Apresentação. O acompanhamento dos planos de ação que vierem a seguir a ferramenta é de responsabilidade da unidade autora e executora da proposta.

Transcrição

1 Poder Judiciário Tribunal de Justiça do Estado do Ceará Secretaria Especial de Planejamento e Gestão FERRAMENTA PARA ELABORAÇÃO E ACOMPANHAMENTO DE PLANOS DE AÇÃO 1

2 Apresentação Com o objetivo de oferecer um suporte para a elaboração e acompanhamento de planos de ação aos gestores do TJCE, a Secretaria Especial de Planejamento e Gestão (Seplag) desenvolveu a presente ferramenta simplificada de apoio gerencial. Esta ferramenta poderá ser utilizada por toda e qualquer unidade do Poder Judiciário cearense, seja de área administrativa ou judiciária, em seus esforços de acompanhamento de ações gerenciais de diversas naturezas, tais quais atividades setoriais de entrega de um produto ou serviço, iniciativas de melhoria de funcionamento de um setor, forças-tarefa e empreendimentos em geral de uma unidade gerencial. O material congrega conceitos adotados pelo Guia das melhores práticas em gerenciamento de projetos (PMBok Guide), desenvolvido pelo Project Management Institute (PMI). Como auxílio, são também utilizadas diretrizes da ferramenta administrativa 5W2H, também bastante utilizada na formulação de planos de ação gerencial. O conteúdo da ferramenta apresenta-se em estilo passo-a-passo e instrui o usuário a realizar o cadastro da ação, seguido de definição de escopo da ação, elaboração de plano de ação e, por último, acompanhamento. O acompanhamento dos planos de ação que vierem a seguir a ferramenta é de responsabilidade da unidade autora e executora da proposta. Esta ferramenta caracteriza-se pelo teor de sugestão e apoio ao acompanhamento de planos de ação e, portanto, está aberta à proposição de modificações advindas de setores e usuários que vislumbrem melhorias na organização e/ou no funcionamento do material. 1

3 Passo 1: Cadastro da Ação Comece acessando o SharePoint de sua unidade. Nesse caso, por unidade, entenda-se a grande área à qual seu setor faz parte (Exemplo: Secretaria de Finanças, Assessoria de Precatórios, Secretaria Judiciária, Fórum Clóvis Beviláqua etc.). Caso você não saiba a página de acesso ou sua unidade não possua SharePoint específico, contate a Seplag (ver contatos ao final deste material). Após acessar a página de sua unidade no SharePoint, para efetuar o cadastro de sua ação, acesse o link Ações no menu Acompanhamento de Ações, conforme mostra a Figura 1. Figura 1 - Menu de consulta e acesso ao cadastro de ações No link Ações, clique em adicionar novo item. Será aberto o formulário para o cadastramento da ação, conforme Figura 2. Preencha o formulário, indicando o setor ao qual a ação está vinculada dentro de sua unidade (procure informar o nome completo do setor, sem abreviaturas ex.: Serviço, e não Serv. ; Departamento, e não Depto. ; Divisão, e não Div. ; Secretaria, e não Secret. etc.); o nome da ação; uma breve descrição sobre a iniciativa, mencionando os seus objetivos; o nome do responsável pela ação e o status (se ativa ou concluída). Após todo o preenchimento, ative o botão Salvar. 2

4 Figura 2 - Formulário de cadastramento de ações Passo 2: Definição do escopo da ação Com a ação devidamente cadastrada, é o momento de definir o escopo da ação. Esta atividade consiste na identificação de tudo o que terá que ser realizado para gerar o produto ou serviço a ser obtido por meio da iniciativa em questão. Com vistas a auxiliar na definição do escopo, sugere-se a utilização da Estrutura Analítica de Projeto (EAP), ferramenta constante do PMBok, a qual ajuda a definir e organizar o escopo da ação. A EAP é uma decomposição hierárquica orientada às entregas do trabalho a ser executado pela equipe, em que cada nível descendente representa uma definição gradualmente mais detalhada do trabalho a ser realizado no projeto (PMI, 2008). Assim, para criar a EAP, o responsável deverá subdividir as 3

5 principais entregas do trabalho da ação (1º nível da EAP) em entregas menores e de gerenciamento mais fácil (2º nível da EAP), conforme exemplo exposto na Figura 3. Título da Ação 1º Nível 2º Nível Figura 3 - Exemplo de EAP de um projeto A presente ferramenta sugere que a EAP seja construída por meio do software XMIND, programa que traz mais praticidade na elaboração da Estrutura Analítica. Para utilizá-lo, siga os passos a seguir: a) Contate o CATI para instalar o programa XMIND na máquina em que será construída a EAP. b) Ao abrir o programa, surge uma janela onde podem ser encontradas várias opções de templates (padrões) com as quais são possíveis construir EAP s. Cada template fornecerá uma estrutura de EAP diferente. A exemplo da Figura 4, escolha a opção Blank que trará o modelo mais simples de EAP oferecida pelo programa. 4

6 Figura 4 Escolha de template (Blank) para a EAP c) O programa apresentará um quadro contendo o título Central Topic, tal qual mostra a Figura 5. Esse quadro será o núcleo de sua EAP, de onde partirão todos os níveis/entregas da ação. Informe, nesse núcleo, o título da ação (conforme apontado na Figura 3). Para digitar qualquer texto nos quadros do XMIND, basta dar um duplo clique no espaço interno da imagem. Figura 5 Início padrão da EAP 5

7 d) Após definido o título da ação, é momento de definir as entregas de 1º nível a serem cumpridas para o alcance dos objetivos da ação. Para criar entregas vinculadas ao nome da ação a ser gerenciada, basta clicar sobre o quadro com o botão direito do mouse e acionar o item Insert / Topic (ver Figura 6). Figura 6 Inserção de tópicos ao título da ação e) A operação de inserção de tópicos vinculados ao nome da ação deverá ser repetida até ser obtido o número suficiente de entregas de 1º nível. Novamente, os devidos nomes das entregas poderão ser digitados dentro de cada quadro. A Figura 7 mostra inclusão de nomes aos tópicos correspondentes às entregas de 1º nível. 6

8 Figura 7 Inserção de entregas de 1º nível f) Para cada entrega de 1º nível, deverão ser informadas as entregas de 2º nível (entregas menores). Para inserir entregas de 2º nível, clique na entrega do 1º nível correspondente e siga o caminho Insert / Subtopic, acionado pelo botão direito do mouse, conforme Figura 8. Repita a operação até que as entregas de 1º nível contenham todas as entregas de 2º nível suficientes para a realização da ação. Em seguida, inclua os nomes das entregas de 2º nível. Figura 8 - Inserção de entregas de 2º nível g) A imagem geral do cumprimento dos passos a) a f) pode ser 7

9 representada pela Figura 9. Figura 9 Construção da EAP em níveis e subníveis h) Para organizar a estrutura da EAP, de modo a facilitar seu acompanhamento, acione a opção Org (Down) para redistribuir as entregas de 1º nível abaixo do nome da ação, conforme Figura 10. O resultado dessa etapa está representado na Figura 11. Figura 10 Mudança da estrutura da EAP 8

10 Figura 11 EAP com entregas de 1º nível reorganizadas i) Para também organizar as entregas de 2º nível, de modo a facilitar seu acompanhamento, acione a opção Tree (Right) para alocar as entregas enfileiradas abaixo de cada entrega de 1º nível, conforme Figura 12. Repita a operação até que todas as entregas de 2º nível estejam organizadas abaixo das entregas de 1º nível. O resultado dessa etapa está representado na Figura 13. Figura 12 Mudança da estrutura das entregas de 2º nível 9

11 Figura 13 EAP com entregas de 2º nível reorganizadas j) Salve a EAP no formato pdf e, retornando ao SharePoint, anexea à ação correspondente. Para tanto, localize a ação, acessando o link Ações (conforme Figura 1), acione o ícone Editar item, em seguida, o ícone Anexar arquivo, localize a EAP salva em pdf por meio do botão Procurar e, por fim, envie o arquivo. O caminho pelo qual o arquivo será anexado é demonstrado nas Figuras 14, 15 e 16. Figura 14 Caminho para a inclusão da EAP no cadastro de ações (1) 10

12 Figura 15 Caminho para a inclusão da EAP no cadastro de ações (2) Figura 16 Espaço para anexar a EAP no sistema de cadastro de ações 11

13 Passo 3: Elaboração do Plano de Ação Com a Ação cadastrada e o escopo definido, é chegada a fase de elaborar seu Plano de Ação. Nessa etapa, a presente ferramenta para elaboração e acompanhamento de Planos de Ação, segue a diretriz 5W2H, uma ferramenta de cunho gerencial que busca facilitar a especificação de necessidades por meio da definição de responsabilidades, métodos, prazos, objetivos e recursos necessários para a execução de uma determinada ação (JUNIOR et. al, 2010). A ferramenta 5W2H é assim chamada por fazer referência às letras iniciais de perguntas (em inglês) que devem ser feitas para a especificação de questões fundamentais à realização do empreendimento desejado. A Tabela 1 apresenta as perguntas que compõem o 5W2H : 5W What? (O quê?) O que deve ser feito? Who? (Quem) Quem deve fazer? 2H How? (Como?) Como será feito? How Much? (Quanto?) Quanto custará? When? (Quando?) Quando será feito? Where? (Onde?) Onde será feito? Why? (Por quê?) Por que deve ser feito? Tabela 1 - Componentes da ferramenta 5W2H Visando à elaboração de um Plano mais sucinto e objetivo, a proposta do presente material é contemplar apenas três componentes da ferramenta 5W2H, que são: 12

14 What? O que deve ser feito? Who? Quem deve fazer? When? Quando será feito? Sendo assim, para cada entrega definida no 2º nível da EAP, (O QUÊ?) vide exemplo exposto na Figura 17 deve ser definido QUEM será o responsável por executá-la e qual a data limite para concluí-la (QUANDO?). Além destas informações, esse também é o momento de registrar o status da entrega, ou seja, a informação sobre a fase em que a entrega se encontra, se ela está em estágio a ser iniciado, em andamento ou já concluída. Essas especificações devem ser registradas, no campo Acompanhamento / Adicionar novo item (conforme caminho apresentado nas Figuras 17 e 18). Figura 17 Caminho para adicionar entregas de 2º nível e suas respectivas especificações 13

15 Figura 18 Inserção das entregas de 2º nível e suas respectivas especificações Ao acionar o link Adicionar novo item, será aberto espaço (conforme Figura 19) para a inclusão das informações específicas das entregas que se pretende cadastrar. Repita essa operação na quantidade de vezes suficiente para o cadastro de todas as entregas de 1º e 2º nível. 14

16 Figura 19 Preenchimento das especificações de entregas de 2º nível Passo 4: Acompanhamento da execução da ação O acompanhamento e a gestão da execução das entregas das ações poderão ser efetuados no ambiente originado pelo link Acompanhamento, onde poderá ser procedida a atualização periódica dos registros anteriormente cadastrados (Passo 3). O acompanhamento das ações será possível por meio da atualização das datas de conclusão, dos responsáveis e das fases/andamentos que traduzam a situação das entregas. À medida que forem ocorrendo as realizações das entregas, ou ainda, quando houver alguma necessidade de alteração (responsáveis, prazos etc.), atualize as devidas informações na respectiva entrega. Para editar as especificações de uma entrega, selecione a entrega escolhida, clique em Editar item e atualize as informações 15

17 pertinentes no espaço para edição da entrega. As Figuras 20, 21 e 22 mostram o caminho que dá acesso ao referido espaço de edição. Figura 20 Caminho para acessar o espaço de edição das informações de uma entrega (1) Figura 21 Caminho para acessar o espaço de edição das informações de uma entrega (2) 16

18 Figura 22 Espaço de edição das informações de uma entrega A Figura 23 mostra um exemplo de relatório de acompanhamento da ação, onde, como exemplo, estão cadastradas as cinco entregas de 2º nível ligadas à entrega de 1º nível Reforma e as duas primeiras entregas de 2º nível da entrega de 1º nível Móveis. Figura 23 - Relatório de acompanhamento da execução da ação 17

19 No exemplo aqui enfocado, os dados necessários para o acompanhamento estariam completos quando todas as entregas de 2º nível estivessem cadastradas e vinculadas às respectivas entregas de 1º nível. Tomando, portanto, esse exemplo como correlato à ação que você cadastrou seguindo o presente passo-a-passo, o acompanhamento do Plano de Ação se dá no dia-a-dia, verificando-se o cumprimento de prazos e etapas junto aos responsáveis, dialogando-se com estes a fim de conhecer êxitos obtidos e dificuldades enfrentadas na busca de atingir os objetivos (entregas de 1º e de 2º nível), atuando diligentemente no contorno de dificuldades enfrentadas pelos responsáveis e pelo setor, bem como procurando conhecer cada vez mais acerca da gestão de acompanhamento de ações de seu setor. O registro, edição e controle do andamento das etapas de uma ou de diversas ações, conforme instruiu a ferramenta aqui apresentada, são passos fundamentais para se fortalecer o acompanhamento de ações junto à sua equipe. 18

20 Elaboração e Suporte Técnico A presente ferramenta foi elaborada pelo Departamento de Estratégia e Projetos com o apoio do Departamento de Otimização Organizacional, ambos vinculados à Secretaria Especial de Planejamento do TJCE. Mais esclarecimentos podem ser prestados pelo Departamento de Estratégia e Projetos. Contatos Departamento de Estratégia e Projetos: (85) / (85) Referências PMI. Guia PMBOK. 4. ed. Atlanta: PMI, JUNIOR, Isnard Marshall et. al. Gestão da Qualidade. 10 ed. Rio de Janeiro: FGV,

21 Estado do Ceará Poder Judiciário Tribunal de Justiça Secretaria Especial de Planejamento e Gestão planejamento@tjce.jus.br 20