CADASTROS BÁSICOS DO SISTEMA TOPONE

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1 Vamos detalhar neste tutorial os cadastros básicos do sistema TOPOne, leia atentamente os conceitos e recursos para conhecer e utilizar melhor esta ferramenta que tem o objetivo de ajudar e organizar a sua empresa. As opções do sistema podem ser acessadas através dos menus e dos botões de atalho, como na imagem acima. Quando o usuário seleciona a opção desejada o sistema exibe um formulário específico. Na parte superior dos formulários pode-se encontrar o título especificando a utilidade do formulário e também as sub-divisões do formulário. Como no exemplo abaixo: Cadastro, registros, serviços, etc. Na parte inferior o usuário encontrará botões que funcionam como comandos e ajudam no manuseio do formulário, veja na imagem abaixo. Primeiro Movimenta os dados do cadastro Primeiro registro Anterior Movimenta os dados do cadastro Registro anterior Próximo Movimenta os dados do cadastro Próximo registro Último Movimenta os dados do cadastro Último registro Incluir Incluir um novo registro no arquivo, coloca o arquivo em modo de edição Alterar Editar os dados do registro atual no arquivo, coloca o arquivo em modo de edição Excluir Deletar o registro atual do arquivo. Cancelar Cancela a inclusão ou edição do registro atual no arquivo Gravar Salva os dados do registro no arquivo Sair Fecha o formulário atual

2 CADASTRO DE CLIENTES Neste formulário o usuário efetua o cadastramento dos clientes da empresa, perceba que as informações mais importantes para identificar e conhecer o cliente estão disponíveis, algumas informações são obrigatórias. Para iniciar o uso deste formulário lembre dos botões da parte inferior. Durante o cadastramento do cliente o usuário deverá preencher as informações disponíveis no momento. Existe um botão na parte superior deste cadastro denominado Pesquisar CNPJ, o usuário pode utilizá-lo para pesquisar os dados de clientes pessoas jurídicas através do seu CNPJ. Veja na tela abaixo: Basta preencher o CNPJ da empresa e digitar o contéudo do captcha, no exemplo acima C7RJ44 e clicar no botão Consultar, automaticamente os dados localizados preencherão os campos. Para decidir o que fazer com os dados basta o usuário clicar nos botões da parte inferior.

3 Durante o cadastramento do cliente o usuário precisa preencher o Código IBGE do município, esta informação é obrigatória. Quando o usuário já preencheu a UF e a cidade do cliente ao clicar no botão Pesquisa do lado da cidade surge este formulário acima. Vejamos a pasta Registros que mostra ao usuário todos os dados lançados no arquivo, deve-se utilizar os registros para pesquisar e localizar os dados do cliente para editar as informações, excluir do arquivo ou consultar as informações. Note também que nesta pasta existem botões especiais, que são: Inverter razão social e nome fantasia Edita o registro e troca de posição os campos razão social e nome fantasia Marcar No grid dos clientes existe uma coluna X que indica se o registro está marcado. Marcar um registro é útil por exemplo para emitir listagens dos clientes marcados. Marcar todos Marcar todos os clientes Desmarcar todos Desmarcar todos os clientes

4 Visualizar como chegar Exibe um formulário que mostra ao usuário um mapa indicando inicialmente o caminho da sua empresa até o endereço do cliente, pode-se imprimir a distancia percorrida, o tempo de viagem, as ruas e direções. Localizar no Google Maps Abre o navegador padrão e exibe o site Google Maps posicionado sobre o endereço do cliente. Esta pasta exibe todos os serviços que a sua empresa efetuou para o cliente. Esta pasta exibe todos os títulos a receber entre a sua empresa e o cliente, note que existe um botão Totalizar a relação de títulos que tem a finalidade de preencher os campos abaixo com a soma dos títulos de acordo com a sua situação atual.

5 Esta pasta lista todos os cheques que o cliente deixou na sua empresa, permitindo consultar rapidamente a situação atual dos cheques. CADASTRO DE FORNECEDORES O formulário de cadastro de fornecedores é muito parecido com o formulário de cadastro de clientes, portanto não iremos detalhá-lo.

6 CADASTRO DE VENDEDORES E FUNCIONÁRIOS DA EMPRESA O cadastro de vendedores é importante principalmente para preencher os lançamentos de vendas, ordens de serviços e similares. Além das informações cadastrais do funcionário o usuário precisará se atentar a seguinte informação: Demissão, quando o funcionário se desligar da empresa deve-se preencher este campo para que o funcionário não conste mais na lista de funcionários durante os lançamentos de vendas e ordens de serviços. Atendente, deve preencher com Sim caso o funcionário seja um atendente da empresa, ou seja, esteja habilitado para efetuar vendas, abrir ordens de serviços, etc.

7 CADASTRO DE PRODUTOS Todos os produtos que a sua empresa comercializa devem estar cadastrados no sistema TOPONe juntamente com as suas informações mais importantes. Vejamos alguns detalhes do cadastro de produtos Apelido Descrição curta do produto para uso em etiquetas de código de barras Custo/custo médio Preço calculado através das entradas do produto na empresa Unidade de medida Unidade de medida para o estoque da mercadoria Marca Marca do fabricante do produto Categoria Tipo do produto por grupo na tabela de preços NCM (Nomeclatura Comum do Mercosul) Código que identifica o gênero do produto, obrigatório para documentos fiscais. Tipo de produto Tipo de produto para a empresa EAN13 Número que gera o código de barras Item movimentável Identifica se o produto terá controle de quantidade de estoque Substituição tributária Especifica o tipo de controle tributário do produto Embalagem Quantidade de itens na embalagem do produto Fornecedor representado que distribui este produto Para empresas que comercializam produtos de outras empresas em forma de representação, utiliza-se o campo para especificar a empresa que está sendo representada com este produto.

8 Esta é a pasta de registros dos produtos, nela constam a lista de todos os produtos cadastrados no arquivo. Neste formulário o usuário tem como consultar a relação de entradas que ocorreram com o produto selecionado.

9 Neste formulário o usuário tem como consultar a relação de saídas que ocorreram com o produto selecionado.