TREINAMENTO: DO PLANEJAMENTO À EXECUÇÃO

Transcrição

1 TREINAMENTO: DO PLANEJAMENTO À EXECUÇÃO SINOPSE Com o presente trabalho propomos demonstrar a importância de um programa de treinamento na sua máxima função de proporcionar o aprendizado. Para alcançar este objetivo o presente texto foi dividido em quatro partes: na primeira, serão abordados alguns conceitos acerca do treinamento, possibilitando ao leitor se integrar com o tema proposto. Na segunda serão abordados os pontos chaves para um bom planejamento do programa de treinamento, na terceira parte, será traçada a proposta de um roteiro para que programas de treinamento sejam elaborados de forma a alcançarem seus objetivos, e na quarta parte, trataremos da avaliação dos resultados obtidos com o programa de treinamento e se esse foi benéfico para a organização. ALGUMAS CONSIDERAÇÕES SOBRE TREINAMENTO Não há possibilidade de nos desenvolvermos economicamente e, consequentemente, elevarmos o nosso nível social, sem aumentarmos as nossas habilidades, sejam elas intelectuais ou técnicas. Logo, aumentar a capacitação e as habilidades das pessoas é função primordial do treinamento. O treinamento é uma das responsabilidades gerenciais de maior importância nos dias de hoje, pois o fim de toda a empresa é ter lucro. Para ter lucro uma empresa

2 precisa ter clientes satisfeitos que comprem seus produtos e/ou serviços e, divulguem a sua satisfação para outras pessoas, garantido assim uma penetração de mercado mais elevada. Para ter clientes satisfeitos, a empresa deve produzir e/ou fazer algo com qualidade que venha a saciar os desejos e as necessidades do consumidor. Para ter qualidade em tudo o que se faz, deve-se ter pessoas qualificadas produzindo, e para ter estas pessoas, a empresa deve investir na preparação das mesmas através de treinamentos. Treinar é o ato intencional de fornecer os meios para proporcionar a aprendizagem 1, é educar, ensinar, é mudar o comportamento, é fazer com que as pessoas adquiram novos conhecimentos, novas habilidades, é ensina-las a mudar de atitudes. Treinar no sentido mais profundo é ensinar a pensar, a criar e a aprender a aprender. A missão do treinamento pode ser descrita como uma atividade que visa: ambientar os novos funcionários; fornecer aos mesmos novos conhecimentos e desenvolver comportamentos necessários para o bom andamento do trabalho; e conscientizá-los da real importância de auto-desenvolver-se 2. Há vários fatores que impulsionam as empresas a treinarem seus funcionários. São eles: a existência de recém-formados, que possuem no máximo uma boa base teórica, cabendo assim a empresa desenvolver alguns aspectos e habilidades necessárias ao bom desempenho do funcionário; os cargos e suas funções estão se modificando a cada dia, provocando a necessidade de um contínuo ciclo de aprendizagem; novos empregados devem estar preparados para as suas responsabilidades; conflitos internos que geram problemas interpessoais entre chefes e subordinados; a exigência mundial, onde somente a

3 multifuncionalidade tornará uma pessoa empregável. Ao se realizar um treinamento bem planejado e orientado, este pode se tornar um dos instrumentos mais valiosos na solução de muitos problemas ocorridos nas empresas, tais como: atrasos e faltas no trabalho; conflitos internos; gastos inúteis de materiais; acomodação; perda da motivação de buscar novos conhecimentos; diminuição da capacidade produtiva; perda da qualidade; falta de sintonia com os avanços científicos e tecnológicos; danos em ferramentas e máquinas; lentidão na execução das tarefas; má atendimento ao público. Ao se treinar um empregado, este pode se sentir prestigiado perante sua empresa, pois desta forma ela demonstra sua preocupação em capacitar bem seus profissionais, dando-lhe a oportunidade de crescimento pessoal e profissional. O ato de treinar o funcionário, pode trazer outras vantagens a empresa, como: aumento de produtividade; redução de custos; melhoria da qualidade; redução na rotatividade de pessoal; flexibilidade dos empregados; entrosamento; equipe auto-gerenciada; velocidade no ritmo das tarefas; empresa mais competitiva; busca de aperfeiçoamento contínuo; descobertas de novas aptidões e habilidades. Como vimos anteriormente, treinar é proporcionar o aprendizado. Este aprendizado pode ser divido em três tipos. O primeiro, visa transmitir um conhecimento dos aspectos gerais e culturais da organização. O segundo, busca a mudança de atitudes e a transformação de comportamentos negativos para positivos e benéficos, bem como, desenvolver a sensibilidade individual e aguçar a percepção do profissional para problemas do

4 grupo. Este tipo de treinamento provoca a aquisição de novos hábitos e atitudes. E o terceiro, prepara o funcionário para um cargo onde exijam conhecimentos e habilidades técnicas. Os tipos de treinamento podem ser utilizados isolados ou em conjunto 4. Por exemplo, podemos citar um programa de treinamento para vendedores. Para estes treinandos, o programa a ser elaborado deverá levar em consideração os seguintes fatores: devem conhecer as características da empresa e de seus produtos (organizacional), devem saber tratar os clientes com educação e contornar os possíveis problemas que irão surgir em seu dia-a-dia (comportamental), e devem conhecer o manuseio de uma máquina de calcular e/ou de um computador (técnico). Como já ressaltamos, o treinamento é uma responsabilidade gerencial, onde a área de treinamento servirá para dar apoio ao gerente, fornecendo, recursos, programas, material didáticos e assessorar o gerente na elaboração dos programas de treinamento. O gerente deve se preocupar com a capacitação de sua equipe cuidando para que ela receba treinamento adequado continuamente. 1 CHIAVENATO, Idalberto. Gerenciando pessoas. 2ª edição. São Paulo: Makron Books, 1994, p Cf. TOLEDO, Flávio e MILIONI, B. Dicionário de Recursos Humanos. 3ª edição. São Paulo: Atlas, 1986, p Cf. FARIA, Heloiza M. Nogueira de. Treinamento de recursos humanos como fator de produtividade. In: Cadernos Cândidos Mendes, 1992, p Cf. CHIAVENATO, Idalberto. Op. cit. p PLANEJANDO UM PROGRAMA DE TREINAMENTO Um programa de treinamento deve se guiar por determinados pontos imprescindíveis para o seu sucesso:

5 Identificar o cliente: este é o ponto de partida para a elaboração do programa. Se a identificação do cliente estiver errada, todo o programa perderá o seu sentido. Para a identificação, pergunte: Qual é o problema a ser solucionado? Quais são as suas necessidades? E que resultados deverão ser alcançados? Somente o cliente terá as respostas para estas perguntas. Levantamento de Necessidades (LN): Para que um programa de treinamento tenha o resultado esperado, temos que ajustar as ações da área de treinamento com as necessidades da instituição. Ao realizarmos um levantamento de necessidade temos que tomar cuidado para não cairmos na tentação do resultado imediato cobrado pelos empresários. Visando reduzir os erros constantes no LN, vamos esclarecer alguns equívocos: Para localizarmos os desvios relativos a padrões esperados devemos fazer um esforço global que compreenda toda a organização. Ao levantarmos as necessidades de treinamento para uma organização não estamos tendo uma medida corretiva para um problema, estamos evitando problemas futuros. Um grande erro que sempre cometemos é de não envolvermos os gerentes no LN esta tarefa não é privativa da área de treinamento e todos devem ser envolvidos. O LN deve ser uma atividade continua dentro da organização. ela serve para evitar problemas e não apenas corrigir.

6 O LN trará a tona a carência observada no indivíduo ou no grupo, diante do padrão de qualificação necessário para a boa execução da tarefas de uma função 5.Os resultados aqui traçados definirão as ações a serem tomadas posteriormente. Para realizar o LN podemos utilizar os seguintes instrumentos: o Questionário o Avaliação de desempenho o Discussão em grupo o Reuniões inter-departamentais o Entrevista estruturada o Pesquisa de clima o Pesquisa de satisfação de clientes, entre outros. Seja qual for o instrumento utilizado não podemos abrir mão da criatividade, tendo sempre em mente os objetivos da empresa. Diagnosticar o problema: nesta etapa o profissional de treinamento, irá analisar o desvio encontrado e assim verificar se o problema é solucionável através de um programa de treinamento. 5 TOLEDO, Flávio e MILIONI, B. Op. cit. p. 88. ELABORANDO UM PROGRAMA DE TREINAMENTO A elaboração de um programa de treinamento sempre será realizado com base em uma perfeita identificação e interpretação das necessidades reais de treinamento. Para definirmos com exatidão o que faremos no treinamento, será fundamental identificarmos os seguintes pontos: Publico-alvo: a correta identificação e análise da população que será atingida pelo programa, garantirá um percentual do sucesso do treinamento. Isto porque, um treinamento voltado para os técnicos, não poderá ser o mesmo utilizado para os gerentes e vice-versa. Objetivos: É o que se pretende alcançar com um programa de treinamento. Hoje quando as empresas passam por

7 dificuldades financeiras o primeiro corte de verbas é realizado na área de treinamento. Isto se dá porque os resultados concretos obtidos em um programa de treinamento, não são fáceis de se alcançar e de demonstrar, por isso temos que definir os objetivos com algumas características essenciais: o Desempenho final a ser alcançado (elaborar folha de pagamento); o Um período determinado (mensal); o Padrão de satisfação (sem erros). Desta forma os objetivos serão facilmente atingidos com a realização do treinamento. Definição dos temas: ao se estabelecer os objetivos a serem alcançados, podemos definir quais temas serão abordados e quais assuntos serão levantados dentro deste tema, para melhor atingir os resultados. Metodologia: é a forma utilizada para o desenvolvimento do programa de treinamento. Levando em consideração as necessidades estabelecidas pelo cliente, será possível escolher a metodologia a ser utilizada. Vejamos os métodos mais utilizados: o Sala de aula: esta é a metodologia mais utilizada, e uma das mais ricas e eficientes, pois exige a presença constante de um instrutor, onde técnicas farão com que os treinandos possam trocar e vivenciar as experiências ocorridas. O sucesso deste método depende além das necessidades desta reunião, da preparação e das qualificações do instrutor. o Treinamento à distância: é muito utilizado quando os treinandos possuem dificuldades de se reunir em um mesmo local. Neste caso são elaboradas apostilas e testes cuja as respostas encontram-se no próprio material de estudo.

8 o Internet: a grande rede nos coloca em contato com o mundo inteiro sem levar em consideração a distância. Citaremos alguns recursos da Internet que facilitará o aprendizado do treinando: (o treinando recebe o conteúdo da aula pelo correio eletrônico e se comunica, com o instrutor), Boletins e Fóruns Eletrônicos, Dowloading (baixam no seu computador programas, documentos, tutoriais ou softwares que o auxiliará no treinamento), Tutoriais Interativos, Conferências em tempo real, Salas de bete-papo entre outros recursos. o No local de trabalho: é utilizado quando o treinamento é aplicado a um publico-alvo onde haja a necessidade de utilização de instrumentos e máquinas existentes somente no local de trabalho. A respeito desse treinamento, McGehee faz as seguintes considerações: do ponto de vista da aprendizagem, o método permite ao treinando praticar naquilo que compreende o seu trabalho real [...] Porém, as razões econômicas podem não estar conformes ao método. O uso, pelos treinandos, dos equipamentos e instrumentos da própria produção pode ser tal que se suponha uma ampla perda econômica 6. Processos e técnicas: Vários fatores do treinamento podem influir na escolha da técnica, tais como nível do treinando, forma do treinamento, tipo de necessidades, duração dos cursos, recursos humanos e materiais, condições físicas e ambientais 7. Para que a técnica utilizada seja de grande proveito, deverá ser criativamente adaptada para a realidade local. Vejamos agora quais são as técnicas mais utilizadas: Conferências ou palestras: exposição oral sobre um assunto para um grande número de participantes, sendo mínima a interação com o palestrante.

9 Estudos de caso: os participantes são levados a participarem dando suas opiniões sobre como solucionar um problema exposto em um caso, que possui características quase reais. Dramatizações: os participantes assumem papéis de atores e representam uma situação determinada, proporcionando a reflexão sobre o tema. Dinâmica de grupo: é uma atividade que conduz ao grupo a um debate sobre o tema central da dinâmica, bem como, leva ao grupo a um processo de mudança. Para o total aproveitamento da dinâmica o instrutor deverá seguir os seguintes passos: 1. Vivência: as atividades individuais ou em grupo; 2. Relato: o início do debate; 3. Processamento: é a parte em que o instrutor se aprofunda no tema da dinâmica; 4. Generalização: o instrutor estabelece uma relação entre a atividade da dinâmica e a vida; 5. Aplicação: permite compreender o uso desta dinâmica, ou sejam, onde será aplicada na vida real. Jogos de empresas: é uma ferramenta onde sua principal função é de simular uma situação onde os grupos recebem e aceitem um desafio que representem uma ou diversas funções da organização. Para a realização do jogo são estabelecidos um sistema de pontuação, regras, papéis e cenários. A equipe que terminar com o maior número de pontos, se consagra a

10 vencedora. Em seguida inicia-se a discussão sobre os pontos principais do jogo. Tendo escolhido a metodologia a ser desenvolvida e as técnicas a serem utilizadas, o instrutor poderá contar com recursos didáticos que servem para esclarecer uma demonstração, motivar o grupo para uma reflexão e favorece a memorização dos assuntos apresentados 8. Vejamos agora quais são os recursos mais conhecidos: Vídeo cassete/televisor: servem para reforçar um assunto apresentado ou trazer a tona uma situação impossível de ser realizada em sala de aula. O tempo deve ser levado em consideração, pois um filme ou um documentário muito longo poderá desmotivar os treinandos. Gravador/Aparelho de som: utilizado em treinamentos de idiomas, em exercícios de relaxamento onde podem tocar música ou reproduzir textos gravados. Cartazes: ótimo para que os treinandos memorizem os pontos principais do treinamento, bem como, serve para fixação de imagens. Retroprojetor/Transparência: devem ser utilizados para destacar os pontos chaves do conteúdo a ser abordado. Não convém exagerar na quantidade de informações expostas, e o número de transparências apresentadas deve ser limitado 9.

11 Apostilas: são distribuídas aos treinandos informando o conteúdo do programa de treinamento. Quadro negro: ficam afixados na parede onde o treinador pode escrever em sua superfície a íntegra do assunto a ser tratado. Utilizado nas tradicionais salas de aula. Flip-chart: serve para que o treinador destaque os pontos essenciais do assunto a ser tratado. O fato de rever os pontos a qualquer hora o diferencia totalmente do quadro negro, que ao ter a mensagem apagada, se torna impossível mostrá-la sem escreve-la novamente. Computador: pode ser utilizado como substituto de vários recursos como: quadro, retroprojetor, televisão entre outros. Plano de aula: Com todas as etapas anteriores preenchidas deve-se elaborar um plano de aula. Este é um instrumento que irá auxiliar o instrutor na realização do treinamento. No plano devem conter as seguintes informações: tema central do treinamento, assuntos a serem abordados, horários, técnicas e recursos didáticos. Tempo e custo: Devemos levar em consideração estes dois fatores antes de terminarmos a elaboração de um programa de treinamento. O tempo deve ser determinado a partir das necessidades e características do cliente e do publicoalvo, assim como a importância do tema a ser abordado. O mau planejamento do tempo pode causar a perda de informações essências no termino do programa.

12 O custo deve ser levado em consideração, e este deve ser confrontado com os benefícios que o treinamento irá proporcionar ao cliente. Podemos identificar como custo os seguintes pontos: salários dos instrutores ou consultores externos, despesa com local, refeições, passagens, estadias, materiais, entre outros. 6 FONTES, Lauro Barreto. Manual de Treinamento na empresa. São Paulo: Atlas, 1975, p Ibid, p Cf. FEULLETTE, Isolde. Recursos Humanos, o novo perfil do treinador. São Paulo: Nobel, 1991, p Idem. EXECUTANDO UM PROGRAMA DE TREINAMENTO Terminada a fase de elaboração do programa de treinamento, entramos na fase de execução, que envolve a convocação dos treinandos e a execução do treinamento propriamente dito. Convocação dos treinandos É muito comum o instrutor se defrontar com treinandos desmotivados e desinteressados, onde o instrutor terá que desfazer toda esta resistência. Isto acontece porque os treinandos não estão cientes da real importância do aprendizado contínuo. Para que se minimize este problema ao se convocar um funcionário para um treinamento temos que ser criativos e inovadores, temos que aguçar a curiosidade do público alvo, e para isso, podemos: Deixar de lado aqueles velhos memorandos e passar a usar um convite ou algo mais atrativo.

13 Procurar conhecer os pontos fortes dos treinandos fazendo uma rápida reunião com seus superiores. Quando iniciarmos um programa de treinamento diga coisas agradáveis sobre o grupo. Esta atitude fortifica os treinandos. No início do programa deixe bem claro quais são os ganhos que os treinandos terão com a realização deste treinamento. Os instrutores São aquelas pessoas que irão atuar na transmissão do conteúdo teórico e prático do programa de treinamento. Para se definir um corpo de instrutores devemos analisar o currículo dos indicados, para verificarmos se são adequados para o programa, somente a partir destas análises convocaremos os instrutores. Para que um programa de treinamento tenha sucesso o instrutor deverá estar preparado para atuar como um verdadeiro agente de mudança. A atuação deste que poderá garantir o alcance dos objetivos estabelecidos e o sucesso do treinamento. O instrutor deve possuir algumas características básicas para que ele possa obter sucesso na transmissão de conhecimento. Vejamos algumas: personalidade: transmitindo segurança; conhecimento do assunto; habilidade para lidar com ambigüidades; motivado para a função; criar vínculo com o público; liderança: ter influência; habilidade em vender idéias; criativo; empatia: colocar-se no lugar do outro; ser ético nas relações, nos procedimentos e nas análises.

14 AVALIANDO OS RESULTADOS O que mais importará para a organização é estar ciente do tipo de retorno que o programa de treinamento irá trazer para a empresa. Portanto, ao terminar um treinamento devemos avalia-lo junto com os treinandos e checar posteriormente se ele trouxe realmente benefícios para a empresa. Ao se investir em treinamento espera-se que haja aumento de produtividade, mudanças de comportamento, melhoria do clima humano na organização, redução de custos e de acidentes, rotação de pessoal, além de outros resultados TOLEDO, Flávio e MILIONI, B. Op. cit. p. 89. CONCLUSÃO O aumento da competitividade aliado ao contínuo e assustador avanço da tecnologia, faz com que as empresas passem a se preocupar com o freqüente aperfeiçoamento de seus funcionários. Sendo assim, as empresas deverão se tornar verdadeiros educandários, onde o gerente seja o educador, e os seus funcionários serão os educandos. Trazendo a tona o verdadeiro sentindo da educação, que é de desenvolver a capacidade física, intelectual, e moral do ser humano, levando este a se integrar e interagir com o meio que o cerca, podendo refletir criticamente sobre as mudanças ocorridas a sua volta e dessa reflexão tomar uma decisão e rumo a seguir. Logicamente esta postura não será alcançada de uma hora para outra nas organizações, cabe aos profissionais de Recursos Humanos e verdadeiros agentes de mudança, fazer desse princípio uma realidade imprescindível para o sucesso das empresas.

15 Convém relembrar que o treinamento é um processo contínuo de aprendizagem elaborado e planejado pelos profissionais de Recursos Humanos com total apoio da alta gerência. Vimos que um programa de treinamento envolve algumas etapas que devem ser seguidas para garantir o sucesso do treinamento, são elas: identificação do cliente, levantamento de necessidades, diagnósticos, elaboração ou planejamento, execução e avaliação do resultados obtidos com o treinamento. Elas não funcionam isoladas mais sim em conjunto umas com as outras, a folha em qualquer etapa pode por a perder todo programa. Assim, temos que encarar cada parte como sendo de vital importância para o sucesso do treinamento e para pleno alcance dos objetivos estabelecidos. O responsável pelo programa deve empenhar-se ao máximo para fazer com que o treinamento se torne um investimento feito pela empresa e que após o seu término traga reais benefícios para a organização e seus funcionários. A abrangência do papel do treinamento na empresa moderna não se restringe apenas em oferecer condição para que o empregado melhor se capacite ou se desenvolva, mas também, como força capaz de intervir na organização e no processo produtivo. Só entendendo assim, poderemos dar à empresa o que ela espera - força capaz de ajudá-la na árdua tarefa de maximizar resultados, minimizando os custos e otimizando os recursos humanos disponíveis, tornandoos mais eficientes e mais eficazes. BIBLIOGRAFIA o ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DE TREINAMENTO E DESENVOLVIMENTO. Manual de treinamento e desenvolvimento. 2ª edição, São Paulo: Makron Books, 1994.

16 o CHIAVENATO, Idalberto. Gerenciando pessoas. 2ª edição. São Paulo: Makron Books, o FARIA, Heloiza M. Nogueira. Treinamento de recursos humanos como fator ou produtividade. In: Caderno Cândido Mendes, o FERREIRA, Paulo Pinto. Administração de pessoas: relações industriais. São Paulo: Atlas, o FEUILLETTE, Isolde. Recursos Humanos, o novo perfil do treinador. São Paulo: Nobel, o FONTES, Lauro Barreto. Manual de Treinamento na empresa. São Paulo: Atlas, o TOLEDO, Flávio e MILIONI, B. Dicionário de Recursos Humanos. 3ª edição. São Paulo: Atlas, o WULF, Katie. Tecnologias multiplicam as formas do aprendizado. RH em síntese. N. 18, set/out Jorge Eduardo de Vasconcellos Pós-Graduando em Gestão de Recursos Humano