Com FLOWww esse processo dura poucos segundos. Basta dirigir-se à Gestão de Clientes no seu menu de FLOWww e clicar sobre Cadastro rápido.

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1 Gestão de Clientes A Gestão de Clientes de FLOWww permite registrar rapidamente novos clientes, realizar buscas simples e avançadas, obter bancos de dados completos, além de administrar informações, histórico, produtos ou tratamentos adquiridos e muito mais. É importante saber que quando um cliente entra em contato com sua clínica por primeira vez faz-se necessário cadastrá-lo primeiramente no seu sistema para poder realizar ações como agendar ou vender um produto. Com FLOWww esse processo dura poucos segundos. Basta dirigir-se à Gestão de Clientes no seu menu de FLOWww e clicar sobre Cadastro rápido. Nessa nova tela, você deverá adicionar nos campos em branco os dados do seu novo cliente. Esses dados podem variar de um sistema a outro, já que é uma opção personalizável. Nesse exemplo, informaremos o nome e sobrenome do nosso novo cliente, o sexo, telefones e o selecionaremos o canal pelo qual conheceu nossa clinica estética, entre todas as opções disponíveis no menu suspenso. Essa é uma grande utilidade para que você meça e avalie se suas estratégias de publicidade estão repercutindo os efeitos desejados. Uma vez inseridos os dados, basta clicar em Salvar. Quando você realiza o cadastro por primeira vez, FLOWww entende que você deseja realizar um agendamento para o mesmo, razão pela qual te leva automaticamente à Agenda para facilitar seu trabalho e poupar seu tempo. Observe também que o cliente já está selecionado no painel de clientes, que explicaremos durante esse tutorial. Como buscar um cliente? Encontrar um cliente no FLOWww é realmente fácil. Basta dirigir-se à Gestão de Clientes >> Busca. Informe o nome ou sobrenome ou telefone ou número do cliente desejado e clique em Buscar. FLOWww te listará o cliente, ou clientes, que correspondem à sua busca. Se você deseja exportar uma lista completa de todos os dados de um cliente, basta digitar seu nome e posteriormente clicar em Exportar. Será descarregado um arquivo Excel no seu computador com todas as informações armazenadas em relação a esse cliente. Para obter uma lista do banco de dados completo dos clientes registrados na sua clínica, basta digitar no campo nome um asterisco e posteriormente clicar em exportar. FLOWww descarregará no seu computador um arquivo Excel com todos os parâmetros e dados de todos os clientes que possui, você poderá ver informações, como:

2 Prefixo da clínica, Clínica, ID Cliente, Nº Cliente, Nome, Sexo, D. Nascimento, CPF, telefones, Endereço, cidade, CEP Estado, País, , Notas, Como nos conheceu?, não enviar SMS, Data de cadastro, Cliente de Self, Pontos disponíveis. Busca Avançada Ainda dentro de Gestão de Clientes, você verá que dispõe de mais uma opção, a Busca Avançada de FLOWww. Essa ferramenta foi pensada para realizar buscas segmentadas e especificas de clientes que podem ser usadas tanto para facilitar a gestão da sua clínica, como para aplicar estratégias de marketing. Você dispõe de vários filtros que podem ser usados individualmente ou ao mesmo tempo para criar listas de clientes de acordo com os parâmetros que você busca. Vamos fazer um exemplo: primeiramente, selecionamos a clínica desejada com as flechas. Para selecionar a clínica, basta clicar no seu nome e posteriormente na flecha para movê-la ao lado direito. Para cancelar a ação, basta clicar novamente no nome da clínica e depois na flecha inferior para que a clínica volte ao lado esquerdo. Para selecionar mais de uma clínica, aperte e tecla CTRL no seu teclado, clica em todas as clinicas desejadas e depois na flecha superior. Uma vez que tenhamos selecionada a clínica pretendida, já poderemos aplicar os filtros ou critérios desejados. Vamos supor que você pretende dar um kit de presente para todos os clientes que fazem aniversário no mês de fevereiro. Para isso, basta buscar o filtro em que dia, mês ou ano devem ter nascido. Informe somente o campo que você necessita, no caso, fevereiro e clique em buscar. FLOWww te dará a lista de todos os clientes que fazem aniversário em fevereiro. Você também pode usar a Busca Avançada para buscas especiais, cruzando diversas informações, como por exemplo, data da última sessão, produtos e tratamento que não realizaram ou que realizaram, idade, entre outros diversos critérios. O mais interessante dessa ferramenta é experimentar as inúmeras possibilidades que oferece para que você conheça de perto seus clientes e possa oferecer um serviço de acordo com suas expectativas. Tudo sobre Painel de clientes e +INFO Sempre que você cadastra um cliente ou realize uma busca para encontrar uma pessoa no seu sistema, a mesma será habilitada no que chamamos de painel de cliente, localizado na parte superior esquerda do seu sistema. Buscaremos um cliente para que você possa entender melhor a função do painel de clientes. Vamos a Gestão de Clientes, depois em Busca, inserimos os critérios de busca que queremos, nesse caso usarei o nome e buscar. Clicamos em Ver + ao lado do cliente desejado. Como vocês podem ver o cliente já aparece habilitado no painel de clientes, permitindo que você realize as ações desejadas.

3 Com uma simples olhada você poderá ver o nome, número de clientes e telefone, caso necessite contatar-lhe de forma rápida. Também poderá ver pequenos avisos que indicam particularidades na ficha desse cliente. O que significam os avisos: A: o cliente tem pagamento adiado D: faltam dados na ficha do cliente B: o cliente tem bônus comprados pendentes de uso N: existem notas adicionadas na ficha do cliente!: foram vinculados avisos à ficha desse cliente, como por exemplo, que trata-se de uma pessoa com diabetes ou com pele muito sensível. Ao lado do nome do cliente, você também poderá ver a opção +INFO muito utilizada principalmente quando você deseja obter todo tipo de informações de um cliente de forma instantânea. Ao passar o mouse na palavra + INFO, será aberto um menu suspenso no qual você poderá ver todos os detalhes do cliente habilitado. Ressaltamos que cada clínica dispõe de um menu adequado as suas próprias necessidades, sendo assim, as opções vistas aqui podem variar de uma clínica estética a outra. Histórico: histórico completo de todos os serviços prestados ao cliente. Aqui você poderá ter uma visão geral de tudo o que o cliente já fez na sua clínica desde o momento do seu cadastro, assim como os próximos tratamentos agendados ou previstos. Adiados: aqui você poderá consultar se o cliente tem algum pagamento pendente, poderá consultar seus pagamentos adiados liquidados anteriormente e também poderá liquidar um pagamento adiado. Bônus: informação sobre os bônus desse cliente. Na tela você poderá consultar de forma rápida, a data de compra dos bônus, que tipo de bônus, quantas sessões ainda tem disponíveis, quantas sessões já foram utilizadas desse bônus, poderá subtrair as sessões desse bônus no caso de que tenham sido atribuídas por engano, poderá transferir o bônus para outro cliente e ver um histórico completo de cada bônus. Inscrições: utilizados por academias ou para packs de tarifa plana, aqui você poderá consultar as inscrições dos seus clientes e data de validade. Recibos pendentes: utilizado por clinicas que trabalham com remessa bancária, aqui você poderá ter um controle dos pagamentos já realizados e os que ainda estão pendentes. Fotografias: permite guardar fotografias dos progressos dos tratamentos realizados. Basta carregar a fotografia desejada, a data em que foi tomada, a área ou tratamento que foi realizado e clicar em salvar. Aqui você também poderia escrever os comentários que desejar. A imagem será incluída na lista de fotografias para que tanto você como o cliente possam acompanhar os progressos.

4 Documentos: permite armazenar documentos importantes para consulta. Os documentos carregados estarão sempre disponíveis de forma fácil nessa opção. Avisos: permite configurar mensagens de lembretes relacionadas a um cliente. Você poderá definir quando deseja ser avisado de alguma particularidade desse cliente, quando cria consulta ou confirma um agendamento para ele ou ao consultar um ticket. Você poderá escolher uma ou todas essas opções marcando o campo correspondente. A seguir, informe até que data você precisa que esse aviso seja emitido. Se o aviso não tem data limite, simplesmente deixe o campo em branco. Escreva então o conteúdo do aviso e clique em salvar. Atualizaremos o sistema para que sejam aplicadas as mudanças e veremos o que acontece. Configuramos que FLOWww nos avise ao criar um agendamento, certo. Vamos buscar o cliente e agendar um horário para ele. Quando você tenta realizar a ação, o sistema te mostrará o aviso vinculado ao cliente, assim você nunca esquecerá de detalhes e particularidades importantes de cada cliente da sua clínica. As possibilidades são infinitas, você pode utilizar os avisos para tudo, desde avisar, por exemplo, que o cliente tem cheques pré-datados devolvidos até que é diabético ou tem a pele muito sensível. Faturamento: aqui você poderá buscar tickets e faturas do cliente no período desejado, assim como ter um panorama geral das vezes que o cliente foi a sua clínica e quanto gastou. Você também poderá reabrir o ticket, anulá-lo ou ver mais detalhes do mesmo. As listas geradas aqui poderão ser impressas ou exportadas em um Excel. Descontos: consulta e configuração de descontos para clientes. FLOWww te permite aplicar um desconto aos seus clientes de forma individualizada. Para configurar descontos a uma determinada pessoa, basta selecioná-la através de Gestão de Cliente e Busca. Aqui já temos nosso cliente habilitado no painel de cliente. Vamos a opção +INFO e depois em descontos. Aqui você poderá configurar detalhadamente os descontos que deseja oferecer para um determinado cliente, seja porque é um cliente especial, por estratégias de marketing ou fidelização. Receitas: usado por clinicas médicas. Aqui poderá ser escrita e impressa uma receita médica especifica para o cliente habilitado. Pontos: aqui você poderá consultar os pontos disponíveis do cliente, a equivalência desses pontos em espécie e histórico dos pontos do cliente e o ticket responsável por esses pontos. Cartões: aqui você poderá criar, consultar e imprimir cartões-presente, além de vincular cartões aos clientes, no caso de programas de marketing, como Convide um Amigo, no qual um cliente antigo oferece um cartão-presente a um amigo, que ainda não seja nosso cliente e ambos ganham pontos e desconto. Consolidar com...: permite fusionar clientes, importando os dados de um para a outro, no caso de duplicidade de fichas.

5 Lembre-se também que, depois de cadastrar um cliente, é de suma importância preencher todos os dados solicitados na ficha de cliente. Aqui você poderá informar dados importantes que serão utilizados posteriormente para gerar relatórios, estatísticas e mais funcionalidades. Informe como conheceu sua clínica, seu nome completo, sexo, data de nascimento (bastante utilizada em campanhas de SMS), CPF, RG, inscrição estadual e Suframa caso o tenha, telefones de contato, pais, estado e cidade de residência e seu . Abaixo, você poderá vincular uma nota ao cliente, especificando alguma particularidade do mesmo. Posteriormente, você poderá habilitar ou desabilitar esse cliente para receber mensagens SMS, tanto de marketing como lembrete de agendamentos marcados e poderá consultar seus dados de acesso do módulo SELF; que permite agendamento online através do seu site ou Facebook. No final da tela, você verá também alguns botões bastante uteis, que informam algumas opções práticas, como em +INFO, visto anteriormente, entre elas, histórico, adiado, bônus, fotografias, avisos e descontos. Na ficha de dados do cliente, você também contará com atalhos para ter acesso a ferramentas uteis do seu sistema e da opção + INFO de forma mais rápida. Histórico: histórico completo do cliente Adiados: acesso aos pagamentos adiados do cliente. Bônus: veja de forma rápida os bônus que o cliente tem disponíveis e tenha acesso a todas as ações disponíveis a ele, como subtrair sessões, transferir o bônus ou as sessões a outro cliente, além de ver um histórico completo. Fotografias: Aqui você poderá carregar fotografias da evolução e resultados dos tratamenos realizado pelo cliente. Avisos: vincule avisos ao seu cliente Desconto: configure descontos ao cliente. Anamnese Gostaria também de mencionar uma ferramenta que não está precisamente dentro de Gestão de Clientes no seu FLOWww, mas que poderíamos considerar como tal, a Anamnese. Essa ferramenta coloca a sua disposição, alguns formulários e questionários médicos, escolhidos quando da implantação do seu sistema FLOWww que tem o objetivo de colher informações sobre o histórico médico e estado de saúde dos seus clientes, dados muito uteis para que você saiba se pode proceder ou não alguns tratamentos.

6 É fundamental para clinicas estéticas que trabalham com tratamentos a laser, por exemplo, ou que utilizam compostos químicos fortes, que podem não ser tolerados por todas as pessoas. Para utilizar a ferramenta, o primeiro que devemos fazer é buscar o cliente desejado através de Gestão de Clientes >> Buscar. Uma vez selecionado no nosso painel de clientes, nos dirigimos a Anamnese. Aqui veremos os formulários médicos que selecionamos quando criamos nosso sistema. Caso seja do seu interesse dispor de formulários médicos diferentes dos que possui, basta entrar em contato conosco. Os dois únicos campos que aparecerão sempre em todos os formulários são diagnostico doutor e observações. No campo Diagnóstico Doutor determinará se o cliente está apto ou não para a realização dos tratamentos. Em observações para laser, o doutor responsável pela consulta médica poderá fazer as anotações que considere importantes para que o auxiliar de tratamento, leve em consideração quando estiver realizando o tratamento com o cliente na cabine. Preencha junto ao seu cliente todos os campos solicitados e clique em Salvar. Essa ficha médica será armazenada junto a ficha do cliente e poderá ser consultada sempre que necessário. Pronto! A partir de agora você será capaz de cadastrar seus clientes, preencher sua ficha e administrar todos os dados relacionados à eles. Esse é um passo fundamental para realizar qualquer ação dentro do seu sistema FLOWww. Para saber se você já conhece bem a opção Gestão de Clientes, vá até o seu sistema e realize as seguintes tarefas: Cadastre um cliente por primeira vez Busque um cliente pelo nome Selecione um cliente no painel de clientes Busque os clientes que fazem aniversários no mês de maio Exporta um banco de dados dos clientes cadastrados na sua clínica.