Plataforma da Informação. Gerenciamento de Projetos

Transcrição

1 Plataforma da Informação Gerenciamento de Projetos

2 Motivação Por que devemos fazer Projetos? - O aprendizado por projetos, faz parte de um dos três pilares de formação do MEJ; -Projetos são oportunidades dos empresários juniores terem contato prático com o que farão no futuro; - Projetos são a principal forma da empresa júnior impactar na sociedade, gerando valor para o cliente e aquecendo o mercado; - Projetos devem ser a principal fonte de renda das EJ s; - Sem projetos, não há EJ!

3 Motivação Por que devemos gerenciar nossos Projetos?

4 Motivação Por que devemos fazer Projetos? No começo de um projeto podemos fazer tudo, mas não sabemos nada. No final do projeto sabemos tudo, mas não podemos fazer nada.

5 Definição de Projetos O que é um Projeto? -Um projeto é um esforço empreendido com objetivo de alcançar algum tipo de decorrência seja na forma de produto, serviço ou um simples resultado, em todos os casos, exclusivo. -De acordo com PMBoK 4ª Edição, um projeto deve possuir início e final definidos; - Um projeto deve possuir elaboração progressiva, ou seja, os mesmos são desenvolvidos em etapas e estas em atividades mais detalhadas.

6 Definição de Projetos O que é um Projeto? -Apesar da característica finita do projeto, seu objetivo, portanto um produto, serviço ou resultado, apresenta um caráter muito mais extenso de duração, em alguns casos sendo proposto sem prazo definido, ao contrário proposto para ser duradouro. - É importante não confundir projetos com operações! Estas são contínuas e geram produtos, serviços e resultados repetitivos, enquanto projetos são temporários e exclusivos!

7 Gerenciamento de Projetos O que é gerenciar? - Gerenciar significa acompanhar a execução das atividades, e garantir que elas aconteçam como o planejado. - Devemos capaz de atuar para contornar problemas encontrados e prever riscos e problemas para a execução são ferramentas fundamentais para o gerenciamento. - Nas decisões de médios e longos prazos o gerenciamento desempenha papel preponderante em função das constantes mudanças que ocorrem, como: tecnologias, preços, políticas; que levam ao produtor riscos e incertezas.

8 Histórico Contextualização do Gerenciamento de Projetos Coliseu Romano - Os projetos são realizados desde os primórdios da civilização, ao qual eram gerenciados sem ferramentas, técnicas ou metodologias específicas, porém eram criados prazos, os custos eram controlados e riscos avaliados; - A construção do Coliseu romano, construído a mais de 1900 anos, bem como a construção das Pirâmides do Egito em mais ou menos 2700 a.c. são exemplos de projeto;

9 Histórico Contextualização do Gerenciamento de Projetos - Gerenciamento de Projetos foi reconhecido formalmente como profissão somente depois da Segunda Guerra Mundial. - No inicio do século XX Frederick Taylor introduziu o conceito de trabalhar com mais eficiência, ao invés de exigir trabalho mais árduo e mais horas dos trabalhadores. - No auge dos projetos espaciais da NASA, um grupo de cinco profissionais de gestão de projetos se reuniram para discutir as melhores práticas e Jym Snyder fundou o Project Management Institute (PMI). 25% do PIB mundial são investidos em projetos e cerca de 16,5 milhões de profissionais estão envolvidos diretamente com gerência de projetos no mundo.

10 Histórico Project Management Institute - PMI - PMI, fundado em 1969, é uma associação não governamental, sem fins lucrativos, que tem por objetivo desenvolver a prática de Gerenciamento de Projetos; - Líder global em desenvolvimento de padrões para a prática de Gerenciamento de Projetos. - Responsável pela elaboração do PMBoK (Project Management Body of Knowledge), livro que contempla as principais práticas de gerenciamentos de projetos, dividindo-as em áreas de gerenciamento.

11 O Gerente de projetos Competências necessárias - O gerente de projetos é a pessoa responsável pela realização dos objetivos do projeto; - O gerente de projetos deve tomar decisões para imprevistos não que ocorrerem durante o projeto; - O comportamento do gerente na execução do projeto é fundamental ter uma postura de liderança sendo capaz de orientar sua equipe e conseguir extrair os resultados dela. - Um bom gerente de projetos não precisa, necessariamente, dominar a parte técnica do projeto que gerencia. E sim, deve ser possuir algumas habilidades pessoais.

12 O Gerente de projetos Competências necessárias Por ser um cargo fundamental, faz-se necessário ao gerente possuir algumas características que lhe permitam executar o gerenciamento: - Planejamento: planejar as atividades do projeto, definindo datas de entrega e como as mesmas serão executadas. - Comunicação: capacidade de estabelecer um sistema de informações com as partes interessadas com o projeto, repassando os acontecimentos sem ruídos e duplas interpretações; - Organização: capacidade de controlar todas as atividades do projeto; - Visão sistêmica: capacidade de identificar as ligações de fatos particulares do projeto;

13 Os cinco grandes Grupos de Processos

14 Grupos de Processos O que são os processos de gerenciamento? Iniciação Planejamento Execução Monitoramento e Controle Encerramento - Na visão do PMI, o gerenciamento de projetos consiste em 42 processos a serem acompanhados pelo gerente de projetos, divididos em 5 grandes grupos: Iniciação, Planejamento, Execução, Monitoramento e Controle, Encerramento;

15 Grupos de Processos O que são os processos de gerenciamento? - Os processos de gerenciamento é um conjunto de atividades que se relacionam para gerar resultados; - Os grupos de processos aplicam a todo e qualquer projeto e repetem-se ao longo do ciclo de vida do projeto. Por exemplo, o grupo de processos de Encerramento ocorrerão toda vez em que uma parte do projeto for concluída. - Os grupos de processos não são fases de projetos.

16 Grupo de Processos Iniciação

17 Processos de Iniciação Grupo de processos de Iniciação - Processo que define e autoriza o projeto ou fase do projeto. É importante levar em consideração as necessidades da empresa para a realização daquele projeto e os recursos disponíveis para realização do mesmo; - Na descrição do projeto deverá ser abordado o título dado e informações gerais do mesmo, como número de participantes, duração e principais etapas que constituirão o projeto; - Neste processo também são estabelecidos os objetivos e metas do projeto, a fim de se verificar e avaliar seu desempenho e os resultados gerados;

18 Processos de Iniciação Abordagem inicial - Os riscos deverão ser abordados desde o processo de iniciação. Riscos são eventos probabilísticos que, caso ocorram, provocam efeitos positivos ou negativos nos objetivos do projeto. - Da mesma forma, a estimativa de custos e prazos poderão ser feitas desde o processo de iniciação. Não é necessário que seja uma estimativa muito precisa, porém é interessante saber, em linhas gerais, quanto será gasto para determinado projeto e o quanto o mesmo durará. - Tais estimativas serão melhor abordadas no Grupo de processo de Planejamento.

19 Grupo de Processos Planejamento

20 Processos de Planejamento Grupo de processos de Planejamento - Um dos processos mais importantes de um projeto é o de se planejar. Um bom planejamento promove a diminuição do retrabalho, redução dos custos e do tempo das atividades e deixa o projeto menos vulnerável aos riscos. - Plano de gerenciamento de projetos é uma boa medida para se gerenciar as principais áreas do projeto. Neste pode conter o organograma (documento que representa a estrutura hierárquica no âmbito do projeto), a alocação de recursos para cada atividade do projeto, o controle de mudanças, seja de escopo ou de tempo.

21 Processos de Planejamento Planejamento do Escopo - Para se planejar o escopo deve-se, primeiramente, coletar os requisitos e necessidades das partes interessadas com o projeto. Tais requisitos devem ser registrados e gerenciados durante todo o projeto. - Depois de coletados os requisitos, o escopo poderá ser definido. Caso o projeto seja inovador, uma boa técnica para se definir o escopo seria a realização de um brainstorming com os principais envolvidos com o projeto.. - Uma vez definido, o planejamento do escopo deverá ser verificado!

22 Processos de Planejamento Planejamento de Escopo - Uma excelente ferramenta que possibilita a visão de todo o projeto é a EAP Estrutura Analítica do Projeto. Essa ferramenta será muito importante para a explicação ao cliente do que será realizado no projeto, ou seja, seu escopo. - A seguir segue um exemplo dessa ferramenta. No primeiro nível se encontra o nome do projeto, seguido por suas principais etapas e as atividades de cada uma.

23 Processos de Planejamento Estrutura Analítica do Projeto

24 Processos de Planejamento Planejamento de Tempo - Para se planejar o tempo de um projeto é necessário que todas suas atividade já tenham sido definidas e qual o sequenciamento das mesma, sua duração e uma análise precisa do calendário, considerando-se o tempo de trabalho disponível. - No sequenciamento das atividades deve-se levar em consideração quais etapas dependem de outras antecedentes (etapas em série) e quais podem ser colocadas em paralelo. - É interessante que para cada atividade sequenciada seja alocada os recursos necessários!

25 Processos de Planejamento Planejamento de Tempo - Uma vez definidos a duração das atividades, bem como seu sequenciamento, é possível elaborar o cronograma do projeto e seu caminho crítico. - O cronograma poderá ser desenvolvido a partir do Gráfico de Gantt, uma das ferramenta mais utilizadas para se relacionar atividades com períodos específicos de tempo. - O caminho crítico do projeto é compostos pelas etapas que, se atrasarem por algum motivo, acarretará em um atraso no projeto. - Nos próximos slides segue exemplos de Gráfico de Gantt e de caminho crítico de projetos.

26 Processos de Planejamento Gráfico de Gantt Framework desenvolvido por Daniel Isenberg, professor de Harvard e da Babson College

27 Processos de Planejamento Caminho Crítico Framework desenvolvido por Daniel Isenberg, professor de Harvard e da Babson College

28 Processos de Planejamento Planejamento de custos - A precificação do projeto deve acontecer com base no escopo planejado anteriormente. - Os custos devem ser alocados para cada atividade, especificando quanto será gasto e com que utilizará tal recurso. - O gerente de projetos é o responsável por controlar a adequação do planejado com o efetivado.

29 Processos de Planejamento Planejamento da Qualidade - Segundo a ISO, qualidade é o grau no qual um conjunto de características satisfaz a requisitos. Sob essa ótica, é necessário, inicialmente, identificar os requisitos e necessidades dos clientes. - Para atender ao requisitos, é interessante que sejam traçadas estratégias ou planos de ação para atingi-los. - A empresa deve seguir padrões que assegurem a qualidade do produto que entregam ao cliente.

30 Processos de Planejamento Planejamento da Qualidade - Depois de estabelecidos padrões de qualidade e produzidos os produtos, deve-se monitorar o que está sendo produzido. É interessante que os produtos entregues aos clientes sejam aprovados pelos responsáveis da qualidade da empresa ou designados por tal função. - Uma forma de se controlar os processos são através dos indicadores da qualidade, ferramentas que serão analisadas e, caso necessário, planos de ação serão tomados. - Gold plating ( Dourar a Pílula ): acontece muito com as EJ s. Refere-se à atender requisitos dos clientes com produtos ou atividades que não foram acordados no contrato, com intuito de aumentar sua satisfação.

31 Processos de Planejamento Planejamento de RH - O Planejamento de RH também é muito importante para um projeto. É a partir dele que se estabelece a forma como as pessoas serão incorporadas e distribuída pelas partes do projeto. - Em um projeto, é interessante que se tenha pessoas com qualificações distintas, ou seja, aptas a realizar as mais diversas funções de forma eficaz. - Uma ferramenta utilizada para distribuir responsabilidades durante uma etapa do projeto é a Matriz de Responsabilidade. Segue, no próximo slide, um exemplo da matriz.

32 Processos de Planejamento Matriz de Responsabilidade Framework desenvolvido por Daniel Isenberg, professor de Harvard e da Babson College

33 Processos de Planejamento Planejamento das Comunicações - A comunicação é um dos principais fatores de fracassos em projetos. Planejar e executar as comunicações de forma eficiente é, portanto, uma forma de evitar algumas dificuldades. - Comunicação com a equipe: o meio de comunicação com a equipe é muito importante para a divisão das tarefas e responsabilidades, além de repasses e encaminhamentos. - Comunicação com o fornecedor: alinhar com o fornecedor para atender as necessidades e expectativas dos clientes, além de informar o andamento do projeto. - Comunicação com cliente: sempre atualizar e monitorar as necessidades dos clientes, a fim de satisfazê-lo plenamente. Também é importante para informar sobre tudo que acontece no projeto.

34 Processos de Planejamento Gerenciamento dos Riscos - Como dito anteriormente, riscos são eventos que podem causar efeito positivos e negativos aos projetos. Dessa forma, gerenciá-los é de suma importância para o sucesso do projeto. - Primeiramente deve-se identificá-los. Os riscos serão identificados e deverão ser monitorados durante todo decorrer do projeto! - Uma vez identificados e analisados, os riscos devem ser tratados, procurando potencializá-los, caso for um risco positivo e buscando mitigar ou evitá-lo, se for negativo.

35 Processos de Planejamento Planejamento das Aquisições - Deve-se planejar tudo que for requerido como um fornecedor para o projeto. No caso das empresas juniores, os principais fornecedores são os orientadores ou professores responsáveis pelo projeto. - É interessante que se tenha tudo documentado a respeito dos fornecedores e aquisições! - As aquisições devem ser gerenciadas durante o projeto e o seu desempenho monitorado.

36 Processos de Planejamento Planejamento das Aquisições - Deve-se planejar tudo que for requerido como um fornecedor para o projeto. No caso das empresas juniores, os principais fornecedores são os orientadores ou professores responsáveis pelo projeto. - É interessante que se tenha tudo documentado a respeito dos fornecedores e aquisições! - As aquisições devem ser gerenciadas durante o projeto e o seu desempenho monitorado.

37 Grupo de Processos Execução

38 Processos de Execução Execução do projeto - Etapas em que serão colocadas em prática tudo aquilo que foi planejado. Um bom planejamento é essencial, mas caso não seja executado o projeto não acontece! - O processo de execução consiste na integração das pessoas e dos recursos materiais para realizar o Plano de gerenciamento do projeto.

39 Processos de Execução Execução do projeto - Qualquer erro cometido nas fases anteriores fica evidente durante esse processo; -Grande parte do orçamento e do esforço do projeto é consumida nessa fase. - Mão na Massa!

40 Grupo de Processos Monitoramento e Controle

41 Processos de Monitoramento e Controle Monitoramento e Controle de mudanças - Deve-se monitorar e controlar toda e qualquer mudança que ocorrer no projeto, seja ela uma mudança no escopo, no cronograma ou uma anomalia financeira. - Esta faze tem como objetivo acompanhar e controlar o que está sendo realizado pelo projeto, de modo a propor ações corretivas e preventivas, no menor espaço de tempo possível, após a detecção de anormalidade. - A mudança é uma nova demanda imposta ao projeto.

42 Processos de Monitoramento e Controle Monitoramento e Controle de mudanças - Ao ocorrer mudanças, todas as partes interessadas do projeto deverão ser informadas, relatando o que foi mudado e o porquê da mudança. - As documentações deverão ser atualizadas! - Esta fase acontece paralelamente as de Planejamento e Execução.

43 Grupo de Processos Encerramento

44 Processos de Encerramento Encerramento do projeto - A fase de encerramento consiste em qualquer término de etapa ou do projeto em si. Nesta etapa, as aquisições devem ser encerradas. - É uma fase muito importante pois é nela que se tem a confirmação do trabalho, ou seja, verifica-se se todos os requisitos do cliente foram atendidos e se o mesmo ficou satisfeito com os produtos entregues. - A execução dos trabalhos é avaliada através de uma auditoria interna ou externa.

45 Processos de Encerramento Encerramento do projeto - É importante que todos os riscos encontrados e erros cometidos sejam registrados como forma de gestão do conhecimento, para que sejam evitados num projeto posterior; - Um relatório contendo tudo que foi abordado e a metodologia utilizada deve ser confeccionado e entregue ao cliente;

46 Áreas de Conhecimento Gerenciamento de Projetos

47 Áreas do PMI O que é PMI? - O Project Management Institute (PMI) é uma associação sem fins lucrativos cujo principal objetivo é difundira gestão de projetos no mundo, como dito no Módulo I; - O gerenciamento de projetos na visão do PMI, de acordo com o PMBooK, identifica e descreve as principais áreas e de conhecimentos e práticas em um projeto; - O PMI descreve nove áreas fundamentais de conhecimento, as quais são muito importantes para o desenvolvimento do projeto e se praticadas reduzem o risco de fracasso do projeto. São elas: Integração, Escopo, Tempo, Custo, Qualidade, Recursos Humanos, Comunicação, Risco e Aquisições.

48 Áreas do PMI

49 Desenvolvimento Welerson Carvalho

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