Indicadores de Desempenho de Gestão: Ação do PAINT nº 02 Relatório nº 06/2016 Secretaria de Portos da Presidência da República 1
RELATÓRIO DE AUDITORIA N 06/2016 Referência: Ação n 02 do PAINT 2016 N páginas: 08 (oito) N constatações: 01 (uma) N recomendações: 01 (uma) Desempenho: Período Dias HH Planejado Maio/2016 05 Executado Junho/2016 05 Equipe: Hildon Ricardo R. S. da Conceição/ Analista Portuário Neide A. de O. L. Fernandes / Analista Portuário Sérgio Alexander Souza de Oliveira/ Analista Portuário Gerente: Giselly Ferreira Parente Sena Distribuição: Conselho de Administração Conselho Fiscal Diretoria Executiva da CODEBA Gerências da CODEBA 2
SUMÁRIO EXECUTIVO O Relatório de Auditoria Interna nº 06/2016, teve por finalidade avaliar os indicadores de gestão instituídos pela CODEBA, conforme demanda da CISET/PR, contida no Relatório de Auditoria Anual das Contas 2014, constatação 2014/0324-09 e Acórdão nº 3.220/2015 do TCU. Foi constatada a continuidade da inexistência de indicadores de gestão que permitissem avaliar o desempenho institucional da Companhia, haja vista a ausência do planejamento estratégico. Contudo, para a definição do mesmo, ainda aguarda-se a inclusão da CODEBA no PMGP Projeto de Melhoria da Gestão Portuária. Ressalta-se que os indicadores em tela devem estar alinhados com os objetivos e metas estabelecidos no planejamento estratégico da empresa. Destarte, acredita-se ser prudente a busca pelo atendimento às recomendações, assim como ao cumprimento das legislações que orientam a matéria, evitando a aplicação de possíveis sanções contra a CODEBA. 3
SUMÁRIO RELATÓRIO DE AUDITORIA N 06/2016... 2 SUMÁRIO EXECUTIVO... 3 1. APRESENTAÇÃO... 5 2. OBJETIVO E ESCOPO... 5 3. METODOLOGIA... 5 4. RESULTADOS DOS TRABALHOS... 5 4.1. CONSTATAÇÃO 01: não há previsão para implantação dos indicadores de gestão...6 4.1.1. CAUSA... 6 4.1.2. Consequência... 6 4.1.2. MANIFESTAÇÃO DA UNIDADE... 6 4.1.3. ANÁLISE DA EQUIPE DE AUDITORIA... 7 4.1.4. RECOMENDAÇÃO... 7 5. CONSIDERAÇÕES FINAIS... 7 4
1. APRESENTAÇÃO Em atendimento ao Plano Anual de Atividades de Auditoria Interna PAINT/2016, este relatório apresenta os resultados obtidos através da execução da ação nº 02 do PAINT/2016 Indicadores de Desempenho de Gestão. 2. OBJETIVO E ESCOPO Tem como objetivo, este relatório de auditoria, avaliar os indicadores de desempenho de gestão instituídos pela Companhia quanto á sua qualidade, utilidade e suficiência. Verificar a implantação dos indicadores de desempenho de gestão, sua divulgação interna e externa, no que couber, e o uso pelas áreas da CODEBA, compõem o seu escopo. 3. METODOLOGIA Foram utilizadas técnicas de auditoria, quais sejam: análises documentais, entrevistas, indagações, dentre outras. Área auditada: GAE Gerência de Assuntos Estratégicos. Legislações, Normas e outros documentos utilizados: Relatório CISET Nº 20/2014. Acórdão TCU nº 3.220/2015. Resolução CGPAR nº 17/2016. Nenhuma restrição foi imposta à realização desta auditoria. 4. RESULTADOS DOS TRABALHOS Em primeiro plano, é importante destacar que indicadores de desempenho são usualmente correlacionados a diretrizes de longo prazo. Tal fato os fazem estar alinhados com os objetivos e metas estabelecidos no planejamento Estratégico da Companhia. Com a implantação da Lei nº 12.815/2013, a definição das diretrizes que compõem o planejamento estratégico ficou atrelada à SEP, tendo no Projeto de Melhoria da Gestão Portuária PMGP o seu principal pilar. Tal fato terminou por anular, ainda que temporariamente, a competência da Companhia em criar os indicadores de desempenho de gestão. Diante do exposto, e através da CE/DPR 199/2015, datada de 17 de dezembro de 2015, foi solicitada à SEP a inclusão da CODEBA no PMGP. Em resposta à Comunicação Externa citada anteriormente, através do Ofício nº 001/2016/DGLP/SPP/SEP/PR (vide anexo), a Secretaria de Portos sinalizou positivamente, quanto a inclusão da CODEBA no PMGP. Vale destacar que auditorias anteriores, realizadas por esta GAI, no ano de 2015, consubstanciadas através dos Relatórios de Auditoria Interna nº 08 (Normativos Internos) e 13 (Indicadores de Desempenho de Gestão), também constataram a inexistência de indicadores de desempenho de gestão, como também o não cumprimento da Norma de Planejamento, que estabelece definições, metodologias e responsabilidades inerentes ao processo de planejamento no âmbito da Companhia. 5
Ademais, ainda consta no Plano de Providências Permanente - CISET, e Acórdão TCU nº 3.220/2015, a recomendação para implantação dos indicadores de gestão que permitam avaliar o desempenho institucional da UJ. Somado a isto, a Comissão Interministerial de Governança Corporativa e de Administração de Participações Societárias da União CGPAR, através da Resolução nº 17, de 10 de maio de 2016, determina que as empresas estatais federais deverão possuir metas de desempenho empresarial vinculadas ao planejamento estratégico. Mediante Folha de Informação, provocada pela Solicitação de Auditoria nº 027/2016, datada de 24/05/2016, a Gerência de Assuntos Estratégicos GAE se manifestou da seguinte forma, quanto ao atual estágio de implantação do planejamento estratégico da Companhia: No escopo do PMGP foram estabelecidas para as Docas integrantes da 1º fase (CDP, CDRJ E CODESP) indicadores de política setorial, indicadores estratégicos, táticos e operacionais. Cada Companhia possui indicadores específicos, conforme a necessidade de cada uma. Os únicos indicadores padronizados para todas as Docas (que serão replicados para as outras 04 Docas) são os indicadores de política setorial, os quais foram estabelecidos pela SEP em conjunto com a ANTAQ, alinhados ao PNLP. Contudo, ainda não temos previsão de implantação do PMGP na Codeba, nem o encaminhamento formal da SEP para instituirmos os indicadores de gestão padrão das Docas. Informo que estamos em fase de definição do escopo e das diretrizes que nortearão a contratação da empresa que auxiliará a Codeba para implantação do programa. (...) 4.1. CONSTATAÇÃO 01: não há previsão para implantação dos indicadores de gestão Depreende-se da resposta supra que a CODEBA decidiu aguardar o avanço do PMGP, e não dispõe de previsão para elaboração/aprovação de indicadores de desempenho de gestão, vinculados a diretrizes de longo prazo. 4.1.1. CAUSA Indefinição do prazo. 4.1.2. Consequência Risco de aplicação de sanções pelos órgãos de controle. 4.1.2. MANIFESTAÇÃO DA UNIDADE A GAE ratificou as informações apresentadas anteriormente, onde afirma que a CODEBA aguarda o avanço do PMGP da SEP para a elaboração do planejamento estratégico/indicadores de desempenho. Adicionalmente informa: (...) Em 19/04/2016, a SEP apresentou aos Diretores da Codeba o escopo e os resultados alcançados pelas Docas, que integram a 1º fase do 6
programa, e apresentam um modelo de contratação de consultoria para auxiliar a implantação do programa na Codeba, obedecendo aos mesmos critérios da fase inicial que contou com a participação da consultoria da Deloitte. Para esta fase, a SEP/PR trouxe o Senai de Santa Catarina para a avaliação da Codeba na possibilidade de contratação dos mesmos. Desde então, a Codeba, Senai/SC e SEP/PR estão em tratativas para a definição do escopo e das diretrizes que nortearão a contratação da empresa que auxiliará a Codeba na implantação do programa na Companhia. A GAE ratificou as informações apresentadas anteriormente, onde afirma que a CODEBA aguarda o avanço do PMGP da SEP para a elaboração do planejamento estratégico/indicadores de desempenho. Adicionalmente informa: É também apresentada o que entendemos ser a estrutura de trabalho a ser introduzida pela futura contratada. De acordo com a GAE, serão cinco etapas com quatorze produtos, sendo parte da Etapa 02 a revisão do Planejamento Estratégico da Codeba e da Etapa 05 o desenvolvimento de Indicadores de Desempenho. Não foi apresentado cronograma ou tempo previsto para a realização dos trabalhos, mas a GAE destaca alguns produtos que a CODEBA já dispõe, dos quais o PCES/DCE, PDZ de Ilhéus pronto, PDZ de Salvador e Aratu-Candeias em elaboração e a revisão do plano de contas contábil 4.1.3. ANÁLISE DA EQUIPE DE AUDITORIA Apesar das iniciativas em andamento apresentadas pela GAE, não está identificado quando a CODEBA terá implantados os Indicadores de Desempenho. Ressaltamos que a Resolução CGPAR nº 17 apresenta o prazo de 180 dias para o cumprimento. Temos então que a CODEBA precisar estar atenta ao tempo escasso, pois o prazo da Resolução nº 17 se encerra em 08/11/2016 4.1.4. RECOMENDAÇÃO 4.1.4.1. Atendimento à Resolução CGPAR nº 17, de 10 de maio de 2016, atentando-se para o seu Art. 3º (prazo de 180 dias) que, por sua vez, atenderá às recomendações da CISET- PR e do TCU. 5. CONSIDERAÇÕES FINAIS Por tais razões, ficou prejudicada a implantação dos indicadores de desempenho de gestão, haja vista a sua relação direta com a inclusão da CODEBA no PMGP. Destaca-se que as próximas etapas pertinentes à implantação dos mesmos serão acompanhadas por esta auditoria interna, conforme determina o Art. 4º da Resolução CGPAR nº 17, de 10 de maio de 2016. 7
Em 08/06/2016 Equipe de auditoria interna: Sergio Alexander Souza de Oliveira Hildon Ricardo R. S. da Conceição Analista Portuário Analista Portuário Mat. 1707 Mat. 1742 Neide A. de O. L. Fernandes Analista Portuário Mat. 1003 Visto por: Giselly Ferreira Parente Sena Gerente de Auditoria Interna 8