Projeto de intercâmbio eletrónico de documentos incluindo a fatura eletrónica com fornecedores do Grupo TAP. Documentação Fornecedores

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1 Indra Unidade de Mercados Digitais Projeto de intercâmbio eletrónico de documentos incluindo a fatura eletrónica com fornecedores do Grupo TAP Documentação Fornecedores Guia de Implementação Versão de Janeiro 2014

2 Índice 1- Âmbito 2- Os elementos do projeto 3- O que é a fatura eletrónica 4- As vantagens 5- Descrição e gráfico da arquitetura 6- Passos a realizar para a adesão do fornecedor 7- Contactos ANEXO A Questionário a responder pelo fornecedor e devolução à Indra. 1

3 1- Âmbito O Grupo TAP desenvolveu um projeto para otimização do envio e receção de documentos, tratamento e conferência de faturas dos seus fornecedores, socorrendo-se do intercâmbio eletrónico de documentos para o efeito. Dito projeto enquadra-se no compromisso do Grupo TAP no desenvolvimento de práticas e políticas de sustentabilidade ambiental e também de modernização e eficiência administrativa através da utilização das melhores práticas, tecnologias e quadro legal disponível. A fatura eletrónica e o intercâmbio eletrónico documental são uma realidade em Portugal e em inúmeros países num contexto mundial, utilizado em inúmeros setores, e em pleno desenvolvimento, que confere a possibilidade de as empresas/organizações aumentarem a produtividade, otimizarem o tratamento de dados e produção de informação, reduzirem esforços, erros e tempos administrativos, e otimizarem as suas relações comerciais. O Grupo TAP solicita a adesão dos seus fornecedores para o intercâmbio eletrónico documental e fatura eletrónica substituindo os intercâmbios atuais em papel. O Grupo TAP selecionou a Indra como seu parceiro tecnológico e de serviço. O Grupo TAP é composto pelas entidades TAP SGPS, TAP SA, PGA, MEGASIS, UCS e SPDH. 2- Os elementos do projeto O projeto consiste, e ajustado a cada fornecedor; No envio eletrónico de encomenda para o fornecedor do Grupo TAP Na receção eletrónica e com caractér legal de fatura do fornecedor do Grupo TAP No envio eletrónico de aviso e pagamento para o fornecedor do Grupo TAP Os fornecedores terão acesso através de um Portal ao repositório de documentos, podendo pesquisar os mesmos, visualizar, imprimir, e listar. O Grupo TAP utiliza os serviços da Indra neste projeto. Comunicação com o Grupo TAP: Rede: Indra Serviço: IeDOCS Caixa de correio (mailbox) 2

4 Entidade TAP, SGPS TAP, SA Portugália Airlines MEGASIS UCS SPdH Mailbox EDI PT PT PT PT PT PT Os fornecedores deverão contratar um serviço com a Indra ou com outro operador que se interconecte com a Indra e obedeça aos guias de implementação do Grupo TAP. Guias de implementação: Foram elaborados guias de implementação para as mensagens encomenda, fatura e aviso de pagamento, utilizando-se para o efeito standards internacionais. EDIFACT, UBL e IATA. O fornecedor poderá escolher o guia de implementação que desejar caso pretenda uma implementação tipo EDI. 3- O que é a fatura eletrónica? A Fatura Eletrónica é um documento comercial semelhante ao convencional, mas reduzido a um formato eletrónico, isto é, desmaterializado. Com cobertura legal em Portugal desde 1 de Janeiro de 2004, tem o mesmo valor legal que a fatura em papel. Deve conter as menções obrigatórias para qualquer fatura e satisfazer, além disso, as condições exigidas na lei para garantir a autenticidade da origem, a integridade do seu conteúdo e o seu não repúdio. As faturas devem ser arquivadas durante os 10 anos subsequentes. Sendo as faturas eletrónicas equivalentes às faturas em papel, devem ser arquivadas em suporte eletrónico durante o mesmo período, devendo ser garantido o acesso completo online à Administração Tributária. 4- Vantagens Vantagens para o Grupo TAP: Maior rapidez na processo de conferência da fatura 3

5 Menos erros e esforços administrativos Redução de custos e aumento de produtividade Melhor relação com o fornecedor Responsabilidade ambiental Vantagens para o fornecedor: Melhor serviço ao seu cliente Recebimentos mais céleres Menos erros e esforços administrativos Receção de informação de pagamento 5- Descrição e gráfico da arquitetura Formas de receção e envio de documentos pelo fornecedor: 1- Os fornecedores poderão receber as encomendas e os avisos de pagamento eletronicamente por várias vias; via Portal,via um com pdf, via ficheiro. 4

6 2- Os fornecedores poderão recorrer à Indra para envio das faturas ao Grupo TAP estando disponível, o envio por ficheiro, por defeito com o formato dos guias de implementação da fatura do Grupo TAP ou através do Portal de entrada de dados de fatura da Indra Portal IeDOCS. É também possível solicitar à Indra a receção de um outro tipo de ficheiro e a sua conversão para o formato standard do Grupo TAP. 3- Os fornecedores poderão também recorrer a outros operadores, que se interconectem com a Indra devendo para tal implementar o guia de implementação do Grupo TAP. 4- Os fornecedores deverão garantir o envio e o arquivo legal na modalidade de fatura eletrónica, sendo que após entrada em produção deixarão de enviar faturas em papel para o Grupo TAP. Receção das faturas pelo Grupo TAP 1- O Grupo TAP receberá as faturas e fará integração nos seus sistemas de receção, tratamento, conferência de faturas e lançamento de faturas recebidas. Acesso aos documentos O documentos serão acessíveis e visíveis para todos os fornecedores através do acesso ao Portal iedocs da Indra. Rastreabilidade dos fluxos dos documentos Os fluxos dos documentos serão visíveis através do acesso ao Portal da Indra IeDOCS e através dos relatórios de tráfego que o serviço da Indra produz. Se o fornecedor utilizar outro operador que não a Indra será através da informação de rastreabilidade que a Indra devolve a esses operadores. Será possível saber informação temporal, sobre o envio, receção Indra e arquivo, e receção pelo Grupo TAP e fornecedor. O serviço disponibiliza também informação sobre eventuais erros que não permitiram o seu processamento. 5

7 6- Passos a realizar para a adesão do fornecedor Nota: Durante as fases de testes as faturas em papel continuam a ser enviadas 7- Contactos Parceiro Tecnológico: Indra Serviço a Clientes Indra / Ligação de mailboxes Tel: Fax: Mail: sc-md@indracompany.com Área Comercial Tel: Fax: Mail: comercial-md@indracompany.com 6

8 ANEXO A Questionário a responder pelo fornecedor e devolução à Indra 1- Identificação do fornecedor: Nome: Morada: Pessoa de contacto para o projeto: Tel: 2- Tipo de implementação requerida: EDI ou Web EDI (Portal) 3- Em que data inicia a fase de testes? 7