Fundamentos de Excelência em Operações. EAD Aula 2 Leonardo Gomes

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1 Fundamentos de Excelência em Operações EAD Aula 2 Leonardo Gomes

2 Trilogia dos Processos O que é um processo? Mapeamento de processos Tipos de processos produtivos

3 Trilogia dos Processos O que é um processo? Mapeamento de processos Tipos de processos produtivos

4 Agenda da aula 1 Apresentação do desafio resolvendo problemas organizacionais 2 Aula expositiva: O que é um processo? 3 Estudo de caso

5 Estudo de caso Você acabou de chegar a empresa da sua família e diversas bombas estão explodindo na sua mão. O que fazer? Por onde começar? Questões a serem respondidas em sala de aula 1.Qual é o principal problema gerencial que o seu grupo identificou no caso? 2. Indique o que poderia ser feito para resolver tal problema? 3. Explique como o rápido crescimento da empresa afetou as suas operações. 4. Identifique dos alguns dos processos mais importantes apresentados (mesmo que sumariamente no caso).

6 O que tornam estas empresas tão especiais? Porque os produtos são inovadores? Porque possui um bom time de inovação? Porque os concorrentes não são tão bons?

7 O que tornam estas empresas tão especiais? São empresas capazes de criar novos mercados, por meio de inovações radicais em produto e em serviço São empresas que mudam a forma que vivemos São empresas que criam novos modelos de negócio São consideradas as melhores para trabalhar

8 O que tornam estas empresas tão especiais? São empresas cujo o sucesso não está restrito apenas a um produto ou uma inovação. O sucesso tem se mostrado duradouro...

9 Um dos segredos está em seus processos...

10 Mas por que focar em processos?

11 Título do slide Mas por que focar em processos? Trabalhando em processo Trabalhando no processo Resultados a serem alcançados Melhorando a forma que o trabalho é realizado Nome do Professor 31/08/

12 Título do slide Atender e superar às expectativas do cliente Proporciona Vantagem em qualidade Entregar conforme prometido Proporciona Vantagem em confiabilidade Entregar os produtos como o cliente deseja Proporciona Vantagem em velocidade Adaptar-se às mudanças do mercado Proporciona Vantagem em flexibilidade Fazer e vender os produtos mais baratos Proporciona Vantagem em custo É preciso projetar, implementar, mapear e melhorar os processos organizacionais... Nome do Professor 31/08/

13 É preciso projetar, implementar, mapear e melhorar os processos organizacionais... Capacidade de projetar processos organizacionais mais eficientes e eficazes Capacidade de mapear processos organizacionais Capacidade de resolver problemas e melhorar processos existentes

14 Vamos construir um roadmap para mapeamento de processos O que é um processo? Exemplos

15 Vamos construir um roadmap para mapeamento de processos Pesquisa e Desenvolvimento Produção As empresas tem outras áreas, tal como marketing, RH... Essas áreas tem em comum: parte do trabalho ocorre de forma repetitiva no tempo essas áreas possuem processos Comercial

16 Vamos construir um roadmap para mapeamento de processos: conceitos básicos Os principais constructos de um processo produtivo são: Fornecedor (Supplier) Cliente Usuário

17 Características de uma empresa: Operação por processos 17 Forma de execução dos trabalhos que pressupõe: a entrega de algum valor para um cliente a melhoria contínua do desempenho dos processos que exercem maior impacto na satisfação dos clientes e dos acionistas (processos-chave) Compras P & D Produção Logística Vendas

18 Características de uma empresa: Operação por processos Atingimento do resultado esperado pelo cliente, utilizando os recursos, as capacidades e a estrutura de cada departamento Voltada para os parâmetros mais importantes de gestão: Eficácia Eficiência Produtividade Operação

19 Características de uma empresa: Operação por processos Quem é o cliente? Sob o ponto de vista do processo: Final: aquele que recebe o produto ao final do processo Intermediário: aquele que recebe parte do trabalho durante o processo ou ao final do processo Sob o ponto de vista do controle: Interno: aquele sobre o qual se tem controle Externo: aquele sobre o qual não se tem controle

20 Mercado Requisitos de Competitividade Saída esperada entradas Empresa Requisitos Internos Saída entregue Eficácia = Saída esperada saídas Saída entregue Clientes 20

21 Eficiência da organização Recursos planejados entradas Recursos, Instrumentos, Processos saídas Recursos utilizados Eficiência = Recursos planejados Recursos utilizados 21

22 Mas o que é um processo?

23 O que é um processo? Objetivos Entradas operação Saídas Administração da Produtividade Sistemas de Produção Enxuta 23 23

24 O que é um processo? Processo constituído por: Entradas Restrições Requisitos Recursos: - Físicos - Humanos - Monetários - informação Processo Saídas: - Produtos - Serviços Fornecedores Premissas Controles Feedback Clientes

25 Componentes de um processo Fornecedor: detentor de recurso, executor do passo anterior Entrada: Todo recurso que é necessário para a elaboração do produto e é consumido no processo ou transformado Todo recurso que serve como suporte ao processo de transformação: requisitos, restrições, premissas, controle, feedback... Processo: ato de fazer ou transformar Saída: todo resultado do processo de ação ou transformação Cliente ou usuário: destinatário da saída do processo

26 Estrutura de um processo Processo Subprocesso Atividade Tarefa Operação

27 Estrutura de um processo Um processo é um conjunto completo de ações que entrega um valor para um cliente Um subprocesso é uma divisão prática de um processo, quando executado por uma outra função organizacional Uma atividade é a menor porção de um trabalho que deve ser executada ininterruptamente por alguém e que, somente depois de concluída pode ser repassada para outra pessoa Uma tarefa é uma porção de trabalho de uma atividade executada por um único indivíduo Uma operação é uma parte da tarefa, na qual o operador utiliza uma determinada ferramenta, uma determinada instrução e um determinado conhecimento

28 Exemplo de um processo Processo: Venda de sapato Subprocesso: atender um cliente, providenciar a cobrança, empacotamento / entrega Atividade: entender o que o cliente quer, buscar no depósito, ajudar o cliente a provar o sapato,... Tarefa : identificar a codificação dos sapatos, verificar disponibilidade, localizar as caixas na prateleira,... Operação : subir na escada, pegar as caixas, descer da escada, dirigir-se para a sala de atendimento,...

29 Características de um processo Todo processo: Significa ação Tem um objetivo a ser atingido Tem uma identificação Utiliza recursos consumíveis Utiliza recursos não consumíveis Ocorre numa determinada quantidade de tempo Tem um executante responsável Tem uma abrangência (onde inicia e onde termina) Apresenta possibilidades de controle Produz algum tipo de feedback... Ganha a característica da empresa onde é executado

30 Características de um processo Todo processo significa uma ação Ações que um processo pode executar: Transformar Suprir Deslocar Mudar o estado...

31 Características de um processo Todo processo tem um objetivo a ser atingido O objetivo, no mínimo, é a saída do processo Por essa razão, devem ser mensuráveis: a execução do processo os resultados intermediários o resultado final A avaliação do cliente antes e depois de receber o resultado intermediário ou final

32 Características de um processo Todo processo tem um nome É o que distingue dois conjuntos lógicos de ações Estabelecimento do nome do processo: Verbo (ação) + Substantivo Na prática, deduz-se a saída de um processo pelo seu nome

33 Características de um processo Todo processo utiliza recursos não consumíveis: Infraestrutura: Máquinas / Equipamentos Ferramentas / Instrumentos Conhecimento explícito: Normas Legislação Manuais Pessoas... Conhecimento tácito Mão-de-obra 33

34 Características de um processo Todo processo ocorre numa determinada quantidade de tempo Todo processo exige uma tem um tempo: tempo Tempo pessimista Tempo razoável Tempo otimista Região impossível Fatores de retardamento Fatores de aceleração

35 Características de um processo Todo processo tem um executante responsável O executante tem o poder de executar, controlar, prosseguir ou abortar uma atividade

36 Características de um processo Todo processo tem sua abrangência definida Definição clara: do que está dentro ou fora do processo dos limites ou fronteiras das premissas das restrições dos facilitadores dos stakeholders (envolvidos direta e indiretamente)...

37 Características de um processo Todo processo tem um controle Toda atividade pode ser avaliada quanto a eficiência e eficácia Nenhuma atividade está livre de restrições e parâmetros As atividades podem ser descritas e documentadas Indicadores da Qualidade Especificações Procedimentos e Instruções de Trabalho 37

38 Características de um processo Todo processo produz um feedback É resultado do entendimento da saída produzida pelo processo ou pela ocorrência de um evento Todo evento possui uma causa que, por sua vez, é efeito de uma causa anterior. Exemplo: Os estoques estão muito altos porque as vendas inesperadamente caíram. As vendas caíram porque os concorrentes baixaram os preços. Os concorrentes baixaram os preços porque

39 Características de um processo Todo processo ganha a característica da empresa onde é executado NÃO OBRIGATORIAMENTE a forma de executar um processo é a mesma adotada por outra empresa Os fatores ambientais internos e externos (situações de contorno) cercam ou influenciam a execução de um processo

40 Classificação dos processos Processos relacionados à Produção Fabricar o produto ou executar o serviço, considerando: Planejamento fabril Planejamento da Produção, dos materiais, da capacidade dos equipamento Para o período de controle: Programação-mestre de produção Necessidade de compras Plano de manutenção preventiva Para o dia-a-dia: Controle das ordens de fabricação Produção por terceiros Controle de estoque de materiais em processo Controle da mão-de-obra Execução de manutenções corretivas Listas de materiais (BOM) 40

41 Classificação dos processos Processos relacionados à Produção Manutenção Manutenção corretiva Consertos ad-hoc, por motivo de pane Manutenção preventiva Revisão programada Manutenção preditiva Evolução ou melhorias 41

42 Classificação dos processos Processos ligados à área comercial Tem a finalidade de vender produtos ou serviços, considerando: Propaganda e Marketing Divulgação dos produtos Política comercial Agentes de venda (revenda, representantes, vendedores, internet) Coleta de Pedidos Crédito Carteira de Pedidos Faturamento Cobrança Embalagens Logística de Distribuição Pós-venda 42

43 Classificação dos processos Processos ligados à área administrativa Gestão de Recursos Humanos Seleção de pessoal Plano de cargos e salários Gestão de Terceirizados Folha de Pagamento Férias Rescisão Guias governamentais Administração predial e do patrimônio

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45 Estudo de caso O texto do caso não fornece todas as informações para responder algumas das questões acima. Se for necessário, use os seus conhecimentos, raciocínio lógico e criatividade. Questões a serem respondidas em sala de aula 1.Qual é o principal problema gerencial que o seu grupo identificou no caso? Busque elementos no caso que forneçam evidências da existência deste problema. 2. Indique o que poderia ser feito para resolver tal problema. 3. Explique como o rápido crescimento da empresa afetou as suas operações. 4. A área de estilo é única que pode atrasar, afinal o que ela faz é arte. Esta afirmação está correta? Como você mostraria o impacto dos atrasos da área de estilo no desempenho da empresa (inclusive faturamento)? 5. Identifique dos alguns dos processos mais importantes apresentados (mesmo que sumariamente e brevemente).