Palestra: Gerenciamento das Partes Interessadas - Uma Abordagem Prática Evento Técnico Mensal Fevereiro/2014

Transcrição

1 Palestra: Gerenciamento das Partes Interessadas - Uma Abordagem Prática Evento Técnico Mensal Fevereiro/2014 André Augusto Choma, PMP, PMI-RMP 1

2 Contextualizando... Como atender as expectativas das suas partes interessadas? Como engajá-las para o sucesso do projeto? 2

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4 Resultado... 4

5 Agenda Introdução Por que gerir as partes interessadas? O que o Guia PMBOK sugere? Case integração de sistemas 5

6 Agenda Introdução Por que gerir as partes interessadas? O que o Guia PMBOK sugere? Case integração de sistemas 6

7 Introdução Quem são as partes interessadas do projeto? Quais são as principais dificuldades em gerenciar as partes interessadas? Identificá-las Entender suas expectativas Incorporar ao escopo do projeto o que é preciso para atender às expectativas e necessidades Gerenciar as suas expectativas e necessidades de comunicação ao longo do projeto Gerenciar as mudanças de expectativas 7

8 Introdução Tratar com as partes interessadas requer habilidades de comunicação por parte do Gerente do Projeto E por parte da equipe Lembre-se que a necessidade de comunicação dos stakeholders não é uniforme Lembram do WikiLeaks? 8

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10 Introdução Tratar com as partes interessadas requer habilidades de comunicação por parte do Gerente do Projeto E por parte da equipe Lembre-se que a necessidade de comunicação dos stakeholders não é uniforme Lembram do WikiLeaks? O episódio da ONG 10

11 Agenda Introdução Por que gerir as partes interessadas? O que o Guia PMBOK sugere? Case integração de sistemas 11

12 Por que gerir as Partes Interessadas? Elas são parte do projeto E são essenciais para o seu sucesso ou fracasso E elas estão lá, quer você queira ou não! Ignorar não é uma estratégia! 12

13 Por que gerir as Partes Interessadas? Algumas estratégias utilizadas por equipes de projetos High profile 13

14 High Profile Fonte: globo.com 14

15 Por que gerir as Partes Interessadas? Algumas estratégias utilizadas por equipes de projetos High profile Low profile No profile 15

16 Fonte: folha.com.br No Profile 16

17 Por que gerir as Partes Interessadas? Perceberam como muito do que diz respeito à gestão das partes interessadas está ligado à COMUNICAÇÃO? 17

18 Por que gerir as Partes Interessadas? Fonte: pmcanvas.com.br 18

19 Agenda Introdução Por que gerir as partes interessadas? O que o Guia PMBOK sugere? Case integração de sistemas 19

20 O que o Guia PMBOK sugere? Identificar as Partes Interessadas Quem são? Que interesses têm? Planejar o Gerenciamento das Partes Interessadas Analise suas necessidades Desenvolva as estratégias Gerenciar o Engajamento das Partes Interessadas Comunique-se Incentive a participação Fonte: Guia PMBOK 5ª edição (2013) Controlar o Engajamento das Partes Interessadas Monitore Ajuste 20

21 O que o Guia PMBOK sugere? Fonte: Guia PMBOK 5ª edição (2013) 21

22 O que o Guia PMBOK sugere? 22

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24 Agenda Introdução Por que gerir as partes interessadas? O que o Guia PMBOK sugere? Case integração de sistemas 24

25 O projeto: Case integração de sistemas Integrar o ERP Datasul com o sistema de leilão da BM&F 25

26 Os desafios: Case integração de sistemas Técnico: sistemas distintos Prazo: demanda do negócio para que o projeto fosse entregue em 5 meses Gestão das partes interessadas: Acordo com a BM&F Informação relevante para o mercado Diversas áreas envolvidas Empresa de gestão de projetos terceirizada Recursos cedidos de forma matricial 26

27 Case integração de sistemas Áreas Datasul (n) Imprensa Recursos matriciais Clientes Projeto Gerentes Funcionais Investidores / Sócios BM&F 27

28 Estratégias: Case integração de sistemas Desafio Gestão das Partes Interessadas: Não tínhamos ideia de quem seriam todos os envolvidos Quatro semanas de identificação das partes interessadas Perguntas: Como você se vê afetado pelo projeto? Em que fase você precisa ser envolvido? Que requisito de escopo da sua área deve ser considerado? 28

29 Estratégias: Case integração de sistemas Desafio - Técnico: Diversas reuniões para entendimento do sistema da BM&F e do escopo da integração Envolvimento de alguns dos melhores profissionais das áreas matriciais Congelamento do padrão de entrada/saída da BM&F mediante contrato Formalização do detalhamento do escopo, com validação de técnicos e gestores (prazo) Detalhamento do cronograma de execução (prazo) 29

30 O que foi feito? Case integração de sistemas Depois da identificação de todos os envolvidos, foi definido o padrão de comunicação Definida também a frequência Equipe técnica: reuniões semanais ou quinzenais, dependendo da demanda Áreas a serem envolvidas durante o projeto: de acordo com o prazo acordado Todos os envolvidos, principalmente no nível gerencial e executivo: Informativo do Projeto 30

31 Case integração de sistemas Objetivos do Informativo do Projeto Manter todos os envolvidos informados sobre o andamento do projeto Promover o projeto internamente Destacar os avanços do projeto e dar reconhecimento à equipe Trazer para a equipe as notícias externas sobre o projeto 31

32 Case integração de sistemas Outras ações de engajamento das partes interessadas: Banner na entrada da empresa Notícia no jornal Valor Econômico 32

33 Case integração de sistemas Resultados alcançados Grande engajamento dos envolvidos Especialistas técnicos Disponibilidade das equipes Inputs no momento adequado Sentimento de participação O projeto foi completado quase no prazo No dia do lançamento do projeto, as ações da empresa subiram mais de 3% O sucesso do projeto foi atribuído pelos clientes à boa gestão das partes interessadas! 33

34 Fatores críticos de sucesso Entenda que, nos momentos iniciais do projeto, é preciso entender muito bem quem são as partes interessadas, suas expectativas e seu nível de influência. Defina como interagir com as partes interessadas, nos diferentes níveis. Construa uma relação de confiança em um ambiente de transparência. Perceba o ambiente para compreender o quanto suas ações têm correspondido às expectativas. Corrija o rumo quando necessário. 34

35 E um último alerta: Fatores críticos de sucesso Quase sempre um problema na gestão das partes interessadas aparece disfarçado, como: Mudanças de escopo Não aceitação do escopo por parte do cliente Conflitos Falta de cooperação entre os envolvidos Atrasos Etc... 35

36 Obrigado! André Augusto Choma, PMP, PMI-RMP PMI-MG LinkedIn: 36