SUGESTÕES PARA O DEBATE SOBRE O REGIMENTO INTERNO Os Fóruns estão começando a rever seus Regimentos Internos e conferindo se estes estão colaborando da melhor forma possível para seu funcionamento. Este documento é uma colaboração a esse processo. Não existe uma receita pronta de Regimento Interno, apenas alguns pontos que de preferência devem constar. No intuito de colaborar com o trabalho dos Fóruns e seus GTs, apresentamos algumas questões para reflexão. Ao discutir o Regimento Interno um Fórum aprofunda a consciência de seus membros sobre o seu papel e todos passam a se conhecer melhor. Não precisa haver pressa. Podem ser criados um ou mais Grupos de Trabalho para discutir todo o Regimento ou alguns pontos do mesmo. O debate deve levar quantas reuniões forem necessárias até haver consenso do grupo. Sugerimos que primeiro o Fórum delibere sobre quais são suas atribuições e por quais princípios regerá sua atuação. Tendo estes pontos acordados entre todos, ficará mais fácil decidir qualquer impasse que surgir mais adiante usando-os como referência. Ao redigir o Regimento Interno é bom lembrar que apesar de ser um documento que pode ser revisto e modificado, enquanto está em vigor ele orienta todas as ações do Fórum. Assim, além de considerar as questões do momento atual é importante que também trate das que ainda podem ocorrer, já que no calor dos acontecimentos é sempre mais difícil tomar decisões de forma equilibrada e justa. O ideal é o uso de linguagem simples, clara e direta, evitando legalismos um Fórum é um espaço aberto à participação de todos e seu Regimento deve ser de fácil compreensão. Também não é necessário seguir ritos e preceitos que engessam e as vezes confundem. Da mesma forma, não é aconselhável nem necessário que o mesmo seja publicado por nenhum órgão oficial. Apenas é importante que cada membro o conheça. DO OBJETIVO, CONSTITUIÇÃO, SEDE E FORO É importante que todos os membros do Fórum saibam qual é o seu objetivo, a sua missão e que isto esteja claramente definido logo no início do Regimento Interno. PRINCÍPIOS E ATRIBUIÇÕES Aqui é bom que sejam estabelecidos por quais princípios 1 o Fórum vai se reger. 1 Na apresentação sobre Agenda 21 Local encontram-se algumas informações sobre os Princípios: http://www.agenda21comperj.com.br/utilidades/apresentacoes 1
Estes são úteis nos momentos em que há divergência de opiniões e é preciso tomar uma decisão. Recorre-se a eles para perguntar: O que é mais transparente? O que é mais sustentável? Entre os princípios mais citados temos: democracia, participação, transparência, preocupação com o futuro (sustentabilidade), parceria, responsabilidade. No entanto, é importante que esteja descrito o que se entende por cada um destes princípios. As atribuições são as responsabilidades que o Fórum entende que deve assumir para a realização de seus objetivos, dentro dos princípios que o regem. Quais tarefas deve cumprir? COMPOSIÇÃO A composição especifica o número de membros do Fórum e como eles se distribuem entre os diferentes setores e interesses existentes no município. Pode recomendar, sem engessar, que esta distribuição equitativa não se atenha apenas ao Primeiro, Segundo, Terceiro Setores e Comunidade. Mas também considere a equidade entre os gêneros, etnias, faixa etária, geografia do município, etc. Ou seja, uma distribuição razoavelmente equilibrada entre homens e mulheres, negros, brancos e indígenas de acordo com a sua presença no município, representantes de movimentos de jovens e de idosos, da área urbana e da rural, do centro e da periferia, etc. Ao tratar dos setores é bom indicar as instâncias (federal, estadual, municipal) que fazem parte do Primeiro Setor. Como se dará a representação do Segundo Setor (por entidades representativas das atividades econômicas do município Associação Comercial, Colônia de Pescadores, Cooperativas, Sindicatos Patronais, etc. - ou por empresas?) Como se buscará distribuir a representação do Terceiro Setor entre as diversas causas e questões defendidas pelas ONGs presentes no território? No caso da representação das Comunidades, esta se dará através de Associações de Moradores ou de indivíduos? Suplentes: Devem ser indicados por cada instituição junto com indicação do membro titular ou serão indicadas outras instituições por setor? Neste caso, de que forma um suplente representa o titular? DIREITOS E DEVERES DOS MEMBROS É bom especificar quais são os direitos dos titulares e dos suplentes ter voz em todas as reuniões e voto quando necessário, representar o Fórum quando convidado a isto, etc. São os mesmos direitos? E deveres como: comparecer às reuniões, apoiar a implementação do PLDS, divulgar a Agenda, manter sua instituição informada sobre os debates e deliberações do Fórum e nele representar as posições de sua instituição, etc. Especificar que a participação no Fórum e em suas atividades é estritamente voluntária e que seus membros não são remunerados. 2
INGRESSO Como se dará o ingresso de instituições ou indivíduos no Fórum? Em eleições? Como estas serão organizadas? Quem poderá candidatar-se? Quem estará habilitado a votar? Por convite da Coordenação, do seu setor, de todo o Fórum? Pela manifestação de vontade da instituição ou indivíduo? Como este ingresso será aprovado? Basta a maioria do Fórum ou a pessoa ou instituição deve participar de um determinado número de reuniões antes de ter seu ingresso aprovado? Como manter a equidade se for através de eleições? DURAÇÃO DO MANDATO Os membros do Fórum terão uma duração definida para seus mandatos? A pessoa ou a instituição que representa? Pode ser reeleita? Caso positivo, quantas vezes? O que acontece se o mandato expirou mas o Fórum quer continuar contando com a colaboração daquela pessoa ou instituição? O que acontece quando apenas uma instituição representa um segmento importante do município? SUBSTITUIÇÕES, LICENCIAMENTO E DESLIGAMENTO Como a substituição de um membro deve ser formalizada? A instituição representada no Fórum pode substituir seu representante quando quiser, mas o Fórum precisa ou não aprovar a pessoa indicada? Em quais casos um membro deve ser desligado ou se licenciar do Fórum? Ausência repetida das reuniões (quantas?); desrespeito aos demais membros do Fórum ou outro comportamento inadequado (quem determina?); candidatura a cargo eleitoral (com qual antecedência? por quanto tempo?); participação intensa em campanha eleitoral ou outra instância político partidária? Quem determina quais comportamentos são contrários aos interesses do Fórum e de que forma se dá o desligamento do membro qual o direito de defesa, qual o quórum necessário? Quem é desligado o indivíduo ou a instituição? No caso de desligamento de um indivíduo ou instituição, como é feita a substituição? Neste caso é importante considerar o que o Fórum estabelece como norma para ingresso e como se estabelece o papel dos suplentes. DA ORGANIZAÇÃO E COMPETÊNCIAS A maioria dos Fóruns está organizada com uma Coordenação Setorial composta por um representante de cada setor que entre eles escolhem um/a Coordenador/a Geral. 3
Mas nem todos. Alguns Fóruns têm uma Coordenação Setorial com oito pessoas. Alguns escolhem o/a Coordenador/a Geral entre todos os membros do Fórum, seja por consenso ou por votação. Seja como for, o importante é pensar em todas as tarefas que precisam ser executadas para o bom funcionamento do Fórum e distribuí-las de forma que ninguém acumule muito poder ou fique sobrecarregado/a. COORDENAÇÃO GERAL Quais suas atribuições? Representar o Fórum; elaborar a pauta e conduzir as reuniões; assinar documentos e correspondência; encaminhar, estimular e / ou verificar que os encaminhamentos decididos estão sendo cumpridos; tomar decisões em caso de emergência, etc. COORDENAÇÃO SETORIAL Quais suas atribuições? Representar os interesses de seus setores; mobilizar seus setores para as reuniões e divulgar para os mesmos os resultados e encaminhamentos; mobilizar seus setores para colaborar com atividades do Fórum e implementação de ações e propostas da Agenda, etc. SECRETARIA A Secretaria Executiva para funcionar bem precisa ser ocupada por uma pessoa remunerada que possa usar parte do seu tempo para as atividades necessárias ao exercício desta função. O ideal é que o Primeiro Setor indique alguém para ocupar a Secretaria Executiva e disponibilize um local para sua instalação. Ou alguma organização que disponha de meios para isso. O Fórum deve aprovar a indicação da pessoa que ocupará o cargo? Caso as tarefas não estejam sendo desempenhadas a contento, como proceder? O/A Secretário/a é subordinado ao Coordenador/a? Quais as atribuições? Apoiar a Coordenação Geral e a Coordenação Setorial na execução de suas funções; manter toda a documentação pertinente ao Fórum e a seus membros em ordem e disponível; divulgar o calendário das reuniões, convocar reuniões, tomar notas das reuniões e fazer ata ou registro das mesmas, enviar atas ou registros das reuniões a todos os membros do Fórum, prestar esclarecimentos sobre o trabalho do Fórum e sobre a Agenda quando necessário, consolidar os trabalhos dos Grupos de Trabalho, elaborar os relatórios e planos de trabalho propostos e divulgá-los aos demais membros do Fórum, etc. 4
COMITÊS E GRUPOS DE TRABALHO O Regimento tanto pode apenas indicar que o Fórum poderá criar Grupos de Trabalho por tempo indeterminado sempre que julgar necessário ou já deixar indicada a criação de algum Grupo de Trabalho específico, como um de Comunicação, por exemplo. Neste caso deverá indicar sua composição, tarefas e os limites de sua atuação seguindo os moldes do relacionado para as Coordenações e Secretaria. ASSEMBLEIAS, PLENÁRIA E REUNIÕES Assembleia Geral é uma reunião para a qual são convocados todos os membros de uma instituição ou sócios de uma empresa, com formalidades. Segundo o Dicionário Aurélio: Assembleia geral, sessão em que se reúne a totalidade ou a maioria de sócios de qualquer associação. Plenária é qualquer assembleia que reúne em sessão todos os seus membros. Geralmente as reuniões dos Fóruns são com todos os membros e assim a Assembleia Geral ou uma Plenária nada mais são do que uma reunião de todo Fórum. É sempre melhor evitar confusão não chamando a mesma coisa por nomes diferentes. Caso o Fórum faça a opção pelo uso do termo Assembleia Geral ou Plenária, deve deixar claro do que se trata e quem dela faz parte, estabelecendo qual a diferença entre a Assembleia Geral, Plenária, o Fórum e uma reunião ordinária. Reunião Ordinária são as reuniões estabelecidas no artigo a seguir, para as quais pode ser feito um calendário anual. Reuniões Extraordinárias são convocadas com pauta específica em caso de necessidade. Quem pode convocar? Coordenador/a? Coordenação Setorial? Quantos membros do Fórum são necessários para convocar uma reunião extraordinária? Quem faz a convocação estabelece a pauta e, normalmente, a reunião extraordinária deve se ater a ela. Todas as reuniões serão sempre abertas ao público? Quem tem direito à voz nas reuniões? FREQUÊNCIA DA REALIZAÇÃO Ao pensar na frequência das reuniões é importante considerar o tamanho do Fórum, a facilidade que seus membros encontram de estar todos presentes às reuniões e a importância das pautas. Reuniões com assuntos pouco relevantes, poucos membros presentes e desequilíbrio na representação dos setores podem indicar a necessidade de espaçar as reuniões do Fórum (ou melhorar a convocação). 5
No entanto, é importante que reuniões menos frequentes com todos os membros não dispersem ou desmotivem o Fórum. A Coordenação Setorial e os Grupos de Trabalho precisam se manter ativos e divulgar os resultados e encaminhamentos de suas reuniões. Com que frequência o Fórum todo pretende se reunir? Todos os meses, a cada dois meses quatro vezes por ano? Quantas vezes e quando a Coordenação Setorial se reúne? E os Grupos de Trabalho? CONVOCAÇÃO Quem convoca as reuniões e como? Só a Secretaria Geral ou os coordenadores setoriais também têm responsabilidade? Como é feita a convocação? Por email? Mídias sociais? Telefone? REGISTRO DAS REUNIÕES O registro das reuniões deve ser obrigatório, porém não necessariamente no formato de atas, já que estas são documentos de difícil leitura e que demandam um esforço extra da Secretaria Executiva para serem divulgadas. Quais pontos devem constar do registro, memória ou relatório das reuniões? Lista de presença, pontos debatidos, decisões tomadas, encaminhamentos, etc. Como este registro deve ser divulgado e por quem? No site? Enviado a todos os membros do Fórum? Também deve ser enviado à Diretoria das instituições representadas? Devem ficar disponíveis na Secretaria? E o registro e divulgação das reuniões da Coordenação Setorial e dos Grupos de Trabalho? PROCESSO DECISÓRIO Todos os Fóruns estabelecem que suas decisões devem se dar por consenso. Quantas reuniões ou rodadas de discussão sem consenso são necessárias até se determinar que se esgotaram as possibilidades de consenso? Qual o procedimento quando o consenso não é possível? Chamar um mediador externo? Reunião extraordinária da Coordenação Setorial para sugerir opções a serem levadas ao Fórum? Neste caso, há votação? Quais os procedimentos necessários (convocação, quórum, maioria, etc.?) 6
COMUNICAÇÃO E REPRESENTAÇÃO Quem pode falar em nome do Fórum? Só o/a Coordenador/a? O GT de Comunicação? Em quais circunstâncias o/a Coordenador/a deve consultar o Fórum antes de emitir sua opinião? Para quê e como a logomarca do Fórum pode e não pode ser utilizada? Quem decide? Quem pode autorizar? Como o Fórum divulga seu trabalho e mobiliza a comunidade local para opinar, participar, fazer parcerias? Como manter todos os membros do Fórum e demais parceiros, colaboradores e interessados em geral a par do que o Fórum está discutindo, planejando, realizando? Como é a presença do Fórum nas mídias sociais? Quem decide se o Fórum terá uma página? Pode ser Perfil ou tem que ser Grupo? Quem administra / modera? Pode postar propaganda comercial? Política? Piada? Quem decide se uma conversa passou dos limites? Quem decide quais são os limites? Como o Regimento pode ser alterado? DISPOSIÇÕES GERAIS Como resolver casos que não estejam definidos no Regimento? OUTRAS QUESTÕES Como proceder no caso de um projeto? Em nome de qual instituição o Fórum apresenta projetos? Quem coordena? Quem presta contas? Quem administra? Quem avalia? Os membros do Fórum não podem ser remunerados por esta função. Mas e quando trabalham em um projeto do Fórum? Caso se consiga a aprovação de um Fundo da Agenda 21, como e por quem é feita a gestão deste Fundo? Quem autoriza despesas? Como é realizada a prestação de contas? 7