Arquivos Acadêmicos e a Secretaria Acadêmica Digital

Arquivos Acadêmicos e a Secretaria Acadêmica Digital 1

Tiago Muriel Diretor de Negócios da CONSAE 2

Pensamento CONSAE Histórico e Parceiros Institucionais CONSAE - Consultoria em Assuntos Educacionais - 1976 (www.consae.com.br) EdiTAU - Edições Técnicas em Administração Universitária - 1985 (www.editau.com.br) Editor Acadêmico - 1996 DCDa 2005 (www.dcda.com.br) Carta Consulta - 1998 (www.cartaconsulta.com.br) CONSAEJur - 2008 (www.consaejur.com.br) Parceiros Estratégicos Grupo Artes 2008 (www.grupoartes.com.br) UNIT Universidade Tiradentes 2010 (www.unit.br) Oficina de Cooperación Universitaria OCU 2012 (www.ocu.es) STOQUE Soluções Tecnológicas 2013 (www.stoque.com.br) 3

Pensamento CONSAE 4

Pensamento CONSAE 5

Pensamento CONSAE A ERA DA INFORMAÇÃO A ERA DA MOBILIDADE O mundo ficou pequeno... As novas gerações... Tão longe e tão perto... 6

Primeiro Passo 7

Primeiro Passo A Secretaria Acadêmica Digital transpor para o meio eletrônico, documentos e processos que estão em meio físico; entender todas as outras possibilidades e aplicações futuras. 8

Primeiro Passo Seguir outros mercados... Observar novas tendências... Ver nos outros segmentos aquilo que podemos aplicar em nossas organizações... 9

Segundo Passo 10

Segundo Passo Identificar a legislação vigente... Portaria MEC nº 255, de 20 de dezembro de 1990; Lei nº 8.159, de 08 de janeiro de 1991; Decreto nº 4.073, de 03 de janeiro de 2002; Portaria AN/MJ nº 92, de 23 de setembro de 2011; Portaria MEC nº 1.224, de 18 de dezembro de 2013; Portaria MEC nº 1.261, de 23 de dezembro de 2013; e Despacho MEC nº 97, de 16 de maio de 2014. Fazer uma sobreposição das normas é necessário... Sendo que as Portarias do MEC se entrelaçam. 11

Segundo Passo Portaria MEC nº 255, de 20 de dezembro de 1990 Apesar de antiga é a mais adequada, direta e simples de se aplicar; Em nosso entendimento, continua sendo a mais apropriada para servir de base para nossos projetos; Assim, ela irá amparar todos as demais normas servindo de base. 12

Segundo Passo Portaria MEC nº 255, de 20 de dezembro de 1990 Art. 6º O arquivamento entender-se-á como perpétuo no que se refere a: 1 - Livros de atas de Conselhos e Departamentos; 2 - Ficha correspondente ao histórico escolar de ex-alunos, concluíntes de cursos ou não; 3 - Documentação referente ao exercício de magistério nos cursos da instituição. Art. 7º O arquivamento da Documentação constante dos itens 2 e 3 do artigo anterior, poderá ser processado com a adoção de: 1 - Encadernação da ficha original correspondente a cada ano de atividade encerrada; 2 - Microfilmagem; 3 - Sistema computadorizado. 13

Segundo Passo Portaria MEC nº 1.224 de 18 de dezembro de 2013 Institui normas sobre a manutenção e guarda do Acervo Acadêmico das Instituições de Educação Superior (IES) pertencentes ao sistema federal de ensino. Art. 1º Aplicam-se às Instituições de Educação Superior (IES) previstas no art. 16 da Lei nº 9.394, de 20 de dezembro de 1996, todas as normas constantes no Código de Classificação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-fim das Instituições Federais de Ensino Superior e na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-Fim das Instituições Federais de Ensino Superior, aprovados pela Portaria AN/MJ nº 92, de 23 de setembro de 2011, publicada no Diário Oficial da União de 26 de setembro de 2011, e constantes no ANEXO I desta Portaria. Art. 3º A IES pertencente ao sistema federal de ensino deverá indicar ao Ministério da Educação, no prazo máximo de 180 (cento e oitenta) dias da publicação desta Portaria, o nome completo e número de Cadastro de Pessoas Físicas (CPF) do responsável pela guarda e conservação do Acervo Acadêmico, o qual será designado "Depositário do Acervo Acadêmico" (DAA) da Instituição. Art. 4º A manutenção e guarda de Acervo Acadêmico não condizente com os prazos de guarda, destinações finais e observações conforme definidas no art. 1º desta Portaria poderá ser caracterizada como irregularidade administrativa, sem prejuízo dos efeitos da legislação civil e penal. Art. 6º Revogam-se as disposições em contrário da Portaria MEC nº 255, de 20 de dezembro de 1990, publicada no Diário Oficial da União de 24 de dezembro de 1990. 14

Segundo Passo Portaria MEC nº 1.261, de 23 de dezembro de 2013 Art. 1 Fica determinado que o Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às Atividades-Fim das Instituições Federais de Ensino Superior - IFES, aprovado pela Portaria n 92, de 23 de setembro de 2011, do Diretor-Geral do Arquivo Nacional, é de uso obrigatório nas IFES, ficando a cargo destas dar publicidade aos referidos instrumentos técnicos. Despacho MEC nº 97, de 16 de maio de 2014 4) a Faculdade Alvorada de Informática e Processamento de Dados - FAIPD e sua mantenedora, na pessoa de seus representantes legais, apresentem a esta Secretaria, no prazo de 10 (dez) dias, arquivo eletrônico com relação de estudantes, agrupados por curso, situação de vínculo institucional de acordo com o regimento, semestre em curso, com respectivos dados pessoais, endereço e telefone;... 6) a Faculdade Alvorada de Informática e Processamento de Dados - FAIPD e sua Mantenedora, na pessoa dos representantes legais, apresentem a esta Secretaria, em 10 (dez) dias, em arquivo digital, o projeto pedagógico, as grades curriculares e os planos de ensino (ementas e bibliografias) do curso ofertado, devidamente atualizados; 15

Segundo Passo MP 2.200-2, de 24 de agosto de 2001 Art. 1º Fica instituída a Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil, para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica de documentos em forma eletrônica, das aplicações de suporte e das aplicações habilitadas que utilizem certificados digitais, bem como a realização de transações eletrônicas seguras. Art. 10. Consideram-se documentos públicos ou particulares, para todos os fins legais, os documentos eletrônicos de que trata esta Medida Provisória. 1º As declarações constantes dos documentos em forma eletrônica produzidos com a utilização de processo de certificação disponibilizado pela ICP-Brasil presumem-se verdadeiros em relação aos signatários, na forma do art. 131 da Lei nº 3.071, de 1º de janeiro de 1916 - Código Civil. 2º O disposto nesta Medida Provisória não obsta a utilização de outro meio de comprovação da autoria e integridade de documentos em forma eletrônica, inclusive os que utilizem certificados não emitidos pela ICP-Brasil, desde que admitido pelas partes como válido ou aceito pela pessoa a quem for oposto o documento. 16

Terceiro Passo 17

Terceiro Passo Identificar a melhor forma de aplicar a legislação vigente... Cada IES deverá desenhar o seu projeto; O importante é ter a certeza de que estamos cumprindo os prazos mínimos exigidos na tabela de temporalidade... Ex.: para um documento que a guarda se faz necessária por 47 anos, iremos destinar ao mesmo em nosso projeto um número maior e melhor que o sugerido pelo SIGA ou CONARQ. No caso dos documentos em formato eletrônico iremos condicionar à guarda perpétua, uma vez que perpetuar em meio digital será infinitamente mais barato e simples que temporalizar no meio físico. Fazer com que os processos e documentos nasçam em meio digital sempre será o melhor caminho. 18

A Secretaria Acadêmica Digital Início do Projeto - Arquivo - Processo de Matrícula Primeiro Passo Nível de Maturidade 1 - Requerimento dos Alunos - Diários de Classe - Contratos Educacionais Próximos Passos Nível de Maturidade 2, 3, 4 e 5 - Certificados e Diplomas 19

A Secretaria Acadêmica Digital O desenho inicial, se preocupa com a pasta do aluno criada no acadêmico -> o presente -> será cuidado pelo Atendimento -> o passado -> será digitalizado pela Secretaria Acadêmica Documentos Pessoais Documentos Acadêmicos Escolaridade Nome do Aluno CPF do Aluno RA Documentos Financeiros / Jurídicos Aproveitamento de Estudos -> na graduação -> a pasta do aluno terá o código SIGA 125.43 -> na pós-graduação lato sensu -> a pasta do aluno terá o código SIGA 144.43 Certificados e Diplomas Benefícios e Bolsas 20

Os Arquivos Acadêmicos Para fazer os arquivos precisamos que... 21

Terceiro Passo 22

Terceiro Passo 23

Terceiro Passo A Importância do art. 10 da MP 2.200-2/2001 Art. 10. Consideram-se documentos públicos ou particulares, para todos os fins legais, os documentos eletrônicos de que trata esta Medida Provisória. - para todos os fins legais é algo forte que devemos ter como reforço. 1º As declarações constantes dos documentos em forma eletrônica produzidos com a utilização de processo de certificação disponibilizado pela ICP-Brasil presumem-se verdadeiros em relação aos signatários, na forma do art. 131 da Lei nº 3.071, de 1º de janeiro de 1916 - Código Civil. (art. 219 do atual Código Civil) - presumem-se verdadeiros em relação aos signatários, ou seja, há presunção de veracidade para os documentos eletrônicos que levam consigo os certificados digitais emitidos pela ICP-Brasil. 24

Terceiro Passo Estávamos no caminho certo? 2007 O e-mec foi instituído pela Portaria Normativa 40, de 12 de dezembro de 2007.... Institui o e-mec, sistema eletrônico de fluxo de trabalho e gerenciamento de informações relativas aos processos de regulação da educação superior no sistema federal de educação. 25

Terceiro Passo Disposições Gerais PORTARIA NORMATIVA 40 - Art. 1º A tramitação dos processos regulatórios... será exclusivamente em meio eletrônico... - 1º A comunicação dos atos se fará em meio eletrônico, com observância aos requisitos de autenticidade, integridade, validade jurídica e interoperabilidade da Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira ICP BRASIL. 26

A Secretaria Acadêmica Digital 27

A Secretaria Acadêmica Digital A Secretaria Acadêmica Digital transpor para o meio eletrônico, documentos e processos que estão em meio físico; 28

A Secretaria Acadêmica Digital TRIPÉ DA SECRETARIA ACADÊMICA DIGITAL - o documento eletrônico - a certificação digital - as mídias eletrônicas 29

A Secretaria Acadêmica Digital A METODOLOGIA... - pensada em 2003 para a Universidade de Alfenas... - inicialmente, pensada para a transferência dos alunos 30

A Secretaria Acadêmica Digital AS POSSIBILIDADES - Arquivo - Processo de Matrícula - EAD - Diário de Classe - Requerimento dos Alunos - Contratos Educacionais - Certificados e Diplomas - Extraindo dados para uma Gestão Estratégica... inadimplência, frequência, solicitações, etc... 32

Este trabalho está protegido sob uma Licença Creative Commons. Atribuição - Uso Não Comercial - Vedada a Criação de Obras Derivadas 2.5 Brasil. Tiago Muriel tiago@consae.com.br @tiagomuriel www.tiagomuriel.blogspot.com.br 31-98802 0394 www.consae.com.br 31 3494 3011 34