Gerenciamento de Projetos PMP-Prep Master Class Modulo 04 Prazo. Direitos autorais OBJETIVO DO MÓDULO

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1 Gerenciamento de Projetos PMP-Prep Master Class Modulo 04 Prazo Gerhard Tekes, PMP, OPM3-CC PTA Tekes e Associados Serv. Gerenciais Ltda., (71) Slide 1 Direitos autorais PTA Tekes e Associados Serviços Gerenciais Ltda. Aviso: Esta Apostilha é protegida por leis de direitos autorais. A reprodução ou distribuição não autorizada desta apostilha ou de qualquer parte dela, poderá resultar em severas punições civis e criminais. Todos os direitos reservados. Nenhuma parte deste apostilha poderá ser reproduzida, transmitida e gravada, por qualquer meio eletrônico, mecânico, por fotocópia e outros, sem a prévia autorização, por escrita, do autor. Varias Marcas Registradas aparecem no decorrer desta apostilha. Mais do que simplesmente listar esses nomes e informar quem possui seus direitos de exploração, ou ainda imprimir os logotipos das mesmas, o autor declara estar utilizando tais nomes apenas para fins editorais, em beneficio exclusivo do dono da Marca Registrada, sem intenção de infringir as regras de sua utilização PTA Tekes e Associados Serv. Gerenciais Ltda., (71) Slide 2 OBJETIVO DO MÓDULO Este módulo tem por objetivo apresentar as 9 áreas de conhecimento requeridas na Gestão de Projetos: seus requisitos, seus produtos, suas ferramentas, suas técnicas e seus relacionamentos PTA Tekes e Associados Serv. Gerenciais Ltda., (71) Slide 3 1

2 ÁREAS DE CONHECIMENTO DA GESTÃO DE PROJETOS Pessoas Aquisições Integração Comunicação Custo Tempo Riscos PTA Tekes e Associados Serv. Gerenciais Ltda., (71) Slide 4 Gerenciamento do Tempo do Projeto O Gerenciamento do Tempo do Projeto inclui os processos necessários para gerenciar o término pontual do Projeto. Em alguns projetos, especialmente nos menores, estes processos estão tão unidos que podem ser vistos como um só. Estes processos são aqui apresentados separadamente pois as ferramentas e técnicas são diferentes para cada um. Tempo PTA Tekes e Associados Serv. Gerenciais Ltda., (71) Slide 5 Gerenciamento do Tempo do Projeto Cronograma vs. Modelo do Cronograma Plano de Gerenciamento do Cronograma Plano de Gerenciamento do Projeto ou Plano auxiliar formal ou informal detalhado ou generalizado Cronograma aprovado = Linha de Base PTA Tekes e Associados Serv. Gerenciais Ltda., (71) Slide 6 2

3 2009 3PTA Tekes e Associados Serv. Gerenciais Ltda., (71) Slide 7 Gerenciamento do Tempo do Projeto 6.1 Definir as atividades O processo de identificação das ações específicas a serem realizadas para produzir as entregas do projeto. 6.2 Sequenciar as atividades O processo de identificação e documentação dos relacionamentos entre as atividades do projeto. 6.3 Estimar os recursos da atividade O processo de estimativa dos tipos e quantidades de material, pessoas, equipamentos ou suprimentos que serão necessários para realizar cada atividade. 6.4 Estimar as durações da atividade O processo de estimativa mais próxima possível do número de períodos de trabalho que serão necessários para terminar atividades específicas com os recursos estimados. 6.5 Desenvolver o cronograma O processo de análise das sequências das atividades, suas durações, recursos necessários e restrições do cronograma visando criar o cronograma do projeto. 6.6 Controlar o cronograma O processo de monitoramento do andamento do projeto para atualização do seu progresso e gerenciamento das mudanças feitas na linha de base do cronograma PTA Tekes e Associados Serv. Gerenciais Ltda., (71) Slide 8 Gerenciamento do Tempo do Projeto Iniciação Planejamento Execução Controle Encerramento 6.1 Definir as Atividades 5.6 Controlar o Cronograma 6.2 Seqüenciar as Atividades 6.3 Estimar os Recursos da Atividade 6.4 Estimar as Durações da Atividade 6.5 Desenvolver o Cronograma PTA Tekes e Associados Serv. Gerenciais Ltda., (71) Slide 9 3

4 Definir Atividades Entradas 1 Linha de base do escopo 2 Fatores ambientais da empresa 3 Ativos de processos organizacionais Ferramentas e Técnicas 1 Decomposição 2 Planejamento em Ondas sucessivas 3 Modelos 4 Opinião especializada 1 Lista de atividades 2 Atributos das atividades 3 Lista dos marcos PTA Tekes e Associados Serv. Gerenciais Ltda., (71) Slide 10 Definir Atividades A definição das atividades envolve identificar e documentar as atividades específicas que devem ser realizadas com a finalidade de produzir os diversos níveis de subprodutos identificados na EAP. Implícitos neste processo estão a definição e o planejamento das atividades de desenvolvimento do cronograma de tal modo que os objetivos do projeto sejam alcançados PTA Tekes e Associados Serv. Gerenciais Ltda., (71) Slide 11 Definir Atividades PTA Tekes e Associados Serv. Gerenciais Ltda., (71) Slide 12 4

5 Sequenciar as Atividades Entradas 1 Lista de atividades 2 Atributos das atividades 3 Lista dos marcos 4 Declaração do escopo do projeto 5 Ativos de processos organizacionais Ferramentas e Técnicas 1 Método do diagrama de precedências 2 Determinação de dependências 3 Aplicação de antecipações e esperas 4 Modelo de diagramas de rede de cronograma 1 Diagramas de rede de cronograma do projeto 2 Atualizações dos documentos do projeto PTA Tekes e Associados Serv. Gerenciais Ltda., (71) Slide 13 Sequenciar as Atividades O seqüenciamento das atividades envolve identificar e documentar as relações de dependência entre as atividades. Dependências obrigatórias Mandatory dependencies (i.e., hard logic) Dependências arbitradas Discretionary dependencies (i.e., soft logic) Dependências externas External dependencies PTA Tekes e Associados Serv. Gerenciais Ltda., (71) Slide 14 Sequenciar as Atividades Método do Diagrama de Precedência (MDP / ANN) II A B C Início TI+15 Fim TT-3 D E F PTA Tekes e Associados Serv. Gerenciais Ltda., (71) Slide 15 5

6 SEQÜENCIAMENTO DE ATIVIDADES O método MDP inclui quatro tipos de relacionamentos de dependências: Término/Início (finish-to-start): A atividade de deve terminar antes que a atividade para possa começar Término/Término (finish-to-finish): A atividade de deve terminar antes que a atividade para possa terminar Início/Início (start-to-start): A atividade de deve iniciar antes que a atividade para possa iniciar Início/Término (start-to-finish): A atividade de deve iniciar antes que a atividade para possa terminar PTA Tekes e Associados Serv. Gerenciais Ltda., (71) Slide 16 Sequenciar as Atividades Atualizações dos documentos do projeto Lista das atividades; Atributos das atividades e Registro dos riscos PTA Tekes e Associados Serv. Gerenciais Ltda., (71) Slide 17 Sequenciar as Atividades PTA Tekes e Associados Serv. Gerenciais Ltda., (71) Slide 18 6

7 Estimar os Recursos da Atividade Entradas 1 Lista de atividades 2 Atributos das atividades 3 Calendários de recursos 4 Fatores ambientais da empresa 5 Ativos de processos organizacionais Ferramentas e Técnicas 1 Opinião especializada 2 Análise de alternativas 3 Dados publicados para auxílio a estimativas 4 Estimativa Bottom-Up 5 Software de gerenciamento de projetos 1 Requisitos do recurso da atividade 2 Estrutura analítica dos recursos 3 Atualizações dos documentos do projeto PTA Tekes e Associados Serv. Gerenciais Ltda., (71) Slide 19 Estimar os Recursos da Atividade O planejamento dos recursos envolve determinar quais recursos físicos (pessoas, equipamentos e materiais) e quais quantidade de cada devem ser usadas para a realização das atividades do projeto Deve estar firmemente sincronizado com a estimativa de custos. Exemplos: A equipe de projeto de construção necessita estar familiarizada com os códigos de construção local o custo adicional de um consultor pode ser a maneira mais efetiva de assegurar o conhecimento das legislações de construção locais Uma equipe de projetistas do setor automotivo deve estar familiarizada com as recentes técnicas de automação contratação de um consultor, envio de um projetista a um seminário de robótica, inclusão de alguém da produção como um membro da equipe do projeto PTA Tekes e Associados Serv. Gerenciais Ltda., (71) Slide 20 Estimar os Recursos da Atividade Projeto Fases Top-to-Botton Botton-Up Pacotes PTA Tekes e Associados Serv. Gerenciais Ltda., (71) Slide 21 7

8 Estimar os Recursos da Atividade PTA Tekes e Associados Serv. Gerenciais Ltda., (71) Slide 22 Estimar as Durações da Atividade Entradas 1 Lista de atividades 2 Atributos das atividades 3 Requisitos do recurso da atividade 4 Calendários de recursos 5 Declaração do escopo 6 Fatores ambientais da empresa 7 Ativos de processos organizacionais Ferramentas e Técnicas 1 Opinião especializada 2 Estimativa análoga 3 Estimativa paramétrica 4 Estimativas de três pontos 5 Análise das Reservas 1 Estimativas das durações 2 Atualizações dos documentos do projeto PTA Tekes e Associados Serv. Gerenciais Ltda., (71) Slide 23 Estimar as Durações da Atividade Elaboração progressiva A estimativa de duração das atividades envolve avaliar a quantidade de períodos de trabalho que provavelmente serão necessários para implementar cada atividade. Uma pessoa ou grupo da equipe do projeto que estiver mais familiarizada com a natureza da atividade específica deve fazer ou, no mínimo, aprovar a estimativa. Distribuição probabilística vs. Estimativa determinística PTA Tekes e Associados Serv. Gerenciais Ltda., (71) Slide 24 8

9 Estimar as Durações da Atividade Entradas Declaração do escopo do projeto Restrições e premissas da declaração do escopo do Premissas incluem, mas não estão limitados a: Condições existentes; Disponibilidade de informações e Duração dos períodos de preparação de relatórios. Restrições incluem, mas não estão limitados a: Disponibilidade de recursos com habilidades e Termos do contrato e requisitos PTA Tekes e Associados Serv. Gerenciais Ltda., (71) Slide 25 Estimar as Durações da Atividade Entradas Fatores ambientais da empresa Banco de dados de estimativas de duração e outros dados de referência; Métricas de produtividade e Informações comerciais publicadas Ativos de processos organizacionais Informação histórica sobre duração; Calendários do projeto; Metodologia de elaboração do cronograma e Lições aprendidas PTA Tekes e Associados Serv. Gerenciais Ltda., (71) Slide 26 Estimar as Durações da Atividade 1. Opinião especializada a. Estimativa de Duração baseada em experiencia b. Orientação quais ferramentas de estimativa utilizar 2. Estimativa análogo (top-down) a. Nas fases iniciais b. Dados históricos c. Opinião especializada 3. Estimativas paramétricas a. Possivelalto nível de exatidão dependendo de: i. Sofisticação do modelo ii. Qualidade dos dados básicos 4. Estimativa de três pontos a. PERT (EO + 4EM + EP) / 6 b. (EO + EM + EP) / 3 5. Analise de reserva / contingência / buffer PTA Tekes e Associados Serv. Gerenciais Ltda., (71) Slide 27 9

10 Estimar as Durações da Atividade Estimativas da duração da atividade As estimativas deduração não incluem nenhuma espera Podem incluir indicações da faixa de resultados possíveis 2 semanas ± 2 dias = 8-12 dias 15% probabilidade de exceder três = 85% três semanas ou menos. Atualizações dos documentos do projeto Atributos das atividades Premissas tais como níveis de habilidade disponibilidade PTA Tekes e Associados Serv. Gerenciais Ltda., (71) Slide 28 Estimar as Durações da Atividade 9 x = 1 filho em 1 mês PTA Tekes e Associados Serv. Gerenciais Ltda., (71) Slide 29 Estimar as Durações da Atividade PTA Tekes e Associados Serv. Gerenciais Ltda., (71) Slide 30 10

11 Entradas 1 Lista de atividades 2 Atributos das atividades 3 Diagramas de rede do cronograma do projeto 4 Requisitos do recurso da atividade 5 Calendários de recursos 6 Estimativas das durações 7 Declaração do escopo 8 Fatores ambientais da empresa 9 Ativos de processos organizacionais Ferramentas e Técnicas 1 Análise da rede do cronograma 2 Método do caminho crítico 3 Método da corrente crítica 4 Nivelamento de recursos 5 Análise do cenário E- se 6 Aplicação de antecipações e Esperas 7 Compressão do Cronograma 8 Ferramenta para desenvolvimento do cronograma 1 Cronograma do Projeto 2 Linha de base do Cronograma 3 Dados do cronograma 4 Atualização dos documentos do projeto PTA Tekes e Associados Serv. Gerenciais Ltda., (71) Slide 31 Desenvolver o cronograma significa determinar as datas de início e fim para as atividades do projeto. O processo de desenvolvimento do cronograma deve, freqüentemente, ser repetido antes da determinação do cronograma do projeto. O processo de desenvolvimento do cronograma deve, freqüentemente, ser repetido devido às mudanças do plano do projeto e a evolução dos eventos de riscos. Practice Standard for Scheduling PTA Tekes e Associados Serv. Gerenciais Ltda., (71) Slide 32 Entradas Declaração do escopo do projeto premissas e restrições. Os fatores ambientais da empresa ferramenta de elaboração do cronograma Ativos de processos organizacionais A metodologia de elaboração do cronograma e Calendário do projeto PTA Tekes e Associados Serv. Gerenciais Ltda., (71) Slide 33 11

12 Ferramentas e Técnicas Método de Caminho Crítico enfoque é o cálculo da Folga Total e Folga Livre Corrente Critica Leva em conta recursos limitados, combina abordagens determinísticas e probabilísticas e adiciona buffers para proteger o cronograma. Nivelamento Resolução de Superalocação Uso de recursos num nível constante Analise de cenário tipo e se Monte Carlo Aplicação de Antecipações e Esperas Compressão do cronograma Ferramenta para desenvolvimento do cronograma PTA Tekes e Associados Serv. Gerenciais Ltda., (71) Slide 34 Ferramentas e Técnicas É imperativo considerar: datas impostas pelo negócio (time-to-market) datas acordadas com o patrocinador, cliente ou outras partes interessadas restrições externas (clima, governo, regulatório) fornecedores (tramites contratuais e de aquisição) Deve ser especificada a escala de tempo PTA Tekes e Associados Serv. Gerenciais Ltda., (71) Slide 35 Ferramentas e Técnicas Método do caminho crítico (Critical Path Method - CPM) calcula datas teóricas de início e término mais cedo, e de início e término mais tarde, de todas as atividades do cronograma, sem considerar quaisquer limitações de recursos, realizando uma análise do caminho de ida e uma análise do caminho de volta pelos caminhos de rede do cronograma do projeto PTA Tekes e Associados Serv. Gerenciais Ltda., (71) Slide 36 12

13 Ferramentas e Técnicas Método do Caminho Crítico (CPM) Atividade Duração PDI UDI PDT UDT Primeira data de inicio Última data de inicio Primeira data de término Última data de término PTA Tekes e Associados Serv. Gerenciais Ltda., (71) Slide 37 Ferramentas e Técnicas Atividade Sucessora Duração A B,C,D 7 B E 15 C F 10 D G 3 E G 1 F G 12 G PTA Tekes e Associados Serv. Gerenciais Ltda., (71) Slide 38 Ferramentas e Técnicas PDT=PDI+Dur CPM Critical Path Method UDI=UDT-Dur f=6 f=6 B 15 E f=0 f=0 f=0 f=0 A 7 C 10 F 12 G f=19 D 3 Ativ Dur PDI UDI PDT UDT A-C-F-G : Caminho Crítico Forward Backward PTA Tekes e Associados Serv. Gerenciais Ltda., (71) Slide 39 13

14 Ferramentas e Técnicas Cálculo de Duração Alta Possibilidade de Ocorrência Otimista Mais Provável Usado no cálculo do CPM PERT Média Ponderada= Otimista+4xMais Provável+Pessimista 6 Pessimista Baixa Curta Duração Longa PTA Tekes e Associados Serv. Gerenciais Ltda., (71) Slide 40 Corrente Crítica Exemplo: Situação inicial 15 Quando a duração de uma atividade da Corrente Crítica é excedida em relação ao planejado, o pulmão de projeto será invadido pelo período correspondente Pulmão de projeto dias 43 dias Hoje Fonte Palestra de Ualace Porto 05/11/03 Data final PTA Tekes e Associados Serv. Gerenciais Ltda., (71) Slide 41 Corrente Crítica Project 1 Buffer Status 120 % Project Buffer Consumed % do pulmão de projeto consumido agosto-99 outubro-99 dezembro-99 fevereiro-00 abril-00 junho-00 agosto-00 outubro-00 dezembro-00 fevereiro-01 abril-01 junho-01 Fonte: Palestra de Ualace Porto 05/11/03 agosto-01 Status Date outubro-01 dezembro-01 fevereiro-02 abril-02 junho-02 agosto-02 outubro-02 dezembro-02 fevereiro-03 Verde: OK Amarelo: acompanhamento do recurso Vermelho: alteração da estratégia PTA Tekes e Associados Serv. Gerenciais Ltda., (71) Slide 42 14

15 Nivelamento NIVELAMENTO DE RECURSOS Montagem da lista de atividades Verificação da sobrealocação de recursos PTA Tekes e Associados Serv. Gerenciais Ltda., (71) Slide 43 Paralelismo Paralelismo (Fast Tracking) PTA Tekes e Associados Serv. Gerenciais Ltda., (71) Slide 44 Compressão Compressão (Crashing) PTA Tekes e Associados Serv. Gerenciais Ltda., (71) Slide 45 15

16 Compressão PTA Tekes e Associados Serv. Gerenciais Ltda., (71) Slide 46 O cronograma do projeto pode ser apresentado de forma sumarizada ( master schedule ) ou em detalhes. É mais freqüentemente apresentada graficamente utilizando-se um ou mais dos seguintes formatos: Diagrama de rede do projeto acrescido das informações das datas Gráfico de barras ou gráfico de Gantt Gráficos de marcos PTA Tekes e Associados Serv. Gerenciais Ltda., (71) Slide 47 Gráfico de Gantt A B C D E F Jun Jul Ago Set Tempo PTA Tekes e Associados Serv. Gerenciais Ltda., (71) Slide 48 16

17 Gráfico de Marcos EVENTO MAR ABR MAI JUN JUL AGO Assinatura dos Subcontratos Encerramento das Especificações Projeto Revisado Subsistema Testado Entrega da Primeira Unidade Conclusão do Plano de Produção PTA Tekes e Associados Serv. Gerenciais Ltda., (71) Slide PTA Tekes e Associados Serv. Gerenciais Ltda., (71) Slide 50 Linha de base do cronograma Aceita e aprovada pela equipe de gerenciamento É um componente do plano de gerenciamento do projeto. Dados do cronograma (pelo menos) os marcos, as atividades, os atributos das atividades e a documentação de todas as premissas e restrições identificadas. Requisitos dos recursos por período de tempo, (histograma de recursos) Cronogramas alternativos Alocação das reservas para contingências. histogramas de recursos projeções de fluxo de caixa cronogramas de pedidos e entregas PTA Tekes e Associados Serv. Gerenciais Ltda., (71) Slide 51 17

18 Atualizações dos documentos do projeto Requisitos dos recursos das atividades. Se a análise do nivelamento de recursos muda os requisitos dos recursos do projeto, então os mesmos são atualizados. Atributos das atividades. incluir quaisquer requisitos de recursos revisados ou quaisquer outras revisões geradas pelo processo Desenvolver o cronograma. Calendário. Registro dos riscos PTA Tekes e Associados Serv. Gerenciais Ltda., (71) Slide PTA Tekes e Associados Serv. Gerenciais Ltda., (71) Slide 53 Controlar o Cronograma Entradas 1 Plano de gerenciamento do projeto 2 Cronograma do projeto 3 Informações sobre o desempenho do trabalho 4 Ativos de processos organizacionais Ferramentas e Técnicas 1 Análise de desempenho 2 Análise de Variação 3 Software de gerenciamento de projeto 4 Nivelamento de recursos 5 Análise do cenário E- se 6 Ajuste de antecipações e esperas 7 Compressão do cronograma 8 Ferramenta para desenvolvimento do cronograma 1 Medição do desempenho do projeto 2 Atualizações de ativos de processos organizacionais 3 Solicitações de mudanças 4 Atualizações do plano de gerenciamento de projeto 5 Atualizações dos documentos do projeto PTA Tekes e Associados Serv. Gerenciais Ltda., (71) Slide 54 18

19 Controlar o Cronograma Determinação da situação atual do cronograma do projeto; Influência nos fatores que criam mudanças no cronograma; Determinação de que o cronograma do projeto mudou e Gerenciamento das mudanças reais conforme ocorrem. É um componente do processo 4.5: Realizar o controle integrado de mudanças Exemplo Plano de Gerenciamento de Cronograma PTA Tekes e Associados Serv. Gerenciais Ltda., (71) Slide 55 Controlar o Cronograma Medição do desempenho do trabalho VPR e IDP Atualizações de ativos de processos organizacionais Causas das diferenças; Ação corretiva escolhida e as razões e Outros tipos de lições aprendidas a partir do controle do cronograma do projeto. Solicitações de mudança processadas para revisão e distribuição através do processo Realizar o controle integrado de mudanças (4.5). Exemplo Plano de Gerenciamento de Cronograma PTA Tekes e Associados Serv. Gerenciais Ltda., (71) Slide 56 Controlar o Cronograma Atualizações do plano de gerenciamento do projeto Linha de base do cronograma. Mudanças são incorporadas em resposta às solicitações de mudanças aprovadas ( ) relacionadas com mudanças de escopo do projeto, recursos das atividades ou Estimativas de durações das atividades. Plano de gerenciamento do cronograma. Linha de base dos custos. (Técnicas de compressão) Atualizações dos documentos do projeto Dados do cronograma. Cronograma do projeto Exemplo Plano de Gerenciamento de Cronograma PTA Tekes e Associados Serv. Gerenciais Ltda., (71) Slide 57 19

20 Controlar o Cronograma PTA Tekes e Associados Serv. Gerenciais Ltda., (71) Slide 58 GERENCIAMENTO DE TEMPO Filosofando... Não deixar para amanhã o que pode ser feito hoje. O Tempo não volta e não para, não adianta chorar pelo leite derramado Quem mata o tempo não é assassino, é suicida PTA Tekes e Associados Serv. Gerenciais Ltda., (71) Slide 59 Fixação Tarefa Dur. Predec. Tarefa Dur. Predec , , , , , , , 6, PTA Tekes e Associados Serv. Gerenciais Ltda., (71) Slide 60 20

21 Aplique, Aperfeiçõe e Multiplique Uma pessoa que não quer ler não tem nenhuma vantagem sobre uma pessoa que não pode ler. Mark Twain PTA Tekes e Associados Serv. Gerenciais Ltda., (71) Slide 61 OBRIGADO Contato: 3PTA Fone: Skype: pm-3pta Contato: Gerhard Tekes Fone: MSN: Skype: gerhardtekes PTA Tekes e Associados Serv. Gerenciais Ltda., (71) Slide 62 21

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