2. Formulário para o pedido de utilização dos meios audiovisuais

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1 INTERFACE WEB PARA PEDIDOS DE MARCAÇÃO DE MEIOS AUDIOVISUAIS 1. Enquadramento Tal como muito recentemente foi divulgado a toda a escola, o SOP pediu ao DECivil para gerir a marcação dos meios audiovisuais disponibilizados nos anfiteatros do Pavilhão de Engenharia Civil e Arquitectura (actualmente encontram-se equipados os anfiteatros VA1, VA2, VA3 e VA4). Para possibilitar o pedido de reserva destes meios, foi desenvolvida uma interface na web. A submissão do pedido acciona o envio automático de uma mensagem de correio electrónico para o Gestor do Pavilhão. O tratamento do pedido efectuado é assegurado pelo Secretariado do DECivil. Assim que o pedido for processado pelos serviços do Departamento, o requerente receberá uma mensagem de correio electrónico com a confirmação da reserva pretendida ou com a informação de que não foi possível assegurar a marcação pretendida. Neste último caso, será indicada a razão para este indeferimento. Sublinhe-se que este é o único meio para efectuar o pedido de reserva dos meios audiovisuais dos anfiteatros do Pavilhão de Engenharia Civil. É também essencial ter em conta que o pedido formulado diz apenas respeito à utilização do equipamento instalado. A reserva da sala deve ser sempre efectuada contactando o SOP. Neste documento descrevem-se os procedimentos envolvidos na submissão do pedido de utilização de meios audiovisuais (o qual poderá ser efectuada por todos os funcionários docentes e não-docentes do IST) e no tratamento desse mesmo pedido (tarefa restrita aos funcionários com responsabilidades na gestão deste sistema de reserva on line ). Este sistema de reserva foi idealizado pelo Sr. Jorge Barreto e implementado pelo Eng. Nuno Fernandes, aos quais a Comissão Executiva do DECivil agradece todo o empenho colocado na realização desta tarefa. 2. Formulário para o pedido de utilização dos meios audiovisuais Para aceder ao formulário para o pedido de marcação de meios audiovisuais pode utilizar-se directamente o endereço ou seguir os links definidos na página de SERVIÇOS INTERNET existente no sítio do DECivil. Na figura 1 apresenta-se o formulário que se depara ao utilizador. Todos os campos são de preenchimento obrigatório, com a excepção da indicação dos Objectivos/Observações. Quando o utilizador submete o pedido, recebe a mensagem apresentada na figura 2. Neste instante é enviada de forma automática uma mensagem de correio electrónico para o Gestor do Pavilhão. O pedido dá também entrada numa lista de processos pendentes que será analisada com regularidade pelos serviços do Secretariado do DECivil.

2 Figura 1: Formulário para pedido de reserva de meios audiovisuais

3 Figura 2: Mensagem ao utilizador após submissão de pedido para marcação de salas 3. Gestão do pedido de reserva de meios audiovisuais Esta secção descreve o procedimento envolvido no tratamento dos pedidos de reserva de meios audiovisuais. Interessa apenas aos funcionários não-docentes do Secretariado do DECivil que têm a responsabilidade de analisar os pedidos formulados e informar os utilizadores da viabilidade da sua solicitação. Para efectuar o tratamento de todos os pedidos de marcação, é necessário aceder à área de administração do sistema. Tal deve ser efectuado no endereço Tal como indicado na figura 3, o acesso à Área Administrativa do sistema requer a introdução de um código de utilizador e de uma palavra-passe correctos. Depois de aceder ao sistema, é necessário definir qual a tarefa a efectuar. Para tal, no menu indicado na figura 4 deve ser accionada a opção Pedidos A-V. Surge então uma listagem com todos os pedidos registados, tal como se encontra indicado na figura 5. Para cada pedido, é indicado o respectivo estado : pendente, aceite ou rejeitado. Os pedidos assinalados como pendentes são os que necessitam de resposta por parte da gestão do sistema.

4 Figura 3: Acesso à Área Administrativa do sistema Figura 4: Escolha da tarefa a efectuar

5 Figura 5: Listagem com o pedido de reserva de meios audiovisuais Uma vez avaliada a possibilidade de se efectuar a marcação pretendida, deve aceder-se à opção Editar. A resposta ao pedido é efectuada no formulário que surge então, o qual se encontra representado na figura 6. Deve ser indicada a decisão (aceitar ou rejeitar pedido) e as razões que suportam essa decisão. Uma vez submetida essa resposta, é gerada de forma automática uma mensagem que é enviada por correio electrónico para o requerente e que dá conta da viabilidade do pedido por ele formulado. Em simultâneo, o estado do pedido é alterado na listagem geral. Sempre que um pedido é despachado favoravelmente, é também gerada de forma automática uma mensagem de correio electrónico a enviar para o SOP dando conta da reserva efectuada. Uma vez ultrapassada a data em que o equipamento audiovisual foi utilizado, o registo do pedido pode ser removido da listagem apresentada na figura 5, através da escolha da opção Apagar.

6 Figura 6: Resposta ao pedido de reserva de meios audiovisuais. Luís Castro 26 de Março de 2004