Manual de Procedimentos para Pedidos de Financiamento ao Centro de Matemática e Aplicações. (Versão de )

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1 Manual de Procedimentos para Pedidos de Financiamento ao Centro de Matemática e Aplicações (Versão de )

2 Os membros do Centro de Matemática e Aplicações (CMA) podem solicitar financiamento para a realização das seguintes ações: 1) Participação em congresso, conferência ou workshop, desde que tenha lugar a apresentação de uma comunicação (oral ou escrita), ou participação em curso ou estágio de formação; 2) Visita de investigador ao centro para lecionação de curso, seminário ou realização de sessão de trabalho; 3) Aquisição de material informático ou bibliografia (livro ou artigo científico). Se em consequência do financiamento prestado houver lugar a publicação científica, conjuntamente com os agradecimentos prestados a quaisquer projetos científicos que tenham contribuído para o financiamento do trabalho, deverá figurar um agradecimento ao CMA, redigido nos seguintes termos: This work was partially supported by the Fundação para a Ciência e a Tecnologia (Portuguese Foundation for Science and Technology) through the project PEst- OE/MAT/UI0297/2014 (Centro de Matemática e Aplicações). Na referida publicação científica, o autor deve ser identificado como pertencente à instituição: CMA/FCT/UNL A filiação que deve constar nos artigos é a seguinte: No caso de um Investigador apenas pertencer ao CMA deve referir, Centro de Matemática e Aplicações (CMA), FCT, UNL Caso pertençam também ao Departamento: Centro de Matemática e Aplicações (CMA), FCT, UNL Departamento de Matemática, FCT, UNL 2

3 Não podem ser financiadas quaisquer despesas relativas a alimentação. Todas as faturas, recibos ou faturas/recibo devem ser emitidas em nome de: FCT-UNL (CMA), NIF: Os procedimentos necessários para formalizar o pedido de financiamento serão descritos nas secções seguintes. 3

4 1. Participação em congresso, conferência, workshop, curso ou estágio de formação 1.1 Formalização do pedido O processo inicia-se com um Pedido de Autorização de Financiamento para participação no evento em causa, entregue ao Responsável pela Linha de Investigação a que pertence o interessado (ver exemplo no Anexo I). No caso de a deslocação implicar transporte aéreo, o interessado deverá contactar antecipadamente uma das agências de viagem acreditadas pela função pública, solicitando a reserva do respetivo bilhete. O transporte em automóvel próprio só será autorizado em situações excecionais, quando comprovada a impossibilidade do recurso a transporte público. Pode contudo optar-se por deslocação em transporte automóvel próprio, desde que apenas seja reembolsado o correspondente a um bilhete de comboio de 1ª classe. Só há direito a ajudas de custo nas deslocações diárias que se realizem para além de 5km da FCT-UNL e nas deslocações por dias sucessivos que se realizem para além de 20 km da FCT-UNL. Nas deslocações diárias em Portugal abonam-se as percentagens da ajuda de custo diária descritas na Tabela 1, do Anexo IV. Nas deslocações por dias sucessivos em Portugal abonam-se, nos dias de partida e de regresso, as percentagens da ajuda de custo diária descritas nas Tabelas 2 e 3 do Anexo IV, respetivamente. Nos restantes dias abona-se 100% do montante de ajuda de custo diária. As ajudas de custo por deslocação ao estrangeiro podem ser pagas na totalidade ou, em alternativa, ser pago o alojamento em estabelecimento hoteleiro até três estrelas, ou equivalente, acrescido do montante correspondente a 70% da ajuda de custo diária. O pagamento das ajudas de custo relativas a deslocações em território nacional, não pode ser fracionado em despesas de alojamento e restantes despesas. Será sempre pago 100% do montante correspondente à ajuda de custo diária. Os valores correspondentes às ajudas de custo encontram-se registados na Tabela 4 do Anexo IV. Após a aprovação do Responsável pela Linha de Investigação, o pedido deve ser redirecionado para o Coordenador do CMA, a fim de obter a sua autorização. 4

5 Concedida a autorização pelo Coordenador do CMA, o interessado deverá preencher uma Proposta Para Aquisição de Material (impresso disponível no secretariado do CMA). No preenchimento da Proposta Para Aquisição de Material devem constar as seguintes informações: Discriminação do material: Pagamento da inscrição de (identificação do proponente) no (nome do evento) Passagem aérea de ida e volta (destino de partida - destino de chegada destino de partida) relativa à participação de (identificação do proponente) no (nome do evento) ; Firma escolhida: Nome da agência de viagens onde foi efetuada a reserva; Enquadramento legal da despesa: Verbas do CMA - Linha (designação da Linha de Investigação). A Proposta Para Aquisição de Material deverá ser acompanhada de: a) Pedido de Autorização de Financiamento, devidamente assinado pelo Responsável pela Linha de Investigação e pelo Coordenador do CMA; b) Pedido de Equiparação a Bolseiro, apenas para a realização de programas de trabalho ou de estudo, cursos ou estágios no estrangeiro, independentemente da duração, ou no país, se a duração for superior a três meses; c) Pedido de Autorização de Deslocação, para as deslocações não contempladas na alínea anterior; d) Confirmação de Registo no Evento, anexando cópia do respetivo registo, cujo pagamento deverá ter ficado pendente, indicando a forma de regularização deste pagamento (cheque ou transferência bancária); e) Confirmação da Reserva da Passagem Aérea, anexando cópia onde constem os dados da agência de viagens e o montante envolvido. Os pedidos das alíneas b) e c) são requeridos em impresso próprio, disponível no secretariado do CMA. 5

6 1.2 Encerramento do processo Após o regresso, é necessário preencher nova Proposta Para Aquisição de Material onde conste: Discriminação do material: Boletim itinerário referente à deslocação de (identificação do proponente) relativa à participação no (nome do evento) ; Enquadramento legal da despesa: Verbas do CMA - Linha (designação da Linha de Investigação). Esta proposta deve ser acompanhada de: a) Boletim itinerário associado (impresso disponível no secretariado do CMA). No caso de a deslocação ter sido feita em automóvel próprio, no campo Observações dever-se-á indicar que apenas se pretende o reembolso correspondente a um bilhete de comboio de 1ª classe, devendo nesse caso ser entregue uma cópia da página web da CP onde figure o respetivo montante; b) Originais dos cartões de embarque, correspondentes às passagens aéreas adquiridas; c) Títulos de transporte, associados a outras deslocações; d) Cópia do certificado de participação no evento; e) Recibo comprovativo do pagamento da inscrição, caso ainda não tenha sido entregue; f) Recibo correspondente ao alojamento, caso se tenha optado por deduzir este valor ao montante envolvido nas ajudas de custo. 6

7 2. Visita de investigador ao centro para lecionação de curso, seminário ou realização de sessão de trabalho 2.1 Formalização do pedido O processo inicia-se com um Pedido de Autorização de Financiamento para a visita em causa, entregue ao Responsável pela Linha de Investigação a que pertence o elemento do centro interessado (ver exemplo no Anexo II). No caso de a deslocação implicar transporte aéreo, o elemento do centro interessado deverá contatar antecipadamente uma das agências de viagem acreditadas pela função pública, solicitando a reserva do respetivo bilhete em nome do visitante. O transporte em automóvel próprio só será autorizado em situações excecionais, quando comprovada a impossibilidade do recurso a transporte público. Pode contudo optar-se por deslocação em transporte automóvel próprio, desde que apenas seja reembolsado o correspondente a um bilhete de comboio de 1ª classe. Só há direito a ajudas de colaboração nas deslocações diárias que se realizem para além de 5 km do local onde o visitante exerce funções e nas deslocações por dias sucessivos que se realizem para além de 20 km do local onde o visitante exerce funções. Nas deslocações diárias em Portugal abonam-se as percentagens da ajuda de custo diária descritas na Tabela 1, do Anexo IV. Nas deslocações por dias sucessivos em Portugal abonam-se, nos dias de partida e de regresso, as percentagens da ajuda de custo diária descritas nas Tabelas 2 e 3 do Anexo IV, respetivamente. Nos restantes dias abona-se 100% do montante de ajuda de custo diária. O pagamento das ajudas de colaboração relativas a deslocações em território nacional, não pode ser fracionado em despesas de alojamento e restantes despesas. Será sempre pago 100% do montante correspondente à ajuda de custo diária. O valor correspondente às ajudas de colaboração relativas a deslocações em território nacional é de 40 diários. No caso de o visitante ser residente no estrangeiro, o elemento do centro interessado deverá efetuar a reserva de hotel, em estabelecimento hoteleiro até três estrelas, ou equivalente, cuja fatura/recibo deverá ser emitida em nome da FCT-UNL (CMA). 7

8 O visitante receberá ainda em ajudas de colaboração um montante máximo diário líquido de 40 Euros, pelo que será necessária a inscrição do visitante nos Serviços de Finanças. Desta forma, e com a devida antecedência, deve ser entregue no secretariado do CMA uma cópia do passaporte do visitante e preenchido o formulário que desencadeará a atribuição de um número de identificação fiscal (NIF). No caso de visitantes regulares, o NIF ficará registado no secretariado do CMA ou nos serviços de contabilidade da FCT-UNL, evitando a repetição do procedimento em visitas consecutivas. Após a aprovação do Responsável pela Linha de Investigação, o pedido deve ser redirecionado para o Coordenador do CMA, a fim de obter a sua autorização. Concedida a autorização pelo Coordenador do CMA, caso a deslocação envolva transporte aéreo, o elemento do centro interessado deverá preencher uma Proposta Para Aquisição de Material (impresso disponível no secretariado do CMA). No preenchimento da Proposta Para Aquisição de Material deve constar a seguinte informação: Discriminação do material: Passagem aérea de ida e volta (destino de partida - destino de chegada destino de partida) relativa à viagem de (identificação do visitante) a fim de (motivo da visita) ; Firma escolhida: Nome da agência de viagens onde foi efetuada a reserva; Enquadramento legal da despesa: Verbas do CMA - Linha (designação da Linha de Investigação). Caso tenha lugar, a Proposta Para Aquisição de Material deverá ser acompanhada de: a) Pedido de Autorização de Financiamento, devidamente assinado pelo Responsável da Linha de Investigação e pelo Coordenador do CMA; b) Confirmação da Reserva da Passagem Aérea, anexando cópia onde constem os dados da agência de viagens e o montante envolvido. Após a emissão da passagem aérea, o elemento do centro interessado será responsável pelo seu envio para o visitante. 8

9 2.2 Encerramento do processo Finalizado o período da visita é necessário preencher nova Proposta Para Aquisição de Material onde conste: Discriminação do material: Boletim itinerário referente à deslocação de (identificação do visitante) a fim de (motivo da visita) : caso o visitante seja um cidadão residente em território nacional; Ou Pagamento de ajudas de colaboração relativas à deslocação de (identificação do visitante) a fim de (motivo da visita) : caso o visitante seja um cidadão residente no estrangeiro; Enquadramento legal da despesa: Verbas do CMA - Linha (designação da Linha de Investigação). Esta proposta deve ser acompanhada de: a) Boletim itinerário associado, apenas para cidadãos residentes em território nacional (impresso disponível no secretariado do CMA). No caso de a deslocação ter sido feita em automóvel próprio, no campo Observações dever-se-á indicar que apenas se pretende o reembolso correspondente a um bilhete de comboio de 1ª classe, devendo nesse caso ser entregue uma cópia da página web da CP onde figure o respetivo montante; b) Originais dos cartões de embarque, correspondentes às passagens aéreas adquiridas; c) Títulos de transporte, associados a outras deslocações; d) Cópia de documento oficial de identificação do visitante (bilhete de identidade ou passaporte); e) Recibo correspondente ao alojamento, caso se trate de um visitante residente no estrangeiro; f) Declaração dos Serviços de Contabilidade da instituição a que pertence o visitante, onde se ateste que a referida instituição não processará qualquer reembolso relativo a esta visita (apenas para cidadãos residentes em território nacional). 9

10 Caso se pretenda que as ajudas de colaboração sejam reembolsadas durante o período de estadia do visitante, o respetivo pedido de pagamento de ajudas de colaboração deverá ser entregue antecipadamente, acompanhado de um pedido para que os montantes associados sejam reembolsados durante o período da estadia. 3. Aquisição de material informático ou bibliografia 3.1 Formalização do pedido O processo inicia-se com um Pedido de Autorização de Financiamento para a aquisição do equipamento informático, livro ou artigo científico, entregue ao Responsável pela Linha de Investigação a que pertence o interessado, acompanhado do respetivo orçamento (ver exemplo no Anexo III). Após a aprovação do Responsável pela Linha de Investigação, o pedido deve ser redirecionado para o Coordenador do CMA, a fim de obter a sua autorização. Concedida a autorização pelo Coordenador do CMA, o interessado deverá preencher uma Proposta Para Aquisição de Material (impresso disponível no secretariado do CMA). No preenchimento da Proposta Para Aquisição de Material deve constar a seguinte informação: Discriminação do material; Firma escolhida; Enquadramento legal da despesa: Verbas do CMA - Linha (designação da Linha de Investigação). A Proposta Para Aquisição de Material deverá ser acompanhada do: a) Pedido de Autorização de Financiamento, devidamente assinado pelo Responsável da Linha de Investigação e pelo Coordenador do CMA; b) Orçamento correspondente à aquisição. No caso da aquisição de material informático, os orçamentos deverão ser elaborados pelos Serviços de Informática (SI) da FCT-UNL. Assim, o interessado deverá solicitar aos SI a elaboração de dois orçamentos para o equipamento em questão, através da Central de Compras, enviando para tal uma mensagem para o correio eletrónico hf@fct.unl.pt. 10

11 Anexo I Pedido de Autorização de Financiamento para Deslocação de Investigador do CMA Ao Coordenador do Centro de Matemática e Aplicações da Universidade Nova de Lisboa Eu, XXXXXXX, membro da Linha (indicação da designação da Linha de Investigação), do Centro de Matemática e Aplicações, venho por este meio solicitar autorização para o pagamento das despesas relativas a uma deslocação que irei efetuar a (identificação do local), a fim de (motivo da visita). As despesas mencionadas referem-se à inscrição, transporte e ajudas de custo. Data da estadia: (data) Inscrição: (montante) Transporte: (montante) Ajudas de Custo: (montante) Com os meus melhores cumprimentos, Monte da Caparica, 30 de maio de

12 Anexo II Pedido de Autorização de Financiamento para Visita de Investigador ao CMA Ao Coordenador do Centro de Matemática e Aplicações da Universidade Nova de Lisboa Eu, XXXXXXX, membro da Linha (indicação da designação da Linha de Investigação), do Centro de Matemática e Aplicações, venho por este meio solicitar autorização para o pagamento das despesas relativas à deslocação do (nome do investigador), ao Centro de Matemática e Aplicações, com o objetivo de (motivo da visita). As despesas mencionadas referem-se ao transporte e ajudas de colaboração. Data da estadia: (data) Transporte: (montante) Ajudas de Colaboração: (montante) Com os meus melhores cumprimentos, Monte da Caparica, 30 de maio de

13 Anexo III Pedido de Autorização de Financiamento para Aquisição de Material Ao Coordenador do Centro de Matemática e Aplicações da Universidade Nova de Lisboa Eu, XXXXXXX, membro da Linha (indicação da designação da Linha de Investigação) do Centro de Matemática e Aplicações, venho por este meio solicitar autorização para a aquisição de (indicação do material a adquirir), cujo orçamento se encontra em anexo. Com os meus melhores cumprimentos, Monte da Caparica, 30 de maio de

14 Anexo IV- Tabelas Relativas a Pagamentos de Ajudas de Custo Percentagem Descrição da Deslocação 25% Se envolver, ainda que parcialmente, o período compreendido entre as 13 e as 14 horas 25% Se envolver, ainda que parcialmente, o período compreendido entre as 20 e as 21 horas 50% Se implicar alojamento Tabela 1 Percentagens de ajudas de custo abonadas, relativas a deslocações de um único dia, em território nacional. Percentagem Hora da Partida 100% Até às 13 horas 75% Depois das 13 e até às 21 horas 50% Depois das 21 horas Tabela 2 Percentagens de ajudas de custo abonadas no dia da partida, relativas a deslocações de mais de um dia, em território nacional. Percentagem Hora de Regresso 0% Até às 13 horas 25% Depois das 13 e até às 20 horas 50% Depois das 20 horas 100% Restantes dias Tabela 3 Percentagens de ajudas de custo abonadas no dia de regresso, relativas a deslocações de mais de um dia, em território nacional. Retribuição Mínima Mensal Garantida (RMM) (Euros) Deslocações em Portugal Deslocações ao Estrangeiro RMM > Euros Euros RMM Euros Euros RMM < Euros Euros Tabela 4 Montante correspondente a uma ajuda de custo diária. 14