Julho/2011 Volcei Marcon Gabriel Albino

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1 Workshop Descrição de cargos Julho/2011 Volcei Marcon Gabriel Albino

2 Agenda Nossa metodologia O Projeto Workshop de Descrição de Cargos 2011 Hay Group. All rights reserved 1

3 01 Nossa metodologia

4 Quiz Estes cargos são iguais? Diretor Operações Empresa A Diretor Operações Empresa B 2011 Hay Group. All rights reserved 3

5 Critérios de avaliação É base para por em prática as responsabilidades e para atingir os resultados INPUT Know-How Responsabilidade Por Resultados Cargos existem para atingir um determinado resultado OUTPUT Solução de Problemas Utilizando o Know-How para alcançar os resultados, os ocupantes dos cargos devem endereçar e resolver problemas 2011 Hay Group. All rights reserved 4

6 Conhecendo nossa metodologia... Nossa metodologia avalia 3 fatores dividos em 8 dimensões Know How (Conhecimento) Problem Solving (Solução de Problemas) Accountability (Responsabilidade por Resultados) Técnico/Prático Contexto do Pensamento Liberdade de Ação Gerencial Natureza do Impacto Habilidades de Comunicação e Influência Desafio do Pensamento Magnitude do Impacto Para avaliar os cargos utilizamos como ferramenta o Quadro Guia 2011 Hay Group. All rights reserved 5

7 Finalmente... obtendo a pontuação do cargo Avaliação Pontos de Know How Pontos de Solução de Problemas Pontos de Responsabilidade Por Resultados Valor Cargo Hay / Perfil de Avaliação 2011 Hay Group. All rights reserved 6

8 KNOW HOW SOLUÇÃO PROBLEMAS RESP. RESULTADOS Os Cargos podem ter várias formas e tamanhos X Y Z A 2011 Hay Group. All rights reserved 7

9 Quiz Estes cargos são iguais? Resp.: Diretor de Operações Empresa A 839 Pontos Diretor de Operações Empresa B 1040 Pontos 2011 Hay Group. All rights reserved 8

10 02 O projeto

11 Escopo do projeto e suas etapas Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4 Fase 5 Política de Remuneração Descrições de Cargo Avaliação de Cargos Revisão das Nomenclaturas Trilha de Carreira Gestão, comunicação e engajamento Realizado Alpargatas / Funcionários Projeto Hay Alpargatas 2011 Hay Group. All rights reserved 10

12 Construindo a plataforma de remuneração Organização Conselho Presidente Grupo HayPoints Grupo HayPoints Comercial Operações RH Finanças Grupo HayPoints Estrutura Grupo HayPoints Cargo HaySystem Grades 2011 Hay Group. All rights reserved 11

13 03 Descrição de Cargos

14 Definição de Cargo É um componente organizacional que representa um conjunto de deveres e responsabilidades. Tem como objetivo realizar a missão de sua empresa, por meio do atendimento às necessidades de seus clientes internos e externos. Responsabilidade Responsabilidade Responsabilidade Resultados Responsabilidade É um conjunto de responsabilidades que deve gerar resultados. 13

15 Insumos para avaliação de cargo Entendimento Organizacional 14

16 Insumos para avaliação de cargo Principais responsabilidades dos cargos envolvidos 15

17 Insumos para avaliação de cargo Os cargos são avaliados pelas suas responsabilidades e não pelo seu título 16

18 Insumos para avaliação de cargo Representatividade da empresa no contexto do mercado onde atua 17

19 Premissas para o processo de descrição

20 Premissas para o processo de descrição de cargos Descrever o cargo e não o ocupante 19

21 Premissas para o processo de descrição de cargos Deve refletir o que o cargo é no presente 20

22 Premissas para o processo de descrição de cargos Deve estudar o cargo de forma integrada, compreendendo todas as suas relações 21

23 Premissas para o processo de descrição de cargos Deve analisar o ciclo completo do cargo 22

24 Premissas para o processo de descrição de cargos Deve responder a pergunta: O que a empresa espera do cargo? 23

25 Premissas para o processo de descrição de cargos Requer aprovação do superior imediato 24

26 Premissas para o processo de descrição de cargos Implica em trabalho de síntese 25

27 Premissas para o processo de descrição de cargos Deve-se redigir o conteúdo de forma descritiva, evitando siglas e símbolos específicos. Se tiver que utilizar símbolos e siglas, explique o significado. 26

28 Premissas para o processo de descrição de cargos Deve-se evitar a utilização de adjetivos qualitativos 27

29 Formulário de Descrição de Cargos

30 Formulário de Descrição de Cargo Identificação Sumário do Cargo (Resumo da atividades) Dimensões Organograma Responsabilidades Principais Escolaridade/Experiência Aprovações 29

31 Formulário de Descrição de Cargo Identificação Sumário do Cargo (Resumo da atividades) Dimensões Organograma Responsabilidades Principais Escolaridade/Experiência Aprovações 30

32 Identificação Visa identificar o cargo, facilitando o manuseio e a manutenção pela área de Recursos Humanos. Salvar o arquivo: BU_Divisão_Cargo_nome do Ocupante 31

33 Identificação Descrição de Cargo 1. IDENTIFICAÇÃO CÓDIGO DO CARGO: Não Preencher Título do Cargo Exemplo: Gerente Comercial Ocupante do Cargo: Exemplo: João Silva e André Alves Localidade: São Paulo Superior Imediato: Exemplo: Diretor Comercial BU / Divisão Exemplo: Artigos Esportivos / Sede 32

34 Formulário de Descrição de Cargo Identificação Sumário do Cargo Dimensões Organograma Principais Responsabilidades Escolaridade/Experiência Aprovações 33

35 Sumário do Cargo Deve retratar a missão do cargo de forma resumida e deve responder a 3 perguntas 34

36 Sumário do Cargo O QUE O CARGO FAZ? - Qual a atividade, processo ou parte do processo o cargo é responsável por desempenhar? Exemplo: GERENTE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO Responsável pelo planejamento e gestão da área de tecnologia da informação, incluindo desenvolvimento de sistemas, redes, segurança da informação, entre outros... 35

37 Sumário do Cargo PARA QUÊ O CARGO EXISTE? - Qual a necessidade da Empresa que o cargo deve suprir, ou que produto ou serviço deve ser gerado para atender seus clientes chave (internos ou externos)? Exemplo: GERENTE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO visando garantir a disponibilidade de toda a infra-estrutura de produção e de telecomunicações (comunicação de voz e dados)... 36

38 Sumário do Cargo QUAL A ABRANGÊNCIA? - Qual o raio de ação do cargo e dentro de que parâmetros deve atuar? Exemplo: GERENTE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO nos limites de despesas previstas no orçamento, para todas as unidades de negócios da Empresa. 37

39 Sumário do Cargo Gerente de Tecnologia da Informação GERENTE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO Responsável pelo planejamento e gestão da área de tecnologia da informação, incluindo desenvolvimento de sistemas, redes, segurança da informação, entre outros... visando garantir a disponibilidade de toda a infra-estrutura de produção e de telecomunicações (comunicação de voz e dados)... nos limites de despesas previstas no orçamento, para todas as unidades de negócios da Empresa. O QUÊ PARA QUÊ ABRANGÊNCIA 38

40 Sumário do Cargo GERENTE DE SERVIÇOS Responsável pela administração de contratos e pela gestão da execução dos serviços, atuando como interface dos clientes corporativos com a organização, visando garantir o integral atendimento às necessidades do cliente e antecipando-se a novas necessidades. O QUÊ PARA QUÊ ABRANGÊNCIA 39

41 Sumário do Cargo GERENTE COMERCIAL Responsável pelo planejamento, gestão e controle das iniciativas de vendas e marketing do produto X, para o mercado interno e demais países da América Latina, visando aumentar o market share e garantir o cumprimento das metas de crescimento e rentabilidade estabelecidas para os negócios. O QUÊ PARA QUÊ ABRANGÊNCIA 40

42 Sumário do Cargo DIRETOR DE AUDITORIA INTERNA Responsável pela definição das estratégias, políticas e procedimentos da área de auditoria interna, visando preservar a integridade das operações da empresa e contribuir para elevar o nível de satisfação dos clientes e os resultados dos negócios, de acordo com as melhores práticas de governança corporativa e normas internacionais. O QUÊ PARA QUÊ ABRANGÊNCIA 41

43 Sumário do Cargo GERENTE DE SUPRIMENTOS Responsável pela definição de políticas e diretrizes da área de suprimentos, bem como a gestão das áreas de logística e distribuição, visando assegurar à empresa os suprimentos necessários, dentro dos prazos estabelecidos e com a melhor relação custo x benefício, para a unidade de negócios XYZ. O QUÊ PARA QUÊ ABRANGÊNCIA 42

44 Sumário do Cargo 2. SUMÁRIO DO CARGO Escreva, de uma forma global em cerca de 3 a 4 linhas, o objetivo da sua posição. Este objetivo deve conter a resposta às 3 perguntas seguintes: O QUE A POSIÇÃO FAZ: Qual a principal responsabilidade de sua posição corrente na empresa PARA QUE: Para que ele realiza esta principal responsabilidade citada acima ABRANGÊNCIA: Quais os limites (geográficos, lógicos, Organizacionais) de atuação do cargo. EXEMPLO: GERENTE COMERCIAL Responsável pelo planejamento, gestão e controle das operações comerciais no mercado brasileiro, visando atingir as previsões de faturamento nos limites de despesas previstas no orçamento. O QUE O CARGO FAZ: Responsável pelo planejamento, gestão e controle das operações comerciais; PARA QUÊ: visando atingir as previsões de faturamento; ABRANGÊNCIA: no mercado brasileiro e nos limites de despesas previstas no orçamento 43

45 Formulário de Descrição de Cargo Identificação Sumário do Cargo Dimensões Organograma Principais Responsabilidades Escolaridade/Experiência Aprovações 44

46 Dimensões Este item visa identificar e quantificar as áreas mensuráveis sobre as quais o cargo exerce impacto direto ou indireto, ou ainda, visa estabelecer o relacionamento do cargo com os resultados finais de uma área, unidade, etc. Por exemplo: metas, indicadores e/ou orçamento específicos de um cargo, área ou unidade de negócios No caso de valores, informar o orçamento e/ou metas anuais, em R$. Se não houverem dimensões relacionadas ao cargo, não é necessário preencher. As dimensões estão divididas em 2 componentes Dimensões Gerais Dimensões Específicas 45

47 Dimensões Dimensões Gerais: se aplicam aos cargos, independente da área onde atuam: número de subordinados diretos e indiretos. Dimensões Específicas: relacionadas a metas, indicadores e/ou orçamento específicos de um cargo, área ou unidade de negócios. Alguns exemplos: Faturamento/Receita (total da empresa ou da sua área) Custo de Operação Valor das Compras Valor de Estoques Verbas de Marketing Fluxo de Caixa Investimentos Unidades produzidas ou processadas Clientes Atendidos Ativo Imobilizado 1 ou 2 dimensões são suficientes para representar o impacto do cargo 46

48 Dimensões Alguns Exemplos Diretor de Recursos Humanos Gerais Diretos: 4 Indiretos: 20 Terceiros: 40 Total: 64 Áreas/ Setores Subordinados: Remuneração Administração Pessoal Universidade Corporativa Segurança e Medicina do Trabalho Específicas Folha de Pagamento: R$ 15 MM Investimentos em RH: R$ 2 MM Receita Líquida: R$ 80 MM Gerente Regional de Vendas Gerais Diretos: 3 Indiretos: 15 Terceiros: 0 Total: 18 Áreas/ Setores Subordinados: Vendas Grande SP Vendas Interior SP Vendas Pessoa Física Vendas Pessoa Jurídica Específicas Vendas da região: R$ 15MM Total de vendas global: R$ 70MM 47

49 Dimensões 3. DIMENSÕES (2011) GERAIS ESPECíFICAS ( Orçado 2011 ) R$ MMM Nro. de Subordinados Este ítem visa identificar dados quantitativos que permitam determinar as conseqüências das ações e decisões tomadas pelo Diretos 8 cargo em termos de magnitude e impacto. Para isso, identifique que valores (monetários ou não) da empresa que se relacionam com as responsabilidades do seu cargo. Expresse estes valores em termos anuais e em reais (R$). Indiretos 15 Terceiros 4 EXEMPLO DE VALORES: Receita da área, Receita total da empresa, custo de produção, dotação orçamentária, custos operacionais, valor de compras ou aquisição de serviços, valor médio de estoque, investimentos, custo de matéria-prima, total da folha de Total 27 pagamento da empresa, área ou unidade, ativo fixo, despesas anuais da área, número ou volume de documentos processados, número de clientes atendidos, total de subordinados ou quaisquer outros relevantes. Note que a prioridade é para os valores ou dimensões MONETÁRIAS. Exemplo : Valor das Vendas Brasil : R$ 100 MM 48

50 Formulário de Descrição de Cargo Identificação Sumário do Cargo Dimensões Organograma Principais Responsabilidades Escolaridade/Experiência Aprovações 49

51 Organograma Visa localizar o cargo na estrutura organizacional da Empresa de forma esquemática: cargo dos seus pares organizacionais cargo dos seus subordinados diretos e o respectivo número de indiretos, ou seja, pessoas que reportam aos seus subordinados, se houver. Não incluir estagiários, aprendizes ou terceiros. 50

52 Organograma 4. ORGANOGRAMA Ex. Diretor Presidente Título do cargo do superior de seu superior Ex. Diretor Comercial Título do cargo de seu superior Ex. Gerente Comercial Título do seu cargo Títulos dos cargos dos seus pares. Obseravção: Apenas pares que estão subordinados ao mesmo gestor. Gerente de Marketing Gerente de Exportação Gerente Adm de Vendas Gerente de Vendas Argentina Supervisor de Vendas SP (15) Supervisor de Vendas Sul (7) Supervisor de Vendas Especiais (10) Títulos dos cargos de seus subordinados diretos (e números de indiretos) 51

53 Formulário de Descrição de Cargo Identificação Sumário do Cargo Dimensões Organograma Principais Responsabilidades Escolaridade/Experiência Aprovações 52

54 Principais Responsabilidades Visa identificar as principais entregas e resultados finais esperados do cargo. São os sub-produtos ou serviços que o cargo deve gerar para atender ao seu objetivo maior, definido na seção sumário do cargo. Evitar confundir as tarefas a serem cumpridas com os resultados esperados. Identificar as principais responsabilidades, por ordem decrescente de importância 10 a 12 itens. 53

55 Principais Responsabilidades Elementos Básicos Cada uma das responsabilidades descritas devem apresentar dois elementos básicos: O Resultado: Aquilo que é percebido pelo cliente interno ou externo como tendo valor. Os meios: Processos que o cargo deve empreender ou participar para atingir o resultado. O quê? Como? 54

56 Principais Responsabilidades Verbo de Ação Importância Um aspecto muito importante é o IMPACTO que o cargo exerce sobre os resultados que deve gerar. O verbo de ação utilizado para descrever o resultado é que traduz esse impacto. Por exemplo: Assegurar: indica impacto direto e determinante sobre o resultado. Contribuir: indica impacto indireto sobre o resultado. 55

57 Principais Responsabilidades Gerente Comercial Assegurar Verbo de Ação o cumprimento das previsões mensais e anuais de vendas e faturamento, RESULTADO O que faz? Por meio da Ligação gestão dos pedidos, acompanhamento do estoque, definição de metas, negociações com clientes chave e formalização das políticas de preço e descontos. MEIOS Como faz? 56

58 Principais Responsabilidades GERENTE COMERCIAL 1. Assegurar o crescimento e a manutenção do market share, bem como o cumprimento dos planos de vendas, por meio da prospecção de novos clientes e da concretização dos processos de vendas. 2. Participar do desenvolvimento de novos produtos que permitam à empresa preservar sua competitividade e participações de mercado, por meio da análise do mercado para a definição de suas tendências e oportunidades. Resultado Meios 57

59 Principais Responsabilidades DIRETOR CENTROS MÉDICOS 1. Maximizar a rentabilidade das operações dos centros médicos, por meio da implementação de modelos de gestão de saúde com foco na prevenção de doenças e na recuperação rápida dos usuários, observando os padrões de qualidade no atendimento. 2. Desdobrar o conceito de humanização no atendimento médico e promoção da saúde junto ao corpo clínico, liderando o desenvolvimento de programas de treinamento e capacitação, além de reforçar ações permanentes de comunicação. Resultado Meios 58

60 Principais Responsabilidades GERENTE FISCAL 1. Estabelecer os procedimentos e pontos de controle para todas as áreas da empresa responsáveis por emissão, registro ou trâmite de documentos fiscais, por meio da implantação e controle de processos de governança que traduzem as melhores práticas de mercado e atendem a legislação vigente. 2. Preservar os direitos e interesses da empresa e reduzir custos com o pagamento de impostos diretos e indiretos, liderando estudos na busca de oportunidades para redução da carga tributária Federal, Municipal e Estadual em todas as localidades onde a empresa possui operações. Resultado Meios 59

61 Principais Responsabilidades DIRETOR DE RELACIONAMENTO 1. Garantir a qualidade e a cobertura da rede credenciada de acordo com os padrões corporativos, por meio da criação de regras para o credenciamento de prestadores, controle da qualidade dos serviços prestados e gestão do relacionamento. 2. Manter a rede credenciada informada e atualizada com relação às normas e procedimentos internos, desenvolvendo em parceria com a área de marketing estratégias e ações de comunicação em mídias diversas. Resultado Meios 60

62 RESULTADO O que faz? Verbos de Ação / Impacto Alcançar Auxiliar Diminuir Gerir Motivar Promover Apoiar Contribuir Estimular Implementar Obter Proteger Aprimorar Controlar Encorajar Liderar Orientar Providenciar Assegurar Criar Estabelecer Manter Otimizar Reduzir Assistir Dirigir Formular Maximizar Participar Salvaguardar Aumentar Desenvolver Facilitar Minimizar Preservar Sustentar MEIOS Como faz? LIGAÇÃO Através, por meio de, mediante Aconselhamento Controle Informação Produção Adoção Coordenação Iniciação Providência Ajuda Desempenho Inovação Provisão Alteração Desenvolvimento Limitação Recebimento Análise Determinação Manutenção Recomendação Apoio Direção Motivação Reconhecimento Apresentação Distribuição Obtenção Rejeição Aprovação Especificação Operação Reporte Aprimoramento Estabelecimento Orçamento Representação Atingimento Estruturação Organização Revisão Autorização Estudo Participação Seleção Avaliação Exame Pesquisa Serviço Balanceamento Explicação Planejamento Supervisão

63 Principais Responsabilidades 5. RESPONSABILIDADES PRINCIPAIS Este item visa identificar quais as principais responsabilidades de seu cargo / função. Note que a ênfase deste item é identificar as principais responsabilidades (ou obrigações para com produtos ou serviços) de sua função atual e não as atividades e/ou tarefas realizadas para a obtenção de algum produto/serviço. Na maioria dos casos, o número de responsabilidades dos cargos/posições nas empresas está entre 10 e 12. Cada responsabilidade principal deverá ser escrita com a estrutura seguinte: Exemplo Verbo de ação Contribuir para Resultado Final o efetivo uso dos recursos financeiros da organização Meios através da elaboração de um adequado plano de orçamento financeiro. Observe atentamente a escolha de verbos (vide lista anexa) para permitir uma indicação perfeita do nível de responsabilidade. No exemplo acima, contribuir para significa uma responsabilidade indireta, enquanto assegurar ou responder para significaria uma responsabilidade direta. 62

64 Formulário de Descrição de Cargo Identificação Sumário do Cargo Dimensões Organograma Principais Responsabilidades Escolaridade/Experiência Aprovações 63

65 Escolaridade / Experiência Experiência (na área) Tempo de experiência profissional necessária para atingir o desempenho desejado, considerando a escolaridade exigida Formação acadêmica Formação exigida. Ex: Graduação, Pós, Mestrado, etc. Conhecimentos específicos Principais conhecimentos técnicos, treinamentos e/ou certificações exigidos. Habilidades ou atitudes necessários para o desempenho das responsabilidades. 64

66 Escolaridade / Experiência 6. Escolaridade / Experiência (considerar a escolaridade exigida para o cargo e não a escolaridade do ocupante) Formação Escolar Cursos extras Idiomas Experiência Exemplo: Administração de Empresas Exemplo: Matemática Financeira Exemplo: Inglês fluente Exemplo: Analista Jr: 1 à 2 anos / Analista Pl: 3 à 4 anos / Analista Sr: 5 à 6 anos 65

67 Formulário de Descrição de Cargo Identificação Sumário do Cargo Dimensões Organograma Principais Responsabilidades Escolaridade/Experiência Aprovações 66

68 Aprovações 7. APROVAÇÕES Aprovador - Nome completo 67

69 Descrição de Cargos Vs. Metodologia Hay Matriz de Relacionamento DESCRIÇÃO DE CARGO Missão Conhecimento Técnico/Prático QUADRO GUIA Know How Problem Solving Accountability Planejamento, Organização e Integração Habilidades de Comunicação e Influência Contexto do Pensamento O quê X X Desafio do Pensamento Liberdade de Ação Magnitude Para que X X X Abrangência X X X X X Principais Responsabilidades Resultados X X X X X X Meios X X X X X X X Magnitude/Accountability Valores Financeiros Anuais Não monetários X Posição no Organização X X X X Superiores X X Pares Subordinados (qtd.) X X Pré Requisitos Formação Experiência Conhecimentos Competências X X X X 6 Desafios X X X X Impacto 68

70 Prazos e Apoio Salvar o arquivo: BU_Divisão_Cargo_Nome_do_Ocupante O arquivo com a descrição de cargo deverá ser enviado por Em caso de dúvidas contatar: Equipe de Remuneração Prazo: 22/07/

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