Documentação do processo de cadastro de notas fiscais

Transcrição

1 Documentação do processo de cadastro de notas fiscais Tecinco Informática Ltda. Av. Brasil, º Andar Centro Cascavel PR

2 Sumário Cadastro de Notas Fiscais... 3 Dados Principais... 3 Cálculo de tributos... 4 Frete FOB e Transportador... 6 Dados adicionais... 7 Notas fiscais relacionadas... 8 Retenções e observações... 9 Vencimentos... 9 Itens Adicionando itens Detalhamento dos tributos Lançamento Automático Lançamento Manual Editando itens Controle de foco Rateio em notas fiscais Serviços Fechamento Cadastro de notas fiscais de devolução Cadastro de notas com itens do ativo imobilizado Cadastro de notas fiscais descritivas ou de despesa Importação de Nota Fiscal através do arquivo de XML... 32

3 Cadastro de Notas Fiscais O processo é realizado pela interface Cadastro de notas fiscais, encontrada em: Módulo EP Notas ficais Cadastro de notas fiscais. A interface permite cadastro de vários tipos de notas, compras, vendas, devoluções, notas descritivas, notas de movimentação de ativo imobilizado, entre outras. Antes de iniciar o cadastro de uma nota devem ser informados os campos: Filial, Cliente/Fornecedor, Numero e série da nota e Operação, sendo estes encontrados na parte superior da interface. Nestes campos há a opção de pesquisa através do botão Pesquisa (F2) e também a opção de atalho para o cadastro através do botão. Após a definição destes campos, deve-se prosseguir com o preenchimento dos campos seguintes na aba Dados Principais. Dados Principais Nesta aba há a possibilidade de consultar informações adicionais do cliente ou da operação fiscal, através do clique no botão, onde serão apresentadas informações como: CPF/CNPJ do cliente, tipo de pessoa, ramo de atividade, função da operação fiscal, tipo de pagamento, tipos de movimentos a serem gerados e se a operação emite nota fiscal eletrônica. O preenchimento dos campos apresentados na imagem acima são obrigatórios quando os mesmos estiverem habilitados.

4 O campo Modelo nota fiscal deve apresentar o código do modelo da nota a ser cadastrada, sendo que quando o modelo selecionado for 55 ou 57 será apresentado ao lado do campo o botão onde o usuário deve seleciona-lo para informar a chave de acesso. Esta interface também pode ser utilizada como consulta para situação da nota e da chave de acesso de notas fiscais já emitidas ou já cadastradas no sistema. Cálculo de tributos A seguir são apresentados os valores de impostos das notas fiscais que devem ser preenchidos conforme os valores da nota fiscal a ser cadastrada. Estes valores são validados pelo sistema conforme os valores dos tributos adicionados aos itens da nota e são apresentados conforme a imagem abaixo. O botão ao lado da base de ICMS apresenta um atalho para visualização de outras bases de ICMS, caso haja na nota a ser cadastrada, sendo que na tela principal serão apresentados somente os valores de base de cálculo, alíquota e valor de ICMS da primeira base de ICMS. E para consulta ou alteração das outras bases deve-se utilizar do botão de atalho para a interface de Bases e valor de ICMS.

5 O valor de desconto deve ser adicionado na interface de desconto acessada através do botão de atalho ao lado do campo. Sendo que o valor a ser adicionado será o Valor desconto proporcional que será rateado proporcionalmente entre os itens adicionados na nota, e que somado com o valor de desconto adicionado em cada item, que é preenchido automaticamente conforme a adição dos itens na nota, resulta no Total de descontos da nota. Os valores de outras despesas, Base de calculo de IPI e Valor de IPI, também são adicionados nos botões de atalho ao lado dos respectivos campos e também são validados conforme o valor adicionado nos itens. Veja também: Adicionando itens. No calculo de ISSQN os valores de mão de obra e mão de obra de terceiros devem ser preenchidos nos respectivos campos e serão validados com o valor total dos serviços adicionados na nota fiscal. Veja também: Serviços. Ao passar pelo campo Alíquota ISSQN o mesmo será preenchido com o percentual definido nos parâmetros do sistema, encontrado em: Módulo PG Parâmetros Parâmetros do sistema Aba AT Página 1 Alíquota de ISS, sendo que é permitido alteração do mesmo diretamente na interface de cadastro de notas, onde se for realizada alteração da alíquota o valor do imposto é automaticamente recalculado. Pode-se também realizar a consulta dos valores calculados através do botão encontrado ao lado do campo Valor ISSQN, ao clicar no botão é apresentada uma janela onde é possível conferir os parâmetros de calculo do imposto, apresentada da seguinte forma:

6 Frete FOB e Transportador Caso a nota a ser cadastrada for uma nota de entrada com função compra, serão habilitados campos para lançamento de frete FOB, Ao marcar o campo Lança Frete Fob será habilitado o botão Detalhamento do Frete Fob. Ao clicar no botão será apresentada uma janela para consulta e lançamento dos conhecimentos de frete. Para adicionar um conhecimento de Frete à nota que está sendo cadastrada deve-se clicar no botão Cadastrar Frete Fob, e será aberta a tela EP050 Cadastro de Frete Fob, as notas cadastradas nesta tela serão automaticamente adicionadas à tela anterior. Caso a nota a ser cadastrada for uma saída serão habilitados os campos para definição do transportador. Se o campo código for mantido com o valor 0 (zero) o transportador será definido como o próprio cliente, isso é devido a obrigatoriedade exigida pelo governo de apresentar os dados

7 do cliente no lugar de O Mesmo, há também a possibilidade de pesquisar um transportador já cadastrado através do botão Pesquisa(F2) ou cadastrar outro através do botão de atalho. O botão abaixo do campo Nome/Razão Social mostra os dados adicionais do transportador que serão impressos na nota fiscal, ao pressionar o botão o mesmo abrirá uma janela contendo os seguintes dados: Caso o transportador utilizado já esteja cadastrado no sistema os dados serão automaticamente buscados na janela. Dados adicionais Nesta aba são contidos campos de informações adicionais da nota cadastrada, sendo alguns de preenchimento obrigatório. O campo Pedido deve conter o código do pedido de compra da nota fiscal, caso haja. O campo Número da OS apresenta o número da ordem de serviço que está vinculada a nota fiscal, quando estiver sendo consultada uma nota fiscal emitida através de ordem de serviço, sendo que esta ordem de serviço deve estar cadastrada no sistema e ser válida.

8 Os campos Valor PIS e Valor COFINS devem conter o somatório do valor de PIS e COFINS adicionado nos itens da nota. Os campos Valor PIS mão de obra e Valor COFINS mão de obra devem conter o somatório do valor de PIS e COFINS adicionado nos serviços da nota. O campo Centro de consumo é de preenchimento obrigatório, sendo que deve conter o código do centro de consumo da nota cadastrada, sendo possível realizar pesquisa através do botão Pesquisar (F2). No campo Valor crédito ICMS deve ser informado o valor referente ao valor do crédito de ICMS super simples, sendo este valor rateado proporcionalmente entre os itens. Sendo este campo utilizado no cadastro de notas de compra em que os fornecedores são cadastrados no simples nacional ou em notas de venda em que a filial está cadastrada como micro empresa. O campo Código PPA nota será visível somente para clientes que utilizam bandeira FORD e VOLKSWAGEN e no mesmo deve-se definir o código do PPA referente a nota cadastrado, sendo o preenchimento deste campo obrigatório. Notas fiscais relacionadas Caso esteja sendo feito cadastro de notas ficais de complemento ou notas fiscais de ajuste, o campo Finalidade da nota fiscal deve ser preenchido com a devida finalidade, sendo que quando uma nota é definida como nota fiscal de ajuste ou nota fiscal de complemento é possível realizar relacionamento desta nota com outras já cadastradas/emitidas pelo sistema, este processo é realizado através do botão. Ao ser pressionado, será apresentada uma janela onde deve-se digitar os campos referentes a nota fiscal a ser relacionada e pressionar o botão Adicionar para lista-la na lista abaixo e vincular a mesma a nota que está sendo cadastrada. É possível relacionar mais que uma nota fiscal à nota fiscal que está sendo cadastrada, também é possível realizar busca das notas já existentes no sistema através do botão F2.

9 Retenções e observações No grupo de campos retenções devem ser definidos os valores das retenções de PIS, CSLL, ISS, IR e INSS caso haja. IMPORTANTE: estes campos não fazem nenhum tipo de validação e alteração nos valores das notas a serem cadastradas, pois as notas podem já conter estes valores reduzidos, então mesmo a marcação do campo Deduz IR do total da nota não irá influenciar nos valores de calculo da nota fiscal. As informações contidas no campo observações serão automaticamente impressas nas observações das notas fiscais ou nos dados adicionais das DANFES, assim como as informações contidas no campo observação corpo da nota serão dispostas logo abaixo dos itens na impressão. Vencimentos Nesta aba é definida a forma de geração dos títulos da nota a ser cadastrada. Ao definir o código da condição de pagamento, os campos Portador e Quantidade de parcelas são automaticamente preenchidos conforme os dados informados no cadastro da condição de pagamento. Caso seja definida uma condição de pagamento especial, o campo quantidade de parcelas se tornará editável para definição da quantidade de parcelas desejadas. Após definição da forma de pagamento deve-se clicar no botão Gerar para que as parcelas sejam listadas conforme figura abaixo.

10 As parcelas têm os valores calculados e divididos igualmente, caso não seja possível divisão inteira do valor da nota o valor restante é adicionado na ultima parcela. Após a geração das parcelas os campos de definição dos vencimentos são desabilitados, sendo que para redefini-los deve-se clicar no botão Limpar e gerar novamente as parcelas com os novos parâmetros. É possível realizar edição em parcelas específicas dos vencimentos através de duplo clique na parcela desejada, ao fazê-lo é expandida a interface de forma a apresentar campos para alteração das parcelas, assim como na imagem abaixo. Assim que o valor de uma parcela é alterado e o botão Modificar é pressionado, as parcelas próximas à editada tem seus valores recalculados conforme o novo valor da parcela alterada.

11 Itens Nesta aba são adicionados os itens que compõem a nota fiscal. A tela é apresentada incialmente da seguinte forma: O botão de atalho ao lado do campo Código do item permite ao usuário realizar o cadastro de um novo item ou consultar seu cadastro tanto pelo catálogo básico, quanto pelo catálogo especifico. O botão de expansão sinalizado na imagem como número 1 (um) ao ser pressionado desloca a interface para baixo apresentando o botão de controle de foco. Veja também: Processo de controle de foco. O botão de expansão sinalizado na imagem como número 2 (dois) ao ser pressionado desloca a interface para baixo apresentando os campos de consulta e adição de itens. Veja também: Adicionando itens. Adicionando itens Ao digitar um código de item válido no campo código do item a interface será automaticamente expandida apresentando os campos para adição do item.

12 A descrição do item será apresentada logo abaixo do código, e a unidade de medida será buscada do cadastro de item e informada automaticamente no devido campo. Após a definição da quantidade e do valor unitário, o campo Valor total bruto será calculado automaticamente, assim como os campos Valor de seguro, Valor Frete, Valor frete FOB, Valor IPI, Valor ICMS substituído e Desconto proporcional. Sendo estes valores calculados conforme os dados informados na aba Dados Principais e os tributos do item calculados conforme a tributação definida em seu cadastro. IMPORTANTE: Também há a possibilidade, na adição de um item, de informar a quantidade e o valor total bruto, sendo que o sistema irá calcular automaticamente o valor unitário. Este processo é realizado através do controle de foco. Veja também: Processo de controle de foco. Os campos Percentual de Desconto e Valor de Desconto são interdependentes e calculados conforme o valor unitário, sendo que quando informado um percentual de desconto o valor de desconto é calculado automaticamente, da mesma forma que quando informado um valor de desconto o campo percentual de desconto é calculado automaticamente. O campo valor líquido apresentará o valor conforme as adições ou subtrações de valores definidos no processo de adição do item, como na imagem abaixo. O campo Natureza possibilita a alteração da natureza de itens da nota cadastrada, o campo traz automaticamente a natureza da cabeça da nota fiscal para o item, se o item tiver substituição tributária e no cadastro da operação, o campo natureza de substituição tributária estiver preenchido a natureza de substituição tributária será adicionada ao campo.

13 Caso seja necessário realizar alteração manual da natureza do item deve-se desmarcar o campo Natureza automático, feito isso o campo natureza se tornará livre para edição. O campo natureza tem opção de pesquisa através do botão Pesquisar (F2) e aceita somente naturezas já cadastradas no sistema. IMPORTANTE: A funcionalidade de alteração da natureza do item tem como objetivo possibilitar a adição de itens de estoque e itens de uso e consumo na mesma nota fiscal. O campo Classificação Fiscal será alimentado com a classificação cadastrada para o item no catálogo básico, caso esta informação não conste no cadastro do item o campo será mantido em branco devendo o usuário informar a classificação fiscal no momento da adição do item na nota. Caso seja adicionado um item sem classificação fiscal será apresentada uma mensagem informando o usuário e para que o item seja adicionado a mensagem deve ser confirmada. Também são apresentados botões de atalho para consultas e lançamentos especiais dos itens. O botão Histórico Item por Cliente é um atalho para a janela de histórico de itens do módulo EP, podendo nela serem consultadas as compras e as vendas de um determinado item para um determinado cliente/fornecedor. O botão Dados do PPA será visível somente para clientes que utilizam bandeira FORD ou VOLKSWAGEN, nele deve ser informado o código do PPA do item, podendo ser o mesmo lançado na aba Dados adicionais, ou podendo ser editado. O botão Pedido de Compra vincula o item a ser adicionado ao pedido de compra do item, cadastrado no módulo Compras.

14 O campo Número do pedido possui opção de pesquisa através do botão F2, e assim que preenchido, automaticamente completa os campos sequencia do item e Quantidade, permitindo alteração caso necessário. O botão Lançamento de Lote vincula a movimentação do item feita na nota que está sendo cadastrada ao lote do item cadastrado no Módulo EP. Ao pressionar o botão é apresentada uma janela onde se deve informar o código do lote. Ao informar o Id lote os campos Descrição, Quantidade e Validade são automaticamente preenchidos, onde somente o campo quantidade permite alteração. Após definir os campos basta clicar no botão adicionar que o lote será listado abaixo, o que possibilita o vinculo do item a mais que um lote na mesma nota fiscal. O botão é habilitado somente em notas fiscais de saída, sendo que ao ser pressionado ele busca os lotes com data de validade mais próxima e que atendam a quantidade de itens solicitada e os adiciona automaticamente para o item, facilitando o processo de lançamento de lote.

15 Detalhamento dos tributos O botão Detalhamento dos tributos na aba Itens apresenta detalhadamente os parâmetros e valores da tributação do item que está sendo adicionado/editado. Ao pressionar o botão é aberta uma janela que demonstra os dados separados em abas, que se apresenta da seguinte forma: IMPORTANTE: Em todas as abas da janela é apresentado o campo Lançamento Automático, este campo define que os parâmetros da tributação do item foram buscados automaticamente pelo sistema, sendo que qualquer alteração realizada nesta janela pelo usuário, seja de valores ou parâmetros, desmarca o campo e define a origem da tributação da nota como feita com lançamento manual.

16 Lançamento Automático O lançamento automático é apresentado inicialmente na tela de detalhamento dos tributos, este tipo de lançamento busca os parâmetros de tributação cadastrados no catálogo específico do item, dentre estes o grupo de alíquotas de ICMS e os grupos de tributação de entrada e saída de PIS, COFINS, ICMS e IPI. Na parte superior da tela, abaixo do campo Lançamento Automático, será apresentado o campo Tributação, que mostrará o código da tributação que o item está utilizando. O botão deste campo apresenta uma janela onde é possível conferir as informações adicionais da tributação selecionada. Voltando a tela de detalhamento dos tributos, abaixo do campo Tributação é apresentado o campo Código da situação tributária (CST), sendo este buscado do cadastro da tributação que está sendo utilizada, porém podendo ser alterado. As alterações neste campo Não terão efeito direto sobre os valores calculados dos impostos e mudará o tipo de tributação do item para lançamento manual.

17 A seguir são apresentados os valores calculados para o item: O botão ao lado dos campos de base de calculo informam quais outros valores o sistema utilizou-se no calculo da base, por exemplo a adição de valor de frete na base de calculo de ICMS (caso a tributação do item esteja parametrizada de forma a considerar o frete), então através do clique no botão será apresentada uma janela listando os valores usados no calculo da base.

18 Estes botões são apresentados somente na aba ICMS, sendo que nas outras abas esta listagem é feita logo à direita dos campos dos valores. Como mostra a imagem a seguir da aba de IPI. IMPORTANTE: Esta listagem de valores é possível somente quando a tributação é feita com Lançamento Automático, sendo que quando for alterada para lançamento manual a listagem e os botões de atalho serão excluídos da interface. Caso alguma alteração indesejada ocorra, o botão Sair no canto inferior direito da tela permite ao usuário sair sem considerar as alterações, sendo que o botão confirmar possui a ação contrária. Lançamento Manual A interface de detalhamento de tributos permite realizar alteração manual de valores dos tributos ou alterar os grupos de tributação para outros já cadastrados pelo sistema, isso é feito a partir do lançamento manual. Um item pode ter seus tributos definidos como lançamento manual de duas formas, a primeira é desmarcando o campo Lançamento automático, e a segunda é realizando qualquer alteração em qualquer campo da interface.

19 Quando um item é definido como tributado manualmente a interface de detalhamento de tributos será apresentada como na imagem abaixo. Os campos Grupo Tributação, Código Tributação e o botão Recalcular serão apresentados na interface. Através destes campos é possível o usuário definir tributações diferenciadas para o item baseado nas já cadastradas no sistema. Ao informar um grupo de tributação no campo Grupo Tributação e clicar no botão recalcular o sistema buscará as informações de tributação conforme as cadastradas no grupo selecionado, alterando a tributação, o código da situação tributária, as mensagens e os valores calculados inicialmente para o item. Esta opção possibilita tributar, por exemplo, ICMS ST a um item que não possuía valor de ST inicialmente, o que não é possível através da alteração do código de tributação, pois os parâmetros de ICMS substituído encontram-se somente no grupo de tributação. O campo Código Tributação apresenta a mesma função do Grupo Tributação, mas somente a tributação utilizada, sendo que ao mudar o código da tributação os valores de ICMS ST poderão ser alterados somente de tributado para não tributado, e não vice-versa, pois o código da tributação não possui os parâmetros para tributação de substituição tributária. Há ainda a possibilidade de inserir valores para tributação do item e recalcular os impostos conforme os novos valores inseridos, por exemplo, alterar uma alíquota de ICMS de 18% para 17% e inserir também um percentual de redução de base de calculo de 10% para que o sistema calcule o novo valor de ICMS. Para isto deve-se alterar os valores diretamente em seus

20 respectivos campos, deixar os campos Grupo Tributação e Código Tributação em branco e pressionar o botão Recalcular, sendo que neste caso o sistema irá pegar a base de ICMS que já estava informada, reduzir conforme o percentual de redução de base que o usuário informou manualmente no campo e calcular o valor com base na nova alíquota informada pelo usuário. Caso alguma alteração indesejada ocorra, o botão Sair no canto inferior direito da tela permite ao usuário sair sem considerar as alterações, sendo que o botão confirmar possui a ação contrária. Editando itens Caso haja necessidade de consulta ou alteração de valores dos itens já adicionados em uma nota é possível editar os itens através de duplo clique no item desejado na lista, após isso a interface será expandida e os dados do item serão apresentados nos campos, assim como na adição, será possível verificar os pedidos de compra, os lançamentos de lotes, etc. O botão Adicionar será alterado para Modificar e desde que a nota não esteja atualizada será possível realizar modificações em qualquer valor do item. Há não ser pelo campo Natureza, sendo que uma vez que o item é adicionado este campo torna-se desabilitado.

21 Controle de foco É possível realizar personalização da passagem de foco entre os campos da interface na aba Itens, isso auxilia a tornar o processo mais ágil para o usuário de forma a descartar o foco em campos que normalmente não são utilizados, ou definir passagem de foco em campos que são utilizados frequentemente. Este processo é realizado através do botão Controle de Passagem de Foco que é apresentado na tela quando o botão de expansão localizado no canto superior direito é pressionado. O botão Controle de Passagem de Foco, quando pressionado, apresenta uma janela onde é possível definir se um determinado campo da aba Itens terá, ou não, passagem de foco. Sendo que os campos marcados serão os que terão passagem de foco. As alterações realizadas nesta tela são mantidas na máquina, portanto, uma vez que a sequencia de foco é alterada o usuário não precisa alterá-la novamente cada vez que entra no sistema.

22 Há também a possibilidade de fazer a digitação do Valor total bruto de um item no seu lançamento, através da marcação do campo Valor total bruto na janela de controle de foco. Isso faz com que o sistema calcule o valor unitário automaticamente, com base no valor total bruto digitado e a quantidade do item, isso é utilizado no cadastro de notas que contenham itens onde o valor unitário multiplicado pela quantidade diverge do valor total bruto. Somente um destes campos pode ter marcação, pois o sistema deve calcular um destes valores automaticamente. Rateio em notas fiscais Durante a adição de itens na nota, é realizado um processo de rateio proporcional dos valores digitados nos dados principais da nota, como valores de frete, seguro, despesas, desconto, etc. Veja também: Dados principais. Conforme os itens são adicionados estes rateios são recalculados, o que torna o processo de adição mais lento. A fim de tornar o processo de adição mais ágil em notas com grande quantidade de itens foi criado o campo Efetuar rateios somente no fechamento da nota, este campo é apresentado somente em notas que possuem mais que 15 (quinze) itens adicionados e é encontrado na parte superior da interface.

23 Quando marcado o campo apresenta uma mensagem de confirmação, informando ao usuário qual a ação do campo e seu objetivo. Sendo que todos os itens adicionados a partir da marcação do campo, não terão inclusão dos valores dos rateios em seu valor liquido, estes valores serão adicionados apenas após desmarcar o campo ou após gravar/atualizar a nota, adicionando a todos os itens inseridos após a marcação do campo seus respectivos valores de rateio. Serviços Há a possibilidade de adicionar serviços na nota fiscal que está sendo cadastrada, este processo é realizado através da aba Serviços. Primeiramente deve ser definido o campo Seção, sendo que o código da seção a ser digitado deve ser o código de uma seção válida cadastrada no sistema, é possível realizar pesquisa através do botão Pesquisar (F2). O campo Quantidade Horas deve ser preenchido com a quantidade de horas gastas na realização do serviço medido em horas centesimais. O campo Valor unitário deve conter o preço de cada hora de trabalho do serviço medido em reais.

24 E o campo Valor de desconto deve apresentar o valor do desconto aplicado ao serviço também medido em reais. Após adicionar o serviço será listado no campo abaixo apresentando seus valores, juntamente com os valores calculados dos impostos, sendo que os valores de PIS e COFINS são calculados somente em notas de saída cuja operação esteja definida para calcular PIS e COFINS para serviços (PG Dados fiscais Tipo de operação) levando em consideração as alíquotas cadastradas nos parâmetros do sistema no módulo PG, e o valor de ISSQN é calculado somente quando o campo alíquota ISSQN na aba Dados Principais estiver preenchido. Para adicionar serviços de terceiros na nota basta cadastrar um serviço utilizando a seção TER, a partir do descritivo desta seção o valor do serviço será considerado um valor de serviço de terceiros. O campo natureza é automaticamente preenchido na lista com a natureza de serviços do cadastro da operação utilizada na cabeça da nota que está sendo cadastrada.

25 Fechamento Na aba Fechamento são comparados os valores digitados pelo usuário durante o processo de cadastro da nota fiscal e os valores calculados pelo sistema conforme os valores dos itens e serviços adicionados na nota. Os valores que apresentarem diferença são demonstrados na cor vermelha, sendo que o valor calculado pelo sistema pode ser automaticamente atribuído ao campo de valor digitado caso o usuário queira, isto é feito através do botão ao lado do valor a ser atribuído. IMPORTANTE: Ao igualar os campos Valor PIS e Valor COFINS os valores são preenchidos nos campos de peças conforme os valores dos itens e nos campos de mão de obra conforme os valores dos serviços automaticamente não necessitando o usuário realizar calculo dos valores separadamente. Inicialmente na interface são mostradas apenas três bases e três valores de ICMS, caso a nota possua mais bases, o botão de expansão bases e valores restantes de ICMS. deslocará a interface para baixo apresentando as

26 O botão é um facilitador para atribuição de valores calculados, quando pressionado, atribui os valores calculados pelo sistema para todos os campos de valores digitados que se apresentam divergentes. O botão refaz todas as validações de valores, verifica se os campos obrigatórios apresentados durante o processo de cadastro foram preenchidos corretamente e caso não haja nenhum conflito, finaliza o processo de cadastro da nota no sistema e atualiza a nota. O botão é utilizado para fazer o processo de recalculo e reprocessamento de parâmetros dos itens que foram adicionados à nota, as ações desse processo são: seleção do item, seleção dos parâmetros, cálculo de custo, cálculo de imposto, rateios. Este processo é utilizado normalmente quando há alteração de parâmetros do sistema durante o processo de cadastro da nota, sendo que ao utilizar-se deste processo o usuário não precisa editar todos os itens da nota para que os novos parâmetros tenham efeito. IMPORTANTE: este processo tem duração proporcional à quantidade de itens da nota, sendo que pode levar uma quantidade de tempo significativa em uma nota que possua muitos itens. Após confirmação do processo será apresentada a seguinte mensagem: Caso esta mensagem seja confirmada o sistema não irá realizar o reprocessamento nos impostos de itens que tiveram lançamento manual, e os valores originais serão mantidos, caso negada, todos os impostos serão recalculados e os lançamentos manuais serão perdidos. IMPORTANTE: no fechamento da nota é possível fazer atualização de uma nota com valores divergentes entre o calculado e o informado, basta clicar no botão Atualizar que será gerada uma solicitação de liberação, se a mesma for aprovada a nota poderá ser atualizada.

27 Cadastro de notas fiscais de devolução Também é possível fazer cadastro de notas fiscais de devolução, onde o processo de cadastro é semelhante ao descrito nos itens anteriores, porem deve ser feita a seleção da nota de origem e a definição de quais itens e em quais quantidades os mesmos serão devolvidos. Isto pode ser feito de duas formas, a primeira é através da janela Dados da devolução, esta janela é apresentada através de um botão na aba Dados principais, sendo este botão visível somente quando a operação da cabeça da nota a ser cadastrada for uma operação de devolução. Após pressionar o botão a janela será apresentada. Nos campos Cliente/Fornecedor, Nota, Série e Operação devem ser definidos os dados da nota fiscal de origem, sendo que estes campos tem possibilidade de pesquisa através do botão F2.

28 O botão permite a visualização da nota de origem informada. Quando pressionado abre a interface de cadastro de notas fiscais para consulta dos dados da nota informada. Após a definição dos campos e adição da nota, a mesma será listada abaixo e os itens da mesma serão listados a direita. Para definir que um item será devolvido o campo Devolver deverá estar marcado como SIM, sendo que esta seleção pode ser feita item a item, através de duplo clique no item desejado na lista, sendo que automaticamente os campos Produto e Quantidade serão preenchidos com o item selecionado e sua quantidade na nota de origem, podendo esta ser alterada para um valor menor, para que seja feita uma devolução parcial do item. No caso de devolução parcial, a quantidade selecionada terá seus valores de impostos recalculados de forma que o usuário não precise editar o item para definir os impostos de uma quantidade menor do que a da nota de origem.

29 A seleção dos itens também pode ser feita com auxilio dos botões e, sendo que quando utilizado o botão Marcar Todos da Nota, todos os itens terão o campo Devolver definido como SIM e suas quantidades serão exatamente as mesmas da nota de origem. Também é possível fazer uma devolução de mais de uma nota de origem, basta adicionar a primeira nota, definir os itens a serem devolvidos, preencher os campos Cliente/Fornecedor, Nota, Série e Operação com os dados da segunda nota de origem e definir os itens a serem devolvidos na segunda nota. Ao pressionar o botão Confirmar os itens marcados para serem devolvidos serão adicionados automaticamente com suas devidas quantidades e valores na aba Itens. Outra forma de selecionar itens para devolução é na aba itens, ao digitar um código de item cadastrado no sistema no campo Código do Item, será aberta a janela de devolução simplificada, que também pode ser aberta através do botão NF Origem localizado na aba itens e visível somente quando estiver sendo cadastrada uma nota de devolução. A janela de devolução simplificada é apresentada da seguinte forma: Assim que aberta, a janela traz os dados da ultima nota emitida que contém o item digitado no campo Código do Item, se aberta através do botão não traz nenhuma informação. Nesta tela é necessário informar apenas os dados da nota de origem e qual a sequencia do item que deve ser devolvido. Após confirmar o item é adicionado à nota na mesma quantidade da nota de origem. O botão permite a visualização da nota de origem informada. Quando pressionado abre a interface de cadastro de notas fiscais para consulta dos dados da nota informada.

30 Os itens adicionados como devolução terão o calculo de impostos baseado na nota de origem, isso é demonstrado no detalhamento dos tributos do item no campo Origem da tributação. O seguimento do processo é realizado de forma semelhante ao cadastro de notas de compra/venda descritos nos itens Dados Principais até Fechamento. Veja também: Processo de cadastro de notas fiscais. Cadastro de notas com itens do ativo imobilizado O cadastro de notas fiscais com itens do ativo imobilizado é realizado de duas formas, cadastrando uma nota que tenha operação de movimentação de imobilizado, ou lançando uma natureza de imobilizado na aba itens, então mesmo com uma nota de operação de normal podem ser cadastrados itens imobilizados. Quando uma natureza de imobilizado é definida, o campo Código do Item, na aba Itens é substituído pelo campo Bem do Imobilizado. O botão é um atalho para abrir o cadastro de bem, caso seja necessário cadastrar o bem durante o processo. Após selecionar o bem a ser adicionado a nota o processo continua da mesma forma como um item é adicionado a nota, ao pressionar o botão Adicionar a interface de detalhamento de tributos será automaticamente aberta para que o usuário possa digitar manualmente os impostos do bem. Veja também: Lançamento manual. Os Bens adicionados à nota são listados na aba Bens, localizada a direita da aba Fechamento.

31 O seguimento do processo é realizado de forma semelhante ao cadastro de notas de compra/venda descritos nos itens Dados Principais até Fechamento. Veja também: Processo de cadastro de notas fiscais. Cadastro de notas fiscais descritivas ou de despesa Para fazer cadastro de notas fiscais descritivas ou de despesa o campo Nota fiscal com itens descritivos deve estar marcado, este campo é encontrado na parte superior da interface. Ao iniciar o processo de cadastro com o campo marcado, caso seja uma nota fiscal de despesa o campo Tipo de despesa da aba Dados Principais deve ser preenchido. Na aba itens o campo Código do item não terá nenhum tipo de validação em relação se o item está cadastrado no sistema, e o campo Descrição do item se tornará editável, de forma ao usuário poder digitar o código e a descrição do item ou despesa que está cadastrando na nota. Ao tentar adicionar o item, a interface de detalhamento de tributos será aberta para que o usuário possa digitar manualmente o valor dos impostos. Veja também: Lançamento manual. O seguimento do processo é realizado de forma semelhante ao cadastro de notas de compra/venda descritos nos itens Dados Principais até Fechamento. Veja também: Processo de cadastro de notas fiscais.

32 Importação de Nota Fiscal através do arquivo de XML Para facilitar o cadastro de Notas Fiscais foi realizada a importação de Notas Fiscais através do arquivo de XML. Antes de iniciar a importação do arquivo devem ser informados os campos: Filial, Cliente/Fornecedor, Numero e série da nota e Operação, sendo estes encontrados na parte superior da interface. Após a definição destes campos, poderá ser selecionado o arquivo de XML através do botão, localizado na aba Dados principais. Onde será apresentada a seguinte mensagem:

33 Caso seja pressionado Não o sistema irá cancelar o processo de importação do XML, caso contrário o usuário assume a responsabilidade de conferência dos itens, seus valores e da nota fiscal, pois podem ocorrer casos onde o XML esteja com valores incorretos, visto que a SEFAZ faz conferência de apenas alguns valores no XML. Após confirmação será aberta a seguinte janela para seleção do XML a ser importado: Ao selecionar o XML o sistema irá fazer as seguintes validações: Se o CNPJ da Filial é igual ao CNPJ do cliente do XML; Se o CNPJ do Cliente/Fornecedor informado na cabeça da nota do T-Car é igual ao CNPJ do emitente do XML. Se o número da Nota Fiscal informado na cabeça da nota do T-Car é igual ao número da Nota Fiscal do XML. Se a série da Nota Fiscal informado na cabeça da nota do T-Car é igual à série do XML. Se a condição de pagamento (a vista/a prazo) informado na operação fiscal do T-Car é igual à condição de pagamento do XML. Caso alguns destes dados estejam diferentes o sistema irá alertar ao usuário, podendo escolher se irá continuar ou cancelar o processo de importação. Após realizar a importação o sistema irá salvar o diretório do arquivo XML. Após as validações realizadas o sistema exibirá a seguinte imagem, contendo todos os itens do XML.

34 Nesta tela serão relacionados os Códigos do XML com os Códigos do Sistema T-Car. O sistema irá sugerir automaticamente o código seguindo a seguinte ordem: 1. Quando houver um XML importado para o mesmo código de item do XML e Cliente/Fornecedor o sistema irá sugerir o código que foi relacionado anteriormente; 2. O código do XML for igual ao código do sistema. 3. O código do XML for igual ao código editado. 4. O código do EAN (código de barras) do XML for igual ao EAN do item. 5. O código do XML for igual ao código da fábrica localizado no catálogo básico. Quando o sistema encontrar relação entre o Código do XML e o Código Sugerido Sistema a linha será destacada em verde nestas colunas. O mesmo irá ocorrer para as colunas Descrição do XML e Descrição do Sistema, UN XML e UN Sistema. Quando o sistema não encontrar relação dos códigos é necessário informar manualmente através de duplo clique ou pressionar a tecla ENTER no item desejado, onde serão habilitados para edição os campos Código do Item, Unidade de Medida, Quantidade, Natureza e Tipo de Despesa conforme imagem abaixo:

35 IMPORTANTE: O campo Natureza será preenchido automaticamente através da operação fiscal informado na cabeça da Nota Fiscal. Divergências de valores Caso hajam divergências nos valores do XML e os valores do sistema (como diferença de base de ICMS, CST ICMS, alíquota de ICMS, etc.) será apresentada na interface uma lista com as divergências e os valores que as causam. Assim como na imagem a seguir. Há a possibilidade de bloquear a importação dos dados quando houver divergências através do parâmetro Divergências na importação do XML encontrado em: Módulo PG Parâmetros Parâmetros do sistema Aba PG Aba importação XML.

36 O parâmetro é apresentado da seguinte forma: Onde a primeira opção (A), alertará o usuário na hora da confirmação da importação caso hajam divergências; A segunda opção (B), impedirá a importação dos dados caso hajam divergências; E a terceira opção (N), não realizará nenhuma ação. IMPORTANTE: O parâmetro CST IPI para item descritivo que não possui CST na importação irá sugerir uma CST para itens de notas fiscais descritivas que não possuem CST. Porém este campo não possui verificação de CST válida. Após relacionar todos os códigos do XML com os códigos do sistema o sistema irá permitir a importação através do botão O seguimento do processo é realizado de forma semelhante ao cadastro de notas de compra/venda descritos nos itens Dados Principais até Fechamento. Veja também: Processo de cadastro de notas fiscais.