Governança do Negócio e a envolvência com Portfolio, Programas e Projetos. Prof. João Carlos Boyadjian MSc,PMP,MBA

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1 Governança do Negócio e a envolvência com Portfolio, Programas e Projetos Prof. João Carlos Boyadjian MSc,PMP,MBA

2 Há 28 anos é executivo da CPLAN Foi fundador do PMI-SP e Diretor Atualmente é conselheiro do PMI-SP. Foi mentor na fundação do PMI-MG É membro do PMI (1982) É certificado como profissional PMP É membro da APICS Prof. FIA-USP, IETEC, UFSCAR, FGV, ESALQ, FATEC, e INPG Mestre em Engenharia Naval - USP Adm. Empresas com especialização em planejamento pela FGV e finanças pela New York University. Iniciou suas atividades em Ger. Projetos em Autor do livro eletrônico de Ger. de Projetos da Ed. Intervir - RJ Autor da Peça Teatral Day by Day de um Projeto Autor do Sist.de G.de Projetos FLOW- PM Autor do Sist. de PCP da AGL Informática Palestrante profissional É Coordenador dos cursos de Pós Graduação em Gerenciamento de Projetos do IETEC de MG desde 1997 e FATEC SP. copyright@jcboyadjian 2

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4 Agenda 1. Contexto do Negócio 2. Integração P3P Portfolio Programa Projeto 3. Conclusão Objetivo : Provar aos presentes a importância da integração da administração de negócio com a Gestão Integrada do Portfolio, Programa e Projetos. 4 copyright@jcboyadjian

5 Contexto do Negócio 1. O que é? 2. Onde está? 3. Como administrar o negócio? 4. Necessidades 5. Dificuldades 6. Oportunidades 5 copyright@jcboyadjian

6 Contexto do Negócio Empresa Privada 6 copyright@jcboyadjian

7 Contexto do Negócio Empresa Privada 7 copyright@jcboyadjian

8 Contexto do Negócio Empresa Privada 8 copyright@jcboyadjian

9 Contexto do Negócio Empresa Privada 9 copyright@jcboyadjian

10 Contexto do Negócio Empresa Privada 10

11 Governança 11

12 Governança Corporativa

13 Fonte: PgMBOK0, º Ed. Governança Estratégia Organizacional é um plano onde se descreve como as forças e competências da organização serão usadas para: capitalizar oportunidades minimizar impactos de ameaças responder as mudanças do mercado reforçar o foco nas atividades operacionais. Governança Organizacional é o conjunto de processos, costumes, políticas, leis e instituições por meio das quais uma organização dirige, administra ou controla suas operações e atividades estratégicas. Governança de Programas é o processo de desenvolver, comunicar, implementar, monitorar e assegurar as políticas, procedimentos, práticas e estruturas associadas a um programa; é um arcabouço para tomada de decisões de forma eficaz e gestão de resultados orientado para os objetivos do programa ao longo de seu ciclo de vida.

14 Comitê de Programa Fórum ou comunidade, preferencialmente formal, onde as questões do programa podem ser tratadas e as necessidades de alinhamento entre governanças (programa e organização) reconhecidas, chamado de Comitê de Governança ou Steering Committee. Deve levar em conta toda e qualquer diretiva organizacional de governança (por exemplo, ligada à aderência aos requisitos da Lei Sarbox)

15 Governa Governa Framework de Governança Patrocinador Executivo Realização dos Benefícios Apóia Comitê de Programa Gerente de Programa Capacitação p/ Benefícios Apóia Escritório de Gerenciamento de Programas Gerente de Projeto Entrega as Soluções

16 Framework de Governança

17 Ciclo de Vida do Projeto x Produto Processos de Iniciação Planejamento Execução Monitoramento e Controle e Encerramento Prospecção EVE Fases do Projeto Operação assistida Produção e uso do produto Inicio do ciclo de vida do produto Ideias Visão Missão Metas e Objetivos Critérios de Seleção Proposta Tecnica e Comercial Planos de Negócio Enga Aquisições construção testes - validação Marcos de controle Posta em Marcha Help Desk Supervisão assistida Produção Piloto Produção seriada Utilização de sistemas Linha de montagem em funcionamento Hand over Manutenção Assist. técnica Garantia do Produto Estratégico Estratégico e Tático Estr-Tát e Oper Estr-Tát e Oper Operacional Operacional 17

18 Portfolio Management Standard - 3ª.ed 1. Introdução 2. Visão Geral da Gestão de Portfólio e a organização 3. Grupos de Processos da Gestão de Portfólio 4. Gerenciamento estratégico do Portfólio 5. Governança da Gestão de Portfolio 6. Gerenciamento da performance do Portfólio 7. Gerenciamento da comunicação do Portfólio 8. Gerenciamento dos riscos do Portfólio.

19 Program Management Standard - 3ª. ed 1. Introdução 2. Domínio da Gestão de Programa 3. Alinhamento estratégico da G. Programas 4. Gerenciamento dos Benefícios 5. Envolvimento das partes interessadas no Programa 6. Governança do Programa 7. Ciclo de do Gerenciamento de Programa 8. Processos que suportam a Gestão de Programa 1. Comunicação, Financeiro, Integração, Aquisição, Qualidade, Recursos, Riscos, Tempo e Escopo

20 Guia PMBOK 5ª. Edição 1. Introdução 2. Influencias Organizacionais e Ciclo de Vida do Projeto 3. Processos de Gerenciamento para o Projeto 4. G.Integrada 5. G.Escopo 6. G.Prazo 7. G.Custo 8. G.Qualidade 9. G.R.Humanos 10. G.Comunicação 11. G.Riscos 12.G. Aquisições 13. G. Stakeholders

21 Objetivo como definir SMART S - specific, significant, stretching - ESPECIFICO M - measurable, meaningful, motivational - MENSURÁVEL A - agreed upon, attainable, achievable, acceptable, action-oriented - ATINGÍVEL R - realistic, relevant, reasonable, rewarding, results-oriented - REALÍSTICO T - time-based, timely, tangible, trackable - TEMPORIZÁVEL QUAL O SEU OBJETIVO DE ESTAR AQUI CONOSCO? 21 copyright@jcboyadjian

22 Qual o objetivo? copyright@jcboyadjian 22

23 Planejamento... equipe 23

24 Preparação... Treinamento 24

25 Alcançar resultados 25

26 Como alcançar resultados? E na GP? Definir o objetivo do seu projeto copyright@jcboyadjian 26

27 Definir o porte e complexidade 27 copyright@jcboyadjian

28 Definir os Processos para se gerenciar projetos Processos de monitoração e controle Processos de planejamento Entrada de Fase / Início de Projeto Processos de iniciação Processos de encerramento Saída de Fase / Final de projeto Processos de execução copyright@jcboyadjian

29 Definir as áreas de conhecimento 29

30 Definir e combinar os processos Guia do PMBOK ª. Edição Com Base no Guia do PMBOK 5ª. Ed. 30 copyright@jcboyadjian

31 Definir o Ciclo de Vida do Projeto Toll gates (TG) = portões de entrada e saída. Autorização de continuidade do projeto Ex. Inicio da Enga., Término da Montagem TG TG TG TG Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4 Fase 5 Eng.. E Processo Fabricação Suprimentos Contratações Produção e preparar p/ instalação Montagem Testes e Aceitação M-3 M-4 M-5 M-2 M-1 M-6 Marcos (M) = pontos importantes de controle Ex. Inicio da Enga., Término da Montagem 31 copyright@jcboyadjian

32 Definir os documentos Análise Stakeholde rs 32

33 Normas e Padrões Iso copyright@jcboyadjian

34 Elaborar o Termo de Abertura Documento que caracteriza o início do projeto 34 copyright@jcboyadjian

35 Definir Time 35

36 Organizar o time do Projeto copyright@jcboyadjian

37 Identificar os stakeholders Identificação dos Stakeholders Posição Nome Organização Endereço Contato Sponsor G.Projetos Ger. Tecnico 37

38 Plano de Contras ou - CBS Integrar o Plano de Gerenciamento EAP-WBS- Estrutura Analítica do Projeto O QUE? WP Como? Quando? PDM-Rede de Precedência Gantt ou Cronograma Histograma de Recursos Curva S de Custo Qualidad e Normas Riscos identificaçã o Aquisições 38 copyright@jcboyadjian

39 Plano de Escopo Plano de Escopo Como? Plano de Gerenciamento Coletar Def. Requisitos Requisitos Produto Projeto Def.Escopo Esc.Produto Esc.Projeto Premissas Restrições Exclusões Critérios de Aceitação 39

40 Plano de Prazo Plano de Gerenciamento Como? 40 40

41 Plano de custos Como? Plano de Gerenciamento DESCRIÇÃO DA DESPESA VALOR ESTIMADO DETALHAMENTO TOTAL Estadia por dia/pessoa R$ 30,00 aproximadamento 180 pessoas ,00 R$ 4 diárias, R$ 9 refeições por atleta / 180 pessoas + os de ,00 Refeição unitária 8,00 R$ São Paulo R$ 2 árbitros por jogo 4.000,00 Arbitragem (cada) 20,00 R$ R$ 1 anotador por jogo 1.200,00 Anotador (cada) 12,00 R$ R$ chute! 3.000,00 Filmagem 3.000,00 R$ R$ chute! 3.000,00 Fotógrafo 3.000,00 R$ R$ chute! 1.000,00 Aluguel de telão 1.000,00 R$ Talvez 2 telões Medalhas Troféus Confecção de Placas aos Dirigentes Banda PM Escola de Samba R$ Conjunto Musical NOR ARAX=6 integrantes: passagens+estadia+us ,00 Decoração Salão Transporte atletas / acompanhantes Locação de Ambulância o Dr. Eduardo Mordjikian está levantando Reforço de Segurança: Int / Ext. 2 seguranças a 50,00 reais por dia cada 500,00 50,00 R$ R$ Aluguel Pira Olímpica Compra CD s Hinos 25,00 R$ R$ 2 CD s ao custo unitário de 25,00 reais cada 50,00 Compra bandeiras Argentina/Uruguai Aquisição de material esportivo Confecção de uniformes espoortivos cada atleta paga o seu?? TOTAL PREVISTO R$ ,00 41

42 Planejamento da Qualidade Plano de Gerenciamento Como? W BS ATIVI DADE REFE - RÊN CIA/ norm a COMO Critério medição MÉTODO DE CONTROLE RES - PON - SÁV EL QUEM AUDI TOR QUAND O AÇÃO CORRETIVA QUEM O QUE 42

43 Plano de Ger. Recursos Humanos Gerente de Projeto Plano de Gerenciamento G. Técnico G. Qualidade Ger. De Desenvolvimento Planejamento Físico e Financeiro Como? STAKEHOLDERS Gerente do Projeto Gerente Técnico FUNÇÃO atuará apenas no planejamento e execução do projeto, não atuará na construção da torre. Será responsável pelo andamento do projeto e execução em tempo hábil. Controlar os custos, negociar com o cliente, elaborar relatórios, tomar decisões em situações de risco, solucionar conflitos que venham a acontecer; atuará na elaboração do melhor processo de construção visando o menor tempo e estabilidade da torre. É responsável pelo treinamento da equipe de execução, avaliação das etapas do processo e pelas compras dos materiais; Fase/R esponsá vel Engo. Técnic o Gerent e Projeto Design E RG P A Fabric ação Monta gem E RG P A E RG P A Gerent e Funcio nal Gerente de Qualidade atuará no planejamento e controle visando a qualidade da matéria prima, do processo e do produto; Controlador atuará no controle do tempo informando ao gerente do projeto o andamento do projeto quando solicitado; Técnicos (Executores): são os responsáveis pela execução do projeto e acompanhamento dos testes. 43

44 Plano de Comunicação (Documentos, reuniões e stakeholders) Plano de Gerenciamento Como? Documento Reuniões Emissor Receptores Peri o- dicidad e Midia Utilizada Format o 44

45 Plano de Risco Plano de Gerenciamento Como? wbs Risco Categori a Registro de Risco Probabilidade Impacto Grau de Risco Resposta Risco 45

46 Plano de Aquisição Plano de Gerenciamento Como? WBS/EAP Quantida Material Prazo Tipo de de Contrato 46

47 Plano de Stakeholders Plano de Gerenciamento Como? Nome Análise dos Stakeholders Interesse Avaliação Impacto Comentário Impacto Estratégia Potencial para Ganhar Suporte ou Reduzir Obstáculos 47

48 O modelo integrado 48

49 Plano Sinérgico Integração entre as gestões através dos Processos CICLO DE VIDA DO PROJETO 1. Preparações G1 2. definições G2 3. Desenvolvimento G3 4. G4 5. Avaliação Testes Processos de monitoração e controle Processos de planejamento Processos de iniciação Processos de encerramento PLANEJAR FAZER Deming Processos de execução AGIR VERIFICAR 49

50 Estrutura Analítica Integrada ESTRATÉGICO Gerenciamento Portfolio (estratégico) PROGRAMA 1 PROGRAMA 2 PROGRAMA 3 PROGRAMA 1 PROGRAMA 2 PROGRAMA 3 PROJETO 1 PROJETO 2 PROJETO 1 PROJETO 2 SUB PROJETO 1 SUB PROJETO 2 Gerenciamento do Programa (tático) Gerenciamento Projeto (operacional) FASE 1 FASE 2 Pacote 1 PACOTE 2 ATIVIDADE 1 ATIVIDADES 2 Plano Sinérgico codificado e integrado TAREFA 1 TAREFA 2 OPERAÇÃO 1 50

51 Ferramentas de G.Integrada Elaborar o Termo de Abertura - Iniciação Especialistas Brainstorming Itau-Atec 51

52 Ferramentas de G.Integrada Desenvolver o Plano de Gerenciamento do Projeto Planejamento Especialistas Brainstorming Itau-Atec 52

53 Ferramentas de G.Integrada Orientar e Gerenciar o Trabalho do Projeto Execução Sistemas de Informações Especialistas Reuniões Itau-Atec 53

54 Ferramentas de G.Integrada Monitorar e Controlar o o Trabalho do Projeto Monitoramento e Controle Especialistas Sistemas de Informaçõe s Reuniões EVM-Curva S variação - tendência Análise de causa raiz; modos e efeitos de falha análise de árvores de falhas Itau-Atec 54

55 Ferramentas de G.Integrada Controle Integrado das mudanças Monitoramento e Controle Especialistas Reuniões Solicitações de mudança Itau-Atec 55

56 Ferramentas de G.Integrada Controle Integrado das mudanças Monitoramento e Controle Especialistas Técnicas Analíticas P x Real Reuniões Itau-Atec 56

57 GERENCIAMENTO da INTEGRAÇÃO RESUMO 57

58 Gestão Integrada Controle Integrado de Mudanças O Plano de Gerenciamento integrado descreve como o projeto será executado, monitorado e controlado. Ele é composto de todos os planos baselines (escopo, prazo, custo), planos de gerenciamento subsidiários (qualidade até partes interessadas), e complementado pelos processos de : Ciclo de vida do projeto e os processos a serem aplicados em cada fase. Grau de detalhamento a ser implementado em cada processo e ferramentas a serem utilizadas para este detalhamento. Fluxo dos processos para se executar, monitorar e controlar o projeto 58 copyright@jcboyadjian

59 Gestão Integrada Controle Integrado de Mudanças O Plano de Gerenciamento integrado (cont) O processo de como as mudanças de escopo deverão ser tratadas e que documentos devem ser utilizados para tal. Documentos e procedimentos que devem configurar a entrega do projeto Descrição de como será mantido a linha de base do projeto Descrição de como serão aceitas as revisões de projeto entre as partes interessadas, bem como a comunicação de progresso, status e validação, bem como pendencias de problemas decorrentes da entrega do projeto 59 copyright@jcboyadjian

60 Gerenciamento do Escopo (aceite) Recebe informação da Inspeção da qualidade 60

61 Gerenciamento do Escopo (mudança) Solicitante emite o Pedido de mudança sim não Publica o plano Arquiva 61 copyright@jcboyadjian

62 Exemplo de atividades profissionais em um projeto integrado Cumpri meu objetivo? Itau-Atec 62

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64 João Carlos Boyadjian, MSc,MBA, PMP Twitter Blog: jcboyadjian.com PMI 15259, CRA Cel