Assunto: Indicadores de atividade nos arquivos judiciais relatório

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1 Assunto: Indicadores de atividade nos arquivos judiciais - relatório Antecedentes O tríplice valor da documentação dos tribunais para funções judiciais, para garantir direitos e deveres constituídos e para o conhecimento da realidade social associado à sua dimensão, tem motivado a concessão de crescente atenção aos arquivos judiciais. O objetivo perseguido é criar nos arquivos judiciais uma dinâmica continuada que permita a conservação, o controlo do crescimento e a utilização da documentação na tripla perspetiva acima mencionada: recurso de informação para a atividade judicial, para a salvaguarda de direitos obrigações consubstanciados nos documentos e como fonte para a investigação de natureza científica. Uma dinâmica traduzida em atividades e mensurável através de indicadores quantitativos anuais que integram, em conjunto com a informação colhida em visitas a tribunais e em contactos com os Senhores Secretários de Justiça, um repositório de informação sobre os arquivos que permite deter não apenas um quadro-síntese sobre a situação hoje nos arquivos dos tribunais mas também fazer uma análise de pendor mais diacrónico, desde 2013, dessa mesma situação. II. Dados de Os dados relativos à atividade desenvolvida nos arquivos judiciais no ano de respostas podem ser sintetizados no seguinte quadro: Indicadores Quantidades Nº de respostas consideradas 1. Processos findos recebidos no arquivo Processos findos por receber no arquivo Emissão de certidões Processos eliminados Processos em condições de ser eliminados Processos Processos em condições de ser (em metros) de documentação (em metros) (9-10) (em metros) O número refere-se aos tribunais onde ocorreram operações de eliminação ou de remessa de processos para. 2 - Para além dos processos referidos foram tratados e os Arquivos Distritais, 509 livros de registo. 3 - Dois tribunais responderam número indeterminado e um tribunal respondeu ter também 616 metros lineares. 4 - Dois tribunais responderam número indeterminado. 5 - Dois tribunais responderam em metros lineares (total: metros lineares) e 35 tribunais responderam número indeterminado. 6 - Dois tribunais responderam em metros lineares (total: 277 metros lineares) e 41 tribunais responderam número indeterminado. 1

2 Assim é possível constatar, para o ano de, que: a) Os processos findos recebidos no arquivo representam 52% do total de processos findos [indicador 1 / (indicadores1+2), ou seja, / ]. b) As operações de gestão de documentos diretamente relacionadas com o controlo do crescimento da documentação arquivada e com a sua conservação seletiva (indicadores 4 e 6) traduziram-se, em, na eliminação de processos e na remessa para de processos, perfazendo um total de processos saídos dos arquivos judiciais. c) 86% das prateleiras instaladas nos arquivos encontram-se ocupadas por processos e demais documentos (indicador 9/indicador 8), assinalando-se a existência de 88 tribunais com a sua capacidade de arquivo hoje esgotada ou, praticamente, esgotada (extensão -extensão <10 m). d) Existem em posição de sair dos arquivos dos tribunais isto é, com prazos de conservação administrativa já decorridos processos, provenientes da soma dos indicadores 5 e 7 a que responderam 171 e 149 tribunais, respetivamente 1. III. Análise comparativa dos dados no período entre 2003 e Não sendo fácil a comparação dos valores ao longo dos anos, uma vez que, no período em apreço, o número e os tribunais que respondem às questões varia e nem sempre os inquiridos adotam os mesmos critérios na resposta, é, ainda assim, possível assinalar: a) A redução em 35%, relativamente ao ano de 2011, do número de processos findos recebidos no arquivo, em larga medida devido à recuperação efetuada naquele ano nos arquivos do DIAP de Lisboa (que apresentou para 2011 o valor de processos recebidos, contra os processos recebidos em ), no Tribunal de Comarca de Oeiras (que apresentou para 2011 o valor de processos recebidos, contra processos recebidos em ) e à conclusão, em 2011, das operações de tratamento do arquivo da Pequena Instância Cível de Lisboa, determinadas pela sua integração na Secretaria-Geral das Varas, Juízos Cíveis e Juízos de Pequena Instancia Cível de Lisboa, atingindo-se então ali o valor de processos recebidos. b) Ligeiro aumento em do número de processos eliminados, mais 4,5% face ao ano anterior, e redução de 45% do valor referente aos processos arquivo distrital face ao período homólogo, não ultrapassando o total dos processos saídos dos arquivos dos tribunais ( ) 72% do valor médio para o período de ( processos). Deste modo parece continuar a desenhar-se uma tendência para um abrandamento das operações diretamente relacionadas com a conservação seletiva da documentação, ainda que com ritmos diferentes (ver gráfico 1), já assinalada em relatórios anteriores. Tal como então foi referido, a esta tendência não será alheio o facto de, nos anos anteriores, terem sido levadas a cabo as operações de tratamento dos arquivos com grandes passivos documentais e, bem assim, de alguns arquivos distritais 1 Como referido nas notas 5 e 6 do quadro síntese dos indicadores de atividade apresentado em II, alguns tribunais, embora indiquem a existência de processos por eliminar e/ou remeter para, não chegam a contabilizálos, respondendo número indeterminado. Pelo que, para além do número apresentado, , será de admitir a existência de muitos mais processos que continuam indevidamente nos arquivos dos tribunais. 2

3 não terem capacidade para receber documentação considerada de conservação permanente. Gráfico 1: Processos eliminados / processos Nº de Processos Anos Processos eliminados Processos Arquivo Distrital c) No seu conjunto em, as duas operações acima referidas abrangeram processos (indicadores 4+6), podendo a evolução do número de processos saídos dos arquivos judiciais, entree 2003 e 2011, ser sintetizada na representação que se segue: Nº de Processos Grafico 2: Processos saídos dos arquivos judiciais Anos (Média 2003-: processos) d) Este valor, processos saídos dos arquivos judiciais em, dizendo respeito a 83 tribunais que realizaram operações de remessa de processos paraa ou de eliminação, permanece, naturalmente, aquém do número de processos recebidos nos arquivos judiciais, o qual, de acordo com o universo das respostas dadas a esta questão (308), ascende a processos. 3

4 Gráfico 3: Processos saídos / processos entrados Nº de processos Anos Processos saídos Processos entrados e) A descida assinalada em do número de processos saídos dos tribunais, é acompanhada da descida do número de tribunais envolvidos na realização de operações que culminaram na eliminação e, sobretudo, na incorporação de processos em arquivo distrital: respetivamente, face ao ano de 2011, 71 contra 76 e 20 contra Média Nº de tribunais que realizaram eliminações ou remessas para Nº de eliminações realizadas Nº de remessas realizadas para Número total de tribunais que, entre 2003 e, realizaram operações de eliminação ou remessa para : 243 Em síntese e com a cautela enunciada no início do capítulo, entre 2003 e, os indicadores diretamente relacionados com o ciclo de vida dos processos judiciais, têm a seguinte tradução gráfica: 4

5 Gráfico 4: Valores Acumulados Nº de Processos Anos Recebidos Por Receber Eliminados Remetidos A.D. Em condições de eliminar Em condições de remeter para AD. IV. Medidas a adotar Os números relativos à execução das operações de conservação seletiva da documentação judicial, referindo 243 tribunais onde se realizaram eliminações e/ou remessas para e perto de 7,5 milhões de processos saídos s, por essa via, dos arquivos dos tribunais, perfaz zendo uma extensão de cerca de 77 km, revelam a importância de prosseguir o trabalho que tem vindo a ser desenvolvido neste domínio. Assim, nos casos dos tribunais que detenham nos seus arquivos processos para além dos prazos de conservação administrativa, deverão os Senhores Secretários de Justiça promover a sua gradual remessa para ou a sua eliminação conforme determinam as disposições conjugadas do Decreto-Lei nº 149/83 de 5 de Abril, a Portaria nº 1003/99, de 10 de Novembro e o Decreto-Lei nº 47/2004, de 3 Março. Esta redução da massa docume ental dos arquivos judiciais sendo em si mesma um fator importante na pretendida requalificação desta valência dos tribunais, na medida em que permite criar melhores condições para a conservação e utilização dos documentos - as dificuldades nestes domínios tendem a ser proporcionais à dimensão dos conjuntos documentais - assume particular importância no contexto atual da reforma da organização judiciária, desde logo porque evitará transferências processuais inúteis e dispendiosas, seja do ponto de vista do esforço organizativo, seja do ponto de vista estritamente financeiro. E, por isso, no ano em curso, as operações de eliminação e de remessa de processos e documentos para os arquivos distritais deverão merecer da parte dos tribunais especial atenção. Também nos casos em que se verifica acumulação de processos findos nas secções, deverá ser efetuado idêntico esforço para incrementar as remessas para arquivo. 5

6 Francisco Sampaio (chefe de divisão) 6

7 Indicadores de atividade nos arquivos judiciais : anexo Direção-Geral da Administração da Justiça DSGP/DAGD Março de 2013

8 entre 2003 a 1 Abrantes : Comarca Abrantes : Trabalho Águeda : Juízos de Águeda (Juízo do Trabalho) Águeda : Juízos de Águeda (Execução, Instância Criminal, Instrução Criminal, Média e Pequena Instância Cível, MP e DIAP) Albergaria-A-Velha : Juízos de Albergaria-A-Velha Albufeira : Comarca Alcácer do Sal : Juízos de Alcácer do Sal Alcanena : Comarca Alcobaça : Comarca Alenquer : Comarca Alfândega da Fé : Comarca Alijó : Comarca Almada : Comarca Almada : Trabalho Almada: TAF Almeida : Comarca Almeirim : Comarca Almodôvar : Comarca Alvaiázere : Comarca Amadora : Juízos da Amadora Amarante : Comarca Amares : Comarca Anadia : Juízos de Anadia Angra do Heroísmo : Comarca

9 entre 2003 a 25 Ansião : Comarca Arcos de Valdevez : Comarca Arganil : Comarca Armamar : Comarca Arouca : Comarca Arraiolos : Comarca Aveiro : Juízos de Aveiro (Juízo de Família e Menores) Aveiro : Juízos de Aveiro (Grande Instância Cível, Instância Criminal, Média e Pequena Instância Cível, Média Instância Criminal e Juízo do Comércio) Aveiro : Juízos de Aveiro (Juízo do Trabalho) Aveiro : Juízos de Aveiro (MP e DIAP) Aveiro : TAF Avis : Comarca Baião : Comarca Barcelos : Comarca Barcelos : Trabalho Barreiro : Família, Menores e Comarca Barreiro : Trabalho Beja : Comarca (7) Beja : TAF Beja : Trabalho Benavente : Comarca Bombarral : Comarca Boticas : Comarca

10 entre 2003 a 48 Braga : Comarca Braga : Família e Menores Braga : TAF Braga : Trabalho Bragança : Comarca Bragança : Trabalho Cabeceiras de Basto : Comarca Cadaval : Comarca Caldas da Rainha : Comarca Caldas da Rainha : Trabalho Caminha : Comarca Cantanhede : Comarca Carrazeda de Ansiães : Comarca Cartaxo : Comarca Cascais : Família, Menores e Comarca Cascais : Trabalho Castelo Branco : Comarca Castelo Branco : TAF Castelo Branco : Trabalho Castelo de Paiva : Comarca Castelo de Vide : Comarca Castro Daire : Comarca Celorico da Beira : Comarca Celorico de Basto : Comarca

11 entre 2003 a 72 Chaves : Comarca Cinfães : Comarca Coimbra : DIAP (7) Coimbra : Família e Menores (7) Coimbra : Juízos Cíveis e Juízos de Execução (7) Coimbra : TAF Coimbra : TEP Coimbra : Trabalho (7) Coimbra : Vara Mista, Juízos Criminais e TIC (7) Condeixa-A-Nova : Comarca Coruche : Comarca Covilhã : Comarca Covilhã : Trabalho Cuba : Comarca Elvas : Comarca Entroncamento : Comarca Espinho : Comarca Esposende : Comarca Estarreja : Juízos de Estarreja Estremoz : Comarca Évora : Comarca, TIC e DIAP Évora : TEP Évora : Trabalho Fafe : Comarca

12 entre 2003 a 96 Faro : Competência Cível e Criminal Faro : Família e Menores Faro : Trabalho Felgueiras : Comarca Ferreira do Alentejo : Comarca Ferreira do Zézere : Comarca Figueira da Foz : Comarca Figueira da Foz : Trabalho Figueira de Castelo Rodrigo : Comarca Figueiró dos Vinhos : Comarca Fornos de Algodres : Comarca Fronteira : Comarca Funchal : TAF Funchal : Comarca Funchal : Família e Menores Funchal : Trabalho Funchal : Vara de Competência Mista Cível e Criminal Fundão : Comarca Golegã : Comarca Gondomar : Comarca Gondomar : Trabalho Gouveia : Comarca Grândola : Juízos de Grândola Guarda : Comarca

13 entre 2003 a 120 Guarda : Trabalho Guimarães : Comarca Guimarães : Trabalho Guimarães : Varas de Competência Mista Cível e Criminal Horta : Comarca Idanha-A-Nova : Comarca Ílhavo : Juízos de Ílhavo Lagos : Comarca Lamego : Comarca Lamego : Trabalho Leiria : Comarca (7) Leiria : TAF Leiria : Trabalho Lisboa : Administrativo de Círculo (1) e (7) Lisboa : Arquivo de S. João da Talha 135 Lisboa : Central de Instrução Criminal Lisboa : Comércio Lisboa : DIAP (7) Lisboa : Família e Menores (2) Lisboa:Tribunal da Propriedade Intelectual Lisboa : Juízos Criminais (2) e (7) Lisboa : Juízos de Execução (7) Lisboa : Juízos de Pequena Instância Criminal Lisboa : Marítimo

14 entre 2003 a 144 Lisboa : TEP Lisboa : TIC Lisboa : Trabalho (2) Lisboa : Tributário Lisboa: Varas Cíveis, Juízos Cíveis e Juízos de Pequena Instância Cível (2) e(7) Lisboa : Varas Criminais (2) Loulé : Comarca Loulé : TAF Loures : Comarca Loures : Trabalho Lourinhã : Comarca Lousã : Comarca Lousada : Comarca Mação : Comarca Macedo de Cavaleiros : Comarca Mafra : Comarca Maia : Comarca Maia : Trabalho Mangualde : Comarca Marco de Canaveses : Comarca Marinha Grande : Comarca Matosinhos : Comarca, Família e Menores (3) Matosinhos : Trabalho Mealhada : Comarca

15 entre 2003 a 168 Mêda : Comarca Melgaço : Comarca Mértola : Comarca Mesão Frio : Comarca Mira : Comarca Miranda do Douro : Comarca Mirandela : Comarca Mirandela : TAF Mogadouro : Comarca Moimenta da Beira : Comarca Moita : Comarca Monção : Comarca Monchique : Comarca Mondim de Basto : Comarca Montalegre : Comarca Montemor-O-Novo : Comarca Montemor-O-Velho : Comarca Montijo : Comarca Moura : Comarca Murça : Comarca Nazaré : Comarca Nelas : Comarca Nisa : Comarca Nordeste : Comarca

16 entre 2003 a 192 Odemira : Juízo de Competência Genérica Oeiras : Comarca Oleiros : Comarca Olhão: Comarca Oliveira de Azeméis : Comarca Oliveira de Azeméis : Trabalho Oliveira de Frades : Comarca Oliveira do Bairro: Juízos de Oliveira do Bairro Oliveira do Hospital : Comarca Ourém : Comarca Ourique : Comarca Ovar : Juízos de Ovar Paços de Ferreira : Comarca Pampilhosa da Serra : Comarca Paredes : Comarca Paredes de Coura : Comarca Penacova : Comarca Penafiel : Comarca (4) Penafiel : TAF Penafiel : Trabalho (6) Penamacor : Comarca Penela : Comarca Peniche : Comarca Peso da Régua : Comarca

17 entre 2003 a 216 Pinhel : Comarca Pombal : Comarca Ponta Delgada : Comarca Ponta Delgada : Família e Menores Ponta Delgada : TAF Ponta Delgada : Trabalho Ponta do Sol : Comarca Ponte da Barca : Comarca Ponte de Lima : Comarca Ponte de Sôr : Comarca Portalegre : Comarca Portalegre : Trabalho Portel : Comarca Portimão : Família, Menores e Comarca Portimão : Trabalho Porto : TAF (3) Porto : Arquivo Delfim Ferreira 233 Porto : Balcão Nacional de Injunções (2) e (3) Porto : DIAP Porto : Família e Menores (5) Porto : Juizos de Execução Porto : Juízos de Pequena Instância Cível Porto : Juízos de Pequena Instância Criminal Porto : TEP

18 entre 2003 a 240 Porto : TIC Porto : Trabalho (5) Porto : Varas e Juízos Cíveis (3) Porto : Varas e Juízos Criminais (3) Porto de Mós : Comarca Porto Santo : Comarca Póvoa de Lanhoso : Comarca Póvoa do Varzim : Comarca Povoação : Comarca Praia da Vitória : Comarca Redondo : Comarca Reguengos de Monsaraz : Comarca Resende : Comarca Ribeira Grande : Comarca Rio Maior : Comarca Sabrosa : Comarca Sabugal : Comarca Santa Comba Dão : Comarca Santa Cruz : Comarca Santa Cruz da Graciosa : Comarca Santa Cruz das Flores : Comarca Santa Maria da Feira : Comarca Santa Maria da Feira : Trabalho Santarém : Comarca

19 entre 2003 a 264 Santarém : Trabalho Santarém: Tribunal da Concorrência, da Regulação e da Supervisão Santiago do Cacém : Juízos de Santiago do Cacém Santo Tirso : Comarca Santo Tirso : Trabalho São João da Madeira : Comarca São João da Pesqueira : Comarca São Pedro do Sul : Comarca São Roque do Pico : Comarca São Vicente : Comarca Sátão : Comarca Seia : Comarca Seixal : Comarca, Família e Menores Serpa : Comarca Sertã : Comarca Sesimbra : Comarca Setúbal : Comarca Setúbal : Família e Menores Setúbal : Trabalho Sever de Vouga : Juízos de Sever do Vouga Silves : Comarca Sines : Juízo de Sines Sintra : Juízos de Sintra Sintra : TAF

20 entre 2003 a 288 Soure : Comarca Tábua : Comarca Tabuaço : Comarca Tavira : Comarca Tomar : Comarca Tomar : Trabalho Tondela: Comarca Torre de Moncorvo : Comarca Torres Novas : Comarca Torres Vedras : Comarca Torres Vedras : Trabalho Trancoso : Comarca Vagos : Juízo de Vagos Vale de Cambra : Comarca Valença : Comarca Valongo : Comarca Valongo: Arquivo de Valongo 305 Valongo : Trabalho Valpaços : Comarca Velas : Comarca Viana do Castelo : Comarca Viana do Castelo : Trabalho Vieira do Minho : Comarca Vila do Conde : Comarca

21 entre 2003 a 312 Vila do Porto : Comarca Vila Flôr : Comarca Vila Franca de Xira : Comarca, Família e Menores (2) Vila Franca de Xira : Trabalho Vila Franca do Campo : Comarca Vila Nova de Cerveira : Comarca Vila Nova de Famalicão : Comarca Vila Nova de Famalicão : Trabalho Vila Nova de Foz Côa : Comarca Vila Nova de Gaia : Comarca (4) Vila Nova de Gaia : Comércio (4) Vila Nova de Gaia : Trabalho (4) Vila Pouca de Aguiar : Comarca Vila Real : Comarca Vila Real : Trabalho Vila Real de Santo António : Comarca Vila Verde : Comarca Vila Viçosa : Comarca Vimioso : Comarca Vinhais : Comarca Viseu : Comarca Viseu : TAF Viseu : Trabalho Vouzela : Comarca

22 entre 2003 a (1) Uma parte do arquivo do Tribunal está no edifício das Escadinhas de S. Crispim. (2) Uma parte do Arquivo do Tribunal está no Arquivo de S. João da Talha. (3) Uma parte do Arquivo do Tribunal está no Arquivo de Delfim Ferreira. (4) Uma parte do Arquivo do Tribunal está no Arquivo de Valongo. (5) Todo o Arquivo do Tribunal está no Arquivo de Delfim Ferreira. (6) O tribunal tem estantes disponíveis no Arquivo de Valongo. (7) Valores actualizados com base na visita efetuada por técnicos da DAGD ao Arquivo. (8) Arquivo de S. João da Talha Arquivo intermédio dos Tribunais de Lisboa, com cerca de m2 e hoje com metros de prateleira, nele estando depositados mais de 21,8 Km de documentação de diferente proveniência, a saber: Secretaria-Geral das Varas Cíveis, dos Juízos Cíveis e dos Juízos de Pequena Instância Cível de Lisboa ( metros); Varas Criminais de Lisboa (1.450 metros); Juízos Criminais de Lisboa (2.899 metros); Tribunal do Trabalho de Lisboa (965 metros); Tribunal de Família, Menores de Lisboa (550); Tribunal de Família, Menores e Comarca de Vila Franca de Xira (281 metros); extinta Secretaria-Geral de Injunções de Lisboa (140 metros) e Tribunal da Relação de Lisboa (120 metros). Este serviço foi responsável pelo tratamento e consequente remessa para o Arquivo Distrital de Lisboa do denominado Fundo Cível Antigo de Lisboa (IIIº quartel do Século XVIII a 1960) composto por processos e livros e bem assim pelo tratamento e consequente remessa de maços (cerca de processos) do denominado Fundo Crime Antigo de Lisboa (1843 a 1953). (9) Arquivo de Delfim Ferreira Arquivo Intermédio dos Tribunais do Porto, com cerca de m2 e hoje com metros de prateleira (estantes de duplo piso), nele estando depositados cerca de 23,6 Km de documentação de diferente proveniência, a saber: Secretaria-Geral das Varas Cíveis e Juízos Cíveis do Porto ( metros); Família e Menores do Porto (1.833 metros); Tribunal de Família e Menores e Comarca de Matosinhos (354 metros); Balcão Nacional de Injunções (379 metros); Secretaria-Geral das Varas e Juízos Criminais do Porto (684 metros); Tribunal do Trabalho do Porto (2003 metros) e Tribunal Administrativo e Fiscal do Porto (500 metros). Este serviço foi responsável pelo tratamento e consequente remessa para o Arquivo Distrital do Porto de 157 processos do Tribunal Plenário do Porto e pela eliminação de processos. (10) Arquivo de Valongo Arquivo intermédio com cerca de 300 m2 e com 1816 metros de prateleira, nele estanto instalada cerca de 514 metros de documentação dos seguintes tribunais: Tribunal de Comarca de Vila Nova de Gaia (265 metros), Tribunal do Trabalho de Vila Nova de Gaia (106 metros); Tribunal do Comércio de Vila Nova de Gaia (53 metros) e Tribunal de Comarca de Penafiel (90 metros). 15