Nova matrícula de calouros:

Transcrição

1 Nova matrícula de calouros: Treinamento para verificação de documentos pelas COMGRADs Irma Bueno Julian Milone Juliana Azevedo Letícia Fernandes

2 Portal do Candidato: maior eficiência na matrícula dos calouros Candidatos de outras localidades; Dificuldades de locomoção, alojamento, repetição do processo de idas e vindas até o início das aulas e os altos custos desse deslocamento; Falta de recursos humanos e infraestrutura da Universidade para realizar esse processo inicial de recebimento dos documentos e avaliação da documentação de renda; Novos prazos (mais curtos) com o SiSU; Otimização do processo de ocupação das vagas; Diminuição do tempo do processo de ingresso e matrícula; Eficiência na alocação de recursos da Universidade; Otimização do processo de digitalização dos documentos; Modernização e segurança do processo; Menor acúmulo de documentos físicos;

3 Informações gerais Prazos do processo de ingresso 22 a 26/01/2016 apresentação de documentos pelo Portal do Candidato SiSU 25/01 a 03/02/2016 apresentação de documentos pelo Portal do Candidato Vestibular A partir de 22/01/2016 análise e homologação da documentação pelo DECORDI 23 a 25/02/2016 matrícula presencial dos candidatos na COMGRAD Dúvidas dos candidatos ANTES da matrícula: Contatos sobre documentação de renda: e Contatos sobre documentação escolar: e para contato: secdoc@decordi.ufrgs.br Aluno só vai ter contato com a COMGRAD na fase da efetivação da matrícula (matrícula presencial)

4 O papel da COMGRAD na Nova Matrícula dos Calouros Preparação inicial para acolhimento: Verificar a disponibilidade de recursos, tais como: sala, impressoras, computadores com acesso à rede. Testar os arquivos, as impressoras e os computadores para a efetivação da matrícula. Imprimir a lista dos calouros pela ordenamento (a distribuição nas faixas horárias de matrícula é feita pelo ordenamento) No final da tarde da segunda-feira (22/02/2016) a lista estará mais completa. Portanto, solicitamos que aguardem esse prazo para fazer a impressão. Imprimir uma grade de horários da Etapa 01 do curso para facilitar o esclarecimento de possíveis dúvidas. Imprimir uma lista com, unicamente, informações das disciplinas que a COMGRAD matriculará os calouros. Distribuir placas orientadoras para a matrícula dos calouros. Deixar visível o horário de atendimento da COMGRAD, em especial o dos dias 23 a 25 de fevereiro de 2016 (período das matrículas dos calouros 2016/1) Importantíssimo, pois os candidatos têm até o último horário do dia 25/02/2016 para terem a matrícula realizada pela COMGRAD. Sugestão da COMGRAD Enfermagem é de entregar mosquitinhos com o horário de funcionamento da COMGRAD, em especial nesses dias de matrícula de calouros.

5 Modalidades de reserva de vaga L1 - candidato egresso do Sistema Público de Ensino Médio Brasileiro com renda familiar bruta mensal igual ou inferior a 1,5 salário-mínimo nacional per capita; L2 - candidato egresso Sistema Público de Ensino Médio Brasileiro com renda familiar bruta mensal igual ou inferior a 1,5 salário-mínimo nacional per capita autodeclarado preto, pardo ou indígena; L3 - candidato egresso do Sistema Público de Ensino Médio Brasileiro com renda familiar bruta mensal superior a 1,5 salário-mínimo nacional per capita; L4 - candidato egresso do Sistema Público de Ensino Médio Brasileiro com renda familiar bruta mensal superior a 1,5 salário-mínimo nacional per capita autodeclarado preto, pardo ou indígena;

6 Documentos que o candidato deve apresentar/mostrar na matrícula presencial ORIGINAL ou CÓPIA AUTENTICADA Documento de identidade (Carteira de Identidade; CNH modelo novo com foto; Passaporte; Carteira de Trabalho, etc); CPF; Certificado de Conclusão do Ensino Médio; Histórico Escolar do Ensino Médio; Diploma de curso superior (casos raros e específicos); Diploma só pode ser apresentado por candidatos de Acesso Universal/Amplo. Para candidatos de reserva de vagas é exigida a apresentação do histórico escolar e certificado de conclusão do Ensino Médio! Para os que já foram alunos da UFRGS, só deve-se pedir a documentação de identificação. A PROGRAD enviará uma lista para as COMGRADs com candidatos nessa situação. ATENÇÃO!!!! Candidatos L1 e L2 devem apresentar também a documentação de identidade e CPF dos membros do grupo familiar Os documentos devem ser apresentados, mas não recolhidos! É só verificar se os documentos que estão no Portal do Candidato são IGUAIS aos exibidos no dia da matrícula (original ou cópia autenticada. Cópia simples não pode ser aceito).

7 O papel da COMGRAD na Nova Matrícula dos Calouros No momento da matrícula: Solicitar a documentação de identidade e escolar do candidato (e também a documentação de identificação do grupo familiar no caso de candidatos L1 e L2); NÃO é preciso verificar a documentação de renda!!!! Se levarem no dia, não precisa olhar, mas devem ser informado que eles devem guardar tal documentação. Conferir a documentação apresentada com a constante no Portal do Candidato (deve ser a mesma. Só pode ser aceito o original ou a cópia autenticada); Recolher as declarações: de não ocupação de vagas para TODOS; de ciência das regras da reserva de vagas L1, L2, L3 e L4; autodeclaração étnico-racial L2 e L4 (essa deve ser preenchida e assinada na hora! Se trouxe pronta, fazer novamente. Instruções no KIT COMGRAD) Se tudo estiver correto, vincular o aluno ao curso e efetuar a matrícula nas disciplinas; (proceder como já se fazia nos semestres anteriores) Se o candidato não trouxer a documentação exigida ou esta for diferente da que está no Portal do Candidato: ENCAMINHE O CANDIDATO IMEDIATAMENTE AO DECORDI A COMGRAD não precisa e nem deve tentar resolver qualquer problema referente à documentação dos candidatos por si própria. Se surgir alguma dúvida sobre a documentação, encaminhar o candidato imediatamente ao DECORDI (atenção ao horário de atendimento do DECORDI: 8:30 às 17h PARA TRATAR SOBRE A MATRÍCULA DOS CALOUROS!) Para os candidatos L2 e L4, deve ser feito o preenchimento e a coleta da assinatura na Autodeclaração étnicoracial no momento da matrícula.

8 Casos de diferença da documentação apresentada Nos casos em que seja verificada diferença entre a documentação apresentada pelo candidato no dia da matrícula com aquela inserida no Portal do Candidato, deve-se encaminhar o candidato ao DECORDI. É imprescindível, porém, que se identifique que a documentação não confere com o original no Portal do Servidor; Ainda, deve-se indicar no Parecer qual(is) documento(s) (e de quem, no caso dos candidatos L1 e L2) não confere(m) com o original.

9 Autodeclaração Étnico-racial Necessidade de assinatura presencial para candidatos ingressantes pela modalidade L2 e L4 L2: candidato egresso Sistema Público de Ensino Médio Brasileiro com renda familiar bruta mensal igual ou inferior a 1,5 salário-mínimo nacional per capita autodeclarado preto, pardo ou indígena; L4: candidato egresso do Sistema Público de Ensino Médio Brasileiro com renda familiar bruta mensal superior a 1,5 salário-mínimo nacional per capita autodeclarado preto, pardo ou indígena; Não se pode dizer ao candidato o que responder. Se ele perguntar, devolver a pergunta com Por que você se declara como você se declarou (preto/pardo/indígena)?

10 Autodeclaração Étnico-racial na matrícula por procuração No caso de matrícula de candidato L2 e L4 por procuração: O procurador deve assinar um termo em que se compromete a informar o candidato de que este deve comparecer no DECORDI, em 30 dias, para assinar a Autodeclaração Étnicoracial. O candidato que não comparecer ao DECORDI nesse período, terá sua matrícula bloqueada, podendo, ainda, ser aberto processo de desligamento da UFRGS. Data a ser preenchida pela COMGRAD Isso porque a autodeclaração étnico-racial é pessoal e intransferível

11 Termo de ciência das regras para ocupação de vaga em reserva de vaga Deve ser recolhida de TODOS os candidatos de reserva de vagas (L1, L2, L3 e L4) Pode já vir preenchida. Se o candidato não trouxer, entregar uma cópia para ele preencher na hora. O candidato deve saber para qual vaga se inscreveu, caso não lembre, há no Portal do Candidato tal informação.

12 Termo de não ocupação de vaga Deve ser preenchida por TODOS os candidatos. Pode já vir preenchida. Se o candidato não trouxer, entregar uma cópia para ele preencher na hora. O candidato deve saber para qual vaga se inscreveu, caso não lembre, há no Portal do Candidato tal informação.

13 Matrícula feita por procurador A procuração pode ser simples (não precisa ser registrada em cartório); Deve-se recolher a procuração e ficar com uma cópia do documento de identidade do procurador e uma cópia do documento de identidade do candidato; As cópias, tanto do documento de identificação do candidato como do procurador, podem ser cópias simples. Encaminhar ao DECORDI dentro do envelope junto com as Declarações Colocar junto com as declarações do candidato a quem o procurador veio representar

14 O que fazer no caso de PROBLEMAS com a documentação apresentada? Durante o prazo da matrícula dos calouros 23 a 25/02/2016: COMGRAD >> problemas identificados >> encaminha o candidato para o DECORDI Situação 1: DECORDI soluciona o problema dentro do prazo (até 25/02/2016) >> COMGRAD faz a matrícula nas disciplinas Por isso é extremamente importante informar os candidatos do horário de atendimento das COMGRADs durante os 3 dias reservados para matrícula de calouros! A matrícula do calouro pode ser feita fora da faixa horária previamente reservada. Situação 2: DECORDI soluciona o problema depois do dia 25/02 >> COMGRAD orientar a matrícula >> encaminha para o DECORDI com a grade de disciplinas e horários do calouro para o semestre >> DECORDI registra a matrícula conforme grade de disciplinas fornecida pela COMGRAD Candidato comparece na COMGRAD pela primeira vez DEPOIS do prazo de matrícula dos calouros a partir de 26/02/2016: RENUNCIANTE

15 Formulário de horários para matrícula no DECORDI

16 Formulário de horários para matrícula no DECORDI Também deve ser utilizado nos casos de alunos reingressantes no MESMO curso ou que já tenham cursado as disciplinas de primeira etapa.

17 Formulário de horários para matrícula no DECORDI O requerimento pode ser encaminhado pela COMGRAD ou pelo próprio aluno. No caso da necessidade de autorização do(s) Departamento(s) para a ocupação de vaga(s), é possível imprimir o em que o Chefe do Departamento autoriza a utilização (ou ampliação) da(s) vaga(s) e anexar ao formulário (indicar no formulário que a autorização veio por )

18 ATENÇÃO!!!!! TODOS os documentos que estão no Portal já foram analisados e homologados pelo DECORDI. A COMGRAD deve APENAS: conferir se os documentos físicos apresentados no dia da matrícula presencial são IDÊNTICOS aos digitalizados no Portal do Candidato; conferir se estes documentos são ORIGINAIS ou CÓPIAS AUTENTICADAS; acompanhar o preenchimento e coletar a assinatura do candidato L2 ou L4 na Autodeclaração Étnico-Racial. (ou o Termo de Compromisso de Apresentação de Documento preenchido e assinado pelo procurador) recolher, no caso de matrícula por procuração, a procuração e as cópias dos documentos de identificação do candidato e do procurador) recolher as declarações: de não ocupação de vagas para TODOS; de ciência das regras da reserva de vagas L1, L2, L3 e L4; autodeclaração étnico-racial L2 e L4 (ou o Termo de Compromisso de Apresentação de Documentos preenchido e assinado pelo procurador) A COMGRAD tem até o término da primeira semana de aula para encaminhar o envelope com as Declarações (e procurações) recolhidas durante o período de matrícula. SE houver QUALQUER diferença entre os documentos que estão no Portal do Candidato e os que foram apresentados no dia da matrícula, ENCAMINHAR AO DECORDI SE houver QUALQUER DÚVIDA: ENCAMINHAR AO DECORDI

19 Contatos do DECORDI Ramal: Divulgação do material da Capacitação KIT COMGRAD A partir de 19/02/2016 (sexta-feira)