TERMO DE REFERÊNCIA PARA LICITAÇÃO DE AGÊNCIA DE EVENTOS

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1 1. Objeto: Contratação de empresa para prestação, sob demanda, de serviços de planejamento, organização, coordenação, execução, fiscalização e avaliação de eventos com a viabilização de infra-estrutura e fornecimento de apoio logístico no âmbito da região de atuação, em outros estados ou onde houver necessidades estratégicas da Companhia Imobiliária de Brasília (Terracap). 2. Justificativa: A Lei Nº , de 29 de abril de 2010, que dispõe sobre normas gerais para licitação e contratação, pela administração pública, de serviços de publicidade por intermédio de agências de propaganda, estabelece no 2º do artigo 2º: Os contratos de serviços de publicidade terão por objeto somente as atividades previstas no caput e no 1º deste artigo, vedada a inclusão de quaisquer outras atividades, em especial as de assessoria de imprensa e relações públicas ou as que tenham por finalidade a realização de eventos festivos de qualquer natureza, as quais serão contratadas por meio de procedimentos licitatórios próprios, respeitado o disposto na legislação em vigor Desde que foi fundada, a Terracap jamais fez licitação para contratar empresa de eventos, serviços que sempre foram repassados para as agências de publicidade contratadas, que, por sua vez, terceirizavam tais serviços Realizar eventos internos ou externos, técnicos ou comemorativos, é uma necessidade da Terracap. Ao longo de cada ano, a empresa precisa realizar diversos eventos: cursos de reciclagem de funcionários, seminários de modernização administrativa da companhia, palestras e campanhas de saúde, além de eventos comemorativos ao aniversário de Brasília e da Terracap Para continuar realizando eventos e se adequar à nova legislação, torna-se necessário promover licitação para a contratação de empresa especializada na coordenação, Companhia Imobiliária de Brasília (Terracap) Edifício Terracap SAM Bloco F - Brasília-DF - (61)

2 organização, montagem e realização de eventos técnicos, comemorativos, culturais e esportivos A realização de eventos contribui para divulgar as ações, promover os produtos e fortalecer a imagem institucional e técnica da Terracap. É, portanto, uma ferramenta de marketing que contribui para o fortalecimento da comunicação interna e externa da companhia A realização de eventos, feitos por uma empresa especializada, é fundamental para que a Terracap possa alcançar os objetivos definidos no Planejamento Estratégico da companhia, conforme especificado a seguir: NOSSA VISÃO Ser reconhecida como a mais importante empresa pública do GDF até NOSSO NEGÓCIO Administrar e gerenciar terrenos públicos. Vender esses terrenos ou destiná-los a instituições ou órgãos públicos do GDF ou da União para programas e projetos de interesse público. Repassar ao GDF os recursos arrecadados com a venda de terrenos, para que possam ser aplicados em obras que venham a melhorar a qualidade de vida da população do Distrito Federal NOSSA MISSÃO Assegurar a gestão das terras públicas e a oferta de empreendimentos imobiliários sustentáveis, promovendo o desenvolvimento econômico-social e a qualidade de vida da população do Distrito Federal e Entorno NOSSOS PRINCÍPIOS Compromisso com a Ética, com a Transparência, com a Qualidade e com a Eficiência na gestão orçamentária, financeira e tributária dos recursos públicos gerados pela ação da Terracap. Companhia Imobiliária de Brasília (Terracap) Edifício Terracap SAM Bloco F - Brasília-DF - (61)

3 Satisfação do Cliente. Responsabilidade Social e Ambiental. Valorização dos Colaboradores. Sustentabilidade Econômico Financeira Essas definições estratégicas impõem à Comunicação da Terracap o desenvolvimento de ações no sentido de promover, divulgar e fortalecer a imagem institucional da empresa, usando também a realização de eventos para disseminar e consolidar os objetivos da companhia junto à sociedade, aos clientes, aos colaboradores e aos empregados Nesse sentido, serão priorizados eventos que atendam demandas relacionadas aos seguintes segmentos e atividades: Eventos institucionais para promover produtos, serviços e ações da Terracap; Eventos técnicos para reciclar servidores e aprimorar a gestão da empresa; Eventos voltados para promover as licitações da Terracap; Eventos voltados para fortalecer o lançamento de novos empreendimentos da Terracap. Eventos de caráter cultural sobre a história e realizações da Companhia. Eventos comemorativos de interesse da cidade e da Terracap. Eventos internos culturais, esportivos e institucionais Nos últimos anos, a Terracap promoveu importantes eventos, como o lançamento do Setor Habitacional Noroeste, a exposição Terracap nos 50 Anos de Brasília e a campanha interna do Projeto Órion: Gestão Estratégica para Resultados Para que possa continuar promovendo eventos dessa natureza, a Terracap necessita contratar uma agência para prestar, sob demanda, serviços de planejamento, organização, coordenação, execução, fiscalização e avaliação de eventos com a viabilização de infraestrutura e fornecimento de apoio logístico dentro do Companhia Imobiliária de Brasília (Terracap) Edifício Terracap SAM Bloco F - Brasília-DF - (61)

4 território do Distrito Federal, em outros estados ou onde houver necessidades estratégicas da companhia. 3. Especificações Técnicas: Serviços de coordenação geral do evento, incluindo supervisões administrativas, logísticas, financeiras, cerimoniais e protocolo, controle e avaliação dos eventos realizados; Elaboração de projeto dos eventos, contendo detalhamento do plano de trabalho e estratégia; Assessoria antes, durante e depois dos eventos por profissionais especializados contratado pela empresa licitada; Identificação de público-alvo e sugestão de parceiros estratégicos para eventos promovidos pela Terracap, bem como visita prévia a eles, com o objetivo de consolidar a proposta do evento; Identificação de características locais que auxiliem na elaboração do formato e temas dos eventos, incluindo levantamento de dados regionais relevantes a serem levados em consideração na preparação do evento; Elaboração de planejamento operacional dos eventos; Organização, execução e acompanhamento da preparação da infraestrutura física e logística para a realização dos eventos; Contratação de serviços terceirizados para os eventos, quando necessário; Elaboração de relatórios, anais, sumários e outros, decorrentes dos eventos realizados; Monitoramento e medição dos resultados, tanto dos prestadores dos atendimentos, quanto de diversos aspectos dos eventos, de acordo com o interesse da Terracap; Aluguel de espaços adequados para a realização dos eventos, de acordo com solicitação específica da Terracap; Aluguel de estruturas, mobiliário e complementos necessários para montagem e instalação de espaços da Terracap em feiras, centros de convenções e locais destinados a eventos, com o Companhia Imobiliária de Brasília (Terracap) Edifício Terracap SAM Bloco F - Brasília-DF - (61)

5 fornecimento de apoio logístico para estandes, compreendendo a criação de layout, contratação e serviços de montagem de feiras e eventos; Serviços de apoio aos participantes dos eventos como receptivo serviço de transporte, saúde, limpeza e segurança; Contratação de serviços de alimentos e bebidas não alcoólicas (A & B) e acessórios para A & B; Aluguel de equipamentos e utilitários; Desenvolvimento e assessoria na execução de projetos de montagem e decoração de estandes para feiras e eventos com a participação da Terracap Fornecimento de material de consumo de escritório; Contratação de serviço de decoração e programação visual. 4. Tabela de Serviços e Preços: Os itens que compõe a Tabela de Serviços e Preços (Anexo I) deste Termo de Referência foram relacionados por meio de pesquisa feita junto ao mercado por empresas do ramo e pela Assessoria de Comunicação da Terracap Os preços apresentados geraram uma média que definiu cada item da Tabela. 5. Qualificação Técnica A empresa licitante deverá comprovar que já realizou eventos para órgãos ou instituições públicas da administração direta ou indireta, federal, estadual, municipal ou do Distrito Federal A empresa licitante deverá comprovar capacidade técnica para realizar eventos de médio porte destinados a públicos de 500 (quinhentas) a (hum mil) pessoas e de grande porte para públicos entre (dez mil) e (vinte mi) pessoas A comprovação deverá ser feita por meio de Atestado de Capacidade Técnica emitido pelo contratante da execução do serviço. Ao atestado, deverão ser anexados comprovantes do porte do serviço realizado, tais como folders, material de divulgação, matérias veiculadas na Companhia Imobiliária de Brasília (Terracap) Edifício Terracap SAM Bloco F - Brasília-DF - (61)

6 mídia e imagens (fotos ou vídeos) do evento realizado. 6. Julgamento das Propostas Será declarada vencedora da licitação a empresa que apresentar a melhor proposta de preço para os itens do conjunto de serviços e produtos especificados na Tabela de Serviços e Preços (Anexo I). 7. Prazo e Execução: A empresa vencedora da licitação será contratada para prestar serviços por um período de 12 (doze) meses, os quais poderão ser renovados por mais 12 (doze) meses Nesse período, a Terracap poderá realizar ou participar dos seguintes eventos: Exposição itinerante da Terracap em espaços públicos, como o Centro de Convenções, o Aeroporto de Brasília, Centro cultural da República, shoppings e outros logradouros públicos. Salão de Imóveis; feiras do mercado imobiliário e da construção civil; ou eventos relacionados à questão fundiária e ambiental. Eventos comemorativos ao Aniversário da Terracap e de Brasília. Eventos de inauguração de obras financiadas pela Terracap, como a Torre de TV Digital, o Parque Tecnológico Capital Digital, projeto Beira Lago e Vilas Olímpicas; e de lançamentos de novos empreendimentos, como o Setor Taquari 2, o Projeto Interbairros e o Parque Capital Saúde. Eventos internos como seminários, palestras, debates e cursos de gestão, reciclagem, aperfeiçoamento técnico, melhoria da qualidade de vida, confraternização e outros eventos voltados para os empregados da Terracap. A estimativa é que seja realizado pelo menos 01 (um) evento interno a cada e 01 (um) evento de médio ou grande porte a cada (03) três meses, programação que pode ser alterada de acordo com os interesses da Terracap. Companhia Imobiliária de Brasília (Terracap) Edifício Terracap SAM Bloco F - Brasília-DF - (61)

7 8. Cancelamento do Contrato O contrato com a empresa vencedora da licitação poderá ser cancelado caso sejam identificados fraudes nos atestados e comprovantes de Capacidade Técnica O contrato com a empresa vencedora da licitação poderá ser cancelado caso a licitante vencedora não cumpra com as obrigações previstas no edital de Licitação. 9. Dispêndios Financeiros e Orçamentários O valor global estimado para gastos com os serviços do objeto do presente Termo de Referência é de R$ ,00 (dois milhões de reais), destinados a realização de eventos por um período de 12 (doze) meses, a contar da assinatura do contrato entre a Terracap e a empresa vencedora da licitação Os recursos para custear as despesas serão provenientes do Orçamento de Dispêndio da Terracap de 2010 e 2011, Programa de Trabalho , natureza de despesa Outros Serviços de Terceiros - Pessoa Jurídica com Fonte de Recursos Próprios Esse valor poderá ser revisto nos casos de alteração na política econômica e/ou de revisão no orçamento da Terracap. 10. Executor do Contrato O contrato será gerenciado pela Assessoria de Comunicação (Ascom) da Terracap, que ficará responsável pela elaboração do cronograma, gestão e coordenação dos eventos a serem realizados por meio do contrato objeto deste Termo de Referência Caberá ao (a) Chefe da Ascom a gestão do contrato, sendo responsável pelo ordenamento das despesas, pela emissão das autorizações para realização e fiscalização dos eventos contratados. Companhia Imobiliária de Brasília (Terracap) Edifício Terracap SAM Bloco F - Brasília-DF - (61)

8 91.4 Caberá ao (a) Chefe da Ascom atestar os serviços contratados e encaminhar os documentos comprobatórios à Gerência Financeira para que seja autorizado o pagamento correspondente a cada evento realizado. Brasília, 08 de julho de PELÁGIO GONDIM CHEFE DA ASCOM APROVO o Termo de Referência para a contratação de Agência especializada em Eventos, nos termos da Lei 8.666/93, Artigo 7º, parágrafo segundo. Brasília, 08 de julho de DALMO ALEXANDRE COSTA PRESIDENTE Companhia Imobiliária de Brasília (Terracap) Edifício Terracap SAM Bloco F - Brasília-DF - (61)