8º Encontro dos Coordenadores. Monitoramento do Portfólio Estratégico

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1 8º Encontro dos Coordenadores Monitoramento do Portfólio Estratégico Setembro / 2012

2 AGENDA Encontro dos Coordenadores 20/09/2012 Objetivos das iniciativas a serem apresentadas; Sistemática de monitoramento do portfólio estratégico; Avaliação das AGEIs pela coordenação técnica; Avaliação da coordenação técnica pelas AGEIs; Planejamento 2013.

3 OBJETIVOS As iniciativas que serão apresentadas tem como principais objetivos: Promover a consolidação do Modelo de Monitoramento do Portfólio Estratégico; Melhorar o fluxo e a qualidade das informações geradas; Aprofundar o relacionamento entre Gerente, AGEIs e NCGERAES; Esclarecer o papel a ser desempenhado por cada ator; Tornar as reuniões mais produtivas e proveitosas; Reorganizar o fluxo de forma a aproveitar melhor o tempo disponível.

4 OBJETIVOS Nesse primeiro momento o foco será o Monitoramento do Portfólio Estratégico, sendo o Monitoramento do Acordo de Resultados o próximo foco definido.

5 AGENDA Encontro dos Coordenadores 20/09/2012 Objetivos das iniciativas a serem apresentadas; Sistemática de monitoramento do portfólio estratégico; Avaliação das AGEIs pela coordenação técnica; Avaliação da coordenação técnica pelas AGEIs; Planejamento 2013.

6 NÍVEIS DE MONITORAMENTO LÓGICA GERAL Redes de Desenvolvimento Integrado do Governo Analisar a evolução da execução das redes de desenvolvimento, seus resultados finalísticos e suas principais entregas Reunião gerencial do Governador Rede de Monitoramento Programas Estruturadores da Rede de Desenvolvimento Integrado Gestão das restrições dos programas Análise da execução física e financeira dos programas, marcos críticos e resultados dos programas Comitês de Resultados Reuniões de Integração da Rede Comitês Temáticos Suporte técnico, preparação de informações e acionamento do processo decisório GERAES Projetos e Processos Estratégicos do Programa Gestão das restrições dos projetos e processos Registro e análise da execução física e financeira, marcos críticos, resultados dos projetos e processos Reunião Gerencial do órgão AGEIs

7 AGEI GERAES GOVERNADOR OU SEPLAG SEPLAG, SECRETÁRIO GERENTE DE PROCESSOS (MELHORIA) PRÉ-STATUS GERENTE DE PROCESSOS (DIA A DIA) GERENTE DE PROJETOS STATUS REPORT GERENTE DE PROGRAMA E EQUIPE DO PROGRAMA COMITÊS GERENTES DE PROGRAMAS DA REDE E PARCEIROS ENVOLVIDO E GERENTES DOS PROJETOS, PROCESSOS E PROGRAMAS* INTEGRAÇÃO Reunião da Rede Integrada de Desenvolvimento Potencializar Integrações e elaborar Planos de Ação Restrição na execução do Programa Restrição na execução do projeto restrição na execução do processo Restrição na execução do plano de melhoria Oportunidades de integração aproveitadas Reunião dos Projetos e Processos do Programa Analisar se consegue sanar a restrição sozinho Analisar se consegue sanar a restrição sozinho Analisar se consegue sanar a restrição sozinho Não Sim Não Sim Não Comitês Temáticos Comitê de Resultados Preparar briefing sobre a restrição e mostrar alternativas de solução Preparar briefing sobre a restrição e mostrar alternativas de solução Preparar briefing sobre a restrição e mostrar alternativas de solução Analisar se consegue sanar a restrição na Equipe do Programa (Gerentes de Projetos e Processos) FLUXO GERAL DE RESTRIÇÕES Analisar se consegue sanar a restrição Realizar reunião sanar a restrição Não Sim Preparar briefing sobre a restrição e mostrar alternativas de solução Não Sim * Será avaliado a necessidade da presença em cada reunião dos gerentes Sim Elaborar, monitorar e executar Plano de Ação Elaborar, monitorar e executar Plano de Ação Elaborar, monitorar e executar Plano de Ação Elaborar, monitorar e executar Plano de Ação Elaborar, monitorar e executar Plano de Ação restrição resolvida restrição resolvida restrição resolvida restrição resolvida restrição resolvida restrição resolvida GERAES ATIVIDADES Monitoramento do programa Follow up e apoio à execução dos planos de ação no nível de programa Provocar a articulação entre as áreas em torno da solução do restrição Preparar de forma seletiva as reuniões de Comitê: priorizar as restrições; formular alternativas de solução; selecionar os envolvidos; provocar a decisão e definição das medidas e prazos Aprovar as liberações de cotas orçamentárias e mudanças AGEI ATIVIDADES Monitoramento dos projetos e processo Follow up e apoio a execução dos planos de ação no nível de projeto e processo Facilitar a solução dos restrição no nível dos projetos e processos Preparar as reuniões gerenciais do órgão Avaliar em conjunto com gerente de programa as solicitações de liberação de cotas orçamentárias e mudanças no projeto INSTRUMENTOS Alerta de situação: relatório executivo (uma página) para Gerente de Programa Relatório de restrições e Relatório Executivo Sistema de Monitoramento e Gestão da Estratégia Governamental Plano de Ação INSTRUMENTOS Sistema de Monitoramento e Gestão da Estratégia Governamental Plano de Ação

8 LÓGICA GERAL Comitê de Resultados GERAES Dia 30 do mês corrente (Bimestral) Escopo: Programas Estruturadores e demais componentes da 1ª Etapa do Acordo de Resultados Participantes: Secretária Renata Vilhena, Secretário de Estado, Dirigentes Máximos de órgãos e entidades vinculadas, GERAES, Gerentes dos Programas, AGEI. Reunião Gerencial do Órgão Assessoria de Gestão Estratégica e Inovação - AGEI Dia 30 do mês corrente (mensal) Escopo: 1ª e 2ª etapas do Acordo de Resultados e Agenda Positiva (sugestão) Participantes: Secretário de Estado, Secretário Adjunto, Subsecretários, Chefe de Gabinete, Superintendentes, Assessores, AGEI. (sugestão) STATUS REPORT GERAES Dia 20 do mês corrente (mensal) Escopo: Programas Estruturadores, Projetos e Processos Estratégicos Participantes: GERAES, Gerentes de Programa, AGEI, gerentes de projetos e processos estratégicos. PRÉ-STATUS Assessoria de Gestão Estratégica e Inovação - AGEI Dia 10 do mês corrente (mensal) Escopo: Projetos e Processos Estratégicos, componentes da 1ª e 2ª Etapas do Acordo de Resultados Participantes: Gerentes de Projetos e Processos Estratégicos, AGEI e GERAES quando julgar necessário. Alimentação do Sistema de Gestão e Monitoramento da Estratégia Governamental Gerentes de Projetos e Processos Estratégicos Dia 05 do mês corrente (mensal) Escopo: Programas Estruturadores, Projetos e Processos Estratégicos Não se aplica.

9 SISTEMA DE MONITORAMENTO MUDANÇAS Inclusão dos comentários nos relatórios; Encaminhamento do Plano de Ação ao Gerente e ao Responsável pela Ação; Encaminhamento dos relatórios de Status Report e Relatório Executivo aos responsáveis.

10 REUNIÃO DE PRÉ-STATUS REPORT Objetivos: Transição Discussão sobre o andamento do projeto, a partir das informações previamente inseridas no Sistema de Monitoramento e Gestão da Estratégia Governamental; Levantamento de problemas e possíveis soluções com elaboração de Plano de Ação; Registro de justificativas para atrasos e comentários sobre a execução; Verificação e pré-análise das solicitações de cotas orçamentárias; Discussão de possíveis mudanças no projeto com preenchimento de formulário específico; e Identificação e registro de Agendas Positivas.

11 REUNIÃO DE PRÉ-STATUS REPORT Inputs Pré-Status Outputs Definição prévia de agenda; Informações atualizadas e levantamento de problemas / dificuldades no Sistema de Monitoramento e Gestão da Estratégia Governamental. Observar roteiro de atualização do Sistema para o Pré- Status! Acesso ao Sistema de Monitoramento e Gestão da Estratégia Governamental; Discussão da execução física e financeira; Discussão do Cronograma; Discussão dos riscos do Projeto Estratégico; Discussão dos Indicadores de Desempenho (Processos) ou de Qualidade (Projetos); Elaboração / atualização de planos de ação; Elaboração dos pedidos de cotas orçamentárias; Definição da Agenda Positiva; Análise de possíveis solicitações de mudança. Geração de Status Report; Planos de ação elaborados; Levantamento de pontos críticos para as Reuniões de Status Report do Programa Estruturador e Reunião Gerencial; Riscos atualizados; Proposta de solicitação de cota orçamentária definida.

12 PRÉ-REQUISITOS PARA UMA BOA REUNIÃO DE PRÉ-STATUS (PROJETOS ESTRATÉGICOS) Item 1- Execução Física e Financeira O quê? Como fazer? Houve detalhamento da execução física para todos os subprojetos? Observar qual é o produto e unidade de medida cadastrado para cada subprojeto. Houve detalhamento da execução financeira para todos os subprojetos? O valor a ser lançado deverá ser o referente à despesa liquidada no mês específico. Importante que seja retirado do SIAFI. O total do somatório dos subprojetos não poderá ser superior ao do produto do PPAG.

13 PRÉ-REQUISITOS PARA UMA BOA REUNIÃO DE PRÉ-STATUS (PROJETOS ESTRATÉGICOS) Foi realizada a regionalização da meta física? (se aplicável) Preencher através da importação da planilha de regionalização que é disponibilizada no sistema. É importante que seja alinhado com o GERAES qual produto deverá ser regionalizado ou não. Foi realizada a regionalização da meta financeira? (se aplicável) Preencher através da importação da planilha de regionalização que é disponibilizada no sistema. É importante que seja alinhado com o GERAES qual produto deverá ser regionalizado ou não. Foi preenchido o campo de informações dos subprojetos em todos os meses? Deve-se preencher mensalmente o campo de informações contendo uma descrição sucinta do andamento do projeto (produto do PPAG/SGPLAN) e de cada subprojeto.

14 PRÉ-REQUISITOS PARA UMA BOA REUNIÃO DE PRÉ-STATUS (PROJETOS ESTRATÉGICOS) Item 2- Planejamento de Qualidade Foram apurados todos os indicadores do projeto? Item 3- Plano de Ação Foram elaborados planos de ação para problemas identificados no acompanhamento do projeto? Os planos de ação estão com todas as atividades atualizadas até a data da reunião de pré-status? Deve-se preencher mensalmente a execução dos indicadores. Se a apuração for somente em dezembro deverá ser preenchido 0 (zero) em cada mês. Após a identificação de um risco e visualizada a necessidade de traçar alguma ação, deverá ser criado plano de ação. Em casos em que se observa atrasos no cronograma geralmente é esperado que se tenha elaborado planos de ação. Todos os planos de ação devem estar devidamente atualizados até a data da reunião de pré-status.

15 PRÉ-REQUISITOS PARA UMA BOA REUNIÃO DE PRÉ-STATUS (PROJETOS ESTRATÉGICOS) Item 4- Agenda Positiva Foram criadas agendas positivas para as principais entregas do projeto? Deve-se criar agenda positiva para as principais entregas. As mais importantes deverão ser sugeridas para aparecer para o Governador e o GERAES deverá aprová-las. As agendas positivas cujas realizações já se concluíram tiveram fotos/ informações lançadas adequadamente? Deve-se lançar informações que qualificam as entregas e inserção de fotos/notícias/publicações sobre as mesmas (quando possível).

16 PRÉ-REQUISITOS PARA UMA BOA REUNIÃO DE PRÉ-STATUS (PROJETOS ESTRATÉGICOS) Item 5- Cronograma Todas as atividades dos cronogramas foram atualizadas até a data da reunião de pré-status? Todas as atividades anteriores à reunião de préstatus devem estar como concluídas,ou, com tendência de término posterior à reunião de préstatus. Mesmo que não se tenha a previsão da conclusão de uma atividade ela nunca poderá ficar com previsão passada, exceto se houver solicitação de mudanças para a mesma. Houve o preenchimento adequado dos comentários que permitem qualificar o acompanhamento dos subprojetos? Deve-se preencher o campo de anotações nas atividades "mães" com os principais acontecimentos dos subprojetos a fim de qualificar o acompanhamento. Deve-se iniciar o comentário com a data, exemplo: "12/03: Foram licitados...", sempre deixando a data do último mês na parte de cima do comentário

17 PRÉ-REQUISITOS PARA UMA BOA REUNIÃO DE PRÉ-STATUS (PROCESSOS ESTRATÉGICOS) Item 1- Execução Física e Financeira O quê? Como fazer? Houve detalhamento da execução física para todos os subprocessos? Observar qual é o produto e unidade de medida cadastrado para cada subprocesso. Houve detalhamento da execução financeira para todos os subprocessos? O valor a ser lançado deverá ser o referente à despesa liquidada no mês específico. Importante que será retirado do SIAFI. O total do somatório dos subprocessos não poderá ser superior ao do produto do PPAG.

18 PRÉ-REQUISITOS PARA UMA BOA REUNIÃO DE PRÉ-STATUS (PROCESSOS ESTRATÉGICOS) Foi realizada a regionalização da meta física? (se aplicável) Preencher através da importação da planilha de regionalização que é disponibilizada no sistema. É importante que seja alinhado com o GERAES qual produto deverá ser regionalizado ou não. Foi realizada a regionalização da meta financeira? (se aplicável) Preencher através da importação da planilha de regionalização que é disponibilizada no sistema. É importante que seja alinhado com o GERAES qual produto deverá ser regionalizado ou não. Foi preenchido o campo de informações dos subprocessos em todos os meses? Deve-se preencher mensalmente o campo de informações contendo uma descrição sucinta do andamento do processo (produto do PPAG/SGPLAN) e de cada subprocesso.

19 PRÉ-REQUISITOS PARA UMA BOA REUNIÃO DE PRÉ-STATUS (PROCESSOS ESTRATÉGICOS) Item 2- Planejamento de Qualidade Foram apurados todos os indicadores do processo? Deve-se preencher mensalmente a execução dos indicadores. Se a apuração for somente em dezembro deverá ser preenchido 0 (zero) em cada mês. Item 3- Planejamento de Custos O planejamento de custos está devidamente preenchido? Observar se o planejamento de custos está feito da forma correta, com o cronograma de desembolso elaborado para cada GFP, não excedendo os limites pré-estabelecidos.

20 PRÉ-REQUISITOS PARA UMA BOA REUNIÃO DE PRÉ-STATUS (PROCESSOS ESTRATÉGICOS) Item 4- Plano de Ação Foram elaborados planos de ação para problemas identificados no acompanhamento do projeto? Após a identificação de um risco e visualizada a necessidade de traçar alguma ação deverá ser criado plano de ação. Em casos em que se observa atrasos no cronograma geralmente é esperado que se tenha elaborado planos de ação. Os planos de ação estão com todas as atividades atualizadas até a data da reunião de préstatus? Todos os planos de ação devem estar devidamente atualizados até a data da reunião de pré-status.

21 PRÉ-REQUISITOS PARA UMA BOA REUNIÃO DE PRÉ-STATUS (PROCESSOS ESTRATÉGICOS) Item 5- Agenda Positiva Foram criadas agendas positivas para as principais entregas do processo? As agendas positivas cujas realizações já se concluíram tiveram fotos/ informações lançadas adequadamente? Item 6- Planos de Melhoria Deve-se criar agenda positiva para as principais entregas. As mais importantes deverão ser sugeridas para aparecer para o Governador e o GERAES deverá aprová-las. Deve-se lançar informações que qualificam as entregas e inserção de fotos/notícias/publicações sobre as mesmas (quando possível). Os planos de melhoria estão devidamente atualizados? Deve-se atualizar as atividades dos cronogramas dos planos de melhoria vencidas até a data da reunião de monitoramento.

22 REUNIÃO DE PRÉ-STATUS REPORT Com o intuito de garantir um mínimo de padronização e Transição uniformização do entendimento da Reunião de Pré-Status, resultando na melhoria das informações geradas, o NCGERAES durante determinado tempo irá acompanhar as AGEIs nas Reuniões em uma OPERAÇÃO ASSISTIDA. Operação assistida é a execução de determinada atividade com determinado auxílio, de forma que se consiga transmitir o máximo de conhecimento possível até que esse auxílio não seja mais necessário.

23 Operação Assistida: REUNIÃO DE PRÉ-STATUS REPORT SEE SETE SETUR SEAPA ARMBH SEC SEDE SEDVAN SES SECOPA SEDS SEDRU SECTES SEEJ SEDESE SEMAD SETOP SEPLAG SEF EPE out/12 nov/12 dez/12 jan/13 fev/13 mar/13 Transição

24 REUNIÃO DE STATUS REPORT Redirecionamento de foco: Transição Menos informativa e mais resolutiva; Informações devem estar disponíveis e tratadas previamente; Busca pela integração entre os projetos e processos; Monitoramento dos riscos.

25 REUNIÃO DE STATUS REPORT Roteiro: Visão geral do Programa Projetos Transição Taxa de execução Situação no mês anterior Situação Atual Físico Financeiro Físico Financeiro Caminhos de Minas 18,26% K K L K Nova Metrópole 93,02% K J L J Processos Taxa de execução Situação no mês anterior Situação Atual Indicadores Financeiro Indicadores Financeiro Manutenção e Recuperação da Malha Viária Pavimentada e não Pavimentada 50,00% K K K L

26 REUNIÃO DE STATUS REPORT Roteiro: Resumo da situação dos Projetos e Processos Entregas Restrições Dificuldade em operacionalizar desapropriações conforme definição do BNDES, necessário apresentar contraproposta ao Banco. Necessário adequar cronograma de desembolsos à cronograma de liberação de recursos por parte da CODEMIG Marco Término planejado Tendência de Término Atraso Acesso Entr. BR-259 (Resplendor)-Santa Rita de Itueto concluído 30/11/ /12/ Acesso Passa Vinte-Entr. MG-457 concluído 31/12/ /07/ Acesso Cordislândia - São Gonçalo do Sapucaí concluído 30/09/ /09/ Financeiro Crédito Inicial Crédito Autorizado Cota Aprovada Despesa Empenhada Despesa Liquidada Saldo de Cota Aprovada Saldo de Empenho Solicitação , , , , , , , ,00 Solicitação de Setembro referente às medições do mês corrente, incluindo betuminoso e supervisão

27 Roteiro: Integração no Programa REUNIÃO DE STATUS REPORT Oportunidades de Integração Utilização de mão de obra de presos para execução de obras: necessário alinhar junto à SEDS (Helil Brunzadelli) para que os novos editais prevejam a utilização de mão de obra, de acordo com a localização geográfica das Unidades Prisionais; Alinhar junto à SEGEM para que localização das Novas Centralidades leve em consideração os trechos do Caminhos de Minas priorizados na RMBH. Restrições Sistêmicas Elevado saldo de empenho nas ações orçamentárias do DER tem dificultado o fluxo de liberação de cotas.

28 Gerentes O QUE SE ESPERA AGEI NCGERAES Pré-Status Informações atualizadas no Sistema sobre o andamento do Projeto / Processo; Solicitação de cotas orçamentárias; Encaminhamento de soluções sob seu alcance. Análise crítica das informações; Elaboração de Planos de Ação; Encaminhamento de soluções internas à Secretaria. Apoio metodológico; Status Report De projeto Informações atualizadas; Encaminhamento de soluções sob seu alcance. De programa Promoção da integração no programa e resolução de restrições em nível estratégico Validação das cotas solicitadas para o mês. Informações qualificadas e tratadas sobre Projetos e Processos; Análise crítica das informações; Elaboração de Planos de Ação. Encaminhamento a questões que fogem da alçada da AGEI; Integração entre projetos e processos. Liberação de cota. Comitê de Resultados De Programa, Projeto e Processo Discussão dos principais entraves do seu Programa. Preparação do Secretário e dos Gerentes de Programa; Encaminhamento interno e apoio à execução dos Planos de Ação. Preparação e apresentação do Comitê. Registro dos Planos de Ação; Encaminhamento da ata da reunião.

29 AGENDA Encontro dos Coordenadores 20/09/2012 Objetivos das iniciativas a serem apresentadas; Sistemática de monitoramento do portfólio estratégico; Avaliação das AGEIs pela coordenação técnica; Avaliação da coordenação técnica pelas AGEIs; Planejamento 2013.

30 AVALIAÇÃO PELA COORDENAÇÃO TÉCNICA Plano de Trabalho Histórico Avaliação pelas Partes Interessadas Avaliação pela Coordenação Técnica Avaliação pelos Clientes Internos

31 AVALIAÇÃO PELA COORDENAÇÃO TÉCNICA Quem avalia Subsecretária AMG Comitê de Coordenação Técnica das AGEIs Coordenação NCGERAES Coordenação Setorial NCGERAES

32 AVALIAÇÃO PELA COORDENAÇÃO TÉCNICA Aspectos metodológicos 1 Cumpre com seu papel e suas responsabilidades nas metodologias, seguindo os fluxos determinados pelas mesmas. 2 Utiliza corretamente as ferramentas e elabora os relatórios e documentos definidos para a execução das metodologias. Relacionamento e Informação 3 Presta informações com tempestividade e qualidade. 4 Apresenta postura adequada nas reuniões. 5 Tem profundo conhecimento das atividades do Sistema Operacional. Percepção de valor gerado 6 Age como um facilitador interna e externamente ao Sistema Operacional na execução das iniciativas estratégicas. 7 Age como indutor da gestão estratégica dentro do Sistema Operacional e contribui para a melhoria da mesma. 8 Contribui para a existência de alinhamento organizacional entre a SEPLAG e seu respectivo Sistema Operacional, e de alinhamento dentro do próprio Sistema, entre seu órgão e as vinculadas.

33 AVALIAÇÃO PELA COORDENAÇÃO TÉCNICA Forma de avaliação A Avaliação é composta por 08 itens, aos quais deve ser atribuída uma nota, que varia de acordo com a escala abaixa. Item atendido muito abaixo do esperado Item atendido abaixo do esperado Item atendido próximo ao esperado Item atendido conforme esperado

34 AGENDA Encontro dos Coordenadores 20/09/2012 Objetivos das iniciativas a serem apresentadas; Sistemática de monitoramento do portfólio estratégico; Avaliação das AGEIs pela coordenação técnica; Avaliação da coordenação técnica pelas AGEIs; Planejamento 2013.

35 AVALIAÇÃO DA COORDENAÇÃO TÉCNICA Objetivo: O objetivo central da Avaliação da Coordenação Técnicas pelas AGEIs é receber feedback da atuação da Coordenação Técnica, de forma a verificar se a mesma está gerando valor para o trabalho da AGEI, além de possibilitar possíveis redirecionamentos de ação por parte da SEPLAG.

36 AVALIAÇÃO DA COORDENAÇÃO TÉCNICA A Coordenação Técnica é... AMG NCIS NCGERAES AGI NCIM NCPO

37 AVALIAÇÃO DA COORDENAÇÃO TÉCNICA Aspectos metodológicos 1 Dissemina as metodologias relacionadas à Gestão da Estratégia Governamental. 2 Define e elabora metodologias relacionadas à Gestão da Estratégia Governamental Transição respeitando as especificidades dos órgãos. 3 Fornece apoio metodológico à AGEI para o cumprimento das metodologias. 4 Cumpre com seu papel e suas responsabilidades nas metodologias, seguindo os fluxos determinados pelas mesmas. Relacionamento e Informação 5 Apresenta disponibilidade para prestar esclarecimentos sempre que necessário. 6 Apresenta demandas tempestivas e estruturadas para as AGEIs. 7 Apresenta postura colaborativa e profissional nas reuniões. 8 Tem conhecimento satisfatório sobre as atividades desenvolvidas pelos órgãos. Percepção de valor gerado 9 Atua como articulador entre Secretarias de Estado quando necessário. 10 Promove o desenvolvimento profissional e organizacional das AGEIs e suas equipes.

38 AVALIAÇÃO PELA COORDENAÇÃO TÉCNICA Feedback Relatório de Avaliação pela Coordenação Técnica; Momento presencial: Feedback por parte da SEPLAG em relação à Avaliação pela Coordenação Técnica das AGEIs; Respostas estruturadas aos questionamentos das Rodadas de Diálogo; Feedback por parte da AGEI em relação à Avaliação pelas AGEIs da Coordenação Técnica.

39 AVALIAÇÃO DA COORDENAÇÃO TÉCNICA Cronograma dos encontros de feedback: AGEI DATA HORA AGEI DATA HORA AGE 05/out 14:00 SEDVAN 03/out 09:00 ARMBH 04/out 10:00 SEE 08/out 11:00 CGE 05/out 16:00 SEEJ 04/out 17:00 OGE 05/out 15:00 SEF 01/out 15:00 SEAPA 28/set 16:00 SEGOV 02/out 10:00 SEC 04/out 09:00 SEMAD 04/out 15:00 SECCRI 02/out 11:00 SEPLAG 01/out 10:00 SECTES 04/out 16:00 SES 03/out 11:00 SEDE 03/out 10:00 SETE 28/set 15:00 SEDESE 04/out 14:00 SETOP 01/out 16:00 SEDRU 28/set 11:00 SETUR 02/out 09:00 SEDS 08/out 10:00

40 AVALIAÇÃO DA COORDENAÇÃO TÉCNICA Participarão dos encontros: Subsecretária de Gestão da Estratégia Governamental; Assessor Chefe da AGEI; Coordenadora Geral do NCGERAES; Coordenador Setorial do NCGERAES; Assessor Chefe da AMG. As salas serão marcadas e encaminhadas em momento posterior.

41 AGENDA Encontro dos Coordenadores 20/09/2012 Objetivos das iniciativas a serem apresentadas; Sistemática de monitoramento do portfólio estratégico; Avaliação das AGEIs pela coordenação técnica; Avaliação da coordenação técnica pelas AGEIs; Planejamento 2013.

42 PLANEJAMENTO 2013 Nome da tarefa Duração Início Término Responsável Planejamento 2013 do Portfólio Estratégico 89 dias Seg 01/10/12 Qui 31/01/13 Reunião de start 0 dias Seg 01/10/12 Seg 01/10/12 Programas Estruturadores 5 dias Seg 01/10/12 Sex 05/10/12 Atualização de Informações de Programa no Sistema 5 dias Seg 01/10/12 Sex 05/10/12 GERAES

43 PLANEJAMENTO 2013 Nome da tarefa Duração Início Término Responsável Projetos Estratégicos 89 dias Seg 01/10/12 Qui 31/01/13 Revisar a declaração do escopo e estratégia de implementação, inclusive EAP Análise interna de informações inseridas no sistema 15 dias Seg 01/10/12 Sex 19/10/12 AGEI e Gerentes 5 dias Seg 22/10/12 Sex 26/10/12 GERAES Detalhamento do planejamento (metas e marcos) 30 dias Seg 29/10/12 Sex 07/12/12 GERAES, AGEI e Gerentes Apresentação do planejamento aos gerentes de Programa 9 dias Seg 10/12/12 Qui 20/12/12 GERAES Realização de ajustes 6 dias Sex 21/12/12 Sex 28/12/12 GERAES, AGEI e Gerentes Realização de workshops de Riscos 22 dias Qua 02/01/13 Qui 31/01/13 AGEI

44 PLANEJAMENTO 2013 Nome da tarefa Duração Início Término Responsável Processos Estratégicos 50 dias Seg 01/10/12 Sex 07/12/12 Revisão da Ficha de Processo 6 dias Seg 01/10/12 Seg 08/10/12 AGEI e Gerentes Análise interna de informações inseridas no sistema 5 dias Ter 09/10/12 Seg 15/10/12 GERAES Revisão dos Planos de Melhoria 19 dias Ter 16/10/12 Sex 09/11/12 GERAES, AGEI e Gerentes Revisão dos Indicadores e metas 20 dias Seg 12/11/12 Sex 07/12/12 GERAES, AGEI e Gerentes

45 PLANEJAMENTO 2013 Nome da tarefa Duração Início Término Responsável 1ª Etapa do Acordo de Resultados 60 dias Qua 02/01/13 Ter 26/03/13 Preparação Interna 8 dias Qua 02/01/13 Sex 11/01/13 GERAES Reuniões de discussão da proposta preliminar com gabinete SEPLAG 10 dias Seg 14/01/13 Sex 25/01/13 GERAES Apresentação da proposta de Acordo aos órgãos 10 dias Seg 28/01/13 Sex 08/02/13 GERAES Discussão e ajustes 14 dias Seg 11/02/13 Qui 28/02/13 GERAES Reuniões de Pré-Pactuação 12 dias Sex 01/03/13 Seg 18/03/13 GERAES Assinatura do Acordo 1 dia Ter 26/03/13 Ter 26/03/13 GERAES

46 PLANEJAMENTO 2013 Nome da tarefa Duração Início Término Responsável 2ª Etapa do Acordo de Resultados 147 dias Seg 01/10/12 Ter 23/04/13 Matriz de Aderência 68 dias Seg 01/10/12 Qua 02/01/13 Fechar proposta macro de matriz de aderência 23 dias Seg 01/10/12 Qua 31/10/12 Adriane, Coordenadores GERAES, Rodrigo Fechar proposta de matriz para cada órgão 22 dias Qui 01/11/12 Sex 30/11/12 GERAES Apresentação CCGPGF 20 dias Seg 03/12/12 Sex 28/12/12 Adriane Disponibilizar matriz aos órgãos 3 dias Seg 31/12/12 Qua 02/01/13 GERAES Elaboração das minutas da 2ª Etapa do AR 102 dias Seg 03/12/12 Ter 23/04/13 Realizar ajustes nos mapas estratégicos 21 dias Seg 03/12/12 Seg 31/12/12 AGEI Discussão de metas com equipes 71 dias Ter 01/01/13 Ter 09/04/13 AGEI Validação com dirigente máximo 5 dias Qua 10/04/13 Ter 16/04/13 AGEI Envio de minuta assinada para SEPLAG 5 dias Qua 17/04/13 Ter 23/04/13 AGEI

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