Indice. 2. Menu sistema...08

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2 Indice 1. Acesso, login e senha Menu sistema Cadastro Configurações do cliente Definição de agrupamentos Definição de Cargos Criação de perfis Cadastro de colaboradores Definição de Hierarquia Configurações do Currículo Avaliação/Monitoração Cadastro de fichas Uso da teia de relacionamento Preenchimento da avaliações Edição, exclusão de avaliações Definição das teias de avaliação Uso Relatórios Definição de metas Indicadores de desempenho Cadastro de fichas Importação de dados Edição e exclusão de indicadores Uso dos Relatórios Feedback Cadastro de fichas Preenchimento Uso de relatórios Cadastro de metas Plano de ação Preenchimento Uso de relatórios Recrutamento Relatório Colaboradores Ferramentas Opção Exportação Importação...74

3 1. Acesso, login e senha: Orientações de acesso: Para o sistema funcionar é necessária a instalação do programa Java. ( e configuração do console do Java conforme a seguir: Abra o Painel de Controle do Java, que normalmente está em C:\Arquivos de Programas\Java\jre7\bin\javacpl.exe: Clique no botão definições de rede da aba Geral e selecione a opção Conexão Direta Clique em OK : 3

4 Para controlar a console do Java (utilizada para visualizar mensagens do sistema), clique na aba Avançado, item Console Java, marcando a opção Mostrar console. 4

5 Assim, quando o sistema MQS estiver em uso, a janela do console ficará visível, permitindo o acesso às mensagens que deverão ser copiadas e encaminhadas à área de suporte da DAAD (daad@daad.com.br), em caso de erro no sistema. Para isso, basta clicar no botão Copiar e, em seguida, colar num documento ou diretamente no . Se possível, deve ser acrescentada rápida explicação sobre qual operação o usuário estava fazendo no momento do erro. OBS: é necessário configurar o console do Java por máquina (não confundir com o programa do Java), pois o console do Java é configurado para rastrear a utilização do sistema. (consulte o suporte técnico da DAAD para maiores informações). 5

6 Acesse a página entrar no Menu ACESSO MQS Clicar na opção MQS 2.0 6

7 Entre com Login e senha cadastre nova senha Insira o nome do usuário. Respeitando maiúsculo e minúsculo. CADASTRE Faça NOVA SENHA: Insira a sua Senha. Em maiúsculo. Cadastre uma nova senha de 2 A 6 (a 8 caracteres) Caracteres. Logo após inserir a senha temporária a senha anterior será expirada. Aparecerá uma mensagem para cadastrar nova senha, clicar em OK. Cadastre uma nova senha Clique em OK para confirmar nova senha Quando essa mensagem aparecer significará sucesso na alteração da senha. 7

8 2. Menu do sistema: Orientações de utilização: Após preencher Login e Senha será apresentada a página inicial do MQS. Dicas de utilização do sistema: Sempre que preencher um campo, tecle enter, em seguida o campo ficará azul, desta forma próximo campo surgirá; O sistema aceita apenas o sinal de ponto (.), não reconhece o sinal de vírgula (,); Para entender esse manual siga sempre as etapas abaixo: Objetivo nesta etapa será descrita a função de cada item do sistema; Caminho no sistema esta etapa descreve a sequência de entrada no Menu; Orientações de preenchimento gerais esta etapa descreve como devem ser preenchidos os campos dos itens de cada menu; Orientações de preenchimento na tela apresentaremos a imagem da tela e as orientações de preenchimento dos campos configurados no sistema. 8

9 3. Cadastro: Objetivo: Preencher os dados cadastrais do cliente (Empresa) e dos colaboradores, definir as hierarquias e os perfis dos usuários. Caminho no sistema: Menu - Cadastro Orientações de preenchimento: Nesse nível temos 6 itens: Cliente, Cargos, Perfis, Colaboradores, Hierarquia e Currículo. 1 passo: preencher os dados do Cliente (Empresa) e depois definir os agrupamentos(departamentos e setores) que serão utilizados para filtrar os relatórios; 2 passo: preencher os dados do Cargo; 3 passo: criar os Perfis que definem as ações dos usuários no sistema. 4 passo: cadastrar os Colaboradores no sistema, este procedimento poderá ser realizado através da importação de dados via planilha excel (solicitar orientações). 5 passo: definir as Hierarquias entre gestores e subordinados. 6 passo: preencher os dados da área Currículo. 9

10 3.1.Configurações do Cliente Objetivos: Preencher os dados cadastrais da empresa, definir duas formas de agrupamento (departamentos e setores). Caminho no sistema: Menu - Cadastro Cliente. Orientações de preenchimento: 1 passo: preencha todos os dados cadastrais; 2 passo: cadastrar os agrupamentos; 3 passo: definir os agrupamentos que serão utilizados para filtrar as informações, que servem para análises dos resultados por esses agrupamentos. Na tela de relatórios é possível filtrar por esses agrupamento. Exemplos de agrupamentos: Agrupar por centros de custos; Departamentos; Regiões geográficas; Aréas de atendimentos; Setores; Carteira de clientes; Entre outras formas. 10

11 3.2.Definição de agrupamentos Orientações de preenchimentos dos campos na tela: Opção para criar nome do agrupamento dentro do sistema. Opção para criar 2 º nome do agrupamento dentro do sistema. Ao clicar na opção Departamentos esta janela se abrirá logo em seguida. Neste momento poderá ser incluso um novo Departamento. Para deletar clicar no botão excluir. Ao clicar na opção Setores esta janela se abrirá logo em seguida. Neste momento poderá ser incluso um novo Setor. Para deletar clicar no botão excluir. 11

12 3.3 Definição de Cargos Objetivo: Criar os cargos, visualizar as vagas disponíveis e criar o seu desenho de cargo. Caminho no Sistema: Menu Cadastro Cargos Legenda: 1. Cadastrar o nome do cargo; 2. Mostra o número de vagas disponíveis para o cargo; 3. Colar neste tooltip as informações do cargo em questão. 12

13 3.4.Criação de Perfis Objetivo: Criar perfis que definem o que o usuário pode fazer no sistema. Caminho no sistema: Menu - Cadastro - Perfis Orientações de preenchimento: 1 passo: Criar nomes que podem ser iguais aos cargos, depois definir o que cada perfil pode fazer no sistema. Para entender a lógica da definição de perfis basta verificar o menu, essa será a sequência de privilégios no sistema. Poucas pessoas, por exemplo, devem ter acesso ao item perfis, como também ao item cadastro de colaboradores, pois nessa etapa, é possível alterar perfil. Segue exemplo: 13

14 Orientações de preenchimentos dos campos na tela: Legenda: 1- Perfis: Definição de privilégios e nomenclaturas dos usuários dentro do sistema. Essas nomenclaturas podem ser relacionadas aos cargos existentes na organização. 2- Novo: Para criar um novo perfil. 3- Excluir: para excluir um perfil criado anteriormente. (Só é permitido fazer a exclusão caso este perfil não esteja aliado a algum colaborador). 4- Salvar: Salva todas as operações efetuadas até o momento. 5- Fechar: Para concluir as operações. 6- Ações: Define os privilégios que o perfil tem dentro do sistema. 14

15 3.5.Cadastro de Colaboradores Objetivo: Inserir dados cadastrais dos colaboradores, como também definir senhas. Caminho no sistema: Menu - Cadastro Colaboradores Orientações de preenchimento: 1 passo: Preencha os dados cadastrais de todos os colaboradores. 2 passo: O código interno é o numero que será o elo entre os sistemas da empresa e o MQS, normalmente as empresas usam matrícula ou outro número que não se repita no cadastro. 3 passo: Defina os gestores e perfis. OBS:Para primeira carga consultar a DAAD quanto a forma de importar os colaboradores. 15

16 e Orientações de preenchimentos dos campos na tela: Je ssi ca Tr za sk os 1. Apelido: Campo para inserir o apelido do Colaborador. dentro do sistema, este apelido será o Login do Colaborador dentro do sistema; w 2. Nova Senha: gera uma senha temporária, que vai ser w alterada assim que o usuário entrar no sistema pela primeira vez; w. da 3. Código interno: número utilizado pela empresa para identificar o colaborador, ad esse campo é obrigatório, não sendo possível salvar.c as alterações sem antes preenchê-lo; o 4. Inativo: Esse campo é utilizado para colaboradores m. que não estejam mais na br empresa, assim eles não aparecem nas listas de colaboradores. (4 5. *É Gestor: Campo para definir pessoas com poder 1) de visualização de outros colaboradores, deverá existir pelo menos um gestor 30cadastrado para uso do sistema; **Perfis: Para definir o perfil do colaborador, a parametrização - será realizada no 77 Menu - Cadastro Perfis; Novo: Para Cadastrar um novo Colaborador, entrar 7 em Novo. Coloque todas as informações e depois gere uma nova senha. 8. Salvar: salva as alterações realizadas até o momento; 9. Excluir: excluir cadastro de colaboradores; 10. Cancelar: cancela a o procedimento que está sendo realizado; 11. OK: finaliza o procedimento; 16

17 12. Super-usuário Função que habilita um colaborador com privilégios máximos no sistema, não há necessidade de definir o perfil e atribuir a função É Gestor. Poucas pessoas na empresa devem ter esse perfil. 13. Currículo: Abrirá uma nova tela para cadastrar os dados relacionados a cursos e experiências profissionais 14. Cargo: Seleciona qual é o cargo do colaborador. 15. Campo que permitirá que o colaborador se candidate a uma vaga na empresa. OBS: 5*: Ao Clicar em Gestores a janela abaixo se abrirá. O usuário poderá selecionar os gestores que poderão visualizar o colaborador que está sendo cadastrado. 6**: Em perfis você seleciona o papel do Colaborador na empresa. 17

18 3.6.Definição de Hierarquia Objetivo: Definir gestores e subordinados. Inserir o organograma da empresa. Caminho no sistema: Menu Cadastro - Hierarquia Orientações de preenchimento: OBS: Para cadastrar a hierarquia é necessário ter o organograma da empresa. 1 passo: clicar nos colaboradores que são gestores e selecionar os seus subordinados diretos. 18

19 Orientações de preenchimentos dos campos na tela: Gestores cadastrados. Quando selecionado o campo fica azul e os subordinados 1 - Aparecem sinalizados na tela ao lado. 2- Subordinados ao gestor selecionado. 19

20 3.7 Configuração do Currículo Objetivos: Preencher os dados dos colaboradores da empresa, com informações profissionais e cursos. Caminho no sistema: Menu - Cadastro Currículo. 20

21 Orientações de preenchimentos dos campos na tela: Legenda: 1. Cadastrar os cursos que o colaboradores frequentou. 2. Colocar o nome da instituição na qual frequentou o curso. 3. Selecionar dentre as opções presentes o nivel do curso. 4. Colocar a data de conclusão do curso. 5. Escrever o nome da empresa que trabalhou; 6. Colocar o número de telefone da empresa; 7. A cidade a qual se localiza; 8. O estado a qual se localiza; 9. Colocar a data de admissão ; 10. Colocar a data de saída da empresa; 11. O cargo ocupado durante este período; 12. Digitar alguma observação caso seja necessário; 13. Clicar caso este seja a primeira experiência profissional do colaborador. 21

22 4. Avaliação/Monitoração Objetivos: Criar fichas de avaliações, preencher as avaliações, gerar relatórios das avaliações, definir as Teias de Relacionamento e estabelecer metas. Caminho no sistema: Menu - Avaliação/Monitoração Orientações de preenchimento: Nesse nível temos 6 itens: 1. Preenchimento de Avaliação; 2. Criação e Manutenção de Fichas; 3. Teias de Relacionamentos; 4. Relatórios; 5. Metas. 1 passo: definir as Teias de relacionamentos, caso seja uma avaliação 360º 2 passo: criar as fichas de avaliação 3 passo: definir as Metas 4 passo: realizar o preenchimento das fichas de avaliação 5 passo: consultar os Relatórios. 22

23 4.1.Cadastro de fichas Objetivo: Criar fichas de avaliação. Caminho no sistema: Menu - Avaliação/Monitoração Criação e Manutenção de Fichas Orientações de preenchimento: Para criar as fichas de avaliações dos colaboradores. É necessário ter definido os seguintes pontos: 1. Conceitos da avaliação; 2. Informações adicionais da ficha além dos dados cadastrais e data de avaliação.; 3. Grupos e itens da avaliação; 4. Pesos dos itens; 5. Detalhes descritivos das avaliações; 6. Campos de observações; 7. Possíveis anexos. 23

24 1 Orientações de preenchimentos dos campos na tela: e Legenda: Ficha: possibilita a escolha de fichas já cadastradas; 2. Nome da ficha: campo para digitar o nome da ficha a ser criada; o 3. Dados Monitoração: permite criar campos de parametrização como, por exemplo, m. data, hora, tempo de ligação. br (4 4. Criar conceitos para a avaliação. 1) 5. (+) Adicionar campos (-) Excluir campos Criar grupos que organiza os itens Criar Itens do grupo selecionado Criar campos para textos longos. Campo observação por ser obrigatório, basta 26 7 clicar no checkbox 10. Criar nova Ficha. 11. Excluir ficha. 12. Criar campos com anexos (Ex: Gravação.). 13. Finalizar e salvar processo 14. Cria um nome que zera a ficha de avaliação. Exemplos de nomes: Falha grave; Infração grave; Erro fatal;erro crítico 15. Criação de um tooltip (função que permite inserir observações) com detalhes dos itens de avaliação. 16. Campo para tornar observação do item obrigatório vinculado a um conceito. 17. Faz uma cópia da atual ficha (duplica). 18. Ligar a ficha a uma validação. 19. Opção de mostrar os nomes dos conceitos no preenchimento de avaliação e não apenas as siglas. 20. Possibilidade de aparecer ou não os pesos dos itens durante o preenchimento da avaliação. 21. Utilizar ou não a descrição dos itens no preenchimento de avaliação Je ssi ca Tr za sk os. w 17 w w. da ad.c

25 22. Utilizar teias de relacionamento. 23. Possibilita a criação de um texto pré-avaliação. 24. Possibilita a criação de orientações utilizadas no preenchimento de avaliação. 25. Possibilita a criação de um texto de finalização. 26. Opção de ficha que permite Feedback. 27. Opção de ficha empregando apenas conceito sim/não. 28. Possibilidade de aparecer ou não as notas dos itens durante o preenchimento da avaliação. 29. Opção que permite uma ficha sem o conceito NPA. 4.2.Uso da teia de relacionamento Uso da teia de relacionamento se a ficha criada for para uma avaliação 360º, clicar no Box e anexar a teia criada anteriormente (verificar o item 4.5). 2. Criar metas para as notas e percentuais de conformidade, essas metas servem para sinalizar as cores de acordo com as notas e limites pré-determinados como também os gráficos de linhas e barras entre o desejado e avaliado. Limites existentes: Abaixo do limite inferior, a sinalização é da cor vermelha; Entre os limites sinaliza, a sinalização é da cor verde; Acima do limite sinalização é da cor azul. 25

26 4.3. Preenchimento de avaliações Objetivo: Realizar as avaliações. Caminho no sistema: Menu - Avaliação/Monitoração Preenchimento de Avaliação Orientações de preenchimento: Para realizar uma avaliação seguir a sequência 1 passo: clicar em novo; 2 passo: escolher a ficha desejada; 3 passo: inserir o nome do colaborador avaliado; 4 passo: cadastrar data do evento, que pode ser a mesma da avaliação (essa será automática em função da data do dia vigente); 5 passo: Avaliar itens no combo (seta) e salvar. 26

27 Orientações de preenchimentos dos campos na tela: Para preenchimento da avaliação clicar em novo Escolher a ficha da avaliação: Clicar OK. 27

28 Orientações de preenchimentos dos campos na tela: Data do evento. 2. Escolher o colaborador. 3. Preencher avaliação. 4. Inserir anexos. 5. Salvar avaliação. 6. Instruções para o preenchimento. 7. Descrição do cargo do colaborador selecionado. 8. Currículo do colaborador. 5 28

29 4.4. Edição, exclusão e avaliação. Objetivo: Encontrar avaliações realizadas, para editar ou excluir. Caminho no sistema: Menu Preenchimento Clicar em filtro Critério de busca do filtro. 29

30 Orientações de preenchimento Após clicar em filtro, conforme critério escolhido aparecerá uma lista contendo as avaliações realizadas. Orientações de preenchimentos dos campos na tela: Avaliações realizadas pelo usuário nos critérios do filtro. 2. Para editar uma nova avaliação. 3. Excluir avaliações: somente os próprios avaliadores podem excluir as avaliações que eles realizam. 4. Realizar um feedback da avaliação. 5. Salvar a avaliação. 30

31 4.5. Definição de teias de relacionamentos Objetivo: Definir teias de relacionamentos. As teias de relacionamentos são as diversas interações entre avaliadores e avaliados. O Sistema MQS pode realizar as avaliações 360º, 180º, 90º e a auto avaliação. Caminho no sistema: Avaliação/monitoração Teias de relacionamentos Orientações de preenchimento Entrar no sistema com a teia de relacionamento definida previamente. OBS: Para que o processo de avaliação tenha veracidade, é fundamental que os avaliadores e avaliados tenham convivência. 31

32 Orientações de preenchimentos dos campos na tela: Legenda: 1. Possibilita a criação de um nome para teia de relacionamento. 2. Insere o nome dos avaliado. 3. Insere o nome dos avaliadores. 32

33 4.6. Uso dos Relatórios Objetivo: Analisar as avaliações realizadas e preparar o planejamento para desenvolver as pessoas com o uso dessa informação. Caminho no sistema Menu Avaliação/Monitoração - Relatórios Orientações de preenchimento: Existem 3 níveis de relatórios: Auto gestão definido para o perfil do colaborador que visualiza os próprios resultados. Nível I para o perfil de pessoas que são gestores, possuem subordinados e necessitam administrar o resultado da equipe. Nível II para o perfil do RH ou consultor externo, esse perfil tem acesso a teias de relacionamento e também o ranking com os respectivos avaliadores. Orientações de preenchimento na tela Relatórios Auto gestão- definido para o perfil do colaborador que visualiza os próprios resultados. Definir o relatório desejado, escolher a(s) ficha(s) e inserir e o período do relatório. 33

34 Legenda: 1. Relatório que reproduz a ficha preenchida. 2. Relatório que mostra a validação do gestor 3. Relatório que faz a conformidade dos conceitos em percentuais. Resumo dos itens horizontais. Chamado de percentual de conformidade. 4. Relatório que faz uma soma das notas por grupo e item. 5. Relatório que faz uma média das notas por grupo e item. 6. Relatório dos itens, mostrando o que cada item teve de conceito em gráfico de pilha. 7. Relatório de histórico dos percentuais de conformidade. 8. Relação de fichas pré-existentes 9. Relatório dos itens, mostrando o que cada item teve de conceito em gráfico de pilha. 10. Apresenta os gráficos conforme hierarquia cadastrada. 11. Mostra gráficos dos grupos e dos itens da fichas. 12. Separa o gráfico dos itens por grupo, usado quanto existe muitos itens. 13. Gráfico em 3 D. 14. Opção de ter gráfico de linhas, barras e radar podendo ter gráfico para o valor avaliado e meta da conformidade mínima e desejável. 15. Formas de apresentação dos gráficos, podendo colocar na forma original da ficha, ordem crescente ou decrescente. 16. Filtro para definir a data do relatório. 34

35 Orientações de preenchimento na tela Relatórios Nível I - para o perfil de pessoas que são gestores, possuem subordinados e necessitam administrar o resultado da equipe. Será apresentado as opções que se diferenciam da autogestão. Definir o relatório desejado, escolher a(s) ficha(s) e inserir e o período do relatório Legenda: 1. Ranking de notas por colaborador. 2. Relatório de todos os dados das fichas apresentados em tabela. 3. Parâmetros para filtrar os relatórios. 4. Relatório com os resultados agrupados em colunas. 35

36 Orientações de preenchimento na tela Nível II para o perfil do RH ou consultor externo, esse perfil tem acesso a teias de relacionamento e também o ranking com os respectivos avaliadores. Será apresentado as opções que se diferenciam do nível I. Definir o relatório desejado, escolher a(s) ficha(s) e inserir e o período do relatório Legenda: 1. Relatório que reproduz a ficha preenchida. Mostrando o nome do avaliador. 2. Ranking de notas por colaborador. 3. Controle de avaliador e avaliadores por teia de relacionamento com referencia inicial o avaliador. 4. Controle de avaliador e avaliadores por teia de relacionamento com referencia inicial o avaliado 36

37 4.7. Definição de metas da Avaliação Objetivo: Criar metas para as notas e percentuais de conformidade, essas metas servem para sinalizar cores de nas notas e conformidades. Caminho no sistema: Menu - Avaliação/Monitoração Metas Orientações de preenchimento: Limites existentes: Abaixo do limite inferior, a sinalização é da cor vermelha; Entre os limites sinaliza, a sinalização é da cor verde; Acima do limite sinalização é da cor azul. 37

38 Orientações de preenchimento na tela 38

39 5. Indicadores de desempenho Objetivo: Criar fichas de avaliação de desempenho com indicadores qualitativos e quantitativos. Caminho no sistema: Menu - Indicadores de desempenho Orientações de preenchimento: Nesse nível temos 4 itens: Fichas, Importação, Edição e Relatórios. 1º passo: cadastrar Fichas dos indicadores; 2º passo: fazer Importações dos dados externos, provenientes de outras fontes como ERP (Enterprise Resource Planning), CRM (Customer Relationship Management), RH (Recursos Humanos) entre outros. O item Edição tem as seguintes funções: visualizar, editar ou excluir os dados, para acessar os Relatórios com os indicadores incluídos. 39

40 5.1 Cadastros de fichas Objetivo: Criar fichas de avaliação de desempenho com indicadores quantitativo e qualitativo. Caminho no sistema: Menu - Indicadores de desempenho - Fichas Orientações de preenchimento: Para realizar o preenchimento desta tela é necessário definir com os gestores da empresa as seguintes questões: Os indicadores; Metas inferiores e superiores; Metas individuais (caso exista); Os dias úteis de trabalho. 40

41 Orientações de preenchimento na tela: Legenda: 1. Criar o nome da ficha de indicadores; 2. Parametrizar os campos da ficha na seguinte seqüência: a) digitar o nome do indicador; b) criar uma sigla com letra maiúscula; c) atribuir um peso para compor a nota final, se é um indicador inferior ou superior** e o tipo do indicador Monitoração/Externo/Fórmula***; 3. Campos para formatar a meta e o totalizador do indicador. Formato do campo, e se ao final da inserção dos indicadores, é necessário realizar uma média ou soma. 4. Metas para cadastro de metas do grupo Nome da meta, fazer igual ao nome do indicador inicio data que inicia a meta, caso seja uma meta por mês, é necessário cadastrar mensalmente as metas. Metas inferiores e superiores são itens que servirão para sinalizar nos relatórios as cores que representam o desempenho satisfatório ou não. Campo inferior - todos os valores abaixo do cadastrado serão sinalizados na cor vermelha. Campo superior - todos os valores abaixo do cadastrado serão sinalizados na cor verde e acima da meta determinada serão sinalizados na cor azul. 5. Para cadastro de metas individuais usar o mesmo conceito das metas em grupo. 6. Para definir o padrão de trabalho da empresa. 7. Para informar as exceções: exemplo Feriados. 41

42 5.2 Importação de dados Objetivo: Importar os dados externos, provenientes de outras fontes como ERP (Enterprise Resource Planning), CRM (Customer Relationship Management), RH (Recursos Humanos) entre outros. Caminho no sistema: Menu - Indicadores de desempenho - Importação Orientações de preenchimento: Criar uma planilha modelo para preencher com os dados externos e depois de preenchida importar para o sistema MQS. 42

43 Orientações de preenchimento na tela: Legenda: 1. Criar um nome para o procedimento de importação; 2. Inserir os indicadores que serão importados; 3. Quando clicar no botão + aparecerá à caixa inclusão de indicador no procedimento. Escolher o indicador e digitar a coluna. O primeiro indicador será sempre coluna 3, pois a primeira e segunda são códigos do colaborador e data, respectivamente. 4. Após concluir a inclusão de todos os indicadores, clicar em gerar planilha e salvar no diretório de preferência. 5. Após o preenchimento da planilha, acessar o botão importar, buscar a planilha e clicar em importar. 43

44 5.3 Edição e exclusão de indicadores Objetivo: Visualizar e editar os dados, caso necessário. Caminho no sistema: Menu - Indicadores de desempenho Edição Orientações de preenchimento: 1. Clicar na ficha que deseja editar ou excluir dados, consultar por data do período necessário. Após este procedimento os dados aparecerão. Em seguida clique na linha de modificar o dado. 2. Para exclusão clicar no botão -. 44

45 Orientações de preenchimento na tela: Clicar na ficha que deseja visualizar os indicadores; 2. Clicar no indicador que deseja visualizar; 3. Definir o período que deseja consultar e clicar em filtro; 4. Os botões + e são para incluir e excluir indicadores. 5. Para editar bastar clicar no campo desejado e fazer a edição e se desejar sair desse ambiente, clicar OK. 45

46 5.4. Uso de Relatórios Objetivo: Acessar os relatórios disponíveis. Caminho no sistema: Menu - Indicadores de desempenho - Relatórios Orientações de preenchimento: Entrar com a data que deseja o relatório, os filtros necessários, escolher a ficha e o relatório. 46

47 Orientações de preenchimento na tela: Opções de relatórios; 2. Opção para escolher a ficha que deseja consultar as informações. 3. Indicadores da ficha escolhida. Existe a opção de visualizar o resultado por indicador conforme seleção ou visualizar todos, para isso é necessário marcar o campo ao lado; 4. Critérios de escolha para visualização as informações. 47

48 6. Feedback Objetivo: Dar feedback de avaliações e indicadores aos colaboradores. Caminho no sistema: Menu Feedback Orientações de preenchimento: Nesse nível temos 5 itens: Fichas, Cadastro, Preenchimento, Relatórios e Metas. OBS: É necessário ter definido a rotina e metodologia do feedback, 1. Cadastrar (criar) uma Ficha para avaliar a reação do colaborador no feedback, desta forma é possível através dos Relatórios acompanhar a evolução das melhorias no feedback 2. Cadastrar a Metas das notas do feedback para os relatórios. Apresentamos duas formas para preenchimento de um feedback. 1ª Aliada a uma avaliação /Monitoração 2ª Feedback livre, para cadastrar qualquer assunto, podendo nesse caso anexar um documento que auxiliará na validação do processo. 48

49 6.1.Cadastro de fichas Objetivo: Criar fichas para feedback. Caminho no sistema: Menu Cadastro Orientações de preenchimento O módulo de criação do feedback é igual ao de avaliação. A ficha do feedback deve ter o nome conforme o feedback e deve conter poucos itens, no máximo 5. Solicitar a consultoria de apoio para definir a logística do feedback conforme a necessidade da empresa. 49

50 Orientações de preenchimento na tela: Esse módulo é igual cadastro de fichas de avaliação/monitoração, por favor, verifique a página

51 6.2.Preenchimento Objetivo: Preencher os feedbacks. Caminho no sistema: Menu Feedback - Preenchimento Orientações de preenchimento: Apresentamos duas formas de preencher feedback: 1º feedback: do colaborador em termos gerais. Pode ser a partir de um relatório de resultados gerais. Esse relatório pode ser anexado na ficha de feedback, para servir como referencia. Pode ser um feedback de um comportamento, que pode anexar algum atestado, ou documento de qualquer natureza. 2ª Feedback: do colaborador a partir de uma avaliação/monitoração: Entre em avaliação preenchimento e encontre a avaliação, em seguida click no botão feedback. Outra opção é: entre Avaliação relatório, encontre a ficha completa e click no botão feedback. 51

52 Orientações de preenchimento na tela: 1º Feedback do colaborador em termos gerais. 1 - Entra em preenchimento 2 - Escolhe a ficha do feedback 3 Clicar em NOVO 4 Abrirá a ficha de feedback escolhida. (ver a seguir) 52

53 Orientações de preenchimento na tela: Na tela de feedback é possível acessar todos os feedbacks realizados, para isso basta clicar em feedback e aparecerá à lista dos feedbacks realizados, essa busca pode ser realizada através de filtros. Caso o feedback seja aliado a uma avaliação/monitoração pode ser feito o acesso a essa avaliação/monitoração. Clicar em Avaliações. 53

54 Orientações de preenchimento na tela: 2 - Preenchimentos de feedback aliada a avaliação/monitoração É possível dar feedback de duas maneiras: feedback 1ª Entrando em Menu Avaliação/Monitoração Relatórios. 2ª Consultando o relatório ficha completa, utilizando o filtro necessário. Na ficha existe um botão, basta clicar e aparecerá uma tela para escolher a ficha. 54

55 Orientações de preenchimento na tela: feedback Entrando no Menu Avaliação/Monitoração preenchimento; Utilizar o filtro; Abre uma tela com as fichas existentes, escolher e realizar o preenchimento da ficha do feedback.a seguir um modelo de ficha de feedback. 55

56 Orientações para Assinatura Eletrônica 56

57 6.3.Uso de Relatórios Objetivo: Analisar os resultados do feedback. Caminho no sistema Menu Feedback - Relatórios Orientações de preenchimento: Entrar com a data que deseja o relatório, filtros necessários, escolher a ficha e o relatório Orientações de preenchimento na tela: 57

58 Relatório que reproduz a ficha de feedback preenchida; 2. Relatório que faz um resumo dos itens horizontais das fichas dos feedbacks, realizando um percentual de conformidade; 3. Relatório que realiza o ranking dos feedbacks, mostrando quantidades e notas; 4. Relatórios de histórico dos percentuais de conformidade; 5. Relatório que tem vínculo com o módulo de Avaliação/Monitoração e que permite visualizar a nota recebida na monitoração + feedback, além de solicitar assinatura do colaborador que está recebendo o feedback. 6. Relação das fichas de feedback existentes; 7. Filtros - Critérios de busca dos relatórios. 58

59 6.4 Cadastro de metas Objetivo: Criar metas para as notas e percentuais de conformidade, essas metas servem para sinalizar cores nos limites. Caminho no sistema: Menu Feedback - Metas Orientações de preenchimento: Igual ao preenchimento das metas do módulo de avaliação/monitoração. 59

60 7. Plano de Ação Objetivo: Criar plano de ação para colaboradores, objetivando o desenvolvimento das competências técnicas e comportamentais visando à obtenção de resultados para a organização e o indivíduo. Caminho no sistema: Menu Plano de ação Orientações de preenchimento: Nesse nível temos o item, Preenchimentos. Para cadastramento do plano de um colaborador é necessário que o mesmo tenha um orientador predefinido. Este orientador pode ser o superior imediato ou um dos profissionais do RH. 60

61 7.1 Preenchimento Objetivo: Cadastrar o plano de ação com datas de inicio e fim para cada atividade, e registrar os aspectos técnicos e comportamentais que necessitarão de melhorias. Caminho no sistema: Menu Plano de ação - preenchimento Orientações de preenchimento: Antes de cadastrar o plano, o orientador deverá realizar uma análise dos resultados obtidos nos relatórios do módulo de avaliação e indicadores de desempenho. O colaborador e orientador devem fazer um check list dos pontos a melhorar e definir ações e prazos. Sugerimos que o orientador solicite ao colaborador, a comprovação das atividades realizadas através de documentos, formulários, gravações. Estes poderão ser anexados no sistema para controle das partes envolvidas. 61

62 Orientações de preenchimento na tela: Criar o nome do plano. Orientamos que coloquem data para servir de referência; 2. Cadastrar nome do colaborador; 3. Cadastrar nome do orientador; 4. Anexar arquivo com as avaliações e indicadores que servem de referencia para o plano. Indicamos seja gerado o relatório consolidado da avaliação/monitoração e dos indicadores de desempenho. Espaço para anexar certificados, resumos e comprovações das ações realizadas; 5. Datas previstas para inicio da ação; 6. Datas previstas para o fim da ação; 7. Datas da realização da ação essa data será cadastrada quando a ação for iniciada; 8. Datas da conclusão da ação - essa data será cadastrada quando a ação for realizada; 9. Cancelar uma ação; 10. Status calculado automaticamente conforme realizações das ações. 62

63 7.2.Uso de relatórios Objetivo: Acessar os relatórios disponíveis. Caminho no sistema: Menu Plano de ação - relatórios 63

64 Plano completo relatório que apresenta todos os campos do plano. Incluir gráfico relatório que apresenta gráfico com o status das ações e dos planos. 64

65 8.Recrutamento Objetivo: Ver as qualificações dos profissionais que trabalham na empresa. Caminho no sistema: Menu Recrutamento 65

66 8.1.Relatório Colaboradores Objetivo: Acessar os dados gerais dos colaboradores cadastrados no sistema. Caminho no sistema: Menu Recrutamento Relatório Colaboradores 66

67 A partir dos dados selecionados aparecerá um relatório com as informações dos colaboradores: 67

68 9.Ferramentas Objetivo: Configurar o sistema em algumas ações. Caminho no sistema: Menu Ferramentas Orientações de preenchimento: Nesse módulo temos quatros itens: 1. Troca de senha do usuário quando usuário deseja trocar a senha, sem gerar senha provisória; 2. Troca de senha Web services para troca de senha do acesso do Web services(ambiente para integração automática de dados); 3. Opções ambiente para configuração dos anexos utilizados no sistema; 4. Exportação ambiente para exportar o cadastro dos colaboradores. 5. Importação - ambiente para importar o cadastro dos colaboradores. 6. Estatística Esta opção mostra os colaboradores Ativos e Inativos no Sistema. 68

69 9.1.Opções Objetivo: Configurar o caminho dos anexos existentes no sistema. Caminho no sistema: Menu Ferramentas - Opções Orientações de preenchimento: Essa configuração é necessária para todas as máquinas que utilizem o sistema MQS. Os anexos devem ficar em um diretório de acesso a todos na rede. Caso o usuário utilize o sistema fora da empresa, é necessário ter acesso a esse diretório. Para configurar os anexos das fichas é necessário preencher os campos abaixo aplicativos externos na seguinte seqüência: 69

70 Orientações de preenchimento na tela: Legenda: 1. A extensão dos arquivos (Ext), verificar se o arquivo está em formato MP3 ou WAV (podem ser cadastrados os dois formatos) e em seguida a localização do aplicativo, o caminho onde está instalado o aplicativo; 2. O próximo passo é colocar o caminho onde estão as fotos dos colaboradores, os anexos das fichas e os arquivos dos indicadores externos. Essa configuração facilita no momento em que você busca o arquivo. Esta configuração deverá ser realizada em todas as maquinas que utilizarem o MQS. Os arquivos devem está na rede da empresa para acesso de todos os usuários do sistema. 70

71 3. Para personalizar o Sistema deixando-o com a cara da sua empresa, através desse botão pode-se alterar a logo que aparece na tela principal do MQS. 71

72 9.2. Exportação Objetivo: Exportar dados cadastrais dos colaboradores do MQS. Caminho no sistema: Menu Ferramentas Exportação. Orientações de preenchimento: Será gerada uma planilha Excel de todos os dados conforme nossa tela de colaboradores. 72

73 Orientações de preenchimento na tela: Clicar no botão colaboradores e depois, clicar no botão Exportar abrirá uma caixa para gravar a planilha. Salvar a planilha em seu computador. 73

74 8.3. Importação Objetivo: Importar dados cadastrais dos colaboradores do MQS. Caminho no sistema: Menu Ferramentas Importação. Orientações de preenchimento: Será gerada uma planilha Excel de todos os dados conforme nossa tela de colaboradores. 74

75 Orientações de preenchimento: Será gerada uma planilha Excel de todos os campos para colocar os dados dos colaboradores. Qualquer dúvida ou necessidade enviar para Utilize o MQS e obtenha o máximo na Gestão de Pessoas da sua empresa. 75