Três caminhos para melhores processos decisórios: O que você deve saber Agora Sumário executivo

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1 Três caminhos para melhores processos decisórios: O que você deve saber Agora Technology Evaluation Centers

2 Três caminhos para melhores processos decisórios: O que você deve saber Agora Todos os dias, executivos de pequenas e médias empresas precisam tomar decisões críticas e contam apenas com o suporte de informações desconexas provenientes de múltiplas fontes, a saber: opiniões de seus pares e colegas, intuição ou critérios pessoais sobre os negócios ou dados organizacionais gerados interna ou externamente. Isso é particularmente preocupante devido à falta de segurança dos dados disponíveis. Exemplo ilustrativo: de acordo com uma pesquisa de 2010 da Forbes Insights realizada com executivos de TI e mais de 200 empresas, 61% dos participantes relataram que seus processos empresariais são prejudicados por informações inconsistentes ou imprecisas. Em outras palavras, os executivos não contam com informações relevantes nem dados precisos para dar respaldo a decisões mais acertadas no momento adequado. Por que as PMEs precisam de dados mais transparentes? Pequenas e médias empresas (PMEs) no mundo inteiro são soterradas por volumes homéricos de dados sobre produtos, concorrentes, fornecedores e clientes. Essa explosão de informações não é o único problema que elas são obrigadas a enfrentar quando se trata de gestão de dados. Observa-se também uma tendência dos colaboradores a optar pela criação e manutenção de arquivos em drives locais, em vez de gravá-los em bancos de dados compartilhados, o que gera verdadeiros micro-silos de dados. Esses silos de dados representam um obstáculo para que os departamentos de PMEs tomem decisões acertadas, e em alguns casos, provocam decisões que afetam negativamente a empresa como um todo. A maior parte dos dados corporativos está escondida em planilhas e em silos isolados de informações criados ao longo do tempo, todos eles, sem dúvida alguma, atendendo a necessidades de curto prazo e reduzindo, como consequência, o ritmo do processo decisório a um mero engatinhar. Contudo, a percepção dos executivos é que a maioria das informações necessárias para embasar suas decisões está dentro do sistema informatizado ou se encontra bloqueada até que existam as condições certas para possibilitar seu acesso e utilização. Mas, como fica a situação se o seu sistema empresarial não estiver estruturado para permitir a busca e a disponibilização dessas informações? E se elas, ou as métricas de acesso, não estiverem nem mesmo definidas? Todas as pessoas de seu departamento de vendas, por exemplo, concordam em relação ao que é um lead qualificado? A área de marketing está de acordo com a de vendas? Até que uma consulta de dados possa ser definida, formulada e submetida, esses dados certamente não estarão no sistema à disposição dos executivos. 2

3 Três caminhos para melhores processos decisórios As organizações que têm êxito nas negociações de parâmetros de qualidade por meio da transparência dos dados obtêm como resultado três benefícios fundamentais em áreas estratégicas de vital importância para o processo decisório: Alinhamento entre atividades departamentais e estratégias corporativas Otimização da alocação e do uso de recursos Redução da pressão geral sobre a empresa imposta pelas normas regulatórias de conformidade 1. Alinhamento entre atividades departamentais e estratégias corporativas O alinhamento da atividade empresarial é definido como a capacidade da empresa para compreender as teorias e colocá-las em prática, isto é, transformar o planejamento estratégico em etapas táticas. Entre os benefícios para os negócios, é possível destacar a nítida definição das funções atribuídas a cada executivo, além de um maior equilíbrio entre custos e investimentos, melhor coordenação interdepartamental e visualização de 360 graus da situação dos clientes, o que colabora para a melhoria da experiência propiciada a eles, assim como para maximização dos esforços em termos de marketing e de vendas. Na prática, no entanto, diferentes setores da organização desenvolvem métricas para atender especificamente a seus objetivos redundando em total inconsistência dos relatórios e incapacidade para sintetizar dados destinados ao alto escalão. A carência de definições e métricas consistentes dificulta a ação dos gestores para identificação de alternativas em termos de alinhamento, se existirem. O resultado final de uma rigorosa sintonia entre atividades departamentais e estratégias corporativas se reflete no serviço prestado pelos vários departamentos, que deixa de ser apenas um pretenso cumprimento do plano empresarial. Ao contrário, o alinhamento funciona como um plano de ação coerente, com todas as peças da engrenagem trabalhando para realização de um objetivo único, em vez de atravancar o funcionamento da máquina. Como um software empresarial integrado suporta o alinhamento: mediante o fornecimento de ferramentas de análise e geração de relatórios que viabilizem uma visão centralizada e uniforme de todas as informações críticas da empresa, uma solução de software integrada consegue promover a transparência necessária para garantir o alinhamento das atividades departamentais com a estratégia corporativa geral. 2. Otimização da alocação e do uso de recursos A transparência em relação aos recursos, no âmbito de toda a organização, garante que você realize a correta alocação de pessoas, investimentos e ativos às atividades mais adequadas. A falta de visibilidade quanto aos recursos corporativos, por outro lado, dificulta a avaliação dos pontos fortes e fracos e o correspondente mapeamento para alocação desses recursos. Por exemplo, como está o equilíbrio de seu fluxo de caixa? Primeiro você paga terceiros e depois a si mesmo? Suas equipes de vendas também podem ser mais fortes coletivamente, mas você tem a pessoa certa para lidar com as contas e os territórios mais rentáveis? Você sabe quais são essas contas e esses territórios? Sem contar com a alocação correta entre recurso e atividade, é bem provável que sua empresa esteja gastando recursos de alto impacto em atividades de baixo impacto. 3

4 Ela pode até mesmo contar com grande volume de dados, mas se estes não estiverem disponíveis para respaldar melhores decisões, você está no caminho de se tornar prisioneiro da máxima entra lixo, sai lixo. As PMEs precisam encontrar uma forma ágil de identificar e localizar recursos para atender às suas necessidades (potencialmente conflitantes), visando garantir que os recursos certos estejam alocados e totalmente em sintonia com suas áreas. Como um software empresarial integrado suporta a alocação de recursos: reunindo com precisão os dados operacionais com as informações sobre vendas, clientes e finanças, um sistema de software único e integrado permite que os gestores tomem decisões mais acertadas quanto à alocação correta de pessoas, investimentos, fábricas, equipamentos e outros ativos, no momento certo. A possibilidade de visualizar dados em tempo real fornece o meio necessário para verificação e justificativa de resultados, assim como a certeza de que a empresa está empregando os dados certos, na hora certa para tomar decisões mais precisas e ágeis em relação à alocação de recursos. 3. Redução de pressão sobre a empresa imposta por normas regulatórias de conformidade Pequenas e médias empresas são obrigadas a cumprir uma avalanche de requisitos e padrões impostos por órgãos governamentais, clientes, fornecedores e grupos setoriais. Assim sendo, elas precisam ter pleno discernimento sobre esses requisitos, bem como sobre recursos que devem implementar para estar em conformidade com eles. Os três problemas mais comuns em termos de conformidade empresarial são identificados nos processos de auditoria e geração de relatórios, e nos aspectos relativos à imagem da marca. Esforços adicionais para cumprimento de normas de conformidade devem ser direcionados ao atendimento a condições setoriais, padrões, diretrizes e solicitações. A impossibilidade de observação de padrões de qualidade, de impactos ambientais ou responsabilidades sociais pode se refletir em perdas para a marca. O principal problema, sem dúvida, reside na limitação em termos de recursos e infraestrutura, o que torna o cumprimento de conformidades uma carga injusta para as pequenas e médias empresas. De fato, muitas organizações lutam para manter a cabeça fora d'água, em seu esforço descomunal para encontrar recursos capazes de dar conta da papelada sem falar dos processos de auditoria necessários para evitar as penalidades, tais como multas, interrupção do trabalho e apreensão de ativos, decorrentes do não cumprimento. Além das exigências governamentais, muitos setores impõem outros padrões e requisitos em termos de relatórios. Dessa forma, as empresas de pequeno e médio porte precisam contar com uma visão completa e precisa das informações, no momento certo, para conseguir atender a essas demandas (em relação ao país de origem, conformidade verde, etc.). Quando você possui o sistema adequado para pesquisa e apresentação de informações, é possível transformar o atendimento às conformidades, de um pesado fardo em uma mola propulsora do desenvolvimento empresarial. Entre as melhorias se incluem demonstrativos financeiros confiáveis, produtos e serviços de qualidade e (em alguns setores como o farmacêutico) ciclos de desenvolvimento de produtos muito menores. Como um software empresarial integrado suporta padrões e conformidades: adotando e impondo padrões setoriais e requisitos de conformidade para a infraestrutura tecnológica de sua empresa, um sistema integrado consegue fornecer informações em tempo real, garantindo aos gestores maior agilidade para controlar o desempenho e introduzir ajustes, quando necessários. 4

5 De que forma um software integrado pode ajudar sua empresa em processos decisórios? Com um sistema de TI integrado, as PMEs conseguem responder rápida e efetivamente às mudanças do mercado. Você pode iniciar esse processo seguindo três etapas: Etapa 1 Avaliar a situação atual de seu ambiente empresarial e de sua infraestrutura de TI Os gestores devem fazer uma avaliação da integridade das atividades empresariais e da infraestrutura de TI existentes. Eles precisam compreender onde se encontra a organização, para onde ela deve caminhar e quais são as soluções de software necessárias para apoiá-la nesse caminho. Também precisam ter condições de acessar dados em tempo real para garantir que as atividades departamentais estejam em perfeita sintonia com os objetivos corporativos. É importante que eles procurem soluções em termos de software de ERP que tenham condições de ajudar a empresa a: extrair informações relevantes sobre os negócios para disponibilizar um panorama geral da atual saúde empresarial; fornecer as ferramentas necessárias em termos de funções analíticas e geração de relatórios, visando possibilitar uma avaliação de deficiências para determinar o que a empresa vem fazendo e o que ela necessita fazer; e criar um modelo que permita elaborar um plano de avaliação do desempenho, incluindo resultados, medidas e padrões desejados. Etapa 2 Estabelecer um conjunto de métricas comum para toda a empresa O uso de métricas, termos e padrões diferentes prejudica a comunicação interna da empresa, impedindo que ela cumpra adequadamente as normas de conformidade. Acima de tudo, essa discrepância nos procedimentos pode obstruir o acesso dos gestores a uma visão unificada de todas as informações vitais para a empresa. Os gestores devem buscar no departamento de TI a ajuda necessária para: obter um consenso entre os stakeholders, interna e externamente, sobre o que deve ser avaliado e como essa avaliação deve ser realizada; desenvolver, no âmbito de toda a empresa, indicadores chave de desempenho (KPIs) capazes de respaldar o processo decisório; e usar uma solução integrada de software, para colocar ao alcance de todos os interessados o acesso rápido às informações que eles precisam para atender às suas necessidades. Etapa 3 Implementar o plano Os gestores devem, em primeiro lugar, determinar o que precisa ser feito, para depois alocar os recursos certos para cada uma das atividades. Neste ponto, cabe ao departamento de TI o papel fundamental de analisar e apresentar todas as oportunidades de negócios e atividades, fornecendo aos responsáveis pelas decisões uma visão global sobre a alocação mais eficiente dos recursos. O setor de TI deve, mais especificamente, implantar e utilizar um software integrado que ajude a organização a obter e organizar todas as informações empresariais relevantes, de modo a permitir o acesso rápido e fácil a elas, quando for necessário; disponibilizar as principais informações sobre os negócios, para que os gestores possam tomar decisões mais bem fundamentadas a respeito da alocação e da utilização eficaz de recursos e investimentos; e criar um ambiente colaborativo para monitorar, administrar e analisar o progresso de acordo com os objetivos empresariais. 5

6 Resultado Para PMEs, a precisão dos dados pode representar uma poderosa ferramenta de competitividade a falta disso, um obstáculo ao progresso. As organizações que empregarem com sucesso soluções de ERP para alinhar todas as atividades empresariais com os objetivos do negócio, terão, sem dúvida, melhores condições de acessar, no momento certo, as informações necessárias para embasamento de suas decisões. Sobre a Technology Evaluation Centers A Technology Evaluation Centers (TEC), principal defensora dos compradores de softwares empresariais, ajuda organizações dos setores público e privado a escolher a melhor solução em termos de software empresarial para suas necessidades específicas, de forma rápida, imparcial e econômica. A TEC oferece um portfólio incomparável de avaliações de softwares online e opções de serviços, o que colabora para minimização de custos, riscos e prazos dos projetos de software e elimina as distâncias entre os responsáveis pelo processo decisório e a comunidade de fornecedores/revendedores de valor agregado (VAR). A abordagem, de resultado incontestável, empregada pela TEC, associa uma extensa pesquisa online, com comprovada metodologia e avançada tecnologia baseada na web, para seleção de software, além da experiência de seus analistas e especialistas nessa atividade. Traduzido pela SAP Technology Evaluation Centers Technology Evaluation Centers Inc. 740 St. Maurice, 4th Floor Montreal, Quebec Canada, H3C 1L5 Telefone: , ramal 404 Ligação gratuita: Fax: Site: TEC, TEC Advisor e ERGO são marcas registradas da Technology Evaluation Centers Inc. Todos os outros nomes de produtos e empresas aqui mencionados podem ser marcas registradas de suas respectivas empresas. Technology Evaluation Centers Inc. Todos os direitos reservados. SAP190411_ptBR

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