A vida depois do Microsoft Outlook

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1 A vida depois do Microsoft Outlook Bem-vindo ao Gmail O que há de diferente? Agora que você migrou do Microsoft Outlook para o Google Apps, veja algumas dicas sobre como começar a usar o Gmail como seu novo programa de . Estas são algumas das diferenças que você perceberá quando migrar do Microsoft Outlook para o Gmail. 1 No Microsoft Outlook, você... Acessa s (geralmente) de um computador protegido por um firewall Acessa s com segurança pela internet, de qualquer computador, em qualquer lugar Por padrão, visualiza as mensagens e suas respostas como entradas individuais na Caixa de entrada Por padrão, agrupa mensagens e suas respostas em sequências de conversas Organiza mensagens em pastas Sinaliza mensagens com marcadores Sinaliza mensagens importantes Marca mensagens importantes com estrela Sinaliza mensagens para acompanhamento Adiciona mensagens a sua lista Tarefas Marca mensagens com categorias de cor Adiciona um código de cor a seus marcadores Classifica mensagens por remetente, data ou tamanho "Classifica" mensagens usando a pesquisa do Gmail Verifica a ortografia automaticamente ao escrever Verifica a ortografia depois de escrever Cria várias assinaturas Usa o Lab Respostas predeterminadas Exclui mensagens, normalmente, para economizar espaço Arquiva mensagens para organizar sua Caixa de entrada (não é preciso excluí-las graças aos 25 GB de armazenamento na nuvem) Recebe notificações de via Alertas da área de trabalho Ativa Notificações na área de trabalho em Configurações ou instala o cliente de bate-papo do Google Talk Compartilha uma caixa de correio Delega sua caixa de correio a indivíduos ou usa os Grupos do Google para compartilhar de maneira mais ampla Anexa e encaminha várias mensagens Encaminha todas as mensagens em uma conversa

2 Como escrever Escreva em uma nova janela A vida depois do Microsoft Outlook Escreva uma mensagem em sua Caixa de entrada Clique no botão Escrever. Uma nova mensagem será exibida no canto direito de sua Caixa de entrada. Pressione a tecla Shift e clique em Escrever para criar sua mensagem em uma nova janela do navegador sem cobrir sua Caixa de entrada. Enderece a mensagem Digite as primeiras letras do nome do destinatário. Em seguida, selecione o endereço desejado no diretório ou na lista de correspondentes recentes exibida. Para enviar uma cópia para alguém, clique nas opções Cc ou Cco que aparecem quando você está no campo Para (marcado como Destinatários quando você não está digitando endereços). Você também pode arrastar endereços entre Para, Cc e Cco. Verifique a ortografia depois de escrever Escreva sua mensagem primeiro. Clique na seta Mais opções no canto inferior direito do rodapé de sua mensagem. Em seguida, selecione Verificar ortografia para destacar e corrigir possíveis erros ortográficos. 2

3 Formatação e assinaturas A vida depois do Microsoft Outlook Formate e adicione fotos Formate e adicione fotos Adicione formatação complexa e outros itens do Outlook Insira, cole ou arraste imagens para uma mensagem Adicione formatações, cores, links, destaques e fotos usando as ferramentas no rodapé da mensagem. Para formatar o texto de sua mensagem, clique no A no rodapé da página para ver as opções de formatação. Para adicionar uma imagem, passe o ponteiro do mouse sobre o sinal de mais para expandir as opções a serem inseridas. Em seguida, clique no ícone da câmera para inserir uma imagem no corpo da mensagem. Ou clique no clipe, na parte inferior, para anexá-la. Crie várias assinaturas Use respostas predeterminadas Crie várias assinaturas e escolha qual delas usar para cada mensagem. Crie uma assinatura para todas as mensagens ou várias assinaturas usando as respostas predeterminadas. Apenas para navegadores Google Chrome: para anexar imagens, arraste-as para o corpo da mensagem. Se você arrastar e soltar uma única imagem, ela será inserida em sua mensagem, em vez de anexada. Para criar um assinatura, acesse suasconfiguraçõesdo Gmail (no menu de roda dentada). Sua assinatura é automaticamente inserida em cada nova mensagem. 3 Para usar outras assinaturas, ative o lab Respostas predeterminadas. Em seguida, crie uma resposta predeterminada para cada assinatura. Ao escrever uma mensagem, escolha a assinatura desejada em Respostas predeterminadasno menu Mais opções no rodapé de sua mensagem.

4 Como anexar arquivos Anexe ou arraste um arquivo Procure o arquivo. Ou arraste-o ou cole-o na mensagem. A vida depois do Microsoft Outlook Faça upload e anexe um arquivo Clique no ícone do clipe e procure o arquivo. Para evitar a propagação de vírus, o Gmail não permite anexar arquivos executáveis (.exe). Para escolher vários arquivos na mesma pasta, pressione Control e clique nos arquivos que você deseja anexar. Apenas para navegadores Google Chrome: arraste uma imagem ou um PDF diretamente de sua área de trabalho para a mensagem. Exclua anexos para economizar espaço Remova um anexo sem excluir a mensagem. Mantenha todos os anexos Não é preciso excluir s ou anexos para economizar espaço (porque você tem espaço de sobra). Você pode remover um anexo excluindo a mensagem que o contém, mas por que se preocupar? Os anexos do Gmail permanecem na nuvem, onde você tem 25 GB de espaço de armazenamento pessoal. Um anexo é copiado para o computador apenas quando você faz o download do anexo. Clique no link Fazer download de um anexo para baixar uma cópia do anexo no formato original para seu computador. Apenas para navegadores Google Chrome: arraste um anexo diretamente da mensagem para sua área de trabalho para fazer o download. Clique em "Visualizar" para ver o anexo em uma janela do navegador sem fazer o download. 4

5 Conversas A vida depois do Microsoft Outlook A vida depois do Microsoft Outlook Várias entradas da Caixa de entrada por conversa Uma entrada por conversa Uma mensagem e todas as respostas à mensagem aparecem como entradas individuais espalhadas pela Caixa de entrada. Por padrão, o Gmail agrupa uma mensagem e suas respostas em uma conversa, que é listada como uma entrada única da Caixa de entrada. A entrada da Caixa de entrada identifica os participantes e mostra quantas mensagens estão na conversa. Esta entrada mostra que Polly enviou uma mensagem que foi respondida por Nancy e Ryan. O nome de Ryan está em negrito porque a resposta dele não foi lida. Imprima ou expanda toda a conversa Quando você abre uma conversa, as mensagens aparecem em uma pilha com a última resposta não lida aberta para exibição. Estes botões executam tarefas em todas as mensagens da conversa. Expande ou recolhe todas as mensagens. Imprime todas as mensagens. Abre a conversa em sua própria janela. Prefere ver cada mensagem separadamente? Para listar todas as mensagens separadamente como no Outlook, desative a Exibição de conversas. Faça isso temporariamente (é fácil mudar de novo) ou permanentemente. Acesse Configurações de > guia Geral e selecione Desativar exibição de conversas. 5 Imprima ou exclua uma única mensagem Clique em uma mensagem da pilha para expandi-la para visualização. Use o menu pop-up dentro da mensagem para executar tarefas apenas nesta mensagem. Por exemplo, clique em Imprimir para imprimir apenas essa mensagem. Clique em Excluir esta mensagem para excluir apenas esta mensagem da sequência.

6 Como responder Responda a uma mensagem Selecione uma mensagem na Caixa de entrada para respondê-la. A vida depois do Microsoft Outloo Responda a uma mensagem em uma conversa Abra a conversa e expanda a mensagem que você deseja responder. Expanda a mensagem primeiro Clique em uma mensagem para expandi-la. Em seguida, abra o menu dentro da mensagem e escolha uma opção de resposta. Observe que você estará respondendo somente ao remetente ou aos destinatários dessa mensagem, não aos outros participantes da conversa. Se uma mensagem incluir uma assinatura ou respostas anteriores, o Gmail as ocultará da exibição. Clique em [ ] para ver todo o texto a ser incluído com sua resposta. Quem vê sua resposta? Antes de enviar uma resposta, você pode confirmar os endereços dos destinatários no campo "Para". Se o endereço de um participante não estiver no campo "Para", ele não verá sua resposta. Este exemplo mostra que somente Nancy Newel e Polly Peterson verão essa resposta na pilha de conversa delas. 6

7 Como encaminhar Encaminhe uma mensagem A vida depois do Microsoft Outloo Encaminhe uma mensagem em uma conversa Se a mensagem que você deseja encaminhar estiver dentro de uma conversa, expanda a mensagem primeiro. Para encaminhar somente esta mensagem, abra o menu dentro da mensagem e clique em Encaminhar. Se uma mensagem incluir uma assinatura ou respostas anteriores, o Gmail as ocultará da exibição. Clique em [ ] para ver todo o texto a ser incluído em sua mensagem encaminhada. Encaminhe várias mensagens anexadas Encaminhe uma conversa inteira Não é possível anexar mensagens de a uma mensagem no Gmail (como é possível no Outlook). Mas você pode enviar todas as mensagens de uma conversa para alguém encaminhando a conversa inteira. Abra o menu "Mais" acima da pilha de conversas e clique em "Encaminhar tudo". Os destinatários de uma conversa encaminhada receberão uma única mensagem que contém todas as respostas da conversa original. 7

8 Arquivar x Excluir A vida depois do Microsoft Outloo Exclua s para economizar espaço Arquive tudo! Espaço em disco limitado no servidor significa que você deve excluir s ou armazená-los off-line para descongestionar sua Caixa de entrada. Os 25 GB de espaço de armazenamento pessoal na nuvem garantem espaço suficiente para arquivar mensagens, mantendo-as em sua caixa de correio para que você possa consultá-las no futuro. Limpe sua Caixa de entrada Arquive as mensagens que não estão em uso, movendo-as para fora da Caixa de entrada (mesmo aquelas conversas que você ainda deseja acompanhar). Selecione uma ou mais mensagens e clique no botão Arquivar. O arquivamento de uma conversa não removerá você da conversa. Todas as vezes que houver uma nova resposta, a conversa retornará automaticamente para sua Caixa de entrada (a menos que você Desative a conversa). Todos os s a um clique Você poderá ver todas as mensagens, inclusive as que estão arquivadas, na visualização "Todos os s". Ou poderá encontrar mensagens específicas rapidamente usando a pesquisa do Gmail. Clique em Todos os s para visualizar o conteúdo arquivado juntamente com o restante de seus s. (Para ver este link, clique em Mais.) 8

9 Pesquisar x Classificar Classifique, procure ou pesquise mensagens Classifique as mensagens por remetente ou data Procure pastas Realize uma pesquisa no texto completo A vida depois do Microsoft Outloo Use apenas a pesquisa do Gmail! Pesquise por remetente ou por um intervalo de datas Pesquise por marcadores e palavras-chave Pesquise por outros critérios de mensagem Pesquisas de palavras-chave Comece pesquisando palavras-chave que aparecem em qualquer parte da mensagem, incluindo assunto, texto e nome do remetente. Normalmente, você só precisa de alguns termos de pesquisa. Pesquisas segmentadas Use opções para restringir sua pesquisa. Clique na seta para baixo à direita da barra de pesquisa para abrir a caixa de opções de pesquisa. Este exemplo pesquisa mensagens com anexos enviadas por Ryan entre 20 de fevereiro e 20 de abril deste ano. Atalhos de pesquisa Após efetuar sua pesquisa, o Gmail exibe uma versão em texto da pesquisa. Da próxima vez, você pode digitar estes operadores de pesquisa diretamente, por exemplo, de:ryan tem:anexo, etc.) sem precisar abrir a caixa. Imprima uma cópia dos atalhos de pesquisa em: 9

10 Marcadores x Pastas Coloque uma mensagem em uma pasta Organize suas mensagens em pastas. A vida depois do Microsoft Outlook Sinalize mensagens com marcadores Adicione um ou mais marcadores descritivos às mensagens. Para criar ou editar marcadores, abra o menu Marcadores e escolhagerenciar marcadores. Se desejar, aninhe marcadores dentro de marcadores, como você fazia com as pastas do Outlook! Coloque vários marcadores na mesma mensagem Atribua o máximo de marcadores possível a uma mensagem. Dessa forma, você poderá encontrar a mensagem com base em qualquer um desses marcadores. Clique em um link de marcador para ver mensagens e conversas que compartilham o mesmo marcador, incluindo as que foram arquivadas. Ou pesquise in:labelname (por exemplo, in: financial). Excluir um marcador do Gmail não exclui as mensagens marcadas por ele. Isso removerá apenas o marcador dessas mensagens. 10 Encontre mensagens com marcadores Selecione mensagens em sua Caixa de entrada. Em seguida, abra o menu Marcadores e selecione um ou mais marcadores. Veja todos seus marcadores clicando no link Mais na barra lateral. Use as Configurações do Gmail para escolher quais marcadores são exibidos sem precisar clicar em Mais.

11 Estrelas x Sinalizadores Sinalize uma mensagem para acompanhamento A vida depois do Microsoft Outlook Marque a mensagem com estrela Marque mensagens com estrela na Caixa de entrada Clique na estrela da mensagem em sua Caixa de entrada para marcá-la com estrela. (Clique novamente para remover a estrela.) Marque com estrela uma mensagem dentro de uma conversa Marque uma mensagem importante com uma estrela dentro de uma pilha de conversas para marcá-la como favorita. A conversa será marcada com uma estrela em sua Caixa de entrada e você poderá abri-la para ver qual mensagem está marcada com uma estrela. Encontre mensagens marcadas com estrela Clique no link Com estrela na barra lateral esquerda para listar todas as mensagens marcadas com estrela. Ou pesquise is:starred. Por exemplo, ao pesquisar por is:starred in:project, todas as mensagens com estrela do marcador Projeto são retornadas. 11

12 Tarefas x Sinalizadores A vida depois do Microsoft Outlook Sinalize mensagens para acompanhamento Adicione mensagens a sua lista de tarefas Sinalize mensagens em sua Caixa de entrada como itens de coisas a fazer. Desmarque-as quando você concluir a tarefa. Adicione mensagens a sua Lista de tarefas e desmarque-as. Selecione a mensagem, abra o menu Mais e escolha Adicionar às tarefas. Isso abrirá sua lista Tarefas e moverá o para essa lista. Desmarque a tarefa em sua lista quando ela for concluída. Receba lembretes ou alertas em pop-up Sinalize uma mensagem com um lembrete pop-up ou alerta sonoro que ocorre na data e na hora determinadas. Acompanhe as tarefas em sua agenda Exiba tarefas por data de conclusão na agenda e gerencie-as na agenda. Abra sua lista de Tarefas (clique no logotipo e escolha Tarefas). Em seguida, clique na > de uma tarefa para abrir uma tela para atribuir uma data de conclusão. Exiba as Tarefas em sua agenda para ver os lembretes desta semana. As tarefas com data de conclusão aparecem na área de cabeçalho de cada dia. 12

13 Marcadores x Categorias Atribua categorias de cor Atribua uma ou mais categorias de cor a uma mensagem para classificá-la e recuperá-la depois. A vida depois do Microsoft Outlook Adicione um código de cor a seus marcadores Adicione códigos de cor a seus marcadores e atribua marcadores a uma mensagem. Os marcadores do Gmail são muito parecidos com as categorias do Outlook. Assim como nas categorias, é possível atribuir vários marcadores de cor a uma mensagem e classificar s por marcadores para encontrar as mensagens relacionadas. Para codificar um marcador por cor, clique à direita do marcador (uma caixa com uma seta é exibida) e escolha um esquema de cores. Clique em "Adicionar cor personalizada" para criar um esquema de cores de sua preferência. Use estrelas especiais! Marque suas mensagens com estrelas coloridas, pontos de exclamação ou outro símbolo. Acesse suas Configurações do Gmail para escolher quais símbolos você deseja usar (na guia Geral, localize a seção Estrelas). Clique repetidamente na estrela de uma mensagem para passar pelos símbolos. Encontre mensagens com um símbolo específico pesquisando has: nome do símbolo, como em has: red-bang. Descubra o nome de cada símbolo nas Configurações do Gmail. 13

14 Filtros x Regras A vida depois do Microsoft Outlook Gerenciar mensagens com regras Gerenciar mensagens com filtros Use regras para gerenciar o fluxo de mensagens recebidas. Crie filtros para marcar, arquivar, excluir, marcar com estrela ou encaminhar determinados tipos de mensagens. 1. Configure as condições do filtro Clique na seta para baixo à direita da barra de pesquisa para abrir a caixa de opções de pesquisa. Em seguida, crie condições para determinar quais mensagens recebidas são filtradas e clique em Criar filtro com esta pesquisa. Estas condições filtram mensagens de Mary que contenham a palavra Orçamento. 2. Escolha as ações que serão executadas Em seguida, escolha uma ou mais ações para executar em mensagens que atendam a suas condições. Esta ação se aplica ao marcador Financial para mensagens filtradas, que não vão para a Caixa de entrada. 14 Para criar um filtro com base em uma mensagem específica, selecione a mensagem e escolha Filtrar mensagens semelhantes no menu Mais.

15 Férias e Notificações A vida depois do Microsoft Outlook Assistente de ausência temporária Resposta automática de férias Responda automaticamente às mensagens recebidas durante as férias. Personalize suas respostas para diferentes destinatários. Especifique uma única resposta para enviar durante as férias. É possível restringir o escopo de quem a receberá. Abra as Configurações do Gmail no menu de roda dentada. Em seguida, na guia Geral, localize a seção Resposta automática de férias. Escreva sua resposta automática e especifique o intervalo de tempo em que ela será enviada. Você pode optar por enviá-la apenas para as pessoas em sua organização ou em seus contatos pessoais. Não se preocupe com o envio de muitas respostas para as pessoas que enviam s para você com frequência. O Gmail envia sua resposta a todos os destinatários indicados apenas uma vez a cada quatro dias. Ative alertas da área de trabalho Receba novas notificações de ativando os Alertas da área de trabalho. Permita notificações na área de trabalho As notificações na área de trabalho o informam sobre o recebimento de uma nova mensagem de ou bate-papo. Faça o download e instale o Google Talk em www. google.com/talk/. No Windows, vá para Arquivos de Programa, abra o Google Talk e faça login com o nome de usuário e senha do Google Apps. Se o Google Talk estiver funcionando, você receberá alertas quando novos s chegarem (mesmo se o Gmail não estiver aberto no navegador). Abra as Configurações do Google Talk e marque a opção Iniciar automaticamente ao iniciar o Windows para não precisar se lembrar de iniciar o Google Talk todas as vezes. 15 Apenas para navegadores Google Chrome: abra as Configurações do Gmail no menu de roda dentada. Em seguida, na guia Geral, localize a seção Notificações na área de trabalho.

16 A vida depois do Microsoft Outlook Caixas de compartilhadas x Grupos do Google Compartilhe uma caixa de correio de equipe Compartilhe uma caixa de correio de equipe com um grupo de pessoas que podem enviar mensagens em nome da equipe. Crie um Grupo do Google Use os Grupos para criar uma caixa de entrada colaborativa da qual os membros podem enviar mensagens em nome do grupo. Vá para Grupos para visualizar os grupos aos quais você pertence. Em seguida, clique em Criar grupo. Dê um nome para seu grupo, crie um endereço de para ele e escolha a predefinição Caixa de entrada colaborativa no menu Tipo de grupo. Para mais detalhes, consulte: Não está vendo o botão Criar grupo? Peça que seu administrador ative o Google Groups for Business ou crie o grupo para você. Envie usando o endereço do grupo Envie em nome do grupo Abra a caixa de correio que foi compartilhada com você e envie mensagens usando o endereço da equipe. Vá para o Arquivo de discussão do grupo e responda às mensagens postadas lá usando o endereço do grupo. Vá para Grupos, abra o Arquivo de discussão do grupo e clique na postagem que você deseja responder. Clique em Postar resposta ou selecione o menu suspenso para opções adicionais. Na janela da mensagem, selecione o endereço do grupo no menu suspenso De e escreva sua resposta. 16

17 Delegação de Envie um em nome de sua gerente A vida depois do Microsoft Outlook Envie um em nome de sua gerente Você pode acessar a Caixa de entrada de sua gerente no Gmail, visualizar os s dela e enviar mensagens em nome dela, da mesma forma que fazia no Outlook. Os destinatários veem que as mensagens enviadas por você em nome dela vêm dela, mas foram enviadas por você. Defina a delegação Quer enviar mensagens de sua gerente que não incluam seu endereço? Vá para Configurações de > guia Contas e adicione o endereço dela próximo a Enviar um como. Depois disso, escolha o endereço dela no campo De quando enviar mensagens da Caixa de entrada dela. Visite o Centro de aprendizagem para obter mais recursos relacionados à delegação de . Primeiro, sua gerente deve conceder a você acesso à conta do Gmail dela: Peça que sua gerente abra as Configurações do Gmail dela, acesse a guia Contas, clique em Adicionar outra conta e insira seu endereço de . Esse recurso envia um de aceitação ao qual você deve responder para ativar a delegação. Acesse o de sua gerente Clique em seu endereço de na parte superior da janela do Gmail, escolha Trocar conta no menu e clique no endereço de sua gerente. Isso carrega a Caixa de entrada de sua gerente em sua janela do Gmail, permitindo que você envie e receba s em nome dela. 17

18 Superdicas A vida depois do Microsoft Outlook Marque e arquive em uma única etapa Visualize os anexos antes do download Organize seus s e limpe sua Caixa de entrada em uma única etapa. Isso é semelhante a mover uma mensagem para uma pasta no Microsoft Outlook. Os anexos de mensagens do Gmail residem na nuvem e são copiados para seu computador apenas quando você baixá-los para visualização. Selecione as mensagens e escolha um marcador no menu suspenso Mover para. Você pode economizar espaço em disco (e tempo) visualizando anexos sem precisar de download. Clique em Visualizar abaixo do arquivo anexado. Neste caso, o Gmail adiciona o marcador Financial às mensagens selecionadas e remove as mensagens de sua Caixa de entrada. Para ver as mensagens posteriormente, clique no marcador Financial à esquerda da lista de mensagens. Você também pode ver as mensagens (juntamente com todas suas outras mensagens) clicando em Todos os s. Remova contatos duplicados Quer limpar todos os contatos duplicados que foram transferidos do Microsoft Outlook? Você pode mesclar com facilidade registros de contatos duplicados sem perder dados importantes. Clique no logotipo de e escolha Contatos para abrir o Gerenciador de contatos. Em seguida, abra o menu Mais e escolha Encontrar e mesclar duplicatas (isso exibirá uma lista de contatos duplicados). Desmarque os contatos que você não deseja mesclar e clique no botão Mesclar. O Gmail mescla informações exclusivas do registro do contato excluído com o registro do contato restante. O Gmail abrirá uma nova janela do navegador para mostrar uma visualização do arquivo anexado. Você poderá imprimir a visualização ou fazer o download do arquivo original. Trabalhe off-line Apenas para navegadores Google Chrome Continue usando o Gmail mesmo quando você não estiver conectado à nuvem! Para configurar o Gmail off-line, abra as Configurações do Gmail e acesse a guia Offline. Você pode acessar seus s e continuar trabalhando mesmo quando a conexão for intermitente ou não estiver conectado à Internet. 18 Enquanto você estiver off-line, o Gmail armazena as mensagens que você envia em sua caixa de saída. Ele entregará as mensagens automaticamente na próxima vez que você se conectar.

19 Superdicas Ative o Gmail Labs O Gmail Labs contém recursos experimentais de pré-lançamento que você pode ativar para adicionar funcionalidades a sua Caixa de entrada. Os Labs permitem que você lembre de uma mensagem que acabou de enviar, insira uma resposta predeterminada e muito mais. Para ver os Labs disponíveis e ativar um que você queira usar, abra as Configurações do Gmail e acesse a guia Labs. A vida depois do Microsoft Outlook Economize tempo com atalhos do teclado Poupe tempo ao ler e gerenciar s usando atalhos do teclado. Assim, você pode executar tarefas comuns sem tirar as mãos do teclado. Por exemplo, digite "j" e "k" para navegar para cima e para baixo na Caixa de entrada, "o" para abrir as mensagens, "r" para responder, "c" para escrever, "s" para adicionar ou remover uma estrela, "e" para arquivar e muito mais. Ative os Atalhos do teclado no menu Configurações na guia Geral. Para saber quais são os Labs recomendados, consulte: Enquanto você estiver trabalhando no Gmail ou no Google Agenda, digite Shift +? a qualquer momento para mostrar uma lista completa de atalhos do teclado (eles devem estar ativados). Imprima uma cópia dos atalhos do teclado em: 19 Cancele mensagens Você já enviou uma mensagem e depois percebeu que escreveu errado o nome de seu gerente ou que respondeu com a data incorreta para uma conferência? Ative o lab Desfazer envio para cancelar mensagens até dez segundos após pressionar "Enviar". Ative Desfazer envio no menu Configurações na guia Labs.

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