PÁGINA: 1/11 DIRETORIA DE ADMINISTRAÇÃO DIRAD ÁREA GESTÃO DE COMPRAS/ QUALIDADE CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO DO DOCUMENTO 010 TíTULO: CADASTRAR/ATUALIZAR FORNECEDOR (PESSOA FÍSICA, JURÍDICA E ONG S) SICAF/SICONV ELABORADO EM: 08/06/2016 REVISADO EM: 09/08/2016 APROVADO EM: 09/08/2016 Responsável: PRISCILA DO VALE DA SILVA Responsável: JOSÉ CARLOS FERREIRA PINTO Responsável: PAULO ROBERTO BARCELOS SILVA ASSINATURA: DOCUMENTO ORIGINAL ASSINADO ASSINATURA: DOCUMENTO ORIGINAL ASSINADO ASSINATURA: DOCUMENTO ORIGINAL ASSINADO VIGÊNCIA: JUNHO/2016 - JUNHO/2021 N da Revisão Item alterado HISTÓRICO DE REVISÕES Descritivo da Alteração 00 Todos Criação do processo. REVISÃO: 02/2016 Rubrica 01 Todos Processo passou do QPR para o Bizagi. 02 Todos Revisão do Processo (metodologia e atividades). 1
Índice HISTÓRICO DE REVISÕES... 1 1 CADASTRAR/ ATUALIZAR FORNECEDOR (PESSOA FÍSICA, JURÍDICA E ONGS) - SICAF/ SICONV... 4 1.1 CADASTRAR/ ATUALIZAR FORNECEDOR (PESSOA FÍSICA, JURÍDICA E ONGS) - SICAF/ SICONV... 6 1.1.1 ELEMENTOS DO PROCESSO... 6 1.1.1.1 Solicitação... 6 1.1.1.2 Analisar solicitação de cadastro ou atualização do fornecedor/ entidade... 6 1.1.1.3 Desvio exclusivo... 6 1.1.1.4 Conferir informações lançadas e documentação do fornecedor/entidade.... 7 1.1.1.5 Desvio exclusivo... 8 1.1.1.6 Validar cadastro... 9 1.1.1.7 Abrir dossiê da empresa/ entidade... 9 1.1.1.8 Desvio exclusivo... 9 1.1.1.9 Manter dossiê no arquivo corrente durante 1 ano... 9 1.1.1.10 Dossiê encaminhado para SAM/Dirad... 9 1.1.1.11 Arquivar no arquivo corrente/ Seção de Cadastro de Fornecedores... 9 1.1.1.12 Dossiê aquivado na SCAF... 9 1.1.1.13 Devolver documentação para correção...10 1.1.1.14 Documentação devolvida para correção e nova solicitação...10 1.1.1.15 Verificar documentação para atualização...10 1.1.1.16 Desvio exclusivo...10 1.1.1.17 Devolver documentos para correção...11 1.1.1.18 Documentação devolvida para correção e nova solicitação...11 1.1.1.19 Atualizar cadastro...10 2
1.1.1.20 Incluir no dossiê do fornecedor/ entidade...10 1.1.1.21 Atores...11 1.1.1.22 Áreas de interação...11 1.2 FORNECEDOR...11 3
1 C A D A S T R A R / AT U A L I Z A R F O R N E C E D O R ( P E S S O A F Í S I C A, J U R Í D I C A E O N G S ) - S I C A F / S I C O N V 4
Processo: Gestão de Compras. Sub-Processo: Cadastrar/ Atualizar Fornecedor (Pessoa Física, Jurídica e ONGS) - SICAF/ SICONV Fornecedores: Seção de Cadastro de fornecedores. Responsáveis: Fornecedor (Pessoa Física, Jurídica e ONGS) e Seção de Cadastro de Fornecedores. Clientes: Fornecedor (Pessoa Física, Jurídica e ONGS). REGRAS DO NEGÓCIO: Manual do SICAF. 5
1. 1 C A D A S T R A R / A T U A L I Z A R F O R N E C E D O R ( P E S S O A F Í S I C A, J U R Í D I C A E O N G S ) - S I C A F / S I C O N V 1.1.1 ELEMENTOS DO PROCESSO 1.1.1.1 Solicitação Para o recebimento da solicitação SICAF/SICONV, o fornecedor ou entidade já deverá ter cadastrado as informações no SICAF/SICONV. 1.1.1.2 Analisar solicitação de cadastro ou atualização do fornecedor/ entidade Para realização do cadastro, os fornecedores, os órgãos ou entidades públicas ou sem fins lucrativos deverão entrar no Portal Compras do Governo Federal (ComprasNet) ou no Portal de Convênios ( www.convenios.gov.br ) e fazer o credenciamento e o cadastramento. Obs: o credenciamento gerará uma senha para o interessado. Após o credenciamento e cadastramento o interessado fará contato com a Seção de Cadastro de Fornecedores para confirmação dos dados lançados no sistema. Em seguida deverá juntar a documentação e procurar a Seção de Cadastro de Fornecedores para aprovar o registro no SICAF ou no SICONV. Entrada: Solicitação com documentação. 1.1.1.3 Desvio exclusivo Item que indica mais de um caminho a seguir no processo ou decisão: atualização ou cadastro. 6
1.1.1.4 Conferir informações lançadas e documentação do fornecedor/entidade. A Seção de Cadastro irá verificar se fornecedor/entidade realizou o registro no SICAF/SICONV. Serão conferidas as informações lançadas e a documentação do fornecedor/entidade. No caso do SICAF, a documentação será de acordo com a natureza jurídica. As principais são: Pessoa física, empresário individual, Sociedade Limitada, Microempresa, microempreendedor individual, conforme Manual do SICAF. No caso do SICONV, a documentação necessária para cadastro dos Órgãos ou Entidades Públicas será: Carta solicitando o cadastro no SICONV; Procuração, com firma reconhecida, assinada pelo dirigente máximo, quando for o caso; Cópias autenticadas dos documentos pessoais do responsável/representante, em especial, carteira de identidade e CPF; Cópia autenticada do diploma eleitoral, acompanhada da publicação da portaria de nomeação ou outro instrumento equivalente, que delegue competência para representar o ente, órgão ou entidade pública, quando for o caso;e Cópia autenticada da ata da assembléia que elegeu o corpo dirigente da entidade, devidamente registrada no cartório competente. A documentação para cadastro de entidades privadas sem fins lucrativos será: Carta solicitando o cadastro no SICONV; Procuração, com firma reconhecida, assinada pelo dirigente máximo, quando for o caso; Cópia autenticada do estatuto ou contrato social registrado no cartório competente e suas alterações; Cópia autenticada da Ata de Eleição, Nomeação e ou Termo de Posse que comprove o Mandato da Atual Diretoria. Relação nominal atualizada dos dirigentes da entidade, com CPF; 7
Declaração do dirigente máximo da entidade acerca da inexistência de dívida com o Poder Público e de inscrição nos bancos de dados públicos ou privados de proteção ao crédito, com firma reconhecida em cartório; Declaração da autoridade máxima da entidade informando que nenhum dos dirigentes é agente político de Poder ou do Ministério Público, tanto quanto dirigente de órgão ou entidade da administração pública, de qualquer esfera governamental, ou respectivo cônjuge ou companheiro, bem como parente em linha reta, colateral ou por afinidade, até o segundo grau, com firma reconhecida em cartório; Prova de inscrição da entidade no Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas - CNPJ pelo prazo mínimo de três anos; Prova de regularidade com as Fazendas Federal (originais da Internet ), Estadual e Municipal ( cópias autenticadas ) e com o Fundo de Garantia do Tempo de Serviço - FGTS ( original da Internet ), na forma da Lei; e Comprovação da qualificação técnica e da capacidade operacional, mediante declaração de funcionamento regular nos 3 (três) anos anteriores ao credenciamento, emitida por 3 (três) autoridades públicas do local de sua sede. Obs: nas ações voltadas à educação, à assistência social e à saúde, as exigências previstas quanto ao CNPJ e às declarações de funcionamento regular poderão ser atendidas somente em relação ao exercício anterior. Obs: no ato do cadastramento o cadastrador alterará os perfis do responsável/ representante, incluindo Cadastrador de Usuários do Ente /Entidade. 1.1.1.5 Desvio exclusivo Item que indica mais de um caminho a seguir no processo ou decisão: Caso seja Documentação irregular ou informações não cadastradas ou fornecedor registrado e documentação correta. 8
1.1.1.6 Validar cadastro Caso o fornecedor tenha registrado as informações e a documentação esteja correta, o cadastro será validado no SICAF/SICONV. 1.1.1.7 Abrir dossiê da empresa/ entidade Abrir dossiê da empresa/ entidade para a guarda da documentação. 1.1.1.8 Desvio exclusivo Item que indica mais de um caminho a seguir no processo ou decisão: SICAF ou SICONV. Após todo o procedimento de cadastro ou atualização, para documentação do SICAF o dossiê será mantido no arquivo corrente por 1 (um) ano e logo após enviado para o SAM. Para cadastro no SICONV, a documentação será arquivada no arquivo corrente, na Seção de cadastro de Fornecedores. 1.1.1.9 Manter dossiê no arquivo corrente durante 1 ano 1.1.1.10 Dossiê encaminhado para SAM/Dirad Dossiê encaminhado para arquivo no SAM. Saída: dossiê. 1.1.1.11 Arquivar no arquivo corrente/ Seção de Cadastro de Fornecedores 1.1.1.12 Dossiê arquivado na SCAF 9
1.1.1.13 Devolver documentação para correção No momento da entrega, havendo documentação incorreta a mesma é devolvida para correção do fornecedor. Saída: documentação. 1.1.1.14 Documentação devolvida para correção e nova solicitação Saída: documentação devolvida. 1.1.1.15 Verificar documentação para atualização Verificar documentação para atualização do fornecedor/ entidade. Fornecedor/entidade deverá manter seu cadastro sempre atualizado. 1.1.1.16 Desvio exclusivo Item que indica mais de um caminho a seguir no processo ou decisão: Documentação incorreta ou Documentação correta. 1.1.1.17 Atualizar cadastro Atualizar cadastro da empresa/entidade com as informações apresentadas na documentação. 1.1.1.18 Incluir no dossiê do fornecedor/ entidade Incluir documentação de atualização no dossiê do fornecedor/entidade. 10
1.1.1.19 Devolver documentos para correção Nos casos de documentação incorreta, os documentos serão devolvidos para correção do fornecedor/ entidade. Saída: documentação. 1.1.1.20 Documentação devolvida para correção e nova solicitação Saída: documentação. 1.1.1.21 Atores Analista de Gestão e Saúde Cadastrador 1.1.1.22 Áreas de interação Fornecedor (Pessoa Física, Jurídica, ONGS e Prefeitura) Seção de Cadastro de Fornecedores - SCAF 1. 2 F O R N E C E D O R Para validação do cadastro/atualização no SICAF/SICONV, o fornecedor/entidade deverá comparecer a Seção de Cadastro de fornecedor com a documentação necessária. 11