Aprendendo a Interpretar Dados Financeiros de uma Empresa Usando Estatística de Forma Simples e Prática

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1 Aprendendo a Interpretar Dados Financeiros de uma Empresa Usando Estatística de Forma Simples e Prática Ederson Luis Posselt (edersonlp@yahoo.com.br) Eduardo Urnau (dudaurnau@gmail.com) Eloy Metz (eloy@softersul.com.br) Ismael Cristofer Baierle (ismaelb@viavale.com.br) 1. Introdução Interpretar os dados financeiros de uma empresa requer um grau de conhecimento no mínimo razoável, tomar decisão requer perfil empreendedor baseado em dados obtidos e tratados por ferramentas eletrônicas ou de forma manual. Empresas de grande porte são na maioria dotados de profissionais e ferramentas para levantamento e tratamento de dados, porém empresas pequenas e algumas de porte médio, não possuem funcionários e nem conhecimentos de ferramentas para essa atividade. O fato de não analisar os dados ou simplesmente analisá-los de forma a perceber lucro e prejuízo faz com que a empresa não explore de melhor forma o seu mercado, provavelmente deixando de obter melhores resultados. Com base na dificuldade de empresas menores o presente artigo tem como objetivo demonstrar a aplicação e interpretação dos dados financeiros. Para exemplificar as técnicas utilizouse o banco de dados de uma butique, localizada no estado do Rio Grande do Sul, onde as vendas a prazo e à vista estão totalizadas por mês dentro de um período de cinco anos, compreendido entre 2004 e Metodologia O presente trabalho refere-se a uma pesquisa aplicada de natureza descritiva e experimental. Também é de natureza exploratória, baseada em dados bibliográficos para a criação de uma metodologia para empresas de pequeno e médio porte. Para contemplar o presente artigo que se destina a criação de uma metodologia simples para a análise de dados financeiros para pequenas e médias empresas. As etapas a seguir descrevem as metodologias utilizadas: Processo de vendas: análise do processo de vendas da empresa analisada como modelo para

2 análise financeira. Gráfico linear: destinado a observar as movimentações financeiras em relação ao tempo; Gráfico de barras: destinado a observação da movimentação em um determinando período com o objetivo de comparação entre períodos distintos; BoxPlot: análise de variação em determinados períodos; Gráfico de probabilidade normal: verificar se os dados apresentados possuem um comportamento normal; Cartas de controle: identificar se o processo de vendas está dentro de controle; Autocorrelação: verificar se existe relação entre os dados financeiros agrupados por mês; 3. Fundamentação Teórica A estatística é a ciência que lida com a coleta, processamento e disposição de dados (informação), facilitando o estabelecimento de conclusões confiáveis sobre algum fenômeno que esteja acontecendo. As ferramentas e técnicas de estatística são muito úteis para o controle de qualidade tanto de bens quanto de serviços. Um processo ou serviço sempre irá apresentar variabilidade, sejam por diferença em matérias-primas, condição de equipamentos, métodos de trabalho, operadores envolvidos, sazonalidade, entre outros. Essa variabilidade torna mais difícil a tomada de decisões, planejamentos da empresa, e para que isto não ocorra é necessário que o cenário seja previsível, sendo isso possível somente se ele estiver sob controle estatístico. Para se entender melhor dados e números relativos à revenda de produtos, podemos ser auxiliados por diversas ferramentas, tanto para controle como para que sejam estimados valore futuros e explicados fenômenos que estão ocorrendo. Uma das ferramentas e métodos mais comuns, e que nos facilitam a visualização de dados são os gráficos de controle, pois são eles que nos informam se o processo está ou não sob controle estatístico. A figura 2 apresenta o gráfico de regressão linear, que é um método para se estimar a condicional (valor esperado) de uma variável y, dados os valores de algumas outras variáveis x. Este gráfico permite que seja melhor visualizado a evolução dos números de maneira mais clara. Gráficos de barra e de linha nos ajudam a ter uma noção de como é a evolução/incremento de uma venda, um processo de fabricação de produto, que nos permite criar um foco e visualizar de forma clara quais são os períodos de alta, períodos de baixa e onde provavelmente está o gargalo do processo, ou seja, qual o fenômeno que faz com que esses dados variem. Com à ajuda do software Minitab 15, é possível fazer a análise e interpretação dos dados através de diversos gráficos. Nas figuras 9 e 10, temos os gráficos de Boxplot, que pode ser útil para mostrar as diferenças entre as populações sem fazer quaisquer suposições da distribuição

3 estatística subjacente: eles são não-paramétricos. Os espaçamentos entre as diferentes partes da caixa ajudam a indicar o grau de dispersão (disseminação) e assimetria nos dados, e identificar outliers. Boxplots pode ser tirada horizontal ou verticalmente. Para o controle específico das causas e efeitos da variabilidade e/ou problemas e defeitos nos processos, podem-se utilizar umas das 7 ferramentas da qualidade. A carta de controle é um tipo de gráfico, comumente utilizado para o acompanhamento durante um processo, determina uma faixa chamada de tolerância limitada pela linha superior (limite superior de controle) e uma linha inferior (limite inferior de controle) e uma linha média do processo (limite central), que foram estatisticamente determinadas. Realizada em amostras extraídas durante o processo, supõe-se distribuição normal das características da qualidade. O objetivo é verificar se o processo está sob controle. Este controle é feito através do gráfico, como pode-se observar na figura12. Dados podem ser influenciados por diversos fatores, internos ou externos. O que pode ajudar a detectar a causa das influências é o gráfico de autocorrelação, que é uma medida que informa o quanto o valor de uma variável aleatória é capaz de influenciar seus vizinhos, ou seja, o quanto a existência de um valor mais alto condiciona valores também altos de seus vizinhos. Existem várias interpretações físicas da autocorrelação, e mesmo várias definições. Segundo a definição da estatística, o valor da autocorrelação está entre 1 (correlação perfeita) e -1, o que significa anti-correlação perfeita. O valor 0 significa total ausência de correlação. Com essas ferramentas, é possivel ter o controle de vendas de uma empresa revendedora de produtos masculinos e femininos, podendo assim ser estudado depois quais os motivos e/ou fatores que influenciam a sazonalidade. 4. Conhecendo o Processo da Empresa Para trabalhar os dados de uma empresa, é necessário conhecer os processos envolvidos diretamente na arrecadação dos dados financeiros. No estudo de caso analisado, o processo de vendas deve ser analisado. Isso se faz necessário, pois indiretamente problemas de organização podem inibir um faturamento superior. A Figura 1 apresenta o fluxograma de vendas da butique analisada, em uma análise inicial, não é possível perceber problemas no processo que prejudiquem o faturamento. Esse fato não gera garantias, além de analisar o fluxo é importante verificar se as pessoas seguem o procedimento. O fato dos funcionários entrarem em contato direto com o cliente, faz com que seja necessário um trabalho continuo a fim de aperfeiçoar o processo de vendas e assim ampliar os resultados.

4 Figura 1 - Fluxograma do processo de venda Na análise da butique o presente artigo não fez o monitoramento das atividades dos vendedores a fim de verificar a execução dos procedimentos descritos. 4.1 Análise dos Dados de Vendas Entender os dados de uma empresa é fundamental para uma boa gerencia e tomada de decisões. As informações devem ser claras a ponto de estabelecerem limites e tendências sobre os dados financeiros. Para gerar o gráfico da Figura 2 foi utilizado a ferramenta BrOffice, software de distribuição gratuita. Atualmente no mercado existem várias ferramentas gratuitas e pagas para análise de dados, sejam esses dados financeiros ou não. O fato mais importante é a interpretação das informações. A Figura 2 apresenta o gráfico linear dotado de linha média e linha de tendência. Esse gráfico é composto de duas linhas de valor em reais em relação ao tempo, sendo a linha na cor azul correspondente ás vendas à vista e a linha na cor vermelha as vendas a prazo. Para criar um maior entendimento sobre os dados, foram adicionadas 2 linhas para cada tipo de faturamento. As linhas na cor verde correspondem a linhas de tendência e as linhas na cor laranja as médias. O intervalo de dados financeiros analisado corresponde a um período de 5 anos e 2 meses.

5 O fato mais visível neste gráfico está relacionado à constância das vendas a prazo (linha vermelha) em todo o período analisado. Para comprovar essa relação basta que seja visualizado a linha de tendência e média. Essas duas linhas estão quase sobrepostas, exibindo o padrão das vendas a prazo. Outro fator visível é o crescimento do faturamento à vista (linha azul), observando-se o gráfico de uma forma básica, podem ser percebidas duas fases separadas pela data de junho de Figura 2 - Gráfico linear - Faturamento em relação ao tempo Codificar os resultados de uma empresa em gráficos faz com que esses resultados sejam de fácil interpretação. As Figuras 3, 4, 5, 6 e 7 apresentam gráficos de barras para o faturamento mensal da butique organizado por ano. Gráfico de barras é uma das ferramentas mais simples de serem entendidas e para simplificar essa informação basta visualizar a Figura 3. Analisando o gráfico da Figura 3 observa-se com facilidade que o mês de Dezembro representou o melhor faturamento do ano de 2004 e o mês de Janeiro representou o pior faturamento do ano de A informação mais importante é a análise comparativa entre os resultados de um conjunto maior de dados, para isso, as Figuras 3, 4, 5, 6 e 7 apresentam os resultados agrupados mensalmente divididos em períodos anuais. Analisando esses gráficos, é possível reconhecer padrões, o mais notável é o fato de que todos os meses, o melhor mês de vendas esta relacionado a Dezembro e o pior mês de vendas está relacionado a Janeiro e Fevereiro. Essas informações são normais para uma butique, e isso se deve a datas comemorativas como Natal. Porém reconhecer esses fatores faz com que a empresa possa dirigir forças de venda para os meses de menor faturamento para tentar

6 equilibrar os rendimentos , , , , , , , , , ,00 Rendimento em 2004 por mês 0,00 01/04 02/04 03/04 04/04 05/04 06/04 07/04 08/04 09/04 10/04 11/04 12/04 Figura 3 - Gráfico de barras das vendas de , , , , , , ,00 Rendimentos em 2006 por mês 0,00 01/06 02/06 03/06 04/06 05/06 06/06 07/06 08/06 09/06 10/06 11/06 12/06 Figura 5 - Gráfico de barras das vendas de , , , , , , , ,00 Rendimentos em 2008 por mês 01/08 02/08 03/08 04/08 05/08 06/08 07/08 08/08 09/08 10/08 11/08 12/ , , , , , ,00 Rendimentos em 2005 por mês 0,00 01/05 02/05 03/05 04/05 05/05 06/05 07/05 08/05 09/05 10/05 11/05 12/05 Figura 4 - Gráfico de barras das vendas de , , , , , , , ,00 Rendimentos em 2007 por mês 0,00 01/07 02/07 03/07 04/07 05/07 06/07 07/07 08/07 09/07 10/07 11/07 12/07 Figura 6 - Gráfico de barras das vendas de ,00 Figura 7 - Gráfico de barras das vendas de 2008

7 Em todos os gráficos apresentados até o momento não era possível ter uma noção de crescimento da empresa. Para gerar uma visão da evolução do faturamento da empresa é necessário ter a informação financeira em nível macro, isso significa agrupar as informações em grandes grupos, e no caso da butique as informações foram agrupadas por ano. O gráfico apresentado na figura 8 apresenta um gráfico linear com valores totalizados em períodos anuais. Apresentando 3 linhas, sendo a linha negra referente ao valor total das vendas, representado pela soma das vendas à vista e a prazo. A linha na cor vermelha representa as vendas à vista e a linha azul as vendas a prazo. Para visualizar a evolução da empresa basta analisar a linha negra, essa linha exibe o crescimento da empresa entre o ano de 2004 até 2007 com uma pequena queda nos faturamento do ano de 2008 em relação a Outro fato importante a ser interpretado é o fato das vendas à vista estarem relacionados diretamente com faturamento. Vendas à vista representam uma vantagem para a empresa, pois ela conta com recursos para investimentos. É importante reparar que o valor de vendas a prazo tem reduzido, e esse fato está associado diretamente com o crescimento do uso de cartões de crédito. Figura 8 - Gráfico de linhas totalizado por ano Para analisar a variação em determinados períodos utilizou-se o gráfico de BoxPlot. A

8 intenção é analisar a variabilidade dos dados em um determinado período. O gráfico exibido na figura 9 apresenta a variação dos dados por mês entre os anos de 2004 e Observando-se esse gráfico fica fácil reconhecer padrões de comportamento em determinados períodos do ano. Os meses de Janeiro, Fevereiro e Julho apresentaram pequena variação nos seus dados em relação há outros meses. Esse comportamento faz com que a empresa possa projetar uma visão futura. Os meses de Março, Abril e Maio, possuem uma grande variação nos seus dados, o que implica num grau pequeno de certeza no faturamento futuro. O restante dos meses apresenta um comportamento intermediário. Figura 9 - Boxplot com dados de 2004 a 2008 Na figura 10 foi realizado o mesmo gráfico apresentado na Figura 9, porém o gráfico da Figura 10 faz a análise do ano 2005 até A intenção é de eliminar o ano de 2004 da análise, uma vez que esse ano apresentou os menores valores de faturamento. Observando a Figura 10 observou-se que os meses de Fevereiro, Julho e Agosto apresentaram menor variação. Essa observação variou em relação à análise do gráfico apresentado na figura 9. Porém na análise dos meses de maior variação se mantiveram.

9 Figura 10 - Boxplot com dados de 2005 a 2008 Analisando os dados do gráfico de probabilidade apresentado na Figura 11 temos o valor de P maior que 0.5, onde tem se a informação que os dados são normais, pois a maioria cai sobre a linha da média que é de R$ Vemos também que entre as 60 amostras dos 5 anos temos um desvio padrão de R$ Figura 11 - Gráfico de probabilidade normal

10 Com a finalidade de acompanhar os faturamentos ao longo dos meses, a carta de controle exibida na Figura 12 apresenta os faturamentos efetivamente realizados pela empresa. Demonstrando que as variações entre os faturamentos, que apresentam um acréscimo ou decréscimo em relação à média. O crescimento do faturamento oscilou dentro de variações controladas, representando que os avanços foram planejados e a empresa preparou-se para suportar o crescimento das vendas. E quando as variações representaram uma margem abaixo da média, a empresa utilizou de capital de giro para suportar a redução das vendas. Demonstrando um excelente controle dos recursos financeiro. Outra informação a ser analisada são os pontos próximos a linha superior de controle. Esses pontos indicam um faturamento maior, por conseqüência uma quantidade maior de produtos vendidos. A preocupação pode ficar relacionada ao estoque. Se a empresa não possuir o estoque adequando a demanda, pode estar prejudicando o seu faturamento. Essa análise cabe ao empresário, mas ela pode ser prevista utilizando-se os níveis de variação apresentados anteriormente nos gráficos de BoxPlot. Figura 12 - Carta de controle sobre os totais de vendas

11 A correlação entre as leg s 1, 6 e 12 indicam um possível componente auto regressivo sazonal. 5. Conclusão Através deste artigo foi possível criar um método simples e eficaz para análise de faturamento para pequenas e médias empresas que não possuam o conhecimento necessário ou estrutura para a execução desta tarefa. A relação entre o faturamento e fatos históricos da empresa é de responsabilidade da mesma. Porém na empresa analisada, percebeu-se que essa teve um crescimento financeiro no mínimo interessante. Uma possibilidade para esse crescimento pode estar relacionado à informatização. No ano de 2004 essa empresa adotou sistemas para fazer o controle de vendas, estoque e financeiro. Todos os gráficos apresentados no artigo são cabíveis de aplicação a qualquer empresa que queira obter maiores informações referentes os rendimentos. Referências WERKEMA, Maria C. C.; Ferramentas Estatísticas Básicas para o Gerenciamento de Processos. Volume 2. Minas Gerais, acessado em 14 de setembro de 2009.