ANEXO I TERMO DE REFERÊNCIA EMPRESA TERCEIRIZADA PARA ORGANIZAÇÃO E GERENCIAMENTO DE EVENTOS I DO OBJETO: 1. DESCRIÇÃO DO OBJETO:. 1.1 O objeto deste termo é a contratação de empresa especializada em organização e realização de eventos, onde se incluem o fornecimento de equipamentos, profissionais, veículos, serviços e itens relacionados para a viabilização de eventos. 1.2 O contratante deve se responsabilizar pelo transporte, alimentação, hospedagem e demais despesas dos profissionais por ele contratados, bem como pelos equipamentos por ele locados. 2. ESPECIFICAÇÃO DO OBJETO: 2.1 Execução dos serviços: os recepcionistas e coordenadores deverão, quando exigido, comparecer à sede da contratada com antecedência mínima de um dia útil antes da realização do evento, em horário a combinar, para instruções e esclarecimentos. No dia do evento, todos os recepcionistas deverão estar prontos duas horas antes do início das atividades e uma hora antes posicionados em seus postos. Os profissionais envolvidos na contratação deverão permanecer no dia e no local do evento pelo tempo que for necessário (em média, oito horas). A Ordem de Serviço será encaminhada via mensagem eletrônica devendo a contratada entrar em contato com a contratante no prazo máximo de 2 (dois) dias a contar do recebimento do documento, sendo considerado como tal a confirmação de entrega da mensagem. 2.2 A descrição detalhada dos demais profissionais e serviços necessários à plena execução do contrato estão especificadas na tabela anexa. 3. Vigência da contratação: O presente registro de preços terá a duração de 6 (seis meses), podendo ser prorrogado por igual período.
4. Quantidade Estimada de Eventos: Previsão de eventos do Tribunal: a) Escola Judicial: - VIII Encontro Institucional da Magistratura do Trabalho no RS (Setembro - 16 a 19). b) SEGESP: - XVI Encontro anual de Gestores; - Evento para servidores (a confirmar). c) Cerimonial: - Inauguração do Processo Judicial Eletrônico em Canoas; - Sessão Solene de Ratificação de Posse dos Desembargadores; - Sessão Solene de Posse da nova administração. 4.1 Outros eventos não previstos poderão ser contratados durante a vigência do contrato. 4.2 A Contratante não se obriga a solicitar todos os itens constantes do anexo do contrato por evento realizado, nem todos os eventos relacionados. II DA JUSTIFICATIVA DA CONTRATAÇÃO: A presente contratação visa a atender as necessidades de setores específicos do Tribunal Regional do Trabalho da 4ª Região, no que tange à organização e gerenciamento de eventos deste Regional. A terceirização da contratação e gestão de fornecedores é necessária face ao número reduzido de servidores das respectivas áreas, que deverão dedicar-se a outros aspectos da organização dos eventos, como o conteúdo, palestrantes, convidados, roteiro, protocolo, entre outros. III DO PERÍODO, DO LOCAL E DO PRAZO DE EXECUÇÃO DOS SERVIÇOS: Para cada evento, será emitida uma Ordem de Serviço com antecedência mínima de 15 (quinze) dias corridos ou 10 (dez) úteis, relacionando os itens do serviço a ser contratado e os respectivos quantitativos. O preposto ou representante da CONTRATADA deverá apresentar-se à Contratante para esclarecimentos e/ou ajustes necessários com no mínimo uma semana de antecedência ao evento. Os serviços de tablado e toldo deverão ser montados e testados no dia útil anterior ao evento. O serviço de confecção de banner também deverá ser concluído e entregue na Contratante, no máximo, até três dias anteriores ao evento. Os demais serviços que necessitem de execução, confecção, montagem, instalação ou organização prévia deverão ser concluídos com antecedência mínima de 24 (vinte e quatro) horas ou definidas em solicitação.
IV DA HABILITAÇÃO: Para fins de habilitação ao certame, os interessados necessitam satisfazer os seguintes requisitos: 1. A qualificação técnica será comprovada através de atestado fornecido por pessoa jurídica de direito público ou privado, indicando que a empresa prestou nos últimos 24 (vinte e quatro) meses serviços compatíveis com as especificações definidas no Termo de Referência. Entende-se como tal: um ou mais atestados que demonstrem que a empresa trabalhou na organização de eventos em no mínimo três municípios distintos, com público estimado em no mínimo 50 (cinquenta) pessoas em cada um. A empresa deve ter capacidade operacional para atender até 3 (três) eventos simultaneamente. 2. A empresa interessada poderá realizar visita aos locais onde ocorrerão os eventos para conhecimento prévio. Não será motivo de inabilitação da licitante a não realização da visita, no entanto implicará na aceitação tácita das condições locais para o cumprimento das obrigações objeto da licitação. 3. A visita deverá ser agendada com a área requisitante do Tribunal. Seguem as das áreas requisitantes do TRT para o referido agendamento: Escola Judicial Av. Praia de Belas, 1432, prédio III, 2º andar. Porto Alegre, RS - CEP: 90110-904 Responsável: Carmen Rosane Carvalho Dorfmann Telefone (51) 3255-2683; SEGESP - Av. Praia de Belas, 1100, 7º andar - sul, Prédio Administrativo. Porto Alegre, RS - CEP: 90110-903 Responsável: Carlos Roberto Vargas Schultz (51) 3255-2485; Cerimonial - Av. Praia de Belas, 1100, 6º andar, sala 601. Porto Alegre, RS - CEP: 90110-903 Responsável: Ana Paula Plentz Fialho Telefone: (51) 3255-2085. 4. Quando se tratar de certidões vencíveis em que a validade não esteja expressa, serão considerados válidos os documentos expedidos nos últimos noventa dias que antecederam à data da sessão deste certame. V DO PRAZO DE RECEBIMENTO: Os serviços serão recebidos: a) provisoriamente, quando da conclusão dos serviços solicitados. b) definitivamente, em até 03 (três) dias úteis do recebimento provisório, após verificação da qualidade e da conformidade dos serviços prestados como as exigências estabelecidas neste Termo de Referência.
VI DO PREÇO: Para formação do preço deverá ser elaborada uma planilha. No preço ofertado deverão estar incluídas todas as despesas com equipamentos, material e pessoal, inclusive o transporte até o local do evento, bem como todos os tributos, taxas de administração, fretes, seguros e encargos necessários à completa execução do objeto. VII - FORMA DE PAGAMENTO: O pagamento pela presente contratação será efetuado, a cada solicitação de evento, na conta bancária fornecida pela empresa, em até 10 (dez) dias úteis, contados do recebimento da nota fiscal, devidamente atestada pelo Fiscal do Contrato. VIII - OBRIGAÇÕES DO CONTRATANTE: a) Proporcionar todas as facilidades indispensáveis ao bom cumprimento das obrigações contratuais, inclusive permitindo o acesso de empregados e/ou prepostos da Contratada necessários à realização dos serviços; b) Prestar as informações e os esclarecimentos atinentes ao objeto que venham a ser solicitados pela Contratada. c) Efetuar os pagamentos à contratada nas condições e nos preços pactuados d) Fiscalizar a execução dos serviços. IX OBRIGAÇÕES DA CONTRATADA: a) Entregar até às 14 (quatorze) horas do dia útil anterior ao evento a relação nominal de todo o pessoal que irá prestar serviços, indicando o número do documento de identificação, a função que irá desempenhar, o endereço e o telefone, devendo, no dia, estar identificados com crachá e apresentarem documento de identidade. b) Indicar o nome do preposto com competência para manter entendimentos e receber instruções do Contratante. O preposto, que deverá estar presente durante todo o evento, terá atribuição exclusiva de acompanhar e orientar todos os profissionais envolvidos, bem como verificar com antecedência o perfeito funcionamento dos equipamentos e adequação dos materiais contratados. Será também responsável por receber as instruções do Contratante, dando prosseguimento a todas as ordens emanadas deste, não podendo cumular funções operacionais no momento do evento; c) Colocar à disposição do Tribunal profissionais com qualificação e em número suficiente para a adequada execução dos serviços. d) Fazer com que os profissionais que irão prestar serviços se apresentem ao Contratante, com no mínimo 2 (duas) horas de antecedência ao horário indicado para o início do evento, ou em horário determinado na solicitação. e) Montar e testar os serviços de tablado e toldo no dia útil anterior ao evento. O serviço de confecção de banner também deverá ser concluído e entregue no Contratante em, no máximo, até três dias anteriores ao evento. Os demais serviços que necessitem de execução, confecção, montagem, instalação ou organização prévia deverão ser concluídos com antecedência mínima de 24 (vinte e quatro) horas ou definidas em solicitação. f) Retirar todo o material utilizado e deixar o local limpo e desocupado logo após o término do evento.
g) Respeitar as normas e os procedimentos do Tribunal, quanto à segurança interna (entrada e saída de pessoal), material e acesso somente às dependências autorizadas; h) Atender prontamente à Administração durante a prestação do serviço, quando solicitada; i) Zelar para que o serviço seja executado dentro dos padrões de qualidade a eles inerentes; j) Responder pelas despesas relativas a encargos trabalhistas, de seguro de acidentes, impostos, contribuições previdenciárias e quaisquer outras que forem devidas e referentes aos serviços executados por seus empregados, uma vez que os mesmos não têm nenhum vínculo empregatício com este TRT; k) Responder, integralmente, por perdas e danos que vier a causar ao TRT da 4ª Região ou a terceiros em razão de ação ou omissão, dolosa ou culposa, sua ou de seus prepostos, independentemente de outras cominações contratuais ou legais a que estiver sujeita; l) Reparar ou corrigir, às suas expensas, no todo ou em parte, o objeto do contrato em que se verifiquem vícios, defeitos ou incorreções resultantes da execução ou de materiais empregados; m) Manter, durante toda a execução do Contrato, as condições de habilitação exigidas na licitação; n) Para a execução do serviço, e após a assinatura da Ata de Registro de Preços, a contratada deverá comprovar a instalação de sede, filial ou representação na cidade de Porto Alegre. o) A Contratada não poderá subcontratar a totalidade do objeto. X DA GESTÃO E FISCALIZAÇÃO: Caberá a fiscalização da ata de registro de preços ao chefe do setor ou da área do Tribunal responsável pelo evento. Nos impedimentos e/ou afastamentos legais do fiscal titular, caberá ao seu substituto. No Cerimonial, o fiscal do contrato será a Assistente-Chefe Ana Paula Plentz Fialho. Na Escola Judicial, a Secretária Executiva Carmen Rosane Carvalho Dorfmann. Na Secretaria de Gestão de Pessoas o Assistente-Chefe da Seção de Capacitação Carlos Roberto Vargas Schultz. Ao Fiscal da ata de registro de preços competirá administrar a execução dos serviços, atestar a respectiva nota fiscal para efeito de pagamento, bem como providenciar as medidas necessárias à solução de quaisquer contratempos que porventura venham a ocorrer. A Administração poderá designar outro fiscal, quando conveniente, sendo formalmente consignado nos autos e comunicado à contratada, sem necessidade de elaboração de termo aditivo. As informações e os esclarecimentos solicitados pela Contratada poderão ser prestados pelo Fiscal da ata de registro de preços. XI DAS SANÇÕES ADMINISTRATIVAS: 12.1. Se, após a confirmação do recebimento da Ordem de Serviço, a contratada, injustificadamente, não entrar em contato com o contratante no prazo estabelecido, estará sujeita à multa de mora, no percentual de 0,10% (um décimo por cento) ao dia, calculada sobre o valor adjudicado.
12.2. A Contratada poderá incorrer nas seguintes sanções: a) Advertência; b) Multa, no percentual de 10% (dez por cento), calculada sobre o saldo da ata de registro de preços, na hipótese de inexecução parcial do objeto; c) Multa, no percentual de 0,5% (cinco décimos por cento) ao dia, calculada sobre o valor do item contratado, no caso de atraso na entrega das fotos, álbum fotográfico, CD-ROM ou DVD, a partir do 16º (décimo sexto) dia após a realização do evento. d) O atraso na apresentação dos profissionais, na entrega de equipamentos e demais serviços constantes da ordem de serviço, importará em multa, por hora, no percentual de 0,10% (um décimo por cento), calculada sobre o valor total adjudicado. e) Multa, no percentual de 50% (cinquenta por cento), calculada sobre o valor do item, na hipótese de os bens e serviços serem prestados em desconformidade com a especificação. f) Multa, no percentual de 10% (dez por cento), calculada sobre o valor total adjudicado, nas hipóteses de inexecução total. g) A inexecução do objeto especificado na ordem de serviço poderá implicar na rescisão do contrato, sujeitando a contratada à aplicação das penalidades por inexecução total ou parcial do objeto, conforme o caso. h) No caso de não comparecimento do profissional ou quando não efetuada a entrega dos equipamentos e itens especificados na ordem de serviço, ficará a contratada obrigada a devolver em dobro o valor unitário do respectivo item. As datas e horários dos eventos serão informados na Ordem de Serviço. XIII VALOR ESTIMADO DA CONTRATAÇÃO: O valor estimado da contratação é de R$ 668.134,00 (seiscentos e sessenta e oito mil, cento e trinta e quatro reais), de acordo com o arquivo anexo, o qual contém a relação de profissionais e serviços, com a estimativa de valores para cada item, bem como o valor total. Carmen Rosane Carvalho Dorfmann Secretária Executiva Escola Judicial TRT 4ª Região