Técnicas Simples para Otimizar a Comunicação em Projetos Lucas Saliba Marotta

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1 Técnicas Simples para Otimizar a Comunicação em Projetos Lucas Saliba Marotta RESUMO Este trabalho apresenta algumas tã cnicas simples para serem utilizadas em comunicaã ões escritas e verbais, com o objetivo de minimizar problemas de comunicaã à o em projetos, aumentando suas chances de sucesso. Aqui serã apresentada a importã ncia da comunicaã à o em projetos para as organizaã ões, sendo considerada como principal caracterã stica e deficiãªncia levantadas por elas nos Gerentes de Projetos e sendo suas falhas consideradas como problema mais frequente em projetos. Palavras-chave: Comunicaà à o. Problemas. . Tà cnicas. Sucesso. 1 INTRODUà ÃO A comunicaã à o em projetos trata da coleta e distribuiã à o de informaã ões e estã presente em todas as etapas do seu ciclo de vida, desde o inã cio atã o encerramento (SOUZA, 2013). Organizaà ões no Brasil apresentaram a comunicaã à o como fator principal em diversos itens pesquisados pela PM SURVEY.ORG, dada sua importã ncia. à qualificada como fator crã tico para o sucesso em projetos (SOUZA, 2013). Portanto, quaisquer problemas de comunicaã à o que possam ser minimizados, podem impactar em aumento da probabilidade de sucesso dos projetos. 2 O GERENTE DE PROJETOS E A COMUNICAà ÃO De acordo com a pesquisa anual PM SURVEY.ORG Chapters do PMI â Project Management Institute, e centenas de organizaã ões de diversos paã ses, principal habilidade necessã ria e valorizada ao gerenciar projetos aparecendo em primeiro lugar em 62% das organizaã ões que citaram o item.  FIGURA 1 - Principais habilidades necessã rias e valorizadas ao gerenciar projetos nas Organizaà ões Fonte: PMSURVEY.ORG, 2013, p. 76. A pesquisa aponta porã m projetos, aparecendo tambã m em primeiro lugar em 42,2% das item. Â

2 FIGURA 2 - Principais deficiãªncias dos gerentes de projetos nas Organizaà ões Fonte: PMSURVEY.ORG, 2013, p. 77. Consequentemente podemos entender mais um item da pesquisa, que apresenta problemas de comunicaã à o como principal problema mais frequente em projetos, aparecendo em primeiro lugar em 68,1% das organizaã ões que citaram o item.

3  Figura 3 - Problemas mais frequentes em projetos Fonte: PMSURVEY.ORG, 2013, p. 94. A pesquisa mostra que a funã à o dos PMOs que aparece em primeiro lugar organizaã ões, à informar o status dos projetos para a alta gerãªncia.

4  Figura 4 - Funà ões dos PMOs Fonte: PMSURVEY.ORG, 2013, p. 47. Estima-se que um Gerente de Projetos invista mais de 90% de seu tempo em alguma aã à o de comunicaã à o vertical (nos nã veis superiores e inferiores de sua posiã à o na organizaã à o) (SOUZA, 2013). A figura 5 mostra ser a comunicaã à o escrita o canal mais utilizado para comunicaã à o, atravã s do , que aparece em 93,7% das organizaã ões.

5  Figura 5 - Canais de Comunicaà à o mais utilizados pelas equipes de projetos Fonte: PMSURVEY.ORG, 2013, p. 66. Visando minimizar problemas de comunicaã à o escrita, via , e tambã m comunicaã à o verbal, via telefone, sã o apresentadas aqui algumas tã cnicas para utilizaã à o no dia a dia dos projetos. Essas tã cnicas foram levantadas a partir de liã ões aprendidas em projetos e de publicaã ões de autores em pã ginas da internet, como: wikihow, Português Fà cil e Universia Brasil. Ao redigir qualquer tipo de - Manter s concisos, conversacionais e focados (BEMERGUY). Muitas pessoas leem apenas as primeiras linhas antes de decidir entre responder o ou guardã -lo para depois; - Escrever claros (GAZOLA, 2012), resumindo a mensagem em no mã ximo 4 (quatro) parã grafos curtos e espaã ados entre si, pois geralmente mensagens curtas transmitem informaã à o de forma mais eficiente; - Limitar o a apenas um assunto (GAZOLA, 2012), visando facilitar ao destinatã rio o cumprimento de sua solicitaã à o. Caso haja vã rios assuntos nã o relacionados para tratar, enviã -los em s separados; - Escrever o â œassuntoâ apã³s terminar o (GAZOLA, 2012). Primeiro se deve finalizar a mensagem para saber exatamente do que se trata, para entã o retornar e incluir o assunto do ; - Fazer com que o campo â œassuntoâ seja útil (BEMERGUY). Um bom assunto fornece um bom resumo quanto ao conteãºdo do , preparando o leitor rapidamente. Visto que o assunto à a primeira coisa que o destinatã rio enxerga, mantenha-o livre de erros, conciso e genã rico; - Usar os campos de destinatã rio corretamente (BEMERGUY): o campo â œparaâ deve incluir os endereã os daqueles que devem tomar uma aã à o e/ou responder o , enquanto que o campo â œccâ deve ser usado para manter outras pessoas informadas (ex: colegas ou superiores); - Incluir o menor nãºmero de destinatã rios, evitando: disseminar informaã à o para pessoas que nã o as necessitem e encher suas caixas de . Ao enviar solicitaã ões por - Solicitar o que necessita de maneira objetiva, podendo enumerar como questãµes ou tã³picos, de forma clara e separada, para resposta ou aã à o; - Criar modelos de relatã³rios de fã cil preenchimento (inclusive contendo observaã ões de esclarecimento para cada item, se for o caso) para

6 informaã ões que venham a ser necessã rias periodicamente e/ou para diversos destinatã rios, e cujas respostas possam ser agrupadas posteriormente pelo solicitante para se criar uma visã o geral do cenã rio em questã o; - Editar o (UNIVERSIA BRASIL, 2014). Sempre reler o que foi escrito antes de enviar, evitando passar ao destinatã rio impressãµes de desleixo e falta de atenã à o; - Sempre que possã vel fazer contato telefã nico apã³s o envio de solicitaã ões por , visando esclarecer ao destinatã rio possã veis dãºvidas de interpretaã à o da mensagem escrita. Ao responder solicitaã ões por - Responder imediatamente (UNIVERSIA BRASIL, 2014), independente do que se tratar. Caso necessã rio mais tempo para coleta de informaã ões, enviar resposta com a explicaã à o; - Responder de maneira objetiva as informaã ões solicitadas, podendo enumerã -las como respostas ou tã³picos, de forma clara e separada; - Preencher de informaã ões em relatã³rios e apresentaã ões de forma clara, concisa e objetiva, adequando, para cada tipo de pãºblico, as informaã ões que deverã o ser mostradas e as que deverã o ser suprimidas; - Sempre que possã vel fazer contato telefã nico apã³s o retorno de informaã ões solicitadas por , visando esclarecer ao destinatã rio possã veis dãºvidas de interpretaã à o da mensagem escrita. Ao enviar solicitaã ões por telefone: - Elucidar, da melhor maneira possã vel, o motivo do contato com a pessoa que estã do outro lado da linha, esclarecendo a ela a informaã à o que necessita e sua finalidade. Depois, para avaliar seu entendimento, perguntar se ela compreendeu sua necessidade. Ao responder solicitaã ões por telefone: - Entender o motivo do contato da pessoa que estã do outro lado da linha, solicitando esclarecimento sobre a informaã à o que necessita e sua finalidade. Depois, para avaliar seu entendimento, dizer a ela o que compreendeu de sua necessidade. Em diversos momentos em um projeto à preciso tomar decisãµes, que poderã o impactar em outras à reas de conhecimento do Gerenciamento de Projetos. Um dos diversos benefã cios trazidos pelo Gerenciamento de Projetos para as organizaã ões, conforme mostrado na figura 6, à a disponibilidade de informaã à o para tomada de decisãµes, que aparece em segundo lugar em 54,4% das organizaã ões que citaram o item.

7  Figura 6 - Benefà cios que as organizaã ões t㪠Projetos Fonte: PMSURVEY.ORG, 2013, p. 97. As tomadas de decisãµes pelos Gerentes de Projeto claras, concisas e objetivas forem as informaã ões nas quais se basearã o 3 CONCLUSÃO O Gerente de Projetos deve dar grande atenã à o aos aspectos de comunicaã à o, pois à a principal habilidade buscada e a principal este cargo, alã m de ser a principal ocasionadas por deficiãªncias na interpretaã à o de mensagens escritas por integrantes das equipes. Mas, se forem utilizadas problemas de comunicaã à o poderã o ser dos projetos. REFERÊNCIAS BEMERGUY, Rafael; Aw, Jack. Como melhorar sua etiqueta ao escrever s. WikiHow. Disponà vel em:.. Acesso em: 21 jul GAZOLA, AndrÃ. Como escrever um bom , em 6 passos. Português Fà cil, Disponà vel em:. Acesso em: 21 jul PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. PMSURVEY.ORG 2013 Edition. Brasil: PMSURVEY. ORG, p. 47, 66, 76, 77, 94, 97. Disponà vel em:.â Acesso em: 14 jul SOUZA, Arnaldo Renato Pires de et al. Gestà o de projetos Brasil: conceitos e tã cnicas. 3. ed. Belo Horizonte: Ietec, p. UNIVERSIA BRASIL. 10 dicas para escrever um profissional. Universia Brasil, Disponà vel em: dicas-escrever-um- -profissional.html>. Acesso em: 21 jul