Gerência de Projetos PMI

Transcrição

1 Gerência de Projetos PMI

2 "Não cessaremos de explorar... e o final de toda nossa exploração será chegar ao ponto de partida e conhecer o lugar a primeira vez " T.S. Elliot - poeta Inglês "Depois do jogo é antes do jogo seguinte" Seep Herberger treinador de futebol alemão

3

4 Por que eu preciso de gerenciamento de processos? Permite um Gerenciamento de Projetos Disciplinado: Ponto focal para coordenação, controle e comunicações efetivas; Um Plano que permite avaliar o progresso; Enfatiza o desempenho dentro de Tempo, Custo e Qualidade. Fornece a estrutura para métodos, processos, controle de mudança e acompanhamento.

5 Por que eu preciso de gerenciamento de processos? Aumenta a confiança e o grau de certeza dos interessados; O gerenciamento evita surpresas; Antecipa as situações desfavoráveis; Agiliza as decisões; Aumenta o controle gerencial; Melhora continuamente os projetos;

6 Por que eu preciso de gerenciamento de processos? Faz o balanceamento de demandas concorrentes, prioriza os projetos; Melhora o acompanhamento e o controle; Expande a comunicação entre as partes interessadas no projeto; Refina as projeções de necessidades de recursos; Fornece um mecanismo para medição do desempenho.

7 Conceitos básicos

8 Gerência de Projetos Conceito: Projeto; Gerência de Projetos; PMI; PMBOK;

9 Os seus 42 processos estão agrupados: Processos: Iniciação; Planejamento; Execução Monitoramento e controle e Encerramento.

10 Gerência de projetos inclui: Identificação dos requisitos; Adaptação às diferentes necessidades, preocupações e expectativas da partes interessadas à medida que o projeto é planejado e realizado; Balanceamento das restrições conflitantes do projeto que incluem, mas não se limitam a: Escopo;(importante!) Qualidade; Cronograma; Orçamento; Recursos e Riscos

11 Relacionamento de Gerência de Projetos com Gerência de Portfólio Conceito de portfólio; Entendimento Processo;(importante!) Conceito; Ex: Uma empresa de infra-estrutura; Objetivo estratégico: Maximizar o retorno sobre os seus investimentos ; Composição de vários projetos:petróleo e gás, energia, água, estradas, ferrovias e aeroportos; Mesclar tudo em um programa

12 Motivação estratégica para criação de Demanda de mercado; Oportunidade/necessidade estratégica de negócios; Solicitação de cliente; Avanço tecnológico; Requisito legal um projeto

13 PMO Project Management Office; Conceito: Corpo ou entidade organizacional à qual são atribuídas várias responsabilidades relacionadas ao gerenciamento centralizado e coordenado dos projetos sob seu domínio. Função, função e necessidade varia de acordo com a corporação; Controla os projetos conforme a necessidade e objetivos dos negócios;

14 PMO Principais funções: Gerenciamento de recursos compartilhados; Identificação e desenvolvimento de metodologia(ou método); Orientação, aconselhamento, treinamento e supervisão; Monitoramento da conformidade com as políticas adotada pela organização através de auditorias do projeto; Desenvolvimento e gerenciamento de políticas, procedimentos, formulários..; Coordenação das comunicações entre projetos.

15 Papel do Gerente de projetos Gerente de Projetos x Gerente de Operações x Gerente Funcional; Ferramentas e técnicas não são o bastante; É pré-requisito para GP: Conhecimento sobre gerência de projetos; Desempenho. Refere-se ao que o GP é capaz de realizar enquanto aplica seu conhecimento em gerência de projetos; Pessoal.

16

17 Ciclo de vida e organização do projeto

18 Ciclo de vida Início do projeto; Organização e preparação; Execução do trabalho do projeto e Encerramento do projeto.

19 Varia muito, mas estrutura básica deve permanecer; Características : Início do projeto; Resumo Organização e preparação; Execução do trabalho do projeto e Encerramento do projeto.

20

21 Governança de projetos ao longo ciclo de vida TUDO DEVE SER DOCUMENTADO!!!; Controle e garantia de sucesso; Organização e preparação; A equipe e o gerente devem considerar as restrições e limitações de tempo x orçamento; Definir o método mais apropriado de execução.

22 Governança de projetos ao longo ciclo de vida Definir quantas fases e descrever cada uma delas; Definir objetivos e o que é permitido; Início de cada fase é momento de validar as fases anteriores e verificar se estar tudo em ordem para concretização do projeto; Deve-se visualizar o processo necessário para cada fase; Interromper o projeto no momento da sua execução sem fechamento de documentos, processos e fases é amadorismo;

23 Governança de projetos ao longo ciclo de vida As fases tem por característica: Inicialização do processo; Planejamento do processo; Execução do processo(que pode ocasionar em retorno ao planejamento); Controle do processo(pode começar antes mesmo do processo);

24 Inicialização do processo(projeto) É a fase inicial do processo, quando uma determinada necessidade(requisitos!) é identificada e transformada em um problema estruturado a ser resolvido por ele. Nessa fase, a missão e o objetivo do processo são definidos.

25 Planejamento do processo É a fase responsável por identificar e selecionar as melhores estratégias do processo, detalhando tudo aquilo que será realizado, incluindo cronogramas, alocação dos recursos envolvidos, custos, etc., para que, no final dessa fase, ele esteja suficientemente detalhado para ser executado. Nessa fase, os planos auxiliares de comunicação, qualidade, riscos, suprimentos e recursos humanos também são desenvolvidos.

26 Execução do processo É a fase que materializa tudo aquilo que foi planejado anteriormente. Qualquer erro cometido nas fases anteriores fica evidente durante essa fase. Grande parte do orçamento e do esforço do processo é consumida nessa fase.

27 Controle do Processo É a fase que acontece paralelamente ao planejamento e à execução do processo. Tem como objetivo acompanhar e controlar aquilo que está sendo realizado pelo processo, de modo a propor ações corretivas e preventivas no menor espaço de tempo possível após a detecção da anormalidade.

28 Fechamento do processo É a fase quando a execução dos trabalhos é avaliada através de uma auditoria interna(pmo) ou externa (terceiros), os livros e documentos do processo são encerrados e todas as falhas ocorridas durante o processo são discutidas e analisadas para que erros similares não ocorram em novos processo (aprendizado).

29 Partes interessadas Clientes/usuários; Patrocinador; Gerentes de portfólios/comitês de análise de portfólios( chefe da área do projeto ); Gerentes de programas( chefe da área de programas alto nível da empresa); Escritório de projetos(pmo);

30 Fases podem ser: Seqüenciais; Sobreposta; Interativa.

31 Partes interessadas Gerentes de projetos; Equipe do projeto; Gerentes funcionais(administrativa); Fornecedores/parceiros comerciais; Gerenciamento de operações(área externa ao produto).

32 Processos de gerenciamento de projetos em um projeto

33 Processos do gerenciamento Para ser bem-sucedido a equipe do projeto precisa: Selecionar os processos prioritários no momento; Usar abordagem definida que possa ser adotada para atender os requisitos; Cumprir os requisitos para atender às necessidades e expectativas da partes interessadas e Obter um equilíbrio entre as demandas.

34 Processos do gerenciamento Divididos em duas categorias: Processos de gerenciamento de projetos; Processos orientados a produtos. Sofrem interação entre si ao longo do projeto; São variáveis de projeto para projeto.

35 Processos do gerenciamento Divididos em cinco categorias pela integração e essência: Grupo de processos de iniciação; Grupo de processos de planejamento; Grupo de processos de monitoramento e controle; Grupo de processos de encerramento

36 Grupo de processos de iniciação Desenvolver o termo de abertura do projeto; Identificar as partes interessadas.

37 Grupo de processos de Desenvolver o plano de gerenciamento do projeto; Coletar requisitos; Definir o escopo; planejamento Criar a estrutura analítica do projeto(eap do inglês WBS); Definir as atividades; Sequenciar as atividades;

38 Grupo de processos de Estimar os recursos das atividades; Estimar as durações das atividades; Desenvolver o cronograma; Estimar os custos; planejamento Determinar o orçamento; Planejar a qualidade; Desenvolver o plano de recursos humanos;

39 Grupo de processos de planejamento Planejar as comunicações; Planejar o gerenciamento de riscos; Identificar os riscos; Realizar a análise qualitativa de riscos; Planejar respostas a riscos; Planejar aquisições.

40 Grupo de processos de execução Orientar e gerenciar a execução do projeto; Realizar a garantia da qualidade; Mobiliza a equipe do projeto; Desenvolver a equipe do projeto; Gerenciar a equipe do projeto; Distribuir informações; Gerenciar expectativas das partes interessadas; Realizar aquisições.

41 Grupo de processos de monitoramento e controle Monitorar e controlar o trabalho do projeto; Realizar o controle integrado de mudanças; Verificar o escopo; Controlar o escopo; Controlar o cronograma; Controlar custos; Realizar o controle da qualidade;

42 Grupo de processos de monitoramento e controle Reportar o desempenho; Monitorar e controlar os riscos; Administrar as requisições;

43 Grupo de processos de encerramento Atividades que podem ocorrer: Obter aceitação do cliente ou patrocinador; Fazer uma revisão pós-projeto ou de final de fase; Registrar os impactos da adequação de qualquer processo; Documentar as lições aprendidas; Aplicar as atualizações apropriadas aos ativos de processos organizacionais;

44 Grupo de processos de encerramento Atividades que podem ocorrer: Arquivar todos os documentos relevantes no sistema de informações do gerenciamento de projetos(sigp*), para serem usadas como dados históricos e Encerrar as aquisições. Encerrar o projeto ou a fase*; Encerrar as aquisições*.

45 Áreas de conhecimento

46 Pessoas Qualidade Escopo Aquisições Integração Comunicação Custo Tempo Riscos

47

48

49

50 Áreas de conhecimento 9 áreas de conhecimento para a implementação de um projeto; São aplicadas em todas fases; Cada processo enfatiza uma específica;

51 Áreas de conhecimento Gerenciamento de integração do projeto; Gerenciamento do escopo do projeto; Gerenciamento de tempo do projeto; Gerenciamento de custos do projeto; Gerenciamento da qualidade do projeto; Gerenciamento de recursos humanos do projeto; Gerenciamento das comunicações do projeto; Gerenciamento de riscos do projeto; Gerenciamento de aquisições do projeto.

52 O Pulo do gato!

53 Dicas para começar: Faça experiência e participe de um projeto; Leia um livro básico; Não leia o PMBOK de primeira; Busque cases de projetos de seu setor; Consiga um padrinho intelectual.

54 Entenda as áreas de conhecimento Gerenciamento de Integração processos que garantem que os diversos elementos do projeto estão apropriadamente coordenada. Consiste do desenvolvimento do plano de projeto, execução do plano e controle de mudanças. Gerenciamento de Escopo processos necessários para garantir que o projeto inclui todo o trabalho requerido, e somente o trabalho requerido, para que seja completado com sucesso. Consiste da iniciação do projeto, planejamento de escopo, definição de escopo, verificação de escopo e controle de mudança do escopo. Gerenciamento do Tempo processos que garantem que o projeto seja concluído no tempo correto. Consiste de definição das atividades, sequenciamento de atividades, estimativas de duração de atividades, criação do cronograma e controle do cronograma.

55 Entenda as áreas de conhecimento Gerenciamento de Custo processos necessários para garantir que o projeto seja completado dentro do orçamento aprovado. Consiste de planejamento de recursos, estimativa de custos, definição de orçamento e controle de custos. Gerenciamento da Qualidade processos necessários para que o projeto satisfaça as necessidades para as quais foi criado. Consiste no planejamento, asseguramento e controle da qualidade. Gerenciamento de Recursos Humanos processos para garantir o uso mais eficiente das pessoas envolvidas no projeto. Consiste de planejamento organizacional, e formação e desenvolvimento da equipe.

56 Entenda as áreas de conhecimento Gerenciamento de Comunicações processos necessários para que a informação do projeto seja gerada, coletada, disseminada, armazenada e/ou descartada da forma correta. Consiste de planejamento da comunicação, distribuição da informação, relatórios de desempenho e fechamento administrativo. Gerenciamento de Risco processos que identificam, analisam e respondem aos riscos do projeto. Consiste de identificação de riscos, quantificação e qualificação de riscos e desenvolvimento e controle da resposta aos riscos. Gerenciamento de Aquisições processos necessários para a aquisição de bens e serviços de terceiros. Consiste de planejamento de aquisições, planejamento de solicitações, seleção dos fornecedores, administração de contratos e fechamento de contratos.

57 Entenda: Processo; Projeto; Diagramas de fluxo; Documentação de processos; Escopo.

58 Lista de todos os processos: Iniciação Desenvolver o TAP - Termo de Abertura do Projeto Desenvolver a DEP - Declaração do Escopo Preliminar do projeto Planejamento Desenvolver o PGP - Plano de Gerenciamento do Projeto Planejamento do Escopo Definição do Escopo Criar a WBS Definição das atividades Estimativa de recursos da atividade Planejamento da Qualidade Planejamento de Recursos Humanos Planejamento das Comunicações Planejamento do gerenciamento de Riscos Planejar compras e aquisições Sequenciamento das atividades Estimativa de duração da atividade Estimativa de custos Identificação dos riscos Planejar contratações Análise qualitativa dos riscos Análise quantitativa dos riscos Planejamento de respostas aos riscos Desenvolvimento do cronograma Orçamentação Execução Orientar e gerenciar a execução Realizar a garantia da qualidade Contratar ou mobilizar equipe Solicitar respostas de fornecedores Desenvolver a equipe Selecionar fornecedores Distribuição das informações Monitoramento e Controle Monitorar e controlar o trabalho CIM - Controle Integrado de Mudanças Verificação do Escopo Controle do Escopo Controle do cronograma Controle de custos Realizar controle da qualidade Gerenciar equipe Relatar desempenho Gerenciar as partes interessadas Monitoramento e controle de riscos Administrar contratos Encerramento Encerrar projeto Encerramento dos contratos

59 PMBOK não é metodologia Genérico; Uma publicação do PMI Não é um método; Não faz milagres; É importante tão quanto o PMBOK: Outras práticas aceitas e publicadas pelo PMI e outros institutos(scrum). Conhecimento de técnicas e ferramentas gerais de gestão; Conhecimento específico de sua área de atuação; Experiência profissional; Atualização constante do conhecimento; Comunicação.

60 PMBOK não é metodologia Somente um guia; Não pode ser seguido ao pé-da-letra; Pense como é a estrutura da empresa e do projeto; Projetos curtos não devem envolver semanas de planejamento;

61 PMBOK não é metodologia Estou colocando a dose certa de controle no projeto? Não há muita burocracia envolvida? Esta metodologia se adapta à realidade dos processos da organização? Esta metodologia será suportada pela liderança da empresa? Será possível medir claramente a evolução do projeto com esta metodologia? As práticas e requerimentos específicos de minha indústria são suportados por esta metodologia? Eu conheço realmente minha equipe?

62 PMBOK não é metodologia O PMI não aborda como você deve lidar com sua equipe; Dicas: 1. Pergunte à equipe como eles se sentem em relação a seu papel no projeto. Isto o ajudará a corrigir o andamento das atividades para que se ajustem às necessidades da equipe da melhor forma possível. Além disso, pode obter um feedback importantíssimo para melhorar o desempenho do projeto como um todo. 2. Quando o trabalho realizado for bom, elogie e mostre apreciação em frente a todos. Esta apreciação deve ser sincera, para que fique clara a importância de cada um nos resultados do projeto. 3. Críticas, correções e até broncas fazem parte do gerenciamento de recursos humanos, mas há sempre a forma certa de fazê-lo. Para começar, tente fazer estas críticas de forma privada, já que a exposição pública dos erros pode gerar reações negativas do profissional. 4. Seja participativo ao invés de imperativo. Em outras palavras, não fique somente mandando os outros fazerem o trabalho. Compartilhe o que está por trás do planejamento, e ouça sugestões. 5. Assuma riscos calculados dando a sua equipe atividades que expandam sua zona de conforto, permitindo que aprendam e cresçam com o projeto. 6. Seja um líder. Crie um clima de confiança com a equipe. Seja responsável com eles.

63 Abstraia seu esforço Use ferramentas de SIGP ou afins: Livres ou quase livres : Buildix(desenvolvimento de software); GanttProject; ScrumWorks; VersionOne; Faces; TaskJuggler; OpenProj; DotProject; Sprint Runner;

64 Use ferramentas de SIGP ou afins: Outras: Abstraia seu esforço MS Project Excel Net Project Open Project GP3 Project Builder Primavera Planner Taskjuggler Ace Project Net Office Open Work Bench

65 Fontes Google Wikipedia Blog sobre gerenciamento de processos - Ferramenta de visualização de processos do PMBOK - Site do PMI - Site do PMI - Chapter Bahia - FGV oferece curso gratuito de Técnicas de Gerência de Projetos Gerenciamento do Escopo do Projeto :

66 Fases de um projeto As 7 Fases de um Projeto 1. Entusiasmo 2. Desilusão 3. Confusão 4. Pânico 5. Caçada aos culpados 6. Punição dos inocentes 7. Promoção dos não participantes

67 Um grande obrigado!! Caio Costa Cavalcante Nextc3