com os preços praticados no mercado O Pregoeiro sempre poderá negociar diretamente com o proponente a fim de obter melhor preço, verificando-se essa possibilidade após o exame da proposta de menor valor, observado o disposto no item 9.1 acima, e quando não se verificarem lances verbais, conforme previsto no item O Pregoeiro anunciará ao licitante detentor da proposta ou do lance de menor valor, imediatamente após o encerramento da etapa de lances da sessão pública ou, quando for o caso, após negociação e decisão pelo Pregoeiro acerca da aceitação do lance de menor valor Se a proposta ou o lance de menor valor não for aceitável, o Pregoeiro examinará as propostas ou os lances subseqüentes, na ordem de classificação, verificando a sua aceitabilidade e procedendo a sua habilitação. Se for necessário, repetirá esse procedimento, 8

9 sucessivamente, até a apuração de uma proposta ou lance que atenda as exigências editalícias A licitante declarada vencedora deverá apresentar ao Pregoeiro, no prazo máximo de 48 (quarenta e oito) horas após o encerramento deste Pregão, a proposta escrita de preço contemplando ajuste ao preço de lance final ofertado Não poderá haver desistência dos lances ofertados, sujeitando-se a proponente desistente às penalidades estabelecidas neste Edital Da reunião lavrar-se-á ata circunstanciada, na qual serão registradas as ocorrências relevantes e que, ao final, deverá ser assinada pelo Pregoeiro e licitantes presentes Quando todas as propostas forem desclassificadas, o pregoeiro poderá fixar aos licitantes o prazo de até 08 (oito) dias úteis para apresentação de outras propostas, escoimadas das causas referidas na condição anterior Não será motivo de desclassificação simples omissões que sejam irrelevantes para o entendimento da proposta, que não venham causar prejuízo para a Administração e nem ferir os direitos dos demais participantes Será assegurada, como critério de desempate, preferência de contratação para as Microempresa e empresas de pequeno porte Entende-se por empate aquelas situações em que as propostas apresentadas pelas Microempresa e empresa de pequeno porte sejam iguais ou até 5% (cinco por cento) superior ao melhor preço No caso de empate em duas ou mais propostas proceder-se-á da seguinte forma: A Microempresa ou empresa de pequeno porte mais bem classificada poderá apresentar proposta de preço inferior àquela considerada vencedora do certame, situação em que será adjudicado em seu favor o objeto licitado Não ocorrendo a contratação da Microempresa ou empresa de pequeno porte, na forma do subitem deste edital, serão convocados as remanescentes que por ventura se enquadrem na hipótese dos itens, deste edital, na ordem classificatória, para o exercício do mesmo direito No caso de equivalência dos valores apresentados pelas microempresas e empresa de pequeno porte que se encontrem no intervalo estabelecido no item9.11 deste edital, será realizado sorteio entre elas para que se identifique aquela que primeiro poderá apresentar melhor oferta Na hipótese da não contratação nos termos previstos no item o objeto licitado será adjudicado em favor da proposta originalmente vencedora do certame A Microempresa ou empresa de pequeno porte mais bem classificada será convocada para apresentar nova proposta no prazo máximo de 5 (cinco) minutos após o encerramento dos lances, sob pena de preclusão O disposto no item 9.12 e seus subitens somente se aplicará quando a melhor oferta inicial não tiver sido apresentada por microempresa ou empresa de pequeno porte. Nesse caso o empate entre duas ou mais propostas, e não havendo lances, será efetuado sorteio em ato público, com a participação de todas as licitantes. Universidade do Estado do Pará 11 DA HABILITAÇÃO 9

10 111. Uma vez verificada a aceitabilidade da proposta, será aberto o ENVELOPE n 02- DOCUMENTAÇÃO, para constatação das condições de habilitação da empresa proponente Todos os documentos emitidos em língua estrangeira deverão ser entregues acompanhados da tradução para língua portuguesa, efetuada por Tradutor Juramentado, e também devidamente consularizados e registrados no Cartório de Títulos e Documentos Documentos de procedência estrangeira, mas emitidos em língua portuguesa, também deverão ser apresentados devidamente consularizados e registrados no Cartório de Títulos e Documentos Sob pena de inabilitação, os documentos encaminhados para habilitação deverão estar: Em nome da licitante e, preferencialmente, com nº CNPJ e endereço respectivo: se a licitante for a matriz, todos os documentos deverão estar em nome da matriz; se a licitante for a filial, todos os documentos deverão estar em nome da filial; se a licitante for a matriz e a prestadora de serviços for a filial, os documentos deverão ser apresentados em nome da matriz e da filial simultaneamente; não serão aceitos documentos cujas datas e caracteres estejam ilegíveis ou rasurados Verificado o atendimento das exigências fixadas no Edital, observado o disposto no seu item 8, alíneas e subitens, o licitante será declarada vencedora Será inabilitada a proposta que, classificada como a de menor preço, não atender a qualquer das exigências para habilitação fixadas no edital, situação em que o pregoeiro examinará as ofertas subseqüentes e a qualificação dos licitantes, na ordem de classificação e, assim, sucessivamente, até a obtenção de uma proposta que atenda a todas as exigências do Edital Os envelopes com os documentos relativos à habilitação dos licitantes não declarados vencedores permanecerão em poder do Pregoeiro devidamente lacrados, até que seja formalizado o acordo, com a entrega da nota de empenho ao licitante vencedor. Após este fato, ficarão por 20 (vinte) dias correntes à disposição das licitantes interessadas. Findo este prazo sem que sejam retirados, serão destruídos. 12 DOS RECURSOS Declarado o vencedor, qualquer Licitante poderá manifestar imediata e motivadamente, a intenção de interpor recurso, quando lhe será concedido o prazo de 03 (três) dias para apresentação das razões do recurso, ficando os demais Licitantes desde logo intimados para apresentarem contra-razões em igual número de dias, que começarão a correr do término do prazo do recorrente, sendo-lhes assegurada vista imediata dos autos O (s) recurso (s), porventura interpostos, não terá (ão) efeito suspensivo e será (ão) dirigido (s) ao Defensor Público Geral, por intermédio do Pregoeiro, a qual poderá reconsiderar sua decisão, em 05 (cinco) dias úteis, ou, nesse mesmo período, encaminhá-lo(s), a UEPA/PA, devidamente informado(s), para apreciação e decisão, no mesmo prazo contado do recebimento do recurso O acolhimento do recurso importará na invalidação apenas dos atos insuscetíveis de aproveitamento A falta de manifestação imediata e motivada da Licitante importará a decadência do direito de recorrer e a adjudicação do objeto pelo Pregoeiro ao vencedor. 10

11 12.5. Os autos do processo permanecerão com vista franqueada aos interessados, á UEPA/PA, à rua do Una, nº. 156, bairro do Telegrafo Belém Pará - Brasil, durante os dias úteis, das 08h às 14h. 13 DO REGISTRO DE PREÇOS A UEPA convocará formalmente o vencedor, com antecedência mínima de 05 (cinco) dias úteis, informando o local, data e hora para a reunião e assinatura da Ata de Registro de Preços No caso da licitante vencedora, após convocada, não comparecer ou se recusar a assinar a Ata de Registro de Preços, o Pregoeiro sem prejuízo das cominações previstas neste Edital e no art. 81 da Lei nº /93 examinará as ofertas subseqüentes e a qualificação dos licitantes, respeitada a ordem de classificação, para, depois de comprovados os requisitos habilitatórios e feita a negociação, declarar a respectiva licitante vencedora, celebrando com ele o compromisso representado da Ata de Registro de Preços. 14 DA HOMOLOGAÇÃO O resultado de julgamento será submetido à Autoridade Competente para homologação É facultado a UEPA/PA, quando a convocada não comparecer no prazo estipulado no subitem 14.1, não apresentar situação regular no ato da assinatura do contrato ou, ainda, recusar-se a assiná-lo, injustificadamente,convocar as LICITANTES remanescentes, na ordem de classificação, sem prejuízo da aplicação das sanções cabíveis O prazo de convocação poderá ser prorrogado, uma vez, por igual período, quando solicitado pela parte, durante o seu transcurso e desde que ocorra motivo justificado e aceito pela UEPA/PA. 15 DOS USUÁRIOS DA ATA DE REGISTRO DE PREÇOS Poderá utilizar-se da Ata de Registro de Preços qualquer órgão ou entidade da Administração que não tenha participado do certame, mediante prévia consulta ao órgão gerenciador, desde que devidamente comprovada a vantagem e, respeitadas no que couber, as condições e as regras estabelecidas na Lei 8666/93, no Decreto nº /01 e no Decreto Estadual nº / A UEPA/PA será o órgão responsável pelos atos e controle e administração da Ata de Registro de Preços decorrentes desta licitação e indicará, sempre que solicitado pelos órgãos usuários, respeitada a ordem de registro e os quantitativos a serem contratados, o fornecedor para o qual será emitida a autorização de fornecimento/pedido. 16 DAS SANÇÕES ADMINISTRATIVAS E PENALIDADES 16.1 A Licitante que, convocada dentro do prazo de validade de sua proposta não celebrar o contrato, deixar de entregar ou apresentar documentação falsa exigida para o certame, ensejar o retardamento da execução do objeto, não mantiver a proposta, falhar ou fraudar na execução do objeto licitado, comportar-se de modo inidôneo, fizer declaração falsa ou cometer fraude fiscal, garantido o direito prévio da citação e da ampla defesa, ficará impedida de licitar e contratar com a administração, pelo prazo de até 05 (cinco) anos, enquanto perdurarem os motivos determinantes da punição ou até que seja promovida a reabilitação perante a própria autoridade que aplicou a pena A penalidade será obrigatoriamente registrada no SICAF/PA e no caso de suspensão de licitar, a LICITANTE deverá ser descredenciada por igual período, sem prejuízo das demais cominações legais No caso de inadimplemento, o CONTRATADO estará sujeito às seguintes penalidades: 11

12 Advertência que será aplicada por intermédio de notificação por ofício, mediante contra - recibo do representante legal da empresa, estabelecendo o prazo de 05 (cinco) dias úteis para que a empresa licitante apresente justificativas para o atraso, que só serão aceitas mediante crivo da Administração; Multa de 0,2% (zero vírgula dois por cento) por dia de atraso e/ou descumprimento das obrigações parciais estabelecidas neste edital, até o máximo de 10% (dez por cento) sobre o valor do material não entregue, recolhida no prazo máximo de 15 (quinze) dias corridos, uma vez comunicados oficialmente Multa de 10% (dez por cento) sobre o valor do material não entregue, no caso de inexecução total ou parcial do objeto, recolhida no prazo de 15 (quinze) dias corridos, contado da comunicação oficial, sem embargo de indenização dos prejuízos porventura causados à UEPA/PA As sanções previstas nos subitens 14.1 a deste item poderão ser aplicadas juntamente, facultada a defesa prévia do interessado, no respectivo processo, no prazo de até 05 (cinco) dias úteis. 17 DA DOTAÇÃO ORÇAMENTÁRIA As despesas decorrentes da presente licitação correrão à conta do Orçamento do Estado para o exercício de 2011: Programa / Projeto / Atividade: Fonte de Recursos: 0102 Elemento: DO FORNECIMENTO: PRAZO E CONDIÇÕES Os itens deverão ser fornecidos mediante apresentação de Ordem de Serviços OS para requisição de fornecimento, emitida pela Diretoria Administrativa da UEPA/PA, com assinatura do Gestor acompanhada respectiva nota de empenho Os itens deverão ser entregues no prazo máximo de 30 (trinta) dias corridos a contar do recebimento da Nota de Empenho e da ordem de fornecimento Os itens deverão ser entregues de acordo com o endereço informado na autorização de fornecimento, durante os dias úteis, das 08h às 14h Os preços, durante a vigência da Ata, serão fixos e irreajustáveis, exceto nas hipóteses devidamente comprovadas, de ocorrência de situação prevista na alínea d do inciso II do art. 65 da Lei 8666/93 ou de redução dos preços praticados no mercado A Ata poderá sofrer alterações de acordo com as condições estabelecidas no art. 12 do Decreto 3.931/2001 e art.12 do Decreto Estadual nº / Mesmo comprovada a ocorrência da situação prevista na alínea d do inciso II do art. 65 da Lei 8666/93, a Administração, se julgar conveniente, poderá optar por cancelar a Ata e iniciar outro processo licitatório. 19 DA FISCALIZAÇÃO E ACEITAÇÃO A CONTRATANTE fiscalizará a aquisição dos serviços contratados e verificará o cumprimento das especificações técnicas, podendo rejeitá-los, no todo ou em parte, quando não corresponderem ao desejado ou especificado A fiscalização da entrega dos serviços e licenças objeto da Ata de Registro de Preços será exercida por pessoa a ser designada pela CONTRATANTE, que terá 12

13 poderes, entre outros, para notificar a CONTRATADA sobre as irregularidades ou falhas que porventura venham a ser encontradas na execução deste contrato Além das atribuições previstas no contrato e na legislação aplicável, caberá ao fiscal verificar o cumprimento das cláusulas contratuais relativas Ata de Registro de Preços às condições da contratação de fornecedores e aos valores devidos à CONTRATADA A fiscalização pela CONTRATANTE em nada restringe a responsabilidade, única, integral e exclusiva, da CONTRATADA pela perfeita execução dos serviços A não-aceitação de algum item, no todo ou em parte, não implicará a dilação do prazo de entrega, salvo expressa concordância da CONTRATANTE A CONTRATADA adotará as providências necessárias para que qualquer serviço considerado não aceitável, no todo ou em parte, seja refeito ou reparado nos prazos estipulados pela fiscalização, sem ônus para o CONTRATANTE A aprovação dos serviços executados pela CONTRATADA ou por seus contratados não a desobrigará de sua responsabilidade quanto à perfeita execução do fornecimento dos serviços e licenças presentes no objeto do contratado A ausência de comunicação por parte da CONTRATANTE, referente a irregularidade ou falhas, não exime a CONTRATADA das responsabilidades determinadas no contrato A CONTRATADA permitirá e oferecerá condições para a mais ampla e completa fiscalização, durante a vigência do contrato, fornecendo informações, propiciando o acesso à documentação pertinente e aos serviços em execução e atendendo às observações e exigências apresentadas pela fiscalização A CONTRATADA se obrigará a permitir que a auditoria interna da CONTRATANTE e/ou auditoria externa por ela indicada tenham acesso a todos os documentos que digam respeito aos serviços prestados à CONTRATANTE À CONTRATANTE é facultado acompanhar o fornecimento de todos os serviços objeto do contrato, juntamente com representante credenciado pela CONTRATADA. 20 DO PAGAMENTO O pagamento será efetuado por meio de ordem bancária no prazo de até 05 (cinco) dias corridos, contados da efetiva prestação dos serviços/entrega dos bens e serviços com o atesto do setor competente O pagamento será creditado em favor dos fornecedores dos bens mediante crédito em conta corrente aberta no Banco do Estado do Pará S/A BANPARÁ, conforme dispõe o Decreto nº. 877 de 31 de março de 2008, ressalvados os casos dispostos na Instrução Normativa nº de 21 de maio de 2008 da Secretaria de Estado da Fazenda publicada no DOE nº , de 23 de maio de No caso de eventual atraso de pagamento, o valor devido deverá ser acrescido de juros moratórios de 0,5% ao mês, apurados desde a data acima referida até a data do efetivo pagamento, calculados pro rata die, sobre o valor da nota fiscal/fatura ATUALIZADO PELO IPCA também calculado pro rata die até a data do pagamento No ato do pagamento será comprovada a manutenção das condições iniciais de habilitação quanto a situação de regularidade da empresa No caso de incorreção nos documentos apresentados, inclusive na Nota Fiscal/Fatura, serão os mesmos restituídos à adjudicatária para as correções necessárias, não respondendo a UNIVERSIDADE DO ESTADO DO PARÁ por quaisquer encargos resultantes de atrasos na liquidação dos pagamentos correspondentes. 21 DA ANULAÇÃO E REVOGAÇÃO 13

14 21.1. A autoridade competente para homologar este certame poderá revogar a licitação em face de razões de Interesse Público, derivado de fato superveniente devidamente comprovado, pertinente e suficiente para justificar tal conduta, devendo anulá-la por ilegalidade, de ofício ou por provocação de qualquer pessoa, mediante ato escrito e fundamentado A anulação do procedimento licitatório induz à da Ata Os licitantes não terão direito a indenização em decorrência da anulação do procedimento licitatório, ressalvado o direito do fornecedor de boa-fé de ser ressarcido pelos encargos que tiver suportado no cumprimento da Ata e das condições deste Edital No caso de desfazimento de processo licitatório, fica assegurado o direito ao contraditório e à ampla defesa. 22 DAS DISPOSIÇÕES GERAIS Fica assegurada a UNIVERSIDADE DO ESTADO DO PARÁ UEPA/PA o direito de, no interesse da Administração, anular ou revogar, a qualquer tempo, no todo ou em parte, a presente licitação, por razões de interesse público decorrente de fato superveniente devidamente comprovado, pertinente e suficiente para justificar tal conduta, devendo anulá-la por ilegalidade, de ofício ou por provocação de terceiros, mediante parecer escrito e devidamente fundamentado A participação neste Pregão implicará na aceitação integral e irretratável de suas normas e observância dos preceitos legais e regulamentares, ressalvados o direito de impugnação e de recurso É facultada ao Pregoeiro ou à Autoridade Superior, em qualquer fase da licitação, a promoção de diligência destinada a esclarecer ou complementar a instrução do processo, vedada inclusão posterior de documento ou informação que deveria constar no ato de Sessão Pública As normas que disciplinam este Pregão serão sempre interpretadas em favor da ampliação da disputa entre os interessados O objeto da presente licitação poderá sofrer acréscimos, conforme previsto no 1º do Art. 65 da Lei 8.666/ Não havendo expediente na data fixada para a abertura da sessão da licitação, ou ocorrendo qualquer fato superveniente que impeça a realização do certame na data marcada, a sessão será automaticamente transferida para o primeiro dia útil subseqüente, no mesmo local e horário anteriormente estabelecidos, desde que não haja comunicação do Pregoeiro em contrário O desatendimento de exigências formais não essenciais não importará no afastamento da licitante, desde que sejam possíveis as aferições das suas qualificações e a exata compreensão da sua proposta, durante a realização da sessão pública deste Pregão Caso seja necessária a interrupção da sessão, os autos do processo ficarão sob a guarda do Pregoeiro, que designará nova data para a continuação dos trabalhos O presente Edital e seus Anexos estarão a disposição dos interessados, gratuitamente, nas dependências da UNIVERSIDADE do Estado do Pará, na sala da CPL, localizada na Rua do Una, nº 156, bairro Telégrafo, durante os dias úteis, das 09h às 14h, informações pelo telefone: (91) / Toda documentação exigida no presente Edital deve apresentar o mesmo número de inscrição no CNPJ e a mesma razão social da licitante, ou seja, se a concorrente é a matriz da licitante, as informações devem corresponder à matriz, se filial a filial. 14

15 Belém, 30 de agosto de Manoel Abedias da Silva Pregoeiro/UEPA Equipe de Apoio: Anna Thays Borges Batalha de Moura; Diego Ramos Silva; Maria Sônia Soares Ataíde. ANEXO I - TERMO DE REFERÊNCIA PROCESSO N.º: 2011/ Tipo de Licitação: PREGÃO PRESENCIAL - SRP Data: 13/09/2011 Horário: (horário de Brasília) 15

16 Local: Auditório da UEPA 1 APRESENTAÇÃO 1.1. Este documento foi elaborado com base na Lei nº 8.159/1991, que Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados, Decreto Nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002, que regulamenta a Lei Nº 8.159/1991, Resolução nº 14, de 24 de outubro de 2001, que aprova a versão revisada e ampliada da Resolução nº 4, de 28 de março de 1996, que dispõe sobre o Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública, constituindo peça integrante e inseparável do procedimento licitatório, visando viabilizar a prestação de serviço de tratamento técnico arquivístico do acervo documental da Universidade Estadual do Pará-UEPA. Deste modo, contêm os elementos básicos e essenciais fixados na legislação, descritos de forma a subsidiar os interessados em participar do certame licitatório na preparação da documentação e na elaboração da proposta. 2 OBJETO DA LICITAÇÃO 2.1. Contratação via licitação na modalidade pregão presencial, pelo Sistema de Registro de Preços, de empresa especializada na prestação de serviços em Gestão de documentos e informações, contemplando serviços técnicos especializados em Gestão arquivistica, Gerenciamento Eletrônico de Documentos, Serviços de Digitalização, indexação, controle de qualidade, licenciamento de soluções e sistemas, garantia e suporte técnico de acordo com as especificações e condições constantes neste Termo de Referência e seus Anexos. 2.2 Constituem Anexos do Termo de Referência e dele fazem parte integrante: Anexo II : Requisitos de Habilitação; Anexo III : Credenciamento; Anexo IV: Declaração ME/EPP; Anexo V : Planilha de Preços; Anexo VI : Fato Superneviente; Anexo VII : Art. 7º XXXIII, CF/1988/93; Anexo VIII: Declaração Equipe Profissional Qualificada; Anexo IX: Declaração de fornecimento infra-estrutura Anexo X: Atestado de Capacidade Técnica; Anexo XI: Termo de Sigilo e Responsabilidade; Anexo XII: Modelo Ordem de Serviços; Anexo XII: Elaboração independente da Proposta; 3 FUNDAMENTAÇÃO LEGAL 3.1. A prestação dos serviços objeto deste Termo de Referência obedecerá ao disposto na Lei n.º de 17/07/2002 (que institui a modalidade de pregão;), Decreto Federal 3.931/01 (Registro de Preços), Lei Estadual nº.6.474, de 06 de agosto de 2002, Dec. Estadual 1.093/2004 de 29/06/2004 e Lei n.º 8.666, de 21/06/ JUSTIFICATIVA 16

17 4.1. A presente Contratação, de empresa especializada na prestação de serviços de tratamento técnico arquivístico e conversão do acervo documental da Universidade Estadual do Para UEPA, visa: a-garantir o acesso aos documentos de forma rápida e segura; b-assegurar a gestão dos documentos e a administração do arquivo permanente, proteger os documentos históricos e assegurar direitos legais e financeiros ao Estado e à sociedade; c Otimizar o uso de espaço físico; d subsidiar, caso necessário, a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CPAD na elaboração do Código de Classificação de Documentos de Arquivo Para a Administração Pública: Área-Fim e revisão da Tabela de Temporalidade da Área- Meio; e promover, de forma criteriosa, a eliminação daqueles documentos destituídos de valor Justifica-se a necessidade de realizar pregão presencial, em face das peculiaridades da contratação e complexidade dos serviços, que requer cautelas específicas em relação aos procedimentos, como a apresentação de documentação na hora e negociação de preço imediata associadas à certeza de que o representante ou procurador da licitante detém profundo conhecimento das técnicas específicas, que exigem demonstração do programa de software utilizado para os citados serviços, objeto da licitação, bem como a visita técnica para avaliação do estado dos documentos físicos e arquivos eletrônicos já existentes, modo avaliar se as técnicas usadas pelos licitantes são compatíveis com as necessidades da entidade pública A presença física dos atores na sessão pública, como pregoeiro, equipe de apoio e licitantes, é fundamental para que os concorrentes demonstrem conhecimento aprofundado sobre o objeto licitatório. No pregão eletrônico é comum as licitantes entregarem sua senha e chave de identificação a pessoas com conhecimentos superficiais do objeto para fazer os lances eletronicamente. Em licitações de objeto simples, essa conduta leva a riscos amenizados e quase que inexistentes, mas em licitação dessa complexidade, a modalidade eletrônica do pregão não oferece índice razoável de certeza e segurança jurídica quanto à sustentabilidade da oferta do vencedor e sua capacidade técnica para executar o projeto A complexidade do objeto desta licitação também exigirá do pregoeiro o controle absoluto da sessão, cuja fase de lances só deverá ser encerrada quando esgotarem todas as possibilidades de negociação em busca do melhor preço, sendo imprevisível estimar o tempo necessário para atingir esse objetivo. No pregão eletrônico, o encerramento da disputa é ato do sistema sobre o qual o pregoeiro não tem nenhum domínio e caso necessite adiar o encerramento para garantir a continuidade da disputa isso jamais será permitido e quem sairá perdendo será a administração A adoção do sistema de registro de preço justifica-se pela forma de aquisição dos bens e serviços, que terá previsão de entregas parceladas, projeto por projeto, conforme as disponibilidades orçamentárias, bem como o atendimento a outros órgãos da administração púbica também justifica a adoção do sistema de registro de preços. 5 VIGÊNCIA CONTRATUAL 5.1. A vigência do Contrato será de 12 (doze) meses, contados da data de assinatura, podendo ser prorrogado por igual período, nos termos do art. 57, inciso II, da Lei nº 8.666/93. 6 ESPECIFICAÇÕES 6.1. O tratamento técnico arquivístico do acervo documental da Universidade Estadual do Para - UEPA, deverá ser executado com aplicação dos instrumentos de gestão documental de 17

18 acordo com a regulamentação do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ e dos demais dispositivos legais correlatos, da legislação específica relacionada às atividades da Universidade Estadual do Para - UEPA, bem como outros atos que porventura venham a ser publicados durante a vigência contratual Os documentos deverão ser recolhidos e transferidos ordenadamente em lotes de remessa, para o ambiente de processamento da Contratada, para serem submetidos à avaliação quanto ao seu valor arquivístico, serem classificados obedecendo ao Plano de Classificação de Documentos, higienizados, organizados, indexados, digitalizados e cadastrados em sistema informatizado de controle de processos e documentos fornecido pela Contratada; 6.3. Durante o tratamento dos lotes de documentos disponibilizados pela Contratante o armazenamento e guarda dos documentos deverá ser de responsabilidade da Contratada, dentro de critérios da segurança física e facilidades de localização e uso, com elaboração de instrumento que permita sua identificação e localização; 6.4. Os documentos após devidamente processados deverão retornar às instalações da Contratante, devidamente acondicionados para serem armazenados e organizados conforme os critérios técnicos arquivistico; 6.5. Aos documentos de valor permanente deverá ser aplicada uma análise das condições de conservação, para determinar seu real estado e, caso sejam detectadas informações relevantes que indiquem a necessidade de preservação, essa informação será registrada no sistema para que, no momento adequado, sejam realizadas ações de restauro A Contratada deverá justificar a necessidade de restauração dos documentos com o preenchimento de Laudo de Avaliação, sugerindo as técnicas a serem adotadas. Esses documentos serão devolvidos à Contratante quando solicitado ou ao final do Contrato; 6.7. A Contratada deverá elaborar um Plano de Projeto e o detalhamento do Cronograma de Execução do Projeto, para ser submetido a aprovação do contratante em até 5 dias, após a assinatura do contrato Deverá ser apresentado um Documento de Iniciação do Projeto, contendo: a. Definição do projeto (objetivos, escopo, pré-requisitos, premissas), produtos do projeto, estrutura organizacional do projeto, cronograma preliminar detalhado e procedimentos de controle do projeto (comunicação, pendências, alterações, aceites e encerramento); 6.8. Deverá ser apresentado Plano de Acompanhamento e Avaliação que deverá conter os seguintes elementos: a) Indicação da equipe responsável por cada uma das atividades. b) Descrição da metodologia a ser utilizada na execução dos serviços e dos métodos de trabalho empregados. Todas as fases do fluxo do processamento do acervo documental deverão ser objeto de acompanhamento e avaliação. c) Definição da periodicidade de execução das ações de acompanhamento e avaliação. O intervalo de tempo não poderá ser superior a 30 (trinta) dias, pois a demora em identificar os problemas e encontrar as possibilidades de solução pode provocar um grande volume de revisão, comprometendo o Cronograma de Execução do Projeto; d) Indicação do método de análise dos dados coletados; e) Descrição dos procedimentos para o acompanhamento e avaliação das atividades de correção e melhoria Durante as etapas do Cronograma de Execução do Projeto o Gerente do Projeto será responsável pela elaboração e entrega quinzenal de um relatório de situação (Relatório de 18

19 Situação Quinzenal), onde deverão ser descritas todas as atividades executadas na quinzena, além de destacar as pendências do projeto, chamados de suporte técnico em aberto e a programação de atividades para a quinzena seguinte, acompanhando e comparando com o definido no Cronograma de Execução do Projeto, e mensalmente, um Relatório Analítico das Atividades de Acompanhamento e Avaliação, apontando o andamento dos trabalhos, os resultados encontrados, os erros identificados e os ajustes propostos. Estes relatórios farão parte da Documentação do Projeto ; 6.10.A Licitante deverá apresentar um Plano de Trabalho para Tratamento Arquivístico que contemple as ações e especificações técnicas para execução dos serviços propostos de forma clara e precisa, um Plano de Controle de Logística para Transferência do Acervo ao ambiente de produção e Plano de instalação da infra-estrutura e sistemas envolvidos com todo detalhamento apresentado no Cronograma de Execução do Projeto, observando a localização dos acervos documentais demonstrada na Tabela 1. Tabela 1 Localização do Acervo LOCALIZAÇÃO DOCUMENTOS DIVERSOS (metros lineares) Prédio Reitoria Belém Descrição do Acervo - Trata-se de um acervo aberto, que recebe acréscimos mensais nos arquivos em fase corrente e intermediária. Possui casos de documentos que estão em graus variados de preservação, exigindo assim, tratamentos diferenciados; a. O acervo documental é de aproximadamente metros lineares; b. Esses valores são referenciais. Deve-se considerar uma taxa de crescimento anual relativamente pequena não sendo superior a 20% (vinte por cento) ao ano; c. O volume de documentos a serem descartados não foi estimado. 7 RETIRADA DO ACERVO PARA TRATAMENTO ARQUIVISTICO 7.1. Será de responsabilidade da Contratante a transferência dos documentos, retirada e devolução do local onde estejam armazenados, para o ambiente de processamento da Contratada, logo após aprovado e implementado as fases iniciais do Cronograma do de Execução do Projeto Os documentos serão transferidos em Lotes com volumes pré-definidos, devendo o recebimento e a conferência dos lotes de documentos serão realizados pela Contratada no ambiente de produção Os documentos serão entregues à Contratada, acompanhados de uma relação descritiva seqüencial contendo o número, a quantidade e o conteúdo dos mesmos Não havendo problemas durante a conferência, os documentos deverão ser encaminhados para a área de produção da Contratada para ser iniciado o processamento Qualquer diferença existente nesta conferência deverá ser comunicada imediatamente ao responsável da Contratante para as devidas providências. 19

20 7.6. Todos os documentos serão classificados e separados por tipo em conformidade ao Código de Classificação e Temporalidade de documentos para permitir a seu correto processamento e a correta indexação Todo o processamento deverá ser executado com o conceito de lotes, que consiste na forma de identificar uma determinada quantidade de documentos, processos ou unidade documental entregues a Contratada, os quais serão organizados, indexados, digitalizados, acondicionados e cadastrados em sistema de localização, observando os tipos de documentos, as características de indexação, tamanho e composição dos documentos, em decorrência da capacidade existente entre as quantidades de documentos que podem ser processados dentro do local de produção estipulado para tratamento e de acordo com o previsto no Cronograma de Execução Tal conceituação de lote possibilitará uma melhor rastreabilidade na movimentação do grupo de documentos durante a produção, com objetivo de garantir a integridade de todo o procedimento de conversão do suporte papel para o meio digital e o respectivo retorno do acervo tratado para os locais de armazenamento Cada tipo de documento ou unidade documental deverá receber uma identificação única (indexação) durante todo o processo de conversão, e deverá obrigatoriamente conter atributos que facilitem sua identificação futura nas pesquisas de consulta a base de dados e recuperação de imagens A retirada do acervo documental e seu deslocamento para as instalações de processamento e armazenamento deverão seguir os requisitos do Plano de Logística Para Transferência do Acervo e o Plano de Organização para Tratamento Arquivístico previsto no Cronograma de Execução, obedecendo a ordem de prioridade estabelecida entre o representante da Contratante, Comissão de Fiscalização e o Gerente do Projeto da Contratada; Todas as atividades de transferência deverão ser supervisionadas e acompanhadas por representante da Comissão de Fiscalização, de forma a garantir o cumprimento das normas de segurança física ou evitar qualquer tipo de dano ou extravio de documentos; A Comissão de Fiscalização e/ou qualquer outro usuário cadastrado poderá efetuar requisição de desarquivamento de determinado documento ou caixa enquanto em poder da Contratada para a realização do processamento A Comissão de Fiscalização encaminhará todas as requisições de cadastramento de usuários que poderão solicitar desarquivamento; Será de responsabilidade da Contratada, o manejo e a preservação dos documentos quando em seu poder, devendo ser dispensados, os mesmos cuidados técnicos de guarda; A qualquer momento, o representante da Comissão de Fiscalização poderá indagar sobre procedimento de transferência que não atenda aos requisitos definidos neste Termo de Referência. 8 ORGANIZAÇÃO DO ACERVO DOCUMENTAL 8.1. Para a avaliação do acervo documental a ser tratado a Contratada deverá proceder a organização dos documentos segundo critérios técnicos arquivísticos previamente definidos e apresentados no Plano de Organização para o Tratamento Arquivístico; 8.2. A organização do acervo documental a receber tratamento técnico arquivístico deverá partir dos procedimentos metodológicos, estabelecidos pelo CONARQ, como; a. Aplicação dos conhecimentos de dados relativos às funções e atividades desenvolvidas na área de administração geral (atividade-meio), bem como naquelas específicas do órgão (atividade-fim) para formação dos conjuntos documentais; 20

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