Prefeitura Municipal de São José dos Pinhais ESTADO DO PARANÁ

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1 PROCESSO ADMINISTRATIVO N. 541/2015 DECOL. PREGÃO PRESENCIAL Nº 286/2015 SERMALI. PREÂMBULO O Município de São José dos Pinhais, Estado do Paraná, através do Secretário Municipal de Recursos Materiais e Licitações, no uso de suas atribuições legais, torna público para conhecimento dos interessados que realizará licitação na modalidade PREGÃO, na forma PRESENCIAL do tipo MENOR PREÇO NO TOTAL DA PROPOSTA, objetivando o REGISTRO DE PREÇOS do objeto descrito no item 1.0 com base na Lei Federal nº de 21 de junho de 1993 e suas alterações; Lei Federal nº de 17 de julho de 2002; Decreto Municipal nº 926 de 27 de outubro de 2004 e Decreto Municipal nº de 1º de fevereiro de 2006, e demais disposições fixadas neste EDITAL e seus ANEXOS. O/A Pregoeiro(a) EVERALDO FERREIRA DE SOUZA e a Equipe de Apoio designados(as) mediante o Decreto nº , de 2 de outubro de 2014, reunir-se-ão no dia 03 de agosto de 2015 às 09h00min, na Sala de Reuniões do Departamento de Compras e Licitações da Prefeitura Municipal de São José dos Pinhais, localizada na Rua Passos de Oliveira, nº 1101, Bairro Centro, São José dos Pinhais, quando serão recebidos os envelopes contendo as propostas de preços e os documentos de habilitação das empresas participantes OBJETO 1.1- A presente licitação tem por objeto o REGISTRO DE PREÇOS para a contratação de empresa especializada na prestação de serviços de manutenção e atualização de plataforma de ECM / BPMS para virtualização de processos e gestão documental da Prefeitura Municipal de São José dos Pinhais, conforme especificações contidas nos ANEXOS I e II, que são partes integrantes deste Edital RECURSOS ORÇAMENTÁRIO-FINANCEIROS As despesas para os futuros serviços correrão por conta da rubrica (Outros Serviços de Terceiros - Pessoa Jurídica) CONDIÇÕES PARA PARTICIPAÇÃO Poderão participar desta licitação todos os interessados que desempenhem atividade pertinente e compatível com o objeto do Pregão e que atendam a todas as exigências, especificações e normas contidas neste Edital e seus Anexos Não será permitido o consórcio de empresas Estarão impedidas de participar de qualquer fase do processo empresas que se enquadrem em uma ou mais das situações a seguir: a) Estejam cumprindo penalidade de suspensão temporária imposta pela Administração Municipal, ainda, penalidade imposta por qualquer órgão da Administração Pública motivada pelas hipóteses previstas no artigo 88 da Lei Federal n.º 8.666/93 e alterações. b) Sejam declaradas inidôneas em qualquer esfera de Governo. c) Estejam sob falência, dissolução ou liquidação. d) No disposto no artigo 9º da Lei Federal n.º 8.666/93 e alterações. 1/70

2 e) Estejam em situação irregular perante as Fazendas: Nacional, Estadual, Municipal, e perante o INSS, o FGTS e a Justiça do Trabalho. f) Que possuam sócio, cotista, dirigente, bem como as que possuam em seu quadro funcional ou venham a contratar empregados com incompatibilidade com as autoridades contratantes ou ocupantes de cargos de direção, de chefia ou de assessoramento, conforme estabelece o entendimento contido no Acordão 2745/10 TCE/PR e no Prejulgado 09 do Tribunal de Contas do Estado do Paraná, publicado no AOTC 229 de 11/12/2009, referente à Súmula Vinculante 13 do Supremo Tribunal Federal que versa sobre o nepotismo. f.1) Estão inseridos no conceito de incompatibilidade, sócios, dirigentes ou cotistas que forem servidores do órgão licitante, cônjuge, companheiro ou parente em linha reta e colateral, consangüíneo ou afim de servidor público do órgão ou entidade licitante, que nele exerça cargo em comissão ou função de confiança, seja membro da comissão de licitação, pregoeiro ou autoridade ligada à contratação Para a participação nesta licitação é necessário que o interessado atenda a todas as exigências constantes deste Edital e seus Anexos No caso de participação no presente certame de Microempresa e Empresa de Pequeno Porte, deverá ser observado o disposto nos artigos 42 e seguintes da Lei Complementar n.º 123/ Os licitantes arcarão com todos os custos decorrentes da elaboração e apresentação de suas propostas REPRESENTAÇÃO E CREDENCIAMENTO No dia, hora e local designados para a abertura da sessão, as licitantes deverão se apresentar para credenciamento junto ao pregoeiro (a) por um representante, com poderes para formular ofertas e fazer verbalmente lances de preços, firmarem declarações, interpor recursos e desistir de sua interposição, enfim, a praticar todos os demais atos inerentes ao presente certame em seu nome O credenciamento deverá ser feito através da apresentação do documento de identificação pessoal, devidamente acompanhado do contrato social da empresa, no caso de sócios, ou ainda, no caso de representantes, por procuração, com firma reconhecida em cartório do titular, sócio ou diretor da empresa, devidamente acompanhado do contrato social da empresa Os documentos de credenciamento deverão ser apresentados ao pregoeiro (a) quando solicitados, em original, ou por qualquer processo de cópia autenticada por tabelião de notas, ou por servidor da administração pública Caso, no momento do credenciamento, a licitante constate que os documentos de credenciamento estejam inseridos em um dos envelopes (proposta de preços ou documentos de habilitação), poderá o (a) pregoeiro (a), na frente de todos os licitantes presentes, solicitar que o mesmo abra seu envelope e retire os documentos necessários, fechando-o novamente Não será permitido o credenciamento de um mesmo representante para mais de uma licitante O credenciamento poderá ser efetuado até o momento de apresentação das propostas Caso haja mais de um representante por licitante, deve-se indicar, na sessão, o interlocutor oficial, o qual dará palavra definitiva em nome da licitante. 2/70

3 4.8 - A não apresentação do documento de credenciamento não será motivo para a desclassificação ou inabilitação da licitante. Neste caso, valerá para todos os efeitos os termos de sua proposta escrita, para efeito de ordenação das propostas e apuração do menor preço, ficando o representante apenas impedido de se manifestar e responder pela licitante durante os trabalhos Os documentos de credenciamento serão retidos pela equipe de apoio e juntados ao processo administrativo Ficará impedido de formular lances verbais, o credenciado cuja procuração ou instrumento hábil não contenha autorização para este fim APRESENTAÇÃO DAS DECLARAÇÕES As licitantes interessadas em participar do certame deverão apresentar declaração de que cumprem os requisitos de habilitação, conforme modelo ANEXO III e, se for o caso, declaração de Microempresa ou Empresa de Pequeno Porte, conforme modelo ANEXO IV, juntamente com a Certidão Simplificada da Junta Comercial ou Certidão do Cartório de Registro Civil de Pessoas Jurídicas (quando Sociedade Simples nos termos do disposto no art. 998 do Código Civil), comprovando o direito de usufruir dos benefícios da Lei 123/2006, conforme Art. 8º da Instrução Normativa nº 103 de 30 de abril de 2007, do Departamento Nacional de Registro do Comercio - DNRC, com data de emissão não superior a 90 (noventa) dias da data de abertura da licitação As declarações tratadas neste item deverão ser apresentadas quando solicitadas pelo (a) pregoeiro (a) A falta da apresentação da declaração de cumprimento dos requisitos de habilitação implicará o não recebimento, pelo (a) pregoeiro (a), dos envelopes contendo a documentação da proposta de preços e de habilitação e, portanto, a não aceitação da licitante no certame licitatório A falta da apresentação da declaração de Microempresa ou Empresa de Pequeno Porte, será interpretada como o não enquadramento não podendo a licitante usufruir o direito ao tratamento diferenciado previsto na Lei Complementar n.º 123/ FORMA DE APRESENTAÇÃO A proposta de preços e os documentos de habilitação deverão ser entregues ao pregoeiro (a) em envelopes distintos, no dia, hora e local constante no preâmbulo deste Edital, devidamente lacrados e rubricados e conter na parte externa e frontal, os seguintes dizeres: À PREFEITURA MUNICIPAL DE SÃO JOSÉ DOS PINHAIS PREGÃO PRESENCIAL N.º 286/2015 SERMALI ENVELOPE N.º 01 - PROPOSTA DE PREÇOS EMPRESA PARTICIPANTE: ABERTURA DIA 03 de AGOSTO de 2015 ÀS 09H00MIN. À PREFEITURA MUNICIPAL DE SÃO JOSÉ DOS PINHAIS PREGÃO PRESENCIAL N.º 286/2015 SERMALI ENVELOPE N.º 02 - DOCUMENTOS DE HABILITAÇÃO EMPRESA PARTICIPANTE: ABERTURA DIA 03 de AGOSTO de 2015 ÀS 09H00MIN. 3/70

4 6.2 - Não serão aceitos envelopes entregues após o início da sessão de abertura A ausência dos dizeres, na parte externa, não constituirá motivo para desclassificação da licitante, que poderá inserir as informações faltantes Caso eventualmente ocorra abertura do Envelope n.º 02 Habilitação, antes do Envelope n.º 01 Proposta de Preços, por falta de informação na parte externa dos envelopes, será aquele novamente fechado sem análise de seu conteúdo e rubricado o fecho por todos os presentes PROPOSTA DE PREÇOS O ENVELOPE N.º 01 deverá conter a proposta de preços, datilografada ou impressa, preferencialmente em papel timbrado da empresa, conforme Carta Proposta (ANEXO V), em linguagem clara, sem emendas, rasuras, contendo o carimbo ou inscrição do CNPJ da empresa, assinada em sua última folha e rubricada nas demais, devendo constar: a) Objeto solicitado; b) Itens; descrição e quantidade solicitada; c) Preço unitário e total do item; d) Valor total da proposta; e) Prazo de validade da proposta, que não poderá ser inferior a 60 (sessenta) dias, contados da data limite fixada para recebimento das propostas Os preços unitários poderão ser apresentados com duas casas decimais após a vírgula e as operações matemáticas deverão considerar apenas duas casas decimais após a vírgula, eliminando-se sempre a terceira casa decimal, independentemente da aproximação No caso de dúvidas, erros de cálculo ou divergências entre o preço unitário e o preço total, ou entre os valores expressos em algarismos e por extenso, prevalecerão respectivamente, os preços unitários e os valores por extenso Nos preços ofertados, deverão estar incluídos todos os custos, mão de obra, consertos, impostos, frete, salários, encargos trabalhistas e todo e qualquer encargo que incidir sobre o objeto da licitação A proponente deverá estudar cuidadosamente todos os elementos instrutores da presente licitação, para se inteirar de todos os detalhes e circunstâncias que possam afetar, de algum modo, a execução do objeto Ao pregoeiro (a) é facultado solicitar das proponentes esclarecimentos quanto aos documentos entregues, bem como promover diligência ou solicitar pareceres técnicos destinados a esclarecer a instrução do processo A proponente deverá elaborar sua proposta considerando o valor máximo unitário e total estabelecido para este procedimento licitatório, conforme ANEXO II A proponente que omitir o prazo de validade de sua proposta terá a mesma considerada como válida pelo período de 60 (sessenta) dias, contados da data limite fixada para recebimento das propostas Após a apresentação da proposta não caberá desistência, salvo por motivo justo decorrente de fato superveniente, aceito pelo (a) pregoeiro (a). 4/70

5 8.0 - DOCUMENTOS E CONDIÇÕES PARA HABILITAÇÃO O Envelope n.º 02 deverá conter os documentos abaixo relacionados, que poderão ser apresentados em vias originais, por qualquer processo de cópia autenticada por tabelião de notas, ou pelo pregoeiro (a) / Equipe de Apoio no ato da abertura do Envelope Documentos de Habilitação, ou publicação em órgão de imprensa oficial ou por servidor da Administração Pública, não se aplicando aos documentos que puderem ter sua autenticidade verificada via internet. Quando o prazo de validade não estiver impresso no documento, o mesmo será aceito com data de emissão não superior a 60 (sessenta) dias contados da abertura deste procedimento licitatório Comprobatórios de Habilitação Jurídica: a) No caso de firma individual: registro comercial, com prova de registro na Junta Comercial ou repartição correspondente. b) No caso de sociedade mercantil: b.1) Ato constitutivo, estatuto ou contrato social em vigor, devidamente registrados no órgão competente ou Certidão Simplificada da Junta Comercial, com data de emissão não superior a 90 (noventa) dias da data da abertura deste procedimento licitatório, ou Certidão do Cartório de Registro Civil de Pessoas Jurídicas (quando Sociedade Simples nos termos do disposto no art. 998 do Código Civil). c) No caso de sociedade por ações: ato constitutivo ou estatuto em vigor, devidamente registrado no órgão competente, acompanhados da ata regularmente arquivada da assembléia de eleição da última diretoria. d) No caso de sociedade civil: inscrição do ato constitutivo no órgão competente, acompanhada de prova da diretoria em exercício Comprobatórios da Qualificação Econômica Financeira: a) A proponente deverá comprovar o Patrimônio Líquido, mediante a apresentação do Balanço Patrimonial, devidamente registrado, o qual deverá ser igual ou superior a R$ ,00 (quinhentos e setenta e oito mil reais). b) Certidão(ões) negativa(s) de pedido(s) de falência e concordata, passada(s) pelo(s) distribuidor(es) judicial(is) da sede da empresa, emitida(s) com antecedência máxima de 60 (sessenta) dias da data de abertura da licitação. c) Balanço Patrimonial e Demonstrações Contábeis (Demonstração do Resultado e dos Lucros ou Prejuízos Acumulados) do último exercício social, já exigíveis e apresentados na forma da lei, que comprovem a boa situação financeira da empresa, vedada a substituição por balancetes ou balanços provisórios, podendo ser atualizados por índices oficiais quando encerrados há mais de 03 (três) meses da data de apresentação da proposta, demonstrando os índices financeiros mínimos, conforme abaixo: Índice de Liquidez Geral (ILG) deverá ser igual ou superior a 1,5 (um vírgula cinco) calculados pela fórmula abaixo: ILG = AC + RLP / PC + ELP, onde: ILG Índice de Liquidez Geral AC Ativo Circulante PC Passivo Circulante RLP Realizável a Longo Prazo ELP Exigível a Longo Prazo 5/70

6 Índice de Liquidez Corrente (ILC) deverá ser igual ou superior a 1,5 (um vírgula cinco), calculados pela fórmula abaixo: ILC = AC / PC, onde: ILC Índice de Liquidez Corrente AC Ativo Circulante PC Passivo Circulante Índice de Endividamento Geral (IEG) deverá ser menor ou igual a 0,5 (zero vírgula cinco), calculados pela fórmula abaixo: IEG = PC + ELP / AT, onde: IEG Índice de Endividamento Geral PC Passivo Circulante ELP Exigível a Longo Prazo AT Ativo Total c.1) O Balanço Patrimonial e Demonstrações Contábeis das Sociedades Anônimas ou por Ações deverá ser publicado em Diário Oficial, sendo que as de Capital aberto deverão, ainda, vir acompanhado de Parecer de Auditor(es) Independente(s), e demais empresas deverá ser o transcrito no Livro Diário, contendo identificação completa da empresa, de seu titular e de seu responsável técnico contábil, acompanhado de seus respectivos Termos de Abertura e Encerramento. Os Termos deverão estar registrados na Junta Comercial ou Cartório de Títulos e Documentos Comprobatórios da Regularidade Fiscal e Trabalhista: a) Prova de Regularidade para com a Fazenda Federal: a.1) Certidão que comprove a regularidade com a Fazenda Nacional, expedida pela Procuradoria Geral da Fazenda Nacional (Certidão Conjunta Tributos Federais e Divida Ativa da União) e pelo Instituto Nacional de Seguridade Social (INSS). b) Certidão que comprove a regularidade com a Fazenda Estadual da sede da licitante. c) Certidão(ões) que comprove(m) a regularidade com a Fazenda Municipal do domicílio ou sede do licitante. d) Certidão que comprove a regularidade de CRF - perante o Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS). e) Certidão que comprove a regularidade perante a Justiça do Trabalho, em plena validade, emitida através do site Comprobatórios da Qualificação Técnica: a) Apresentação do registro no Ministério da Justiça para serviços de microfilmagem. b) Apresentação de Atestado(s) de Capacidade Técnica em nome da licitante, fornecida por pessoa jurídica de direito público ou privado, comprovando ter a licitante desempenhado atividades pertinentes e compatíveis em características, quantidades e prazos com o objeto desta licitação, de acordo com os subitens abaixo: 6/70

7 1. Implantação de solução de gestão de conteúdo (ECM Enterprise Content Manager) em âmbito público ou privado; 2. Implantação de solução de automação e virtualização de processos (BPMS Business Process Management Suite) em âmbito público ou privado; 3. Desenho e mapeamento de processos e seus fluxos documentais seguindo o padrão BPMN 2.0; 4. Implantação de ECM com módulo de assinaturas digitais ICP-Brasil para garantia de alta eficácia probatória a documentos digitalizados; 5. Armazenamento de documentos. c) Declaração expressa da licitante indicando o(s) responsável(eis) técnico(s) pela eventual execução do(s) serviço(s) até o seu recebimento definitivo pela Contratante. O(s) mesmo(s) não poderá(ão) ser substituídos sem autorização da Contratante. d) Atestado de visita a ser fornecido pelo Departamento de Tecnologia da Informação da Secretaria Municipal de Planejamento e Desenvolvimento Econômico, situado a Rua Passos de Oliveira, n.º 1101, Bairro Centro, por ocasião da visita técnica, para qual deverá ser efetuado agendamento prévio pelos Fones: (41) / com Walace Marcelo Fagundes ou Leda Veronica Novatzki, o qual, necessariamente deverá ser feita até às 16 horas do dia 31 de julho de 2015, por Representante Legal da Empresa, com conhecimento técnico suficiente para tal incumbência, atestando que o mesmo tomou conhecimento de todas as condições gerais exigidas para a participação no referido certame, conforme descrito no PROJETO BÁSICO, informações estas necessárias para o fiel cumprimento das obrigações, objeto da licitação. O não cumprimento deste item impedirá a participação neste procedimento licitatório (ANEXO VI) Declaração conforme modelo (ANEXO VII) Os documentos de habilitação deverão estar em nome da licitante, e com o mesmo número de CNPJ, portanto, não se aceitará que alguns documentos se refiram a matriz e outros a filial, salvo documentos que englobam matriz/filial Caso a empresa deseje participar do certame com CNPJ de matriz e filial, a mesma deverá apresentar os documentos de regularidade fiscal tanto da matriz quanto da filial O (a) pregoeiro (a) ou a equipe de apoio poderá, a seu exclusivo critério, solicitar os originais de quaisquer documentos apresentados, se julgarem necessário As declarações e outros anexos deverão atender os termos dos modelos apresentados neste Edital Os documentos, quando obtidos via internet, somente terão validade após serem conferidos eletronicamente pelo (a) pregoeiro (a) ou por sua equipe de apoio, no ato de abertura da documentação de habilitação, prevalecendo, quando divergentes em relação à data, aqueles constantes da conferência eletrônica, ficando assim, dispensados de autenticação No caso de impossibilidade de acesso à internet para verificação da autenticidade das certidões, a sessão será suspensa, e as licitantes serão informadas da data e horário do seu prosseguimento, ficando assim intimadas No caso de participação no presente certame de Microempresas e Empresas de Pequeno Porte, será observado o disposto no Artigo 43 da Lei Complementar nº. 123/06. 7/70

8 8.7 - Após a fase de habilitação não cabe desistência de proposta, conforme disposto no 6º do artigo 43 da Lei Federal nº /93, salvo por motivo decorrente de fato superveniente, aceito pelo (a) pregoeiro (a) A falta de qualquer dos documentos solicitados implicará a inabilitação da proponente SESSÃO PÚBLICA DO PREGÃO No dia, hora e local designados no preâmbulo deste Edital, será realizada a sessão pública de abertura do pregão, podendo o interessado, seu preposto, procurador ou representante legal proceder ao respectivo credenciamento, nos termos do item Declarada aberta à sessão pelo (a) pregoeiro (a) os interessados apresentarão à equipe de apoio declaração dando ciência de cumprimento dos requisitos de habilitação, conforme modelo ANEXO III, declaração de ME/EPP, conforme modelo ANEXO IV se for o caso, e os envelopes contendo a proposta de preços e a documentação de habilitação A seguir, a equipe de apoio procederá à abertura dos envelopes contendo as propostas de preços, sendo feita a sua conferência e posterior rubrica pelo (a) pregoeiro (a) e pela equipe de apoio Não havendo tempo suficiente para a abertura dos envelopes de proposta e documentação em uma única sessão, em face do exame da proposta/documentação com os requisitos do Edital, ou ainda, se os trabalhos, tais como etapa competitiva de lances verbais, não puderem ser concluídos e/ou surgirem dúvidas que não possam ser dirimidas de imediato, os motivos serão consignados em ata e a continuação dar-se-á em sessão a ser convocada posteriormente A interrupção dos trabalhos de que trata esta condição somente dar-se-á após comunicação às licitantes presentes Todos os envelopes serão rubricados nas emendas, obrigatoriamente, pelo (a) pregoeiro (a) e pelos representantes legais das licitantes presentes, que, convidados, aceitarem fazê-lo, bem como as suas propostas, caso já tenham sido abertos os envelopes, ficando em poder do (a) pregoeiro (a) e sob sua guarda até nova reunião oportunamente marcada para prosseguimento dos trabalhos JULGAMENTO DAS PROPOSTAS E SESSÃO DE LANCES O julgamento da licitação obedecerá ao critério do menor preço, que será apurado através do menor valor TOTAL proposto, atendidas as especificações constantes deste Edital Os lances deverão abranger no máximo duas casas decimais depois da vírgula Serão verificadas as propostas, sendo desclassificadas as que não atenderem as especificações e exigências deste Edital, ou que apresentarem qualquer preço unitário e o valor global superiores ao do limite estabelecido para este procedimento licitatório, conforme ANEXO II (Orçamento da Administração) A etapa de classificação das propostas compreenderá a ordenação das propostas de preços de todas as licitantes, classificação das propostas passíveis de ofertas de lances verbais, oferta de lances verbais das licitantes classificadas, classificação final das propostas, oportunidade para a ME ou EPP apresentar melhor preço, conforme o caso, e exame da aceitabilidade da proposta da primeira classificada. 8/70

9 O (a) pregoeiro (a), a vista da documentação, informará às participantes e dará ciência a todos das eventuais licitantes enquadradas no porte de ME ou EPP, passíveis de utilização do tratamento diferenciado proporcionado pelo Estatuto Nacional da Microempresa e da Empresa de Pequeno Porte, instituído pela Lei Complementar n.º 123, de 14 de dezembro de Abertos os envelopes contendo as propostas de preços, o(a) pregoeiro(a) classificará o autor da proposta de menor preço e aqueles que tenham apresentado proposta em valores sucessivos e superiores em até 10% (dez por cento), relativamente à de menor preço Para a classificação acima descrita será considerado o valor total da proposta Quando não houver pelo menos três propostas de preços nas condições definidas no subitem anterior, o (a) pregoeiro (a) classificará as melhores propostas, até o máximo de três, para que seus autores participem dos lances verbais, quaisquer que sejam os preços por lote oferecidos nas propostas escritas Havendo duas ou mais propostas empatadas, deverá ser realizado sorteio, na própria sessão pública, para fins de ordenação das licitantes para os lances verbais Em seguida, o (a) pregoeiro (a) convidará individualmente os representantes das licitantes classificadas de forma seqüencial, a partir da autora da proposta classificada de maior preço em análise, a apresentar lances verbais que deverão ser formulados de forma sucessiva, em valores distintos e decrescentes Será vedado, portanto, a oferta de lance visando ao empate A desistência em apresentar lance verbal, quando convocada pelo (a) pregoeiro (a), implicará exclusão da licitante das rodadas posteriores de oferta de lances verbais, ficando sua última proposta registrada para classificação no final da etapa competitiva Não se realizando mais lances verbais, o (a) pregoeiro (a) declarará encerrada a etapa competitiva e ordenará as propostas. Será examinada a aceitabilidade da proposta classificada em primeiro lugar, decidindo-se motivadamente a respeito Caso não se realize nenhum lance verbal, o (a) pregoeiro (a) verificará a conformidade quanto ao objeto e ao valor da proposta escrita de menor preço classificada em primeiro lugar, decidindo motivadamente a respeito Nas situações previstas nos subitens 10.11, e 10.14, o (a) pregoeiro (a) poderá negociar diretamente com o representante credenciado para que seja obtido melhor preço Às licitantes enquadradas no porte de Microempresa (ME) ou Empresa de Pequeno Porte (EPP) serão assegurados os benefícios previstos nos artigos 44 e 45 da Lei Complementar n.º 123/ Sendo aceitável a proposta de menor preço, o (a) pregoeiro (a) anunciará a abertura do envelope referente aos DOCUMENTOS DE HABILITAÇÃO desta licitante Se a licitante não atender aos requisitos de habilitação, o (a) pregoeiro (a) examinará a oferta subseqüente, verificando a sua aceitabilidade e procedendo à habilitação da proponente, na ordem de classificação, e assim sucessivamente, até a apuração de uma proposta que atenda ao Edital Constatado o atendimento das exigências previstas no edital, o(a) pregoeiro(a) na sessão pública de abertura, anunciará a apresentação da DEMONSTRAÇÃO DA SOLUÇÃO (Prova de conceito) desta licitante. 9/70

10 Os Representantes do Departamento de Tecnologia da Informação da Secretaria Municipal de Planejamento e Desenvolvimento Econômico assistirão à DEMONSTRAÇÃO e verificarão a conformidade do sistema proposto com o ANEXO I do Edital, sendo assegurada a presença e participação das demais licitantes na apresentação A DEMONSTRAÇÃO será realizada conforme estabelecido no ANEXO I do Edital A DEMONSTRAÇÃO será avaliada conforme critérios objetivos constantes nos ANEXO I do Edital Se a licitante não atender aos requisitos da DEMONSTRAÇÃO, o(a) pregoeiro(a) examinará a OFERTA subseqüente, verificando a sua aceitabilidade e procedendo à HABILITAÇÃO e a DEMONSTRAÇÃO da proponente, na ordem de classificação, e assim sucessivamente, até a apuração de uma proposta que atenda ao Edital Concluída a DEMONSTRAÇÃO da licitante de menor preço, verificada a comprovação ao atendimento das especificações obrigatórias, conforme o ANEXO I do Edital e aceitável a sua DEMONSTRAÇÃO, a licitante será declarada vencedora pelo(a) pregoeiro(a), constatado o atendimento das exigências previstas no edital e na hipótese da inexistência de recursos A proponente declarada vencedora deverá apresentar sua Carta Proposta, já com seu preço final, no prazo de 48 (quarenta e oito) horas contados da solicitação da Pregoeira Da sessão do pregão será lavrada ata circunstanciada, na qual serão registradas as ocorrências relevantes e, ao final, será assinada pelo(a) pregoeiro(a), sua equipe de apoio, pelos representantes da Secretaria Municipal de Planejamento e Desenvolvimento Econômico e pelo(s) representante(s) credenciado(s) da(s) licitante(s) ainda presente(s) à sessão Não poderá haver desistência das propostas e/ou lances ofertados, sujeitando-se a licitante desistente à penalidades, conforme artigo 7.º da Lei Federal n.º / Os envelopes com os documentos relativos à habilitação das licitantes não declaradas vencedoras, permanecerão em poder do(a) pregoeiro(a), devidamente fechados, pelo prazo de 30 (trinta) dias, a partir da homologação da licitação, devendo após este período a licitante retirálo, no prazo de 05 (cinco) dias. Findo este prazo, serão destruídos O preço oferecido será de exclusiva responsabilidade da licitante, não lhe assistindo o direito de pleitear qualquer alteração dos mesmos, sob alegação de erro, omissão ou qualquer pretexto RECURSOS ADMINISTRATIVOS Declarada a vencedora, qualquer licitante poderá manifestar imediata e motivadamente a intenção de recorrer, quando lhe será concedido o prazo de 03 (três) dias úteis para apresentação das razões do recurso, contados da data de lavratura da ata, ficando as demais licitantes desde logo intimadas para apresentar contra-razões em igual número de dias, que começarão a correr do término do prazo da recorrente, sendo-lhes assegurada vista imediata dos autos A falta de manifestação imediata e motivada da licitante implicará a decadência do direito de recurso e a adjudicação do objeto pelo (a) pregoeiro (a) ao vencedor Qualquer recurso contra a decisão do (a) pregoeiro (a) não terá efeito suspensivo. 10/70

11 O acolhimento do recurso importará a invalidação apenas dos atos insuscetíveis de aproveitamento HOMOLOGAÇÃO E CONVOCAÇÃO À vista do relatório do (a) pregoeiro (a), o resultado da licitação será submetido à consideração da Autoridade Competente, para fins de homologação dos procedimentos Homologada a licitação pela autoridade competente, o adjudicatário será convocado para assinar a Ata de Registro de Preços/Contrato no prazo de 05 (cinco) dias úteis, a contar da data da convocação Se o adjudicatário, convocado dentro do prazo previsto no item 12.2, não retirar a Ordem de Serviços ou não assinar a Ata de Registro de Preços/Contrato, estará sujeito as penalidades previstas no artigo 87 da Lei Federal nº 8.666/93 e alterações Se o adjudicatário convocado dentro do prazo de validade da sua proposta, não retirar a Ordem de Serviços ou não assinar a Ata de Registro de Preços/Contrato estará sujeito a pagar ao Município, multa de 20% (vinte por cento) do valor total de sua proposta. O valor da multa será atualizado de acordo com a variação do IGP-M, da Fundação Getúlio Vargas, a partir do mês para qual foi calculado até o mês de sua quitação. O pagamento da multa, não exime o proponente de incorrer em outras sanções previstas no artigo 87 da Lei Federal n.º 8.666/93 e alterações Se a vencedora se recusar, sem motivo justificado e aceito pela administração, a assinar a Ata de Registro de Preços/Contrato, dentro do prazo previsto no item 12.2, caracterizará o descumprimento total da obrigação, ficando sujeita a multa de 20% (vinte por cento) sobre o valor total da proposta, além de outras sanções cabíveis e prevista no art. 87 da Lei Federal n.º 8.666/93 e suas alterações Quando o convocado não assinar a Ata de Registro de Preços/Contrato, sem prejuízo da aplicação das sanções cabíveis, convocar-se-á outro licitante, respeitada a ordem de classificação, para, depois de comprovados os requisitos de habilitação e demais exigências deste edital e após feita à negociação, assinar a Ata/Contrato Poderá o licitante classificado em primeiro lugar ser desclassificado até a assinatura da Ata de Registro de Preços/Contrato, se o Município tiver conhecimento de fato ou circunstância superveniente que desabone sua regularidade fiscal, habilitação jurídica, qualificação técnica e/ou econômico-financeira Nesse caso, convocar-se-ão os licitantes remanescentes, na ordem de classificação, conforme o disposto no subitem 12.4 acima ATA DE REGISTRO DE PREÇOS O prazo de vigência da presente Ata de Registro de Preços será de 12 (doze) meses, contados a partir da data de sua assinatura A ata de registro de preços não obriga o Município a contratar a quantidade estimada, e podem ocorrer licitações específicas para a contratação de mesmo objeto, obedecidas à legislação pertinente, sendo assegurada ao detentor do registro à preferência de fornecimento, em igualdade de condições. 11/70

12 O direito de preferência de que trata o subitem 13.2 deste edital poderá ser exercido pelo beneficiário do registro, quando o Município optar pela aquisição do objeto cujo preço está registrado, por outro meio permitido em lei, que não a ata de registro de preços, e o preço cotado neste for igual ou superior ao registrado O preço registrado e o respectivo fornecedor serão divulgados no órgão de imprensa oficial e ficarão disponíveis durante a vigência da ata de registro de preços O Município verificará, pelo menos a cada três meses, o preço do objeto desta licitação, avaliará o mercado e poderá rever o preço registrado a qualquer tempo, em decorrência da redução do preço praticado no mercado ou de fato que eleve os custos do objeto registrado O Município convocará o fornecedor para negociar o preço registrado e ajustá-lo ao preço de mercado, sempre que verificar que o preço registrado está acima do preço de mercado Será considerado preço de mercado o preço que for igual ou inferior à média daquele apurado pelo Município para o objeto da licitação Caso seja frustrada a negociação, o fornecedor será liberado do compromisso assumido, podendo o Município convocar os demais classificados nas mesmas condições ou revogar a ata de registro de preços Antes de receber o pedido de fornecimento, o fornecedor poderá ser liberado do compromisso assumido, se comprovar, mediante requerimento fundamentado e apresentação de comprovantes (notas fiscais de aquisição de matérias-primas, lista de preços de fabricantes etc.), que não pode cumprir as obrigações assumidas, devido ao preço de mercado ter se tornado superior ao preço registrado Na hipótese de não aceitação da justificativa apresentada, será aplicada a penalidade correspondente à inexecução total correspondente a 30% (trinta por cento) sobre o valor constante na nota de empenho, caso a empresa não mantenha o compromisso assumido DA EXECUÇÃO DOS SERVIÇOS E DOS PRAZOS O ajuste com a empresa vencedora do certame será formalizado pelo Município mediante assinatura de Contrato, decorrente da Ata de Registro de Preços, observadas as disposições contidas no Edital A solução contratada e todos os serviços realizados deverão estar dentro do padrão técnico e operacional estabelecido pelos Departamento de Tecnologia da Informação desta municipalidade por meio de sua equipe, conforme características apresentadas no ANEXO I (Projeto Básico) deste Edital Em relação ao armazenamento físico, existe a necessidade de manutenção e continuidade da prestação deste serviço (atualmente executado por terceiros), assegurando que as normas estabelecidas pela CONARQ (Conselho Nacional de Arquivos) sejam cumpridas A empresa vencedora deverá atender ao disposto na Lei Municipal nº 2.583, de 22 de junho de O prazo para a execução e o prazo de vigência do instrumento contratual será de 12 (doze) meses, contados a partir da emissão da Ordem de Serviço pela Secretaria Municipal de Planejamento e Desenvolvimento Econômico, podendo ser prorrogado por iguais e sucessivos períodos até o limite máximo de 60 (sessenta) meses. 12/70

13 O sistema será considerado implantado e os serviços serão considerados completos/aceitos, após homologação e aceitação pelos Gestores da Ata/Contrato, ou por pessoas por ele oficialmente indicadas, contendo a documentação necessária devidamente atualizada. No aceite dos serviços mensais, os Gestores da Ata/Contrato serão responsáveis por analisar se a solução está de acordo com o contratado CONDIÇÕES DE PAGAMENTO O pagamento do objeto da presente licitação será efetuado diretamente em conta corrente bancária da empresa vencedora, em até 30 (trinta) dias, contados da execução dos serviços efetivamente prestados ou da apresentação da fatura correta, prevalecendo, para efeito de contagem de prazo, o que ocorrer por último Qualquer execução de serviços estará sujeita à aprovação pelos Gestores da Ata/Contrato e usuários envolvidos no processo. Deverá a empresa vencedora entregar, com base no pedido do Município, ordem de serviço detalhando a execução dos serviços, duração e horas necessárias para sua execução. Somente solicitações aprovadas com assinatura ou e- mail dos responsáveis e dos Gestores da Ata/Contrato deverão ser efetivamente executadas e faturadas A Nota Fiscal deverá ser emitida pelo mesmo estabelecimento (matriz ou filial) cujo CNPJ comprovou sua habilitação, a qual não poderá conter emendas, rasuras, acréscimos ou entrelinhas, devendo nela constar, além de seus elementos padronizados, os seguintes dizeres: PREFEITURA MUNICIPAL DE SÃO JOSÉ DOS PINHAIS RUA PASSOS DE OLIVEIRA, CENTRO - SÃO JOSÉ DOS PINHAIS/PR CNPJ N.º / INSCRIÇÃO ESTADUAL ISENTA EMPENHO N.º A liberação do pagamento fica vinculada à comprovação pela empresa vencedora do seguinte Cópia da Guia da Previdência Social - GPS e do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (GFIP), referente ao último recolhimento devidamente quitado e autenticado Prova de Regularidade (certidão) relativa à Seguridade Social (INSS) e ao Fundo de Garantia por Tempo de Serviços (FGTS), em plena validade Certidão Negativa de Débitos do Município de São José dos Pinhais, exclusiva para cada fatura Folha de pagamento relativa à remuneração dos empregados relacionados aos serviços prestados e faturados O Município fará a RETENÇÃO da Contribuição Previdenciária sobre as Notas Fiscais ou faturas de prestação de serviços, atendendo ao disposto na Lei 8.212/91, com as alterações introduzidas pela Lei 9.711/98, observada, para tanto, a regulamentação aplicável O Município reserva-se no direito de reter qualquer pagamento devido a empresa vencedora, independentemente de sua origem, quando a mesma não comprovar estar em dia com as obrigações previdenciárias. As retenções de que trata este item não estão sujeitas a qualquer correção durante o período em que permanecerem pendentes de comprovação. 13/70

14 O Município em hipótese alguma efetuará pagamento de reajuste, correção monetária ou encargos financeiros correspondentes a atraso na apresentação das faturas corretas Caso o Município venha a efetuar algum pagamento após o vencimento, por sua exclusiva responsabilidade, o valor em atraso será acrescido de encargos financeiros calculados com base no IGPM/FGV (Índice Geral de Preços no Mercado), a partir do prazo estipulado para o pagamento, devendo ser este o índice utilizado para qualquer situação corrente, relativa ao presente instrumento, e na sua falta, aquele que vier a substituí-lo Caso se constate irregularidade nas faturas apresentadas, o Município, a seu exclusivo critério, poderá devolvê-las à detentora da ata, para as devidas correções. Na hipótese de devolução, as faturas serão consideradas como não apresentadas para fins de atendimento às condições contratuais A Ata de Registro de Preços poderá sofrer alterações, obedecidas as disposições contidas no art. 65 da Lei Federal n.º 8.666/93 e alterações e conforme art. 13, 1º a 4º do Decreto Municipal nº 926/ Os preços contratados têm como data base a data da proposta e, observada a legislação vigente na época de cada pagamento, serão reajustados anualmente de acordo com a variação do IGPM-FGV (ou em sua falta o índice que vier a substituí-lo) entre o mês da data base dos preços e o mês do reajuste O MUNICÍPIO poderá, a qualquer tempo, rever os preços registrados, reduzindo-os de conformidade com pesquisa de mercado, para os fins previstos no inciso V do art. 15 da Lei Federal nº 8.666/93 e suas alterações, ou quando alterações conjunturais provocarem a redução dos preços praticados no mercado PENALIDADES O descumprimento total ou parcial, de quaisquer das obrigações estabelecidas no instrumento contratual, sujeitará à empresa vencedora à multa de mora no valor de 10% (dez por cento) sobre o valor total dos serviços em atraso, de acordo com as sanções previstas na Lei nº 8.666/93 e suas alterações O valor da multa aplicada conforme os critérios acima será atualizada até a data de sua quitação, de acordo com a variação do IGP-M da Fundação Getúlio Vargas Pela inexecução total ou parcial da Ata/Contrato o Município poderá, garantida a prévia defesa, aplicar as sanções previstas no artigo 87, quando ocorrer quaisquer dos motivos enumerados no artigo 78, da Lei Federal nº /93 e suas alterações A empresa vencedora terá 05 (cinco) dias de prazo, contados a partir da sua notificação, para se pronunciar a respeito de multas aplicadas pelo Município. Decorrido esse prazo, a penalidade passa a ser considerada como aceita na forma como foi apresentada e não dará direito à empresa vencedora a qualquer contestação O Município, para garantir o fiel pagamento das multas, reserva-se o direito de reter o respectivo valor contra os eventuais créditos da empresa vencedora, independentemente de qualquer notificação judicial ou extrajudicial DISPOSIÇÕES GERAIS O Município poderá prorrogar, a qualquer tempo, os prazos para credenciamento, recebimento das propostas ou lances. 14/70

15 A presente licitação não importa necessariamente em contratação, podendo o Município revogá-la, no todo ou em parte, por razões de interesse público, derivadas de fato supervenientes comprovados ou anulá-la por ilegalidade, de ofício ou por provocação mediante ato escrito e fundamentado disponibilizado no sistema para conhecimento dos participantes da licitação O proponente é responsável pela fidelidade e legitimidade das informações prestadas e dos documentos apresentados em qualquer fase da licitação. A falsidade de qualquer documento apresentado ou a ilegalidade ou inverdade das informações nele contidas implicará a imediata desclassificação do proponente que o tiver apresentado ou, caso tenha sido vencedor, o cancelamento da ata de registro de preços, sem prejuízo das demais sanções cabíveis É facultado ao (a) pregoeiro (a) ou a autoridade superior, em qualquer fase da licitação, promover diligências com vistas a esclarecer ou a complementar a instrução do processo Os licitantes intimados para prestar quaisquer esclarecimentos adicionais deverão fazê-lo no prazo determinado pelo (a) pregoeiro (a), sob pena de desclassificação/inabilitação O não atendimento de exigências formais não essenciais não importará no afastamento do proponente, desde que seja possível a aferição da sua habilitação e a exata compreensão da sua proposta As normas que disciplinam este pregão serão sempre interpretadas em favor da ampliação da disputa entre proponentes, desde que não comprometam o interesse da administração, a finalidade e a segurança da contratação Á Secretaria Municipal de Planejamento e Desenvolvimento Econômico fica reservado o direito de rejeitar no todo ou em parte a execução dos serviços, se estiverem em desacordo com as especificações determinadas neste Edital Atendida a conveniência administrativa, ficam as proponentes vencedores obrigadas a aceitar nas mesmas condições estabelecidas, os acréscimos que forem necessários, até 25% (vinte e cinco por cento) do valor inicial atualizado do Contrato, estando sua recusa sujeita a multa correspondente a 50% (cinqüenta por cento) do valor total do respectivo Aditivo Quem, convocado dentro do prazo de validade da sua proposta, não celebrar o contrato, deixar de entregar ou apresentar documentação falsa exigida para o certame, ensejar o retardamento da execução de seu objeto, não mantiver proposta, falhar ou fraudar na execução do contrato, comportar-se de modo inidôneo ou cometer fraude fiscal, ficará impedido de licitar e contratar com o Município pelo prazo de até 5 (cinco) anos, sem prejuízo de multas previstas em edital e no contrato e das demais cominações legais Os casos não previstos neste edital serão decididos pelo (a) pregoeiro (a), observandose a legislação vigente e também pela Lei /05 e subsidiariamente a Lei 8.666/ A participação do licitante nesta licitação implica em aceitação de todos os termos deste edital Seguem anexas como partes integrantes do presente edital: ANEXO I - Projeto Básico. ANEXO II - Orçamento da Administração. ANEXO III - Declaração de Cumprimento dos Requisitos de Habilitação. ANEXO IV - Declaração de Porte de Sociedade Empresária. ANEXO V - Carta Proposta. ANEXO VI - Atestado de Visita Técnica. ANEXO VII - Modelo de Declaração. 15/70

16 ANEXO VIII - Minuta da Ata de Registro de Preços. ANEXO IX - Minuta de Contrato Os Decretos Regulamentadores deste procedimento licitatório estão disponíveis no site Qualquer informação a respeito deste edital será fornecida aos interessados pela SERMALI/DECOL/DILIC, localizada na Rua Passos de Oliveira, 1101, Centro - São José dos Pinhais/PR, telefones (41) e/ou , no horário compreendido das 08h00min às 12h00min e das 13h00min às 17h00min. São José dos Pinhais, 16 de julho de PAULO CESAR MAGNUSKEI Secretário Municipal de Recursos Materiais e Licitações 16/70

17 I - OBJETO: ANEXO I PROJETO BÁSICO Contratação de empresa especializada na prestação de serviços de Manutenção e Atualização de plataforma de ECM / BPMS para virtualização de processos e gestão documental da Prefeitura Municipal de São José dos Pinhais. II DESCRIÇÃO DAS CARACTERÍSTICAS 1. Objetivos a. Objetivo Geral Continuidade do Projeto de Virtualização de Processos e Gestão Documental, já iniciado na Prefeitura Municipal de São José dos Pinhais, tem por objetivo: Padronizar a geração da documentação relativa aos processos da Prefeitura Municipal de São José dos Pinhais, suas secretarias, autarquias e demais órgãos ligados à Administração Municipal, orientando-a por processos; Estancar a geração de documentação física da Prefeitura Municipal de São José dos Pinhais, suas secretarias, autarquias e demais órgãos ligados à Administração Municipal; Mapear os atuais processos da Prefeitura Municipal de São José dos Pinhais, suas secretarias, autarquias e demais órgãos ligados à Administração Municipal, e propor a desburocratização através do redesenho e otimização dos mesmos; Virtualizar os processos da Prefeitura Municipal de São José dos Pinhais, suas secretarias, autarquias e demais órgãos ligados à Administração Municipal, eliminando a criação da pasta física de processo de forma total com assinaturas digitais ou em formato parcial onde existam restrições logísticas ou legais ao processo digital; b. Objetivos Específicos Reduzir custos com geração de papel e movimentação da documentação existente; Desburocratizar e automatizar os processos internos, buscando reduzir assim o tempo que os processos levam para serem concluídos; Agilizar consultas e promover rastreabilidade da documentação física e eletrônica; Possibilitar o acesso rápido e fácil à informação no momento em que é solicitada; Disponibilizar de forma eficiente, eletronicamente, os documentos mais consultados; Quanto ao acervo físico, manter os padrões já praticados hoje realizados pela Contratada atual, mantendo a eficiência da busca e guarda documental. 2. Justificativa da opção por ferramenta de código livre com acesso total ao banco de dados Assegurar o acesso permanente por parte do Município às informações geradas pelos sistemas; Permitir customizações, personalizações e/ou implementações no sistema, de forma que a Administração Municipal possa ter um sistema personalizado e adequado a suas reais necessidades; 17/70

18 Garantir que inexista o risco de o município não ter acesso ao sistema ou a base de dados, visto que o software e o banco de dados estarão nos servidores do Município, sem nenhum tipo de bloqueio, chave ou senha que impeça o acesso ao mesmo; Economia em longo prazo, visto que adquirindo licença de uso em caráter permanente, o município torna-se proprietário do software não havendo a necessidade de a cada quatro anos ocorrer novo processo licitatório e arcar com altos custos de migração de dados, implantação e capacitação dos usuários, pois, caso necessário estas atividades podem ser executados pelo Departamento de Tecnologia da Informação; Menor custo de treinamento, manutenção e suporte técnico visto que não havendo mudanças periódicas de sistema, os usuários adquirem naturalmente um conhecimento e domínio maior sobre a ferramenta proporcionando ganho de produtividade e menor custo de chamados para suporte técnico; Maior segurança na geração, guarda e busca das informações do município, visto que não havendo necessidade de trocas periódicas de sistemas, o risco de perda de informações históricas em virtude de migrações e atualizações não existe; Transferência tecnológica para o Município, garantia de uso do Banco de Dados de forma integral para BI (Business Inteligence) e integração com os demais sistemas utilizados pela Administração. 3. Sistema, módulos, cessão de direito de uso e propriedade A contratada deverá fornecer o sistema com todos os seus módulos, banco de dados e cessão de direito de uso permanente conforme a baixo relacionado: Fornecimento de licença de uso com acesso total ao banco de dados para uso da Administração Municipal; O banco de dados utilizado pelo sistema, suas informações e estrutura, serão de propriedade permanente da CONTRATANTE, e deverão ser fornecidos sem qualquer tipo de mecanismo de controle de acesso por parte da CONTRATADA; O sistema e seus módulos não poderão possuir em suas telas ou relatórios nenhuma logomarca, nome ou qualquer outra forma de identificação relacionada a empresa CONTRATADA, devendo conter apenas o nome e o brasão do Município; A cessão de uso não poderá apresentar incremento financeiro vinculado a futuras evoluções de hardware, sistema operacional e banco de dados dentro da plataforma operacional adotada pelos sistemas, durante a vigência do contrato; A Contratada deverá fornecer os manuais de uso e de formas de integração (banco de dados, webservices, etc) devidamente atualizados conforme a evolução do sistema; Para o sistema e todos os módulos previstos a política de licenciamento aplicada será ilimitada, esta política aplica-se aos usuários internos e aos usuários externos, tais como, empresas, contribuintes e cidadãos do município que façam acesso ao sistema e seus módulos através da internet; As licenças de uso devem ser de caráter permanente independente do prazo da vigência contratual, ou seja, a CONTRATANTE está adquirindo a cessão de direito de uso permanente do sistema e seus módulos, podendo fazer uso destes pelo período que lhe for conveniente e independente do prazo de vigência contratual dos serviços contratados de implantação e/ou manutenção dos sistemas e seus módulos; 18/70

19 4. Bases para o Projeto Os números nesta seção foram resultados de levantamentos tomados in loco, em medições físicas de espaço atual e demais estimativas, como números de usuários, dentre outros. Treinamento e capacitação dos servidores para utilização do novo sistema a ser implantado na Prefeitura Municipal de São José e respectivas secretarias, autarquias e demais órgãos ligados à Administração Municipal; Atualmente são 430 servidores utilizando o sistema atual, onde no decorrer da automatização dos processos em sistema este quantitativo tende a ser crescente. Hoje a prefeitura tem em sua estrutura organizacional cerca de mil servidores públicos; Quantitativo de 51 Tipos de Processos (Assuntos) a serem mapeados, otimizados e automatizados em ferramenta de BPMS (Business Process Management Suite); Dois pontos de entrada física de documentos (protocolos); Digitalização do quantitativo correspondente aos Projetos Arquitetônicos e demais documentos pertencentes à Prefeitura Municipal de São José dos Pinhais, especificado no item deste Termo de Referência 5. Metodologia de Execução Para a Consultoria Arquivológica e de Processos serão aplicados os conceitos da Metodologia BPM (Business Process Management), estabelecida e padronizada pela WfMC (Workflow Management Coalition). Deverão ser mapeados os tipos documentais por departamento, bem como os fluxos que os documentos são tramitados, identificando problemas e propondo melhorias.segundo a metodologia, os fluxos documentais deverão ser tratados em cinco fases específicas: a) Mapeamento; b) Modelagem AS-IS; c) Modelagem TO-BE; d) Automação em ferramenta BPMS; e) Monitoramento de Desempenho. Atualmente a Prefeitura Municipal de São José dos Pinhais dispõe de uma empresa contratada para os serviços de logística documental, que consistem nas seguintes atividades: metodologias documentais para a logística física completa da documentação considerando o transporte inicial dos documentos, o armazenamento temporário, a custódia (armazenamento físico), seguindo as recomendações do CONARQ; organização, triagem, higienização, planilhamento, classificação, indexação de caixas; digitalização; indexação de imagens; controle de qualidade; controle de entrada e saída de documentos; sendo todas as atividades embasadas com os conceitos práticos e teóricos de Arqueologia e padrões de mercado. A continuidade destes serviços e requisitos serão objetos obrigatórios desta contratação. 6. Especificação Técnica de Serviços e Software Consultoria de análise de processos (BPM) e Arquivológica. A Contratada deverá disponibilizar equipe de profissionais consultores que irão gerar insumos básicos para nortear a parametrização e implantação do sistema de ECM / Workflow já existente, bem como para a operação de logística documental. As atividades de consultoria detalhadas aqui têm como principais responsabilidades os seguintes itens: Geração de diagnóstico Arquivológica completo nos departamentos e com prioridade acordada com a Contratante; 19/70

20 Levantamentos e checagem de legislações Estaduais e Federais que regem o tratamento documental, bem como regras atuais ditadas por órgãos normatizadores da área, como o Conselho Nacional de Arquivos CONARQ; Coleta de informações da estrutura organizacional através de reuniões, entrevistas e questionários e/ou extração de dados de sistemas existentes; Definição da fonte de dados de informações de lotação de usuários nas áreas do organograma; Levantamento de assuntos (processos) existentes; Desenho e validação dos fluxos documentais priorizados com o desenho do fluxo atual (AS- IS) e das próximas iterações destes fluxos otimizados e homologados junto a Contratante (TO-BE); Importação destes fluxos no sistema ECM / Workflow, testes (de negócio) e homologação dos mesmos; Planejamento de implantação, agendamento e coordenação de treinamentos; Acompanhamento de indicadores de uso, após implantação. Dentre os objetivos principais dos serviços relativos à consultoria em desenho de fluxos e mapeamento Arquivológica, destacam-se os seguintes: Simplificar a tramitação: Redução do ciclo das tramitações, através da eliminação das atividades que não agregam valor (exemplos: excesso de aprovações, retrabalhos, desperdícios e relatórios desnecessários). Redução de Custo: Usar os recursos com eficiência auxiliam na redução de custos e na otimização de processos, diminuindo a geração de papel no dia-dia. Melhoria de Qualidade: A melhora de qualidade no resultado final dos fluxos é um desdobramento da melhoria contínua dos processos, isto resulta em um aumento do valor agregado para o cidadão e também para o órgão. Atender a conformidade legal: Ajuda o órgão a operar dentro dos padrões legais estabelecidos, mitiga o risco de não conformidades, extravios, acúmulo de atrasos no trâmite, etc. O mapeamento de fluxos documentais e processos é uma ferramenta gerencial e de comunicação. Sua finalidade é ajudar a entender e conhecer os processos existentes para promover melhorias aos mesmos, ou para implantar uma nova estrutura voltada à processos. Os processos de negócio são os primeiros a serem identificados e, em seguida, os processos de apoio. O mapeamento também auxilia a enxergar claramente os pontos fortes e pontos fracos (com necessidade de melhoria, tais como: complexidade na tramitação, custos altos, gargalos, falhas de integração, atividades redundantes, tarefas de baixo valor agregado, retrabalhos, excesso de documentação e aprovações), além de ser uma excelente forma de melhorar o entendimento sobre os processos e aumentar o desempenho, reduzindo os prazos de conclusão dos processos. A Contratada deve ter metodologia bem definida e seguir minimamente o seguinte ciclo de vida da disciplina do BPM (Business Process Management): 1 - Mapeamento 2 - Modelagem 3 - Melhoria 4 - Implementação 5 - Monitoramento A definição de fluxos a serem mapeados e suas prioridades será feita conjuntamente com a Contratante e, após a definição de escopo dos mesmos, a Contratada através de seus consultores deverá seguir minimamente as seguintes atividades (para cada fluxo / processo): Para entender as seções do organograma participantes deste processo: 20/70