25. Lançamentos Lançamentos de Eventos Programação Programação Geral Programaçao Múltipla e Exclusão

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1 GESCON PHOENIX

2 Sumário Índice 1. Introdução Configurações Mínima para utilização do Gescon Como baixar o sistema da internet Processos para Download... 7 Menu Cadastro Usuários Cadastro de Grupos de Acesso Cadastro de usuários Alteração de Senhas Cadastro de Cliente Cadastro de Não Clientes Cadastro de Fornecedores Cadastro de Eventos da Contmatic e do Usuário Cadastro de Tipos de Serviços Cadastro de Forma de Recebimento e Pagamento Cadastro de Tipos de Documentos Cadastro de Tipos de Guias Bancos Cadastro de Bancos Cadastro de Agências Cadastro de Conta Corrente Cadastro de Carteira de Cobrança Cadastro de Informações para cobrança Bancária Cadastro de Grupos de Despesas e Receitas Cadastro de Feriados Parâmetros do Sistema Cadastro de Trabalhos e Tarefas Cadastro de Setores Funcionários / Colaboradores Definição de Trabalhos e Tarefas por cliente Definição de Setores e Clientes por funcionários Cadastro de Time Sheet Obrigações Cadastro de Obrigações Definição de Obrigações por Cliente Menu Serviços... 26

3 25. Lançamentos Lançamentos de Eventos Programação Programação Geral Programaçao Múltipla e Exclusão Múltipla por Clientes Geração de Lançamentos Lançamentos de Tarefas realizadas Horas Trabalhadas Nota Fiscal Geração de Notas Fiscais em Lote Cancelamento de Nota Fiscal Estorno de Cancelamento de Nota Fiscal Nota de Despesa Geração de Nota de Despesa em Lote Exclusão de Notas de Despesas Impostos Cadastro de Códigos de Receita Taxa Selic Vínculo de Feriados e Municípios Cálculo de Impostos em Atraso Gerenciamento de Impostos Calculados Protocolos Cadastro de Documentos para Protocolos Lançamento de Protocolos Gerenciamento de Protocolos Gerenciamento de Itens Protocolados Recálculo de Guias Protocoladas Reajuste de Honorários Orçamentos Modelos de Orçamentos Lançamento de Orçamentos Contratos Modelos de Contratos Lançamento de Contratos Livro Caixa Contas do Caixa Termos do Livro Caixa Lançamentos do Caixa... 45

4 37.4. Renumerar Lançamentos Menu Financeiro Contas a Receber Contas a Receber Recebimento de Contas Baixa de contas a Receber Recibos Emissão de Recibos Emissão de Recibos Rápidos Boletos Agrupamento de Boletos Emissão de Boletos Emissão de Carta de Cobrança Contas a Pagar Contas a Pagar Pagamento de Contas Baixa de Contas a Pagar Emissão de Pagamentos Fluxo de Caixa Contas (Movimentação) Lançamento de Transferência entre Contas Geração de Arquivo Remessa Importação de Ocorrência Importação de Extratos Importação de Francesas Conciliação Bancária Menu Integração Integração Contábil Integração com o G Integração de NF-e Exportação de RPS (Recibo Provisório de Serviços) Importação de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) Gerenciamento de Guias Menu Lucratividade Rateio de Materiais Pesos por Perfil de Cliente Pesos por demanda de trabalho Menu CRM... 65

5 51. Motivo de Atendimento CRM Atendimento de Chamadas Menu Relatórios Relatórios de Cadastros Relatórios de CRM Relatórios de Contas a Receber Relatórios de Contas a Pagar Relatórios de Fluxo de Caixa Relatório de Tarefas Realizadas Relatórios de Lucratividade Relatório de Time Sheet Emissão de Protocolos Relatórios e Emissão Notas Relação de Cheques Emissão de Darfs Sobre Serviços Relação de Guias Relação de Eventos Relação de Tributos Retidos a Compensar Emissão de Etiquetas para Correspondência Emissão de Guias e Relatórios de Impostos Relatórios de Livro Caixa Relatórios Orçamentos Relatório de Contratos Relatório de Obrigações Menu Web Phoenix Sincronização Enviar Servidor Configurações para Sincronização Informações Gerais Exportar Cadastro de Clientes Gerenciamento de Arquivos Menu Auxiliar Controle de Impressão Configurações de Gerenciamento de Arquivos para envio por Agenda de Compromissos Importação de Layout de Notas Fiscais do ENFS... 73

6 83. Configuração de Notas Fiscais Importar Lançamentos do Caixa do ADM Dados do Escritório Contábil Manual Menu Ajuda Suporte Interativo Novidades Sobre o Gescon... 76

7 1. Introdução O Sistema Gescon Phoenix tem a finalidade de Gerenciar o Escritório de Contabilidade. Esse Gerenciamento é composto por diversas rotinas que gerenciam as tarefas do dia a dia do Escritório Contábil deixando mais fácil e prática a execução das mesmas. As principais rotinas são Controle de chamadas recebidas, emissão de recibos e boletos (matricial e laser), controle de Contas a Receber, importação de francesas, controle de Contas a Pagar e Fluxo de Caixa totalmente automatizados. Emissão de Notas Fiscais e Notas de Despesas, controle e emissão dos impostos retidos na fonte (IR, PIS, COFINS, CSLL) e o melhor, tudo isso integrado com nosso sistema G5 Phoenix e Contábil Phoenix. Temos também no Gescon Phoenix a Rotina de Emissão de Protocolos acompanhado do gerenciamento de protocolos e gerenciamento dos itens protocolados inclusive Guias enviadas para os Clientes, bem como o Gerenciamento de Guias, ou seja, o controle das Guias enviadas para os clientes tal como o controle de guias dos Clientes pagas pelo Escritório Contábil. Nessa rotina, por exemplo, ele controla tanto a obrigatoriedade do pagamento que passa a ser do escritório contábil como também o controle do reembolso da guia. O cálculo da lucratividade tem a finalidade de relacionar o custo com serviços prestados e despesas do Escritório com o valor dos honorários cobrados. Para chegarmos na margem de lucro por cliente, apuramos todas as Receitas, despesas e custo do Escritório Contábil a partir de um parâmetro escolhido pelo próprio gerenciador do Escritório. É importante ressaltar também que o Gescon Phoenix, não é só um sistema que deve ser usado pelo gerenciador do Escritório Contábil, mas também pelos funcionários, pois nosso sistema também dispõe de um controle de Trabalhos e Tarefas, Time Sheet, CRM, Protocolos entre outros. O Sistema como é direcionado tanto para o Administrador quanto para os funcionários do Escritório Contábil dispõe de um rígido controle personalizado de acesso às suas rotinas, esse controle também é configurado pelo próprio administrador do Escritório Contábil. 2. Configuração mínima para utilização do Gescon Gescon Processador 800Mhz 128Mb de memória Win98 Gescon Processador 800Mhz 256Mb de memória 2000 / XP Trabalhar utilizando como protocolo de comunicação o TCP/IP no caso de uma rede ponto-a-ponto com endereços fixos. Devido ao fato do NetBeui trabalhar com Broadcasting retirar das configurações da rede de todas as máquinas este protocolo. Verificar se existe em todas as máquinas a placa de rede modelo RTL8029, caso exista entrar na página do fabricante e fazer download do driver para atualização, pois com o driver original que vem com a placa o time out de acesso é pequeno podendo gerar erros e até mesmo corromper dados (apenas para Win98). Em uma rede ponto-a-ponto não utilizar mais que 8 computadores na rede. As configurações de vídeo tem que ser no mínimo 256 cores e 800 x 600 de resolução. Deixar as fontes de vídeo como fontes pequenas. O nome do servidor não pode conter caracteres especiais como *.- / espaço pois influenciam no desempenho do sistema e na criação de arquivos. Os terminais devem estar com as unidades mapeadas. A pasta de instalação do sistema não pode estar mapeada diretamente, deve-se mapear o C: do Servidor ou uma pasta qualquer e fazer a instalação dentro desta pasta. 6

8 3. Como baixar os sistemas da internet Ao entrar na área de clientes após digitar o código e senha execute a instalação. 4. Processo para Download: 1- Entrar na área de clientes e digitar o código sem o dígito e senha. 2- Clique na opção download, execute ou salve arquivo o arquivo da instalação. 3- Ao clicar em salvar será aberta a tela para indicar o local onde será salvo o arquivo. 4- Fazer o processo de salvar para o arquivo do programa Gescon.. 5- Após fazer o download será aberto uma tela com algumas instruções, onde mostra a versão do sistema e local onde será descompactado a instalação. 6- Clique em OK. 7- Após este processo será criada dentro da pasta Phoenix uma nova pasta com nome de Gescon. 7

9 8- Nesta pasta execute a instalação direcionando o sistema para o local onde está instalado os sistemas (exemplo: C:\Phoenix ) e conclua a operação. 8

10 Menu Cadastro 5. Usuários 5.1. Cadastro de Grupos de Acesso O Grupo de Acesso será definido as permissões de cada rotina do sistema. Informe o código, o nome do grupo, selecione a rotina e determine as permissões. A criação do grupo é utilizada quando mais de um usuário irá acessar o sistema Gescon, desta forma o Escritório Contábil poderá determinar quais as rotinas que os usuários terão acesso Cadastro de Usuários Serão cadastrados os usuários que terão permissão para acessar determinado grupo de rotinas no sistema. Caso queira permitir algum acesso personalizado somente para um usuário dentro do grupo, basta inserir a rotina selecionando o que este usuário terá acesso, ou ainda marcar a opção acesso total para todas as rotinas. O cadastro de usuários depois servirá para vincular aos funcionários/colaboradores como já foi explicado anteriormente. 9

11 5.3. Alteração de Senhas Permite alterar a senha do usuário Ativo / Logado. 6. Cadastro de Clientes Neste item serão cadastrados todos os clientes inclusive o Escritório Contábil. No GESCON o Escritório será considerado como cliente e será identificado pela opção "Escritório Contábil" que deverá estar marcada no cadastro. Informe um apelido que facilmente identificará o Cliente, na sequência informe a Razão Social e os demais dados. Se este Cliente deixar de ser cliente por finalização de contrato de Prestação de Serviços, basta apenas cadastrar a data de desativação para que o sistema não carregue mais as informações deste cadastro. No cadastro de clientes na pasta Gescon deverão ser preenchidos o Endereço de Cobrança caso seja 10

12 diferente do cadastro de Logradouro da orelhinha Geral, o Peso por Perfil de Cliente que será utilizado para o cálculo da lucratividade (vide explicação do menu Lucratividade), a Conta Contábil do cliente (para o usuário que utiliza o método de contabilização analítico) e os Dados de Cobrança de cada tipo de documento e o seu respectivo dia de vencimento. Estas informações serão de grande valia, pois o sistema a utilizará para fazer a geração de DCR, ND e NF e assim criar automaticamente o cadastro do Documento de Contas a Receber específico. Caso tenha algum resíduo de impostos na fonte (PIS, Cofins ou CSLL) para ser acumulado nos Darfs a serem impressos pelo sistema, cadastre também os Impostos e Tributos com a data do resíduo e o valor respectivo. Se este cliente possuir informações de cobrança e optar por realizar os pagamentos referente as cobranças dos serviços prestados pelo escritório que forem gerados em boletos através de Débito Automático, ao efetuar o cadastro dele, deverá também ser preenchida as informações de cobrança para débito automático em conta. OBS: Esta opção será útil somente nos casos em que o Escritório Contábil realizar suas cobranças através de Boletos Bancários e fizer a geração do arquivo remessa para envio ao banco quando possuir a carteira de cobrança com registro. A opção Solicitação de Envio do Boleto via será utilizado apenas pelo Banco Itaú (341) CNAB 400 cuja opção esteja definida como Emissão pelo Banco no cadastro de Carteira de Cobrança. A responsabilidade do envio das informações será do banco. 11

13 7. Cadastro de Não Clientes e Clientes Esporádicos Serão cadastrados todas as Empresas ou Pessoas Fisicas que ainda não se tornaram clientes efetivos ou aquelas que o Escritório presta serviço durante determinado período. Informe um número desejado para o Não Cliente/Esporádico, na sequência informe o Nome ou a Razão Social e os demais dados. Estas informações serão necessárias para a execução de algumas tarefas como cadastros de atendimentos do CRM, Cálculos de Impostos em Atraso, Orçamentos e Emissão de Etiquetas para Correspondência quando estes forem realizados somente como Não cliente. Para os cadastros realizados como Clientes Esporádicos é possivel efetuar rotinas de serviços e cobranças. Estas rotinas somente ficarão disponíveis quando a opção de Cliente Esporádico estiver marcada e as opções de Dados para Cobrança, Tipo de DARF para Tributos, Conta Contábil, Tipo de IRPJ e informações Bancárias estiverem preenchidas. Para os Clientes Esporádicos será possível efetuar Lançamentos, Processar Notas Fiscais, Notas de Despesas, efetuar o cancelamento, estorno de cancelamento e exclusão destas notas, cadastrar documentos manuais no Contas a Receber, efetuar cálculos de impostos, emitir protocolos, emitir orçamentos, efetuar integração contábil e Fiscal, Importar Notas Fiscais eletrônicas (NF-e), Exportar Recibos Provisórios de Serviços (RPS), emitir recibos, emitir Boletos, gerar e gerenciar Guias, efetuar cadastrados no CRM, emitir relatórios e etiquetas para correspondências. Se este Cliente Esporádico deixar de ser cliente por finalização de contrato de Prestação de Serviços, basta apenas cadastrar a data de desativação para que o sistema não carregue informações deste cadastro, ou ainda, se este cliente esporádico se tornar um cliente fixo poderá ser transportada as informações para o cadastro de Clientes sem a necessidade de digitar os dados novamente. 12

14 A opção Solicitação de Envio do Boleto via será utilizado apenas pelo Banco Itaú ( 341 ) CNAB 400 cuja opção esteja definida como Emissão pelo Banco no cadastro de Carteira de Cobrança. A responsabilidade do envio das informações será do banco. 8. Cadastro de Fornecedores Neste item serão cadastrados todos os Fornecedores do escritório. O código será fornecido automaticamente pelo sistema, logo na sequência informe a Razão Social e os demais dados do Fornecedor. Este cadastro será utilizado para os lançamentos das contas a pagar para posterior contabilização, caso se opte por isso, e o rateio dos materiais constantes da nota fiscal. Para ser feita a contabilização deverá ser informada a conta contábil do fornecedor. Exemplo: Fornecedor de materiais de escritório, faremos rateio de todos materiais (formulários, canetas, etc) que constarem nas notas fiscais para cálculo da lucratividade da empresa. 13

15 9. Cadastro de Eventos da Contmatic e do Usuário Os eventos são os serviços que serão cobrados, reembolsados ou até mesmo descontados nas cobranças para os clientes. Existem dois tipos de eventos, os Eventos Contmatic e os Eventos do Usuário. Os eventos da Contmatic não serão cadastrados ou alterados, somente os eventos do usuário permitirão estas ações. Nos eventos são configurados alguns parâmetros, como o perfil do evento, se será tributável (IRRF, ISS, PIS, Cofins e CSLL) e sua obtenção de custos que são itens que entrarão para o cálculo da lucratividade. OBS: Para as empresas que são optantes por Nota Fiscal Eletrônica, todos os eventos lançados para os clientes deverão ser criados na tela de eventos do usuário marcando a opção Tributável e informando o Tipo de Serviço do Escritório para posterior emissão das notas. Os eventos do Usuário sempre terão como código inicial 1000 e seguirão esta seqüência conforme a quantidade de eventos criados. 10. Cadastro de Tipos de Serviços Serão cadastrados os códigos de serviços vinculados a inscrição do Escritório Contábil na prefeitura do município em que se localiza. Este cadastro será utilizado para exportação para o G5 dos lançamentos das Notas Fiscais de Serviço e também para exportação das RPSs (Recibo Provisório de Serviços) para o sistema NF-e eletrônica. Os campos Código de Atividade (CNAB) e % ISS desta tela serão utilizados quando a inscrição do escritório contábil e sua localização for de Campinas. Para os demais, serão utilizados os campos da tela Parâmetros do Sistema. 14

16 11. Cadastro de Formas de Recebimento e Pagamento Serão cadastradas as formas de Recebimento e Pagamento dos documentos do Escritório. Exemplos: Forma de Recebimento e Pagamento - Cheque, dinheiro e boleto. Esta forma de recebimento e pagamento será utilizada para definição do tipo de emissão, recibos ou boletos. Nos casos de recebimento, ou mesmo, quanto a emissão de pagamentos (cheques) se selecionada a opção Recibo/cheque ou Recibo/dinheiro, no campo espécie de recebimento / pagamento, será possível fazer a emissão de um recibo do respectivo documento de contas a receber (criados a partir da geração de DCR, ND ou NF), se selecionada a opção boleto será emitido boleto. A marcada a opção cheque poderá ser emitido o cheque pelo sistema para pagamentos do Contas a Pagar. No casos de recebimento ou pagamento em boleto, o aconselhável é que se deixe a opção de Baixa Automática marcada para que os documentos que sejam importados via Integração Bancária, sejam baixados automáticamente. Nos casos em que o recebimento for realizado através de Cheque, aconselha-se a não marcar que a Baixa será automática, uma vez que recebimento em cheque não quer dizer que o valor foi realmente recebido, pois ainda não foi compensado. 12. Cadastro de Tipos de Documentos Serão cadastrados os tipos de documentos que originaram o recebimento ou pagamento do documento. Exemplo: Guias, Recibo, duplicata, nota fiscal, nota de despesa, entre outros. 15

17 13. Cadastro de Tipos de Guias Neste item serão cadastrados os tipos de guias não existentes no sistema, para posteriormente serem cadastradas as guias / impostos correspondentes. Deve-se iniciar o cadastro a partir do código Lembrando que todas as Guias e Darfs geradas pelos sistemas da linha Phoenix já constam nesta relação, por este motivo antes de realizar a criação de alguma Guia o correto é averiguar se esta já não está cadastrada. 14. Bancos Cadastro de Bancos Serão cadastrados todos os Bancos na qual a empresa mantém conta e realiza movimentações como emissão de cheques para pagamentos, depósitos e/ou transferências. O Banco deverá ser cadastrado com o seu devido código de compensação pois é através deste que será determinado o layout de impressão dos boletos. Deverá ser cadastrado o Caixa da Empresa (código 999) para recebimentos e/ou pagamentos em dinheiro através do caixa. 16

18 14.2. Cadastro de Agências Serão cadastradas as agências de cada banco cadastrado anteriormente em que a empresa possui conta corrente Cadastro de Conta Corrente Serão cadastradas as contas correntes de acordo com as agências e bancos cadastrados anteriormente. Caso o Escritório opte em realizar a Integração Contábil através do método analítico deverá também ser informada a conta contábil. OBS: A opção de Posto Bancário será utilizada somente pelo Banco 748 Banco Sicredi. 17

19 14.4. Cadastro de Carteira de Cobrança Neste item serão cadastradas as carteiras de cobrança vinculadas aos Bancos em que o Escritório Contábil possui conta e esta informação será utilizada para emissão de boletos e geração do Arquivo Remessa. Esta informação é fornecida pelo próprio Banco. OBS: Ao cadastrar a Carteira de Cobrança certifique-se que as informações que estão sendo inseridas estejam corretas e se o responsável pela emissão dos boletos esta correto, visto que uma vez cadastrado estas informações não poderão ser alteradas. Esta opção ficará disponivel somente quando marcado o item de Carteira com Registro. Existe ainda a opção de Protesto e Devolução que segue com dias úteis ou corridos para que o usuário informe as opções de acordo com as especificações do Banco. 18

20 14.5. Cadastro de Informações para Cobrança Bancária As informações de cobrança referem-se ao código de cedente vinculado a conta corrente e a carteira de cobrança, o sistema já trará o próprio número da conta como código cedente, porém o mesmo poderá ser alterado de acordo com instruções do banco, o próximo nosso número será o número do boleto e o próximo seu número não é utilizado por todos os bancos, mas serve para controle e o banco fornecerá. 15. Cadastro de Grupos de Despesas e Receitas Neste item serão cadastrados os grupos de Despesas e Receitas definindo se estes entrarão para o cálculo da lucratividade, ou para o rateio da despesa ou mesmo se será feita contabilização (provisionamento), estes grupos serão informados no Contas a Receber, tanto da geração de DCR, ND e NF quanto do cadastro manual e no Contas a Pagar. Exemplo: Despesas Administrativas (Título do Grupo) Aluguel (Titulo do Sub-Grupo) Receitas com Serviços (Título do Grupo) Honorários (Título do Sub-Grupo) 19

21 Variáveis (Macros) podem ser utilizadas no Complemento do Histórico para Integração com Contábil Phoenix: FORNECEDOR Razão Social do Fornecedor dos documentos de Contas a Pagar CLIENTE Razão Social do Cliente dos documentos de Contas a Receber NRDOC Número do Documento dos documentos de Contas a Receber ou a Pagar DD/MM/AAAA Data dos documentos de Contas a Receber ou a Pagar Na integração com a contabilidade o sistema irá levar as Macros correspondentes que identificarão os lançamentos. 16. Cadastro de Feriados Serão cadastrados somente os feriados móveis, regionais e bancários. Este cadastro será utilizado na ocasião em que a data de vencimento de um documento recair em dia não útil, dessa forma ao efetuar o pagamento ou recebimento no próximo dia útil não serão cobrados multa e juros. Obs.: Não será necessário cadastrar os feriados fixos bem como os sabádos e domingos, pois o sistema efetuará o controle internamente. Exemplo: 1º de Janeiro, 25 de Dezembro, etc. 17. Parâmetros do Sistema Os Parâmetros do Sistema servem para configurar os dados padrões do Escritório, facilitando a utilização do sistema e permitindo processamentos e emissões de notas fiscais, notas de despesas, etc. Os Parâmetros do Sistema são divididos por duas páginas, sendo a primeira composta de informações de Parâmetros para Pagamento de Guias de Cliente pelo Escritório, de Parâmetros para Cálculo da Lucratividade, o método de contabilização do Escritório Contábil, a definição se deseja Integrar lançamentos manuais e as contas contábeis de Contas a Pagar e a Receber e de Cliente e Fornecedor, essas duas últimas deverão ser informadas caso o método selecionado seja o sintético. 20

22 Na Página 2 serão definidas as informações para Geração de DCR, ND e NF, tudo que for informado nesta tela irá aparecer no cadastro de Contas a Receber dos documentos gerados a partir de DCR, ND e NF. Também serão cadastradas as alíquotas dos Impostos e Retenções, assim como Multa e Juros da Geração dos Doctos. de Contas a Receber. A opção de reter impostos nas notas de despesas deverá ser marcada para que nela e no respectivo boleto ou recibo apareçam as retenções na fonte de IR, PIS, Cofins e CSLL. Na página 3 será definida apenas o modelo a ser utilizado de impressão de Recibos, Notas de Despesas, tipo do papel a ser impresso, bem como definir se o Escritório é optante pela geração de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e informação de numeração inicial de Nota de Despesa e Protocolos quando o sistema ainda não possuir nenhum documento gerado. A opção Imprimir logotipo será marcada quando o usuário quiser personalizar os recibos, boletos, contratos, orçamentos, notas de despesas e carta de cobrança com o logotipo do seu escritório. A imagem não deverá exceder o tamanho máximo de 151 X 76 pixels. 21

23 Ainda nesta tela será realizado a configuração para a Agenda de Compromissos para que o sistema avise quanto ao vencimento das obrigações, quando está opção estiver marcada o sistema fará a verificação de quantos dias antecedentes ao vencimento o usuário deverá se avisado deixando semrpe no sistema uma mensagem de Aviso destacada na Agenda, além de ocultar a agenda de compromissos no sistema. 18. Cadastro de Trabalhos e Tarefas Será cadastrado neste item os Trabalhos (Ex. Departamento Pessoal) e as Tarefas realizadas em cada um destes trabalhos (Ex. Registro de Funcionário) pelo Escritório Contábil. 19. Cadastro de Setores Serão cadastrados Setores / Departamentos em que os funcionários / colaboradores do escritório trabalham. Exemplo: Departamento Contábil, Departamento Fiscal 20. Funcionários / Colaboradores Nesta tela serão cadastrados todos os Funcionários / Colaboradores que trabalham no Escritório Contábil. Informe um número e um apelido no qual identificará o funcionário facilmente. Na seqüência informe o nome e os demais dados. Será cadastrado um usuário para este funcionário para depois ser utilizado no cadastro do time sheet. Para este funcionário ou colaborador poderá ser feito cadastro de histórico de movimentações visto 22

24 que em um escritório contábil é normal contratar colaboradores por tempo determinado, periodos em que o escritório precisa de pessoas além dos colaboradores fixos para atender a demanda de serviços. Exemplo: entrega de DIPJ dos clientes, Rais, entre outros. A informação de horas mensais trabalhadas poderá ser modificada caso esta varie mensalmente na tela de lançamentos de horas trabalhadas. Após efetuado o cadastro, clique no botão Valor do Custo Hora para inserir o valor do Custo Hora e a quantidade de horas mensais do Funcionário. *O valor custo hora será essencial para apurar o custo do funcionário no cálculo da lucratividade. 21. Definição de Trabalhos e Tarefas por cliente Serão definidos os tipos de Trabalhos e as Tarefas correspondentes que serão executados para cada cliente, permitindo um controle das tarefas que foram concluídas ou não. 23

25 22. Definição de Setores e Clientes por Funcionário Neste cadastro serão definidos os clientes que cada funcionário trabalha e os setores respectivos, nesta tela o sistema representa através da legenda quais os clientes ativos, desativados e o escritório contábil. Também é permitido emitir a relação das definições cadastradas. 23. Cadastro de Time Sheet Com base no usuário que acessou o sistema, sendo que este usuário já está vinculado a um funcionário/colaborador, o mesmo fará o cadastro de todas as tarefas que executou e a duração das mesmas. Este apontamento tem a finalidade de auxiliar a apuração dos custos de cada cliente e o cálculo da lucratividade. 24

26 24.Obrigações Cadastro de Obrigações cliente. Nesta tela será incluído o cadastro das obrigações para controle de tudo o que o Escritório envia para o 24.2 Definição de Obrigações por Cliente Nesta tela será vinculada as obrigações cadastradas anteriormente para os clientes a fim de controlar todas as obrigações que o escritório tem que enviar mês a mês. 25

27 Menu Serviços 25. Lançamentos Lançamentos de Eventos Permite digitar os eventos que serão cobrados, reembolsados e descontos de cobranças dos Clientes e Clientes Esporádicos. Nesta tela também aparecerão os eventos automáticos gerados através da tela de Geração de Lançamentos de acordo com a Programação Geral e Por Cliente. OBS: Para os clientes esporádicos todos os lançamentos deverão ser efetuados apenas nesta tela. Exemplo: Reembolso de Pagamento de Guias 26. Programação Programação Geral Serão cadastrados os Eventos Gerais que serão cobrados mensalmente para todos os Clientes, como por exemplo o evento "Honorários" (o valor do honorário é informado no próprio cadastro do cliente). Caso o evento seja cobrado somente em determinado período, informe a data inicial e data final. Caso a data final não seja preenchida, o evento será lançado todos os meses a partir do seu lançamento. Os eventos lançados nesta tela serão cobrados para todos os Clientes cadastrados e ativos. 26

28 26.2 Programação Múltipla e Exclusão Múltipla por clientes Serão cadastrados eventos que serão cobrados ou reembolsados para determinados clientes. Este cadastro permite informar o valor e o período em que será lançado. Caso o evento seja cobrado somente durante um período, informe a data inicial e data final. Após informar a data, selecione os clientes nos quais serão lançados o evento em questão, nesta tela você terá a opção de selecionar um ou mais clientes a lançar. OBS: Nesta tela só poderão ser programados eventos para Clientes. Existe ainda a possibilidade de excluir diversos lançamentos para os clientes de uma única vez, ou seja, caso o evento tenha sido lançado errado, basta selecionar os clientes, fazer a exclusão e cancelar. Para isso clique sobre a lixeira exclusão de uma única vez. que indica exclusão. Selecione os eventos utilizando os filtros, e solicite a 27

29 27. Geração de Lançamentos Através da Geração de Lançamentos será possível processar os eventos de serviços que estão programados para cobrança mensalmente. Este processamento gerará os lançamentos de eventos programados, de recebimentos e de pagamentos programados. Para a cobrança de serviços gerar automaticamente um recebimento no Contas a Receber será necessário gerar uma Nota Fiscal ou uma Nota de Despesa, portanto, em Parâmetros do Sistema deverá estar marcada a opção de gerar documento de contas a receber após geração da nota fiscal ou nota de despesa. OBS: Esta geração é válida somente para clientes. 28

30 28. Lançamento de Tarefas Realizadas Permite controlar o fluxo de tarefas que foram concluídas dentro do mês ou mesmo emitir o relatório para fazer o controle manualmente na medida em que as tarefas são realizadas. Para definir uma tarefa como finalizada, basta selecionar a competência e marcar a tarefa, feito isso clicar do lado direito na opção para informar a Data de Realização da Tarefa (Ctrl+R). 29. HorasTrabalhadas Através da quantidade de horas trabalhadas será possível calcular a lucratividade e apurar os custos dos funcionários / colaboradores. Quando a carga horária for variável, ou seja, cada mês o funcionário / colaborador trabalhar quantidade de horas mensais diferenciada, o horário deverá ser informado mensalmente neste cadastro, caso não seja feita esta informação o sistema adotará a quantidade de horas mês informada no cadastro do custo do funcionário para o cálculo da lucratividade e para apuração do custo do mesmo. 29

31 30. Nota Fiscal Geração de Nota Fiscal em Lote Após efetuado os lançamentos dos serviços será possivel gerar as notas fiscais em lote e ainda gerar um documento no Contar a Receber, porém a geração do contas a receber será automática somente se em Parâmetros do Sistema estiver selecionado a opção "gerar documento de contas a receber automaticamente após a geração das notas fiscais ou notas de despesas". Caso contrário o documento de contas a receber deverá ser gerado somente se na tela de lançamentos de eventos o usuário selecionar o serviço desejado e na sequência clicar no botão "DCR". Para efetuar a geração de Notas Fiscais selecionar o Mês / Ano clicar na opção Atualizar (F5), caso queira efetuar a seleção de Clientes/ Clientes Esporádicos clicar na opção Clientes/Clientes Esporádicos e selecioná-los antes de clicar no Atualizar. Feito o processo de Atualização clicar no ícone NF para ser feita a geração. Obs: As informações padrões e o modelo do layout utilizado para emissão da Nota Fiscal deverão estar configurados em Parâmetros do Sistema. Caso já exista notas fiscais emitidas manualmente ou através de outro sistema, informe o número da última nota gerada, assim o sistema continuará a sequência de numeração Cancelamento de Notas Fiscais Uma Nota Fiscal gerada não poderá ser excluída, somente será permitido cancelá-la se ainda não houver recebimento para a mesma. Para cancelar uma nota digite o número da nota, clique no ícone Buscar Notas (F5), informe o motivo e a data do cancelamento e confirme a operação. 30

32 30.3. Estorno de Cancelamento de Notas Fiscais O estorno de cancelamento serve para estornar o cancelamento indevido de uma nota fiscal. 31

33 31. Nota de Despesa Geração de Nota de Despesa em Lote A Nota de Despesa geralmente é mais utilizada nos casos em que não é utilizado nota fiscal. Após lançados os serviços será possivel gerar as notas de despesas e ainda gerar um documento no Contar a Receber, porém a geração do contas a receber será automático, somente se em Parâmetros do Sistema estiver selecionado a opção "gerar documento de contas a receber automaticamente após a geração das notas fiscais ou notas de despesas". Caso contrário o documento de contas a receber deverá ser gerado somente se na tela de lançamentos de eventos, o usuário deverá selecionar o serviço desejado e na sequência clicar no botão "DCR". O processo para Geração de ND em lote é idêntico ao da Geração de NF em lote. A nota de despesa é utilizada por Clientes e Clientes Esporádicos quando o escritório não é optante em realizar a impressão de Nota Fiscal, lembrando ainda que a Nota de Despesa não tenha obrigatoriedade fiscal e por este motivo não poderá ser substituída por uma NF (Nota Fiscal ) Exclusão de Notas de Despesas Serve para excluir uma Nota de Despesas gerada indevidamente. Esta exclusão poderá ser feita desde que a nota ainda não tenha sido impressa. 32

34 Por não existir obrigatoriedade fiscal não existirá o cancelamento para esta nota, somente a exclusão que a partir do momento em que for feita habilita os lançamentos para o Cliente ou Clientes Esporádico no qual a nota foi excluída. 32. Impostos 32.1 Cadastro de Códigos de Receita Neste item poderão ser cadastrados códigos de receita para que se efetue cálculo de impostos federais, estaduais e trabalhistas manualmente com índices de multa e juros fornecidos pelo usuário e não calculados automaticamente pelo sistema. Nesta rotina será definido também o tipo de guia da receita informada para futuro gerenciamento da guia. 33

35 32.2. Taxa Selic Nesta rotina deverão ser cadastradas as taxas Selic a partir de 09/2007 mensalmente e que serão utilizadas para o cálculo dos impostos em atraso. Na tela tem disponível também a opção para impressão da Relação de Taxa Selic disponível em Matricial e Jato de Tinta / Laser Vínculo de Feriados e Municípios Nesta rotina serão vinculados os municípios dos clientes aos feriados cadastrados pelo usuário para que o sistema considere apenas os dias úteis para o início da contagem da multa para os impostos federais e também para verificação da data de recolhimento para que ela seja informada somente num dia útil. Nesta rotina será possível efetuar a cópia de todos os feriados e municípios vinculados de um ano para o outro, assim como a cópia de todos os municípios vinculados de um feriado para outro, através dos ícones disponíveis no menu superior desta tela. 34

36 32.4. Cálculo de Impostos em Atraso Neste item serão calculados os impostos federais, estaduais e trabalhistas em atraso para Clientes/Clientes Esporádicos e Não-clientes cadastrados no sistema. Para os impostos federais foi criada ainda a opção de efetuar o cálculo em quotas para os códigos de receita que possibilitam esta forma de pagamento. O preenchimento e cálculo dos impostos poderá também ser feito manualmente pelo usuário, para isso deverão ser utilizados códigos de receita cadastrados pelo próprio usuário ficando sob sua responsabilidade a informação dos percentuais de multa e juros Gerenciamento de Impostos Calculados Nesta rotina será feito o gerenciamento dos impostos calculados efetuando tanto a alteração da data de recolhimento para recálculo automático quanto a exclusão de um ou mais impostos. 35

37 33. Protocolos Cadastro de Documentos para Protocolos Nesta tela serão cadastrados todos os documentos considerados usuais ou frequentes nos protocolos, ou seja, aqueles que todo mês são enviados ou anexados em protocolos. Exemplo: Folha de Pagamento, Carteira de Trabalho, entre outros Lançamento de Protocolos Permite adicionar documentos já cadastrados como guias e documentos avulsos a serem protocolados e enviados aos clientes e Clientes Esporádicos. Estas guias ou documentos podem ser adicionados manualmente (adicionar avulsos), ou ainda, adicionar as guias disponíveis no "Gerenciamento de Guias". Estas guias disponíveis no gerenciamento podem estar sendo pagas pelo escritório ou podem apenas estar sendo enviadas para o próprio Cliente ou Cliente Esporádico efetuar o pagamento. Caso a situação da guia esteja como pendente a mesma não poderá ser adicionada a um protocolo, e para que isso ocorra, a mesma deverá antes ser enviada para pagamento pelo escritório ou para o cliente/esporádico. Esta definição pode ser feita pelo atalho da tela de Gerenciamento de Guias existente no ícone Adicionar Guias desta tela. 36

38 Poderá ser cadastrado também um complemento e data de retorno dos itens protocolados, para isso tem que ser dado um duplo clique sobre o item selecionado ou clicar no ícone definir complemento e informações de retorno do item ativo (Alt+T) Gerenciamento de Protocolos Neste item serão gerenciados os protocolos emitidos, ou seja, será feito os dados de baixa do protocolo com data de recebimento e retorno e por quem o mesmo foi recebido, nesta tela também poderão ser alterados os dados da entrega, como data e responsável. Para baixar o protocolo, deve-se primeiro clicar na opção Atualizar (F5) e clicar duas vezes no protocolo desejado, após clique na opção Baixar protocolo marcado (Ctrl+R). Preencher os Dados da Baixa e Confirmar. 37

39 Nos Dados da Baixa, informar a Data de Recebimento e quem fez o recebimento do Protocolo, e a Data de Retorno para o Escritório Contábil e qual o Funcionário Responsável pela Baixa Gerenciamento de Itens Protocolados Nesta tela serão gerenciados os itens que no lançamento de protocolos foram cadastrados com data de retorno, ou seja, para quais deverão ser efetuadas as baixas. Na tela de baixa dos itens protocolados será cadastrado o motivo do retorno e a data respectiva, assim como o funcionário responsável pela baixa do item. 38

40 33.5 Recálculo de Guias Protocoladas Nest a rotina é possível efetuar o recálculo de uma guia que retornou para o escritório para recálculo pelo não pagamento na data para a qual estava calculada, ou seja, no momento da baixa desta guia, na rotina de Gerenciamento de Itens Protocolados, ao selecionar o motivo Recálculo e confirmar, o sistema perguntará para o usuário se ele deseja fazer o recálculo desta guia abrindo a tela que possibilitará este processo. Lembra ndo que se for uma guia que já tenha cálculo feito pela rotina de Cálculo de Impostos, será solicitado apenas a nova data de recolhimento do imposto para o usuário, caso contrário se for uma guia proveniente do Gerenciamento de Guias, serão solicitadas todas as informações necessárias para o novo cálculo desta guia. 34. Reajuste de Honorários Neste item poderão se r feitos reajustes nos honorários de todos os CLIENTES de uma única vez, ou mesmo respeitando uma pré-seleção de clientes. O reajuste poderá ser feito por percentual ou valor, assim como poderá ser aplicado um reajuste negativo ou também optar pela eliminação de honorários manuais. 39

41 35. Orçamentos 35.1 Modelos de Orçamentos Cadastro de Modelos de orçamento a serem utilizados para envio de Cliente, Não cliente e Cliente Esporádico. O modelo de orçamento deverá ser cadastrado com Descrição do orçamento, itens e valor dos itens que constam no Modelo. Nesta tela poderão ser criados vários modelos de orçamento. Geralmente são incluídos os serviços que o Escritório Contábil mais presta. Os itens do orçamento poderão ser lançados com valor zerado e no seu lançamento o sistema irá solicitar as informações de valores. O usuário poderá também imprimir a relação de modelos de orçamento para facilitar o serviço ao efetuar algum lançamento de orçamento Lançamento de Orçamentos Nesta tela serão lançados todos os Orçamentos dos Serviços prestados pelo Escritório Contábil. Esta opção esta disponível para Clientes, Não Clientes e Clientes Esporádicos, poderão ser lançadas informações com observações aos orçamentos efetuados e responsáveis pelas informações. O sistema armazena todos os lançados pelo usuário. 40

42 O orçamento será impresso de acordo com as informações cadastradas. Escritório Contábil Sucesso Rua Padre Estevão Pernet, 215 Tatuapé, São Paulo SP Fone: (11) Fax: (11) Orçamento Ref.: Abertura de Empresa Orçamento nº: 1 Emissão: 15/05/2008 Cliente: Empresa Simples Nacional Telefone: (11) Item Valor Processos junto a JUCESP 100,00 Procedimentos de Cartório 100,00 Processos Administrativos e Asses. de ordens de Receb. de Documentos 100,00 Abertura de Empresa 50,00 Junta Comercial e Receita da Fazenda 50,00 Total R$: 400,00 Nome para Contato: Funcionário do Escritório Observações: Orçamento válido até 90 dias a contar da data de emissão do mesmo. 41

43 36. Contratos Modelos de Contratos Nesta tela poderão ser criados diversos Modelos diferentes de Contratos e armazenados dentro do sistema para que o usuário possa de forma simples, lançar contratos aos seus clientes e clientes esporádicos. Ao acessar a tela de Modelos de Contratos ficará disponível a opção de Copia de Modelos de Contratos, que desta forma o usuário consegue copiar um Modelo existe e alterar as informações necessárias para este novo modelo. Ao inserir as informações no campo Descritivo do Modelo, clicando com o botão direito do mouse sobre o campo, o sistema permite que sejam informadas Macros fazendo com que em seu lançamento o sistema gerencie as informações pré-fixadas do cadastro de Clientes e Clientes Esporádicos. Desta forma, é possível criar diversos Modelos diferentes de acordo com a necessidade de cada usuário. 42

44 36.2. Lançamento de Contratos Nesta tela poderão ser lançados diversos Contratos aos Clientes e Clientes Esporádicos onde o sistema armazenará as informações permitindo que seja impresso posteriormente a relação de Modelos emitidos controlando via sistema os Contratos Lançados, emitidos e/ou alterados. Ao efetuar o lançamento selecionando o Modelo do Contrato e Cliente ou Cliente Esporádico, o sistema já emitirá a informação do Honorário do Cliente, a Cidade sede do Escritório Contábil e permitirá ainda que o usuário coloque a informações de Juros e Multa sobre atraso de pagamentos, bem como informe a quantidade de Funcionários, Notas Fiscais e Lançamentos Contábeis que serão lançados no Mês. Ainda nesta mesma tela é permitido que o usuário informe a quantidade de dias para Aviso de Rescisão por parte do Contratante estabelecido em dias corridos para que a informação seja impressa nos termos do contrato lançado. 43

45 37. Livro Caixa Contas do Caixa Nesta tela poderão ser cadastradas todas as contas do 1º nível, 2º nível e 3º nível que serão utilizadas para lançamentos do caixa do Escritório Contábil. Estas contas já aparecerão cadastradas caso o usuário tenha fe ito este cadastro pelo sistema JR Phoenix (Plano de Contas Geral) ou pelo Adm. As contas de 1º e 2º níveis servirão como contas sintéticas e as contas de 3º nível servirão como contas analíticas, ou seja, os lançamentos do Livro Caixa devem sempre ter na composição da conta o 3º nível, que é inclusive o nível em que será definido se a conta é de entrada ou de saída Termos do Livro Caixa Nesta tela poderão ser cadastradas as informações necessárias para a emissão dos termos de abertura e encerramento do Livro caixa que poderão ser impressos em Matricial e Jato de Tinta / Laser, como também poderá ser definida o número da última folha impressa do livro caixa de um mês específico para que o sistema siga uma seqüência diferente da determinada pelo sistema. 44

46 37.3. Lançamentos do Caixa Nesta tela serão feitos lançamentos do livro caixa do Escritório Contábil com contas do 3º nível, podendo estas contas serem compostas apenas pelo 3º nível ou contas compostas pelo 2º e 3º nível ou, por fim, contas compostas pelos três níveis existentes. Na tela de Pesquisa dos Lançamentos do Caixa disponíveis nesta rotina poderão ser consultados os lançamentos feitos e o saldo a cada lançamento como também conseqüentemente o saldo diário Renumerar Lançamentos Nesta rotina poderá será realizada a renumeração dos lançamentos feitos desordenadamente, para isto existe a opção para renumerar todos os lançamentos de um ano específico, apenas os lançamentos a partir de um determinado mês / ano e fora isso a seqüência de número dos lançamentos poderá ser reiniciada a cada mês. 45

47 Menu Financeiro 38. Contas a Receber 38.1 Contas a Receber O Contas a receber permite controlar todos os recebimentos e vencimentos dos documentos que o Escritório tem a receber e informações de descontos, multa e juros. Será possível também programar o recebimento de um documento e por ocasião da geração de lançamentos criar um novo documento no Contas a Receber. Também poderá ser programada uma conta a receber frequente para não existir a necessidade de cadastrá-la todo mês, clicando na opção Programação de Contas a Receber (Ctrl+R). A cobrança de Serviços também poderá gerar automaticamente uma conta a receber desde que seja gerada uma Nota Fiscal ou uma Nota de Despesas, porém, em Parâmetros do Sistema deverá estar marcada a opção de "gerar documento de contas a receber após geração da nota fiscal ou nota de despesa". OBS: O item programação não esta disponível para Clientes Esporádicos. 46

48 38.2. Recebimento de Contas Através do Recebimento de contas será possível definir um documento como recebido, selecionando o documento desejado e na sequência informando os dados do recebimento. No caso de Renegociação, altere os dados do recebimento. Será possível visualizar todos os documentos que já foram Recebidos e os documentos que ainda estão em Aberto. É possível ainda fazer o recebimento através de parcelas, logo até que todas estejam quitadas a situação do documento constará como Em aberto/recebido, ou seja, recebido parcialmente Baixa de contas a Receber A baixa do documento é a efetivação da compensação do recebimento. Existem duas formas de baixa de documentos a "Automática" e "Manual" conforme definido no cadastro de Formas de Recebimento / Pagamento. 47

49 A baixa automática geralmente é utilizada quando o recebimento do documento for em dinheiro, neste caso, se definido a baixa como automática, o documento será baixado automaticamente após o recebimento. A baixa Manual geralmente é utilizada quando o recebimento for em cheque, pois neste caso a baixa será efetivada manualmente após a compensação do cheque. 39. Recibos Emissão de Recibos Somente será possível emitir Recibos quando a "Forma de Recebimento" no Documento de Contas a Receber estiver definido como "Recibo". A Forma de Recebimento mais utilizada será definida em Parâmetros do Sistema, tanto para os recebimentos das Notas Fiscais quanto o recebimento das Notas de Despesas. Caso queira alterar a forma de recebimento de um determinado documento, efetue a alteração no documento de Contas a Receber. 48

50 39.2. Emissão de Recibos Rápidos Nesta rotina é possível efetuar a emissão do recibo avulso cadastrando na própria tela todos os dados necessários para emissão em Matricial e Jato de Tinta / Laser no mesmo layout já utilizado na rotina de Emissão de Recibos. O usuário deve preencher os campos pertinentes aos dados principais e de endereço podendo ser incluídos itens ao recibo tanto de Natureza crédito como débito. Tem ainda a opção Limpar Dados Atuais caso o usuário queira fazer a emissão de mais de um recibo para diferentes destinatários sem ter a necessidade de sair da tela. Para a emissão o usuário definirá a quantidade de vias a serem impressas e para os dados do cabeçalho do recibo serão utilizadas as informações cadastradas na rotina Dados do Escritório Contábil (Menu Auxiliar). Os recibos feitos nesta rotina não serão armazenados para consulta no sistema e não poderão ser gerenciados como os documentos de contas a receber. 49

51 40. Boletos Agrupamento de Boletos O agrupamento de Boletos será utilizado para agrupar vários documentos em um único documento (boleto) de recebimento. Somente será possível o agrupamento quando a "Forma de Recebimento" no Documento de Contas a Receber estiver definido como "Boleto" Emissão de Boletos Somente será possível emitir Boletos quando a "Forma de Recebimento" no Documento de Contas a Receber estiver definido como "Boleto" ou houver agrupamentos. Para esta emissão se faz necessária a seleção do layout do banco de acordo com o código de compensação do mesmo informado anteriormente no menu Cadastros no item Bancos. A Emissão dos Boletos esta disponível com o Recibo do Sacado e Ficha de Compensação. No Recibo do Sacado serão emitidas as discriminações dos serviços prestados que compõem Quantidade, Descrição, Complemento, Valor e Impostos Retidos. Para os boletos agrupados o sistema informará os documentos que estão sendo emitidos totalizando os eventos lançados que compõem os Boletos agrupados. 41. Emissão de Carta de Cobrança Quando existir documentos vencidos e ainda não quitados, será possível emitir uma carta de cobrança. Selecione o período vencido, os clientes e os documentos que deseja emitir a Carta de Cobrança. Existem dois modelos de layout de Carta de Cobrança, porém é permitido que o usuário acrescente ou mesmo altere os modelos padrões. OBS: Esta opção esta disponível apenas para Clientes. 50