Guia de Procedimentos Atribuição de Bolsas de Investigação do CIIMAR Gabinete Gestão de Projetos Gabinete Apoio Jurídico
Investigador Responsável Constituição do Júri; Elaboração da 1ª. Ata; Elaboração do Edital. Gab. Gestão de Projetos Verificação da elegibilidade da bolsa; Colocação de logotipos; Numeração do concurso. Gab. Apoio Jurídico Análise da Ata; Análise do Edital. Gab. Gestão de Projetos Publicação do Edital no Portal Eracareers; Solicitar a publicação do Edital no site do CIIMAR. Júri Concurso Receção das candidaturas; Avaliação e seriação dos candidatos; Elaboração da Ata e grelha de seleção; Comunicação dos resultados; Entrega de todo o processo no Gab. Apoio Jurídico. Gab. Apoio Jurídico Análise do processo; Apoio ao período de recurso; Elaboração do contrato. Gab. Gestão de Projetos Envio pedido de pagamento de bolsa aos Serviços Financeiros; Envio da documentaçao à FCT; Organização do processo de bolsa. 2
1. INVESTIGADOR RESPONSÁVEL Constituição do Júri do Concurso O júri deve ser constituído por 3 Doutorados, constituído por iniciativa do IR (Investigador Responsável) do Projeto. Elaboração 1ª Ata Decisão de abertura do concurso, fixação dos requisitos, critérios de avaliação e respectiva pontuação, plano de trabalhos, objectivos atingir e composição do júri. Preenchimento do Edital O IR deve preencher o edital/anúncio de acordo com a minuta aprovada pela FCT https://sigarra.up.pt/ciimar/conteudos_geral.conteudos_ver?pct_pag_id=1190&pct_parametros= p_unidade=234&pct_disciplina=&pct_grupo=485#485 2. GAB. GESTÃO DE PROJECTOS GGP Verificação da elegibilidade e da cabimentação da bolsa no âmbito do projeto O GGP deve verificar a elegibilidade da Bolsa no âmbito do projeto, nomeadamente, se o tipo de bolsa, montante e duração da mesma se encontram aprovadas em candidatura, garantindo a sua posterior aprovação por parte das instituições financiadoras. Cumprimento das Normas de Publicidade O GGP procederá ao cumprimento das normas de publicidade e informação dos diferentes programas de financiamento, nomeadamente a colocação dos respectivos logótipos e identificação da fonte de financiamento. Numeração do Concurso O GGP irá atribuir uma numeração identificativa de cada concurso. 3. GAB. APOIO JURÍDICO Análise da Ata e do Edital O Gabinete de Apoio Jurídico procederá à análise da 1ª. Ata do concurso e do edital, de forma a garantir o cumprimento de todas as normas legais em vigor. 4. GAB. GESTÃO DE PROJECTOS GGP Publicação do Edital no Portal ERACAREERS e no site do CIIMAR Depois de aprovado pelo IR, o GGP irá proceder à fixação do período de recepção de candidaturas de acordo com os prazos estipulados pela FCT. Posteriormente, efetuará a publicação do edital no Portal ERACAREERS e solicitar a publicação no site do CIIMAR, bem como noutros locais exigidos pelos vários programas de financiamento, quando aplicável. Paralelamente será comunicada à FCT a publicação do Edital no Portal Eracareers de acordo com as normas da FCT. 3
De acordo com o Regulamento de Bolsas, a publicação do edital no Portal ERACEREERS deverá ser efetuada com pelo menos 10 dias úteis em relação à data de início do período de receção das candidaturas. Assim em termos temporais, é necessário, pelo menos: 10 dias úteis de antecedência sobre a data de receção de candidaturas para publicação no Portal Eracareers + 10 dias úteis para receção de candidaturas. 5. JÚRI DO CONCURSO Receção das candidaturas Deverá ser assegurada a compilação de toda a documentação das candidaturas (ex: carta de motivação, CV, certificados, cartas de recomendação, envelopes do envio das candidaturas, etc.). Toda esta documentação deverá fazer parte do processo do concurso e entregue no Gabinete de Apoio Jurídico juntamente com a restante documentação do concurso, para consulta em caso de recurso dos candidatos e posteriormente em situação de auditoria ao projecto. Avaliação/selecção do candidato A avaliação e seleção dos candidatos deverão cumprir os parâmetros definidos no edital que constituem critérios vinculativos de selecção e contratação. Elaboração ata e grelha de avaliação Comunicação dos resultados Envio das atas para o GAJ, que solicitará a publicação dos resultados no site do CIIMAR. Após a publicação dos resultados, o Júri do Concurso deverá enviar um e-mail aos candidatos a informar que os resultados se encontram disponíveis para consulta. Comunicação ao candidato seleccionado A comunicação poderá ser efectuada por e-mail. Entrega do processo no Gabinete de Apoio Jurídico (durante o prazo de reclamações); Constituição do processo: Actas de Seleção; Edital; Candidaturas; Comprovativos de publicação dos resultados; Cópia dos avisos aos candidatos dos resultados do concurso; Cópia da comunicação ao candidato. Os resultados da avaliação deverão ser divulgados até 90 dias úteis após a data limite de submissão de candidaturas, após o qual o concurso será considerado sem efeito. 4
6. GAB. APOIO JURÍDICO Análise do processo de selecção; Apoio e disponibilização do processo de seleção durante o período de recurso; Comunicação ao candidato do Guia do Bolseiro (contendo a relação da documentação a apresentar: Carta de Aceitação da Bolsa; Fotocópia de Bilhete de Identidade e Cartão de Contribuinte ou Cartão de Cidadão; Curriculum Vitae; Fotocópia de Certificados de Habilitação; Comprovativo NIB (aplicável em contas bancárias da Caixa Geral de Depósitos); Chave de Associação (apenas para projectos financiados pela Fundação para a Ciência e a Tecnologia FCT); Carta mencionado a decisão de optar ou não pelo Seguro Social Voluntário. Elaboração do contrato Após a elaboração do contrato de bolsa, o Gabinete de Apoio Jurídico deverá entregar toda a documentação do concurso ao GGP. 7. GAB. GESTÃO DE PROJECTOS GGP Comunicação aos Serviços Financeiros O GGP irá comunicar aos Serviços Financeiros do CIIMAR os dados para o pagamento mensal da bolsa. Envio da documentação à FCT De acordo com as normas, o GGP deverá enviar para a FCT, no prazo máximo de 10 dias úteis após assinatura do contrato de bolsa a seguinte documentação: Atas do Concurso; Contrato de Bolsa; Curriculum Vitae do bolseiro; Chave de Associação da FCT. Organização do processo de bolsa O processo de bolsa deverá ser constituída pela seguinte documentação: Impressão do edital publicado no Portal Eracareers; E-mail de notificação à FCT da publicação do edital; Plano de trabalhos; Relatório Final da bolsa a elaborar pelo bolseiro (a entregar no final da bolsa); Parecer científico de avaliação do orientador sobre o trabalho desenvolvido pelo bolseiro (a entregar no final da bolsa) 5
CALENDARIZAÇÃO GAB. APOIO JURÍDICO GAB. GESTÃO PROJETOS JÚRI CONCURSO GAB. APOIO JURÍDICO Análise Anúncio Abertura Concurso Cabimentação Informação e Publicidade Numeração Publicação anúncio Portal Eracareers Receção Candidaturas Seleção candidato Período Recurso Inicio Bolsa 10 DIAS ÚTEIS 10 DIAS ÚTEIS 10 DIAS ÚTEIS de antecedência em relação à data de inicio da receção das candidaturas A contar da data de inicio da receção de candidaturas 90 DIAS Prazo máximo a contar da data de fim do período de receção de candidaturas 10 DIAS ÚTEIS a contar da data de comunicação dos resultados aos candidatos 6
INFORMAÇÕES ADICIONAIS CONCLUSÃO DA BOLSA Após o fim do período de bolsa, e de forma a concluir o processo, o Bolseiro deverá elaborar um Relatório de Actividades Final e, o Investigador Responsável/Orientador deverá emitir um Parecer sobre o trabalho desenvolvido pelo Bolseiro no período em causa. RENOVAÇÃO DE BOLSAS (quando aplicável) No caso de renovação, será necessário ter em consideração que esta só será possível se reunir as seguintes condições: - Existir cabimentação orçamental; - O período de renovação estar previsto em candidatura; -O período de renovação não ultrapassar o prazo de execução do projecto. Para formalizar a renovação, o Bolseiro deverá apresentar no GGP, com 60 dias de antecedência a seguinte documentação: Pedido de Renovação de Bolsa; - o requerimento encontra-se disponível no seguinte endereço: http://sigarra.up.pt/ciimar/conteudos_geral.conteudos_ver?pct_pag_id=1190&pct_paramet ros=p_unidade=234&pct_disciplina=&pct_grupo=485#485 Relatório de Atividades; Parecer do Investigador Responsável/Orientador sobre o trabalho desenvolvido pelo bolseiro, bem como o Plano de Trabalho referente ao novo período de bolsa. Deverá ser indicado no Parecer, pelo Investigador Responsável, o período de prorrogação da bolsa. Posteriormente o GGP deverá enviar para a FCT cópia da autorização/comunicação da renovação da bolsa com indicação expressa da mesma. DENÚNCIA DA BOLSA O contrato pode ser denunciado a todo o tempo pelo bolseiro, por escrito, desde que fundamentadamente e com a comunicação ao coordenador científico, se aplicável, e ao responsável da entidade financiadora com a antecedência de 60 dias (art.º 29º. nº. 3 Regulamento de Bolsas do CIIMAR). Essa denúncia deve ser entregue no GGP, acompanhada do Relatório de Atividades e do Parecer do Investigador Responsável/Orientador. O GGP deve enviar para a FCT cópia do pedido de rescisão de bolsa. 7
IMPORTANTE Não serão considerados quaisquer concursos que não cumpram todas as normas em vigor, nomeadamente: Qualquer alteração ao aprovado em candidatura (as alterações deverão ser previamente autorizadas pela Entidade Financiadora); Cujo Edital não tenha sido publicado no Portal ERACAREERS e no site do CIIMAR dentro dos prazos estipulados (publicação com 10 dias úteis de antecedência sobre a data de inicio de receção das candidaturas + 10 dias úteis para receção de candidaturas). 8
MINUTAS COMUNICAÇÃO DA DECISÃO FINAL DO CONCURSO CANDIDATO SELECIONADO Assunto: Comunicação de projecto de decisão final do concurso no âmbito do Projecto X com a referência Y Ex.mº(a) Senhor(a) Em face da sua candidatura à Bolsa de (Tipo de Bolsa) supra referenciada, vimos pelo presente informar que após análise detalhada e comparativa das candidaturas recebidas, foi seleccionado(a) para o referido lugar, conforme resulta da lista ordenada publicada no sítio do CIIMAR (http://www.cimar.org/ciimar/en/positions_result.htm) Nestes termos agradecemos o seu contacto no sentido de confirmar a sua disponibilidade, e iniciar os trâmites com vista à aceitação da Bolsa e elaboração do respectivo contrato. Para mais informações por favor consultar o Guia do Bolseiro disponível no seguinte endereço: http://sigarra.up.pt/ciimar/conteudos_geral.conteudos_ver?pct_pag_id=1190&pct_parametros=p_unidade=2 34&pct_disciplina=&pct_grupo=483#483 Sem mais assunto de momento, apresentamos os nossos melhores cumprimentos, O Presidente do Júri, CANDIDATO NÃO SELECIONADO Assunto: Comunicação de projecto de decisão final do concurso no âmbito do Projecto X com a referência Y Ex.mº(a) Senhor(a) Em face da sua candidatura à Bolsa de (Tipo de Bolsa) supra referenciada, vimos pelo presente informar que após análise detalhada e comparativa das candidaturas recebidas, não foi o(a) seleccionado(a), conforme resulta da lista ordenada publicada no sítio do CIIMAR (http://www.cimar.org/ciimar/en/positions_result.htm) Neste sentido dispõe V. Ex.ª de um prazo de (10) dias úteis, para se pronunciar, querendo, por escrito, em sede de Audiência dos Interessados, nos termos do art.º 100º do Código do Procedimento Administrativo. Mais informamos que todo o processo se encontrará à disposição nas nossas instalações, pelo período referido, no horário das 9-13h e 14h-18h. Sem mais assunto de momento, apresentamos os nossos melhores cumprimentos, agradecendo o seu contacto em futuras ocasiões. O Presidente do Júri, 9