Manual Gestix Gestix.com
Copyright Este documento é Copyright 2008 Westix TI Lda. Todos os direitos reservados. Todas as marcas registadas referidas neste Manual são propriedade dos seus legítimos detentores. Data de publicação e versão do software Publicado em Julho de 2008. Gestix Versão 4. Nota: para informação complementar visitar o website www.gestix.com.
Copyright Conteúdo Copyright...i Data de publicação e versão do software...i Começar a utilizar o Gestix...4 Inicializando o Gestix...4 Configurações Gerais do Gestix...5 Utilização do Gestix no seu Negócio...7 Visão Global...8 Clientes...9 Explicação dos menus da área de Clientes...9 Criar uma Ficha de Cliente...14 Aceder/Alterar/Apagar uma ficha de Cliente:...15 CRM...17 Encomendas...19 Documentos da área de Encomendas:...21 Como Criar uma Encomenda/Factura Pro Forma/Proposta...22 Como Pesquisar/Alterar/Apagar Uma Encomenda/Factura Pro Forma/Proposta...23 Facturação...24 Documentos da área de Facturação...24 Como Emitir uma Factura...25 Documento De Origem...26 Eliminar ou editar um item no documento...27 Reordenar os itens de um documento...27 Notas e Comentários...27 Registar um Pagamento (Recibo)...28 Registar um Pagamento Parcial...28 Registar o Pagamento de Várias Guias...28 Efectuar uma Nota de Crédito de Uma Factura...29 Efectuar uma Nota de Crédito de Uma Factura Parcialmente...31 1
Copyright Pesquisar Documentos...32 Gerar Mapas...32 Anular e Apagar Documentos...33 Ponto de Venda...34 Como Criar uma Venda a Dinheiro no Ponto de Venda...34 Contratos e Avenças...36 Como Criar Um Novo Contrato...36 Projectos...38 Como Criar um Projecto...38 Como Facturar Projectos...38 Como Tirar Listagens de Projectos...39 Envio...40 Serviço Clientes (RMA)...41 Documentos da Área de Serviço Clientes (RMA)...41 (Documentos)...41 Como Criar uma Autorização de Retorno:...42 Vendedores...43 Criar um Novo Vendedor...43 Mapas...43 Fornecedores, Encomendas For. e Compras...44 Artigos...45 Como criar um novo artigo...47 Gerar Mapas...48 Aceder/Alterar/Apagar uma ficha de Artigo...50 Famílias...51 Como Criar Uma Nova Família...51 Mapas...52 Armazenagem...53 Como Criar um Novo Armazém...53 Documentos da área de Armazenagem...54 2
Copyright Como Introduzir Stock Manualmente ao Artigo...54 Nos. de Série...55 Produção...56 Documentos da área de Produção...56 Menu Produção...57 Ordem de Produção...57 Fecho de Produção...58 Modelo de Produto...59 Artigos Fabricados...60 Moeda...61 Admin...62 Impressão de Documentos no Gestix...67 FAQ's...69 3
Começar a utilizar o Gestix Começar a utilizar o Gestix Todas as vezes que entrar no Gestix deve introduzir na página de Login o seu Nome de Utilizador e a sua Palavra-Passe. Guarde-os em um local bem seguro, pois sem eles não conseguirá aceder a aplicação. (Página de entrada do Gestix) Inicializando o Gestix Quando entrar pela primeira vez no Gestix, irá encontrar uma página de configuração chamada Inicializando o Gestix para a sua empresa, esta página contém uma série de opções que o ajudarão a configurar o Gestix da melhor forma para a sua empresa. 4
Começar a utilizar o Gestix (Página de configuração inicial inicializando o Gestix para a sua Empresa ) Após ter efectuado estas configurações iniciais, o Gestix poderá ser inicializado. Confi gurações Gerais do Gestix >Detalhes da Entidade Utilizadora: Preencha uma série de campos com informações sobre a sua empresa. Estes campos são meramente informativos, não têm efeito na impressão de listagens ou documentos. >Confi guração do Gestix: Defina em que formato são apresentadas as datas e números. >Confi guração de Impostos: Defina como quer tratar o IVA e IRS e indique as respectivas taxas. >Margens de Página (PDF): O Gestix permite a impressão de documentos e listagens no formato PDF. Aqui pode configurar as margens da impressão para os documentos em PDF. >Impressão de Listagens e Relatórios: 5
Começar a utilizar o Gestix Permite-lhe personalizar a impressão de listagens. Escolha o tamanho da página e da letra (aplica-se apenas para ficheiros PDF). >Logótipo no Cabeçalho: (se tiver alguma dificuldade neste campo, visite www.gestix.com, no separador suporte e veja o filme referente a logótipo na factura) Permite-lhe escolher uma imagem para figurar no topo das listagens. Especificações da imagem: -Formato - jpg, gif, png ou bmp -Dimensões - 600 x 64 pixeis (ou proporcional) >Impressão de Facturas e Documentos Logísticos: Permite-lhe personalizar a impressão de documentos. Escolha o tamanho da página e da letra (aplica-se apenas para ficheiros PDF). >Logotipo Entidade Utilizadora: (Se tiver alguma dificuldade neste campo, visite www.gestix.com, no separador suporte e veja o filme referente a logotipo na factura) Permite-lhe escolher a imagem que deseja inserir nos documentos. Especificações da imagem: -Formato - jpg, gif, png ou bmp -Dimensões - 600 x 320 pixeis (ou proporcional) >Identif. Ent. Utilizadora em Texto: Neste campo pode introduzir em formatação html, as informações que serão impressas nos documentos em conjunto com o logótipo ou em alternativa. Após ter efectuado as alterações necessárias clique em Gravar. Sempre que necessário, pode voltar a aceder a estas configurações, basta aceder ao menu admin configuração e alterar os campos necessários No menu lateral escolha o botão Voltar, para sair da área de Administração. Depois de entrar no Gestix, no topo do ecrã poderá encontrar um botão Sair para sair da aplicação e um botão Nova Janela, que lhe permite abrir uma nova janela para efectuar operações complementares. (Útil por exemplo, para definir alterações na ficha de cliente ou na área de administração quando está a emitir uma factura. Desta forma não precisa de interromper a edição na factura para fazer a alteração). 6
Utilização do Gestix no seu Negócio Utilização do Gestix no seu Negócio Na zona lateral direita encontra-se o Menu Geral de Navegação: (Menu lateral do Gestix) (Algumas opções podem não estar incluídas na sua aplicação devido ao facto de não estarem incluídas na licença adquirida). Nota importante: Utilize apenas os botões da aplicação para navegar, nunca os do browser. (Botões, Voltar, Anterior e Seguinte) 7
Visão Global Visão Global Esta opção permite aos utilizadores confrontarem os gastos e os lucros efectuados num determinado período de tempo e representa, graficamente, estes dados. (Para algumas versões do Gestix só os lucros são apresentados). Ficheiro de Auditoria (SAF-T PT): Ao clicar no botão Ficheiro de Auditoria (SAF-T PT) é gerado um ficheiro com todas as operações realizadas até a data, ficheiro esse que irá servir para os fiscais detectarem alguma irregularidade na utilização da aplicação. (Em Janeiro de 2008 esta funcionalidade é obrigatória). (Página de Visão Global) 8
Clientes Clientes Na área de Clientes, o utilizador pode criar novas fichas de cliente, aceder e pesquisar fichas de clientes já existentes, alterar as mesmas, gerar relatórios e listagens, definir tabelas de desconto, criar classes e atributos para classificação e pesquisa de clientes, fazer importação de clientes etc. (Página de Clientes) Explicação dos menus da área de Clientes >Novo cliente: Esta opção serve para criar uma nova ficha de cliente na sua base de dados (necessita de dados referentes ao cliente. Exemplo: Nome, morada, telefone, etc). >Pesquisar: No campo de pesquisa podemos seleccionar o tipo de dados que nós possuímos em relação ao cliente para efectuar a pesquisa, como por exemplo o número de telefone. Depois na caixa de texto à esquerda do botão pesquisar, introduzimos a palavra chave que nos levará a respectiva ficha de cliente. 9
Clientes (Pesquisa de Clientes) No canto superior direito encontramos várias opções que nos permitem introduzir alguns aspectos importantes. (Opções da área de Clientes) >Tabela Descontos: Permite a criação de uma tabela de desconto, mas antes é necessário criar grupos de desconto, (menu ao lado da tabela de descontos) e criar categorias de itens no menu Artigos ao lado da lista de preços. Depois de concluída ambas as operações, basta atribuir um grupo de desconto aos clientes e atribuir uma categoria de item aos artigos. Na figura seguinte está representado um exemplo de uma tabela de desconto em %. (Tabela de Desconto) >Grupos Desconto: São associados aos clientes. Para criar um grupo de desconto temos de clicar no botão Novo e preencher os campos necessários. Para atribuir o grupo de desconto a um cliente ou novo cliente basta na ficha do actual, ou novo cliente preencher o campo Grupo de Desconto, localizado na tabela Condições, com o grupo criado. >Atributos: Os atributos são uma ferramenta que permite classificar os clientes, fornecendo informação adicional e facilitando as pesquisas. Cada cliente pode ter assinalados diversos atributos. Para editar atributos já definidos clique no ícone do lápis antes do nome do atributo a editar, proceda as alterações e grave. Para criar um novo atributo clique no botão Novo e escolha um nome para o atributo. 10
Clientes Só é possível apagar um atributo quando este não está relacionado com nenhuma ficha de cliente, neste caso ao entrarmos no menu atributos uma cruz vermelha aparece, sendo esta a opção para apagar o atributo pretendido. Para assinalar um atributo a um cliente entre na ficha do cliente pretendido, clique em Alterar (lápis) e na tabela Condições estarão os atributos criados, basta seleccionar o atributo pretendido e clicar em Gravar Opções na criação de um Atributo: -Nome Atributo: Introduza aqui o nome que pretende dar ao atributo. -Marcado por Defeito: Significa que sempre que criarmos uma nova ficha de cliente este atributo estará seleccionado. -Disponível para Critério de Listagem: disponível para pesquisa de clientes. Significa que este atributo está >Classes: Ferramenta que permite atribuirmos uma determinada classe a um determinado cliente, como por exemplo, cliente habitual, cliente VIP, etc.a cada cliente só pode ser atribuída uma classe e ao contrário dos atributos as classes não são utilizadas como critério de pesquisa. Para editar classes já definidas, clique no ícone do lápis antes do nome da classe a editar, proceda as alterações e clique em Gravar. Para criar uma nova classe, clique no ícone Novo, preencha os diversos campos e defina se esta classe deve aparecer marcada por defeito. Só é possível apagar classes quando estas não estão atribuídas a nenhuma ficha de cliente, nesse caso ao entrarmos na opção classes aparecerá uma cruz vermelha que nos permite apagar a classe desejada. >Importar Ficheiro: Ferramenta de extrema importância para quem não quer perder os clientes que tinha no seu antigo programa. Para a importação ter sucesso deverá exportar a sua antiga base de dados de clientes para uma folha de cálculos e preenche-la conforme o ficheiro exemplo disponibilizado no Gestix, e guarda-la no formato csv. 11
Clientes Após ter preenchido os dados dos seus clientes seguindo o ficheiro de exemplo, utilize o botão Procurar,localize o ficheiro criado, e faça seguinte. Ao clicar em seguinte irá ser apresentado o aspecto do seu ficheiro, verifique se está tudo correcto e proceda à importação de clientes para o Gestix Aconselhamos que consulte o nosso manual de Importação de ficheiro na página de suporte do nosso website www.gestix.com. >Mapas Os mapas são uma ferramenta muito útil, que permite tirar listagens seleccionando o tipo de mapa desejado e os critérios de listagens (datas, nomes, ID, etc). (Opções de Mapas) -Listagem de Clientes: Lista todos os clientes por ordem alfabética ou por código de ID, caso essa opção esteja seleccionada nos critérios de listagem. -Mailing: Lista todos os clientes e selecciona aqueles que possuem endereço de e-mail e permite o Copiar/Colar (Copy/Paste) de cada endereço para a vossa caixa de e-mail. -Anual de Vendas: Mostra o valor das compras e dos pagamentos feitos em cada mês do ano por cada cliente. -Listagem de Vendas: Mostra o valor das compras e dos pagamentos feitos por cada cliente num determinado período de tempo sendo este definido pelo utilizador nos critérios de listagens. 12
Clientes -Anual de Margem: Mostra a margem de lucro por cada cliente em cada mês ao longo do ano, isto é, ao criarmos um artigo podemos dar um preço de compra por defeito e damos um preço de venda superior, e quando efectuamos esta listagem mostra-nos o lucro obtido em cada cliente. -Listagem de Margem: Mostra a margem de lucro por cada cliente num determinado período de tempo (definido pelo utilizador), isto é, ao criarmos um artigo podemos dar um preço de compra por defeito e damos um preço de venda superior e quando efectuamos esta listagem mostra-nos o lucro obtido em cada cliente. -Facturação: Mostra todos os documentos e o seu valor por cada cliente, mesmo os documentos pendentes, notas de crédito, notas de débito, etc. -Pendente de Envio: Mostra os documentos pendentes de envio. Para um documento ficar pendente de envio é necessário que quando estivermos a realizar o documento, seleccionar, no menu armazém, a opção remessa posterior. Para tirarmos do estado pendente de envio basta realizar a respectiva guia de remessa. -Pendente de Facturação: Mostra todos os documentos que ficaram por facturar (num determinado período de tempo), como por exemplo, guias de consignações, folhas de obra, etc. -Pendente de Crédito: Mostra todos os documentos pendentes para descontar ou pagar ao cliente. Os documentos ficam pendentes de crédito quando efectuamos uma guia de devolução, uma nota de crédito ou uma autorização de retorno. Para passarmos o seu estado como fechado, basta passar o respectivo recibo. -Encomendas Pendentes: encomendas. Mostra as encomendas pendentes realizadas no menu -Consignações: Mostra as Guias de Consignações efectuadas no menu de facturação. -Documentos a Receber: Mostra os documentos pendentes para receber, nomeadamente, facturas no estado pendentes e notas de crédito pendentes. -Antiguidade do Saldo: Mostra os dias em que a dívida está por liquidar, ou seja, desde a emissão do documento, sendo esta data configurável, exemplo 30 dias, 60 dias, etc. -Pedido de Pagamento: Carta automática a informar que o cliente tem documentos para liquidar. Basta imprimir e enviar através de email ou correio. -Contas: Extracto da conta de cada cliente. 13
Clientes Criar uma Ficha de Cliente No menu Clientes escolha o botão Novo Cliente. Irá aceder a uma nova ficha de cliente onde pode inserir informação sobre o cliente que irá criar. >A identificação e contactos da empresa. >Os nomes, morada, endereços de e-mail e telefones dos contactos dentro da empresa. >Comentários sobre o cliente (os comentários podem mais tarde ser inseridos nas facturas do cliente, caso deseje, e também podem ser utilizados para pesquisa de cliente, atenção que é sensível a letra em termos de pesquisa). >Os Atributos e Classes são indicadores que classificam o cliente. >Pode ainda definir condições acordadas com o cliente, como descontos ou dias de crédito. >Pode também inserir saldo inicial ao cliente. >Após preencher a nova ficha de cliente, clique em Gravar. (Novo Cliente) 14
Clientes Aceder/Alterar/Apagar uma fi cha de Cliente: >Para aceder a uma ficha de cliente basta clicar no nome do cliente a partir do resultado de uma pesquisa, ou na lista de clientes acedidos recentemente no lado esquerdo do ecrã Clientes. (Lista de clientes acedidos recentemente) (Ficha de Cliente) 15
Clientes >Para alterar uma ficha de cliente clique no botão alterar e preencha as modificações desejadas. (Botão Alterar) >Se pretende apagar um cliente basta clicar na cruz vermelha ao lado do botão alterar, se isso não se verificar significa que o cliente em questão já possui documentos em seu nome para tal terá de apagar todos os documentos referentes ao cliente para proceder à eliminação da sua ficha. (Botão Apagar) >Pode imprimir ou gerar o pdf da ficha do cliente, para tal clique nos respectivos botões, imprimir/pdf. (Botões imprimir e PDF) 16
CRM CRM No campo CRM é nos apresentado uma lista de acções efectuadas a cada cliente, ou seja, é como se fosse uma agenda de tarefas. Para introduzir uma acção podemos efectuar uma pesquisa do cliente e entrar na sua ficha, depois seleccionar a opção Tarefas de Seguimento (canto superior direito) e depois clicar no botão Novo. (Botão Tarefas de Seguimento) (Botão Novo) >Em Tipo seleccionamos o tipo de acção, exemplo, suporte técnico. >Em Notas descrevemos toda a acção efectuada ao cliente, por exemplo, não conseguia imprimir ficheiros em pdf, mas com algumas dicas o problema ficou resolvido. >No Estado colocamos como se encontra a acção, exemplo, pendente, depois é só gravar que ficará registada no menu CRM. (Nova Acção) 17
CRM Quando estamos a efectuar um documento (factura/recibo) também podemos registar essa acção, pondo o Pisco em registar a acção. Quando queremos alterar o estado da acção basta no menu CRM clicar na acção pretendida, ir ao botão editar (lápis) e proceder a alteração. Para remover, os passos são os mesmo mas clicando na cruz vermelha. (Botões Alterar e Editar) 18
Encomendas Encomendas Na área encomendas podemos gerir todas as encomendas, facturas pro-forma e proposta realizadas a clientes. Nela podemos criar novas encomendas, novas facturas pro-forma e novas propostas de encomendas. No canto superior direito estão presentes os seguintes botões, que têm funcionalidades muito úteis. (Opções da área de Encomendas) >Serviços: Local onde podemos criar serviços, ou seja, a nossa empresa pode não só vender artigos como pode também vender serviços. Para criar um serviço clicamos no botão Novo e preenchemos os respectivos campos. -No campo ID introduzimos um código de atribuição do serviço, exemplo 1. -Em Descrição introduzimos o nome do serviço. -Em Descrição Longa descrevemos o serviço completo. -Por fim basta colocar no Preço Unitário o seu valor e depois basta gravar. Assim quando efectuarmos uma encomenda/factura/vd e etc. já podemos incluir o serviço criado. (Novo Serviço) Para alterarmos um serviço, clicamos no botão editar (lápis) e procedemos a sua alteração. Apagar um serviço só é possível se este não estiver atribuído a nenhum documento, se esta situação ocorrer terá de apagar os documentos relacionados com o serviço, só então poderá apagar o serviço clicando sobre a cruz vermelha. 19
Encomendas >Comentários: Os comentários são frases modelo que podemos inserir na factura sem tê-las de escrever todas as vezes que efectuarmos um documento. Os comentários aqui criados ou modificados irão aparecer em forma de opção, quando estivermos a fazer um documento, para tal basta criar comentários adequados à sua empresa e sempre que quiser inseri-los num documento eles estarão disponíveis para selecção. Para criar um comentário, clicamos no botão Novo e preenchemos os respectivos campos. -Em Comentário inserimos a frase pretendida para inserir no documento. -Em De Defeito podemos deixar em branco (se pusermos o pisco significa que este comentário ficará automaticamente no campo Notas e Comentários no respectivo documento seleccionado em Série. -Em Série podemos deixar em branco, pois o nosso comentário aparece para ser seleccionado em qualquer documento. (Novo Comentário) Para alterarmos um comentário, clicamos no botão editar (lápis) e procedemos à sua alteração. Para apagar um comentário clicamos sobre a cruz vermelha. >Importar Dados: Ferramenta muito útil para quem não quer perder as encomendas que tinha no seu antigo programa. Para a importação de dados ter sucesso deve-se exportar a sua base de encomendas antiga para uma folha de cálculo e guarda-la no formato csv. Aconselhamos que consulte o nosso manual de Importação de Dados Avançada na página de suporte do nosso website www.gestix.com. 20
Encomendas Documentos da área de Encomendas: >Encomenda: Como o próprio nome indica, aqui é o local onde registamos as encomendas dos nossos clientes, ou seja, quando não temos stock suficiente para satisfazer o cliente, é no menu encomendas que registamos essa informação, e assim que obtivermos o stock desejado, basta puxar a respectiva encomenda à factura e o estado da encomenda ficará automaticamente fechado ou parcialmente se for o caso. >Factura Pro Forma: É uma factura sem valor comercial, emitida sem que haja qualquer transacção e que lista um conjunto de bens ou serviços e o seu valor, sendo idêntica a uma factura comercial. É muitas vezes utilizada antes de se emitir uma factura. Para alterar o estado basta fazer uma pesquisa por factura pro forma, entrar na factura desejada e clicar no botão abrir ou fechar, ou puxar directamente a uma factura. >Proposta: É muito semelhante a um orçamento, mas neste caso é como se fosse uma simulação de encomenda feita ao cliente. Se a proposta agradar ao cliente pode-se facturar, se não, fica sem efeito. Para fecha-la ou abri-la o processo é igual aos anteriores. 21
Encomendas Como Criar uma Encomenda/Factura Pro Forma/Proposta Seleccionar o menu encomendas na barra lateral direita da aplicação, escolher o documento a criar, encomenda/factura pro forma/proposta e clicar no botão Novo. Irá aparecer o seguinte ecrã: (Nova Encomenda) 1. Seleccionar o cliente pretendido (se for temporário devemos activar a opção no menu admin, configuração, documento de vendas e colocar o pisco em Fichas Temporárias de Entidade ). 2. Seleccionamos o artigo/serviço a encomendar ou então inserimos um texto e damos os respectivos valores, (quantidade e preço) e clique na disquete para gravar a linha. 3. Se pretendemos adicionar à encomenda um documento que o cliente tem pendente clicamos no botão documento de origem e seleccionamos o documento desejado. 4. Para introduzir notas e comentários podemos escrever manualmente ou seleccionar uma ou mais que definimos em comentários. 5. Por fim basta clicar na disquete ao lado do botão verifi car. (Botão Gravar) 22
Encomendas Como Pesquisar/Alterar/Apagar Uma Encomenda/Factura Pro Forma/Proposta Seleccionar o menu encomendas na barra lateral direita da aplicação, escolher o documento a Pesquisar ou a Apagar, encomenda/factura pro forma ou proposta, preencher o seguinte quadro de acordo com os dados do documento e clicar em pesquisar. (Critérios de Pesquisa) -Número: Nº do documento. -ID: Número do Cliente. -Referência: Referência inserida no documento. -V/Refª: V/Refª inserida no documento. -Entre/E: Intervalo de tempo pretendido. -Estado: Como se encontra o documento Fechado/pendente etc. -Linhas/Pág.: linhas por página. Ao localizar o documento pretendido pode seleccionar os seguintes botões, para efectuar a acção desejada: (Botões Alterar, Apagar e Fechar) Nota: Ao apagar o documento uma vez, o seu estado ficará como anulado, para eliminar por completo entre novamente no documento e clique de novo em apagar. 23
Facturação Facturação Na área de facturação podemos emitir ou pesquisar documentos e gerar diversos tipos de mapas. Podemos também criar fichas de serviços frequentes ou definir comentários frequentes a inserir nos documentos. No canto superior direito estão presentes os seguintes botões, que tem funcionalidades muito úteis que já foram mencionadas no menu encomendas. (Opções da área de Facturação) Documentos da área de Facturação (Documentos) -Venda a Dinheiro: Deve ser emitida quando o cliente paga no acto de compra (move stock de artigos). -Factura: Documento identificado por um número e usado para emitir uma transacção comercial onde lista o conjunto de bens ou serviços prestados e o seu valor (move stock de artigos). -Guia de Transporte: É o documento legal emitido pelo transportador para acompanhar a mercadoria durante o transporte em território português (não movimenta stock). -Orçamento: Documento usado para o cálculo/simulação de gastos de um determinado serviço. -Guia de Remessa: Documento que acompanha a mercadoria e que movimenta stock de artigos. Quando pretendemos factura-lo basta emitir uma factura e ir buscar a respectiva guia de remessa. 24
Facturação -Guia de Consignação: Funciona como uma guia de transporte, é como um documento que regista um empréstimo. Usado frequentemente por empresas que enviam mercadorias aos seus parceiros (movimenta stock de artigos). -Guia de Devolução: Deve-se usar quando um cliente devolve o artigo que comprou (regulariza o stock de artigos). -Folha de Obra: Semelhante a uma guia de remessa (move stock de artigos). -Recibo: Onde se regista o pagamento de facturas. Podemos também incluir, caso o cliente possua, os documentos de Nota de crédito, Nota de débito e Guia de devolução. -Nota de Crédito: Após termos realizado uma guia de devolução ou uma autorização de retorno, a Nota de Crédito serve para emitirmos um documento com base nesses dois documentos e que prova que temos uma divida por liquidar com o cliente. -Nota de Débito: Onde registamos uma divida do cliente para connosco. -Nota Provisória: Documento versátil para profissões liberais. Como Emitir uma Factura No ecrã Facturação seleccione o documento Factura e clique no botão Novo. (Nova Factura) 25
Facturação O primeiro passo para emitir a factura é indicar o cliente a que se refere. Se o cliente já está registado na base de dados, clique no botão Pesquisar para escolher o cliente, ou no caso de saber a sua ID, basta indicá-la e pressionar Ente r para preencher os restantes dados. Se se trata de um novo cliente, seleccione o pisco do item novo, preencha os dados do cliente e clique no botão Gravar para validar os dados. Ao inserir um novo cliente directamente num documento está em simultâneo a criar a sua ficha (pode indicar dados complementares como o email que não aparecem no documento mas ficam registados na nova ficha). -Se o artigo está registado na base de dados o botão artigos abaixo das linhas do documento, permitem-lhe escolher qual o artigo a facturar. Pode também escrever a referência do artigo e clicar Enter para preencher os restantes campos. -Se o serviço está registado na base de dados o botão Serviço abaixo das linhas do documento permite-lhe escolher qual o serviço que deseja facturar. Pode também escrever a referência do serviço e clicar Enter para preencher os restantes campos. Preencha ou altere os dados restantes como desejar e clique no ícone da disquete para gravar a linha. Uma linha gravada pode ser apagada, ou editada para alterar a informação. -Se pretende facturar um serviço não registado preencha os campos necessários à excepção do campo Refª Item e grave a linha. O preenchimento de um serviço directamente num documento não vai dar origem a uma nova ficha de serviço. -O botão Texto permite a introdução de texto complementar ou constitui uma forma alternativa para a introdução de um serviço (útil para longas descrições). No caso da introdução de um serviço através do botão Texto, deve depois editar a última linha para introduzir as informações relativas a preço,quantidade, etc. -O botão Documento permite introduzir na Factura, Guia de Consignação, Folha de Obra e Guia de Remessa, cujo o cliente os tenha pendente, ou seja se um cliente tiver várias guias de remessa, não é necessário passar uma factura por cada, com o auxilio do botão documento poderá juntar as várias guias de remessa e coloca-las numa só factura. (Botões de Nova Factura) Documento De Origem (Botão Doc. Origem) Só permite a introdução de um documento na factura. Na figura seguinte estão representados os tipos de documentos que o botão Documento de Origem pode adicionar caso esteja em estado pendente. 26
Facturação (Documentos disponíveis na utilização do botão Doc. Origem) Eliminar ou editar um item no documento Ao introduzirmos um item ao nosso documento podemos alterar ou remover, utilizando os os seguintes botões: (Botões Alterar e Editar) Reordenar os itens de um documento Na figura estão os botões necessários para a reordenação das linhas de um documento para melhor compreensão. (Opções de ordenação dos itens) -As setinhas ao lado da referência do item, ordenam as linhas do documento por ordem ascendente e descendente. -Os sinais de + são utilizados quando queremos que a próxima linha a inserir na factura fique por cima da que seleccionamos o +. Notas e Comentários Na parte inferior da factura pode escrever notas ou inserir comentários. Os comentários marcados por defeito aparecem já no campo de impressão. Pode clicar num dos comentários pré-definidos ou nos comentários específicos do cliente para os transportar para o campo de impressão. Após o preenchimento da factura clique em Grava r no topo do ecrã. Pode depois imprimir ou gerar o ficheiro de PDF da factura ou clicar nos ícones Início ou Voltar para prosseguir o seu trabalho. (Botões de funções do Gestix) 27
Facturação Registar um Pagamento (Recibo) 1. No ecrã Facturação seleccione o documento Recibo e clique no botão Novo. 2. Indique o cliente. 3. O botão Doc. Origem permite-lhe escolher, entre os documentos pendentes para o cliente, aquele cujo pagamento pretende registar. 4. Se utilizar o botão Documento, abaixo das linhas do documento, pode escolher um ou mais documentos a registar. 5. Especifique o tipo de pagamento. 6. Verifique e grave o recibo que poderá depois imprimir. Registar um Pagamento Parcial 1. Utilize o botão Documento para escolher o documento a registar. 2. Edite a linha e altere a quantia para o montante efectivamente pago. Desta forma regista um pagamento parcial e o documento pode mais tarde ser utilizado num novo recibo. 3. Especifique o tipo de pagamento. 4. Verifique e grave o recibo que poderá depois imprimir. Registar o Pagamento de Várias Guias Ao utilizar o botão Documento, ao contrário do botão Doc. Origem, podemos seleccionar vários documentos para associar a factura ou recibo que estamos a criar e assim registar o pagamento de vários documentos de uma só vez. Para tal é necessário: 1. Escolher o cliente. 2. Seleccionar o botão Documento. 3. Colocar um pisco nos documentos pretendidos e depois clicar em seleccionar, pode também seleccionar todos os documentos de uma só vez, para isso basta clicar no botão seleccionar tudo. 4. Verifique e grave a factura/recibo que poderá depois imprimir. (Botão Documento) 28
Facturação (Janela do Botão Documento) Efectuar uma Nota de Crédito de Uma Factura Para efectuar uma nota de crédito de uma factura, é necessário, primeiro, criar uma guia de devolução referente a mesma. 1. Para criar a guia de devolução seleccione o documento Guia de Devolução e clique em Novo. 2. Seleccione o cliente referente à factura. 3. Seleccione o botão Doc. Origem para seleccionarmos a factura. 4. Verifique e Grave a guia de devolução que irá ser utilizada para criar a nota de crédito. 5. A guia de devolução ficará em estado pendente até que a nota de crédito a deixe como fechada. Para criar uma nota de crédito seleccionamos o documento Nota de Crédito e clicamos em Novo. Podemos associar a nota de crédito a uma factura do cliente utilizando a guia de devolução anteriormente criada. 29
Facturação Para tal é necessário: 1. Escolher o cliente. 2. Seleccionar o botão Doc. Origem. 3. Escolher a respectiva guia de devolução. 4. Verifique e grave a nota de crédito que depois poderá imprimir ou utilizar para criar um recibo. 5. A nota de crédito ficará em estado pendente até que o recibo a altere para o estado fechado. (Nova Guia de Devolução) Nota importante: Quando o utilizador termina o processo de criação de uma nota de crédito, deverá efectuar um recibo e puxar a nota de crédito e a respectiva factura, para que este feche a factura que ficou em estado pendente após ter sido efectuada a guia de devolução da mesma e para fechar o estado da nota de crédito realizada através da guia de devolução. Se a nota de crédito tiver sido efectuada na totalidade da factura o total do recibo deverá ficar a zero. 30
Facturação (Nova Nota de Crédito) Efectuar uma Nota de Crédito de Uma Factura Parcialmente Também é possível efectuarmos uma nota de crédito referente a uma factura, mas somente com um valor parcial da mesma. Para tal é necessário seguir os mesmos passo referidos anteriormente mas quando na guia de devolução seleccionarmos a factura efectuamos as alterações necessárias através dos botões Apagar e Editar para apagar um item ou editar o valor do mesmo, sendo assim mais tarde quando efectuarmos a nota de crédito com a guia de devolução alterada somente o valor que está no documento irá ser seleccionado, sendo que o valor restante ainda fica na factura. (Botões Editar e Apagar) 31
Facturação Pesquisar Documentos No ecrã Facturação escolha o documento que pretende pesquisar. Tem depois diversos critérios de pesquisa que pode escolher, como a indicação do Número, caso pretenda encontrar um documento em particular, ou um intervalo de datas para encontrar diversos documentos, entre outras opções. (Critérios de Pesquisa) Clique em Pesquisar para aceder à listagem de documentos que pode depois imprimir ou exportar para uma folha de cálculo. Gerar Mapas Para gerar um mapa deve escolher o tipo de mapa que pretende gerar, escolher o intervalo de datas a contemplar e a série de documentos a incluir. Por exemplo: se escolher o mapa Listagem de Vendas e na série indicar Todos, todos os documentos de vendas serão incluídos no mapa, se pretender incluir apenas as vendas a dinheiro, deve escolher a série correspondente à venda a dinheiro. Clique em Continuar para aceder ao mapa seleccionado que pode depois imprimir ou exportar para folha de cálculo. 32
Facturação (Mapas) Anular e Apagar Documentos É possível anular ou apagar documentos no Gestix para corrigir enganos. A condição necessária para o fazer é que esses documentos não estejam fechados por outros documentos. Por exemplo, uma factura para a qual já tenha sido passado um recibo que a referencie não pode ser anulada sem antes se anular o recibo correspondente. >Anular um documento: Deve abrir-se o documento que se pretende anular e clicar no botão Apagar no topo do ecrã. O documento anulado mantém-se presente na base de dados, o seu número está ocupado e pode ainda ser impresso mas os seus valores deixam de se reflectir ao nível do sistema e a indicação Anulado aparece nas listagens ou impressões. (Esta operação não pode ser desfeita). >Apagar um documento: Ao apagar um documento ele desaparece por completo do sistema e o seu número fica liberto podendo ser utilizado num novo documento. Para apagar um documento tem primeiro que o anular. Depois volte a ir buscá-lo e clique de novo em Apagar. O documento desaparece do sistema e não pode voltar a ser consultado. (Esta operação não pode ser desfeita). 33
Ponto de Venda Ponto de Venda Este ecrã é muito utilizado como rosto principal de uma loja, ou seja, é uma ferramenta muito eficaz que regista vendas a dinheiro ou outro documentos definido no menu admin, e que imprime o respectivo talão de compra. Como Criar uma Venda a Dinheiro no Ponto de Venda Clique no ecrã Ponto de Venda e proceda ao seu preenchimento. (Ponto de Venda) O seu preenchimento é igual ao de uma factura (VD), a diferença é que neste modo é muito mais rápido. Quando os campos estiverem preenchidos basta clicar no botão gravar que automaticamente imprime um talão de venda (se estiver configurado a uma impressora de talão). Se pretender imprimir com o aspecto normal, pode efectuar uma pesquisa por número de VD no menu facturação do lado direito, seleccionar o documento venda a dinheiro e abrir a VD desejada e imprimir. 34
Ponto de Venda No botão confi gurações no canto superior direito, podemos configurar este ecrã para uma melhor utilização. (Configurações do Ponto de Venda) -Comportamento do Iva: Pode escolher normal ou iva incluído. -Quantidade automática: ao introduzir varias vezes o mesmo artigo soma as quantidades e não aumenta as linhas da VD. Se definir como Mãos livres, basta passar os artigos com o código de barras e automaticamente ficam registados no documento. -Impedir edição da Data e Número do documento: do número do documento. impede a edição da data e -Impedir edição do Preço de Venda: artigo. Impede a edição do preço de venda do -Fichas temporárias de entidade: ficha de cliente na base de dados. Útil para clientes que não necessitam de ter -Escolher Vendedor: Possibilita escolher o vendedor (se tivermos definido). -Tabela de Selecção Rápida de Itens: Mostra um quadro com os vários artigos que estiverem configurados para aparecer no mesmo. -Escolher Armazém: Permite escolher o armazém (se tivermos definido). 35
Contratos e Avenças Contratos e Avenças Este ecrã possibilita a realização de Facturas e Vendas a Dinheiro automaticamente a um cliente por um serviço agendado. Útil para quando facturamos um determinado serviço a um cliente mês a mês, ano a ano, etc. Como Criar Um Novo Contrato Clique no Menu Contratos e Avenças, botão Contrato e clique em Novo, o seguinte ecrã irá aparecer: (Novo Contrato) 36
Contratos e Avenças 1. Seleccione o cliente pretendido. 2. Introduza um título para o contrato. 3. Introduza uma descrição. 4. Se necessário pode escrever a condição de pagamento. 5. Introduza o valor do serviço em quantia. 6. Introduza a taxa de Iva. 7. Seleccione o serviço pretendido. 8. Escolha a Frequência. 9. A data de inicio. 10.A data do fim. 11.E o dia a facturar. 12.Clique no botão gravar. Terminando estes 12 passos o seu contrato ficará pendente de facturação (Botão ao lado do botão contratos) e quando pretender gerar a factura ou venda a dinheiro basta seleccionar o contrato e escolher o tipo de documento a gerar. Para aceder ao documento gerado, pode efectuar ma pesquisa no menu facturação, escolher o tipo de documento a pesquisar e clicar em pesquisar. 37
Projectos Projectos Muito útil para quem presta serviços para determinados projectos. Exemplo: Electricidade e Canalização. A criação desses projectos permitiu saber quanto se facturou na canalização e quanto se facturou na electricidade. Como Criar um Projecto Aceder ao menu projectos e clicar no botão Novo Projecto, irá aparecer o seguinte ecrã: (Novo Projecto) -ID : Código de identificação do Projecto -TÍTULO: Titulo do Projecto -CLIENTE: Cliente associado ao projecto -Gravar Como Facturar Projectos No menu facturação, escolhemos o tipo de documento a facturar e clicamos no botão novo, Escolhemos o cliente em questão, adicionamos os respectivos campos ao documento e seleccionamos o projecto referente a facturar e clicamos em gravar. 38
Projectos Como Tirar Listagens de Projectos -Seleccione o tipo de listagem que pretende. -Se quiser efectuar essa listagem de um projecto em separado, introduza o respectivo código ou nome. -Selecciona o período desejado. -Por fim, clique em prosseguir. (Mapas) 39
Envio Envio O Gestix possui esta funcionalidade muito útil para facilitar a vida de quem o trabalho depende muito de transportadoras. No Menu Admin estão discriminadas 3 tipos diferentes de transportadoras: (Transportadoras) Em primeiro lugar deve-se configurar, junto da transportadora, os campos seguintes, de forma a facilitar o trabalho de ambas as partes (menu admin clicamos na transportadora pretendida botão Novo) depois de concluída a configuração clicamos no botão Gravar. (Exemplo da transportadora Chronopost) Depois de finalizada a configuração já temos uma transportadora criada, ou seja a partir de agora sempre que realizarmos uma factura podemos seleccionar (em portes) a transportadora que definimos no menu admin e preencher os restantes campos substituindo deste modo o preenchimento manual da guia de transporte. De seguida clicamos no ecrã Envio e escolhemos a transportadora pretendida e automaticamente podemos processar o envio (gera um ficheiro que temos de entregar à transportadora). 40
Serviço Clientes (RMA) Serviço Clientes (RMA) Neste local é nos permitido gerir alguns dos problemas/avarias que ocorrem com os artigos que vendemos. Exemplo.: Vendemos um telemóvel ao cliente, passado algum tempo o telemóvel avariou, se este estiver na garantia o cliente vem a casa e entrega-nos para procedermos à sua reparação. Sendo assim criamos uma autorização de retorno, no estado verificar, imprimimos (etiqueta), colamos no equipamento e procedemos à sua reparação. Após reparação, abrimos a respectiva autorização de retorno e alteramos o seu estado para reparado e voltamos a imprimir para devolver ao cliente. >Comentários: Neste botão, que a esta altura já nos é familiar, podemos criar comentários para serem inseridos nos documentos de Serviço Clientes. Documentos da Área de Serviço -Autorização de Retorno: Clientes (RMA) Onde se regista todo o tipo de avaria dos artigos. -Substituição: Após a autorização de retorno o artigo foi para ser reparado, uma vez sem concerto, irá ser entregue outro artigo ao cliente, para registar esse passo usa-se uma guia de substituição, (movimenta stock). -Nota de Crédito: Utiliza-se quando temos de devolver o dinheiro ao cliente (conta cliente). (Documentos) 41
Serviço Clientes (RMA) Como Criar uma Autorização de Retorno: 1. Ecrã Serviço Clientes, Autorização de Retorno, botão Novo. 2. Seleccionar o cliente em questão. 3. No Documento de origem seleccionar o documento que registou a compra do artigo. 4. Seleccionar o estado do documento: Verificar, Substituir etc. 5. Inserir, caso queira, notas e comentários. 6. Gravar. Após concluída a verificação do artigo decidiu-se dar outro novo ao cliente, para isso basta entrar dentro da Autorização de Retorno e alterar o seu estado para substituir. Automaticamente aparecerá no lado esquerdo do ecrã a RMA pendente de substituição, clicando na setinha azul o programa efectua automaticamente a substituição. (Quadro de Substituição) 42
Vendedores Vendedores Local onde gerimos os vendedores, suas respectivas comissões, vendas, etc. Criar um Novo Vendedor No ecrã Vendedores, botão Novo Vendedor, preencha toda a informaçãoacerca do vendedor e em seguida seleccione Gravar. (Novo Vendedor) Para atribuir uma venda ou encomenda ao vendedor teremos de o seleccionar na criação dos respectivos documentos. Mapas Em relação aos mapas, listagens e pesquisa o procedimento é sempre muito semelhante em todos os menus. 43
Fornecedores, Encomendas For. e Compras Fornecedores, Encomendas For. e Compras Nestes três menus, é nos dada a possibilidade de registar as compras ou encomendas feitas pela a empresa aos fornecedores. Não há muito a dizer sobre estes menus, pois o seu significado é o seguinte: (Menus de despesas e de lucros) A Diferença é, basicamente, que os três menus da esquerda contribuem para as despesas e os três da direita contribuem para os lucros (dependendo do documento a criar em cada menu). 44
Artigos Artigos Nesta área, é nos possibilitado a introdução de novos artigos, a introdução de preços de artigos, a criação de listas de preços, etc. No canto superior direito encontramos as seguintes opções: (Opções da área de Artigos) >Serviços: Local onde podemos criar serviços, ou seja, a nossa empresa pode não só vender artigos como também pode vender serviços. >Atributos: Os atributos são uma ferramenta que permite classificar os artigos, fornecendo informação adicional e facilitando as pesquisas. Cada artigo pode ter assinalado diversos atributos. Para editar atributos já definidos, clique no ícone do lápis antes do nome do atributo a editar, proceda as alterações e grave. Para criar um novo atributo, clique no ícone Novo e escolha um nome para o atributo. Só é possível apagar atributos quando estes não estão atribuídos a nenhuma ficha de artigo, neste caso ao entrarmos no menu atributos aparece uma cruz vermelha para podermos apagar o atributo pretendido. >Listas de Preços: Local onde podemos criar várias listas de preços ou editar as já criadas. Para editar listas de preços já definidas, seleccione o ícone editar (lápis), proceda as alterações e grave. Para criar uma nova lista seleccione o botão Novo, proceda ao preenchimento das opções e grave. Só é possível eliminar listas de preços se estas não estiverem associadas a nenhum artigo, neste caso uma cruz vermelha ao lado do nome da lista aparece e através desta é possível apagar a lista. >Categorias: Onde criamos as categorias para atribuição aos artigos criados. A cada artigos poderá ser atribuída uma categoria. Esta opção também pode ser configurada para ser um dos critérios de pesquisa. >Importar dados: Ferramenta de extrema importância para quem não quer perder os Artigos que tinha no seu antigo programa. Para a importação ter sucesso deverá exportar a sua antiga base de dados de clientes para uma folha de cálculos e preenche-la conforme o ficheiro exemplo disponibilizado no Gestix, e guarda-la no formato csv. 45
Artigos Após ter preenchido os dados dos seus artigos seguindo o ficheiro de exemplo, utilize o botão Procurar, localize o ficheiro criado, e faça seguinte. Ao clicar em seguinte irá ser apresentado o aspecto do seu ficheiro, verifique se está tudo correcto e proceda à importação de artigos para o Gestix. Aconselhamos que consulte o nosso manual de Importação de ficheiro na página de suporte do nosso website www.gestix.com. 46
Artigos Como criar um novo artigo No menu artigos, clicar no botão Novo Artigo. (Novo Artigo) >Opções mais importantes: -Família : Seleccione a família que deseja atribuir ao artigo (caso tenha criado famílias). -Grupo de desconto: Seleccione o grupo de desconto que quer atribuir ao artigo (caso tenha criado grupos de descontos). -Ref item: Código sequencial gerado automaticamente. Podemos introduzir o código que pretendemos, não podemos é atribuir o mesmo código a artigos diferentes. -Descrição: Designação do novo artigo. -Un. Medida: Metro, gramas, kilo, etc. 47
Artigos -Palavra-chave listagem: Podemos atribuir um código chave ao artigo, assim ao pretendermos uma listagem completa desse artigo, basta introduzir a chave no campo Palavra-chave no critério de listagem. -Código de barras: Introduzimos o respectivo código de barras. -Código de item fornecedor: fornecedor. Código de identificação do produto atribuído pelo -Atributos: Atribuímos os atributos ao artigo. -Nomenclatura: É uma "linguagem" criada pelo homem para a identificação de mercadorias no comércio internacional. -Obs: Comentários a introduzir sobre o artigo. -Stock segurança: Devemos introduzir a quantidade de stock que queremos ser alertados caso essa opção esteja activada na área de admin. -Preço de compra por defeito: artigo. Devemos introduzir o preço a que compramos esse -Taxa de Iva: Em percentagem (20%). -Tabela de preços: Devemos de definir o preço de venda ao público e termos em atenção a definição do IVA da lista de preços. -Gravar. Gerar Mapas >Listagens de Itens: Lista todos os artigos ou aqueles que definirmos o nome, código ou palavra-chave do artigo no critério de listagem. >Lista de preços: Apresenta a lista de preços seleccionada. >Lista de preços longa: Apresenta a lista de preços seleccionada mas mostra o campo Obs da ficha do artigo. >Código de barras: Local onde podemos imprimir etiquetas para os artigos. >Artigos livres: Apresenta os artigos que ainda não foram utilizados em nenhum documento. 48
Artigos >Encomendas Pendentes: Mostra as encomendas pendentes efectuadas pelos clientes. >Encomendas Forn: Apresenta as encomendas feitas aos fornecedores. >Anual de vendas: Mostra as vendas de cada artigo em cada mês do ano. >Listagem de Vendas: Mostra as vendas de artigos num determinado período de tempo. >Anual de Margem: Apresenta a margem de lucro em cada artigo ao longo de cada mês do ano. >Anual de Compras: Mostra as compras de artigos efectuadas aos fornecedores. >Inventário Por armazém: Apresenta uma listagem de quantidades no armazém pretendido. >Inventário Por Data: Apresenta uma listagem de quantidades no armazém pretendido num determinado intervalo de tempo. >Sugestão de encomendas: Apresenta os artigos em baixo stock. (Mapas) 49
Artigos Aceder/Alterar/Apagar uma fi cha de Artigo -Para aceder a uma ficha de artigo basta-lhe clicar no nome do Artigo a partir do resultado de uma pesquisa ou na lista de artigos acedidos recentemente no lado esquerdo do ecrã Artigos. -Para alterar uma ficha de Artigo clique no botão alterar e preencha as modificações desejadas. -Se pretende apagar um artigo basta clicar na cruz vermelha ao lado do botão alterar, se isso não se verificar significa que o artigo em questão já possui documentos, para tal terá de apagar todos os documentos referentes ao artigo para proceder à eliminação da sua ficha. -Pode imprimir ou gerar o pdf da ficha do artigo, para tal clique nos respectivos botões, imprimir/pdf. 50
Famílias Famílias Área onde gerimos e criamos as famílias para atribuirmos aos artigos criados Como Criar Uma Nova Família Menu famílias, clicar no botão Nova Família, irá aparecer o seguinte ecrã: (Nova Família) -Código Família: código atribuído à Família -Descrição: definição da família -Unidade: metros, milhares, etc -Palavra-Chave Listagem: podemos atribuir um código chave à família, assim ao pretendermos uma listagem dessa família, basta introduzir a chave no campo Palavra-chave no critério de listagem! -De defeito: Significa que cada vez que criamos uma artigo a família ficará seleccionada de defeito, mas se necessário podemos atribuir outra família ao artigo, basta selecciona-la. Nota : Os campos Controlo Valores de defeito e Venda Valores de defeito podem ser preenchidos ao criar a família, pois ao atribuirmos uma família a um artigo, este ficará com essas configurações atribuídas. 51
Famílias Mapas >Listagem de Famílias: Lista as famílias existentes ou aquela que definirmos nos critérios de listagens. >Anual de vendas: Mostra as vendas de cada família em cada mês do ano. >Listagem de Vendas: Mostra as vendas de cada família num determinado período de tempo. >Anual de Margem: Apresenta a margem de lucro de cada família. (Mapas) 52
Armazenagem Armazenagem Neste ecrã é nos permitido criar vários armazéns, efectuar transferências de stock entre armazéns, adicionar stock aos artigos e efectuar saída de stocks. Como Criar um Novo Armazém No ecrã Armazenagem, clicar no botão armazéns que se situa no canto superior direito e de seguida clicar no botão novo. (Novo Armazém) Preencher os devidos campos e por fim é só clicar no botão Gravar. Depois de gravado, caso necessite de alterar alguns dados, pode aceder ao ecrã armazenagem, clicar em armazéns e clicar no botão editar (lápis) ao lado do respectivo armazém. 53
Armazenagem Documentos da área de Armazenagem >Transferência Arm.: Permite transferir stock de armazém para armazém. >Entrada de Stock: Local onde carregamos o stock de um determinado artigo num determinado armazém. >Saída de Stock: Permite efectuar saída de stock. (Documentos) Como Introduzir Stock Manualmente ao Artigo Na área de Armazenagem seleccionar Entrada de Stock e de seguida clicar no botão novo. 1. Seleccionar o armazém pretendido. 2. Seleccionar o respectivo artigo. 3. Indicar a quantidade a adicionar ao stock. 4. Gravar. 54
Nos. de Série Nos. de Série Neste local podemos verificar, através do numero de série do artigo, quando foi vendido e a que cliente. (Números de Série) 55
Produção Produção O Gestix Produção trata processos de produção, ou a transformação de quantidades de artigos comprados em quantidades artigos fabricados (produto acabado). Documentos da área de Produção (Documentos) Estes documentos irão ser explicados mais a frente. Um processo de produção envolve duas fases 1. Na primeira fase, despoletada com o registo da Ordem de Produção, os artigos comprados (componentes) são associados a um local de produção, que pode ser virtual (Ordem de Produção). Basicamente, os componentes são movidos de um armazém ou local inicial (Armazém Original) para um armazém ou local de produção (Estágio de Produção). A ficha do artigo fabricado reflecte a quantidade pendente de produção (somatório das quantidades em Ordens de Produção que ainda não tenham sido associadas a Fechos de Produção). 56
Produção 2. Na segunda fase, despoletada com o registo do Fecho de Produção, a existência dos artigos comprados no Estágio de Produção é abatida das respectivas quantidades, e a existência de artigo fabricado é disponibilizada no local indicado como Estágio Final. Exemplo de produto acabado >Artigo Fabricado: Frasco de Sal Marinho Natura >Componentes: Na produção de 100 frascos são utilizados: 100 frascos vidro 10,5 kg de Sal Marinho 10h de mão de obra Menu Produção O menu Produção permite aos usuários autorizados acederem à pesquisa e introdução de processos de produção. A autorização é gerida através dos perfis de Privilégios disponíveis no menu Admin. Ordem de Produção Dá início a um processo de produção. Os componentes são movidos de um armazém ou local inicial (Armazém Original) para um armazém ou local de produção (Estágio de Produção). >Produto, Procurar: Na criação de uma ordem de produção, permite identificar o artigo fabricado. Estão disponíveis para esta função apenas os artigos em cuja ficha o campo Fabricado estiver seleccionado. >Modelo de Produto: Na criação de uma ordem de produção, permite importar o conteúdo de um Modelo de Produto previamente elaborado. >Quantidade Produzida: Na criação de uma ordem de produção, permite importar o conteúdo de um Modelo de Produto previamente elaborado. 57
Produção >Armazém Origem: Identifica o armazém ou local de onde provêm os componentes. >Estágio de Produção: Identifica o armazém ou local que simboliza o ponto onde os componentes são processados para obter o produto final. >Número da Ordem de Produção: Número sequencial. >Referência: Campo informativo de preenchimento opcional, fica disponível para pesquisa. >Data: Data em que a ordem de produção tem efeito. >Partes Constituintes: Lista das quantidades de componentes necessárias para a Quantidade Produzida especificada. Fecho de Produção Dá por concluído um processo de produção. A existência dos artigos comprados no Estágio de Produção é abatida das respectivas quantidades, e a existência de artigo fabricado é disponibilizada no local indicado como Estágio Final. >Ordem de Produção: Permite seleccionar a ordem de produção cujo processo foi concluído. >Estágio Final: Permite seleccionar a ordem de produção cujo processo foi concluído. >Número do Fecho de Produção: Número sequencial. >Referência: Campo informativo de preenchimento opcional, fica disponível para pesquisa. >Data: Data em que o fecho de produção tem efeito. >Partes Constituintes: 58
Produção Lista das quantidades de componentes envolvidas no processo para a Quantidade Produzida especificada. Modelo de Produto O modelo de produto permite ao utilizador definir a estrutura de um processo de fabrico com o fim de facilitar a introdução de ordens de produção cuja composição não varia substancialmente de processo para processo. >Procurar Produto: Identifica o artigo fabricado. >Armazém Origem: Identifica o armazém ou local de onde normalmente provêm os componentes. >Estágio de Produção: Identifica o armazém ou local que simboliza o ponto onde os componentes são normalmente processados para obter o produto final. >Número do Modelo de Produto: Número sequencial. >Referência: Campo informativo de preenchimento opcional, fica disponível para pesquisa. >Data : Data em que o Modelo de Produto é definido. >Partes Constituintes: Lista das quantidades de componentes necessárias por unidade de produto final. 59
Produção Artigos Fabricados Com a presença do módulo Produção a ficha do artigo e as respectivas listagens exibem campos específicos relacionados com o módulo Produção. >Fabricado: Indica que o artigo é fabricado e portanto está disponível para identificação no campo Produto da Ordem de Produção. >Pendente Produção: Indica a existência que será disponibilizada quando todas as ordens de produção envolvendo este artigo forem concluídas com fechos de produção. 60
Moeda Moeda O ecrã Moeda permite-lhe definir de que forma a moeda é indicada nos documentos e o número de casas decimais com que os valores são apresentados. Pode ainda especificar um número de casas decimais diferentes para os preços unitários (útil quando se trabalha com itens de valor muito baixo). Para alterar as especificações clique no nome da moeda e seguidamente no ícone do lápis para editar. (Edição da Moeda utilizada) Faça as alterações necessárias e clique no ícone da disquete para gravar. 61
Admin Admin O último botão do menu lateral do Gestix dá acesso a área de administração do programa. Esta área é de extrema importância pois é aqui que são definidos vários aspectos da utilização do Gestix. >Resumo: Nesta área pode ver um resumo das configurações utilizadas no software Gestix. >Cópia de Segurança: Área super importante onde o utilizador pode realizar operações que garantem a segurança de seus dados. A operação mais importante a ser efectuada nesta área e a criação de uma cópia de segurança da base de dados, sendo que esta cópia deve ser efectuada com regularidade e deve ser guardada no seu computador ou num dispositivo de armazenamento externo. É também nesta área que se efectua a recuperação de um ficheiro de segurança se houver alguma perda de dados por causa de algum problema. 1ª Nota : Ao efectuar uma cópia de segurança os dados de personalização de documentos (exemplo logotipo personalizado), não são salvos. 2ª Nota Importante : A operação de recuperação de dados substitui os dados actuais pelos dados contidos na cópia. No caso do fi cheiro de cópia não ser válido ou estar corrompido pode comprometer o funcionamento da aplicação. >Confi guração: Dá acesso as configurações gerais do Gestix mencionadas no começo deste manual. >Acessos: Nesta área pode criar o perfil dos utilizadores que acedem ao Gestix. Indique para cada um o login e password respectivos e atribua também um perfil de privilégios a que estes utilizadores têm acesso na aplicação. Para criar um novo acesso seleccione o botão Novo, preencha os dados necessários, tendo em atenção ao perfil de privilégios que atribui ao acesso, e para finalizar clique no botão Gravar. >Privilégios: É aqui que define quais os privilégios que cada utilizador do Gestix tem direito a aceder e quais as operações que poderá realizar na aplicação. Para criar um novo perfil de privilégios seleccione o botão Novo, preencha os dados: -Posição: Posição do utilizador a qual este perfil de privilégios é atribuído (Exemplo Gerente, Empregado, etc). 62
Admin -Descrição: Descrição do perfil de privilégios. -Escolha dos Privilégios: Após configurar as opções acima mencionadas escolha os privilégio a que este perfil tem direito. (Novo Perfil de Privilégios) >Histórico de Operações: Permite ver, num dado intervalo de datas e por utilizador, quais a operações efectuadas na aplicação. Para ver as operações basta seleccionar o utilizador que efectuou as operações, ou pode ver de todos os utilizadores, e inserir o intervalo de datas pretendido, após isso clique no botão Pesquisar. 63
Admin (Histórico de Operações) >Documentos de Cliente: Nesta área acede a uma listagem dos documentos disponíveis que pode editar para fazer alterações. Para editar clique no ícone do lápis antes do nome do documento. -Disponível : se seleccionado o documento fica disponível para utilização no menu de facturação. -Numerado : o Gestix numera automaticamente os documentos. Quando esta opção está seleccionada a numeração é mais rigorosa obrigando a que a sequência de números e datas seja mantida. -Próx. Número : permite definir o início da numeração. -Nº de Cópias : indica o número de cópias a imprimir. -Incluir Carga/Descarga : indique se quer que esta informação esteja disponível nos documentos. -Modalidade de Logótipo : escolha como quer que apareça a informação da sua empresa nos documentos. Se deixar Escolhe depois pode escolher na altura da impressão. 64
Admin -Linhas/Pág. : defina o tamanho da página indicando uma dimensão predefinida ou o número de linhas a incluir. Se deixar Escolhe depois pode escolher na altura da impressão. -Cópias por Página : indique quantas cópias de cada página quer imprimir. -Modelo de Impresso : permite indicar, entre os modelos disponíveis, qual o que pretende utilizar nas impressões. Se deixar Escolhe depois pode escolher na altura da impressão. -Ficheiro Modelo do Impresso dos impressos. : utilizado apenas para personalizações avançadas (Séries de Documentos) >Posições: Permite definir as classificações disponíveis para os contactos dentro das fichas de cliente, como por exemplo Técnico, Supervisor e etc. >Taxas de IVA: Permite indicar a taxa de Iva de defeito e também indicar taxas alternativas, como por exemplo para outros países. 65
Admin >Meios de Pagamento: Permite indicar quais os meios de pagamento disponíveis em documentos como o recibo ou a venda a dinheiro, como por exemplo dinheiro, cheque, multibanco, etc. >Idades do Saldo: Esta opção serve para definir o intervalo de dias nas listagens de Antiguidade do Saldo. >Texto: Quando emite um pedido de pagamento, este tem no início e no fim um texto prédefinido. Aqui pode editá-lo e fazer os ajustes que considerar indicados. Para criar um novo texto seleccione o botão Novo, preencha os dados do texto e para finalizar clique em Gravar. Para sair do menu Admin seleccione o botão Voltar localizado no topo do menu lateral. 66
Impressão de Documentos no Gestix Impressão de Documentos no Gestix Existem duas opções para impressão de documentos ou listagens. A impressão directa que utiliza o browser como intermediário e a impressão através de um ficheiro PDF. >Impressão directa: Esta impressão é acedida através do botão Imprimir no topo de documentos ou listagens. Para configurar a impressão directa é necessário no Browser indicar as preferências de impressão, como o tipo de página e a largura das margens. Um dos itens importantes a defi nir é indicar que não deseja imprimir as informações de cabeçalho e rodapé (endereço web, número de páginas) que nos browsers normalmente estão confi guradas para ser impressas por defeito. >Impressão a partir de PDF: Ao clicar no botão PDF disponível no topo de listagens ou documentos gera um ficheiro PDF que pode imprimir ou guardar no seu computador para arquivo ou para enviar por email. As configurações deste ficheiro são acedidas na área Admin Configuração do Gestix. >Opções para impressão de documentos: Ao imprimir um documento tem disponíveis diversas opções: - Pode inserir a imagem com o logotipo da sua empresa, com a identificação da empresa em texto ou sem identificação (no caso de utilizar papel timbrado). - Pode escolher um dos layouts disponíveis. -Pode ainda definir o tamanho da página. Indicando o tamanho ou o número de linhas a incluir. >Imprimir diversos documentos: Caso pretenda pode escolher um grupo de documentos a imprimir com a mesma ordem de impressão. No ecrã Facturação seleccione o tipo de documento e escolha os critérios de pesquisa. Clique no botão Imprimir A listagem seguinte mostra-lhe todos os documentos encontrados de acordo com os critérios que definiu. Um visto antes da referência do documento significa que este nunca foi impresso. 67
Impressão de Documentos no Gestix Pode seleccionar mais documentos a imprimir, colocando vistos antes das suas referências. Escolha o botão Imprimir ou o botão PDF para imprimir todos os documentos seleccionados. (Botões imprimir e PDF) 68
FAQ's FAQ's 1. Quando em admin configuração seleccionamos a opção de Impedir edição de vendas depois de imprimidas. Essa opção tanto afecta os documentos de compras como os documentos de vendas. E só é aplicada a utilizadores que não possuem privilégios administrativos. 2. Para aparecer discriminado no modelo de impressão um desconto dado ao documento, é necessário que em admin configuração e em documentos de vendas a opção Nº de Descontos de Item na Linha dos Documentos seja diferente de zero. 3. Se pretender trabalhar com IVA incluído em todos os artigos é aconselhável que modifique a configuração dos documentos em admin documentos de clientes e editar o documento pretendido para o comportamento do IVA IVA incluído. 4. Se ao imprimir facturas aparecer o endereço url e a data em rodapé deve de verificar as configurações do seu browser para remover esses parâmetro. 5. Quando a impressão de documentos não está a imprimir os sombreados ou imagens de fundo, verifique as definições do seu browser. 6. Se verificar que tem uma factura em estado pendente mas que já efectuou o seu pagamento, entre dentro da factura e ao pé do estado deverá aparecer um botão para poder fecha-la. 7. Quer actualizar o seu sistema operativo? È aconselhável fazer uma cópia de segurança antes da actualização. 8. Deverá fazer cópias de segurança muito frequentemente. 9. Se notar alguma irregularidade da aplicação, tente verificar a consistência no menu admin, caso o problema se mantenha envie um pedido de suporte. 10.Se o valor que aparece em estatísticas não estiver correcto, clique no botão calcular e verifique se alterou os dados. 69