DECLARAÇÃO DE PROTEÇÃO DE DADOS DE FUNCIONÁRIOS 1. 17 DE MAIO DE 2017INTRODUÇÃO Em conexão com a implementação de um sistema de gerenciamento de recursos humanos (doravante chamada sistema de RH ), a empresa do Grupo Rakuten (doravante chamada nossa empresa ), que emprega ou usa funcionários e outros, estipula a política de privacidade relativa às informações pessoais dos funcionários e outros (doravante chamada esta política ), para descrever suas práticas no que diz respeito à coleta, uso, armazenamento, transferência e outros processamentos de informações pessoais dos funcionários e outros.para os fins desta Declaração, Funcionário" significa antigos e potenciais funcionários bem como o pessoal presente e futuro da Empresa (incluindo candidatos, voluntários, agentes, estagiários, trabalhadores temporários e ocasionais). O responsável pelos dados é a entidade com primordial responsabilidade pelo manuseio dos Dados Pessoais. Para os fins desta Declaração, existem dois responsáveis pelos Dados Pessoais coletados em relação ao Sistema de RH, que são a Empresa e a Rakuten, Inc. ("nós" e "Responsáveis pelos Dados"). 2. QUE DADOS PESSOAIS COLETAMOS E COMO OS USAMOS As boas práticas de emprego e o funcionamento eficaz do nosso negócio exigem que nós realizemos a coleta, uso, armazenamento, transferência e tratemos determinados Dados Pessoais. 2.1 Que Dados Pessoais coletamos A Empresa coleta Dados Pessoais sobre Funcionários que sejam diretamente relevantes para a execução das tarefas e responsabilidades dos Funcionários durante o tempo que estão ao serviço da Rakuten, empresa do Grupo Rakuten, e que sejam necessários para cumprir as obrigações legais dos Responsáveis pelos Dados ou que de outra forma possam ser coletados sob as leis locais. Em particular, a Empresa coleta as categorias e tipos de Dados Pessoais estabelecidos no Anexo 1. 2.2 Como usamos os Dados Pessoais Usamos os Dados Pessoais listados no Anexo 1 para os fins estabelecidos no mesmo anexo. Não usamos Dados Pessoais de qualquer Funcionário (obtidos do Funcionário em sua condição de funcionário) para fins de marketing, exceto quando obtemos o consentimento expresso do Funcionário para fazê-lo e damos ao Funcionário o direito de posteriormente se opor a qualquer momento e sem nenhum custo ao uso de Dados Pessoais para fins de marketing. 2.3 Dados Pessoais Sensíveis Podemos coletar e tratar determinadas categorias especiais de Dados Pessoais ("Dados Pessoais Sensíveis") sobre Funcionários quando exigido pela legislação local, quando necessário para a declaração ou defesa de um direito em ações judiciais, ou quando a Empresa tiver motivos legítimos para tratar tais Dados Pessoais Sensíveis e, quando necessário, o Funcionário tiver dado consentimento explícito. Em particular, a Empresa trata informações relativas à saúde física e/ou mental para fins de administração de benefícios e relacionadas a questões de saúde, segurança e acomodação do local de trabalho. - 1 -
2.4 Informações de Contato de Emergência Como mostrado no Anexo 1, o Sistema de RH contém informações de contato de emergência (este tipo de Dados Pessoais inclui Dados Pessoais de parentes, responsáveis e associados dos Funcionários ("Contatos de Emergência") para fins de contato de emergência. Em relação a esse tipo de Dados Pessoais, é de responsabilidade dos Funcionários informar essas pessoas sobre os seus direitos e obter o seu consentimento, se necessário, para o tratamento de tais Dados Pessoais, como estabelecido nesta Declaração. 2.5 Comunicações Internas Nós eventualmente apresentamos nossos funcionários em nossos materiais internos para promover a comunicação interna do Grupo Rakuten. Podemos usar sua imagem e/ou nome em qualquer fotografia, imagem, vídeo, filme, performance ou gravação de som (coletivamente, a Imagem" do funcionário) para circular ou nos publicitar ou aos negócios do Grupo Rakuten ou para qualquer outro fim de comunicação interna. Podemos decidir editar, alterar, copiar, exibir, publicar ou difundir sua Imagem a qualquer momento e em qualquer opção de mídia (o produto final será conhecido como Mídia"), desde que essa Mídia seja feita e usada somente para comunicação interna do Grupo Rakuten. A Mídia pode ser exibida em todo o mundo no Grupo Rakuten. 3. COMO ARMAZENAMOS DADOS PESSOAIS E QUEM PODE ACESSÁ-LOS Além de armazenar Dados Pessoais dos Funcionários no Sistema de RH, mantemos um arquivo em papel individual sobre cada funcionário. O Departamento de Recursos Humanos Globais e o Departamento de Recursos Humanos da Empresa mantêm esses arquivos em um local seguro. O acesso aos Dados Pessoais é restrito às pessoas que necessitem de tal acesso para os fins listados no Anexo 1 ou quando exigido por lei, incluindo membros do Departamento de Recursos Humanos Globais e do Departamento de Recursos Humanos da Empresa, os diretores da área de negócios do Funcionário, e os representantes autorizados das funções de controle interno dos Responsáveis pelos Dados, tais como Conformidade e Jurídico. O acesso pode também ser concedido com base na rigorosa necessidade de conhecimento a outros diretores dos Responsáveis pelos Dados, quando relevante se o Funcionário estiver sendo considerado para uma oportunidade de emprego alternativa, ou se um novo diretor nomeado na área de negócios precisar analisar os arquivos. Todos os Funcionários, incluindo diretores, estão vinculados às exigências desta Declaração. 4. COMUNICAÇÃO E TRANSFERÊNCIAS INTERNACIONAIS DE DADOS PESSOAIS Podemos comunicar, de acordo com a lei aplicável, Dados Pessoais relevantes a determinados terceiros para a manutenção e operação do Sistema de RH e em relação aos seguintes serviços que nos forem prestados: administração de benefícios (incluindo administração de seguros e planos de aposentadoria), administração de remuneração, administração e assistência de recursos humanos, serviços de folha de pagamento, administração de viagens de negócios e serviços associados, serviços de recrutamento e serviços de treinamento. Além disso, se necessário e de acordo com a legislação aplicável, podemos comunicar Dados Pessoais aos nossos auditores e outros consultores externos e a outras partes que nos forneçam produtos ou serviços, como provedores de sistemas de TI e empresas de consultoria. - 2 -
Quando contratarmos um operador terceirizado para tratar Dados Pessoais em nosso nome, como os listados acima, delegaremos tal tratamento por escrito, escolheremos um operador de dados que dê garantias suficientes em relação a medidas de segurança técnicas e administrativas aplicáveis ao tratamento relevante e asseguraremos que o operador atue em nosso nome e sob nossas instruções. Além disso, imporemos por escrito os requisitos de proteção de dados e de segurança de informações apropriados a tais operadores de dados terceirizados. 4.1 Transferências Internacionais de Dados Pessoais Devido à natureza global do Grupo Rakuten, transferiremos Dados Pessoais [inclusive Dados Pessoais Sensíveis] para outras empresas do Grupo Rakuten sediadas em outros países que não o país no qual a informação foi originalmente coletada. Para assegurar que os dados pessoais coletados sejam protegidos, a Rakuten adere ao seu padrão de privacidade global. Esses Dados Pessoais serão transferidos para os fins previstos no Anexo 1. Além das empresas do Grupo Rakuten, podemos comunicar e transferir Dados Pessoais para determinados operadores de dados de recursos humanos localizados em jurisdições que podem não fornecer um nível equivalente de proteção em comparação ao local onde os dados foram coletados. A Rakuten assegurará a sua conformidade com a norma de privacidade global através de instrumentos contratuais adequados. De tempos em tempos, poderemos também, quando necessário, comunicar Dados Pessoais a outras partes, tais como autoridades legais e reguladoras localizadas no exterior. Como mencionado acima, as leis de proteção de dados nesses locais podem não proporcionar um nível equivalente de proteção em comparação com o local onde os dados foram coletados. 4.2 Outras Comunicações de Dados Pessoais Os Dados Pessoais também podem ser comunicados, quando permitido pela lei aplicável, em relação a uma reestruturação societária, venda ou cessão de ativos, incorporação, alienação ou outras alterações da situação financeira dos Responsáveis pelos Dados ou de qualquer de suas empresas afiliadas. Os Dados Pessoais também podem ser liberados para proteger os interesses vitais dos Funcionários, proteger os legítimos interesses dos Responsáveis pelos Dados (a menos que isso prejudique os direitos e liberdades ou interesses do Funcionário) ou, a nosso critério, para cumprir a lei aplicável, obrigações regulamentares ou legais ou ainda consultas ou pedidos regulamentares. Os cessionários dessas comunicações podem estar localizados em países onde as leis de proteção de dados podem não proporcionar um nível de proteção equivalente ao das leis na jurisdição de origem do Funcionário e, nesses casos, exigiremos que o cessionário proteja adequadamente os Dados Pessoais que lhe forem comunicados em conformidade com as leis de proteção de dados aplicáveis. 5. SEGURANÇA Mantemos medidas técnicas e administrativas apropriadas para proteção contra o tratamento inadequado ou ilícito de Dados Pessoais e/ou contra perda, alteração, comunicação ou acesso, ou destruição ou dano acidental ou ilícito de Dados Pessoais. 6. DIREITOS DO FUNCIONÁRIO Sujeito a determinadas exceções, os Funcionários têm o direito de acessar os Dados Pessoais mantidos em relação a eles, contatando seu departamento de RH local. Além disso, na extensão - 3 -
exigida pela lei aplicável, os Funcionários têm o direito de corrigir ou remover dados imprecisos e têm também o direito de se opor ao tratamento de seus Dados Pessoais. 7. PERGUNTAS Para quaisquer questões sobre esta Declaração, os Funcionários devem contatar: hr-repoc@mail.rakuten.com 8. ATUALIZAÇÕES DA DECLARAÇÃO Em caso de alterações significativas à forma como utilizamos os Dados Pessoais ou qualquer outro aspecto desta Declaração, notificaremos os Funcionários o mais rapidamente possível, reeditando uma Declaração revista. Anexo 1 Categoria de Informações Pessoais Tipo de Informações Pessoais Finalidade do Tratamento Informações Básicas Nome Para assuntos relacionados ao Sexo Nacionalidade trabalho, gestão, pesquisa e uso do sistema de RH, Data da contratação, País, por motivos de contato de Empresa Departamento ao qual pertence Cargo Categoria de trabalho emergência e para fins de gestão de RH, e para criar contas de usuário para produtos de TI. Demissão Licença Local do escritório Endereço de e-mail Telefone comercial Informações de contato de emergência Data de nascimento Número do funcionário Estatuto do funcionário Foto Nível Informação de base Avaliação Para fins de avaliação, transferência Conhecimento de idiomas Disposição para mobilidade Histórico de treinamento Histórico no posto de trabalho principal/adicional Experiência profissional Experiência de trabalho no exterior Emprego anterior Escolaridade Prêmio de pessoal, gestão de RH e gestão de desempenho. - 4 -
Informações detalhadas de RH Informações remuneração de Disciplina Histórico no programa de experiência global Qualificações Endereço pessoal Informações de permissão/visto de trabalho Salário Bônus Incentivo Número de ações Conta de valores mobiliários Código tributário Para fins de gestão de RH e transferência de pessoal. Para fins de gestão de informações de remuneração. - 5 -